Rapport fra tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap Heim kommune 2021

Tidspunkt for tilsynet 20.10.2021

Tilsynssted Digitalt

Kontaktperson i kommunen Arnt Joar Moen

Statsforvalterens tilsynsgruppe
Tore Brønstad, samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynsleder Kaja Kristensen, Samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynskoordinator, Marit Dypdal Kverkild, Fagdirektør helse- og samfunn, Siri Ramberg Stav, seniorrådgiver helse- og omsorg, Audhild Buan, juridisk seniorrådgiver helse- og omsorg

Tilsynsrapporten er godkjent av
Fylkesberedskapssjef Dag Otto Skar
Fagdirektør helse- og samfunn Marit Dypdal Kverkild

Foreløpig rapport sendt 11.11.2021

Endelig rapport sendt 16.12.2021

Kommunens frist for oppfølgingsplan Mottatt 30.11.2021

1. Sammendrag

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) §2.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene til kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Statsforvalterens hovedinntrykk av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap, samt resultater fra tilsynet, er beskrevet under kapitel 4 i rapporten.

Statsforvalteren avdekket 2 avvik under tilsynet i Heim kommune.

2. Bakgrunn/Formål

Helseberedskap og kommunal beredskapsplikt er basert på de samme prinsippene og har et felles mål om beskyttelse av befolkningen.

Kommunene har ansvar for å utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og opprettholde nødvendige tjenester også når lokalsamfunnet rammes av uønskede hendelser som utfordrer kommunen, enten de forekommer i fredstid, ved sikkerhetspolitiske kriser eller i væpnet konflikt.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i Sivilbeskyttelsesloven §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og Helsetilsynsloven §2. I tillegg finnes tilsynshjemler i ulike særlover på helseberedskapsområdet.

Tilsynet skal følge bestemmelsene i kapittel 10 A i Kommuneloven.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven §§14 og 15, forskrift om kommunal beredskapsplikt, helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, helse- og omsorgstjenesteloven, smittevernloven, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Statsforvalteren ville undersøke om kommunen, i tråd med kravene i lov og forskrift, hadde:

• En beredskapsplanlegging som bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser av uønskede hendelser som kan inntreffe i egen kommune
• En forberedt kriseorganisasjon for håndtering av uønskede hendelser, herunder;
  • en forberedt kriseledelse
  • en kriseorganisasjon som kjenner egne beredskapsplaner
  • om kommunen har sikker informasjonsstyring og plan for krisekommunikasjon
  • om alle som har en rolle i beredskapen har fått opplæring
  • om beredskapen er øvet, evaluert og oppdatert

3. Rammer for tilsynet

Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrettet tilsyn. Skriftlig revisjonsvarsel ble sendt 29.06.2021.

På grunn av pågående pandemiutbrudd ble tilsynet gjennomført digitalt 20.10.2021. Deltakerne var lokalisert på ulike kontorsteder, og kommuniserte via videokonferanse. Tilsynet ble gjennomført iht. plan, med åpningsmøte, intervju med relevante personer i kommunen samt sluttmøte. Foreløpig oppsummering og avvik ble presentert i sluttmøtet.

Denne rapporten omhandler avvik og andre inntrykk som er avdekket under revisjonen.

Avvik er manglende etterleving av krav i lov og forskrifter som kommunen har plikt til å etterleve innenfor kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Vi gjør oppmerksom på at Statsforvalteren kun undersøker om kommunens arbeid med kommunal beredskap og kommunal helseberedskap er i tråd med lov og forskrift.

Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens arbeid med dette.

4. Hovedinntrykk

4.1  Kommunal beredskapsplikt

Heim kommune ble etablert 1. januar 2020 ved sammenslåing av Hemne, Halsa og en del av Snillfjord kommune. Heim kommune er engasjert i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, noe som gjenspeiles nedover i organisasjonen. Kommunen jobber med å lage overordna planer for ny kommune.

Kommunen jobber med å utvikle kvalitetssystemet sitt. I dette arbeidet er det viktig å strukturere beredskapsplanverket og gjøre det tilgjengelig.

Kommunen har en helhetlig ROS-analyse fra 2020. Det ble lagt ned mye ressurser i arbeidet som inkluderte eksterne og interne aktører. Analysen er utarbeidet i krisestøtteverktøyet CIM og ser på en rekke hendelser. Rapporten beskriver ikke hvordan analysen er gjennomført og hva som er kommunens overordnede risikobilde. ROS- analysen er ikke forankret i kommunestyret.

Kommunen har en oversiktlig og oppdatert overordnet beredskapsplan datert september 2021. Med planen følger en rekke prosedyrebeskrivelser. Kommunen har oversendt varslingsliste og ressursoversikt ifm. tilsynet, det er viktig at disse oversiktene relateres til beredskapsplanen og er tilgjengeliggjort. Det må framgå av planen hvem som er ansvarlig for revidering.

Kommunen har samlet kriseledelsen hyppig ifm. pandemihåndteringen og skal starte evaluering av hendelsen.

Kommunen mangler et system for opplæring av personer som har en rolle i kriseledelsen. Kommunen benytter krisestøtteverktøyet CIM og oppgir at det skal gjennomføres øvelser.

4.2  Helseberedskap

Plan for helsemessig og sosial beredskap er sist revidert i 2021. Det er utarbeidet retningslinjer for psykososial støttegruppe den 05.03.2019. Smittevernplanen er fra 01.07.2020, og ble revidert den 09.09.2021. Kommunen har et kvalitetssystem, Compilo. I Compilo har kommunen lagt inn relevante planer, rutiner og prosedyrer slik at dokumentstyringen blir oversiktlig og god. Det brukes også til å melde avvik.

Enhetene har bidratt til å utarbeide plan for helsemessig og sosial beredskap. Brannberedskapen er god. Det gjennomføres øvelser årlig og enhetene har godt samarbeid med brannvesenet. Kommunen har aggregat på institusjonene i tilfelle strømbrudd. Aggregat betjener også omsorgsboligene ved strømbrudd. Kommunen har rutiner som skal sikre forsvarlig drift også ved strømbrudd over flere dager. Kommunen har medisinlager på sykehjemmene. I tillegg har de avtale om medikamentforsyning fra et lokalt apotek. Det er utarbeidet prosedyrer for pasienter og beboere som forsvinner fra sykehjem og omsorgsboliger. Om det er uvær og uframkommelige veier, har hjemmetjenesten rutiner for å tilkalle adekvat hjelp

Kommuneoverlegen har 100% stilling, og hun har egen stedfortreder. Kommuneoverlegen fungerer som medisinskfaglig rådgiver i aktuelle og relevante samfunnsmedisinske spørsmål. Kommuneoverlegen har hatt ansvar for utarbeidelse av plan for helsemessig og sosial beredskap. Kommuneoverlegen har jobbet mye med dokumentstyringen i Compilo. Under koronapandemien har mye av arbeidstiden til kommuneoverlegen blitt brukt til smittevern. Hun er også rådgiver for psykososialt krisetam.

Psykososialt kriseteam er tverrfaglig sammensatt med stabil bemanning. Det er etablert samarbeid med eksterne ressurser. Teamets medlemmer utkalles via ordinær liste eller ferieliste. Det er ikke etablert noe vaktsystem, kun overtidsbetaling ved utrykning.

Kommunen oppgir at opprettelse av evakuert- og pårørendesenter vedtas av kommunal kriseledelse, beredskapskoordinator har ansvar for at dette kommer på plass. Drift av EPS vil skje i nært samarbeid med psykososialt team. Mange av medlemmene i teamet har ikke vært delaktig i øvelser på etablering av EPS, men dette er noe psykososialt team ønsker for å være bedre forberedt i en storulykkesituasjon.

5. Resultater fra tilsynet

Avvik 1:

Kommunen har ikke en ROS-analyse som innfrir kravene i sivilbeskyttelsesloven § 14 som sier at kommunen plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse.

Analysen må videre forankres i kommunestyret jfr. krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2 og beredskapsplanen må oppdateres med utgangspunkt i risiko- og sårbarhetsanalysen jfr. § 15 i sivilbeskyttelsesloven.

Utfyllende kommentar:

Iht. veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen kap. 3.2.5 skal resultatene fra helhetlig ROS være dokumentert i en rapport. Rapporten skal bla. inneholde mandat, kommunebeskrivelse, deltakere, prosessbeskrivelse, en oppsummering av risiko- og sårbarhet i kommunen og anbefalte tiltak for å styrke samfunnssikkerhetsarbeidet.

Avvik 2:

Kommunen har ikke et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner jfr. krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7.

6. Grunnlagsdokumenter 

 7. Deltakere 

 Steinkjer, 16.12.2021

Dag Otto Skar Marit Dypdal Kverkild

Dag Otto Skar
Fylkesberedskapssjef
Kommunal- og justisavdelingen

Marit Dypdal Kverkild
Fagdirektør helse- og samfunn
Helse- og omsorgsavdelingen

STATSFORVALTEREN I TRØNDELAG
Postboks 2600, 7734 Steinkjer