Tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap Nærøysund Kommune 2020

Tidspunkt for tilsynet:8. september 2020

Tilsynssted:Digitalt

Kontaktperson i kommunen:Ivar Kvalø

Fylkesmannens tilsynsgruppe:
Dag Otto Skar, samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynsleder
Kaja Kristensen, Samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynskoordinator,
Marit Dypdal Kverkild, Fagdirektør helse- og samfunn,
Siri Ramberg Stav, seniorrådgiver helse- og omsorg,
Audhild Buan, juridisk seniorrådgiver helse- og omsorg

Tilsynsrapporten er godkjent av:
Fylkesberedskapssjef Dag Otto Skar
Fagdirektør Marit Dypdal Kverkild, helse- og samfunn

Foreløpig rapport sendt10.10.2020

Endelig rapport sendt12.11.2020

Kommunens frist for oppfølgingsplan08.01.2021

1. Sammendrag

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) §2.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene til kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Fylkesmannen hovedinntrykk av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap, samt resultater fra tilsynet er beskrevet under kapitel 4 i rapporten.

Fylkesmannen avdekket 2 avvik under tilsynet i Nærøysund kommune:

Avvik 1

Kommunens helhetlig ROS-analyse er ikke forankret i kommunestyret iht krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2, 2. ledd.

Avvik 2

Kommunen har ikke overordnet plan for helsemessig og sosial beredskap, jf. lov om helsemessig og sosial beredskap § 2-2.

2. Bakgrunn/Formål

Helseberedskap og kommunal beredskapsplikt er basert på de samme prinsippene og har et felles mål om beskyttelse av befolkningen.

Kommunene har ansvar for å utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og opprettholde nødvendige tjenester også når lokalsamfunnet rammes av uønskede hendelser som utfordrer kommunen, enten de forekommer i fredstid, ved sikkerhetspolitiske kriser eller i væpnet konflikt.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i Sivilbeskyttelsesloven §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og Helsetilsynsloven §2. I tillegg finnes tilsynshjemler i ulike særlover på helseberedskapsområdet.

Tilsynet skal følge bestemmelsene i kapittel 10 A i Kommuneloven.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven §§14 og 15, forskrift om kommunal beredskapsplikt, helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, helse- og omsorgstjenesteloven, smittevernloven, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Fylkesmannen ville undersøke om kommunen i tråd med kravene i lov og forskrift hadde:

• En beredskapsplanlegging som bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser av uønskede hendelser som kan inntreffe i egen kommune
• En forberedt kriseorganisasjon for håndtering av uønskede hendelser, herunder;
  • en forberedt kriseledelse
  • en kriseorganisasjon som kjenner egne beredskapsplaner
  • om kommunen har sikker informasjonsstyring og plan for krisekommunikasjon
  • om alle som har en rolle i beredskapen har fått opplæring
  • om beredskapen er øvet, evaluert og oppdatert

3. Rammer for tilsynet

Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrettet tilsyn. Skriftlig revisjonsvarsel ble sendt 30.06.2020, og relevant dokumentasjon ble gjennomgått før tilsynet.

På grunn av pågående pandemiutbrudd ble tilsynet gjennomført digitalt 08.09.2020. Deltakerne var lokalisert på ulike kontorsteder, og kommuniserte via videokonferanse. Tilsynet ble gjennomført iht. plan med åpningsmøte, intervju med relevante personer i kommunen samt sluttmøtet. Foreløpig oppsummering og avvik ble presentert i sluttmøtet.

Denne rapporten omhandler avvik og andre inntrykk som er avdekket under revisjonen.

Avvik er manglende etterleving av krav i lov og forskrifter som kommunen har plikt til å etterleve innenfor kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Vi gjør oppmerksom på at Fylkesmannen kun undersøker om kommunens arbeid med

kommunal beredskap og kommunal helseberedskap er i tråd med lov og forskrift. Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens arbeid med dette

4. Hovedinntrykk

4.1 Kommunal beredskapsplikt

Nærøysund kommune ble etablert 1.1.2020 gjennom sammenslåingen av de to kommunene Nærøy og Vikna. Planverket i kommunen bærer preg av at det er en ny kommune hvor det jobbes med overordnede planer. Dette gjelder også for kommunens beredskapsplanverk. I kommunen er det ansatt en spesialrådgiver som har beredskap som ett av flere ansvarsområder.

Det synes å være både bevissthet og engasjement for temaet samfunnssikkerhet og beredskap i Nærøysund kommune, og det gjøres mye godt og systematisk arbeid for å etablere planer og rutiner for samfunnssikkerhet og beredskap i kommunen. Kommunen har utarbeidet et styringsdokument for beredskap som sier hvordan de skal jobbe med temaet framover. Dokumentet skal etter planen opp til politisk behandling ila høsten 2020. Styringsdokumentet inkluderer et årshjul for arbeidet og aktivitetene som skal gjøres i kommunen.

Nærøysund kommune har utarbeidet en helhetlig ROS-analyse datert 09.03.2020. Analysen er basert på helhetlig ROS-analyse fra Nærøy kommune, samt prosessgrunnlag utarbeidet i Vikna kommune i 2018. Analysen er ikke forankret i kommunestyret.

Nærøysund kommune har en overordnet beredskapsplan. Planen må imidlertid revideres når vedtatt ROS-analyse foreligger. Kommunen har delt opp beredskapsplanen i en overordnet og en operativ del, og kommunens kriseorganisasjon består av en kriseledelse og en krisestab. Roller og ansvar er godt beskrevet i overordnet beredskapsplan.

Kommunen benytter krisestøtteverktøyet CIM og har nedskrevne rutiner for opplæring og øvelser. Kommunen har videre et beredskapsråd som skal møtes minimum to ganger i året.

4.2 Helseberedskap

Helseberedskapen er en del av den totale beredskapen i Nærøysund. Det har vært behov for å utarbeide en del nye planer fordi de gjeldende planene var planer for henholdsvis Nærøy kommune og Vikna kommune. Kommunen har i 2020 utarbeidet Plan for miljørettet helsevern i skoler og barnehager, Smittevernplan, Plan for psykososialt kriseteam, og en egen kontinuitetsplan for Korona pandemien.

I Nærøysund kommune er det etablert en egen strategisk avdeling hos kommunaldirektøren som bistår enhetene med å lage sektorplaner innen helseberedskap. Beredskapskoordinator er plassert i strategisk avdeling, og er sentral for å utarbeide disse planene. Beredskapskoordinator er pådriver for å utarbeide nødvendige planer. Opprettelsen av strategisk avdeling og mer ressurser til beredskapsarbeidet oppleves unisont som nyttig, og har ført til mer engasjement i enheten. Helseenheten skal bidra i helhetlig ROS-analyse.

Kommunen har 50% stilling kommuneoverlege. Det er etablert ordning med stedfortredende kommuneoverlege. Kommuneoverlegen har hatt et selvstendig ansvar for å utarbeide smittevernplan, og har brukt mye av sin arbeidstid på smittevern. Det er utfordrende for kommuneoverlegen å få tid til å delta i alt planarbeidet som pågår.

Sektorene innen helse har både etablert egne sektorplaner og har egne øvelser. Det er egen brannberedskap. Det er brannøvelser, fellesøvelser for omsorgsboliger og sykehjem. Brannøvelsene foregår to ganger årlig. Egen rutine sikrer at ferievikarer er kjent med brannberedskapen. Begge sykehjem har aggregat for strømstans.

Nærøysund kommune er en kommune med mangfoldig natur, med lang kystlinje, landbruk, skog og fjell. Redusert fremkommelighet er ikke uvanlig, og det er etablert avtale med eget firma om båttransport. Det er etablert skriftlig prosedyre for hjemmetjenesten.

Psykososialt team oppleves som velfungerende med fagpersoner som har erfaringer. Det er etablert adekvate rutiner, teamet har ansvar for å etablere EPS i aktuelle kriser.

Både ledere og ansatte i helseenheten har deltatt i ulike øvelser, og det oppleves som nyttig og lærerikt. I tillegg har to brannhendelser på sykehjem vært evaluert av de involverte. Det er ønskelig med mer øvelser, både store og små, som gjerne kan beskrives i årshjulet og styringsdokumentet.

Kommunen har utarbeidet kontinuitetsplan for pandemien. Dette er en plan som beskriver fravær i alle tjenester, og det planlegges for et worst case-scenario. Kommunen har ikke utarbeidet en plan for helsemessig og sosial beredskap, men kommunen har planlagt å utarbeide en slik plan.

5. Resultater fra tilsynet

Følgende avvik ble avdekket under tilsynet:

Avvik 1

Kommunens helhetlig ROS-analyse er ikke forankret i kommunestyret iht. krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2, 2. ledd.

Utfyllende kommentar:
Nærøysund kommune har utarbeidet en helhetlig ROS-analyse som hovedsakelig baserer seg på ROS-analysen fra Nærøy kommune, samt prosesser gjennomført i Nærøy og Vikna kommune. Fylkesmannen vurderer at analysen som den foreligger i dag er et greit utgangspunkt, men anbefaler at kommunen i større grad ser til lov og forskrift før analysen behandles politisk. Dette for å sikre at analysen innfrir de formelle kravene som stilles. Fylkesmannen viser særlig til følgende krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt:

• § 2, 4. ledd sier at kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse.
• § 2, 2. ledd e) sier at analysen som et minimum skal omfatte kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet.
• § 2, 2. ledd c) sier at helhetlig ROS-analyse som minimum skal omfatte hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre.
• § 2, 2. ledd f) sier at helhetlig ROS-analyse som minimum skal omfatte behovet for befolkningsvarsling.

Avvik 2

Kommunen har ikke overordnet plan for helsemessig og sosial beredskap, jf. lov om helsemessig og sosial beredskap § 2-2.

Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav:
Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for de helse- og omsorgstjenester eller sosialtjenester de skal sørge for et tilbud av eller er ansvarlige for. Kommunens helse- og omsorgstjeneste skal kunne gi befolkningen nødvendige tjenester ved hendelser som truer virksomhetens drift eller setter krav til økt kapasitet i tjenesteytelsen. Avhengig av krisens art og omfang, kan det bli behov for å legge om drift eller utvide drift ved kommunens legevakt, sykehjem, hjemmebaserte tjenester og barne- og avlastningsboliger.

6. Grunnlagsdokumenter

7. Deltakere

Ikke publisert her

Steinkjer, 12.11.2020

Dag Otto Skar
Fylkesberedskapssjef
Kommunal- og

Marit Dypdal Kverkild
Fagdirektør helse- og samfunn
Helse- og omsorgsavdelingen