Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt Tinn kommune 2019

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 21.05.2019

Adressen til kommunen: Postboks 14, 3661 RJUKAN

Kommunenummer: 0826

Kontaktperson i kommunen: Hanne Graaberg

Fylkesmannens tilsynsgruppe:

Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder)

John Sverre F. Dahl

Jan-Arne Hunnestad

Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud

Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser/Jan-Arne Hunnestad

Foreløpig tilsynsrapport sendt: 31.05.2019

Endelig tilsynsrapport sendt: 19.07.2019

Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Tinn kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren og utdannings- og oppvekstsektoren.

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10, opplæringsloven § 14-1 første ledd og barnehageloven § 9 andre ledd, jfr. kommuneloven kapittel 10A.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/plan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage) med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble oversendt før tilsynet: 

Disse dokumentene ble innhentet fra kommunens nettside:

Ettersendte dokumenter:

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 21.05.2019. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her.

2.  Hovedinntrykk

Kravene knyttet til den kommunale beredskapsplikten er godt ivaretatt, og kommunen har fokus på og prioriterer arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. Dette er synliggjort i samfunnsplan, handlings- og økonomiplaner, budsjett og årsrapportering, der alle enheter må rapportere på eget punkt om beredskap. Kommunen har håndtert hendelser de siste årene på en meget god måte, og det gjennomføres gode øvelser med fokus på evaluering og påfølgende læring.

Kommuneplanens arealdel er nå 20 år gammel, og bør prioriteres for en revisjon. Dette innspillet gis fordi nyere arealdeler av kommuneplaner blant annet har mer fokus på samfunnsikkerhetsutfordringer, inkludert klimatilpasning.

Ny ROS-analyse er oversendt Fylkesmannen i forbindelse med tilsynet. Den var til kommunestyregodkjenning 13. juni. Oppfølgingsplanen, jfr. neste avsnitt, blir det viktig å få på plass.

En plan for samfunnssikkerhet og beredskap er på plass. Dette er et nyere dokument som enda ikke er tatt fullt og helt i bruk. Planen kan videreutvikles noe, og en avstemming mot den nye helhetlige ROS-analysens oppfølgingsplan blir viktig.

Overordnet beredskapsplan består av en administrativ del og en operativ del unntatt offentlighet. Den operative delen inneholder aksjonskort, funksjonskort for medlemmene av beredskapsledelsen og tematiske aksjonskort. Planen med sine delplaner/tilleggsdokumenter oppfyller forskriftskravene. Den er utviklet og forankret gjennom en omfattende intern prosess, og vil være et svært godt verktøy, samtidig som den krever at man vedlikeholder en kompetent og øvet beredskapsledelse.

Vi vil trekke fram som positivt:

-          Politisk prioritering av viktige – og kostbare - beredskapsgrep som døgnkasernerte brannmanskaper og døgnbemnannet legevakt
-          Et robust og gjennomarbeidet opplegg for kommunal informasjonshåndtering i beredskapssituasjoner og ved hendelser
-          Prioritering av deltakelse på eksterne kompetanshevingsaktiviteter
-          Aktiv og godt oppsatt intern beredskapsarbeidsgruppe (men samtidig viktig at hele beredskapsledelsen er påkoblet i det løpende beredskapsarbeidet)

Noen utfordringer:

-          Det kommunale beredskapsrådet er en viktig arena for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen, og jevn møteaktivitet og en god dialog med rådet er en avgjørende faktor i oppfølgingen av den kommunale beredskapsplikten
-          Fortsett arbeidet som er startet med å invitere Montesorri-skolen til kompetansehevende beredskapsaktiviteter

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik. To forhold er kommentert som merknader.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Merknader

Merknader er definert som forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

Merknad nr. 1 – Beredskapsplaner skole/barnehage

Beredskapsplanene for skoler/barnehager trenger en oppdatering, og bør samordnes på tvers og opp mot beredskapsplanverket på sektor- og kommunenivået. Dette er noe som ikke er gjennomført etter at overordnet beredskapsplan kom på plass.

Temaet pågående livstruende vold (PLIVO) er løftet fram som viktig, og inneholder helt særskilte beredskapsmessige utfordringer. Temaet bør tydeliggjøres i disse planene.

Kommunen bør:

• Revidere/oppdatere beredskapsplanene for skoler og barnehager
• Tydeliggjøre tiltak knyttet til PLIVO i planverket

Merknad nr. 2 – PLIVO-øvelse

Det er ikke gjennomført temadag/øvelse for personalet ved skoler/barnehager. Kommunen bør:

• Planlegge og gjennomføre PLIVO-opplæring/-øvelse
• Invitere med Montessori-skolen på slik opplæring/øvelse

4.  Videre oppfølging

Siden det ikke er gitt avvik ved dette tilsynet, er det ikke påkrevd med en oppfølgingsplan. Ved utsendelsen av endelig tilsynsrapport, lukkes tilsynet.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Fylkesmannens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 26