Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Fyresdal kommune 2020

Tilsynsdato: 03.12.20
Rapportdato: 08.01.21

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Tidspunkt for tilsynet: 03.12.2020
Adressa til kommunen: Klokkarhamaren 6, 3870 Fyresdal
AKommunenummer: 3823
Kontaktperson i kommunen: John Kjell Lien
Statsforvaltaren si tilsynsgruppe:Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleiar)
Jan Aastø
Per Schjelderup
Tilsynsrapporten er skriven av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser/Jan-Arne Hunnestad
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 08.12.2020
Endeleg tilsynsrapport sendt: 08.01.2021
Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: Motteke

1.1 Formål og heimelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å sjå til om Fyresdal kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har òg sett på delar av beredskapsarbeidet på sektornivå, innanfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordna tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon - heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern.

Beredskapskrav innanfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplanar på sektor- og/eller einingsnivå (skule/barnehage) med særskilt fokus på valds-/trusselsituasjonar.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

Desse dokumenta blei ettersendt:

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 03.12.2020. Kven som bidrog i arbeidet med kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

Ikke publisert her

2. Hovudinntrykk

Oversendte dokument og intervjua under tilsynet stadfestar at kommunen har eit godt løpande fokus på arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Dette kjem godt fram i dei korona-relaterte beredskapsdokumenta Fylkesmannen har gått gjennom. Kommunen har óg eit beredskapsråd der det vert gjennomført årlege møte med god deltaking. For ein del av planarbeidet har det vore ei utfordring med utskiftingar av personell og vakansar – dette ser ut til å ha betra seg no. Utover dette regisrerar me gjennom intervjua ein auka vilje til satsing på beredskapsarbeidet, mellom anna med betre involvering av heile leiargruppa.

Ei sentral utfordring frametter blir å få plass revidert ROS-analyse. Noverande heilskapleg ROS- analyse er ein sum av fleire produkt, med eit rotdokument frå 2005 som gjennom åra er supplert med diverse tillegg/delvise revisjonsgrep. Ved tilsynet har kommunen ikkje ein oppdatert heilskapleg ROS- analyse som oppfyller lov- og forskriftskrava.

Planstrategi for denne perioden er ikkje på plass enno, og samfunnsdelen av kommuneplanen gjaldt for perioden 2015-2018. Desse dokumenta er viktige dokument for forankringa av kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, og det vert viktig å ta omsyn til dette når planstrategi utarbeidast og arbeidet med samfunnsdelen vert starta opp. Begge stader kan ein mellom anna syne til plan for samfunnssikkerheit og beredskap som eit viktig verktøy i arbeidet.

I samband med førre tilsynet, i 2017, fekk kommunen på plass ein plan for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Gjennom denne planen er det lagt til rette for eit godt internkontrollsystem for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap ut i kommuneorganisasjonen, men denne planen er ikkje følgt opp, utover ei kjapp oppdatering på kontaktinformasjon og lignande no i forkant av dette tilsynet.

Overordna beredskapsplan er sist revidert 29.10.2020. Planen er særs god og dekkande, og oppfyller forskriftskrava, med god tydeleggjering av oppgåver og ansvar, tiltakskort og fuksjonskort og ein god ressursoversikt.

Overordna plan for helse- og sosialberedskap (delplan for helse- sosial og smitteberedskap), smittevernplan og pandemiplan er på plass

Beredskapsplanane for skulen og barnehagen er gode. Dei er ein kombinasjon av HMS- og beredskapsplanar, noko som er eit godt grep, og dei inneheld koblingar opp mot beredskapleiinga.

Beredskapsplan for miljøretta helsevern er utarbeidd i samband med tilsynet.

Som positivt vil me trekke fram:

• Aktivt og godt samansett kommunalt beredskapsråd
• Brannsjef er med i kommunalt beredskapsråd og kan møte i beredskapsleiinga (normalt ivareteke av utrykningsleiar)
• Flygeblad til alle innbyggjarane i starten av pandemien – eit godt kommunikasjonsgrep o.t. universell utforming av bodskapen
• Produksjon av eigne informasjonsvideoar med ordførararen på Facebook no under pandemien
• God kontinuitetsplanlegging i heile organisasjonen

Nokre utfordringar:

• Forankring av og oppfølginga av internkontrollen på samfunnstryggleiks- og beredskapsområdet
• Avklare ansvar/oppgåver på kommunikasjon etter omorganisering stab/fellestenester (stabssjef – informasjonsansvarleg)
• Sårbarheit m.o.t kritiske funksjonar ved sjukdom/vakansar og no karantene og isolasjon som nye utfordringar. Kommunen hadde til dømes ikkje dekning i kommunelegefunksjonen ved starten av pandemien
• Store avstandar til andre kommunesentra og nabokommunane sine ressursar, kombinert med låg vegstandard
• TISK-øving med bruk av REMIN bør gjennomførast

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte eitt avvik. Sjå òg kommentarar.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vore omfatta av tilsynet.

Avvik nr. 1

Fyresdal kommune har ikkje ein oppdatert heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse

Regelverkstilvising:
Sivilbeskyttelseslova § 14, 2. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6, 1. ledd, 1. punktum

Utdjupande kommentar:

Heilskapleg ROS skal oppdaterast i takt med revisjon av kommunedeplanar. Det vil seie at kommunen kvart 4. år skal vurdere* om heilskapleg ROS skal reviderast. Samstundes er det krav om at analysen skal oppdaterast når risiko- og sårbarhetsbiletet endrast og/eller ein gjennom evalueringar av hendingar og øvingar finn grunnlag for endringar.

* Vurderingane og konklusjonen med omsyn til revisjon av heilskapleg ROS skal gå fram i planstrategien.

3.2 Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Oppfølginga av kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap

Internkontrollen etter Plan for arbeidet med samfunnssikkerheit og beredskap 2018-2021 er ikkje godt nok følgd opp, jfr. Forskrift om kommunal beredskapsplikt §3a. Betre oppfølging av denne internkontrollen er naudsynt for å sikre eit godt arbeid med ROS-analyser og beredskapsplanverk i kommunalområd/avdelingar

Kommunen bør:

• Sikre at samla oppfølging av denne internkontrollen (planen) vert tema i møte i leiargruppa/beredskapsleiinga, som eit minimum i samband med årleg revisjon
• Legge til rette for ei årleg rapportering til kommunestyret

Fagfeltet miljøretta helsevern må forankrast i kommuneorganisasjonen

Den naturlege og mest vanlege forankringa for fagfeltet er innanfor kommunalområdet helse og omsorg, men både oppvekstområdet og kommunalteknikk/brann har rollar/eigarskap, ikkje minst når det gjeld sikkerheit og beredskap.

Kommunen bør:

• Forankre primæransvaret for fagfeltet i organisasjonen
• Vurdere om ein treng å knytte seg til eit fagmiljø, om ikkje anna så i ei oppstartsfase, til dømes på Notodden eller i Grenland

Avklare status for infeksjonskontrollprogrammet

Status for infeksjonskontrollprogrammet var etter vår oppfatning noko uklart etter at alle intervjua var gjennomførte.

Kommunen bør:

• Kontrollere at ein har eit oppdatert infeksjonskontrollprogram og at den interne eigarskapen er avklart
• Vurdere samarbeidsavtale med sjukehuset – dette er noko dei andre kommunane har på plass

4. Vidare oppfølging

Kommunen har i tilbakemeldinga på foreløpig tilsynsrapport oversendt plan for når og korleis avdekt avvik skal følgjast opp. Eitt avvik (beredskapsplan for miljøretta helsevern) er lukka ved oversending av plan. Kommunen har i tillegg gjort greie for plan for oppfølging av kommentarar og utfordringar frå tilsynsrapporten.

Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer Statsforvaltaren at tilsynssaka kan avsluttast. Me ber om å bli oppdatert etter kvart som planlagte tiltak er på plass.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Statsforvaltaren sin tilsynsleiar kontaktast:
Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261