Tilsyn med kommunal beredskapsplikt og helseberedskap Høylandet kommune 2022

Tidspunkt for tilsynet: 8. desember 2022

Tilsynssted: Digitalt

Kontaktperson i kommunen: Kommunedirektør Liv Elden Djokoto
Statsforvalterens tilsynsgruppe: Tilsynsleder Dag Otto Skar, samfunnssikkerhet og beredskap Tilsynskoordinator Tore Brønstad, samfunnssikkerhet og beredskap Fagdirektør Marit Dypdal Kverkild, helse- og samfunn

Tilsynsrapporten er godkjent av Fylkesberedskapssjef Dag Otto Skar, Fagdirektør helse- og samfunn Marit Dypdal Kverkild

Foreløpig rapport sendt 23. desember 2022

Endelig rapport sendt 26. januar 2023

Kommunens frist for oppfølgingsplan: 28. februar 2023

1. Sammendrag

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. (helsetilsynsloven) §2.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene til kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Statsforvalterens hovedinntrykk av kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap og helseberedskap, samt resultater fra tilsynet, er beskrevet under kapitel 4 i rapporten.

Statsforvalteren avdekket 3 avvik under tilsynet i Høylandet kommune.

2. Bakgrunn/Formål

Helseberedskap og kommunal beredskapsplikt er basert på de samme prinsippene og har et felles mål om beskyttelse av befolkningen.

Kommunene har ansvar for å utvikle trygge og robuste lokalsamfunn, og opprettholde nødvendige tjenester også når lokalsamfunnet rammes av uønskede hendelser som utfordrer kommunen, enten de forekommer i fredstid, ved sikkerhetspolitiske kriser eller i væpnet konflikt.

Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i Sivilbeskyttelsesloven §29, forskrift om kommunal beredskapsplikt §10 og Helsetilsynsloven §2. I tillegg finnes tilsynshjemler i ulike særlover på helseberedskapsområdet.

Tilsynet skal følge bestemmelsene i kapittel 10 A i Kommuneloven.

Målet med tilsynet var å undersøke om kommunens arbeid med kommunal beredskap og helseberedskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven §§14 og 15, forskrift om kommunal beredskapsplikt, helseberedskapsloven, forskrift om krav til beredskapsplanlegging, helse- og omsorgstjenesteloven, smittevernloven, folkehelseloven, forskrift om miljørettet helsevern og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Statsforvalteren ville undersøke om kommunen, i tråd med kravene i lov og forskrift, hadde:

• En beredskapsplanlegging som bygger på risiko- og sårbarhetsanalyser av uønskede hendelser som kan inntreffe i egen kommune
• En forberedt kriseorganisasjon for håndtering av uønskede hendelser, herunder;
  • en forberedt kriseledelse
  • en kriseorganisasjon som kjenner egne beredskapsplaner
  • om kommunen har sikker informasjonsstyring og plan for krisekommunikasjon
  • om alle som har en rolle i beredskapen har fått opplæring
  • om beredskapen er øvet, evaluert og oppdatert

3. Rammer for tilsynet

Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrettet tilsyn. Skriftlig revisjonsvarsel ble sendt 27. juni 2022.

Tilsynet ble gjennomført iht. plan, med åpningsmøte, intervju med relevante personer i kommunen samt sluttmøte. Foreløpig oppsummering og avvik ble presentert i sluttmøtet.

Denne rapporten omhandler evt. avvik og andre inntrykk som er avdekket under revisjonen.

Avvik er manglende etterleving av krav i lov og forskrifter som kommunen har plikt til å etterleve innenfor kommunal beredskapsplikt og kommunal helseberedskap.

Vi gjør oppmerksom på at Statsforvalteren kun undersøker om kommunens arbeid med kommunal beredskap og kommunal helseberedskap er i tråd med lov og forskrift.

Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens arbeid med dette.

4. Hovedinntrykk

4.1  Kommunal beredskapsplikt

Statsforvalteren mener at Høylandet kommune nå har fått på plass en god beredskapsorganisasjon med god kompetanse i flere ledd.

Høylandet kommune er en liten kommune, noe som gjør at enkeltpersoner dekker flere funksjoner. Dette gjør at kommunen kan være sårbar ved hendelser, ferier og fravær.

Kommunen bør i den forbindelse vurdere stedfortrederfunksjoner, opplæring og evt. samarbeidsavtaler med nabokommuner og frivillige lag og organisasjoner. Kommunalt beredskapsråd er et viktig samordningsorgan i denne forbindelse og kan benyttes mer.

Hovedinntrykket at kommunen har fokus på beredskap og har igangsatt prosesser ihht forskrift om kommunal beredskapsplikt etter å ha prioritert håndtering av Covid-19 fremfor beredskapsøvelser og ROS-analyser.

Høylandet har en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse fra 2015. Kommunen har nå igangsatt en prosess for utarbeidelse av ny helhetlig ROS-analyse. En del av grunnlagsarbeidet til denne er gjennomført (bl.a. KU kritisk infrastruktur).

Høylandet kommune reviderer sin beredskapsplan jevnlig, men denne vil også få en grundig revisjon med bakgrunn ny helhetlig ROS-analyse i 2023.

Kommunens kriseledelse er bredt sammensatt hvor rollene er tydelig avklart. Kriseledelsen har hatt mange møter i forbindelse med håndtering av korona. Det er ikke faste stedfortredere for medlemmer i kriseledelsen, men «backer» opp hverandre.

Høylandet kommune har hatt en god plan for gjennomføring av øvelser, men pga. pandemi har disse ikke blitt gjennomført de siste 2 år.

Kommunedirektør har de senere år vært beredskapskontakt. Fra 2023 vil denne oppgaven overføres til teknisk sjef.

Kommunen har et kommunalt beredskapsråd. Det er kalt inn til nytt møte etter nyttår i forbindelse med utarbeidelse av ny helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse.

4.2 Helseberedskap

Observasjoner – Planverk og organisering

• Plan for helsemessig og sosial beredskap 2004 (rev. 2014)
• Smittevernplan for Høylandet kommune - udatert
• Plan for psykososial krisegruppe – revidert 2022
• Tilsynsrapport miljørettet helsevern datert 03.2020
• Politisk sak miljørettet helsevern 05.2020
• Rutine for digital beredskap (ligger inne i no)
• Grunnlagsdokument folkehelse 29.04.2021
• Tuberkulosekontrollprogram datert juli 2022

Observasjoner - kommuneoverlegefunksjonen

• Kommuneoverlegen er relativt nyansatt og har vært i stillingen siden april 2022.Kommuneoverlegen har en 20 % stilling som kommuneoverlege, kombinert med stilling som fastlege og tilsynslege i sykeheim. Det er stedfortreder for kommuneoverlegen i ferier og fravær. Kommuneoverlegen er ikke fast medlem av kriseledelsen, men innkalles ved behov. Hun er også medlem av psykososialt
• Høylandet kommune har en gammel Kommuneoverlegen arbeider med en revisjon av planen. Det er planlagt å ferdigstille denne i januar 2023.

Observasjoner – beredskap i enhetene

• Høylandet kommune har fått tilskudd fra Statsforvalteren for å vurdere ny organisering av helsetjenestene gjennom opprettelse av en familieenhet. Helsetjenestene vil bli involvert i arbeidet med helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Det er god kapasitet både på institusjon og hjemmebaserte tjenester. Høylandet kommune har inngått avtaler med nabokommuner om kjøp av institusjonsplasser ved behov. Kompetanse er en utfordring i helsetjenestene, men oppleves ikke som kritisk. Denne utfordringen blir større i årene fremover med tanke på alderssammensetningen innenfor helse- og omsorgstjenestene pr. i dag.
• Det er dialog med nabokommuner vedrørende samarbeid på tvers av kommuner ved uønskede hendelser. Det er et behov for at dette samarbeidet videreutvikles. Helsetjenesten har oppdaterte kontaktlister for helsepersonell, og kan sende SMS’er til alle ansatte ved behov.
• Kommunen har oppdaterte planer for brannberedskap og gjennomfører jevnlige øvelser og tester ved kommunale institusjoner. Det gjennomføres brannvern- gjennomgang med ansatte årlig, og det gjennomføres fullskala brannøvelser ved sykehjemmet hvert tredje år. Det er nødstrømsaggregat på sykehjemmet som slår inn automatisk ved strømbrudd.
• Det foreligger infeksjonskontrollprogram på institusjonene, men dette er utdatert og må forbedres. Det er planer for revisjon av dette. Infeksjonskontrollprogrammet skal være en delplan under Infeksjonskontrollprogrammet skal revideres i samarbeid med kommuneoverlegen.
• Kommunen har lager for forbruksmateriell for flere måneder. Det er et noe mangelfullt medikamentlager ved sykehjemmet. Det er behov for å gjennomgå beredskapslageret.

Observasjoner – Psykososialt kriseteam

• Psykososialt kriseteam er tverrfaglig sammensatt fra ulike enheter i kommunen. Kommunalsjef helse- og omsorg er leder at Posom-teamet. Teamet har også Plan/rutine for psykososial krisegruppe (vedlegg kriseplan) er revidert i 2022.Det er planlagt med to faste møter pr. år i psykososialt kriseteam.
• Alle medlemmer av teamet har gjennomført 7,5 timers digitalt opplæringskurs. Det er ikke avsatt eget budsjett for drift og opplæring av psykososialt kriseteam.
• Psykososialt kriseteam har en sentral rolle i arbeid med evakuerings- og pårørendesenter (EPS). Ved etablering av EPS er nestleder av Posom-teamet
• Det er pr. tiden ikke samarbeidsavtaler med nabokommuner når det gjelder psykososialt kriseteam. Dette vil bli tatt opp i dialogen med nabokommunene. Dette anbefales fordi Posom- teamet er sårbart ved ferier og fravær, og kan det kan oppstå inhabilitet ved hendelser og saker.

5. Resultater fra tilsynet

Avvik 1 – kommunal beredskapsplikt

Kommunen har ikke en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse ihht krav i sivilbeskyttelses- loven § 14 og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 2.

Utfyllende kommentar

Høylandet kommune har en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse fra 2015. Ihht. Forskrift om kommunal beredskapsplikt skal denne revideres i takt med revisjon av kommunedel- planer jfr. plan- og bygningsloven.

Kommunen har nå imidlertid iverksatt en prosess for ny helhetlig ROS med bakgrunn i dagens situasjon.

Avvik 2 – kommunal beredskapsplikt

Kommunens har ikke en beredskapsplan som dekker sivilbeskyttelsesloven § 15.

Utfyllende kommentar

Selv om Høylandet kommune justerer sin beredskapsplan jevnlig er det behov for en grundig gjennomgang og revisjon av kommunens overordnede beredskapsplan.

Dette må gjøres etter at Høylandet kommune har utarbeidet ny helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse.

Avvik 3 – kommunal beredskapsplikt

Kommunen har ikke øvd sin beredskapsorganisasjon ihht. Forskrift om kommunal beredskapsplikt §7, 1. ledd, 1. punktum.

Utfyllende kommentar

Høylandet kommune deltok sist på øvelse SODD i 2019.

Ihht. Forskrift om kommunal beredskapsplikt §7, 1. ledd, 1. punktum skal kommunens beredskapsplan øves minst hvert annet år.

Avvik - helseberedskap

Høylandet kommune må oppdatere sin smittevernplan jfr. Lov om vern av smittsomme sykdommer § 7-1 og § 7-2.

6. Grunnlagsdokumenter

7. Deltakere ved tilsynet

Ikke publisert her.

Steinkjer, 19. desember 2022

Dag Otto Skar
Fylkesberedskapssjef
Kommunal- og justisavdelingen

Marit Dypdal Kverkild
Fagdirektør helse- og samfunn
Helse- og omsorgsavdelingen