Rapport etter tilsyn med Storfjord kommunes etterlevelse av kommunal beredskapsplikt og helseberedskap 2024

Statsforvalteren i Troms og Finnmark viser til gjennomført tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Storfjord kommune 13. juni 2024, samt oversendelse av foreløpig tilsynsrapport datert 3. september 2024.

Vedlagt følger Statsforvalterens endelige rapport fra tilsynet.

Statsforvalteren ber om oversendelse av en plan for hvordan kommunen vil følge opp påviste avvik, samt angivelse av frist for når avvikene vil være lukket. En plan for oppfølging sendes Statsforvalteren senest 2. desember 2024.

Når avvik er lukket i tråd med oppfølgingsplanen, ber vi kommunen orientere Statsforvalteren om dette.

Vi ønsker å minne om at Statsforvalteren i Troms og Finnmark er tilgjengelig som veiledere og sparringspartnere for kommunens videre arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

Eventuelle spørsmål kan rettes til Helle Hamnevoll i stab for samfunnssikkerhet og beredskap, e-post: eller telefon 77 64 20 85.

Vi takker for et åpent og konstruktivt samarbeid under tilsynet.

Med hilsen

Helle Hamnevoll
beredskapsrådgiver

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Bakgrunn for tilsynet

Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid med og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt fastsatt i:

• Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §§ 14 og 15.
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22. august 2011.

I tillegg til ekstra fokus på kommunal helseberedskap og de krav som følger i:

• Lov 23. juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift 23. juli 2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid
• Forskrift 25. april 2003 nr. 486 om miljørettet helsevern
• Lov 5. august 1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer
• Lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov 15. desember 2017 nr. 107 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester mv.
• Forskrift 28. oktober 2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven § 29 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10, samt helsetilsynsloven § 4 andre ledd.

Informasjon om tilsynet

Informasjon om tilsynet

Skriftlig varsel om tilsyn datert	22. april 2024
Dato for tilsyn	13. juni 2024
Tilsynets varighet	1 dag
Dato for forrige tilsyn med kommunen	27. oktober 2017
Type tilsyn	Systemrevisjon
Tema for tilsyn	Kommunal beredskapsplikt og helseberedskap

 

Deltakere fra kommunen

Ikke publisert her.

Fra Statsforvalteren i Troms og Finnmark deltok assisterende beredskapsdirektør Kjersti Kristiansen, seniorrådgiver Helle Hamnevoll, seksjonssjef Lena Nordås og assisterende fylkeslege Astrid Teigland.

Hovedinntrykk:

Storfjord kommune gjør mye godt arbeid på samfunnssikkerhets- og beredskapsområdet, og håndterer hendelsene som oppstår. Under koronapandemien var Storfjord en sentral kommune i den regionale håndteringen med sin grense mot Finland. Kommunen løste utfordringer med grensetesting og andre problemstillinger på en god måte.

Oppvekstsektoren har gjort mye godt arbeid på beredskapsområdet med risiko- og sårbarhetsanalyser og beredskapsplaner. Dette er et godt eksempel på hvordan man kan jobbe med området i sektorene.

Flere trakk fram under intervjuene at ressurssituasjonen i kommunen er en utfordring med tanke på å sikre kontinuitet i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Storfjord er i gang med revisjon av sentrale dokumenter; det anser vi som positivt.

Dokumentasjonen som ble oversendt i forbindelse med tilsynet, viser at kommunen har evaluert en uønsket hendelse i 2023. I det videre arbeidet oppfordrer vi Storfjord til å sikre at læringspunktene fra uønskede hendelser og øvelser blir fulgt opp, og at eventuelle endringer i risiko- og sårbarhetsanalysen og beredskapsplaner dokumenteres.

Hovedinntrykket når det gjelder helseberedskap er at planverket fremstår fragmentert og mangelfullt, da det ikke foreligger noen helhetlig helseberedskapsplan. Vi vil likevel påpeke at deler av planverket som er til stede og oppdatert (f.eks. psykososial kriseplan), fremstår av god kvalitet, og der intervjudagen avdekket at planverket hadde kommet til anvendelse ved behov.

Det er opp til kommuner selv å organisere planverket på helseberedskapsområdet. Beredskapsplan for helse- og omsorgstjenestene, miljørettet helsevern og smittevernplan kan fremgå av enkeltvise planer eller være samlet i én felles plan. De kan også være integrert i overordnet beredskapsplan, men planene må være dekkende for sine områder, være oversiktlige og lette å finne fram i for alle som trenger det.  

Det foreligger ikke eget planverk når det gjelder helsemessig og sosial beredskap for Storfjord, og vi finner ikke at det foreliggende planverket innen helseberedskap er dekkende og helhetlig nok til å anses integrert i overordnet beredskapsplan.

Kommunen skal legge ROS-analyser til grunn for beredskapsplanleggingen. Videre er det et krav om at helseberedskapsplaner skal sikre tilstrekkelig produksjon av tjenester ved mulige hendelser knyttet til avdekket risiko og sårbarhet. Med andre ord skal beredskapsplanen ta utgangspunkt i hendelser og sårbarheter som er avdekket og vurdert i ROS-analysene. Vi finner ikke at Storfjord har tilstrekkelige ROS-analyser innen helseberedskap. Disse må foreligge før oppstart av planverksarbeid når det gjelder helsemessig og sosial beredskap for Storfjord.

I arbeidet med helhetlig risiko og sårbarhetsanalyser kan det være et egnet virkemiddel å utarbeide ulike scenarier med tilhørende tiltakskort for helse- og omsorgstjenestens oppgaver.

Pandemiplanen er sist revidert i 2013, mens det er opplyst at revisjon av smittevernplan snart skal være ferdigstilt. Storfjord anbefales å revidere sin pandemiplan. Denne kan være eget planverk eller del av smittevernplanen.  Vi anbefaler å bruke erfaringer fra covid-19 ved utarbeidelse av revidert pandemiplan.  

Resultater fra tilsynet

Avvik:

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal helseberedskap i helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern, smittevernloven, helse- og omsorgstjenesteloven og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Avvik 1: Minstekravene til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse er ikke tilstrekkelig beskrevet.

Avvikshjemmel:

Sivilbeskyttelsesloven § 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2

Beskrivelse:

Forskrift om kommunal beredskapsplikt stiller noen minstekrav til den helhetlig risiko- og sårbarhetsanalysen. Analysen skal blant annet inneholde beskrivelser av hvordan ulike risiko- og sårbarhetsforhold påvirker hverandre (bokstav c), og hvordan de ulike scenarioene kan få konsekvenser for kritisk infrastruktur og kritiske samfunnsfunksjoner (bokstav f).

Utfyllende kommentarer:

Storfjord er i gang med revisjon av sin helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse, og vi anbefaler kommunen å ta i bruk DSB sin veileder i dette arbeidet.

Avvik 2: Overordnet beredskapsplan er ikke revidert

Avvikshjemmel:

Sivilbeskyttelsesloven § 15 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6

Beskrivelse:

Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Av planen skal det fremgå hvem som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er oppdatert.

Utfyllende kommentarer:

Overordnet beredskapsplan i Storfjord er sist revidert i 2019.

Avvik 3: Arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap foregår ikke helhetlig og systematisk

Avvikshjemmel:

Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3

Beskrivelse:

Kommunen arbeider ikke i tilstrekkelig grad med samfunnssikkerhet på en helhetlig og systematisk måte.

Utfyllende kommentarer:

Planen for oppfølging av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen er ikke fulgt opp eller oppdatert. Flere risiko- og sårbarhetsanalyser på sektornivå er ikke oppdatert. Vi anbefaler å følge opp dette i forbindelse med revisjon av kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse.

Avvik 4: Kommunen har ikke et system for opplæring

Avvikshjemmel:

Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7 (2)

Beskrivelse:

Kommunen skal ha et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

Utfyllende kommentarer:

Alle de som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering må ha tilstrekkelig kvalifikasjoner for å ivareta rollen og ansvaret på en god måte. Dette innebærer også kriseledelsens stedfortredere. Tilstrekkelige kvalifikasjonene er viktige for å kunne utføre oppgaver på en god og riktig måte i en krisesituasjon.

Statsforvalteren presiserer at avviket handler om behovet for et system for opplæring. Hvilke roller trenger opplæring, hva skal den inneholde og hvordan sikrer man at dette blir gjennomført? Avviket er ikke en vurdering av om ansatte får/ikke får oppæring. Kommunens system for opplæring inngår i det helhetlige og systematiske arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid i kommunen. DSB har skrevet litt om system for opplæring i sin veileder til kommunal beredskapsplikt.

Avvik 5: Kommunen har ikke beredskapsplan for helse- og omsorgstjenester

Avvikshjemmel:

Helseberedskapsloven § 2-2 

Beskrivelse:  

Kommunen har ikke en beredskapsplan for helse- og omsorgstjenester. 

Utfyllende kommentarer:  

Helseberedskapsloven §2-2 viser til at kommuner plikter å utarbeide en beredskapsplan for de helse- og omsorgstjenester (eller sosialtjenester) de skal sørge for et tilbud av eller er ansvarlige for.  

Beredskapsplaner skal sikre en tilstrekkelig produksjon av tjenester ved mulige hendelser knyttet til avdekket risiko og sårbarhet, ifølge forskrift om krav til beredskapsplanlegging, §3. 

Avvik 6: Kommunen har ikke gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser, som skal være grunnlag for beredskapsplan for helse og omsorgstjenester

Avvikshjemmel: 

Forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 2 og 3, jf. helseberedskapsloven § 2-2. 

Beskrivelse:  

Storfjord kommune har ikke oppdaterte ROS-analyser som dekker helseberedskap. Dette er et avvik fra forskrift om krav til beredskapsplanlegging § 3.  

Utfyllende kommentarer:  

Helseberedskapsplanen skal bygge på risiko- og sårbarhetsanalyser, og inngå i et samordnet helseberedskapsplanverk som blant annet innbefatter beredskapsplan for helse- og omsorgstjenestene, miljørettet helsevern og smittevern. I helseberedskapsplanverket skal man kunne gjenfinne prosedyrer og tiltak basert på ROS-analysene for helse og omsorgssektoren. Dette for at avdekket risiko og sårbarhet skal kunne reduseres gjennom forebyggende og skadeavvergende tiltak, jf. Forskrift om krav til beredskapsplanlegging. Beredskapsplanene må omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse ved interne og eksterne hendelser, jf. samme forskrift.  

Avvik 7: Kommunens planverk innen smittevern er ufullstendig

Avvikshjemmel:  

Smittevernloven § 7-2 og Forskrift om smittevern i helse- og omsorgstjenesten §2-1

Beskrivelse:  

Kommunens pandemiplan fra 2013 vurderes å være utdatert. Det antas å påvirke hvor relevant planverket vil være når en uønsket hendelse oppstår. 

Infeksjonskontrollprogrammet er heller ikke implementert i kommunen.

Utfyllende kommentarer:  

Noen kommuner har både smittevernplan og egen pandemiplan. En pandemiplan er knyttet til Smittevernloven og lov om helsemessig beredskap med forskrifter. Motivasjonen for en pandemiplan kan være behovet for omfattende tiltak fra kommunen sammen med spesialisthelsetjenesten, Statsforvalteren og nasjonale myndigheter dersom det bryter ut en pandemi. En pandemiplan bør forankres i smittevernplanen og overordnet beredskapsplan. 

Kommunene skal i tillegg ha et infeksjonskontrollprogram, jf. Forskrift om smittevern i helse- og omsorgstjenesten §2-1. Et infeksjonskontrollprogram er en samlet, skriftlig plan som omfatter alle nødvendige tiltak for å forebygge at infeksjoner oppstår i helseinstitusjoner og for håndtering og oppfølging av utbrudd av infeksjoner. Bruk av elektronisk verktøy for styring og organisering av infeksjonskontrollprogrammet vil være formålstjenlig. 

Storfjord har ikke et infeksjonskontrollprogram som er kjent for de ansatte, og må derfor implementeres på en formålstjenlig måte. 

Dokumenter

Oversikt over dokumenter som ble benyttet i tilsynet:

ROS-analyser - overordnet

A. Helhetlig ROS 2019
B. Saksframlegg og vedtak politisk behandling helhetlig ROS (inkl. beredskapsplan)
C. Oppfølgingsplan – se dokument A, kap. 4

ROS-analyser – sektornivå

D. Sentraladministrasjonen
D1 ROS-analyse rådhuset 2023

E. Teknisk drift og beredskap
E1 ROS-analyse vannverk 2017
E2 ROS-analyse Storfjord brann og redning 2015

F. Oppvekst og kultur F1 ROS-analyse skredfare skolevei 2023
F2 ROS-analyse av hendelser skole 2016
F3 ROS-analyse tilsiktede hendelser oppvekst
F4 ROS-analyse skoler 2010
F5 ROS-analyse fritidsklubber 2017
F6 ROS-analyse voksenopplæring 2015

G. Helse og omsorg
G1 ROS-analyse legetjenesten 2014
G2 ROS-analyse barnevern 2012
G3 ROS-analyse psykisk helse-rus 2012
G4 ROS-analyse avlastningsbolig bemanningsutfordring 2023
G5 ROS-analyse avlastningsbolig brannvern 2023
G6 ROS-analyse avlastningsbolig legemiddelhåndtering 2021
G7 ROS hjemmetjenesten 2022
G8 ROS-analyse sykehjem skjermet avdeling 2023
G9 ROS-analyse Oldersletta botilbud 2024

Beredskapsplaner – overordnet

H. Overordnet beredskapsplan 2019

I. Kontinuitetsplan
I1 Stort fravær
I2 Bortfall av EKOM
I3 Bortfall av vannforsyning
I4 Brann i bygning med mange mennesker
I5 Ekstremvær og bortfall av energiforsyning
I6 Rask informasjon til befolkningen
I7 Krisesituasjon med mange døde
I8 Svikt i vannforsyning

J. Dokumentasjon på øvelser
Utskrift av logg fra demonstrasjonsøvelse

K. Dokumentasjon på evaluering av uønskede hendelser
Utskrift av logg etter håndtering av uønsket hendelse

L. Øvrige krise- og beredskapsplaner:
L1 Plan for helsemessig og sosial beredskap utkast 2014
L2 Atomberedskapsplan 2014
L3 Smittevernplan 2020
L4 Pandemiplan 2009
L5 Beredskapsplan kommunale vannverk 2023
L6 Beredskapsplan barnehager 2015
L7 Beredskapsplan skoler og SFO 2015
L8 Beredskapsplan vold og seksuelle overgrep oppvekst
L9 Beredskapsplan fritidsklubbene 2020
L10 Beredskapsplan rådhuset arbeidsdokument 2023
L11 Psykososial kriseplan 2022

Andre dokumenter

M. Plan for oppfølging av kommunens samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid – se dokument A, kap. 4

N. System for opplæring – se dokument H kap. 1.2.8 og 1.2.9

O. Kommuneplanens samfunnsdel

Lenke til gjeldende plan: https://img9.custompublish.com/getfile.php/4744412.1229.lj7tqjsqpqslua/156770_READONLY%2B%281%29.PDF?return=www.storfjord.kommune.no

P. Planstrategi

Kommentar: Under revisjon. Lenke til høringsdokument: Kommunal planstrategi, og oppstart av arbeid med samfunnsplanen - Storfjord kommune