Hopp til hovedinnhold
Tilsynsrapport

Tilsyn med Trondheim kommune, Barne- og familietjenesten Lerkendal barneverntjenestens arbeid med undersøkelser 2020

Statsforvalteren i Trøndelag

Oppfølging av tilsynet

Ved dette tilsynet ble det avdekt lovbrudd. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig undersøkelsesarbeid innebærer en undersøkelse og vurdering av om barneverntjenesten har

  • forberedt og planlagt undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og eventuelt tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien
  • sørget for at undersøkelsens innhold, omfang og fremdrift er i tråd med alvoret i situasjonen for barnet
  • gjort relevante barnevernfaglige og juridiske vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen
  • konkludert undersøkelsen i tråd med de vurderingene som er gjort

Tilsynet har omfattet undersøkelser som gjelder barn som bodde hjemme da barneverntjenesten mottok bekymringsmeldingen. Med dette forstås barn under 18 år som bor i biologisk familie, adoptivfamilie eller er plassert hos andre uten barneverntjenestens medvirkning.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med om barneverntjenesten oppfyller de aktuelle lovkravene.

Barn og foreldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg foreldre og barn har derfor blitt invitert til å ha intervju ved dette tilsynet. Åtte foreldre og to barn takket ja til et intervju med Statsforvalteren.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barneverntjenesten har en rett og plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er «rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak. Kravene til undersøkelsen følger av lovbestemmelser i barnevernloven og forvaltningsloven.

Forsvarlighet

Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter barnevernloven § 1-4. Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, for eksempel prinsippet om barnets

beste. Videre vil både barnevernlovens og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gi innhold til kravet om forsvarlig gjennomføring av undersøkelsene.

Kravet om forsvarlighet er rettet mot både tjenester og tiltak, og innebærer også krav til ledelse, organisering og styring. Det er en nær sammenheng mellom kravet til forsvarlighet og kravet om internkontroll for å sikre at oppgavene blir utført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. barnevernloven § 2-3 andre ledd.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1, som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.

Barnets rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er nedfelt i barnevernloven § 1-6. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser.

Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. I en undersøkelse plikter barneverntjenesten å sikre at barnet får oppfylt sin rett til medvirkning.

Prinsippet om barnets beste henger uløselig sammen med barnets rett til medvirkning. Formålet med medvirkning er å få frem barnets synspunkter om egen situasjon for å bidra til at de avgjørelser barnevernet fatter i en undersøkelsesfase er til barnets beste.

Samarbeid med foreldrene

Foreldrene som undersøkelsen omhandler, har selvstendige rettigheter i undersøkelsessaken. Når foreldrene er part i barnevernssaken, vil de ha rett til å uttale seg etter forvaltningsloven § 17.

Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter forvaltningsloven § 17.

Barnevernet skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig, i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. barnevernloven § 1-7.

Nærmere krav til undersøkelsens innhold, omfang og fremgangsmåte

Forvaltningsloven pålegger barneverntjenesten å påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak, jf. forvaltningsloven § 17. Dette innebærer at relevante sider av saken må komme frem. Barneverntjenesten må vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Hvor omfattende undersøkelse barneverntjenesten skal gjøre, beror på en konkret vurdering av meldingens innhold, karakter og annen informasjon i saken. Momenter som alvorlighet, kompleksitet og hastegrad har betydning for hvor omfattende barneverntjenesten skal undersøke.

Barnevernloven § 4-3 andre ledd slår fast at undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier.

Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse blir gjennomført ved besøk i hjemmet, jf. barnevernloven § 4-3 tredje ledd, og barneverntjenesten kan også engasjere sakkyndige, jf. barnevernloven § 4-3 fjerde ledd.

Etter barnevernloven § 6-4 femte ledd skal barneverntjenesten innhente opplysninger i samarbeid med foreldrene. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer og helsepersonell omfattes av taushetsplikten. Dette innebærer at barneverntjenesten må ha gyldig samtykke fra foreldrene for å innhente opplysningene, jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 1 eller en lovhjemmel som gir adgang til å unnta fra taushetsplikten. Foreldrenes samtykke skal omhandle både fra hvem opplysningene innhentes og hvilke opplysninger som innhentes.

Barneverntjenesten har hjemmel til å gi offentlige myndigheter m.fl. pålegg om å utlevere taushetsbelagte opplysninger i de situasjonene som er beskrevet i barnevernloven § 6-4. Dersom barneverntjenesten vurderer at vilkårene er tilstede for å pålegge en samarbeidspart å utlevere opplysninger, må samarbeidsparten informeres tydelig om dette.

I følge barnevernloven § 6-9 skal undersøkelser gjennomføres snarest, og senest innen tre måneder, eventuelt inntil seks måneder i særlige tilfeller. Barneverntjenesten skal ikke bruke lengre tid på undersøkelsen enn nødvendig. Med «snarest» forstås bl.a. at barneverntjenesten skal igangsette arbeidet i undersøkelsen innen rimelig tid etter meldingen er avklart, og at arbeidet i undersøkelsen skal ha framdrift og kontinuitet.

Dokumentasjon, herunder krav til enkeltvedtak

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Det er bl.a. krav til at barneverntjenesten dokumenterer relevante opplysninger og vurderinger gjennom hele undersøkelsen. Dokumentasjonen skal vise hvilke vurderinger barneverntjenesten har gjort. Dette følger av forvaltningsloven § 11 d jf. barnevernloven § 1-4.

Både avgjørelser om å innvilge hjelpetiltak og henleggelse av en sak etter undersøkelse regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. barnevernloven § 6-1 andre ledd og § 4-3 sjette ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Et enkeltvedtak skal være så konkret som mulig, slik at tiltakets innhold blir tydelig. I saksbehandler- rundskrivet punkt 6.3 skriver Bufdir: «Barneverntjenestens vedtak skal ha et innhold som gjør at partene får en forståelse av hva slags hjelpetiltak som skal gis. Et vedtak om hjelpetiltak skal angi omfanget av hjelpen. Det er nødvendig for at det skal være mulig å påklage vedtaket dersom parten vurderer at innholdet i tiltaket er riktig, men at omfanget ikke er tilstrekkelig.»

I tillegg skal det etter barnevernloven § 6-3a fremgå av vedtaket hva som er barnets synspunkt, og hvilken vekt barnets mening er tillagt. Hvordan barnets beste er vurdert skal også fremgå av vedtaket.

Kravene til styring og ledelse

Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Barnevernloven § 2-1 andre ledd jf. kommuneloven § 25-1 fastslår at kommunen skal ha internkontroll med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser. Målet med

internkontrollen er å sikre at krav i barnevernloven med tilhørende forskrifter følges. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll.

Hjemmelen for internkontrollkravet ble endret 01.01.21. På tilsynstidspunktet forelå tilsvarende krav i forskrift om internkontroll for barneverntjenesten med hjemmel i bvl. § 2-1 andre ledd.

I barnevernloven § 2-1 syvende ledd fremgår det at kommunen skal sørge for at ansatte som gjennomfører undersøkelser i barneverntjenesten, har tilstrekkelig kompetanse til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Kommunen har ansvaret for å gi nødvendig opplæring ved behov.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Tjenesten beskrives slik den fremstod for Statsforvalteren gjennom intervju, skriftlige styringsdokumenter som organisasjonskart, rutinebeskrivelser, vedtatte strategier mm, samt slik tjenesten fremstod gjennom resultatdokumentene. Resultatdokumentene består av 30 undersøkelses-saker hvor all dokumentasjon, inklusive interne journalnotat var vedlagt.

Bekymringsmeldingen i den eldste undersøkelsessaken ved dette tilsynet ble avklart 13.03.20, og meldingen i den nyeste ble avklart 30.04.20. Det vil si at de saker Statsforvalteren har fått framlagt og har vurdert, i all hovedsak er undersøkt i perioden da Norge var stengt ned pga. pandemien, covid-19. Statsforvalteren er kjent med at nedstengningen kunne medføre utfordringer for deler av undersøkelsesarbeidet bl.a. for gjennomføring av hjemmebesøk og innhenting av opplysninger fra samarbeidsparter. Barneverntjenestens lovpålagte plikter for undersøkelsesarbeidet var de samme også i denne perioden, og Statsforvalteren har ikke tatt hensyn til nevnte utfordringer ved vurderingen av om pliktene er oppfylt.

3.1 Organisering, styring og ledelse

Per 01.01.20 var det registrert 205.163 innbyggere i Trondheim kommune.

Kommunens organisering

Kommunedirektøren er øverste administrative leder. Barnevern er lagt til sektor; Oppvekst og utdanning som ledes av oppvekstdirektøren. Oppvekstdirektøren har ansvar for overordnet planlegging og styring av bl.a. barnehager, grunnskoler, helse og omsorgstjenester for barn og ungdom, barnevern mm. Sektoren har tre kommunalsjefer, og barnevern er underlagt kommunalsjef for barne- og familietjenesten. Kommunedirektøren har i tillegg en fagstab med flere faggrupper, herunder barnevern, som skal følge opp og legge til rette for realisering av politiske mål og vedtak. Barnevernområdet, og oppvekstsektoren som sådan, har hatt høy prioritet hos administrasjonen og politikere i kommunen senere år. Det er vedtatt og startet opp omfattende tiltak og utviklingsprogram, bl.a. «Barnevernstrategien» og «SteinSaksPapir». Det er vedtatt og iverksatt endringer i bemanning, kompetansesatsinger, internkontroll-tiltak mm for barnevernområdet. Statsforvalteren, tidligere Fylkesmannen, har gjennomført tilsyn, og kommunerevisjonen i Trondheim har gjennomført to forvaltningsrevisjoner senere år med funn som kommunen har fulgt opp ved iverksetting av omfattende tiltak på barnevernområdet.

Trondheim kommune har fem barneverntjenester hvorav en, Omsorgsenheten, har ansvar for bl.a. å følge opp barn og unge som bor i fosterhjem og institusjon. De øvrige fire barneverntjenestene inngår i Barne- og familietjenestene på bydel. Barne- og familietjenesten Lerkendal (BFT Lerkendal) er en av disse fire. I tillegg til barneverntjeneste, omfatter Barne- og familietjenestene svangerskapsomsorg, helsestasjon, skolehelsetjeneste, pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) og ulike typer tiltak som kan støtte familien. Barne- og familietjenesten ledes av enhetsleder. Ved BFT Lerkendal var det på tilsynstidspunktet konstituert enhetsleder.

Barneverntjenesten ved Barne- og familietjenesten Lerkendal

De fire barne- og familietjenestene er noe ulikt organisert. Barnevernets undersøkelsesarbeid i BFT Lerkendal berører to avdelinger. Undersøkelsesarbeidet utføres hovedsakelig av barneverntjenesten. I tillegg har familietiltak en rolle bl.a. i akuttsaker, i enkelte av undersøkelsene der familietiltak allerede er inne med tiltak overfor familien, i saker som undersøkes etter

«arbeidsløypa» eller der en ser behov for å iverksette tiltak i familien umiddelbart, og ved drøftelse og avklaring av hvilke tiltak som skal tilbys barnet og familien. «Arbeidsløypa» er en arbeidsform som prøves ut ved denne bydelen i saker der det bl.a. vurderes hensiktsmessig å iverksette tiltak overfor familien allerede i undersøkelsesfasen, eller i saker med sammensatt problematikk og stort behov for koordinering av hjelpeapparatet. Barneverntjenesten har ansvaret for utredning og konklusjon av undersøkelsen etter barnevernloven. Dokumentasjonen i undersøkelsesarbeidet ivaretas også av barneverntjenesten, og ikke av familietiltak.

Barneverntjenesten ved BFT Lerkendal bestod på tilsynstidspunktet av 28 stillinger i tillegg til barnevernleder og merkantile stillinger. To av stillingene er teamledere som sammen med barnevernleder utgjør lederteamet. BFT Lerkendal har en veilederstilling, og det gis individuell- og gruppeveiledning til alle ansatte knyttet til det å stå i jobben og til personlig utvikling.

Barnevernleder startet opp igjen i stillingen ved BFT Lerkendal i september 2020 etter permisjon. Barnevernleder underskriver alle vedtak. Teamleder for barne- og ungdoms-teamet er stedfortreder for barnevernleder.

Familietiltak

Familietiltak, som arbeider med hjelpetiltak hjemlet i barnevernloven og tiltak/oppfølging av barn og familier med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven (tiltak på lavterskel, forbyggende mv.), bestod på tilsynstidspunktet av 19 faste heltidsstillinger i tillegg til avdelingsleder og noen vikar-

/engasjement-stillinger. Oppgaver innenfor barnevernets undersøkelsesarbeid utgjør bare en liten del av arbeidsoppgavene for de fleste ansatte ved familietiltak.

Organiseringen av barneverntjenesten og planlagte endringer

Det er politisk besluttet å styrke bemanningen i barneverntjenesten i Trondheim. BFT Lerkendal er forsøkskontor og først ute av de fire barne- og familietjenestene til å motta styrkingen, som for denne tjenesten vil bestå av fire ekstra barnevernkonsulentstillinger og en jurist-stilling. Det er en målsetting at barnevernkonsulentene til enhver tid ikke skal arbeide med flere enn 15 barn (anbefalt norm fra Fellesorganisasjonen (FO)). På tilsynstidspunktet var to av de nye barnevernkonsulent- stillingene besatt. De siste to var avklart, men enda ikke startet opp. Ansettelsesprosessen for juriststillingen var påstartet. Målsettingen om 15 barn pr barnevernkonsulent, var på langt nær nådd på tilsynstidspunktet, og de ansatte hadde ansvar for langt flere saker enn målsettingen.

På tilsynstidspunktet var det nylig foreslått relativt store endringer for alle barne- og familietjenestene ved et forslag om å avvikle familietiltak og fordele stillingene derfra til barneverntjenesten, helsestasjonsvirksomheten og skolehelsetjenesten. Dette forslaget var på tilsynstidspunktet ikke vedtatt, og det var heller ikke gjenstand for oppmerksomhet under tilsynet.

På tilsynstidspunktet var barneverntjenesten ved BFT Lerkendal organisert med mottaks-team, spe- og småbarns-team og barne- og ungdoms-team. Mottaks-team har felles teamleder med spe- og småbarns-team. Spe- og småbarns-team arbeider hovedsakelig med barn opp til 6 år. Barne- og ungdoms-team arbeider hovedsakelig med barn over 6 år.

Alle barnevernskonsulentene, utenom de i mottaks-team, arbeider både med undersøkelser og iverksetting/oppfølging av hjelpetiltak. Hjelpetiltakene utføres av ansatte ved familietiltak, by- overgripende tiltak og andre.

I og med at BFT Lerkendal er forsøkskontor for den vedtatte barnevernstyrkingen, hadde barneverntjenesten på tilsynstidspunktet allerede planlagt konkrete omorganiseringer i nær framtid. Planene innebar bl.a. å dele inn i ytterligere ett team med egen teamleder; spe- og småbarns-team (barn opp til 7 år), barneteam (barn 7 – 12 år) og ungdomsteam (unge 13 - 25 år). Under hvert team var det planlagt at noen barnevernkonsulenter skulle arbeide utelukkende med undersøkelse og andre utelukkende med oppfølging av hjelpetiltak. Mottaksteam var planlagt fortsatt å knyttes opp til spe- og småbarns-teamet med felles teamleder og til å gå fra tre til to mottakskonsulenter. Ny teamleder-stilling var utlyst på tilsynstidspunktet.

Møtestruktur, rapportering og styring innad i Barne- og familietjenesten Lerkendal

Både spe- og småbarns-teamet og barne- og ungdomsteamet har ukentlige teammøter. I teammøtene drøftes enkeltsaker, rutiner, endringer og andre avklaringer. Barnevernkonsulentene melder inn saker de ønsker å drøfte. Familietiltak kan inviteres inn i teammøter dersom de er inne med tiltak overfor familien og kan bidra til å belyse saken. Teammøtene anses som en viktig arena både for å sikre kvaliteten i undersøkelsesarbeidet og som opplærings-arena for nyansatte.

Mottaksteamet har egne teammøter bare for mottak, samtidig som at mottakskonsulentene er knyttet til hver av teamene og deltar på teammøter der.

I tillegg til felles teammøter, gjennomfører teamleder på begge teamene saksgjennomgang med hver enkelt barnevernkonsulent. Nyansatte har saksgjennomgang ukentlig, de med noe mere erfaring har saksgjennomgang annenhver uke, og de mest erfarne har saksgjennomgang hver tredje uke. Alle saksbehandlere rapporterer månedlig status for arbeidet i sine saker til teamleder.

Barneverntjenesten på BFT Lerkendal møtes månedlig for felles fagutvikling (avdelingsmøte). I tillegg møtes hele avdelingen annenhver uke i kortere møter (fellesteam). Barnevernleder har ansvar for møteplanen. Her informeres det om nyheter og aktualiteter. I tillegg gjennomføres drøftelser på tema som angår hele barneverntjenesten, bl.a. knyttet til arbeidsforhold og utvikling av felles praksis.

Barneverntjenestens ledelse ved barnevernleder og teamlederne møtes ukentlig i «beslutningsmøte». Her tas saker med behov for rask avklaring opp, saker om alvorlige beslutninger, nemnds- eller rettsprosesser, flyttinger og saker med særlig kostbare tiltak. Det legges til rette for at barnevernkonsulentene kan avtale tid for å delta i drøftelsen med lederteamet for sin sak. Ved behov deltar også representanter fra familietiltak og/eller jurist.

Annenhver uke møtes barnevernleder, teamlederne og avdelingsleder for familietiltak i «samarbeidsmøte». Formålet med dette møtepunktet er fortrinnsvis å drøfte samarbeidet i tiltakssaker, men også samarbeid mellom de to avdelingene i undersøkelsesarbeidet. To ansatte fra familietiltak, som er særskilt tilgjengelig for barneverntjenesten, deltar i møtene.

Barnevernleder og teamlederne møtes ukentlig i «driftsmøter» hvor også enhetsleder deltar etter behov.

Barnevernleder gjennomgår månedlig status for økonomi, herunder drift og lønn med økonomikonsulenten. I tillegg gjennomgår barnevernleder sammen med teamlederne og økonomikonsulenten, økonomi knyttet til tiltak.

Enhetsleder orienteres månedlig om status for barneverntjenestens økonomi. Det er faste møter mellom enhetsleder og barnevernleder der bl.a. saker som gjelder barn plassert utenfor hjemmet, tas opp. Enhetsleder orienteres om saker som omhandler mulig plassering utenfor hjemmet, og om saker med forventet oppmerksomhet fra media e.l. Enhetsleder mottar barneverntjenestens kvartals- og halvårsrapportering til Statsforvalteren/Bufdir samt resultatene fra tjenestens internkontroll-tiltak med bl.a. kvartalsvise/halvårsvise stikkprøver i saker mm.

Enhetsleder og avdelingslederne ved BFT Lerkendal, herunder barnevernleder, møtes ukentlig i «lederteam», og annenhver uke møtes avdelingslederne i «tverrfaglig inntaksmøte» for å drøfte og fordele saker som berører flere lovverk.

Hele enheten har felles personalmøte tre ganger pr år. Dette ledes av enhetsleder og omhandler HMS og felles fagutvikling.

Kommuneledelsens møtestruktur, rapportering, styring og internkontroll

Kommunalsjef for barne- og familietjenesten har ukentlige møter med alle enhetslederne. Kommunalsjefen har ikke faste møter med barnevernlederne, men på tilsynstidspunktet var det besluttet at barnevernlederne skal delta sammen enhetslederne på ett av enhetsledermøtene pr. måned. Kommunalsjefen har lederavtale med enhetslederne. Lederavtalen innehar få konkrete tema knyttet til barnevernets arbeid, utover forventningen om forsvarlige barneverntjenester.

Enhetsleder rapporterer månedlig over økonomi til kommunalsjefen, og hvert halvår rapporteres det over alle relevante tall fra barneverntjenesten til både kommunalsjefen og kommunedirektørens fagstab, herunder antall meldinger, undersøkelser, tiltak og antall plasseringer utenfor hjemmet.

Avviksmeldinger rapporteres fra enhetsleder til kommunalsjefen. Kommunalsjefen følger opp enkelte barne- og familietjenester med møter og særskilte rapporteringer etter behov. BFT Lerkendal har ikke hatt særlig oppfølging fra kommunalsjefen.

Det fremlegges aktivitetsrapport over barneverntjenesten for formannskapet to ganger årlig. I tillegg har det i senere år vært flere politiske saker om barneverntjenesten i kommunen, bl.a. oppfølging av kommunerevisjonens rapporter etter forvaltningsrevisjoner på barnevernområdet.

Kommunedirektørens fagstab utarbeider de politiske sakene og bidrar bl.a. i arbeidet med å implementere de politiske vedtakene. Kommunedirektørens fagstab har ikke instruksjonsmyndighet, men har løpende dialog med kommunalsjef for barne- og familietjenesten og noe direkte kontakt med enhetslederne og barnevernlederne.

De fem barnevernlederne, inkl. leder ved Omsorgsenheten, har felles ledernettverk. Her møter hverken kommunedirektørens fagstab eller kommunalsjefen fast, men på invitasjon. En av barnevernlederne er kontaktperson inn mot både kommunalsjef og rådgiver i kommunedirektørens faggruppe.

Det er opprettet en ny fast stilling i fagenheten (felles ressurs for oppvekst og utdanning). Spesialkonsulent er ansatt med ansvar for å støtte kommunalsjefene og enhetene med bl.a. fagsystemer og internkontroll, herunder utarbeiding av risiko- og sårbarhetsanalyser mm. I tillegg er fagenheten styrket med barnevernfaglig kompetanse, først i en engasjementstilling, senere videreført stilling, som skal arbeide sammen med spesialkonsulenten for å utvikle og implementere felles rutiner, systemer, «Digibarnevern» og internkontrollen for øvrig på barnevernområdet.

På tilsynstidspunktet hadde Trondheim kommune nylig ferdigstilt en hel-elektronisk rutine for undersøkelsesarbeidet med flytskjema og lenker til aktuelle interne og eksterne støtteskriv som veiledere, tolkingsuttalelser, rundskriv, under-liggende rutiner, sjekklister og maler. Rutinen ble tatt i bruk fra 01.09.20 og implementeringsfasen var så vidt påbegynt da tilsynet foregikk. Også forut for dette, forelå en rekke skriftlige rutinebeskrivelser for undersøkelsesarbeidet. Rutiner, maler for brev, referat, rapporter og sjekklister finnes i Kvaliteket. De ansatte synes å være godt kjent med verktøyene, og hvor de finnes.

Barneverntjenestens arbeidsformer, rutinebeskrivelser, brevmaler mm. er i kontinuerlig endring. Ledelse og ansatte prioriterer utviklingsarbeidet. I de siste årene har kommunen arbeidet med å utvikle internkontrollen på barnevernområdet. System for stikkprøver i saker, fokusområder for kontroll, sjekklister mm., er tatt i bruk ved barneverntjenestene, også ved BFT Lerkendal. På tilsynstidspunktet foregikk disse kontrolltiltakene hovedsakelig internt i den enkelte tjeneste, men det er planlagt å prøve ut kontrolltiltak på tvers av barneverntjenestene. Kommunen arbeider med å utvikle kontrolltiltak for bedre å sikre det mere kvalitative i barneverntjenestens arbeid.

Barneverntjenestene foretar ros-analyser og utarbeider handlingsplaner i tråd med disse. Arbeid og erfaringer utveksles mellom barneverntjenestene.

Kommunen har avvikssystem som er godt kjent for de ansatte i barneverntjenesten, selv om flere ansatte ga uttrykk for å ha høy terskel for å melde avvik.

Kompetanse

Kommunen har gjennom flere år prioritert og arbeidet systematisk for å styrke kompetansen i barneverntjenesten. Barneverntjenesten ved BFT Lerkendal har en dynamisk kompetanseplan der kartleggingsdelen viser at mange ansatte har solid kompetanse. Alle saksbehandlerne har eller skal bl.a. gjennomføre opplæring i samtalemetoden «Barnesamtalen». Skolering i familieråd-metodikk er gjennomført og skal gjennomføres på nytt for å sikre at alle ansatte mestrer metodikken. Alle nytilsatte gjennomfører nytilsattopplæring og barneverntjenesten praktiserer fadderordning for de nytilsatte.

3.2 Undersøkelsesarbeidet

Oppstart av undersøkelser

Mottaks-team gjennomførte tidligere to, og på tilsynstidspunktet, tre mottaksmøter i uken. I tillegg vurderes bekymringsmeldingene forløpende og daglig for å sikre umiddelbar oppstart i akuttsaker. En av de ansatte ved familietiltak er fast med på min. ett mottaksmøte pr uke. Dette for å avklare saker for oppfølging etter «arbeidsløypa», eller saker det er aktuelt å iverksette tiltak i umiddelbart. I saker som haster, kan mottaksteam starte opp undersøkelsesarbeidet. I noen helt avgrensede undersøkelser kan mottak gjennomføre hele undersøkelsen.

Akutte saker gis prioritet, følger egen rutine og ivaretas av utvalgte ansatte fra både barneverntjenesten og familietiltak i en turnus-ordning (akutt-team). Dette gjelder særlig saker med bekymring for vold og seksuelle overgrep. I disse sakene har mottaksteam en akuttkoordinator-

funksjon og skal bistå barnevernkonsulenten med det praktiske samt følge opp og sikre framdrift. Statsforvalterens tilsyn gikk ikke grundig inn i tjenestens akuttarbeid, men Statsforvalteren fikk inntrykk av at arbeidet i de mest akutte sakene prioriteres, og at arbeidsformen for disse sakene evalueres og justeres jevnlig.

I tillegg til å gjennomgå tidligere kjennskap til familien, er det fast rutine for å sjekke folkeregisteret ved meldingsgjennomgang. Mottaks-teamet har også fast rutine for å vurdere om undersøkelsen skal omfatte søsken. I aktuelle saker melder barneverntjenesten enten melding på søsken til seg selv, eller ber melder vurdere å sende bekymringsmelding også på søsken.

Når meldingene er gjennomgått og konkludert, nedtegner mottaks-teamet i dokumentet; fagtekst A, hva som er innholdet i meldingen, relevante opplysninger fra tidligere kjennskap til familien og fra folkeregisteret, konklusjonen av meldingsgjennomgangen og forslag til oppstart av undersøkelsen, bl.a. om det skal snakkes med barnet før foreldrene og hvem det er viktig å innhente opplysninger fra. Også hastegrad skal ifølge rutinen fremgå av fagtekst A. Fagtekst A skal ifølge rutinen skrives snarest, og senest innen en uke etter avklart melding. Sakene registreres og skrives inn i saksbehandlersystemet Acos. Mottaks-teamet sender ifølge rutinen tilbakemelding til melder om at meldingen er mottatt.

Undersøkelses-sakene i tilsynet (resultatdokumentene) viser flere eksempler på at barneverntjenesten har meldt bekymring til seg selv på søsken, men det går ikke fram av fagtekst A eller øvrig dokumentasjon på det enkelte barn at det er opprettet undersøkelse på søsken.

Undersøkelses-sakene viser få eksempler på at hastegrad er omtalt i fagtekst A. Undersøkelses- sakene viser videre at fagtekst A skrives innen få dager etter at meldingen er mottatt, og ikke senere enn en uke etter avklart melding. Gjennom intervju fremkommer det at barnevernkonsulentene opplever fagtekst A som informativt og nyttig for arbeidet med undersøkelsen.

Undersøkelsene fordeles først mellom de to teamlederne utfra barnets alder. Teamlederne fordeler undersøkelsene to ganger i uka til barnevernkonsulentene ved orientering pr e-post med kode på barnet, og registrering i Acos. Alle undersøkelsene skal ha to barnevernkonsulenter, med en saksbehandler 1 som har hovedansvar for framdriften i undersøkelsen, dokumentasjonen mm. I saker som omhandler søsken, arbeider ofte en barnevernkonsulent fra hvert team ut fra barnets alder sammen på sakene. Det er høy bevissthet om å forhindre at barnevernkonsulentene er alene om arbeidet med undersøkelsen. Den nye rutinen for undersøkelse beskriver faste stopp-punkt for drøft, og barneverntjenesten har tilrettelagt for drøftelser mellom saksbehandler 1 og 2, teamleder og teamet samlet.

Når det kommer ny bekymringsmelding i aktive tiltaks-saker, drøfter mottaks-teamet om det skal opprettes ny undersøkelse og hva som må undersøkes, med den barnevernkonsulenten i barneverntjenesten som har ansvar for oppfølgingen av tiltakene. Dette nedtegnes i fagtekst A, og barnevernkonsulenten som har saken fra før, blir saksbehandler 1 på den nye undersøkelsen.

Det er satt av tid hver uke for at saksbehandler 1 og 2 skal drøfte oppstart av nye undersøkelser. Ifølge rutinen skal alle drøftelser på sak dokumenteres i logg/journal, også faglige vurderinger og begrunnelser for endringer i planer mv. Ifølge rutinen skal skriftlig arbeidsplan for undersøkelsen utarbeides. Dette for å lede barnevernkonsulenten gjennom undersøkelsen og bidra til en tydeliggjøring om hva som skal omtales i vedtak og i oppsummeringsrapport; fagtekst B. Barnevernkonsulenten skal utarbeide et utkast til arbeidsplan, drøfte dette med foreldrene i første møte (oppstartsmøte/meldingsmøte) og eventuelt justere arbeidsplanen ved endringer undervegs i undersøkelsen. Gjennom intervju kom det fram at arbeidsplanen har en begrenset funksjon som arbeidsredskap utover ved oppstart.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at det er få saker der undersøkelsesarbeidet er startet opp innen 14 dager fra tidspunkt for avklart melding. I flere saker har det gått flere uker fra avklart melding til første møte med foreldre og barn er gjennomført, til parter er kontaktet første gang, eller til første aktivitet er loggført.

Ifølge ny rutine, innført høsten 2020, er det anbefalt å bruke maks. 14 dager på innledende fase i undersøkelsen, her forstått som til gjennomføring av oppstartsmøte/meldingsmøte med foreldre og første barnesamtale. Det er høy oppmerksomhet på betydningen av å komme raskt i gang med undersøkelsen blant alle ansatte og ledere.

Det går fram av fagtekst A og arbeidsplan at tidligere kjennskap til familien hensyntas i planleggingen og oppfølgingen av undersøkelsen. Undersøkelses-sakene viser at det foreligger skriftlig arbeidsplan i alle saker. Flere planer beskriver hypoteser, hva som skal undersøkes og hvordan dette skal gjøres, men sjeldent mer konkret og detaljert enn det som fremgår av fagtekst A.

Foreldresamtaler og hjemmebesøk/samspillsobservasjoner

I noen saker blir partene kjent med at det er opprettet undersøkelse ved at det sendes ut forvaltningsbrev om dette. Dette var tidligere fast praksis, men nå får partene ofte informasjon om undersøkelsen på telefon samtidig som at første møte med partene avtales. Gjennom intervju kom det fram noe ulik forståelse av hvordan praksis er i dag.

Ifølge ny rutine skal foreldre i første møte orienteres om partsrettigheter, herunder rett til innsyn i dokumenter, om bekymringsmeldingens innhold og om hvordan barneverntjenesten arbeider i undersøkelsene. Barneverntjenesten har utarbeidet nye maler for referat fra førstesamtale med foreldre. Her går det fram at foreldrene i møtet skal ha fått informasjon om partsrettigheter, retten til å medvirke, ha med seg støtteperson i møte med BFT og at foreldre skal ha vært gitt anledning til å kommentere innholdet i bekymringsmeldingen og gitt innspill til arbeidsplanen. Det er rutine for å ta opp med foreldrene i oppstartsmøte hvem barneverntjenesten skal innhente opplysninger fra, samt å innhente skriftlig samtykke til dette. Det er rutine for å sende møtereferatet fra meldingsmøtet/ oppstartsmøtet til foreldrene sammen med kopi av arbeidsplanen.

Utkast til arbeidsplan skrives av barnevernkonsulenten i forkant av første møte med partene. Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at det er praksis for å drøfte arbeidsplanen i første møte med foreldre, at det ofte tas opp med foreldre hvordan barnevernkonsulenten best kan snakke med barnet, at det vil bli gjennomført hjemmebesøk og at det det er fast praksis for å innhente skriftlig samtykke fra foreldre til fra hvem det skal innhentes opplysninger om barnet og familien. Det innhentes sjeldent samtykke til hvilke opplysninger som skal innhentes fra samarbeidspartene.

Det er ikke utarbeidet skriftlig informasjon om partsrettigheter, og utover fast punkt i referatmalen er det ikke dokumentasjon på om og hvilken informasjon som er gitt om partsrettigheter. Det dokumenteres ikke hvem som anses som part i undersøkelsen. Det er imidlertid rutine og praksis for å samtale med begge foreldre når disse ikke lever sammen. Undersøkelses-sakene viser at flere saker er startet opp annerledes enn anbefalt i fagtekst A, f.eks. at det er snakket med foreldre først der det i fagtekst A er anbefalt å snakke med barnet før foreldre, uten at de faglige vurderingene bak endringen er dokumentert i logg el. Undersøkelses-sakene viser flere eksempler på at den faktiske undersøkelsen avviker fra arbeidsplanen, f.eks. at planlagt hjemmebesøk er utgått, antall samtaler med barnet eller foreldre er redusert, og at opplysninger ikke er innhentet som planlagt. De faglige vurderingene bak endringene er i liten grad dokumentert i logg el.

Det er ulike møter med foreldrene gjennom undersøkelsen. Noen faste og noen etter konkret vurdert behov bl.a. kartleggingssamtaler av foreldre, eller samtaler for kartlegging av nettverk. Det er rutine for å gjennomføre konklusjonsmøte. I konklusjonsmøtet gjennomgås opplysningene som er kommet inn, vurderingene som barneverntjenesten har gjort, og eventuelle forslag om tiltak tas opp her.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at det gjennomføres samtaler med foreldre både i form av møter, elektroniske møter og telefonsamtaler/sms. Sakene viser at barneverntjenesten lytter til foreldrene og tilrettelegger aktivitetene i undersøkelsen i tråd med foreldrenes ønsker f.eks. ved å møte foreldre og barn ute for samspillobservasjon når foreldre ikke ønsker hjemmebesøk.

Sakene viser at barneverntjenesten praktiserer åpenhet overfor foreldrene i første del av undersøkelsesarbeidet. I flere saker fremgår det imidlertid at det har vært behov for å bruke mer tid for å få etablert et trygt samarbeid med foreldrene og enighet om tiltak. I flere saker er konklusjonsmøtet, med gjennomgang av innkomne opplysninger og redegjørelse for barneverntjenestens vurderinger, lagt tett opp til dato for undersøkelsesfrist og vedtaksdato.

Foreldre gis da begrenset mulighet til å uttale seg i avgjørende grad om opplysninger som er kommet inn og vurderinger som er tatt før konklusjonen fattes. Det er ikke praksis for at partene gis kopi av brev om innhenting av opplysninger, eller av innkomne opplysninger.

Det er sikker praksis for å benytte tolk i møter dersom foreldre og/eller barneverntjenesten selv vurderer at det er hensiktsmessig.

Det er rutine for å vurdere hjemmebesøk/samspillobservasjon i alle saker, og gjennom intervju fremstår det som at dette gjennomføres i de fleste undersøkelser. Ifølge ny rutine skal det skrives referat med vurdering etter hjemmebesøk/samspill-observasjon, og det er utarbeidet ny referat-mal for hjemmebesøk. Det er ikke rutine for å sende ut referatet skriftlig til partene. Det er rutine for å informere foreldrene muntlig om vurderingene av hjemmebesøket/observasjonen.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at det er foretatt hjemmebesøk i ca. halvparten av sakene. I disse sakene foreligger det dokumentasjon fra hjemmebesøket. Begrunnelse/faglig vurdering for ikke å gjennomføre hjemmebesøk foreligger i få saker, også der hjemmebesøk framgår som planlagt aktivitet i arbeidsplanen og hvor dette allikevel er utelatt.

I Statsforvalterens samtaler med åtte foreldre som BFT Lerkendal har gjennomført undersøkelser overfor siste halvår, oppga èn forelder at vedkommende opplevde å få for dårlig informasjon i undersøkelsen.

De øvrige foreldrene var enten tilfredse med informasjonen eller hverken tilfreds eller misfornøyd.

Samtaler med barn

Viktigheten av å snakke med barn i undersøkelsen understrekes av alle ansatte og ledere. Barnesamtaler er inntatt i skriftlige rutiner, og det er utarbeidet mal for barnesamtaler. Alle barnevernkonsulentene har eller skal skoleres i samtalemetoden «Barnesamtalen». Ifølge rutinen skal barneverntjenesten i utgangspunktet gjennomføre flere samtaler med barnet, minimum to (tidlig og ved avslutningen av undersøkelsen), samt individuelt vurdere behovet for flere samtaler, herunder kartleggingssamtaler med barnet. Det skal alltid gjøres en vurdering knyttet til de yngste barna om det er mulig å gjennomføre samtale også med dem. Der dette ikke lar seg gjennomføre, er det rutine for å gjennomføre observasjon av barnet i barnehage, i hjemmet eller begge steder. Ifølge rutinen skal barneverntjenesten ved oppstart vurdere om barnet skal snakkes med før foreldrene.

I ny mal for barnesamtale i undersøkelse går det fram at barnevernkonsulenten bl.a. skal informere om barnevernets jobb, mottatt bekymringsmelding, saksgang, partsrettigheter (barn over 15 år), anledning til å ha med støtteperson mm. Videre er det inntatt at barnets skal spørres om hva det ønsker annerledes i hjemmet (forslag til hjelpetiltak) og en påminnelse om å avtale med barnet hva og hvordan barnets informasjon kan deles med foreldrene.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at barneverntjenesten gjennomfører samtaler med barna i undersøkelsen. Det snakkes med barna alene, uten at foreldre er til stede, og barnet gis mulighet til å ha med støtteperson i samtalen. I enkelte saker er det gjennomført samtale med barnet på barnehage eller skole samme dag som barneverntjenesten har meldingsmøte med foreldrene. I noen saker er det gjennomført flere samtaler med barnet eller arbeidet aktivt for å få til flere samtaler uten at barneverntjenesten har fått det til fordi barnet ikke har ønsket det. I mange saker er det imidlertid gjennomført kun en samtale med barnet. Samtalen er ofte gjennomført tidlig i undersøkelsen. For flere av disse sakene er det ikke gjennomført hjemmebesøk, og i noen saker er de faglige vurderingene vedrørende manglende hjemmebesøk og begrenset antall barnesamtaler lite dokumentert. Sakene viser at barneverntjenesten i de fleste sakene snakker med barna om bekymringsmeldingen og hvordan barnet opplever sin situasjon. I enkelte saker er det imidlertid snakket lite med barnet om selve bekymringen eller om annen bekymringsfull informasjon som er kommet fram senere i undersøkelsen. I flere saker framgår det ikke hvorvidt det er snakket med barnet om, eller hva barnet mener om, barneverntjenestens forslag til konklusjon, dvs. valg av hjelpetiltak eller henleggelse. I saker som omhandler barn over 15 år, og der barneverntjenesten tilbyr hjelpetiltak rettet mot barnet, innhenter barneverntjenesten barnets samtykke.

Undersøkelses-sakene viser at barneverntjenesten har fast praksis for å dokumentere vurderingen av å ikke snakke med barnet overhode (pga. alder, manglende språk mv.). Sakene viser også at barnesamtalene dokumenteres i logg eller i eget dokument. Det er ikke fast praksis for å dokumentere vurderingen av samtalen i etterkant av samtalen, og i noen saker fremgår slike vurderinger kun i vedtaket for undersøkelsen. Det er ikke fast praksis at referat fra barnesamtalene sendes foreldrene, særlig gjelder dette dersom referat skrives i logg.

I Statsforvalterens samtaler med to barn som BFT Lerkendal har gjennomført undersøkelse overfor siste halvår, oppga begge å ha mottatt tilstrekkelig informasjon om undersøkelsen og at de opplevde samtalene som en god opplevelse (trygt, uten andre til stede og at kontaktpersonen fremstod som interessert).

Innhenting av opplysninger fra samarbeidsparter

Ifølge rutinen skal behovet for å innhente opplysninger fra andre vurderes i alle saker. Hovedregelen er at det innhentes opplysninger fra skole eller barnehage og at øvrige samarbeidsparter vurderes mere inngående. Det innhentes samtykke fra foreldre til hvem det kan innhentes opplysninger fra, men sjeldent hvilke opplysninger som kan innhentes. Det er utarbeidet brevmaler for de ulike samarbeidsparter, og disse skal ifølge rutinen tilpasses individuelt både til om det foreligger samtykke og til hvilke opplysninger som skal innhentes. Bare dersom det haster, skal opplysningene

innhentes muntlig. Partene mottar ikke kopi av brevet om innhenting av opplysninger eller kopi av de opplysninger som innhentes, med mindre parten selv krever innsyn i opplysningene. Det er rutine for å gjennomgå opplysningene som er kommet inn og vurderingene som barneverntjenesten har foretatt i konklusjonsmøtet med foreldrene, og eventuelt med ungdommen.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at det innhentes opplysninger fra noen samarbeids-parter i de fleste saker. I flere saker er opplysninger innhentet muntlig over telefon uten at det bes om at opplysningene ettersendes skriftlig. I flere saker viser fagtekst A og arbeidsplanen at det ved oppstart av undersøkelsen var plan om å innhente bredere enn det som faktisk er blitt gjort. I de fleste saker foreligger det ikke dokumentasjon over begrunnelsen for endring i planen. I enkelte saker er det innhentet få opplysninger.

Sakene viser at det i mange saker foreligger samtykke fra partene om å innhente opplysninger fra samarbeidspartene. Noen saker viser imidlertid at det er innhentet opplysninger uten først å innhente samtykke. Eksempel på formulering kan være «Foreldre vil bli orientert om henvendelsen»,

«Forelderen er orientert om henvendelsen» i kombinasjon med at hele bestemmelsen i barnevernloven § 6-4 siteres. Det gjøres ikke tydelig for samarbeidspartene i innhentingsbrevet, eller særlig ikke når det innhentes opplysninger over telefon, hvorvidt innhenting skjer ved bruk av pålegg.

I Statsforvalterens samtaler med åtte foreldre som BFT Lerkendal har gjennomført undersøkelser overfor siste halvår, oppga to foreldre å ikke ha hatt innflytelse på innhentingen av opplysninger fra samarbeidsparter i sin sak. De øvrige seks oppga å ha hatt innflytelse på hvem det skulle innhentes fra, men ikke nødvendigvis hvilke opplysninger som skulle innhentes.

Valg av tiltak

Ifølge rutinen skal familietiltak kontaktes for å drøfte aktuelle tiltak for barnet og familien så tidlig som mulig, og i alle fall før undersøkelsen konkluderes. Familietiltak har to ansatte som er særlig tilgjengelig for barnevernkonsulentene i undersøkelsesarbeidet. Den ene av disse deltar også på mottaksmøter i barneverntjenesten. Familietiltak bidrar til å avklare hva som er egnede tiltak, om disse er å finne hos familietiltak eller om andre tiltak (by-overgripende) bør kontaktes. Ifølge rutinen skal alle faglige drøftelser dokumenteres av barnevernkonsulenten i logg.

Det er en entydig oppfatning blant ansatte og ledere av at det er lav terskel for å iverksette hjelpetiltak ved BFT Lerkendal. På tilsynstidspunktet ble det formidlet at det ikke var ventetid på tiltak fra familietiltak.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at det er konkludert med hjelpetiltak i litt over en tredjedel av sakene. Få av sakene viser dokumentasjon på drøftelser med familietiltak.

Generelt om undersøkelsesarbeidet

Barneverntjenesten er kjent med muligheten av å engasjere sakkyndig i undersøkelsesarbeidet, men dette benyttes sjeldent. I enkelte saker benytter barneverntjenesten kompetansen hos ansatte ved familietiltak i undersøkelsesarbeidet. Dette gjelder bl.a. ved kartlegging av gravide og nyfødte.

Ifølge den nye rutinen for undersøkelse, skal det være flere stopp-punkt med drøftelser i løpet av undersøkelsen. Undersøkelsen skal jevnlig drøftes mellom saksbehandler 1 og 2, med teamleder på saksgjennomgang og/eller på teammøter, ev. andre interne møter.

Teamleder på begge teamene har oversikt over de aktive sakene, og ved saksgjennomgang gjennomgås status, og vanskelige beslutninger drøftes. Barnevernkonsulenten tar opp de saker det er særlig behov for å drøfte. Alle konklusjoner av undersøkelser er enten drøftet med teamleder på saksgjennomgang eller i teammøte. Ifølge rutinen skal barnevernkonsulenten loggføre drøftelsene i journalen på saken.

Barnevernleder underskriver og er formelt ansvarlig for vedtakene. De faktiske løpende beslutningene i undersøkelsene tas av saksbehandler 1 og 2 sammen med teamleder. Barnevernleder kontaktes for drøftelse i alvorlige saker, ved kostbare tiltak og ved fristbrudd.

Dersom barnevernkonsulenten ser at undersøkelsesfristen ikke overholdes, skal barnevernkonsulenten så tidlig som mulig orientere teamleder, slik at det kan vurderes tiltak/bistand for å overholde fristen. Ved fristbrudd skal barnevernleder orienteres.

Barneverntjenesten har rapportert om enkelte fristbrudd på undersøkelser seneste år.

I intervju kom det fram at ansatte har en entydig opplevelse av at teamlederne er tilgjengelige for drøftelser, at ledelsen har god kjennskap til sakene, og at det er kultur for å drøfte problemstillinger blant ansatte og ledere. I intervju med ledere kom det fram at det å sikre grundige nok undersøkelser, prioriteres foran det å holde undersøkelsesfristen. I intervju med ansatte kom det imidlertid fram at det å holde undersøkelsesfristen har høy prioritet. Det skal mye til for at ansatte kontakter ledelsen om at fristbrudd eller utvidet frist er nødvendig for å kunne undersøke saken godt nok.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at tre-måneders-fristen er overholdt i alle sakene. Også i saker der arbeidet i undersøkelsen er startet opp flere uker etter avklart melding, og i saker med begrenset kontinuitet i arbeidet. Over to tredjedeler av sakene har vedtak datert i siste uke før undersøkelsesfrist. Det foreligger ingen dokumentert vurdering av om fristen bør/skal utvides.

Dokumentasjon

Ifølge rutinen skal alle faktiske forhold dokumenteres i logg. Videre skal faglige vurderinger som veivalg/endringer i arbeidsplanen, vurderinger etter samtaler med barn, foreldre, samspillobservasjoner, vurderinger ved gjennomgang av innhentede opplysninger fra samarbeidsparter og vurderinger og delkonklusjoner fra interne drøftelser, dokumenteres fortløpende i logg eller i egne dokument i saken.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at faktiske opplysninger dokumenteres fortløpende i logg. Det dokumenteres ofte, men ikke alltid, vurderinger av hjemmebesøk/samspillsobservasjoner og av barnesamtaler. Det er flere eksempler på at vurderinger fra barnesamtaler og informasjon fra foreldre utelukkende finnes dokumentert i vedtaket. Det dokumenteres ikke hvem som anses som part i undersøkelsen. Det går ikke fram av undersøkelsen at det er opprettet undersøkelse på søsken, og hastegrad er i liten grad dokumentert. Barneverntjenestens fortløpende faglige vurderinger i undersøkelsen, herunder endringer i arbeidsplanen og faglige vurdering av opplysninger som kommer inn, er i liten grad dokumentert. Barneverntjenesten dokumenterer i begrenset grad egne vurderinger av det som er sett, hørt og tenkt. Dette fremkommer ofte først av vedtaket. Dokumentasjon på interne faglige drøftelser og delkonklusjoner foreligger i ulik grad. I flere saker er dette fraværende.

Ifølge den nye rutinen skal barnevernkonsulenten starte opp å skrive på undersøkelsesrapporten; fagtekst B, tidlig i undersøkelsesarbeidet. Fagtekst B skal foreligge før vedtaket skrives ved avslutning av undersøkelsen, og fagtekst B skal sendes ut til partene. For en tid tilbake avdekket BFT Lerkendal selv at dokumentasjonen i undersøkelsesarbeidet var svært forsinket. Ved en av kommunens forvaltningsrevisjoner på barnevernområdet ble plikten til å fatte skriftlig vedtak innenfor undersøkelsesfristen i bvl. § 6-9 tydeliggjort, og det ble avdekket at dette ikke var praksis i Trondheim. Behovet for å legge om praksis og sikre at vedtak skrives innenfor fristen, medførte at barneverntjenesten ved BFT Lerkendal midlertidig besluttet å ikke utarbeide undersøkelsesrapport (fagtekst B). Ved tilsynstidspunktet var barneverntjenesten nylig gått tilbake til rutinen med å utarbeide fagtekst B i undersøkelsene.

Det er utarbeidet sjekkliste og mal for vedtak. Barnevernkonsulenten sender vedtak etter endt undersøkelse til teamleder. Teamleder gjennomgår vedtaket, tar opp eventuelle spørsmål og innspill med barnevernkonsulenten og/eller sender vedtaket til barnevernleder for godkjenning og underskrift. Også barnevernleder gjennomgår vedtaket og kan stille spørsmål eller komme med innspill til teamleder og barnevernkonsulenten.

I intervju kom det fram at det har vært lagt stor vekt på å endre praksis til å fatte skriftlig vedtak innenfor undersøkelsesfristen, og at ansatte oppfattet målsettingen om å skrive vedtak innenfor fristen som høyt prioritert.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser at fagtekst B, som dokument, ligger ved i alle saker. Disse inneholder utklipp fra fagtekst A og henvisning til vedtak, men inneholder ingen omtale av undersøkelsen eller vurderinger.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser videre at det foreligger vedtak i alle saker, også der undersøkelsen er henlagt. Vedtakene omtaler lovgrunnlaget og bakgrunnen for saken, gjerne ved å omtale bekymringsmeldingen, foreldrenes syn på bekymringsmeldingen, barneverntjenestens kjennskap til familien fra tidligere, aktuell situasjon og noen ganger opplysninger fra samarbeidsparter.

Det går ikke tydelig fram av alle vedtak hva undersøkelsen har bestått i. For noen vedtak, med avgrensede undersøkelser, går det ikke tydelig fram at det er begrensede opplysninger som ligger til grunn for barneverntjenestens vurderinger og konklusjon.

Barnets stemme inngår som eget punkt i de fleste vedtakene, og her beskrives barnesamtalen. Noen ganger kommer det fram hva barnet har fortalt om hjemmesituasjonen og/eller barnets beskrivelse av foreldrene. I noen vedtak går det fram at barneverntjenesten har funnet det vanskelig å få fram og/eller å vurdere barnets ønsker og meninger. Andre vedtak omtaler ikke hva barnet mener, og særlig gjelder dette konklusjonen av undersøkelsen. Flere vedtak viser ikke hvordan barnets mening er vektlagt, sett opp mot andre hensyn i saken. «Barnets beste-vurdering» fremkommer i flere vedtak, men inntas ikke systematisk.

Barneverntjenestens samlede vurdering inntas i alle vedtak. Barnevernets vurdering av familiens og barnets behov for hjelp fremgår, også der foreldre takker nei til tiltak. Hensikten og formålet med tiltakene som tilbys, beskrives i vedtakene.

Vedtakene om hjelpetiltak omtaler type tiltak f.eks. «råd og veiledning fra familietiltak», «barnesamtaler», «miljøterapeutisk oppfølging fra uteseksjonen». Tiltaksperioden angis fra dato til dato. Omfanget av tiltaket i form av f.eks. ukentlig veiledning, barnesamtaler annenhver uke e.l. er ikke angitt.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Tilsynet har vist at det er god praksis på flere sentrale deler av undersøkelsesarbeidet. Nedenfor gjennomgås de områdene der tilsynet har avdekket svikt og behov for forbedring.

Resultatdokumentene i en systemrevisjon er en sentral kilde for å avdekke hva som er barneverntjenestens praksis.

Undersøkelsessakene (resultatdokumentene) i dette tilsynet er utarbeidet i perioden 13.03.20 – 30.07.20. På dette tidspunktet forelå ikke kommunens nye undersøkelsesrutine eller nye maler for førstesamtale med foreldre, referat-mal for hjemmebesøk mm.

Oppstart av undersøkelser

Barneverntjenesten skal gjennomføre undersøkelser «snarest» og ikke bruke lengre tid på undersøkelsen enn nødvendig. Arbeidet skal igangsettes innen rimelig tid etter at meldingen er avklart, og arbeidet i undersøkelsen skal ha framdrift og kontinuitet.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser flere saker der det er gått flere uker fra avklart melding til første møte med foreldre og barn er gjennomført, eller til at parter er kontaktet første gang.

Undersøkelses-sakene i tilsynet viser få saker der undersøkelsesarbeidet er startet opp innen 14 dager fra tidspunkt for avklart melding.

Som beskrevet under punkt 3, tilsier barneverntjenestens nye rutine for undersøkelser at det bør brukes maks. 14 dager på innledende fase i undersøkelsen, dvs. fram til gjennomføring av oppstartsmøte/ meldingsmøte med foreldre og første barnesamtale. Undersøkelses-sakene i tilsynet viser en praksis som ikke er i samsvar med det som beskrives i den nye rutinen innført høsten 2020.

Tilsynet har avdekket at kommunen ikke sikrer at alle undersøkelser er gjennomført «snarest» jf. bvl. § 6-9.

Det at mange undersøkelser er startet opp sent, men likevel sluttført innenfor undersøkelsesfristen på tre måneder, har gitt negative konsekvenser for kvaliteten på flere undersøkelser.

Kartlegging og opplysning av saken

Kvaliteten på barneverntjenestens undersøkelse er avgjørende for om barneverntjenesten skal kunne gi barn riktig og nødvendig hjelp, omsorg og beskyttelse til rett tid.

Barneverntjenesten skal kartlegge barnets situasjon gjennom samtaler med barnet, foreldrene, observasjoner og innhenting av opplysninger fra skole, barnehage og andre instanser som kjenner barnet og familien. Ny bekymringsfull informasjon som kommer fram i løpet av undersøkelsen, skal følges opp. Relevante sider av saken skal komme frem, og barneverntjenesten skal vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Barneverntjenesten skal påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak.

Tilsynet viser at mange undersøkelser ved BFT Lerkendal gjennomføres forsvarlig. Noen undersøkelser fremstår imidlertid samlet sett som for dårlig opplyst. I enkelte undersøkelser er det ikke gjennomført tilstrekkelige samtaler med barnet, gjennomført nødvendige observasjoner av samspill, innhentet tilstrekkelig opplysninger fra samarbeidsparter eller innhentet synspunkt fra partene tidlig nok. I noen få saker er opplysninger som er kommet seint fram i undersøkelsen, ikke fulgt tilstrekkelig opp.

De fleste undersøkelsene som ikke er tilstrekkelig kartlagt, er konkludert med hjelpetiltak.

Tilsynet har avdekket at kommunen ikke sikrer at alle undersøkelser er godt nok opplyst og forsvarlig undersøkt, jf. bvl. §§ 4-3 jf. 1-4 og fvl. § 17.

Dokumentasjon av faglige vurderinger

Barneverntjenesten skal dokumentere relevante opplysninger og vurderinger gjennom hele undersøkelsen. Dokumentasjonen skal vise hvilke vurderinger barneverntjenesten har gjort.

Som beskrevet i punkt 3 viser undersøkelses-sakene i tilsynet at vurderinger av hjemmebesøk/samspillsobservasjoner og barnesamtaler noen ganger dokumenteres i etterkant av aktiviteten og noen ganger utelukkende i det avsluttende vedtaket. Det er ikke fast praksis for fortløpende å dokumentere faglige vurderinger som gjøres av barnevernkonsulenten eller vurderinger fra interne drøftelser. Ulike type faglige vurderinger f.eks. vurderinger etter gjennomgang av innhentede opplysninger, begrunnelser for endringer i arbeidsplan, tydeliggjøring av hvem som er part mv. er lite dokumentert.

Tilsynet har avdekket at kommunen ikke sikrer at faglige vurderinger og beslutninger underveis i undersøkelsen dokumenteres jf. fvl. § 11 d jf. bvl. § 1-4 og bvl. § 2-1 andre ledd.

Innhenting av opplysninger

For å innhente taushetsbelagte opplysninger fra samarbeidsparter, må barneverntjenesten enten ha gyldig samtykke fra parten for å innhente opplysninger, eller så må vilkårene i bvl. § 6-4 om pålegg være oppfylt. Partens samtykke skal omhandle både fra hvem opplysningene innhentes, og hvilke opplysninger som innhentes. Dersom barneverntjenesten vurderer at vilkårene er tilstede for å pålegge en samarbeidspart å utlevere opplysninger, må samarbeidsparten informeres tydelig om dette.

Som omtalt under punkt 3, går det ikke alltid tydelig fram av barneverntjenestes henvendelser til samarbeidsparter, om parten har samtykket til at det innhentes opplysninger, eller om barneverntjenesten pålegger instansen å gi opplysninger.

Videre viser tilsynet at foreldres samtykke knyttes opp mot hvem det skal innhentes opplysninger fra, men sjeldent hvilke opplysninger som skal innhentes.

Tilsynet har avdekket at kommunen ikke sikrer at innhenting av opplysninger i undersøkelser er i tråd med bvl. § 6-4 andre til femte ledd.

Vedtak

I følge bvl § 6-3 a skal barneverntjenestens vedtak bl.a. ha en begrunnelse der det fremgår hva som er barnets synspunkt, hvilken vekt barnets mening er tillagt, og hvordan barnets beste er vurdert.

I noen vedtak i dette tilsynet går det fram at barneverntjenesten har funnet det vanskelig å få fram og/eller å vurdere barnets ønsker og meninger. Andre vedtak omtaler ikke hva barnet mener, og særlig gjelder dette barnets mening om konklusjonen av undersøkelsen. Barneverntjenestens vektlegging av barnets meninger sett opp mot andre hensyn i saken, er ikke tydelig i alle vedtak. Barneverntjenesten sin «barnets beste-vurdering» fremkommer i flere vedtak, men er ikke inntatt systematisk.

Tilsynet har avdekket at kommunen ikke sikrer at barneverntjenestens vektlegging av barnets mening og vurdering av barnets beste, framkommer i alle vedtak jf. bvl. § 6-3 a.

Et enkeltvedtak skal være tydelig og klart. Vedtaket skal være så konkret som mulig, slik at innholdet i tiltaket som innvilges, fremgår tydelig. Også omfanget av tiltaket skal framgå klart. Parten skal kunne forstå hva slags hjelpetiltak og omfang som tilbys, før parten samtykker. Dersom parten vurderer at innholdet i tiltaket er riktig, men at omfanget ikke er tilstrekkelig, skal parten kunne klage på dette.

Som omtalt i punkt 3 viser tilsynet at vedtakene om hjelpetiltak omtaler type tiltak f.eks. «råd og veiledning fra familietiltak» og «barnesamtaler». Videre beskrives foreldrenes og barnets behov for hjelp samt hensikten og formålet med tiltaket. Tiltaksperioden angis fra dato til dato, men ingen vedtak er tydelig på omfanget i form av f.eks. ukentlig veiledning, barnesamtaler annenhver uke e.l. Vedtakene om hjelpetiltak angir ikke tydelig omfanget av tiltaket.

Tilsynet har avdekket at kommunen ikke sikrer at vedtak om hjelpetiltak er tilstrekkelig tydelig på omfanget av tiltaket jf. fvl. § 23 og kravet til forsvarlig saksbehandling.

Kommunes internkontroll

Tilsynet har vist at flere strukturer, rutiner og systemer for styring og ledelse er på plass for barneverntjenestens arbeid med undersøkelser ved BFT Lerkendal. Sentrale deler av internkontrollen som stikkprøver, evalueringsarbeid, intern rapportering, avvikssystem, kompetansetiltak mm. er etablert. Videre har det kommet fram at flere forbedringstiltak er planlagt og påstartet. Statsforvalteren vurderer at Trondheim kommune og barneverntjenesten ved BFT Lerkendal arbeider aktivt med forbedring av tjenesten. De ovennevnte manglene i arbeidet med undersøkelser viser imidlertid at Trondheim kommunes internkontroll ikke har fungert i tilstrekkelig grad.

5. Statsforvalterens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Lovbrudd

Tilsynet har avdekket at Trondheim kommune gjennom sin styring og ledelse ikke sikrer en forsvarlig

framdrift og gjennomføring av barneverntjenestens undersøkelser ved Barne- og familietjenesten Lerkendal jf. bvl. § 2-1 andre ledd, herunder brudd på plikten til å

  • gjennomføre undersøkelser «snarest» bvl. §§ 4-3 første ledd og 6-9 første ledd
  • sørge for at saken alltid er godt nok opplyst og forsvarlig undersøkt, bvl. §§ 4-3 jf. 1-4 og fvl. § 17
  • dokumentere vurderinger og beslutninger underveis i undersøkelsen jf. fvl. § 11 d jf. bvl. § 1-4 og 2-1 andre ledd
  • innhente opplysninger i undersøkelser i tråd med samtykke eller pålegg jf. bvl. § 6-4 andre til femte ledd
  • sikre at vektleggingen av barnets mening og vurdering av barnets beste fremkommer i alle vedtak, bvl. § 6-3 a
  • sikre at vedtak om hjelpetiltak tydelig angir omfanget av hjelpen som skal gis, fvl. § 23 og kravet til forsvarlig saksbehandling

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Statsforvalteren har mottatt Trondheim kommunes brev av 19.04.21 med vedlegg. Her redegjøres det bl.a. for status for forslaget om store strukturelle endringer av barne- og familietjenestene i kommunen, nylig iverksatte organisatoriske grep ved Barne- og familietjenesten Lerkendal, status for andre tiltak som var planlagt, men ikke iverksatt/implementert for barneverntjenestene på tilsynstidspunktet, samt for tiltak som nylig er planlagt for å rette opp lovbrudd avdekt gjennom tilsynet.

Trondheim kommune har utarbeidet en plan/oversikt der tiltak, kontroll av iverksetting av tiltak og vurdering av effekten av tiltakene fremgår.

Statsforvalteren vurderer at redegjørelsen og den oversendte planen omhandler:

  • hvilke tiltak som iverksettes for å rette opp påpekte lovbrudd
  • hvordan ledelsen vil følge med på, og kontrollere at tiltakene blir iverksatt
  • på hvilken måte ledelsen vil evaluere om tiltakene fører til forventet endring
  • en redegjørelse for når kommunen forventer at lovbruddene skal være rettet, og hvilke frister kommunen setter seg for å sikre fremdrift

Kommunen har redegjort for at «lovbrudd, tiltak for å lukke disse samt annet forbedringsarbeid som følger i kjølvannet av dette, deles med de andre barneverntjenestene i kommunen slik at barnevernet i hele kommunen kan gjennomføre forbedringer i undersøkelsesarbeidet.»

Statsforvalteren vurderer at Trondheim kommune har gjort forbedringstiltak etter at tilsynet fant sted. Noen forbedringstiltak som var planlagt, men ikke iverksatt på tilsynstidspunktet, er nå iverksatt og vil ifølge planen bli evaluert. Andre forbedringstiltak er nye og planlagt iverksatt og evaluert.

Statsforvalteren vurderer at Trondheim kommune, har foretatt en grundig gjennomgang av egen praksis, rutiner, maler og styringssystem på barneverntjenestens undersøkelsesarbeid, og vi vurderer at tiltakene, slik de er beskrevet, fremstår som egnet til å rette opp lovbruddene som ble avdekt gjennom tilsynet.

Statsforvalteren finner etter dette det riktig å avslutte tilsynet med Trondheim kommune, Barne- og familietjenesten Lerkendal.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 16.06.2020.

Det ble invitert til samtaler med totalt 10 foreldre og 10 barn/ungdommer som hadde hatt kontakt med barneverntjenesten ved BFT Lerkendal i forbindelse med undersøkelse siste halvår.

På grunn av Covid-19-situasjonen ble tilsynet gjennomført digitalt (på teams). Tilsyn ble innledet med et informasjonsmøte 09.11.2020. Oppsummerende møte med gjennomgang av foreløpige funn ble avholdt 19.11.2020. Oppfølgende møte med barnevernleder og teamledere ble gjennomført 08.12.20.

Intervju med ansatte og ledere i tjenesten og i kommuneadministrasjonen ble gjennomført 09.11.20 til 12.11.20.

Dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, og noen dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsdagene/intervjudagene. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

Styringsdokumenter:

  • Organisasjonskart BFT Trondheim og BFT Lerkendal
  • Rollefordeling barnevern Lerkendal
  • Kompetanseplan
  • Årshjul 2020
  • Oversikt over møtestruktur BFT Lerkendal
  • Rutine: Ordinær undersøkelse – Fra fordeling til konklusjon
  • Rutine: Ny rutine for undersøkelser – prosesskart
  • Rutine: Mottak barnevern
  • Rutine: Overføring mellom Bekymringsmelding til annen kommune
  • Rutine: Samhandling mellom barnevernadministrasjonen og familietiltak
  • Rutine: Akuttsituasjon- planlegging og intervensjon
  • System for sikring av lovkrav i meldings- og undersøkelsesfasen
  • Maler for div type brev, referat, mm
  • Oversikt over kartleggingsverktøy for barnevernet
  • Ros-analyse med handlingsplan: Avvik skriftlig arbeid
  • Ros-analyse: Økt antall plasserte barn
  • Ros-analyse: CoVid 19
  • Oversikt over medvirkning i forbedringsarbeid
  • Kontinuerlig forbedringsarbeid
  • Risikomatrisen
  • Rutine for å melde avvik, skade og nestenulykker og uheldige hendelser
  • Rutiner for internrevisjon
  • Rapport internrevisjon
  • Internkontroll BFT Lerkendal
  • Sjekkliste vedtak
  • Sjekkliste undersøkelse
  • Mal vedtak § 4-4, 2. ledd
  • Resultat og mål videre 2019/2020
  • Resultat og mål for høsten 2020Saksdokumenter – sak PS 0260/20: Status barnevern etter 1. halvår 2020
  • Saksdokumenter – sak PS 0327/20: Forvaltningsrevisjon barnevernets oppfølging av vold i nære relasjoner – oppfølging av vedtak

Resultatdokumenter:

  • Oversikt over avsluttede undersøkelser mai – juli 2020
  • De siste 30 avsluttede undersøkelser fra før 31.07.20 med:
    • bekymringsmelding
    • meldingsgjennomgang
    • plan for undersøkelse
    • skjema for samtykke til dokumentasjonsinnhenting
    • brev om innhenting av dokumentasjon
    • Innhentet informasjon
    • møtereferat
    • journalnotat
    • undersøkelsesrapport
    • vedtak

Annet:

  • Navn på 10 barn for mulig samtale (med kontaktinformasjon mm)
  • Navn på 10 foreldre/par for mulig samtale (med kontaktinformasjon mm)
  • Oversikt over ansatte BFT Lerkendal, barneverntjenesten og familietiltak

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte.

Ikke publisert her

Åtte foreldre og to barn ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

Seniorrådgiver barnevern, Doris Fagerli Sundvik, Statsforvalteren i Trøndelag Seniorrådgiver barnevern, Anne Sørbø, Statsforvalteren i Trøndelag Seniorrådgiver barnevern, Oda R. Reinfjord, Statsforvalteren i Trøndelag,

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2020–2021 Undersøkelser i barnevernet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk