Tilsyn med foreldres medvirkning ved inntak og kartlegging ved Victoria familiesenter 2019

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn som systemrevisjon ved Viktoria familiesenter i perioden 18.03.2019 – 29.05.2019. Tema for tilsynet var Foreldres medvirkning ved inntak og kartlegging. Med særlig oppmerksomhet rettet mot foreldres rett på informasjon og innsyn i egen sak.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Vedlagt er den endelige rapporten fra tilsynet.

Med hilsen

Margrethe Taule (e.f.)
Seksjonsleder

Kine Beate Inderberg Vekseth
juridisk seniorrådgiver

Oppvekst- og velferdsavdelingen Oppvekst- og velferdsavdelingen

Dokumentet er elektronisk godkjent

Kopi til:

Barne-, ungdoms- og familieetaten, Postboks 2233 3103 TØNSBERG

1. Tilsynets tema og omfang

Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon. Formålet med en systemrevisjon er å undersøke om senterets styringsaktiviteter er tilstrekkelige for å sikre at krav fastsatt i lov og forskrift overholdes. Ved en systemrevisjon tas stilling til her og nå- situasjonen. Samtidig tas stilling til om senteret sikrer forsvarlige tjenester også frem i tid. Ved gjennomføring av systemrevisjon undersøkes senterets styring i tillegg til et valgt tema. Tema for dette tilsynet var Foreldres medvirkning ved inntak og kartlegging. Med særlig oppmerksomhet rettet mot foreldres rett på informasjon og innsyn i egen sak.

Medvirkning er et overordnet begrep som brukes som en samlebetegnelse på ulike regler om foreldres rett til å ha personlig innflytelse ved gjennomføringen av tiltak.

Et opphold ved senter for foreldre og barn er enten et frivillig hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 første og andre ledd, eller et pålagt hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 tredje ledd. Et opphold på senter for foreldre og barn er et inngripende tiltak. De fleste familier er på senteret frivillig, men mange av foreldrene er i en situasjon hvor de trolig ikke har en opplevelse av at de står helt fritt til å velge. Dette medfører at det må stilles store krav til senteret hva gjelder å legge til rette for at foreldre får medvirke i egen sak.

Fylkesmannen har undersøkt om:

• senteret gir foreldrene tilstrekkelig informasjon ved inntak på Herunder om foreldre blir informert om og forklart hva som skal skje under oppholdet ved senteret, hensikten med oppholdet og mulige konklusjoner av oppholdet.
• senteret planlegger oppholdet sammen med foreldrene
• senteret sikrer at foreldre fortløpende mottar informasjon underveis i kartleggingen, blant annet om de vurderinger og konklusjoner senteret gjør seg
• senteret gir foreldrene mulighet til å uttale seg ved inntak og kartlegging
• senteret, ved inntak og kartlegging, tar tilstrekkelig hensyn til foreldrenes mening
• senteret gir informasjon til, og innhenter informasjon fra, andre instanser i samarbeid med foreldrene.
• senteret behandler de krav om innsyn foreldre fremsetter.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentre for foreldre og barn, etter barnevernloven § 2-3 b. Tilsynsansvaret er nærmere regulert i bvl. § 5-7 og forskrift om sentre for foreldre og barn kapittel 5.

Ved tilsynet foretar Fylkesmannen en lovlighetskontroll. I dette ligger en rett og plikt til å undersøke og bedømme om senteret driver i tråd med regelverket, samt en rett og plikt til å reagere ved lov- eller forskriftsbrudd (forskriftens § 25). Fylkesmannen skal påse at senteret har etablert tilfredsstillende internkontrollsystemer, og fører kontroll med sin egen virksomhet (forskriftens § 25).

Her gis en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barnevernloven:

• § 1-4 (krav til forsvarlighet)
  Forsvarlighetskravet
  Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Forsvarlighetskravet har en dobbeltfunksjon. På den ene siden handler kravet om vurderinger og normer om hva som kan betegnes som god barnevernfaglig praksis. Samtidig er disse normene et utgangspunkt for å vurdere grensen mot det uforsvarlige.
  Forsvarlighetskravet gir dermed rom for skjønn, men innebærer samtidig at alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige både når det gjelder innhold, omfang og når tjenestene ytes.
• § 5-9 a (rettigheter under opphold i senter for foreldre og barn)
• § 6-4 (innhenting av opplysninger)
• § 4-4 første, andre og tredje ledd (hjelpetiltak)

Forvaltningsloven:

• § 11 (veiledningsplikten)
• § 11 d (nedtegning av opplysninger)
• § 17 (3) og 18 (innsyn i egen sak)

Forskrift om foreldre og barn:

• § 17 (vern om personlig integritet)
• § 18 (medbestemmelse)
• § 14-16 (internkontroll) (§§ 10, 11 0g 13 supplerer kravene til interkontroll)

Senteret skal ha internkontroll, dvs systematiske tiltak som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i, eller i medhold av, barnevernloven.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Viktoria familiesenter er ett av to sentre for foreldre og barn i Trøndelag fylke. Viktoria familiesenter er et statlig tiltak med beliggenhet i Trondheim kommune. Senteret har 6 døgnplasser fordelt på to hus. Senterets målgruppe er ufødte og sped- og småbarn opp til skolealder med foreldre som befinner seg i en vanskelig livssituasjon. Barn i alderen 0 – 3 år prioriteres.

Viktoria utfører kartlegging av barnet og barnets omsorgssituasjon i kombinasjon med ulike former for tiltaks- og endringsarbeid rettet mot barnet, foreldrene og familien som helhet. Familiearbeidet er organisert i tre faser: kartleggingsfasen, endringsfasen og videreføringsfase. Styrking av foreldrekompetansen står sentralt i alt arbeidet senteret gjør. Målsettingen er å gi foreldrene hjelp slik at de gjennom å ta vare på seg selv og barnet, sikrer barnet god utvikling.

Viktoria familiesenter er organisert med en Enhetsleder som har et overordnet ansvar for personal, drift, økonomi og faglig forsvarlighet i tiltaket. Avdelingsleder er stedfortreder for enhetsleder, har ansvar for inntak av nye familier, og utarbeider turnus for ansatte. I tillegg bistår avdelingsleder i familiearbeidet dersom det er behov for å kvalitetssikre rapporter. Alle familier får et eget team som koordinerer og har ansvaret for tilbudet som gis, og som samtidig skal sikre brukermedvirkning i alle prosesser. Teamet består av 1 psykolog og to sped- og småbarnsterapeuter.

Viktoria har en senterplan. Planens kapittel 6 gir en beskrivelse av senterets internkontroll.

Viktoria har også en rutine for internkontroll hvor det fremgår at ledelsen har et særlig ansvar for senterets internkontroll, og at alle ansatte har ansvar for å melde fra til ledelsen dersom det er behov for at rutiner og prosedyrer etableres eller endres.

Senterplanens kapittel 7 gir en beskrivelse av hvordan senteret arbeider for å oppfylle kravet til foreldres medbestemmelse etter Forskrift for senter for foreldre og barn § 18.

Senteret har i senterplanen, skriftlige prosedyrer/rutiner og intervju, beskrevet for Fylkesmannen hvordan de arbeider med familiene ved inntak og kartlegging. I tillegg er det for Fylkesmannen lagt frem oversikt over faste møter senteret har med foreldrene, samt sjekkliste/saklister/maler for møter som gjennomføres ved inntak og kartlegging.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Senteret har skriftlige prosedyrer for inntak- og kartleggingsfasen. Disse prosedyrene er laget blant annet for å sikre at foreldre får nødvendig informasjon om Viktoria, om formålet med oppholdet og om mulige utfall av oppholdet. I den første fasen av oppholdet har ledelse og ansatte fokus på å etablere en relasjon til foreldrene som er preget av trygghet og respekt.

Senteret er fleksible før inntak og ved inntak. Senteret kan reise på besøk til foreldre/barneverntjeneste før opphold, eller ha telefonisk kontakt med foreldre dersom det er hensiktsmessig og ønskelig. Det gjennomføres avklaringsmøte før et opphold på Viktoria, hvor Viktoria, barneverntjenesten, foreldre og evt andre kan delta. Senteret avholder så inntaksmøte med foreldrene samme dag, eller dagen etter innflytting. I disse møtene gis foreldrene informasjon om senteret og rammene for oppholdet, herunder blant annet om deres rettigheter og mulige utfall av oppholdet. Vedtak og tiltaksplan gjennomgås i inntaksmøte, og foreldrene beskriver sine forventninger til oppholdet.

Ved oppstart av tiltak på senteret utarbeides det en møteplan med oversikt over sentrale møter i tiltaksperioden, og frister for utarbeidelse av rapporter.

I løpet av de første dagene utarbeides en handlingsplan i samarbeid med foreldrene, hvor mål for perioden fremgår. Handlingsplanen evalueres i familiemøte hver 14 dag.

Det utarbeides også en ukeplan hvor familiens avtaler og planer for kommende uke fremkommer. Det er dialog/samtaler mellom teamene og foreldrene i forkant og etterkant av utarbeidelse av ukeplaner, dette for å kunne legge til rette for individuelle behov.

Senteret bruker flere metoder for å kartlegge og veilede. De ulike metodene forklares grundig for foreldrene, og de gis mulighet til å påvirke gjennomføringen av kartleggingen og veiledningen.

Det gjennomføres familiemøter hver 14. dag. I familiemøtet blir foreldrene underrettet om observasjoner og foreløpige vurderinger senteret har gjort. I dette møtet evalueres handlingsplanen, og foreldrene kan her komme med ønsker om endringer eller justeringer av innholdet i handlingsplanen.

Det gjennomføres regelmessige møter hvor barneverntjenesten, senteret og foreldre deltar.

Viktoria legger stor vekt på åpenhet, dialog og refleksjon i arbeidet med foreldrene. Senteret tilstreber at det ikke skal komme noen overraskelser for foreldrene hva gjelder senterets vurderinger og beskrivelser av observasjoner. Dette fremgår av intervju med ledere, ansatte og foreldre, samt av senterplanen.

Foreldrene informeres når senteret tar kontakt med barneverntjenesten eller andre samarbeidsinstanser.

Foreldrene gis innsyn i de dokumenter som utarbeides av senteret.

Vurdering av styringssystemet:
Senteret har etablerte strukturer som ivaretar foreldrenes rett til å medvirke i egen sak. Prosedyrene knyttet til foreldres medvirkning ved inntak og kartlegging er kjent for, og følges av, de ansatte.

Prosedyrene gjennomgås og oppdateres årlig eller etter behov. Ledelsen er tilgjengelig for de ansatte i det daglige. Ledelsen fører kontroll med at senterets rutiner og prosedyrer følges.

Ansvarsfordeling og oppgaver i oppfølgingen av hver enkelt familie er kjent for de ansatte, og ser ut til å etterleves i praksis.

Senteret har en fast møtestruktur som følges. Senteret dokumenterer det arbeidet som gjøres, herunder observasjoner og vurderinger i takt med utviklingen og fremdriften i familiens opphold. Til tross for denne faste møtestrukturen og det metodiske arbeidet, gis rom for fleksibilitet slik at oppholdet kan skreddersys rundt hver enkelt familie, for å kunne nå de mål som er satt. Senteret gjør individuelle tilpasninger slik at foreldres rett til medvirkning ivaretas.

Senteret har en rutine for opplæring av nyansatte og ekstravakter. Rutinen sørger for at den nyansatte for nødvendig informasjon, og gjøres kjent med lover og regler som regulerer arbeidet. Alle nyansatte går to opplæringsvakter før de går en ordinær vakt.

5. Fylkesmannens konklusjon

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 18.03.2019.

Åpningsmøtet ble gjennomført Viktoria familiesenter den 28.05.2019. Sluttmøte med gjennomgang av funn ble avholdt den 29.05.2019.

De fleste dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Senterplan m/vedlegg som oversikt over metoder, verktøy og arbeidsmåter
• Virksomhetsplan for Viktoria Familiesenter
• Informasjonshefte om Viktoria Familiesenter
• Rapport fra etterfølgende kontroll 2018 (Bufetat)
• Redegjørelse for institusjonens internkontroll
• Personvernerklæring
• Sjekkliste ved inntak
• Opplæringsplan 2018/2019
• Kompetanseplan for Viktoria Familiesenter
• Bemanningsplan
• Prosedyrer for teammøter og familiemøter
• Mal for innflyttingssamtale, familiemøte, samtale med ledelsen og utflyttingssamtale.

I tillegg ble kopi av relevante saksdokumenter for de siste 8 familier som hadde hatt opphold ved senteret oversendt Fylkesmannen og gjennomgått på forhånd.

En forelder som oppholdt seg på Viktoria familiesenter ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten, Fylkesmannen i Trøndelag:

• Juridisk seniorrådgiver, Kine Beate Inderberg Vekseth, Revisjonsleder
• Juridisk seniorrådgiver, Oda Reinfjord, Revisor
• Seniorrådgiver, Doris Fagerli Sundvik, Revisor