Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for tjenesten økonomisk rådgivning ved Nav Båtsfjord 2024

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Båtsfjord kommune og besøkte i den forbindelse Nav Båtsfjord fra 16.04.2024 til 18.04.2024. Vi undersøkte om kommunen sørger for at økonomisk rådgivning blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

I dette tilsynet ble det avdekket lovbrudd på tilgjengelighet av tjenesten og internkontroll. Statsforvalteren sendte utkast til rapport til kommunen med kopi til Nav-kontoret 12.06.24, der vi varslet om at vi ville pålegge retting av lovbrudd. Vi ba om at eventuelle kommentarer, innsigelser og innspill til rapporten ble sendt oss innen 01.07.24. Dersom kommunen ved Nav-kontoret allerede hadde iverksatt tiltak for å rette lovbrudd ba vi dem også beskrive dette.

Statsforvalteren mottok 28.06.24 kommunens tilbakemelding. I tilbakemelding ble det redegjort for tiltak som var iverksatt for å lukke lovbrudd. I forbedringsarbeidet hadde Nav-kontoret fått på plass nye rutiner, gjennomført opplæring av alle ansatte, utarbeidet informasjonsskriv om tjenesten og fått på plass månedlig stikkprøvekontroller.

Vi vurderer at lovbrudd er rettet gjennom forbedringsarbeidet.

Tilsynet er derfor avsluttet og Statsforvalteren foretar ingen videre oppfølgingstiltak.

1.    Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om tjenesten økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig økonomisk situasjon er forsvarlig.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig
• Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten til riktig tid
• Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det betyr at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlig økonomisk rådgivning.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Statsforvalteren har derfor hatt samtale med et utvalg brukere i dette tilsynet.

2.    Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Statsforvalteren har myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Økonomisk rådgivning er en del av tjenesten opplysning, råd og veiledning som er hjemlet i sosialtjenesteloven § 17. I følge § 4 skal tjenesten skal være forsvarlig. For å kontrollere om tjenesten er forsvarlig har statsforvalteren undersøkt:

Krav til forsvarlig tilgjengelighet til tjenesten

Nav-kontoret gjør tjenesten økonomisk rådgivning tilgjengelig, se sosialtjenesteloven §§ 17, 4, forvaltningsloven § 11 og kommuneloven § 25-1.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• identifiserer personers mulige behov for økonomisk rådgivning
• ikke avviser personer med mulig behov for økonomisk rådgivning ved å henvise til Økonomi- og gjeldsrådgivningstelefonen i Nav eller andre aktører
• gir personer med mulig behov for økonomisk rådgivning tilpasset informasjon ut fra personens forutsetninger og behov, slik at de blir i stand til å søke om tjenesten
• nedtegner og dokumenterer muntlige søknader om økonomisk rådgivning

Krav til forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten

Nav-kontoret fatter skriftlig vedtak om tjenesten og starter opp tjenesten i riktig tid, se Sosialtjenesteloven §§ 17, 4, 41, 42, 43 forvaltningsloven §§ 17 og 23, og kommuneloven § 25-1. Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• gir brukeren mulighet til samtale om sitt behov før det fattes vedtak
• fatter skriftlige vedtak om økonomisk rådgivning
• setter frist for oppstart av tjenesten i vedtaket, ut fra brukerens behov og om saken haster
• starter tjenesten ut fra brukerens behov og om saken haster

Krav til forsvarlig oppfølging

Nav-kontoret sørger for en forsvarlig oppfølging av tjenesten økonomisk rådgivning., Sosialtjenesteloven §§, 17, 4 og 42, kommuneloven § 25-1 forvaltningsloven §§ 17.

Kravet innebærer at kommunen ved Nav-kontoret

• gir brukeren tilbud om samtaler under oppfølgingen
• kartlegger brukerens økonomiske forhold, det vil si inntekter, utgifter, eiendeler/ og gjeld, og om brukeren har prioritert bort nødvendige utgifter
• kartlegger særskilte utgifter til barn, når brukeren har forsørgeransvar
• kartlegger om andre forhold i brukerens livssituasjon kan påvirke valg av tiltak i den økonomiske rådgivningen
• kartlegger i samarbeid med brukeren
• utformer tiltakene i samarbeid med brukeren
• tilbyr økonomisk rådgivning for ulike typer av økonomiske problemer med ulik alvorlighetsgrad
• dokumenterer opplysninger som kommer fram i oppfølgingen, slik at opplysningene kan kontrolleres og etterprøves, og for å sikre kontinuitet i tjenesten

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3.    Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Båtsfjord Kommune

Båtsfjord kommune ligger øst i Finnmark fylke. Ifølge SSB hadde kommunen 2113 innbyggere pr. 4 kvartal 2023. EN stor del av befolkningen er i arbeidsfør alder. Kommunen har et godt næringsliv med gode arbeidsmuligheter, og dermed lav arbeidsledighet. Hovednæringen i Båtsfjord er fiske og fiskeindustri, men har også en økning i turisme og reiseliv. Kommunen ligger på nordsiden av Varangerhalvøya og grenser til Berlevåg og Vardø kommune.

Kommunesamarbeid og tilgjengelighet.

Båtsfjord og Berlevåg kommune har felles Nav leder med kontorsted Båtsfjord, og kommunesamarbeid på statlig side. Nav Berlevåg har egen kommunal tjeneste. For brukere som ikke har en avtale er Nav-Båtsfjord sine tjenester tilgjengelig mandag og onsdag kl. 10.00-14.00. Yttergang med postkasse for mottak av søknader og dokumentasjon er åpent hver dag kl. 10.00-14.00. Kontoret har vakttelefon og henvendelser med akutt behov besvares alle hverdager 09.00- 15.00.

Intern organisering

Kommunedirektøren er kommunens øverste administrative leder. I utgangspunktet er Nav organisert i sektor for helse- og velferd med enhetsleder. Kommunen har pr. nå to vakante stilling i styringslinjen, slik at Nav og Nav-leder er direkte underlagt kommunedirektøren.

Kommunedirektøren er derfor knyttet tett mot tjenesten i Nav kontoret.

Nav Båtsfjord har fast 6 årsverk og en 50 % stilling i engasjement tilknyttet flyktning tjenesten som også ligger i Nav kontoret. Stillingene er fordelt med to på kommunal side, tre på statlig i tillegg til kommunalt ansatt Nav-leder.

Nav leder leser gjennom og godkjenner alle vedtak. Kontoret har også en stedfortreder som godkjenner ved leders fravær. Nav leder deltar på alle fagmøter i kontoret.

Nav har faste samarbeidsmøter med rus/psykiatri tjenesten og helsesykepleiere i kommunen. Det er også ønskelig med fast samarbeid med barneverntjenesten, noe som ikke er på plass pr. i dag.

Avvikssystem

Nav-kontoret har to avvikssystem, et statlig og et kommunalt. Det kommunale avvikssystemet Compilo skal brukes til å melde både HMS-avvik, organisatoriske og faglige avvik. Så langt har det ikke vært meldt faglige avvik i systemet. De ansatte melder til Nav-leder som følger disse opp.

Funn fra tilsynet

Tilsynsmyndigheten redegjør videre for de funn som bel avdekket gjennom dokumentgjennomgang, intervju med ansatte, ledere og brukere. Vi sendte ut invitasjon til brukerintervju i syv av sakene. Vi gjennomførte fem intervju i forkant av selve tilsynsbesøket.

Funnene sorteres under tilsynets hovedtema: Tilgjengelighet, forsvarlig beslutning og oppstart, og oppfølging. Vi har fått tilsendt syv vedtak hjemlet i sosialtjenestelovens § 17. I tillegg fikk vi oversendt kontorets 16 siste vedtak om økonomisk stønad. Disse sakene er i også gjennomgått i saksmappegjennomgang under selve tilsynsbesøket. I saksgjennomgangen har vi også lest journalnotater i det kommunale fagsystemet Socio.

Tilgjengelighet

Kontoret har to ansatte som arbeider etter sosialtjenesteloven, disse fordeler henvendelser og søknader mellom seg. I kontorets mottak er det alltid både en kommunal- og en statlig ansatt, slik at besøkende hurtig kommer i kontakt med veiledere som har nødvendig kompetanse.

Økonomisk rådgivning har vært tema på felles kontormøter der brukere i sårbare overganger og med lav inntekt har vært spesielt drøftet. Alle ansatte har fått opplæring i hvordan snakke med brukere om økonomi og økonomiske utfordringer. Alle ansatte vet også hvilke veiledere som kan kontaktes når økonomi og gjeld er tema i brukersamtaler.

Informasjon om tjenesten økonomisk rådgivning ligger på kommunens hjemmeside, og som oppslag i kontorets mottak.

Det kommer fram i intervju og saksmapper at de kommunalt ansatte har god faglig kunnskap om tjenesten. Tolk benyttes alltid ved behov. Søknader og henvendelser nedtegnes og journalføres i fagsystemet. Kontoret har en samlet oppfatning av at alle samtaler skal journalføres. I intervju med ansatte blir det nevnt at journalføring enkelte ganger oppleves som utfordrende, som følge av personvern da kommunale tjenester ikke skal journalføres i statlige systemer, og ikke alle ansatte bruker det kommunale fagsystemet Socio.

De statlige ansatte er kjent med at tjenesten økonomisk rådgivning finnes, men det kommer frem i intervju at ikke alle har helt klart for seg hva tjenesten innebærer og at den er noe annet enn økonomisk stønad. Dersom økonomi kommer opp som tema, henvises disse videre til kommunale veiledere.

Kontoret gir tjenesten økonomisk rådgivning på alle tre nivåer og henviser ingen brukere videre til andre aktører, dersom disse ikke ber om det selv, eller trenger bistand fra Namsmannen.

Brukere har i intervju opplyst at de i kontakt med Nav får god informasjon og rask hjelp. De har også opplyst å få kontakt og samtaler med veileder etter behov. Brukerne opplever at tjenesten utarbeides og utføres i samarbeid mellom Nav og den enkelte. Nav hadde fokus på hele brukers situasjon og hele familien. En bruker følte å selv måtte ta litt mye ansvar for dokumentasjonsinnhenting.

Beslutning og oppstart

Kontoret har en skriftlig rutine for hvordan arbeidet med økonomisk rådgivning skal følges opp. Gjennom intervju med de ansatte får vi opplysninger om at det er noe usikkerhet om hvorvidt rutinen er kjent av alle, og om den brukes. Nav Båtsfjord har kartleggingsskjema som benyttes, særlig i kontakt med barnefamilier. Veilederne kan oppleve at skjemaet er for omfattende til benyttelse i alle situasjoner. Alle brukere som søker økonomisk rådgivning, får vedtak om tjenesten. Kontoret har så langt aldri avslått denne type søknader.

Nav Båtsfjord innhenter fullmakt fra brukerne når de innvilger tjenesten økonomisk rådgivning. I alle saker om økonomisk rådgivning lages det skriftlig avtale mellom bruker og Nav, som beskriver innholdet i tjenesten, arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling.

Tjenesten igangsettes raskt etter søknad/henvendelse. I vedtakene framkommer det dato for innledende samtaler. Vi ser av journalnotater at samtaler for oppstart av økonomisk rådgivning, er gjennomført både før det fattes vedtak og underveis i oppfølgingen.

Alle brukere med vedtak om økonomisk rådgivning har direktetelefon til Nav-veileder. Brukerne har dermed mulighet til å ha hyppig kontakt og samtaler med veileder.

Vedtak gjennomgås og godkjennes av Nav-leder, ved dennes fravær godkjenner veilederne hverandres vedtak. Dette for å sikre kvalitet. Kontoret har ingen rutine for hva som skal kontrolleres i vedtakene, men veilederne er trygge på at leder følger med på at arbeidet som utføres har god faglig kvalitet.

Oppfølging

Vi har sett at samtaler og avtaler i oppfølgingsarbeidet journalføres.

Veilederne har god og tett kontakt med brukerne i oppfølgingsarbeidet, noe som bekreftes i intervju med brukere. Brukernes situasjon endres underveis i arbeidet, slik at kartlegging foretas jevnlig og endringer i oppfølgingen avklares. Dette kan være hyppighet på samtaler, ansvarsfordeling og lignende.

Kontoret bistår flere brukere med frivillig forvaltning.

Sosialfaglige møter ved kontoret brukes til gjennomgang av saker og innhold i oppfølgingsarbeidet.

Styring og ledelse

Alle ansatte ved kontoret har fått opplæring i hvordan ha økonomi som tema i samtale med brukerne. De ansatte får også mulighet til å delta på opplæring de har behov for på området, slik som kompetanseheving via statsforvalteren, arbeids- og velferdsdirektoratet og kurs gjennom Intrium.

Kontoret har rutiner og de fleste av veilederne er kjent med veilederen til sosialtjenestelovens § 17. I intervju kommer det frem at det likevel er behov for en ny gjennomgang av både rutiner og veileder.

Nav-leder godkjenner vedtakene og deltar på fagmøter, og er dermed med i diskusjoner rundt enkeltsaker.

Veilederne har ikke kunnskaper om kommunens avvikssystem, Compilo og de tror ikke de har tilgang til dette. Kontoret har ingen kultur for å melde faglige avvik i avvikssystemet, foruten at de melder fra til Nav-leder.

Nav rapporterer månedlig til kommuneledelsen både på kontorets økonomi og målsettinger. Disse rapporteringene benyttes som referatsak på alle politiske møter i kommunen, blant annet i formannskapet og kommunestyret.

Grunnet vakanser i kommuneledelsen har Nav-leder den senere tiden ikke vært inkludert i kommunens ledermøter. Det opplyses at dette vil endre seg.

4.    Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Tilgjengelighet

Vi vurderer at Nav Båtsfjord etter tilsynsbesøket har endret praksis slik at alle med mulig behov for tjenesten økonomisk rådgivning gis tilstrekkelig informasjon og da på selvstendig grunnlag blir i stand til å søke om tjenesten.

Opplysninger gitt i kommunens tilbakemelding tilsier at alle veilederne ved kontoret som er i kontakt med brukere, har hatt nødvendig opplæring, har tatt i bruk nye rutiner og endret praksis, slik at det systematisk identifiserer mulige behov for tjenesten økonomisk rådgivning. Brukerne mottar dermed nødvendig informasjon om at tjenesten finnes og kan søkes på.

Beslutning og oppstart

Ved Nav Båtsfjord har veiledere som arbeider etter sosialtjenesteloven god kontroll på forsvarlig beslutning og oppstart av tjenesten økonomisk rådgivning. Gjennom intervju både med brukere og veiledere, samt mappegjennomgang vurderer vi at kontoret sikrer at det fattes skriftlige vedtak på tjenesten. Kontoret sørger for at brukerne blir tilbudt samtaler etter behov og at tjenesten utformes i samarbeid mellom brukerne og Nav.

Oppfølging

Nav Båtsfjord følger opp alle brukere som får tjenesten økonomisk rådgivning forsvarlig, ved å kartlegge alle relevante områder i den enkeltes liv. Tjenestens innhold og omfang utarbeides i samarbeid med bruer i den enkelte sak. Oppføling av tjenesten journalføres, slik opplysninger kan kontrolleres, etterprøves og sikre kontinuitet i tjenesten.

Styring og ledelse

Nav kontoret har etter tilsynsbesøket sørget for at det foreligger nødvendige rutiner og beskrivelser av arbeidet med informasjon til brukerne. Opplæring om tjenesten er gitt, rutinene er kjent og tatt i bruk av alle veilederne.

Ledelsen følger ved hjelp av stikkprøvekontroll, med på om praksis er i tråd med gjeldene regelverk. Resultater fra kontrollene benyttes til opplæring, evaluering og forbedring av tjenesten.

5.    Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

I dette tilsynet ble lovbrudd rettet etter at utkast til rapport ble sendt ut. Gjennom forbedringsarbeidet har kommunen iverksatt styringstiltak og internkontroll som sørger for at det informeres om tjenesten slik at den er tilgjengelig. Det fattes vedtak om tjenesten som viser oppstartstidspunkt på bakgrunn av hvor mye saken haster. Innbyggerne som mottar tjenesten, får forsvarlig oppfølging.

Tilsynet er derfor avsluttet.

Med hilsen

Anne Grethe Olsen
Helse- og sosialdirektør

Elisabeth M. Lamøy
Seniorrådgiver/revisjonsleder

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 23.02.2024.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 19.03.2024.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Nav Båtsfjord og innledet med et kort informasjonsmøte 16.04.2024. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 18.04.2024. Intervju og informasjon fra oppsummerende møte ble gjennomført med kommunedirektøren 19.04.24.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Årsmelding fra Nav Båtsfjord 2022
• Oversikt over ansatte ved Nav båtsfjord 2024
• Lokal handlingsplan 20223 Berlevåg og Båtsfjord
• Informasjon om brukere med vedtak fattet etter 17
• Oversikt over fagsystemer som benyttes ved Nav Båtsfjord
• Utfylt skjema for egenrapportering og dokumentinnhenting
• Kopi av etterspurte vedtak
• Månedsrapport fra Nav Båtsfjord mars 2024
• Årsberetning 2023 Nav Båtsfjord

Det ble valgt 22 mapper etter følgende kriterier:

• Brukere som har fått kun økonomisk rådgivning etter sosialtjenestelovens 17
• Brukere som har fått kun økonomisk stønad etter sosialtjenestelovens 18 og 19
• Brukere som har fått tjenester både etter sosialtjenestelovens 17, 18 og 19
• Brukere som har fått bistand med husleierestanse og eller strømrestanse.
• Brukere som har fått hjelp i en akutt situasjon (nødhjelp)

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

5 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Elisabeth Munkebye Lamøy, statsforvalteren i Troms og Finnmark, revisjonsleder
• seniorrådgiver, Gunn-Annie Kileng, statsforvalteren i Troms og Finnmark, revisor
• rådgiver, Linn-Charlotte Nordahl, statsforvalteren i Troms og Finnmark, revisor

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2024-2025 Nav – økonomisk rådgivning til personer i en vanskelig livssituasjon

Søk etter tilsynsrapporter

Søk