Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Horten kommune 2019

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 05.04.2019

Adressen til kommunen: Teatergata 11, 3187 Horten

Kommunenummer: 0701

Kontaktperson i kommunen: Helge Skatvedt

Fylkesmannens tilsynsgruppe:

Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder)

Jan Aastø

Bjørg Klemetsdal

Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud

Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser/Jan-Arne Hunnestad

Foreløpig tilsynsrapport sendt: 12.04.2019

Endelig tilsynsrapport sendt: 14.05.2019

Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Horten kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren og utdannings- og oppvekstsektoren.

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap §10, opplæringsloven § 14-1 første ledd og barnehageloven § 9 andre ledd, jfr. kommuneloven kapittel 10A.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/plan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage) med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet før tilsynet:

Disse dokumentene ble overlevert på tilsynsdagen eller ettersendt:

Det er i tillegg til de opplistede dokumentene gitt tilgang for tilsynsgruppa til en lang rekke utfyllende tilleggsdokumenter gjennom krisestøtteverktøyet CIM.

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 05.04.2019. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her.

2.  Hovedinntrykk

Horten kommune har et høyt fokus på arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, og har innenfor stramme rammer prioritert dette arbeidet gjennom en årrekke, noe som vises meget godt. Arbeidet har sterk lederforankring, og er systematisk gjennomført på alle nivå. Kommunen har også på en meget god måte integrert arbeidet med og oppfølgingen av samfunnssikkerhet og beredskap i det ordinære plan- og styringssystemet.

Helhetlig ROS-analyse fra 2017 er godt forankret internt og i det kommunale beredskapsrådet gjennom bred deltakelse i arbeidsgruppemøter og høringer. Analysen er vedtatt i kommunestyret 12.12.2017, og oppfyller forskriftskravene.

Trygghet for innbyggerne er ett av fire fokusområder i samfunnsdelen til kommuneplanen, og kommunens tydelige fokus på samfunnssikkerhet og beredskap er videreført i forslag til økonomi- og handlingsplan for 2019-2022 med målformulering og måleindikatorer for å opprettholde/videreutvikle god beredskap.

Overordnet beredskapsplan sammen med tilhørende tilleggsdokumenter, sjekklister/tiltakskort og handlingsplaner for sentrale hendelser oppfyller forskriftskravene. Det samme gjelder Plan for krisekommunikasjon med tilhørende tiltakskort. Planverket fremstår som informativt, funksjonelt og godt dekkende for kommunens behov.

Vi vil trekke fram som positivt:
-          Overordnet beredskapsvakt for ledergruppa, med faste møter hver mandag ifm. vaktskifte, der aktuelle tema og kompetansebehov følges opp
-          Et gjennomgående beredskapsplanverk med gode tiltakskort nedover i organisasjonen med grunnlag i lokale ROS-analyser
-          NAV i Horten er organisert som et eget kommunalområde, og kommunalsjef NAV inngår i overordnet vakt
-          En egen og meget god sambandsplan for bortfall av ordinære ekomtjenester og tilhørende gjennomførte investeringer
-          En solid nødvannsplan med tilhørende gjennomførte materiellinvesteringer
-          En gjennomarbeidet og prøvet plan for nødstrømsaggregat med tilhørende aggregatanskaffelser og klargjøring av bygg for slik strømforsyning
-          Kommunen har iverksatt mange forebyggende tiltak ift. barn og unge (også ref. tiltaksliste i ROS)
-          Spennende planer ifm. bygging av ny idrettshall med beredskap i fokus!

Noen utfordringer:

-          Oppfølgingen av funnene i den helhetlige ROS-analysen forutsetter aktive bidrag fra virksomheter og fagmiljø utenfor kommunen. Oppfølgingsplanen bør derfor være lett tilgjengelig for og forankres i det kommunale beredskapsrådet
-          I slutten av kapittel 1.1 i den overordnede beredskapsplanen står det at den skal «gjøre rede for det øvrige beredskapsplanverket (delplaner, detaljplaner og fagplaner), og klargjøre hvordan den overordnede beredskapsplanen og det øvrige planverket utfyller hverandre.» Disse forholdene er lite omtalt videre i planen. En måte å synliggjøre disse forholdene på kan være å visualisere kommunens planverkshierarki, gjerne opp mot eller sammen med et organisasjonskart som vist i kapittel 3.

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik. To forhold er kommentert som merknad.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Merknader

Merknader er definert som forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

Merknad nr. 1 – Plan for miljørettet helsevern

Oversendte plan for miljørettet helsevern fra det interkommunale selskapet i Re tar ikke høyde for hendelser utenfor vanlig åpningstid. Horten har et godt beredskapsplanverk og en organisering for å kunne dekke hendelser innenfor feltet, men kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver innen miljørettet helsevern, slik at det blir tydelig hvordan beredskapen og plankravet er ivaretatt.

Kommunen bør:

• Så snart som mulig utarbeide en plan for miljørettet helsevern som ivaretar oppfølgingen av hendelser utenom normal arbeidstid og i helger/høytider

Merknad nr. 2 – Medisiner og medisinsk forbruksmateriell

Leveringssvikt av medisiner og medisinsk forbruksmateriell er en av de største utfordringene på samfunnssikkerhet- og beredskapsområdet. Kommunen har ikke iverksatt tiltak for å redusere risikoen for alvorlig legemiddelmangel eller mangel på medisinsk forbruksmateriell ved institusjoner i kommunen. Det kan være for sent å bygge opp et legemiddellager og lager med medisinsk forbruksutstyr når det er risiko for utbrudd av en pandemi.

Kommunen bør:

• Definere kritiske legemidler og sikre en buffer av disse lokalt
• Bygge opp et lager av medisinsk forbruksmateriell med tanke på en mulig pandemi

3.3  Utfyllende informasjon til merknadene

Henvisning til lov-/forskriftskrav, veiledere mv.

Til merknad nr 1

Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
§ 28.Beredskap:
«Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3, i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner.»

Lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
§ 2-2.Planlegging og krav til beredskapsforberedelser og beredskapsarbeid
«Kommuner, fylkeskommuner, regionale helseforetak og staten plikter å utarbeide en beredskapsplan for de helse- og omsorgstjenester eller sosialtjenester de skal sørge for et tilbud av eller er ansvarlige for. Kommuner skal også utarbeide beredskapsplan for sine oppgaver etter folkehelseloven kapittel 3. Beredskapsplanen skal også omfatte tjenester som etter lov eller avtale tilbys av private virksomheter som en del av de respektive tjenester. Det skal også i nødvendig utstrekning utarbeides delplaner for aktuelle institusjoner og tjenesteområder.»

Til merknad nr 2
Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
§ 8. Forsyningssikkerhet
«Virksomheten skal sørge for å ha tilfredsstillende sikkerhet for forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler.» 

4.  Videre oppfølging

Siden det ikke er gitt avvik ved dette tilsynet, er det ikke påkrevd med en oppfølgingsplan. Ved utsendelsen av endelig tilsynsrapport, lukkes tilsynet.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Fylkesmannens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261