Rapport fra tilsyn med Målselv kommune. Nav-kontoret sitt ansvar for tjenesten økonomisk rådgivning ved Nav Målselv-Bardu 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Målselv kommune og besøkte i den forbindelse Nav Målselv-Bardu fra 04.12 til 06.12.2024. Vi undersøkte om Nav-kontoret sørger for at tjenesten økonomisk rådgivning etter sosialtjenesteloven § 17 blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at brukerne får trygge og gode tjenester.              

Tilsynet gjennomføres som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

I dette tilsynet ble det avdekket lovbrudd både på tilgjengelighet av tjenesten, forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten og forsvarlig oppfølging. Mangelfull styring og ledelse av tjenesten har medført at svikt i tjenesteutøvelsen ikke har blitt avdekket og fulgt opp.

Statsforvalteren sendte 16.01.25 utkast til rapport til kommunen med kopi til Nav-kontoret, der vi varslet om at vi ville pålegge retting av lovbrudd. Vi ba om at eventuelle kommentarer, innsigelser og innspill til rapporten ble sendt oss innen 15.02.25. Dersom kommunen ved Nav-kontoret allerede hadde iverksatt tiltak for å rette lovbrudd ba vi dem også beskrive dette.

Statsforvalteren mottok 21.02.25 tilbakemelding på foreløpig rapport. Verken kommunen eller Nav-kontoret hadde kommentarer eller innsigelser til selve rapporten. I tilbakemeldingen ble det derimot redegjort for forbedringsarbeidet som er iverksatt for å lukke lovbrudd. I dialog med Nav-leder har vi fått en nærmere gjennomgang av tiltakene. Nav-kontoret har fått på plass nye rutiner både for å sikre tilgjengelighet til tjenesten og journalføring av dialog med brukerne.

Det er også utarbeidet ny vedtaksmal for tjenesten. Det kjøres nå månedlige rapporteringer slik at kommunen og Nav-leder kan følge med på at tiltakene fungerer, og at eventuelle svikt i tjenesteutøvelsen avdekkes og korrigeres. Det er gjennomført en opplæring av alle ansatte i bruk av kommunens avvikssystem for å sikre at også faglige avvik rapporteres inn fortløpende.  

Nav-kontoret skal oppdatere kvalitetshåndboken i tråd med disse endringene. Det jobbes også med å få på plass en egen informasjonsbrosjyre slik at man kan nå ut til innbyggerne med informasjon om tjenesten så tidlig som mulig.            

Vi vurderer at de tiltakene kommunen og Nav-kontoret har iverksatt, herunder styringstiltak for å avdekke og korrigere eventuelle svikt i fremtidig tjenesteutøvelse, sørger for at tjenesten nå gis i samsvar med aktuelle lovkrav. Tilsynet avsluttes.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon er forsvarlig.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig
• Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten til riktig tid
• Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det betyr at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlig økonomisk rådgivning.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Statsforvalteren har derfor hatt samtale med et utvalg brukere i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Økonomisk rådgivning er en del av tjenesten opplysning, råd og veiledning som er hjemlet i sosialtjenesteloven § 17. I følge § 4 skal tjenesten skal være forsvarlig. For å kontrollere om tjenesten er forsvarlig har Statsforvalteren undersøkt:

Krav til forsvarlig tilgjengelighet til tjenesten

Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig, se sosialtjenesteloven §§ 4 og 17, forvaltningsloven § 11 og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret:

• identifiserer personers mulige behov for økonomisk rådgivning
• ikke avviser personer med mulig behov for økonomisk rådgivning ved å henvise til Økonomi- og gjeldsrådgivningstelefonen i Nav eller andre aktører
• gir personer med mulig behov for økonomisk rådgivning tilpasset informasjon ut fra personens forutsetninger og behov, slik at de blir i stand til å søke om tjenesten
• nedtegner og dokumenterer muntlige søknader om økonomisk rådgivning

Krav til forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten

Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten i riktig tid, se sosialtjenesteloven §§ 4, 17, 41, 42 og 43, forvaltningsloven §§ 17 og 23, og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret:

• gir brukeren mulighet til samtale om sitt behov før det fattes vedtak
• fatter skriftlige vedtak om økonomisk rådgivning
• setter frist for oppstart av tjenesten i vedtaket, ut fra brukerens behov og om saken haster
• starter tjenesten ut fra brukerens behov og om saken haster

Krav til forsvarlig oppfølging

Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning, se sosialtjenesteloven §§ 4, 17, og 42, forvaltningsloven § 17 og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• gir brukeren tilbud om samtaler under oppfølgingen
• kartlegger brukerens økonomiske forhold, det vil si inntekter, utgifter, eiendeler/ og gjeld, og om brukeren har prioritert bort nødvendige utgifter
• kartlegger særskilte utgifter til barn, når brukeren har forsørgeransvar
• kartlegger om andre forhold i brukerens livssituasjon kan påvirke valg av tiltak i den økonomiske rådgivningen
• kartlegger i samarbeid med brukeren
• utformer tiltakene i samarbeid med brukeren
• tilbyr økonomisk rådgivning for ulike typer av økonomiske problemer med ulik alvorlighetsgrad
• dokumenterer opplysninger som kommer fram i oppfølgingen, slik at opplysningene kan kontrolleres og etterprøves, og for å sikre kontinuitet i tjenesten

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan

derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Fakta om kommunen og Nav-kontoret

Målselv kommune:

Målselv kommune ligger i Troms fylke. Kommunen grenser i nord mot Senja, Balsfjord og Storfjord, i sør mot Bardu, og i vest mot Sørreisa. Ved inngangen til 2024 var det registrert 6 714 innbyggere i Målselv kommune. Målselv er med sitt store areal delt inn i små og store bygder.

I 2023 utgjorde andelen sosialhjelpstilfeller 2.2 % av befolkningen mot 2.9 % for hele landet. Kommunen har hatt en nedgang i antall sosialhjelpstilfeller fra 171 til 149 for perioden 2022-2023. For samme periode har kommunen hatt en økning i antall barn under 18 år som mottok sosialhjelp fra 119 til 123 stk.

Kommunen har på sine internettsider fått på plass en selvhjelpspakke for veiledning og informasjon til innbyggere som opplever økonomiske utfordringer. Informasjon- og veiledningsmateriellet er basert på nettsider til Trondheim kommune.

Vertskommunesamarbeid:

Målselv kommune har inngått vertskommunesamarbeid med nabokommunen Bardu. Målselv er vertskommune for tjenestene kommunene har ansvaret for etter sosialtjenesteloven og som gis i Nav-kontoret, mens Bardu er samarbeidskommune, jf. kommuneloven kapittel 20. Bakgrunnen for vertskommuneavtalen er at et formelt samarbeid mellom kommunene vil danne grunnlag for driftssikre og kvalitative bedre Nav-tjenester for innbyggerne i kommunene.

Tjenesten har hovedkontor på Andselv i Bardufoss og tjenestested på Setermoen i Bardu. Nav- kontoret har åpent for drop-in på Andselv onsdager 10-13 og Setermoen torsdager fra 10-13. Kommunen har på sine nettsider oppgitt direktenummer dersom man har behov for å søke om akutt økonomisk sosialhjelp. Det er også oppgitt et eget vakttelefonnummer for Nav-kontoret.

Kommunens organisering:

Kommunedirektøren er kommunens øverste administrative leder. Nav-leder har månedlige møter med kommunedirektør og kvartalsvis møter i forbindelse med regnskapsrapportering. I de månedlige møtene med kommunedirektør gir Nav-leder nødvendig informasjon om situasjonen og eventuelle risiko for svikt i tjenesteutøvingen.

Kommunalsjef for helse- og omsorg inngår i kommunaldirektørens ledergruppe og er Nav-leder sin nærmeste leder. Kommunalsjefen har ukentlige møter med Nav-leder. Tema for møtene er internkontroll, budsjett, regnskap, avvik, sykefravær og evt. bekymringsverdige forhold. Tema som går direkte på tjenesteutøvelsen er sjeldent tema med mindre det er noe særskilt som bør diskuteres høyere opp i organisasjonen.

Intern organisering i Nav-kontoret:

Nav Målselv-Bardu har 15 ansatte inkludert Nav-leder. Kontoret er delt inn i tre team, ungteam (brukere under 30 år), voksenteam (brukere over 30 år) og et flyktningeteam. Flyktningeteamet ligger organisatorisk i Nav-kontoret, men er ikke samlokalisert med Nav-kontoret. Nav-leder har egne møter med de ansatte som jobber i flyktningeteamet.

De ansatte i ungteamet jobber helhetlig med brukeroppfølgingen på tvers av statlig og kommunalt oppdrag. I voksenteamet jobbes det mer spesialisert der noen ansatte jobber med statlige oppgaver mens andre ivaretar de sosiale tjenestene for de samme brukerne. Det er likevel noen ansatte i voksenteamet som jobber mer helhetlig med brukerne slik som ungteamet. Kontoret har en ansatt som arbeider med ukrainske flykninger som er arbeidssøkere og trenger sosialhjelp. I tillegg har kontoret en egen gjeldsrådgiver. Nav-kontoret har også tidligere benyttet seg av en gjeldsrådgiver i kommunen som er ansatt på pensjonsvilkår. Det er noe uklart om denne personen fortsatt bistår enkelte brukere med gjeldsrådgivning.

Kontoret har ukentlige fagmøter hvor ulike faglige problemstillinger som gjelder hele kontoret fanges opp og diskuteres. I tillegg er det også egne ukentlige fagmøter for de som jobber med de sosiale tjenestene. Tema er enkeltsaker det er behov for å drøfte, faglig utvikling og prinsipielle avklaringer knyttet til kontorets kvalitetshåndbok for de sosiale tjenestene. Kontorets fagutvikler for de sosiale tjenestene leder møtene, og godkjenner vedtak etter sosialtjenesteloven sammen med Nav-leder.

Samarbeidsavtale med Kompetansesenteret for gjeldsrådgivning i Steinkjer kommune:

Nav Målselv-Bardu har i likhet med flere andre kommuner inngått en avtale med Kompetansesenteret for gjeldsrådgivning. Kompetansesentret ligger i Steinkjer kommune og tilhører Nav Inn-Trøndelag. Avtalen med Nav Målselv-Bardu ble inngått 01.01.2022. Nav Målselv-Bardu er ansvarlig for å kartlegge brukers økonomiske situasjon, gi økonomisk råd og veiledning samt treffe strakstiltak for å forhindre at saker eskalerer. Det er også Nav-kontoret sitt ansvar å fatte vedtak på tjenesten økonomisk rådgivning. Statsforvalteren i Trøndelag har gjennomført tilsyn med Steinkjer kommune og Kompetansesentret for gjeldsrådgivning. Det ble avdekket lovbrudd i tilsynet. Vi viser til tilsynsrapport fra Statsforvalteren i Trøndelag av 03.12.2024 som ligger på Helsetilsynet sine nettsider.

Avvikssystem:

Nav-kontoret har både et statlig og et kommunalt avvikssystem. I praksis har det statlige avvikssystemet vært brukt av alle ansatte. Kommunalt ansatte har ikke hatt tilgang til det kommunale avvikssystemet da det kreves en egen kommunal e-postadresse. Eventuelle avvik følges opp på enhetsnivå og lukkes etter at tiltak og evaluering av tiltak er gjennomgått.

I egenrapporteringen vises det til at det er rutiner for jevnlig risikoanalyser og at dette er naturlig tema i møter i Nav-kontoret. I tilfeller der det avdekkes svikt blir det vurdert iverksettelse av tiltak. Det er ikke gjort en risiko- og sårbarhetsanalyse for tjenesten økonomisk rådgivning.

Funn fra tilsynet

Tilsynsmyndigheten redegjør videre for de funn som ble avdekket gjennom dokumentgjennomgang, intervju med ansatte, ledere og brukere. Vi sendte ut invitasjon til brukerintervju i tolv av sakene. Vi gjennomførte fem intervju i forkant av selve tilsynsbesøket.

Funnene sorteres under tilsynets hovedtema: tilgjengelighet, forsvarlig beslutning og oppstart, og oppfølging. Vi har fått tilsendt syv vedtak hjemlet i sosialtjenestelovens § 17. I tillegg fikk vi oversendt kontorets 15 siste vedtak om økonomisk stønad. I saksmappegjennomgang under selve tilsynsbesøket så vi nærmere på 15 av sakene inkludert journalnotater i det kommunale fagsystemet Velferd.

Tilgjengelighet til tjenesten økonomisk rådgivning

På kommunens hjemmesider er det lagt ut god veiledning og informasjon om tjenesten, og kontaktinformasjon dersom brukere ønsker å søke på tjenesten. Nav-kontoret har i tillegg utarbeidet et eget informasjonsskriv som de ansatte kan gi til brukere som står i fare for å havne i en vanskelig økonomisk situasjon. Nav-kontoret er også i gang med å utvikle skriftlige rutiner for hvordan det skal jobbes forebyggende og aktivt når det er avdekket brukere med økonomiske problemer. Kontoret har også laget et eget informasjonsskriv som heter «Til deg som får redusert inntekt». Selv om skrivet inneholder god informasjon og veiledning inneholder det ikke noe informasjon om tjenesten økonomisk rådgivning og at bruker kan søke på tjenesten. I hovedsak gis skrivet ut til brukere som opplever nedgang i inntekt, eksempelvis fra sykepenger til arbeidsavklaringspenger.

Nav-kontoret har også laget en kvalitetshåndbok som skal bidra til å sikre felles praksis i kontoret. Når det gjelder omtale av tjenesten økonomisk rådgivning i kvalitetshåndboka er det lagt lite føringer for informasjon om tjenesten, og hvordan de ansatte skal avdekke og fange opp brukere som har behov for tjenesten.

I egenrapportering beskriver Nav-leder at alle ansatte som et minimum skal tilby råd og veiledning på et grunnivå. For å sikre dette arbeidet skal alle ansatte få informasjon om hva tjenesten innebærer. Økonomisk rådgivning har vært tema på felles kontormøter der brukere i sårbare overganger og med lav inntekt har vært spesielt drøftet. Det kommer fram i intervju at de ansatte har god faglig kunnskap om tjenesten. Vi får bekreftet gjennom intervju av ansatte og ledere at alle har fått opplæring i hvordan snakke med brukere om økonomi og økonomiske utfordringer. I gjennomgang av saksmapper ser vi likevel få spor av dialog om tjenesten i samtaler med brukere. De ansatte sier i intervju at de gir informasjon om tjenesten til brukere som kan ha behov for økonomisk rådgivning selv om dette ikke er nedskrevet i saksmappene.

Personer som oppsøker Nav-kontoret blir ikke avvist eller henvist til andre aktører, eksempelvis gjeldsrådgivningstelefonen. I den grad det henvises til denne tjenesten er dette mer som et supplement. De ansatte vet å henvise brukerne med mer komplekse saker til intern gjeldsrådgiver eller Kompetansesenteret for gjeldsrådgivning.

Eventuelle muntlige søknader registreres i fagsystemet og behandles som en ordinær søknad. Vi så eksempler på saker hvor brukere hadde søkt muntlig.

I intervju av både ansatte, ledere og brukere kommer det fram at det er brukere som burde hatt tjenesten. Brukere vi snakker med som er i en vanskelig økonomisk situasjon viser til at de verken har fått informasjon eller tilbud om tjenesten. Dette gjelder også brukere som har daglig omsorg for barn. Det er lite eller ingen informasjon om tjenesten i vedtak som omhandler økonomisk sosialhjelp etter sosialtjenesteloven §§ 18 og 19. En bruker nevnte at hen selv hadde lest om tjenesten, mens en annen viste til at hen fikk informasjon om tjenesten via et annet hjelpetilbud.

Nav-kontoret har to-trinnsgodkjenning av alle vedtak etter §§ 18 og 19, men i godkjenningssløyfen er tjenesten økonomisk rådgivning ikke et kontrollpunkt. Det betyr at det i godkjenning av vedtak etter lovens §§ 18 og 19 i liten grad avdekkes om brukere burde hatt tjenesten og om det er gitt informasjon og tilbud om tjenesten.

Beslutning om å tilby tjenesten og oppstart av tjenesten

I perioden fra 01.01.2021 og frem til tilsynslaget besøkte Nav-kontoret i desember 2024 var det fattet totalt 27 vedtak etter sosialtjenesteloven § 17. Nav-kontoret har ikke fattet vedtak i noen saker der økonomisk rådgivning gis på tiltaksnivå en og to, f.eks. når de bistår bruker med å sette opp budsjett, gir råd om å redusere skattetrekk og påleggstrekk eller bistår bruker med ulike former for betalingsutsettelser. Det er flere ansatte som ikke vet når det er riktig å fatte vedtak om råd og veiledning etter § 17. I intervju med brukere og ansatte bekreftes det imidlertid at Nav-kontoret gjennomfører samtaler med brukerne og gir økonomisk rådgivning på også de lavere tiltaksnivåene.

Ved gjennomgang av saksmappene ser vi at vedtak etter sosialtjenesteloven § 17 først blir fattet når sakene har blitt så alvorlig at gjeldsrådgiver ved Nav-kontoret overtar saken eller at saken oversendes til Kompetansesenteret for videre oppfølging. I gjennomgangen fant vi også to saker som var som var oversendt til Kompetansesentret uten at det var fattet vedtak etter sosialtjenesteloven § 17.

I flertallet av saker vi gjennomgikk var det ikke satt frist for oppstart av tjenesten i vedtaket og vi fant heller ingen journalnotat der det fremgikk hvordan Nav-kontoret hadde vurdert hastegraden i saken. I et fåtall av vedtakene var det satt frist for oppstart, men heller ikke her var fristen nærmere begrunnet i vedtaket eller i journalnotat. I intervju sier veilederne at de fanger opp saker som kan haste, f.eks. hvis bruker har mottatt begjæring om fravikelse fra bolig eller fått varsel om stenging av strøm. Det bekreftes også i intervju med flere brukere som har mottatt tjenesten at de har opplevd å få tidsnok hjelp.

Vi så ingen saker der Nav Målselv-Bardu har skrevet avslutningsnotat eller brev når tjenesten er gitt og det er enighet mellom Nav-kontoret og bruker at denne tjenesten skal avsluttes. I saker der bruker har fått vedtak, men ikke møter opp til timeavtale eller tjenesten stanses på grunn av manglende medvirkning eller deltakelse fra bruker, fattes det ikke stansvedtak.

Oppfølging av tjenesten

I intervju med ansatte kom det frem at de har løpende oppfølging av brukerne som får tjenesten. Alle brukerne får tilbud om en oppstartsamtale, og deretter tilbud om samtaler ved behov.

Brukernes situasjon blir også kartlagt fortløpende ifølge de ansatte. Kartleggingen skjer i samarbeid med brukerne, og alle ansatte var opptatt av at brukerne medvirket til hvilke tiltak som skulle gjennomføres.

De ansatte opplyste at de kartlegger særskilte utgifter til barna, samt andre forhold i brukers situasjon som eksempelvis rus, psykisk helse, sykdom og spillavhengighet.

Alle ansatte informerte om at brukerne får hjelp ut fra ulike typer av økonomiske problemer med ulik alvorlighetsgrad. Saker med høyere alvorlighetsgrad som ikke oversendes til Kompetansesenteret følges opp av egen gjeldsrådgiver.

I intervjuene fortalte ansatte at hvis brukere ikke fikk den oppfølgingen de skulle hatt, skyldtes det forhold på brukers side, eksempelvis at brukerne ikke møter opp til samtaler og følger opp avtaler.

Vi så lite spor av kartlegging i mappegjennomgangen. I noen saker så vi noe kartlegging i vedtak eller journalnotat. Det var få opplysninger i journalene om hva som var gitt av økonomisk råd og veiledning til brukerne. Vi så lite spor av at barnas situasjon ble kartlagt. I flere vedtak ble brukere selv oppfordret til å ta kontakt med Nav dersom de ønsket en slik kartlegging.

Mappegjennomgangen viste manglende systematisk journalføring i oppfølgingsarbeidet. Vi oppfattet at kontoret ikke hadde en felles praksis og rutine for oppfølgingsarbeidet. Det ble bekreftet i intervjuene både med ledere og ansatte at det er mangler ved journalføringen. Derimot ble det oppgitt at veilederne visste mer om brukernes situasjon enn det som kom fram av journalene. Ansatte formidlet gjennom intervju at de var usikre på hva ledelsen følger med på av oppfølgingsarbeidet som gjøres.

Brukerne vi snakket med var stort sett fornøyde med oppfølgingen de fikk. De fortalte at de fikk tilbud om samtaler når de trengte det. Et lite fåtall av brukerne hadde derimot dårlig erfaring med oppfølgingsarbeidet. Alle brukerne vi intervjuet bekreftet at de hadde måttet prioritere bort nødvendige utgifter grunnet en vanskelig økonomisk situasjon.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Forsvarlig tilgjengelighet

Det er kommunen som har det overordnede ansvaret for at tjenestene er forsvarlige, men Nav- kontoret har ansvaret for å gi tjenester til brukerne. Personer med behov for økonomisk rådgivning er ofte i en vanskelig livssituasjon. Det er derfor viktig at tjenesten er tilgjengelig slik at brukerne får den hjelpen de trenger og har krav på. Nav-kontoret må kunne avdekke mulige behov for økonomisk rådgivning ved å identifisere hvem som har eller står i fare for å få økonomiske problemer. Nav-kontoret skal gi tilpasset informasjon om tjenesten. Økonomisk rådgivning er et lavterskeltilbud og det er avgjørende at tjenesten blir gitt til riktig tid.

De ansatte ved Nav Målselv-Bardu er opptatt av økonomi i brukermøtene. Likevel viser både mappegjennomgang, intervju av ledere, ansatte og brukere at det er personer som er i behov av tjenesten som ikke får nødvendig informasjon slik at de kan ta stilling til om de ønsker å søke om tjenesten. Manglende felles forståelse av tjenesten økonomisk rådgivning, hvordan behov hos den enkelte skal avdekkes og den enkeltes veileder ansvar for tjenesten, fører til at tjenesten ikke vurderes som forsvarlig slik den praktiseres i dag.

Ledelsen har ikke gjennom styring og ledelse sørget for å ha på plass tilstrekkelige rutiner og en felles forståelse i kontoret som sikrer at brukere med behov for økonomisk rådgivning får informasjon om tjenesten som gjør dem i stand til å søke om den. Nav-kontoret har heller ikke en internkontroll som fanger opp svikt og risiko for svikt i tjenesteutøvelsen.

Forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten

Nav Målselv-Bardu fatter ikke vedtak i alle saker hvor det gis økonomisk råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17. De ansatte ved Nav-kontoret har ikke en felles forståelse for når og hvordan det skal fattes vedtak om tjenesten. Ut ifra intervju med ansatte, ledere og brukere vurderer vi at tjenesten gis i et større omfang enn det som kommer frem av antall vedtak og skriftlig dokumentasjon i saksmappene.

Et vedtak om råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17 skal sikre en skriftlig tilbakemelding til brukeren. I vedtaket skal det fremgå hva som ligger til grunn for avgjørelsen og det skal gjøre bruker i stand til å forstå utfallet i saken. Når det ikke fattes vedtak, ved oppstart av tjenesten og ved avslutning av tjenesten når bruker ikke medvirker eller møter opp til avtalt tidspunkt, svekkes rettsikkerheten til brukeren. Manglende vedtak fratar også brukeren muligheten til å klage på avgjørelsen.

Manglende vedtak og vedtak uten tidspunkt for oppstart av tjenesten og begrunnelse for oppstart, fører til at vi heller ikke kan se Nav-kontorets vurderinger av hastegrad. I disse sakene har brukeren verken fått skriftlig begrunnelse for oppstartstidspunktet, slik at brukeren kan se om Nav-kontoret har vurdert hastegrad rett, eller informasjon om at det er mulig å klage på avgjørelsen, dersom brukeren mener det er nødvendig å komme i gang med den økonomiske rådgivingen tidligere.

Nav Målselv-Bardu hadde på tilsynstidspunktet ikke en styring og ledelse som fanget opp at praksisen ikke er i tråd med regelverket. Svak internkontroll gir i seg selv en høy risiko for svikt i tjenesten og en mulighet for at praksisen ikke blir så lik som mulig ut til brukerne. Nav-kontoret har ikke rutiner som vil fange opp om brukere som har vedtak om råd og veiledning vil få tjenesten innen rimelig tid og ut ifra behov.

Forsvarlig oppfølging

Gjennomgang av brukermapper viste lite systematisk journalføring i det kommunale fagsystemet Velferd. Både ledelse og ansatte erkjente at de var for dårlige til å sikre at nødvendig informasjon om brukerne og tjenesten som ble gitt ble nedtegnet i fagsystemet. Det at ikke alle ansatte i kontoret har tilgang til det kommunale fagsystemet øker risikoen for at informasjon ikke journalføres i brukers saksmappe.

Manglende dokumentasjon gir risiko for at brukernes situasjon ikke blir tilstrekkelig kartlagt og at de ikke får den oppfølgingen de trenger. Dette gjelder også brukere med forsørgeransvar. Manglende dokumentasjon gir høy risiko for at tjenesten ikke er forsvarlig. Opplysningene kan heller ikke kontrolleres og etterprøves. Det er dermed en risiko for at brukerne ikke sikres kontinuitet i tjenesten.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4 og tilbakemeldingene fra kommunen ved Nav-kontoret for de tiltak som er iverksatt for å lukke lovbrudd.

I dette tilsynet ble lovbrudd rettet etter at utkast til rapport ble sendt ut. Gjennom forbedringsarbeidet har kommunen iverksatt tiltak for å sikre at tjenesten gis i tråd med gjeldende lovverk. Kommunen og Nav-kontoret har fått på plass styringstiltak som gjør det mulig for ledelsen å følge opp tiltakene samt avdekke og korrigere svikt i tjenesteutøvelsen. 

Tilsynet er avsluttet.

Med hilsen

Rune Hermansen
(e.f.) ass. fylkeslege

Gunn-Annie Kileng
sosionom
revisjonsleder

Marte Skjærvold
jurist
revisor

Alexander B. Verdich
jurist
revisor

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Tema for tilsynet er Nav-kontorets ansvar for tjenesten økonomisk rådgivning. Varsel om tilsynet ble sendt 01.10.24. Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 12.11.24.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Målselv-Bardu fra 4- 6.12.24 og ble avsluttet med oppsummerende møte med gjennomgang av funn siste dagen av tilsynsbesøket.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Skjema for egenrapportering
• Organisasjonskart
• Oversikt møtestruktur
• Lokal handlingsplan
• Sjekkliste vedtaksgodkjenning
• Kartleggingsskjema for økonomisk rådgivning
• Kartleggingsskjema barn
• Risikovurdering
• Håndbok for styring, kvalitet og internkontroll
• Kvalitetshåndbok sosiale tjenester
• Brosjyre «Til deg som får redusert inntekt»
• Foreløpige rutiner økonomisk rådgivning
• Avtale med Kompetansesentret for gjeldsrådgivning

Det ble valgt 22 saker etter følgende kriterier:

• Brukere som har fått kun økonomisk rådgivning etter sosialtjenestelovens 17
• Brukere som har fått kun økonomisk stønad etter sosialtjenestelovens § 18 og 19
• Brukere som har fått tjenester både etter sosialtjenestelovens § 17, 18 og 19
• Brukere som har fått bistand med husleierestanse og eller strømrestanse.
• Brukere som har fått hjelp i en akutt situasjon (nødhjelp)

Fem brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket:

Ikke publisert her

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024-2025 Nav – økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon

Søk etter tilsynsrapporter

Søk