Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Midt-Telemark kommune 2020

Tilsynsdato: 11.11.20 Rapportdato: 07.01.21

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Tidspunkt for tilsynet: 11.11.2020
Adressa til kommunen: Bøgata 67, 3800 Bø
Kommunenummer: 3817
Kontaktperson i kommunen: Per Dehli
Statsforvaltaren si tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleiar)
John Sverre Fæste Dahl
Per Schjelderup
Tilsynsrapporten er skriven av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser/Jan-Arne Hunnestad
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 18.11.2020
Endeleg tilsynsrapport sendt: 08.01.2021
Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: Motteke

1.1 Formål og heimelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å sjå til om Midt-Telemark kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har òg sett på delar av beredskapsarbeidet på sektornivå, innanfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordna tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon - heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern.

Beredskapskrav innanfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplanar på sektor- og/eller einingsnivå (skule/barnehage) med særskilt fokus på valds-/trusselsituasjonar.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

Nr.	Dokument	Datering
1.	Utfylt kartleggingsskjema	Okt. 2020
2.	ROS 2019 – Overordna risiko- og sårbarhetsanalyse for Midt-Telemark kommune	Udatert
3.	Varsel – offentleg ettersyn - planprogram for ROS-analyse	07.11.2018
4.	Planprogram for utarbeiding av interkommunal kommunedelplan for heilskapleg ROSanalyse og beredskapsplan for Midt-Telemark kommune	(07.11.2018)
5.	Samfunnsdel av kommuneplan for Midt-Telemark kommune 2019-2031	Feb. 2019
6.	Planstrategi for Midt-Telemark kommune 2020-23	25.05.20
7.	Overordna beredskapsplan Midt-Telemark kommune (utkast)	Udatert
8.	Plan for kriseleiinga i Midt-Telemark kommune (utkast)	Udatert
9.	Beredskapsplan – Bø kommune	Jun. 2016
10.	Delplan for atomberedskap – Bø kommune	2014
11.	Plan for helse-, sosial- og smitteberedskap, sist revidert 24.03.20	24.03.2020
12.	Beredskapsplan for Bø ungdomsskole	Udatert
13.	Beredskapsplan for kommunale barnehagar i Midt-Telemark	Udatert
14.	Organisasjonskart – ny org under implementering etter vedtak 20.10.20	2020
15.	Dokumentasjon – Organisering og dimensjonering av MTBR	2013
16.	Oppdragsbeskrivelse – ROS for MTBR	2020

Desse dokumenta blei ettersendt:

Nr.	Dokument	Datering
17.	Presentasjon av NMTBR	2020

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsdag med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 11.11.2020 som nettmøte (Microsoft Teams). Kven som bidrog i arbeidet med kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

Ikke publisert her

2. Hovudinntrykk

Kommunen har gjort eit godt stykke arbeid i forkant av kommunesamanslåinga, og dei overordna krava knytta til den kommunale beredskapsplikta er godt ivaretekne. Planstrategien har med dei viktigaste beredskapsdokumenta, heilskapleg ROS, overordna beredskapsplan og plan for helsemessig og sosial beredskap. Samfunnsdelen omtalar klimaendringar (side 7) og samfunnstryggleik og beredskap i mål 4.6 (side 15) og kommunen legg opp til å nytte Beredskapstrappa som indikator for satsingsområde 4 i Økonomiplanen.

Heilskapleg ROS-analyse frå 2019 er vedteken i kommunestyret 11.11.2019, og oppfyller forskriftskrava. Arbeidet har vore prosjektorganisert med metodikk frå plan- og bygningslova (planprogram, høyringar mv.). Analysa tek for seg 13 relevante hendingar.

Kommunebeskrivelse/informasjonsgrunnlag - kapittel 3 i analysen - er veldig god. Det same gjeld målsettingar for beredskapsarbeidet i Midt-Telemark som me finn på slutten av og i oppsummeringa av den heilskaplege ROS-analysen, samt i den overordna beredskapsplanen. Dei identifiserte tiltaka er ikkje vidareført i ein oppfølgingsplan og dei manglar konkretisering med tanke på kompetansekrav ansvar for gjennomføring, tidsfristar, prioriteringar og omfang (tidsbruk/kosnader/).

Omtalen av samfunnstryggleik i overordna planar og dei seks målsetningane for beredskapsarbeidet som me finn i heilskapleg ROS og overordna beredskapsplan legg eit solid grunnlag for å oppfylle kravet i beredskapsforskrifta sin § 3 om heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid. Oppfølgingsplan som omtalt over er ein sentral mangel.

Overordna beredskapsplan ligg føre som utkast. Den ser ut til å bli ein god og ryddig plan som dekker forskriftskrava. Plan for kriseleiing er kommunestyregodkjent før pandemien og vert nytta no. For systematikken sin del kan krava etter § 4 a-f dekkast opp gjennom delplanar til plan for kriseleiing, medan krava etter § 7 (øvings- og kompetanseplan) og § 8 (evaluering) kan dekkast i den overordna beredskapsplanen.

Oppfølgingsplan (gjerne 4-årig) og årshjul/tilsvarande er og element som kan inngå i overordna beredskapsplan.

Krisekommunikasjonsplanen er god og dekkande for kommunen sitt bruk.

Nokre av delplanane er særs mangelfulle slik dei ligg føre no i ny plan, og må fullførast. Atomberedskapsplanen må oppdaterast i tråd med nytt plangrunnlag frå 2017.

Plan for helse, sosial og smittevernberedskap bygger på utarbeidd mal i helsefellesskapet og er oppdatert 24.03.20. Den dekker lov- og forskriftskrav.

I tiltakskorta er det element av kontinuitetsplanlegging og i intervjua kom det fram opplysningar om at planane er justerte for mellom anna fråvær på grunn av karantene. Vi saknar omtale av kontinuitetsplanlegging for andre sektorar enn helse- og omsorgssektoren. Plan for miljøretta helsevern manglar.

Beredskapsplan for skule (Bø ungdomsskole) og beredskapsplan for barnehagane bygger på same malen. ROS og kobling mot overordna beredskaplanverk manglar.

Ein samla gjennomgang av og oppdatering av beredskapsplanar for einingane i oppvekstsektoren trengs no etter kommunesamanslåinga.

Som positivt vil me trekke fram:

• Mykje godt arbeid gjort godt i forkant av samanslåinga
• Så langt ei særs god forankring av arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap i politisk og administrativ leiing
• Målsetting om årleg revisjon av overordna beredskapsplan og framlegging saman med årsmeldinga, som skal innehalde ein status for beredskapsarbeidet siste år og evaluering av eventuelle kriser
• Indikator for beredskapsarbeidet inn i Økonomiplan
• Målsetting om to årlege møte i det kommunale beredskapsrådet (her kan kommunen til dømes vurdere samarbeid med Nome om eitt av møta)
• Gjennomgangen som er iverksett av eksisterande reguleringsplanar, mellom anna med tanke på farevurderingar, for å vurdere om dei må opphevast

Nokre utfordringar:

• Fullføre ny overordna beredskapsplan med delplanar samstundes med organisasjonendringar, fullføring av samanslåingsprosessar og den pågåande pandemien
• Få på plass ny beredskapskoordinator med naudsynt tidsressurs avsett, både med tanke på den ordinære oppfølginga av beredskapsarbeidet og ikkje minst for handteringa av funksjonen no i den pågåande pandemien
• Etablere interne fastpunkt som til dømes faste møte i kommuneleiinga med samfunnstryggleik og beredskap på dagsorden

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte to avvik. Sjå òg kommentarar.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vore omfatta av tilsynet.

Avvik nr. 1

Midt-Telemark kommune har ikkje eit system for øvingar og opplæring som sikrar at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar.

Regelverkstilvising:
Sivilbeskyttelsesloven § 15, 2. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7, 1-2.

Utdjupande kommentar:

Kommunen har ikkje utarbeidd opplærings- eller øvingsplan for dei sentrale rollane i krisehandteringsapparatet sitt. Planane skal vere grunnlaget for eit system som sikrar ei naudsynt grunnopplæring og vedlikehald av opparbeidd kunnskap.

Desse planane kan gjerne inngå som element i overordna beredskapsplan.

Avvik nr. 2

Kommunen har ikkje utarbeidd beredskapsplan knytta til hendingar innanfor miljøretta helsevern

Regelverkstilvising:
Lov om folkehelsearbeid § 28

Utdjupande kommentar:

I loven gjeng det fram at: «Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3 i samsvar med helseberedskapsloven. Helseberedskapsplanen skal samordnas med kommunens øvrige beredskapsplanar».

At kommunen har avtale med Notodden (miljøhygienisk avdeling) om leveransar på dette fagområdet fritek ikkje frå kravet om beredskapsplan. Miljøhygienisk avdeling kan gjerne ta ansvar for å utarbeide ein felles mal for planen, men kvar deltakande kommune må gjennomføre ein eigen ROS-analyse, knytta til dette fagområdet, med basis i lokale forhold.

3.2 Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Oppfølgingsplan manglar

Dei identifiserte tiltaka i heilskapleg ROS er ikkje vidareført/forankra i ein oppfølgingsplan og dei manglar konkretisering med tanke på ansvar for gjennomføring, tidsfristar, prioriteringar og omfang (tidsbruk/kostnader/kompetansekrav for gjennomføring). Dette er viktig både med omsyn til gjennomføring der kommunen sjølv har ein rolle og med omsyn til gjennomføring der ansvaret heilt eller delvis kviler på eksterne, og «kommunen skal stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak» som det stend i siste setning i § 2 i beredskapsforskrifta.

Kommunen bør:

• Utarbeide oppfølgingsplan for funna i heilskapleg ROS, anten som eigen plan eller som del av overordna beredskapsplan eller anna overbyggande dokument for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap
• Forankre oppfølgingsplanen i det kommunale beredskapsrådet

Brannsjefen er ikkje del av kriseleiinga

Det er ein svakhet ved kriseberedskapen at brannsjefen ikkje er del av kriseleiinga, då brannsjefens sin kompetanse og ansvar vil vere sentral for kommunen si krisehandtering i de fleste hendingar. At brannsjefen under hendingar ofte kan vere involvert i operativ innsats heile eller delar av tida bør ikkje vektleggast, då kjennskapen ein får til kvarandre gjennom møte og øvingar som del av kriseleiinga uansett vil vere verdifull for eit godt samspel mellom den operative og den strategiske innsatsen.

Kommunen bør:

• Vurdere å ta inn brannsjefen i kriseleiinga

Kontinuitetsplan manglar

Kommunen er sårbar ved ei krise som varar over tid. Ei lang rekke kritiske funksjonar er sårbare ved at dei er dekka med eit fåtal av personell og ved at kompetansekrava ofte er høge. Samstundes vil det ofte vere slik at kriser krev ei vesentleg auke i innsats av både personell og materiell, slik at sjølv fagområde/tenester med relativt sett høg bemanning kan bli sett under press. Smittesituasjonar og som no ein pandemi er gode døme på dette. Relativt ufaglært arbeidskraft kan óg bli ein kritisk ressurs i slike høve.

Kommunen bør:

• Utarbeide ein overordna kontinuitetsplan med:
  • Prioriteringsliste for kommunale tenester ved langvarig krise
  • Klargjering av kven som er nøkkelpersonell som til dømes skal prioriterast for vaksinering i ein pandemisituasjon

Atomberedskapsplanen må oppdaterast

Kommunen har delplan for atomberedskap for Bø kommune som er utarbeidd i 2010 og oppdatert i 2014. I 2017 kom det nytt plangrunnlag for atomberedskapen, https://dsa.no/atomberedskap/atomberedskap-i-norge#Kommunal%20beredskap, og beredskapsnettverket i Grenland har utarbeidd ein planmal som er distribuert til alle kommunane i Vestfold og Telemark. Dei siste åra er det og lagt vekt på å ha plan for distribusjon av utsendte jodtablettar.

Kommunen bør:

• Oppdatere atomberedskapsplanen med grunnlag i nytt plangrunnlag og utarbeidd mal (vedleggast endeleg tilsynsrapport)
• Utarbeide plan for distribusjon av jodtablettar. Slik distribusjon er et av de forhåndsdefinerte tiltakene for den nasjonale atomberedskapen, og planen kan gjerne inngå som eit tiltakskort i atomberedskapsplanen.

Manglande øving og opplæring i skular/barnehagar

Det er ikkje dokumentert at det er gjennomført beredskapsøving/-opplæring for skule/barnehage/oppvekstsenter. Slik opplæring/øving bør prioriterast. Valds-/trussesituasjonar er høgt oppe på lista over aktuelle tema for slike øvingar. Her kan kommunen med fordel samarbeide med lokalt politi. Kommunen bør invitere med dei private barnehagane og Sauar friskule.

Kommunen bør:

• Gjennomføre øving og tilhøyrande opplæring for alle tilsette og invitere tilsette i dei private verksemdene i kommunen på skule/barnehageområdet

4. Vidare oppfølging

Med utgangspunkt i tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport, der kommunen har teke inn plan for oppfølging av funna frå tilsynet, vurderer Statsforvaltaren at tilsynssaka kan avsluttast.

Me ber om å bli informert/få oversendt planar mv. etter kvart som desse kjem på plass.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Statsforvaltaren sin tilsynsleiar kontaktast:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261