Rapport etter landsomfattende tilsyn med Dalgård barne- og avlastningsbolig 2023

Statsforvalteren i Trøndelag gjennomførte tilsyn med Trondheim kommune og besøkte i den forbindelse Dalgård barne- og avlastningsbolig den 19.-21. september 2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at helse- og omsorgstjenester til barn i barne- og avlastningsboliger blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester. Herunder om barna får habilitering og opplæring i samsvar med sine behov mens de oppholder seg i barne- og avlastningsboligen.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Trondheim kommune sikrer ikke at barn ved Dalgård barne- og avlastningsbolig får habilitering og opplæring i samsvar med sine behov.

Dette er brudd på helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.

Vi ba om en skriftlig tilbakemelding innen 31.10.23 med eventuelle innsigelser til de faktiske forhold i rapporten. Vi har ikke mottatt noen innsigelser. Denne rapporten anses derfor som endelig.

1.   Tilsynets tema og omfang

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen/virksomheten sikrer at barna i Dalgård barne- og avlastningsbolig får habilitering/opplæring som samsvarer med deres behov. Tilsynet er del av et landsomfattende tilsyn i 2022 og 2023, og har omfattet undersøkelser av om Dalgård barne- og avlastningsbolig:

1. har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og
2. bruker informasjonen til å identifisere behov for habilitering/opplæring og til å utforme mål og tiltak for barnet.
3. gjennomfører tiltak for habilitering/opplæring.
4. evaluerer og korrigerer mål og tiltak for habilitering/opplæring.

Tilsynsprosessen har bygget på systemrevisjon som metode. En systemrevisjon har som formål å undersøke om gode og trygge tjenester er resultatet av systematisk styring og ledelse og kontinuerlig forbedringsarbeid. I dette tilsynet har undersøkelsene vært tett knyttet til faglige arbeidsprosesser for habilitering/opplæring. I undersøkelse av krav til styring og ledelse er det derfor aktiviteter tett på de faglige prosessene, som har vært mest aktuelle.

Barna og foreldrenes meninger om og erfaringer med opphold i barne- og avlastningsboligen, har vært viktig informasjon for å vurdere både kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis på om barna får dekket sitt behov for habilitering. Et utvalg foreldre har derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

2.1  Tilsynsmyndighet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale helse- og omsorgstjenester, jf. helse- og omsorgstjenesteloven (hol.) § 12-3 og helsetilsynsloven § 4.

Kommuneloven kapittel 30 setter den rettslige rammen for hvordan statlig tilsyn med kommunene skal gjennomføres, med unntak av kommuneloven § 30-4. Et eventuelt pålegg om retting skjer i henhold til helsetilsynsloven § 8, jf. hol. § 12-3. Statsforvalterens myndighet til å føre tilsyn med privat tjenesteleverandør følger av helsetilsynsloven § 4.

2.2 Kommunens ansvar for heldøgns helse- og omsorgstjenester i barne- og avlastningsboliger

Når et barn har opphold i barne- og avlastningsbolig har kommunen innvilget avlastningsopphold eller fulltidsplass i slik institusjon til familier med særlig tyngende omsorgsarbeid, jf. hol. § 3-6 og § 3- 2 første ledd nr. 6 bokstav c. Barne- og avlastningsboliger regnes som omsorgsinstitusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 første ledd bokstav a.

2.3  Habiliteringen/opplæringen skal være forsvarlig

Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter helse- og omsorgstjenesteloven skal være forsvarlige, jf. hol. § 4-1. Forsvarlighetskravet er en rettslig standard, som betyr at innholdet bestemmes av normer utenfor loven. I tolkningen av hva som er forsvarlig inngår blant annet anerkjent fagkunnskap, faglitteratur, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. I dette tilsynet bygger det faglige innholdet på følgende normerende produkter fra Helsedirektoratet:

• nasjonal veileder for oppfølging av personer med store og sammensatte behov.
• nasjonal veileder om barn og unge med habiliteringsbehov.
• nasjonal veileder for rehabilitering, habilitering, individuell plan og og koordinator.
• nasjonal veileder for gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming.

Et fellestrekk for de faglige anbefalingene i disse veilederne er at god praksis er å jobbe tverrfaglig, målrettet og systematisk overfor personer med sammensatte behov.

2.4  Krav om individuelt tilpasset habilitering/opplæring

Individuelt tilpassede tjenester bidrar til å oppnå forsvarlige tjenester og til å oppfylle barnets og foreldrenes rett til medvirkning og informasjon etter pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) kapittel 3.

For habilitering/opplæring er brukerinvolvering, medvirkning og informasjonsutveksling viktig i hele prosessen. Det vil si at barnet/foreldrene får informasjon og kan medvirke både når tjenester skal planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres.

2.5  Tverrfaglig samarbeid og koordinering av tiltak

Tverrfaglig samarbeid skal understøtte forsvarlige tjenester, og er regulert flere steder i helse- og omsorgslovgivningen. Det følger av forsvarlighetskravet i hol. § 4-1 bokstav a, at kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at den enkelte pasient eller bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud. Bestemmelsen stiller krav til koordinering og samarbeid internt, med andre etater og andre tjenestenivåer og tilsvarer kommunens plikt til samarbeid og samordning hol. § 3-4.

Andre bestemmelser som skal understøtte koordinerte tjenester av betydning for dette tilsynet, er hol. § 7-1 om individuell plan og §§ 7-2 og 7-2 a om koordinator og barnekoordinator.

En viktig begrunnelse for krav til samarbeid og koordinering, er at det er flere kjente risikofaktorer forbundet med samarbeid og overganger internt og eksternt. Det er særskilt omtalt at det i planlegging av tjenester skal legges vekt på å minimalisere risikofaktorer forbundet med samhandling internt og eksternt, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav e.

2.6 Krav til styringssystem som sikrer tjenester i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Kommunen har etter hol. § 3-1 tredje ledd en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav i lov og forskrift. Denne plikten går også frem av helsetilsynsloven § 5, som pålegger enhver virksomhet som yter helse- og omsorgstjenester å opprette internkontrollsystem. Internkontrollsystemet omtales i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten som styringssystem.

Begrepet er i stor grad sammenfallende med kravene til internkontroll, men omfatter også krav til systematisk arbeid med kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet, samt oppfyllelse av pasientrettigheter.

Styringssystemet skal være tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Det samme gjelder dokumentasjon av styringspliktene jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 5. Vi legger til grunn at kompleksiteten i disse tjenestene tilsier at de fleste styringstiltakene må være skriftlige. Innholdet i kravet til styringssystemet er nærmere beskrevet i forskriften §§ 6 til og med 9. I dette tilsynet har vi særlig sett på følgende styringskrav:

2.6.1  Krav til kompetanse

En viktig forutsetning for at habilitering/opplæring skal være forsvarlig, er at ansatte har nødvendig kompetanse sett opp mot barnas behov. Det følger av hol. § 4-1 om forsvarlighet, at kommunen skal tilrettelegge med tilstrekkelig fagkompetanse i tjenestene. Dette er nærmere omtalt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav f og § 7 bokstav b. Der det er iverksatt kompetansetiltak skal virksomheten kontrollere at tiltakene har effekt og korrigere tiltakene om nødvendig, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b.

2.6.2  Krav til planer, dokumentasjon og informasjonsflyt for å sikre forsvarlig og omforent praksis

Barne- og avlastningsboligen må ha en plan for hvordan barnet skal få dekket sine behov under oppholdene. En slik plan skal inkludere en beskrivelse av barnets behov for og mål og tiltak for habilitering/opplæring. En slik plan for gjennomføringen omtales i pasientjournalforskriften § 6 første ledd bokstav d som en behandlingsplan. I barne- og avlastningsboliger benyttes som oftest begrepet tiltaksplan. Det er ingen formkrav til en slik plan, men den skal være en del av pasientjournalen.

For å sikre individuell, forsvarlig og omforent praksis må hvordan tiltak skal gjennomføres være beskrevet (rutiner og prosedyrer), jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 7 bokstav c. Rutiner og prosedyrer som beskriver gjennomføringen bør inngå i selve pasientplanen for at planen skal være et hensiktsmessig verktøy for ansatte. Informasjon om bruk av hjelpemidler, der dette er nødvendig, må også være beskrevet i pasientplanen.

For å sikre informasjonsflyt om endringer i barnets behov, skal det være utarbeidet rutiner om hvordan informasjon skal innhentes og utveksles. Rutinene må omfatte samarbeid med foreldre, de ulike arenaen barna oppholder seg og relevante instanser. Det skal videre være rutiner som omhandler hvordan muntlig rapportering og dokumentasjon i barnets journal skal foregå. Journalføringen skal være i tråd med hpl. § 40 og pasientjournalforskriften §§ 5 til og med 8. Det er i helse- og omsorgstjenesteloven § 5-10 presisert at både kommunen og virksomheten som har avtale med kommunen skal sørge for at journal- og informasjonssystemene er forsvarlige.

3.   Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

3.1  Beskrivelse av virksomheten

Helse og avlastningstjenesten for barn og unge (HOA) er organisert under til Barne- og familietjenesten (BFT) på området oppvekst og utdanning. Enhetsleder for HOA er organisert under kommunalsjef barne, - og familietjenester som igjen er organisert under oppvekst og utdanningsdirektøren.

HOA består av 3. barneboliger og 3 avlastningsboliger med hver sin avdelingsleder, samt ambulant psykisk helseteam, ambulant helseteam, forvaltningskontor og privat avlastning. Dalgård barne- og avlastningsbolig har 12 plasser tilgjengelig pr døgn, og har totalt 33 brukere.

Kommunen har det siste året jobbet med å få innført journalsystemet Helseplattformen. Kommunen opplyser om at dette har vært krevende. I forhold til temaet for tilsynet har kommunen / Dalgård avlastningsbolig jobbet særskilt med pasientplanene. Dette har vært vanskelig da man ikke har hatt tilganger og systemet har endret seg flere ganger. Man holder fortsatt på å jobbe med helseplattformen for å få til tilpasninger og for å gjøre ansatte kjent med journalsystemet.

Helseplattformen opplyses å være mer dynamisk enn kommunenes tidligere journalsystem, og kommunen tror den kan bli bra når man får tilpasset journalsystemet etter deres behov, og fått implementert det hos alle ansatte. På Dalgård er det flere superbrukere på HP som har en til en opplæring med andre ansatte. Denne opplæringen gjennomføres, men det gis fortsatt uttrykk for at det er nødvendig med mer opplæring.

Avdelingsleder har fått delegert økonomi, fag og personalansvar. Avdelingslederne sammen med enhetsleder utgjør enhetens lederteam. Disse har møter hver mandag hvor man diskuterer både enkeltsaker og rapporteringer.

Avdelingsleder ved Dalgård praktiserer nærledelse og er til stedet i Barne- og avlastningsboligen på dagtid.

Kommunen har et avvikssystem. De fleste avvik i avlastningsboligen går på utagering i form av slag, spark, lugging, klyping og medisinhåndtering. Disse avvikene lukkes av avdelingsleder, men enhetsleder får kopi. Det føres ikke avvik på faglige avvik som omhandler habilitering og opplæring.

Det er ingen barn som bor fast ved Dalgård barne- og avlastningstilbud, men det ytes avlastning til 33 barn/ungdommer og deres familier.

Avlastningsboligen har til sammen ca. 50-60 ansatte.

3.2 Om barne- og avlastningsboligen har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov

Søknader om avlastning rettes til kommunens forvaltningskontor HVK 0-18, og det er de som gjennomfører første kartlegging. De foretar IPLOS og ADL registering som kartlegger barnets bistands og assistansebehov. HVK 0-18 tar kontakt med foreldrene for å avtale et kartleggingsmøte. Foreldrene bes om å ta med epikriser /rapporter fra spesialisthelsetjenesten etc om det foreligger. Dersom det er nødvendig å innhente opplysninger i fra andre instanser innhentes samtykke i fra foreldrene. Barnets stemme etterspørres, og man har dialog med foreldrene om barnets beste. Det etterspørres behov for pårørendestøtte til søsken.

Det kartlegges også om familien har oppfølgning i fra andre tjenester som NAV, andre fra BFT eller helse og velferd som PPT, Fysioterapeut og ergoterapeut.

Saksbehandler fyller ut kartleggingsskjema, registrere i IPLPS / ADL og skriver saksutredning i Helseplattformen. Denne får avdelingsleder ved Dalgård. Avdelingsleder og primærkontakt tar kontakt med familien og inviterer de på besøk i boligen. Dalgård har et eget kartleggingsskjema som de ber familien om å fylle ut. Det innhentes samtykke fra foreldrene til at man kan innhente opplysninger i fra andre samarbeidsinstanser som skole, ergoterapeut etc.

Det er en praksis for at primærkontakten oppsøker barnets skole for å gjøre seg kjent med barnet, skolens rutiner og barnets opplæringsplan.

Statsforvalteren vurderer at Dalgård barne- og avlastningsbolig har et system som sikrer god og systematisk kartlegging av barnas ressurser og behov.

3.3 Om barne- og avlastningsboligen bruker informasjonen til å identifisere behov for habilitering/opplæring og til å utforme mål og tiltak for barnet

Det er utarbeidet rutiner for primærkontakter. Primærkontaktene har blant annet ansvaret for å vurdere brukers funksjonsnivå og behov for bistand. Det er primærkontaktene som har hovedansvaret for å lage barnas pasientplaner. Alle de ti barna tilsynet så på hadde pasientplaner.

Primærkontaktene skal oppdatere endringer i funksjonsnivå / ADL og følge opp mål og tiltak i Helseplattformen (HP), samt evaluere tiltakene. Primærkontakten skal også være bindeledd til andre samarbeidsinstanser som skole og barnehage, og delta i ansvarsgruppemøter.

Det opprettes «tiltak» i Helseplattformen ut fra hva som er aktuelt for det enkelte barnet, ut ifra kartleggingen. (medisin, dusjing ernæring, tannhelse og tiltak i forhold til habilitering og opplæring).

Det foreligger en egen rutine for bruk av pasientplan. Her står det ikke noe om hvordan pårørende eller andre samarbeidsinstanser skal involveres i utarbeidelsen av pasientplanen. Pårørendes involvering er ikke alltid dokumentert i journalen. Gjennom intervju kom det imidlertid frem at foreldrene får utkast til pasientplanen tilsendt, og mulighet for å komme med innspill til denne.

Noen ganger gjøres dette gjennom telefon, mail og noen ganger gjennom et samarbeidsmøte. Pårørende opplyste i samtalen med tilsynet at de fikk komme med ønsker til tiltak.

Gjennom intervju kom det frem at ikke alle målene i HP passer, noen mål kommer derfor frem under beskrivelser.

Tilsynet finner at tiltakene og målene som knytter seg til habilitering/opplæring, er ulikt beskrevet for de enkelte barn. Noen pasientplaner har konkrete mål og tiltak, mens andre har mål og tiltak som blir for generelle. Det blir derfor vanskelig å kunne måle effekt av tiltakene (fører tiltakene til at man når målet?) Dette kan tyde på en praksis som ikke er styrt, men basert på enkeltansattes kompetanse, erfaring og kunnskap om barnet. At tiltakene ikke er konkret nok beskrevet, øker risikoen for at tiltak ikke blir gjennomført på lik måte.

Statsforvalteren vurderer at Trondheim kommune har forbedringspotensial når det gjelder struktur for pasientplanen, herunder utforming av mål og tiltak for barna.

3.4 Om barne- og avlastningsboligen gjennomfører tiltak for habilitering/opplæring

Gjennom samtale med foreldrene kom det frem at de fleste var fornøyd med Dalgård De fortalte at barna gledet seg til å være på avlastningen og følte at ansatte møtte både dem og barna med respekt.

Gjennom intervju med ansatte kom det frem at det var et godt arbeidsmiljø ved avlastningsboligen og at de ansatte trivdes på jobb.

Pasientplanen

Ansatte beskriver at pasientplanen blir fulgt i det daglige. Det går frem av gjøremålslisten i HP om tiltakene gjennomføres eller ikke. Dersom tiltaket blir gjennomført etter gjeldende prosedyre blir det haket av for utført. Dersom tiltaket ikke blir gjennomført etter gjeldende prosedyre, er rutinen at det skal dokumenteres hvorfor under gjøremålet. Gjennom journalgjennomgangen kom det imidlertid frem at ansatte gjør dette noe ulikt. Helseplattformen er under innarbeidelse i kommunen, og gjennom intervju kom det frem at man nå jobber med å få til struktur på dette arbeidet.

Det foreligger arbeidsbeskrivelser for de ansatte i forhold til hvordan de skal gjennomføre tiltakene. Noen av disse er ikke konkrete nok. Det kan derfor bli vanskelig for ansatte og gjennomføre disse likt. f.eks. «tilrettelegge for kommunikasjon»

Arbeidsbeskrivelsene står under «intervensjon», under «intervensjon» står også tiltakene som er nødvendige for at barna skal nå sine mål. Gjennom intervju kom det frem at noen ansatte var usikre på hvordan de skulle skrive en pasientplan og flere ønsket mer opplæring på dette. De opplevde det som vanskelig å skille mellom tiltak for barnet for å øke mestring, og tiltak som ansatte måtte gjennomføre for barnet.

Informasjonsflyt

Overlapping beskrives som en viktig arena for å sikre informasjonsflyt mellom de ansatte. Det er satt av 30 min til overlapp og ansvarsvakten har ansvar for dette. Rutinene var kjent for ansatte.

Det foreligger ingen skriftlig rutine for å sikre informasjonsflyten mellom foreldrene og boligen. Gjennom intervju med ansatte og samtale med foreldrene kom det imidlertid frem at informasjonsutvekslingen skjer via beskjeder skrevet i kontaktboken som barnet har med seg. Det gis beskjeder pr mail, via telefon og SMS, samt at man har årlige foreldremøter.

Det er ingen skriftlig rutine for å sikre informasjonsflyt mellom ansatte om endringer. Det er praksis for at nye opplysninger om barnet skrives ned i vaktbok og legges i nytt og nyttig permen til barnet.

Det opplyses at endringene skal skrives ned i HP etter hvert, men det kan ta litt tid om det er travelt. Noen ansatte legger gullapper i brukerpermen eller i vaktbok. Når ansatte varsler fra om endringer på ulik måte, og det ikke er noen skriftlig prosedyre for hvordan man skal sikre at informasjon om endringer når ut til alle ansatte, kan dette medføre at endringer i barnets behov ikke fanges opp.

Dalgård har en stor personalgruppe på ca. 50-60 ansatte. Dersom det ikke foreligger skriftlige rutiner for informasjonsutveksling kan dette føre til svikt ved at man går glipp av viktig informasjon.

I forhold til gjennomføringen av tiltakene opplyses det i intervju at det er samarbeidsmøte med pårørende minst en gang i året, og ellers etter behov. De fleste barna har ansvarsgruppemøter 1-3 ganger i året. Flere pårørende fortalte at de hadde en velfungerende ansvarsgruppe og var fornøyd med denne. Det foreligger en mal for ansvarsgruppemøter, men denne var ansatte ikke kjent med.

Gjennom intervju med ansatte kom det frem at det er regelmessig personalmøter og primærkontaksmøter hvor blant annet pasientplan og gjennomføringen av disse blir diskutert.

Avdelingsleder sender ut ukes brev til de ansatte pr mail hver fredag med nyttig informasjon.

Opplæring/kompetanse

Det foreligger en kompetanseplan for Dalgård og for enheten.

Det beskrives at ansatte får 2 opplæringsvakter når de begynner på Dalgård. Det er egne sjekklister på opplæring. Dersom det er barn med spesielle kommunikasjonshjelpemidler eller andre særskilte tiltak, får man egen opplæring for dette.

Det er ikke noen omforent praksis for når det skal skrives avvik på habilitering og opplæring. Det er skrevet avvik på vold, trusler, slag, spark og medisinering. Ledelsen etterspør ikke avvik i forhold til habilitering/opplæring. Kommunens ledelse har gjennom sitt styringssystem ikke avdekt at noen pasientplaner har mål og tiltak som er for lite konkrete. Kommunenes ledelse har heller ikke avdekt at arbeidsbeskrivelsene for de ulike tiltakene ikke alltid er konkrete nok. Kommunens ledelse har gjennom sitt styringssystem ikke foretatt noen vurdering av hvor det er størst fare for svikt i avlastningsboligen.

Statsforvalteren vurderer at Trondheim kommune, ved Dalgård avlastningsbolig, har forbedringspotensial når det gjelder struktur for gjennomføring av habilitering- og opplæringstiltak for barna.

3.5 Om barne- og avlastningsboligen evaluerer og korrigerer mål og tiltak for habilitering/opplæring

Det går frem av arbeidsbeskrivelsen for primærkontakt, at de har ansvaret for å evaluere mål og tiltak i pasientplanen.

Det beskrives at evaluering skjer hver tredje måned gjennom kvartalsrapporteringer. I flere av kvartalsrapporteringene står det «Alle mål og tiltak videreføres til neste periode.» Dette blir veldig generelt og sier lite om tiltaket virker etter sin hensikt, om det har ført til litt bedring, eller om det er behov for nye tiltak.

Noen tiltak vil gå over år og vil være «vedlikeholdstiltak», mens andre tiltak skal kun prøves ut i en kortere periode. Det bør derfor stå dato for evalueringen i pasientplanen. Det bør også fremgå av pasientplanen/ journalen om foreldrene eller andre samarbeidsinstanser har deltatt på evalueringen.

Gjennom intervju kom det frem at man nylig har funnet ut at dersom man skriver vurderinger under gjøremålslisten, så kan disse flettes inn i kvartalsrapporteringen, men dette har man ikke implementert enda. Det er også ulikt hvor mye ansatte dokumenterer i gjøremålslisten.

Dokumentasjonen i journalen er i stor grad kvittering for utført tiltak eller ikke utført tiltak og gir lite beskrivelse av hvordan gjennomføringen av tiltaket har gått. Dette kan medfører risiko for at ledelsen ikke klarer å følge med på om tiltakene bidrar til bedring av funksjonsevnen eller om det er behov for nye tiltak.

Det opplyses om at man krysser av i HP for bedring, forverring, stabil, men det går ikke frem av løpende journal at evalueringen er gjort som en del av den løpende tjenesteytingen. Ansatte beskrev at dersom de oppdaget endringer i barnets behov eller at tiltak ikke fungerte så gir de beskjed om dette til primærkontakt som endret tiltaket evt. målet i pasientplanen, men disse vurderingene fremgikk i liten grad av journalen.

Det foreligger en mal for ansvarsgruppemøter. Her beskrives det at tiltakene i pasientplanen skal evalueres i møtet. Denne er ikke ansatte kjent med, og det beskrives at pasientplanen sjeldent evalueres i ansvarsgruppen, da det ofte ikke blir tid til dette.

Når pasientplanen ikke tilstrekkelig operasjonalisert og mål og tiltak blir for generelle, blir det vanskelig å måle effekten av tiltakene(evaluere)

Avdelingsleder praktiserer nærledelse, og er til stedet i den daglige driften og deltar i møter. Det kontrolleres blant annet om kvartalsrapporter blir utarbeidet. Ledelsen i Trondheim kommune har gjennom sitt styringssystem ikke etterspurt om arbeidet med habilitering og opplæring i avlastningsboligen blir gjennomført på en forsvarlig og systematisk måte. En gjennomgang ville vist at flere av pasientplanene har for generelle mål og tiltak.

Manglende evalueringer fremstår som en følgefeil, når pasientplanen ikke tilstrekkelig operasjonalisert og beskrevet på en slik måte at det er lett å måle effekten av tiltakene. Tilsynet ser for øvrig at det foreligger innarbeidede strukturer som vil gjøre det mulig å foreta slike evalueringer i fremtiden når kommunen har fått journalsystemet Helseplattformen implementert.

4.   Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Helse- og omsorgstjenesten skal gjennom kravet til internkontroll sikre forsvarlige tjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten fastslår virksomhetens plikt til å iverksette tiltak som reduserer risikoen for lovbrudd både ved planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering av tjenesten. Forskriftens § 3 gir den som har det overordnede ansvaret for virksomheten plikt til å sørge for at det etableres og gjennomføres systematisk styring av virksomhetens aktiviteter i tråd med forskriften, og at medarbeiderne medvirker til dette.

Kravet både til omfang og innhold i selve styringssystemet, og kravet til dokumentasjon, er forholdsmessig. Forskriftens krav i §§ 6 til 9 er likevel minimumskrav som er felles for alle styringssystem.

Dalgård barne- og avlastningsbolig er en stor avlastningsbolig for 33 familier og med ca. 50-60 ansatte. Dalgård har en ansatte gruppe med ansatte som har jobbet der i lengre tid.

Avlastningsboligen har i tillegg deltidsstillinger, helgestillinger, studenter og vikarer. Boligen har flere muntlige rutiner på hvordan de gjør ting. Med en så stor avlastningstjeneste og mange ansatte kan dette medføre at det oppstår svikt. Dette gjelder særlig hvordan man skal sikre informasjonsflyt mellom foreldrene og boligen, samarbeidspartnere og boligen og internt i boligen. Det må være en skriftlig hovedjournal, men man kan ha hjelpesystemer ved siden av.

For å kunne gjennomføre og evaluere tjenestene krever det individuelle pasientplaner med konkrete mål og tiltak, der oppfølgningen blir dokumentert daglig. Målene og tiltakene må være så konkrete at de blir lett å evaluere. Det må gå klart frem dato for når tiltakene skal evalueres. Ansatte må vite hvor, når og hva de skal dokumentere. Kommunen holder på med innføring av Helseplattformen.

For at ansatte skal følge kravene til journalføring er det viktig at virksomheten gir tilstrekkelig opplæring. Kommunenes ledelse må følge med på om det dokumenteres i samsvar med krav i lov og forskrift.

Dersom det i journalen bare blir nedtegnet at tiltaket er gjennomført etter gjeldende prosedyre, eller ikke gjennomført, vil det bli vanskelig å følge med på om tiltakene er gjennomført som planlagt, om det har effekt eller om det svikter. Det må fremgå hvordan gjennomføringen av tiltaket har gått.

Tilsynet ser for øvrig at det foreligger innarbeidede strukturer som vil gjøre det mulig å foreta slike evalueringer i fremtiden når kommunen har fått journalsystemet Helseplattformen implementert.

Tilsynet finner at avvikssystemet ikke har vært brukt på en slik måte at meldte avvik kan brukes til å evaluere tjenestene som gis i forhold til habilitering og opplæring som gis i boligen.

5.   Statsforvalterens konklusjon

Trondheim kommune sikrer ikke at barn ved Dalgård avlastningsbolig får habilitering og opplæring i samsvar med sine behov.

Dette er brudd på helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1.

6.  Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi om hva vi forventer virksomheten skal gjøre i prosessen med å rette påpekte lovbrudd, slik at kravene til kvalitet og sikkerheten for tjenestemottakerne blir ivaretatt.

Statsforvalteren ber om at Trondheim kommune oversender plan for hvordan lovbruddet skal rettes. I tilbakemeldingen bør det gå fram: Hvilket tiltak skal settes inn, hvem skal være ansvarlig for de ulike tiltakene, når skal tiltakene settes inn, og når og hvem skal evaluere de.

• hvilke tiltak som er iverksatt/skal iverksettes for å rette opp lovbruddet
• hvordan ledelsen vil følge med på at planlagte tiltak blir iverksatt
• hvordan ledelsen vil følge med på at iverksatte tiltak har virket som planlagt når de har fått virket en stund
• hvordan interne rutiner skal gjøres kjent for ansatte i dag og hvordan de skal gjøres kjent for nye ansatte
• tidsplan for retting av lovbruddet

Frist for oversending av plan settes til 15.12.23.

Med hilsen

Jan Vaage(e.f.)
Fylkeslege
Helse- og omsorgsavdelingen

Hanne Dyrstad
Juridisk seniorrådgiver
Helse- og omsorgsavdelingen

Alle rapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–2023 Barne- og avlastningsboliger habilitering/opplæring i samsvar med barnas behov

Søk etter tilsynsrapporter

Søk