Tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap Åfjord kommune 2021

Tidspunkt for tilsynet: 11.05.2021

Tilsynssted: Digitalt

Kontaktperson i kommunen: Hilde Haugdahl Humstad

Statsforvalterens tilsynsgruppe:
Dag Otto Skar, samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynsleder
Kaja Kristensen, Samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynskoordinator,
Marit Dypdal Kverkild, Fagdirektør helse- og samfunn,
Siri Ramberg Stav, seniorrådgiver helse- og omsorg,
Audhild Buan, juridisk seniorrådgiver helse- og omsorg

Tilsynsrapporten er godkjent av:
Fylkesberedskapssjef Dag Otto Skar
Fagdirektør helse- og samfunn Marit Dypdal Kverkild

Foreløpig rapport sendt 03.06.2021

Endelig rapport sendt 30.06.2021

Kommunens frist for oppfølgingsplan 10.09.2021

1. Sammendrag

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) §2.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene til kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Statsforvalterens hovedinntrykk av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap, samt resultater fra tilsynet, er beskrevet under kapitel 4 i rapporten.

Statsforvalteren avdekket 3 avvik under tilsynet i Åfjord kommune.

2. Bakgrunn/Formål

Helseberedskap og kommunal beredskapsplikt er basert på de samme prinsippene og har et felles mål om beskyttelse av befolkningen.

Kommunene har ansvar for å utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og opprettholde nødvendige tjenester også når lokalsamfunnet rammes av uønskede hendelser som utfordrer kommunen, enten de forekommer i fredstid, ved sikkerhetspolitiske kriser eller i væpnet konflikt.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i Sivilbeskyttelsesloven §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og Helsetilsynsloven §2. I tillegg finnes tilsynshjemler i ulike særlover på helseberedskapsområdet.

Tilsynet skal følge bestemmelsene i kapittel 10 A i Kommuneloven.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven §§14 og 15, forskrift om kommunal beredskapsplikt, helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, helse- og omsorgstjenesteloven, smittevernloven, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Statsforvalteren ville undersøke om kommunen, i tråd med kravene i lov og forskrift, hadde:

• En beredskapsplanlegging som bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser av uønskede hendelser som kan inntreffe i egen kommune
• En forberedt kriseorganisasjon for håndtering av uønskede hendelser, herunder;
  • en forberedt kriseledelse
  • en kriseorganisasjon som kjenner egne beredskapsplaner
  • om kommunen har sikker informasjonsstyring og plan for krisekommunikasjon
  • om alle som har en rolle i beredskapen har fått opplæring
  • om beredskapen er øvet, evaluert og oppdatert

3. Rammer for tilsynet

Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrettet tilsyn. Skriftlig revisjonsvarsel ble sendt 05.02.2021.

På grunn av pågående pandemiutbrudd ble tilsynet gjennomført digitalt 11.05.2021. Deltakerne var lokalisert på ulike kontorsteder, og kommuniserte via videokonferanse. Tilsynet ble gjennomført iht. plan, med åpningsmøte, intervju med relevante personer i kommunen samt sluttmøte. Foreløpig oppsummering og avvik ble presentert i sluttmøtet.

Denne rapporten omhandler avvik og andre inntrykk som er avdekket under revisjonen.

Avvik er manglende etterleving av krav i lov og forskrifter som kommunen har plikt til å etterleve innenfor kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Vi gjør oppmerksom på at Statsforvalteren kun undersøker om kommunens arbeid med kommunal beredskap og kommunal helseberedskap er i tråd med lov og forskrift. Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens arbeid med dette.

4. Hovedinntrykk

4.1 Kommunal beredskapsplikt

Åfjord kommune ble sammenslått med Roan kommune 1.1.2020. Nye Åfjord kommune framstår engasjert og dyktig i sitt arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen har veier som er rasutsatt og har ved flere anledninger brukt beredskaps-planverket til å håndtere hendelser med ras på en god måte. Kommunen har også håndtert arbeidet med pandemien på en strukturert og god måte. Kommunen gjennomfører øvelser og opplæring av personer som har en rolle i kriseledelsen. Videre har kommunen nylig opprettet et beredskapsråd.

Åfjord kommune ferdigstilte helhetlig ROS-analyse i 2019, før kommunesammenslåing. Analysen er et godt grunnlag for videre arbeid.

Kommunen har overordnet beredskapsplaner for (gamle) Åfjord kommune, (gamle) Roan kommune, samt en hurtigprosedyre for kriser som gjelder fra 1.1.2020. Disse planene legger et godt grunnlag for en sammenstilt beredskapsplan for den nye kommunen. Pga. pandemihåndtering har arbeidet med nytt, felles beredskapsplanverk blitt utsatt. Oppstart for arbeidet er satt til 2021ifølge vedtatt planstrategi. Statsforvalteren bemerker at oppdatering av planverket er viktig for å sikre forståelse av risiko og sårbarhet i den nye kommunen, samt få et operativt beredskapsplanverk som innfrir minimumskrav i lov og forskrift.

Ifølge planstrategi skal også overordnet planverk oppdateres. Statsforvalteren bemerker at dette gir kommunen god mulighet til å se planarbeidet i sammenheng og sikre helhet og systematikk i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap.

4.2 Helseberedskap

Åfjord kommune har plan for helsemessig og sosial beredskap som ble utarbeidet før kommunesammenslåing i 2019. Det er også egen plan for gamle Roan kommune av 2019. Det er et lovkrav at helseberedskapen skal være samordnet, noe som innebærer at det må utarbeides en plan for helsemessig og sosial beredskap for nye Åfjord kommune. Kommunen har besluttet at ny plan skal utarbeides så snart som mulig, og Statsforvalteren anbefaler at det settes en dato for ferdigstillelse av arbeidet.

Smittevernplanen er for tidsrommet 2019- 2022. I tillegg til har kommunen utarbeidet en pandemiplan i 2020.

Det følger av bl.a. folkehelseloven § 27 at kommuner skal ha kommunelege som medisinskfaglig rådgiver for kommunen. I Åfjord utgjør stillingen som kommuneoverlege 40 %, og oppgaver innen smittevern, beredskap og rådgiver for psykososialt kriseteam er lagt til stillingen. Stillingen har blitt økt i forbindelse med pandemihåndteringen og han møter fast i krisestab. Det er planlagt at kommuneoverlegen vil bli involvert i arbeidet med helhetlig ROS. Det er med nabokommuner etablert et interkommunalt samarbeid for legevakt og samfunnsmedisin som fungerer godt.

Kommuneoverlegen har totalt en kommunal stilling på 80 % og har i tillegg en fastlegeliste med 1100 personer, noe som har medført stor arbeidsbelastning under pandemien.

Sektor helse består av 6 enheter, og hver enhet er ansvarlig for aktuell beredskap i enheten. Kommunen holder på å utarbeide en ny helse- og omsorgsplan og i samarbeid mer nabokommuner arbeides det med å etablere nytt kvalitetssystem.

Brannberedskapen i sektoren er god, og det gjennomføres jevnlige opplæringer og øvelser. Institusjonene har aggregat i tilfelle strømbrudd.

Hver av institusjonene har et eget medikamentlager, som benyttes i tilfelle svikt i forsyningene over en periode.

Kommunen har ikke skriftlige rutiner som beskriver når beboer forsvinner fra institusjonen. Statsforvalteren anbefaler kommunen å utarbeide skriftlige rutiner i forhold til dette tema, og til andre områder der det kan være fare for svikt.

Åfjord kommune har et eget kriseteam. Det er utarbeidet en plan for teamets arbeid og ansvarsområder samt en oversikt over hvem som deltar i teamet. Psykososialt kriseteam er tverrfaglig sammensatt, og har medlemmer som møtes jevnlig gjennom året. Medlemmene i teamet deltar også når kommunen arrangerer øvelser. Det har de siste årene vært veldig få hendelser som har kvalifisert til utrykning av teamets medlemmer.

Teamet er opptatt av kompetanseheving og deltar på opplæring fra RVTS.

Teamet har ikke vaktturnus, noe som gjør tjenesten sårbar med hensyn til bemanning i ferier og fravær. Statsforvalteren anbefaler at kommunen utreder tiltak for å gjøre kriseteamet mer robust med hensyn til bemanning i ferier og ved fravær.

5. Resultater fra tilsynet

Avvik 1:

Kommunen har ikke en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse som innfrir krav i sivilbeskyttelsesloven § 14

Utfyllende kommentar:
Åfjord kommune ferdigstilte helhetlig ROS-analyse i 2019, før kommunesammenslåing. Kommunen skal ifølge planstrategien lage en oppdatert helhetlig ROS-analyse for ny kommune med oppstart i 2021. Inntil dette arbeidet er ferdigstilt, innfrir ikke kommunen kravet til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse iht. sivilbeskyttelsesloven § 14.

Avvik 2:

Kommunen har ikke en overordnet beredskapsplan som innfrir krav i sivilbeskyttelsesloven § 15

Utfyllende kommentar:
Kommunen har overordnet beredskapsplaner for (gamle) Åfjord kommune, (gamle) Roan kommune, samt en hurtigprosedyre for kriser som gjelder fra 1.1.2020. Åfjord kommune mangler en sammenstilt overordnet beredskapsplan for ny kommune.

Avvik 3:

Kommunen må evaluere og oppdatere plan for helsemessig og sosial beredskap, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. (23.7.2001 nr. 881) § 2.

6. Grunnlagsdokumenter

7. Deltakere

Ikke publisert her

Steinkjer, 30.06.2021

Dag Otto Skar
Fylkesberedskapssjef
Kommunal- og

Marit Dypdal Kverkild
Fagdirektør helse- og samfunn
Helse- og omsorgsavdelingen