Tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap Røros kommune 2021

Tidspunkt for tilsynet: 03.03.2021

Tilsynssted: Digitalt

Kontaktperson i kommunen: Siv Tamlag

Statsforvalterens tilsynsgruppe:
Dag Otto Skar, samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynsleder
Kaja Kristensen, Samfunnssikkerhet og beredskap, tilsynskoordinator,
Marit Dypdal Kverkild, Fagdirektør helse- og samfunn,
Siri Ramberg Stav, seniorrådgiver helse- og omsorg

Tilsynsrapporten er godkjent av:
Fylkesberedskapssjef Dag Otto Skar
Fagdirektør helse- og samfunn Marit Dypdal Kverkild

Foreløpig rapport sendt 22.03.2021

Endelig rapport sendt 19.05.2021

Kommunens frist for oppfølgingsplan 30.06.2021

1. Sammendrag

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) §2.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene til kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Statsforvalterens hovedinntrykk av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap, samt resultater fra tilsynet, er beskrevet under kapitel 4 i rapporten.

Statsforvalteren avdekket ett avvik under tilsynet i Røros kommune.

2. Bakgrunn/Formål

Helseberedskap og kommunal beredskapsplikt er basert på de samme prinsippene og har et felles mål om beskyttelse av befolkningen.

Kommunene har ansvar for å utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og opprettholde nødvendige tjenester også når lokalsamfunnet rammes av uønskede hendelser som utfordrer kommunen, enten de forekommer i fredstid, ved sikkerhetspolitiske kriser eller i væpnet konflikt.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i Sivilbeskyttelsesloven §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og Helsetilsynsloven §2. I tillegg finnes tilsynshjemler i ulike særlover på helseberedskapsområdet.

Tilsynet skal følge bestemmelsene i kapittel 10 A i Kommuneloven.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15, forskrift om kommunal beredskapsplikt, helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskaps-planlegging, helse- og omsorgstjenesteloven, smittevernloven, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Statsforvalteren ville undersøke om kommunen, i tråd med kravene i lov og forskrift, hadde:

• En beredskapsplanlegging som bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser av uønskede hendelser som kan inntreffe i egen kommune
• En forberedt kriseorganisasjon for håndtering av uønskede hendelser, herunder;
  • en forberedt kriseledelse
  • en kriseorganisasjon som kjenner egne beredskapsplaner
  • om kommunen har sikker informasjonsstyring og plan for krisekommunikasjon
  • om alle som har en rolle i beredskapen har fått opplæring
  • om beredskapen er øvet, evaluert og oppdatert

3. Rammer for tilsynet

Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrettet tilsyn. Skriftlig revisjonsvarsel ble sendt 20.01.2021.

På grunn av pågående pandemiutbrudd ble tilsynet gjennomført digitalt 03.03.2021. Deltakerne var lokalisert på ulike kontorsteder, og kommuniserte via videokonferanse. Tilsynet ble gjennomført iht. plan, med åpningsmøte, intervju med relevante personer i kommunen samt sluttmøte. Foreløpig oppsummering og avvik ble presentert i sluttmøtet.

Denne rapporten omhandler avvik og andre inntrykk som er avdekket under revisjonen.

Avvik er manglende etterleving av krav i lov og forskrifter som kommunen har plikt til å etterleve innenfor kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Vi gjør oppmerksom på at Statsforvalteren kun undersøker om kommunens arbeid med kommunal beredskap og kommunal helseberedskap er i tråd med lov og forskrift. Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens arbeid med dette.

4. Hovedinntrykk

4.1 Kommunal beredskapsplikt

Røros kommune synes engasjert i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen har stort fokus på brannberedskap, oppgir å ha god dialog med eksterne aktører og har etablert et kommunalt beredskapsråd. Langsiktige mål, strategier og prioriteringer for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap er imidlertid lite synlig i kommunens overordnede planverk.

Kommunen har en helhetlig («Overordnet») ROS-analyse fra 2020. Prosessen med analysen bygger på arbeid med tidligere ROS-analyser. Dette burde vært beskrevet i helhetlig ROS for å synliggjøre metodikk og involvering av eksterne. Beredskapsrådet kan med fordel involveres i framtidig revidering av helhetlig ROS-analyse.

Helhetlig ROS-analyse ser på 9 relevante hendelser, og kunne med fordel ha oppsummert tydeligere hvilke hovedutfordringer kommunen har og hvilke tiltak det bør jobbes videre med. I arbeidet med analysen ble det vurdert, men ikke identifisert, risiko- og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. Videre er det lite om fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer. Disse momentene bør vektlegges ytterligere ved neste revidering.

Kommunen har en overordnet beredskapsplan, sist revidert i 2020. Planen består av en administrativ og en operativ del, og framstår oversiktlig og fornuftig inndelt. Kommunen øver jevnlig, bla. med aktører fra svensk side, og evaluerer øvelser.

4.2 Helsemessig og sosial beredskap

Røros kommunes plan for helsemessig og sosial beredskap er fra 2009. Kommunen skal revidere planen i 2021. Statsforvalteren anbefaler at kommunen setter en dato for ferdigstillelse av planen slik at alle som skal jobbe med planen har en dato å forholde seg til.

Kommunens smittevernplan er fra 2020, det samme er pandemiplanen. Begge disse planene er utarbeidet av kommuneoverlegen. Røros kommune har et utstrakt samarbeid med nabokommunene i pandemihåndteringen. Kommunen har en plan for covid-19 vaksinering. I 2021 har kommunen utarbeidet rutiner og prosedyrer for psykososialt kriseteam.

Røros kommune bistår Holtålen kommune med kommuneoverlegefunksjonen i 10% stilling. Kommunen har egen stedfortreder for kommuneoverlegen. Roller og ansvar for kommuneoverlegen er beskrevet i planer og andre styrende dokumenter. Kommuneoverlegen har hatt, og har stor arbeidsbelastning i forbindelse med pandemien. Kommuneoverlegen deltar i kommunens kriseledelse, men deltar ikke i kommunens kriseteam.

Sykehjem og hjemmetjeneste har en egen brannberedskap hvor det øves på brannberedskapen årlig. Det er beredskap når det gjelder strømbrudd, og kommunen har to aggregater som kan settes i gang ved strømbrudd.

Kommunen har utarbeidet prosedyrer som beskriver tiltak om pasient forsvinner fra helseinstitusjon.

Det er en egen beredskap i forhold til flom og uvær. Kommunen har egen bistandsavtale med Røde kors.

Kommunen har utarbeidet et infeksjonskontrollprogram.

I helsetjenesten jobbes det med egne årshjul som skal sikre beredskapsarbeidet i enhetene.

Kommunen har et kriseteam som består av 13 medlemmer. Teamet er sammensatt av medlemmer med tverrfaglig kompetanse. Teamet fikk ny leder sommeren 2020.

Hendelser som har oppstått har vist at beredskapen i kriseteamet er sårbar. Medlemmene i teamet går ikke i en beredskapsturnus, og det er heller ikke beredskap for ferier og høytider.

Det er ikke etablert kontakt med kriseteamene i nabokommunene, men dette er ønskelig med tanke på sårbarhet og kontinuitet.

Kriseteamets rolle med tanke på EPS (evakuering- og pårørendesenter) er ikke beskrevet. Statsforvalteren mener det er hensiktsmessig at det beskrives fordi kriseteamet har viktig kompetanse i slike situasjoner.

5. Resultater fra tilsynet

Avvik:

Kommunen har ikke utarbeidet langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhet- og beredskapsarbeidet på bakgrunn av den helhetlige ROS-analysen, jfr. krav i forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3, 1. ledd a).

Utfyllende kommentar:
Statsforvalteren savner at samfunnssikkerhet og beredskap er synliggjort i kommunens overordnede planverk. § 3 i forskrift om kommunal beredskapsplikt omhandler helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid og sier at på bakgrunn av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal kommunen vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser etter lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Sivilbeskyttelsesloven § 14 sier at risiko- og sårbarhetsanalysen skal legges til grunn for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder ved utarbeiding av planer etter lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven).

6. Grunnlagsdokumenter

7. Deltakere

Ikke publisert her

Steinkjer, 19.05.2021

Dag Otto Skar
Fylkesberedskapssjef
Kommunal- og

Marit Dypdal Kverkild
Fagdirektør helse- og samfunn
Helse- og omsorgsavdelingen