Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Kviteseid kommune 2019

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Tidspunkt for tilsynet: 19.03.2019

Adressa til kommunen: Kviteseidgata 13, 3850 Kviteseid

Kommunenummer: 0829

Kontaktperson i kommunen: Magne Skarprud

Fylkesmannen si tilsynsgruppe:

Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleiar)

John Sverre Fæste Dahl

Bjørg Klemetsdal

Tilsynsrapporten er skreven av: Jan W. Jensen Ruud

Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser/Jan-Arne Hunnestad

Foreløpig tilsynsrapport sendt: 12.04.2019

Endeleg tilsynsrapport sendt: 14.05.2019

Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 14.06.2019

1.1  Formål og heimelsgrunnlag

Føremålet med tilsynet er å sjå til om Kviteseid kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10, folkehelselova § 31, opplæringslova § 14-1 fyrste ledd og barnehagelova § 9 andre ledd, jfr. kommunelova kapittel 10A.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/plan for miljøretta helsevern.

Beredskapskrav innanfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplanar på sektor- og/eller einingssnivå (skule/barnehage) med særskilt fokus på valds-/trusselsituasjonar.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

Nr.	Dokument	Datering
1.	Utfylt kartleggingsskjema	Mars 2019
2.	Risiko- og sårbarheitsanalyse – Kviteseid kommune	14.06.2018
3.	Kommuneplanen sin samfunnsdel 2018-20130 – dokument til høyring	Udatert
4.	Kommunal planstrategi 2017-2020 – Kviteseid kommune	26.01.2017
5.	Plan for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap 2018-2022	Udatert
6.	Beredskapsplan – Kviteseid kommune	02.10.2018
7.	Kompetanseplan - beredskap	Udatert
8.	Delplan for atomberedskap	14.06.2018
9.	Evaluering etter beredskapsøving 22.11.2017	Udatert
10.	Evaluering – beredskapsøvelse 24.4 - 29.4-2015	12.05.2015
11.	Flaumen 15. og 16. september – Kviteseid kommune	12.10.2015
12.	Plan om helsemssig og sosial beredskap for Kviteseid kommune	01.03.2008
13.	Pandemiplan – Kviteseid kommune	2019
14.	Smittevernplan for Kviteseid kommune	2019
15.	Plan for eit trygt og godt skulemiljø i Kviteseidskulane	Udatert
16.	Beredskapsplan skule og barnehage	Des. 2018
17.	Organisasjonskart	2016

 

Desse dokumenta blei ettersendt:

Nr.	Dokument	Datering
1.	Beredskapsplan skule og barnehage	Mars 2019

 

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 19.03.2019. Kven som bidrog i arbeidet med kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

Ikkje publisert her.

2.  Hovudinntrykk

Dei overordna krava knytta til den kommunale beredskapsplikta er godt ivaretekne, og dokumentasjon og aktivitet verkar å vere godt tilpassa dei lokale behova. Mykje godt grunnarbeid er på plass etter førre tilsynet. Samfunnstryggleik og beredskap er godt omtalt i kommuneplanen sin samfunnsdel. Ny arealdel er straks ferdig. Det blir viktig å få denne på plass.

Heilskapleg ROS-analyse frå 2018 er vedteken i kommunestyret 14.06.2018, og oppfyller forskriftskrava. Analysene er gode og konkrete med omsyn til lokale føresetnader.

Oppfølgingsplan er på plass som del av Plan for arbeidet med samfunnsikkerhet og beredskap 2018-2022.

Kommunen har sidan førre tilsynet fått på plass ein plan for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, inkludert kompetanseplan. Det er lagt opp til eit godt internkontrollsystem for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap ut i kommuneorganisasjonen, men dette er ikkje følgt opp.

Overordna beredskapsplan er sist oppdatert 02.10.2018. Planen er god og dekkande, og oppfyller forskriftskrava, med god tydeleggjering av oppgåver og ansvar, tematiske handlingsplanar og ein god ressursoversikt.

Som positivt vil me trekke fram:

-          Aktiv og god evaluering etter hendingar
-          God beredskapsplan for skule/barnehage med gode tiltakskort
-          Aktiv jobbing med influensavaksinering av helsepersonellet
-          Internt varslingssystem er teke med i budsjetteringa for moderniseringa av Kviteseid skule

Nokre utfordringar:

-          Forankring av og oppfølginga av internkontrollen på samfunnstryggleiks- og beredskapsområdet
-          Oppfølging av lovkrav på helse- og sosialberedskapsområdet, jamfør avvik og merknader
-          Kommunen er sårbar med berre ein sjukeheim/omsorgssenter. Evakueringsplan for sjukeheim og sjuke heimebuande bør ha ein beredskap for sengekapasitet
-          Kommunen si lagring av jodtablettar og distribusjon av desse ved ein atomulykke bør skrivast inn i delplan for atomberedskap
-          Noko breiare samansetting av kommunalt beredskapsråd bør vurderast

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte to avvik. 8 forhold er kommenterte som merknader.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vore omfatta av tilsynet.

Avvik nr. 1

Kommunen har ikkje ein oppdatert helse- og sosialberedskapsplan

Regelverkstilvising:
§§ 1 og 2 i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Utdjupande kommentar:
Kommunen pliktar å utarbeide ein beredskapsplan for dei helse- og omsorgstenester og sosialtenester han skal sørge for et tilbod av eller er ansvarleg for. Planen var heller ikkje oppdatert ved tilsynet i 2017, noko som vart påpeika i rapporten. Planen for helsemessig og sosial beredskap må, når han er ferdig, stadfestast av kommunestyret.

Avvik nr. 2

Kommunen har ikkje utarbeidd beredskapsplanar knytta til hendingar innanfor miljøretta helsevern

Regelverkstilvising:
Lov om folkehelsearbeid § 28

Utdjupande kommentar:
I loven gjeng det fram at: «Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3 i samsvar med helseberedskapsloven.
Helseberedskapsplanen skal samordnas med kommunens øvrige beredskapsplanar».

3.2  Merknader

Merknader er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Merknad nr. 1 – Oppfølging av internkontrollsystem på beredskap

Internkontrollen etter Plan for arbeidet med samfunnsikkerhet og beredskap 2018-2022 (vedlegg 2 i planen) er ikkje godt nok følgd opp, jfr. Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3a. Betre oppfølging av denne internkontrollen er naudsynt for å sikre eit godt arbeid med ROS-analyser og beredskapsplanverk i kommunalområde og verksemder. Som døme kom det fram i intervju og utsjekk i samband med dette at verken omsorgssenteret eller heimesjukepleien har utarbeidd tiltakskort eller ROS. Kommunen bør:

• Sette oppfølging av denne internkontrollen inn i årshjul og/eller andre verktøy som sikrar gjennomføring på alle nivå
• Sikre at samla oppfølging av denne internkontrollen vert tema i møte i leiargruppa

Merknad nr. 2 – Kommuneoverlegen og brannsjefen er ikkje del av kriseleiinga

Det er ein svakhet ved kriseberedskapen at kommuneoverlegen og brannsjefen ikkje er del av kriseleiinga, då deira kompetanse og ansvar vil vere sentrale for kommunen si krisehandtering i de fleste hendingar. At dei under hendingar ofte kan vere involverte i operativ innsats heile eller delar av tida bør ikkje vektleggast, då kjennskapen ein får til kvarandre gjennom møte og øvingar som del av kriseleiinga uansett vil vere verdifull for eit godt samspel mellom den operative og den strategiske innsatsen.

Kommunen bør:

• Vurdere å ta inn kommuneoverlegen og brannsjefen i kriseleiinga

Merknad nr. 3 – Bruken av samfunnsmedisinsk kompetanse/samarbeid innanfor kommunalområdet helse og omsorg

Kommuneoverlegen er tillagt ei rekkje oppgåver i ulikt regelverk, både når det gjeld

smittevern, beredskap, folkehelse, førebyggjande helsetenester og kurative helsetenester. Dette krev avsett tid og systematisk og tett samarbeid innanfor kommunalområdet. Det er tilsynsgruppa si vurdering at dette ikkje fungerar godt i dag, og at kommunen sitt planverk er utydeleg på ansvarsforholda innanfor sektoren.

Kommunen bør:

• Gjennomføre eit møte der arbeidsdeling, rapportering og samarbeid knytt til dei store beredskapsoppgåvene/beredskapsplankrava innanfor kommunalområdet vert avklart
• Gjere ei samla vurdering av kva for kompetanse ein samla sett har innanfor sektoren

Merknad nr. 4 – Medisiner og medisinsk forbruksmateriell

Leveringssvikt av medisiner og medisinsk forbruksmateriell er ein av dei største utfordringane på samfunnstryggleiks- og beredskapsområdet. Kommunen har ikkje iverksett tiltak for å redusere risikoen for alvorleg legemiddelmangel eller mangel på medisinsk forbruksmateriell ved institusjonar i kommunen. Det vil vere for seint å byggje opp eit legemiddellager og lager med medisinsk forbruksutstyr i ein pandemisk årvåkenhetsperiode.

Kommunen bør:

• Definere kritiske legemidler og sikre ein buffer av desse lokalt
• Byggje opp et lager av medisinsk forbruksmateriell med tanke på ein pandemi

Merknad nr. 5 – Kontinuitetsplan

Kommunen er sårbar ved ei krise som varar over tid. Kommunen har utarbeidd ein pandemiplan som inneheld nokre tiltak som vil muliggjere langvarig drift innanfor helse- og omsorgssektoren ved stort sjukefråver over tid.

Kommunen bør:

• Utarbeide ein kontinuitetsplan med tiltak som vil muliggjere drift også innanfor skule, barnehage og heimesjukepleie mv. ved høgt sjukefråver som varar lenge
  - Utarbeide ei prioriteringsliste for kommunale tenester ved langvarig krise
  - Klargjere kva for nøkkelpersonell som skal prioriterast for vaksinering i ein pandemisituasjon

Merknad nr. 6 – Infeksjonskontrollprogram

Det kom fram gjennom intervju at kommunen ikkje har eit infeksjonskontrollprogram for omsorgssenteret. Forskrift om smittevern i helsetjenesten pålegg helseinstitusjonar å ha eit infeksjonskontrollprogram. Programmet skal vere en del av institusjonen sitt internkontrollsystem og er bygd opp av to hovuddelar: infeksjonsførebygging og infeksjonsovervåking.

Kommunen bør:

• Få på plass naudsynt infeksjonskontrollprogram

Merknad nr. 7 – Oversikt over heimebuande med livsviktig medisinsk-elektrisk utstyr

Det er usikkert om kommunen har oversikt over heimebuande med slikt utstyr. Dette er kritisk kunnskap ved langvarig straumbrot.

Kommunen bør:

• Om naudsynt få på plass oversikt over heimebuande med livsviktig medisinsk- elektrisk utstyr
• Sikre at ein har utskrift av særleg viktig journaldokumentasjon, til dømes medikamentliste for pasientar på KOS og i heimesjukepleien

Merknad nr. 8 – Øving skule/barnehage

Det er ikkje gjennomført PLIVO-øving for skule/barnehage/oppvekstsenter. Slik opplæring/øving bør prioriterast å få gjennomført i samband med nytt skuleår. Her må kommunen samarbeide med lokalt politi. Kommunen/politiet bør vurdere om ein skal invitere med Kvitsund Gymnas på ei slik opplæring.

Kommunen bør:

• Gjennomføre PLIVO-øving og tilhøyrande opplæring for alle tilsette

4.  Vidare oppfølging

Fylkesmannen ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Fylkesmannen vurderar at kommunen óg i denne planen bør omtale vurdering/oppfølging av merknadene. Planen skal sendast til Fylkesmannen innan fire veker etter at tilsynsrapporten er motteken.

Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer Fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast to veker etter at Fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261