Rapport fra tilsyn med Karlsøy kommune–Nav-kontoret sitt ansvar for tjenesten økonomisk rådgivning ved Nav Karlsøy 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Karlsøy kommune og besøkte i den forbindelse Nav Karlsøy fra 22.05.2024 til 23.05.2024. Vi undersøkte om Karlsøy kommune v/Nav-kontoret sørger for at tjenesten økonomisk rådgivning etter sosialtjenesteloven § 17 blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet er gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Ved dette tilsynet ble det ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Tilsynet viser samlet sett at kommunens styringstiltak og internkontroll sørger for at det informeres om tjenesten slik at den er tilgjengelig. Det fattes vedtak om tjenesten som viser oppstartstidspunkt på bakgrunn av hvor mye saken haster. Innbyggerne som mottar tjenesten får forsvarlig oppfølging.

Statsforvalteren sendte ut foreløpig rapport til kommunen med kopi til Nav-kontoret for gjennomlesing 12.06.24. Vi ba om at eventuelle kommentarer eller innsigelser til rapporten ble sendt oss innen 05.07.24. Kommunen har ikke kommet med kommentarer eller innsigelser. 

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon er forsvarlig.   

Statsforvalteren har undersøkt om: 

• Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig 
• Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten til riktig tid
• Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning  

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det betyr at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlig økonomisk rådgivning.  

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Statsforvalteren har derfor hatt samtale med et utvalg brukere i dette tilsynet.  

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Økonomisk rådgivning er en del av tjenesten opplysning, råd og veiledning som er hjemlet i sosialtjenesteloven § 17. I følge § 4 skal tjenesten skal være forsvarlig. For å kontrollere om tjenesten er forsvarlig har Statsforvalteren undersøkt: 

Krav til forsvarlig tilgjengelighet til tjenesten 

Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig, se sosialtjenesteloven §§ 17, 4, forvaltningsloven § 11 og kommuneloven § 25-1. 

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret 

• identifiserer personers mulige behov for økonomisk rådgivning
• ikke avviser personer med mulig behov for økonomisk rådgivning ved å henvise til Økonomi- og gjeldsrådgivningstelefonen i Nav eller andre aktører 
• gir personer med mulig behov for økonomisk rådgivning tilpasset informasjon ut fra personens forutsetninger og behov, slik at de blir i stand til å søke om tjenesten
• nedtegner og dokumenterer muntlige søknader om økonomisk rådgivning 

Krav til forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten   

Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten i riktig tid, se 
Sosialtjenesteloven §§ 17, 4, 41, 42, 43 forvaltningsloven §§ 17 og 23, og kommuneloven § 25-1. 

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret 

• gir brukeren mulighet til samtale om sitt behov før det fattes vedtak 
• fatter skriftlige vedtak om økonomisk rådgivning 
• setter frist for oppstart av tjenesten i vedtaket, ut fra brukerens behov og om saken haster  
• starter tjenesten ut fra brukerens behov og om saken haster 

Krav til forsvarlig oppfølging

Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning, se sosialtjenesteloven §§, 17, 4 og 42, kommuneloven § 25-1 forvaltningsloven §§ 17. 

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret 

• gir brukeren tilbud om samtaler under oppfølgingen
• kartlegger brukerens økonomiske forhold, det vil si inntekter, utgifter, eiendeler/ og gjeld, og om brukeren har prioritert bort nødvendige utgifter  
• kartlegger særskilte utgifter til barn, når brukeren har forsørgeransvar
• kartlegger om andre forhold i brukerens livssituasjon kan påvirke valg av tiltak i den økonomiske rådgivningen 
• kartlegger i samarbeid med brukeren
• utformer tiltakene i samarbeid med brukeren 
• tilbyr økonomisk rådgivning for ulike typer av økonomiske problemer med ulik alvorlighetsgrad
• dokumenterer opplysninger som kommer fram i oppfølgingen, slik at opplysningene kan kontrolleres og etterprøves, og for å sikre kontinuitet i tjenesten  

Krav til styring og ledelse 

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker. 

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. 

3.  Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for brukerne blir overholdt.

Karlsøy kommune

Karlsøy kommune ligger i Troms fylke, nord for Tromsø. Kommunen ligger i sin helhet på øyer som strekker seg fra Ullsfjorden i øst og ut mot Norskehavet i vest. Hansnes er administrasjonssenter i Karlsøy kommune. På Hansnes ligger Rådhuset hvor flere av kommunens tjenester er samlokaliserte, deriblant også Nav-kontoret.

For første kvartal 2024 var det registrert 2 225 innbyggere i Karlsøy kommune. Næringslivet er i vesentlig grad basert på primærnæringene. Særlig fiskerinæringen har stor betydning i kommunen.

Kommunen har over tid hatt lav arbeidsledighet. Befolkningen i kommunen har gjennomsnittlig et lavt utdanningsnivå. I 2023 var andelen sosialhjelptilfeller i kommunen 5 % mot 4,1 % i 2022. Landsgjennomsnittet ligger på 2,9 %. Fra 2022-2023 har kommunen hatt en økning i antall barn under 18 år i familier som mottok sosialhjelp, fra 36 til 57 stk. Kommunen har brukt mye ressurser på bosetting av Ukrainske flyktninger, og de har i likhet med mange andre kommuner hatt en stor økning i antall gjeldssaker som er mer komplekse enn tidligere. Økningen i antall sosialhjelpsmottakere inkludert barn er forklart i økt bosetting.

Det er fattet vedtak i kommunestyret om at Nav-kontoret skal ligge 10 % over de statlig veiledende satsene for livsopphold ved behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp.

Kommunens organisering

Kommunedirektøren er kommunens øverste administrative leder. Nav-kontoret ligger organisatorisk under kommunedirektørens stabsfunksjon og det er en direkte linje mellom kommunedirektør og Nav-leder. Nav-leder har delegert myndighet og har det overordnede ansvaret for den faglige og økonomiske driften av Nav-kontoret. Nav-leder deltar i kommunaldirektørens utvidede ledergruppe sammen med strategisk ledergruppe og avdelingsledere. Nav-leder deltar også i kommunens startlån gruppe, boligutvalget og tverretatlig faggruppe for barn og unge. Nav-kontoret samarbeider tett med den kommunale flyktningetjenesten om bosetting av Ukrainske flyktninger.

Nav Karlsøy har totalt fire faste årsverk hvorav to er statlig ansatte og to kommunalt. Nav-leder har i tillegg til å være leder en egen bruker portefølje. De ansatte har et helhetlig ansvar for oppfølgingen av sine brukere og jobber på tvers av statlig og kommunalt oppdrag. Brukerne fordeles etter fødselsdato. Oppfølgingen av sykemeldte følger en bransjeinndeling. To av de ansatte har et særlig ansvar for å følge opp brukere under 30 år. Vi får opplyst at alle de ansatte gir veiledningssamtaler om økonomi til brukerne. En av de ansatte har i tillegg til leder et særlig ansvar for de mer komplekse sakene med behov for økonomisk rådgivning på nivå to og tre. En veileder er under opplæring for å kunne behandle mer komplekse gjeldssaker. Nav-kontoret tilbyr tjenesten frivillig forvaltning. Vi får informasjon om at de per nå har fire brukere som har en slik avtale.

Kontoret har ukentlige fagmøter hvor også økonomisk rådgivning jevnlig er tema. Nav-kontoret deltar også på kollegaveiledning i regi av Kompetansesenteret i Trøndelag. De ansatte får jevnlig tilbud om porteføljesamtaler med Nav-leder. Økonomisk rådgivning kan være et særskilt tema i porteføljesamtalene. De ansatte og leder diskuterer saker i saksdrøftingsmøter, men også ved behov utover dette. Kontoret har etablert kollegaveiledning internt månedlig og etter behov. Etikk, rutiner, endringsmestring og debrifing er nevnt som tema for kollegaveiledningen.

Nav-kontoret har anskaffet modul for økonomisk rådgivning til saksbehandlingssystemet, slik at dokumentasjon i nye saker skal gjøres elektronisk.

Overordnet styring og ledelse

Kommunedirektør har i løpet av et kalenderår formelt to faste møtepunkter med Nav-leder. Kommunedirektør kaller møtene for utviklingssamtaler. Tema på disse møtene er blant annet utfordringer og planlegging av kommende semester. I tillegg deltar kommunedirektør på partnerskapsmøter og har regelmessige treffpunkter med Nav-leder da han har kontor tvers over gangen fra Nav-kontoret. Vi får opplyst at tjenestekvalitet, herunder økonomisk rådgivning og gjeldsrådgiving, er temaer under halvårlige partnerskapsmøter og i lederoppfølgingssamtaler med kommunedirektør. Nav-leder har månedlige rapporteringsmøter med økonomisjefen i kommunen.

I lokal handlingsplan for 2024 til Nav-kontoret er det trukket frem at Nav-kontoret skal kartlegge barnas behov og ivareta deres rettigheter i vurderinger som gjøres i den enkelte sak.

Nav-kontoret har gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse 22.05.23 hvor både kompetanse og ressurssituasjon er analysert og supplert med tiltakskort fra lokal beredskapsplan og utdypende ROS-analyse for sikkerhet. Tiltak som skal sikre nødvendig og tilstrekkelig fagkunnskap i kontoret er regelmessig opplæring, skulder til skulder-opplæring og vedtakskontroll.  Ved fravær fordeler Nav-leder oppgaver og bistår med prioritering for å sikre at det som haster mest gis prioritet.

Kommunen har et digitalt avvikssystem, Compilo, som alle medarbeiderne er forpliktet til å bruke. Systemet er en del av kommunens samlede kvalitetssystem for internkontroll. Vi får informasjon om at avvikssystemet i all hovedsak brukes til å melde sikkerhetsavvik. Faglige avvik meldes Nav-leder som følger opp og lukker avviket med å iverksette nødvendige tiltak. Nav-leder ønsker å få rutinefestet at også faglige avvik skal meldes i det digitale avvikssystemet.

Funn fra tilsynet

Tilsynsmyndigheten redegjør videre for de funn som ble avdekket gjennom dokumentinnhenting, intervju med ansatte, ledere og brukere. Vi sendte ut invitasjon til brukerintervju i 10 saker hvor bruker mottar økonomisk rådgivning. Vi gjennomførte fem intervju i forkant av selve tilsynsbesøket.

Funnene sorteres under tilsynets hovedtema; forsvarlig tilgjengelighet, beslutning og oppstart, og oppfølging. Vi har fått tilsendt syv vedtak for brukere som har fått innvilget tjenesten opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17. I tillegg fikk vi oversendt de 15 siste vedtakene om økonomisk stønad. Sakene har omfattet både søknader om nødhjelp og livsopphold. Brukere med forsørgeransvar og brukere under 30 år var representert i utvalget. Under selve tilsynsbesøket gjennomgikk vi også saksmapper for 14 av de oversendte sakene. Vi gjennomgikk blant annet journalnotater i det kommunale fagsystemet Socio.

Tilgjengelig tjeneste

På kommunens hjemmesider ligger det god informasjon om tjenesten økonomisk rådgivning. I tillegg har Nav-kontoret sørget for en opplysningsbrosjyre «Tips og triks for egen økonomi og sparing» som de har liggende i kundemottaket til Rådhuset og på Nav-kontoret. I brosjyren ligger det kontaktinformasjon for å få økonomi- og gjeldsrådgivning fra Nav. Nav-leder sier i intervju at hun for en tid tilbake delte ut brosjyren til andre kommunale tjenester slik at de skal være kjent med tjenesten og kan henvise brukere som har behov for økonomisk rådgivning til Nav-kontoret.

Informasjon om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter lovens § 17 ligger som standardtekst i vedtak som fattes etter sosialtjenesteloven.

Det kommer frem av intervju og saksmapper at de ansatte har god faglig kunnskap om tjenesten. Vi oppfatter at de ansatte har en felles forståelse om at det er veileders ansvar å sikre at bruker forstår kommunikasjonen med Nav-kontoret. Tolk brukes i saker hvor det er aktuelt. I intervju med ansatte blir det trukket frem at man forsøker å også forklare vedtak muntlig og stille kontrollspørsmål for å sjekke at brukere har forstått. De ansatte er opptatt av å tilpasse informasjon ut fra brukernes behov. Det blir nevnt at det er flere brukere med dysleksi og at den skriftlige kommunikasjonen dermed kan bli utfordrende. Vi får bekreftet dette i et av brukerintervjuene.

Kontoret gir tjenesten økonomisk rådgivning på alle tre nivå og henviser ingen brukere videre til andre aktører dersom de ikke ber om det. Nav-kontoret har flere saker hvor de samarbeider med Namsfogden. I tillegg har de dialog med kommunen om refinansiering av gjeld i de sakene hvor dette er aktuelt.

Siden de ansatte har det helhetlige ansvaret for oppfølgingen av bruker har de en god oversikt både over brukers situasjon og det totale virkemiddelapparatet som man har i Nav-kontoret. Økonomisk rådgivning er jevnlig tema på felles fagmøter. Brukere som er i sårbare overganger mellom ulike ytelser eller har andre utfordringer som kan medføre økt risiko for økonomiske utfordringer har vært spesielt drøftet. Alle ansatte er kjent med tjenesten opplysning, råd og veiledning, herunder økonomisk rådgivning. Nav-kontoret har gjennomgått veileder til sosialtjenesteloven § 17 «Hvordan fatte vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning?». Muntlige søknader nedtegnes og journalføres i fagsystemet.

I brukerintervju får vi bekreftet at tjenesten gjøres kjent for brukerne. En bruker opplyste at han hadde fått informasjon om tjenesten via rus- og psykiatritjenesten i kommunen.

Beslutning og oppstart

Vi ser av saksmapper at det fattes skriftlige vedtak om tjenesten. Rutine for saksbehandling, søknadskjema for økonomisk rådgivning og sjekkliste for vedtaksgodkjenning inneholder også punkter om tjenesten. I intervju med ledere og ansatte kommer det frem at man er opptatt av å avdekke hjelpebehov så tidlig som mulig. Dersom det avdekkes behov for økonomisk rådgivning er det en innarbeidet praksis at dersom saken haster skal tjenesten settes i gang raskt. Det er ingen ventetid på tjenesten. I praksis betyr det at tjenesten starter opp gjerne før eller samtidig som det fattes vedtak. I intervju blir det sagt at ved behandling av nye søknader om sosialhjelp for brukere som ikke har søkt tidligere, skal det vurderes om økonomisk rådgivning kan være hensiktsmessig. 

For brukere med behov for bistand på nivå to og tre lages det ringpermer med deleark som bruker får med seg hjem for å hjelpe bruker å skaffe oversikt til neste møte med Nav-veileder. I intervju blir det nevnt at dette brukes som en pedagogisk øvelse nettopp for å få bruker til å åpne brev selv. Før det avtales videre oppfølging får vi opplyst at veiledere går grundig gjennom dokumentasjonen og situasjonen sammen med bruker.

Det nevnes i intervju at det kan være en og annen bruker i porteføljene til den enkelte veileder som får tjenesten uten at det nødvendigvis fattes vedtak om tjenesten. Vi så dette i et par tilfeller i gjennomgangen av saksmapper. Hovedregelen er imidlertid at det fattes skriftlige vedtak. Nav-leder viste til at det i noen tilfeller ikke var så enkelt å avgjøre om råd og veiledningen er av mer generell karakter etter forvaltningsloven § 11, eller av mer spesiell karakter hvor det skal fattes skriftlig vedtak etter sosialtjenesteloven § 17.  Det ble nevnt at kontoret skal ta en ny gjennomgang av veilederen nettopp for å få et enda klarere bilde av forskjellene her. Et par av brukerne vi intervjuet var usikre på om de hadde vedtak om tjenesten. Gjennomgang av sakene viste at de hadde det, men det var forhold ved brukerne som gjorde at de i perioder ikke hadde nyttiggjort seg av tjenesten.

Oppfølging

Nav-kontoret er opptatt av brukermedvirkning i planlegging av aktuelle tiltak og selve innholdet i tjenesten. De ansatte erfarer at oppfølgingen av enkelte brukere går over tid og at tjenesten i enkelte tilfeller går over år. Dette så vi i mappegjennomgangen, og vi ble fortalt om det i brukerintervju. For enkelte brukere avtales det frivillig forvaltning for en periode som hjelp til å få kontroll over egen økonomi. I tillegg til den første kartlegging av brukers situasjon er de ansatte opptatt av å få frem at kartlegging inngår i hele oppfølgingsløpet for å fange opp evt. endringer i brukers situasjon.

Barneperspektivet er en integrert del av tjenestene ved Nav-kontoret. Kontoret har en egen rutine for kartlegging av barnas situasjon. Vi ser av saksmapper at barnas situasjon kartlegges særskilt, og at deres behov hensyntas også i saker hvor det innvilges økonomisk rådgivning. Nav-kontoret er også opptatt av å kartlegge evt. andre forhold som har betydning for brukers økonomiske situasjon. I intervju blir det nevnt eksempel som rusproblematikk, psykiske helseutfordringer og spilleavhengighet.

Vi fant noen få saker hvor det manglet noe journalføring, men hvor de ansatte ved kontoret hadde god oversikt over sakene. De ansatte bekreftet i oppsummerende møte at de kjente seg igjen i våre funn. Nav-leder nevnte at de kom til å ha mer fokus på å sikre journalføring i alle sakene i fremtidig utviklingsarbeid.

 Styring og ledelse

Nav-kontoret har gjennomført ROS-vurdering av tjenestene. Da Nav-kontoret er et lite kontor med få ansatte er to av risikoområdene som trekkes frem personell og kompetanse. For å imøtekomme denne sårbarheten har ledelsen ved kontoret vært opptatt av at alle ansatte skal ha tilstrekkelig med kompetanse for å ivareta oppgaver innenfor alle fagområdene. De ansatte deltar på opplæringsaktiviteter i regi av Statsforvalteren. Ved fravær sikrer leder at saker ivaretas av andre ansatte ved kontoret. Det hentes også inn vikar for å avhjelpe ved lengre tids fravær i kontoret.

Ledelsen har gitt tjenesten økonomisk rådgivning høy prioritet. Det er etablert rutiner som erkjent blant de ansatte, saker drøftes ved behov, og man er opptatt av å spre kunnskap om tjenesten til andre aktuelle samarbeidspartnere slik at de er kjent med denne delen av Nav-kontorets virksomhet.

Nav-kontoret har en skriftlig rutine «Saksbehandling økonomisk sosialhjelp». I rutinen er det vist til Nav-kontorets ansvar for å informere brukere om mulige rettigheter, herunder også tjenesten opplysning, råd og veiledning etter lovens § 17. Rutinen sier også noe om kravet til journalføring og skriftlige vedtak, og om omfang og varighet av tjenesten. Videre vises det i rutinen til den sentrale veilederen, og at denne ligger tilgjengelig på Nav sitt intranett. Det er videre utarbeidet et eget søknadsskjema om økonomisk rådgivning med tilhørende fullmaktsskjema. For de som er i behov av gjeldsrådgivning er det laget et eget informasjonsark som sier noe om forventinger bruker kan ha til tjenesten og hvilke forutsetninger som ligger til grunn for et godt samarbeid med gjeldsrådgiver. Det er meningen at bruker og gjeldsrådgiver skal gå gjennom skjema sammen og det skal signeres av begge partene.

Nav-kontoret har utarbeidet et eget husholdskjema hvor bruker kan legge inn en oversikt over alle sine inntekter og utgifter, eventuelle eiendeler og gjeld. I tillegg er det laget egne rubrikker hvor brukerne kan si noe om hva de tenker er årsaken til de økonomiske problemene og hva man ønsker at økonomisk rådgiver skal hjelpe med.

Nav-kontoret har også utarbeidet en skriftlig rutine for «Kartlegging av barns behov».

Nav-leder godkjenner i utgangspunktet alle vedtakene. I hennes fravær er medarbeiderne delegert myndighet til å godkjenne vedtak. I saker hvor Nav-leder selv er veileder er det en av de andre ansatte som godkjenner leders vedtak. Vi får opplyst i intervju at kommunedirektør også kan godkjenne dersom det er behov for det. Nav-kontoret har en sjekkliste for vedtaksgodkjenning. Et av punktene i sjekklista er om det gis opplysning, råd og veiledning etter § 17. Sjekklista inneholder et eget punkt om barnas behov er vurdert. Ved godkjenning vurderes det om det er tilstrekkelig med informasjon om brukers økonomiske situasjon og om kartleggingen er tilstrekkelig for å kunne gjøre gode faglige vurderinger. Det sees på om brukers behov er av midlertidig eller mer langvarig karakter, og om det ligger journalnotat i fagsystemet i saken. For å kunne fange opp evt. hjelpebehov sjekkes også søknaden. Dersom det avdekkes avvik under godkjenningen sendes saken i retur til aktuell veileder for videre oppfølging.

En av de ansatte har over to tiår hatt et hovedansvar for økonomisk rådgivning på nivå to og tre. I forbindelse med at den ansatte nå går av med pensjon er ledelsen godt i gang med å sikre kompetanseoverføring til en annen ansatt, slik at kontoret fremover kan gi gjeldsrådgivning også på nivå to og tre. 

4.  Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

 Tilgjengelig tjeneste

Nav Karlsøy er et Nav-kontor med god kunnskap om tjenesten økonomisk rådgivning. De ansatte har fokus på økonomi og økonomiske utfordringer i samtale med brukerne, og i saksbehandlingen. Nav-kontoret sørger for god informasjon om tjenesten både via kommunenes nettsider, i vedtak om økonomisk sosialhjelp, og i samtaler med brukerne. De ansatte har et helhetlig oppfølgingsansvar for brukerne og er oppmerksomme på sårbare overganger hvor økonomiske utfordringer kan være et viktig tema. Personer som oppsøker Nav-kontoret avvises ikke eller henvises til andre aktører.

Statsforvalteren vurderer at praksis på området innebærer at personer med mulig behov for tjenesten blir identifisert og får informasjon og tilbud om tjenesten.

Beslutning og oppstart

Nav-kontoret fatter skriftlige vedtak om tjenesten. Dette bekreftes gjennom intervju med både brukere, veiledere og Nav-leder. Gjennomgang av saksmapper viser også dette. Vedtak, journalnotat og intervju av brukere og ansatte viser at det gjennomføres samtaler før det fattes vedtak om tjenesten. Selve tjenesten starter opp gjerne før eller samtidig som det fattes vedtak. Nav-kontoret er opptatt av å komme raskt i gang med samarbeidet med brukerne for å hindre at de økonomiske utfordringene utvikler seg. Det gjøres en individuell vurdering av brukerens behov, og om saken haster.

Statsforvalteren vurderer at praksis ved kontoret sikrer at tjenesten blir gitt i tide og i tilstrekkelig omfang.

Oppfølging

Nav Karlsøy kartlegger brukers økonomiske, herunder barnas situasjon i saker hvor det er barn. Nav-kontoret er opptatt av at bruker skal være aktiv i egen sak og samarbeider med brukerne både i kartleggingsarbeidet og i den videre oppfølgingen. Nav-kontoret tilbyr økonomisk rådgivning på alle nivå, og tilpasser rådgivningen ut fra brukers konkrete behov. Hovedregelen er at opplysninger som kommer frem i oppfølgingen journalføres i kontorets fagsystem.

Statsforvalteren vurderer at oppfølgingen av tjenesten økonomisk rådgivning er forsvarlig.

Styring og ledelse

Tjenesten økonomisk rådgivning er et prioritert område ved Nav Karlsøy. Dette innebærer at tjenesten er godt lederforankret, og både leder og de ansatte er enige om hvilke rutiner som skal gjelde og hvordan praksis skal være. Det er etablert en felles forståelse og et felles kunnskapsgrunnlag for tjenesten.

Ledelsen har god oversikt over hva som skjer i kontoret også for dette området. Det legges til rette for gjennomgang av praksis for å identifisere svikt gjennom godkjenning av vedtak, saksdrøfting, kollegaveiledning, porteføljesamtaler og håndtering av avvik.

Ledelsen er opptatt av å få til god samhandling med andre tjenester, både når det gjelder tilsynstemaet og tilknyttede områder. 

Statsforvalteren vurderer at ledelsen har god styring av tjenesten økonomisk rådgivning.

5.  Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

Med hilsen

Harald Thomassen (e.f.)
assisterende fylkeslege

Anita W. Nilsen
Seksjonsleder

Gunn-Annie Helene Kileng
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent

Kopi til:
NAV Karlsøy Hansnes 9130 HANSNES

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Tema for tilsynet er Nav-kontorets ansvar for tjenesten økonomisk rådgivning. Varsel om tilsynet ble sendt 29.02.2024.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Karlsøy 22.05- 23.05.2024, og innledet med et kort informasjonsmøte 30.04.2024. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 24.05.2024 på teams.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Skjema for egenrapportering og dokumentinnhenting
• Oversikt over ansatte og organisering ved Nav Karlsøy
• Beslutningsnotat- administrativ organisering
• Årsmelding for 2023- Nav Karlsøy
• Risiko- og sårbarhetsanalyse
• Risikovurdering- sosialfaglige saker i Nav Karlsøy
• Lokal handlingsplan 2024
• Samarbeidsavtale Karlsøy kommune og Nav Troms
• Delegasjonsreglement
• Rutine for saksbehandling av økonomisk sosialhjelp
• Søknadsskjema for økonomisk rådgivning
• Skjema for kartlegging av barns behov
• Husholdskjema
• Sjekkliste vedtaksgodkjenning
• Oversikt over fagsystemer
• Rutinebeskrivelse frivillig forvaltning
• Internkontroll-kommunale tjenester

Det ble valgt 22 mapper etter følgende kriterier:

• Brukere med vedtak om tjenesten økonomisk rådgivning etter sosialtjenesteloven § 17
• Brukere med forsørgeransvar
• Brukere under 30 år
• Saker om økonomisk stønad som hastesaker, livsopphold og restanser.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Fem brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Gunn-Annie Kileng, Statsforvalteren i Troms og Finnmark, revisjonsleder
• seniorrådgiver, Marte Skjærvold, Statsforvalteren i Troms og Finnmark, revisor
• rådgiver, Linn-Charlotte Nordahl, Statsforvalteren i Troms og Finnmark, revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024-2025 Nav – økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon

Søk etter tilsynsrapporter

Søk