Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Nissedal kommune 2020

Tilsynsdato: 12.11.20
Rapportdato: 16.12.20

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Tidspunkt for tilsynet: 12.11.2020
Adressa til kommunen: Treungvegen 398, 3855 TREUNGEN
Kommunenummer: 3822
Kontaktperson i kommunen: Kristin Kyrkjerud Vaa
Fylkesmannen si tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleiar)
John Sverre Fæste Dahl
Per Schjelderup
Tilsynsrapporten er skriven av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser/Jan-Arne Hunnestad
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 17.11.2020
Endeleg tilsynsrapport sendt: 16.12.2020
Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 15.01.2021

1.1  Formål og heimelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å sjå til om Nissedal kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har òg sett på delar av beredskapsarbeidet på sektornivå, innanfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordna tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon - heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten

m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern.

Beredskapskrav innanfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplanar på sektor- og/eller einingssnivå (skule/barnehage) med særskilt fokus på valds-/trusselsituasjonar.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart oversendt før tilsynet:

 

Nr.	Dokument	Datering
1.	Utfylt kartleggingsskjema	Nov. 2020
2.	Risiko- og sårbarheitsanalyse – Nissedal kommune	21.11.2013
3.	Nissedal kommune - Kommuneplanen - Arealdelen 2020-2031 - Føresegner (høyringsutkast)	04.06.2020
4.	Risiko- og sårbarheitsanalyse – Nye byggeområde i kommuneplanen (høyringsutkast)	04.06.20
5.	Overordna beredskapsplan for Nissedal kommune	26.05.2016
6.	Pandemiplan Nissedal kommune 2018-2022	2018

 

Desse dokumenta blei innhenta før tilsynet:

 

Nr.	Dokument	Datering
7.	Kommuneplan Nissedal kommune 2014-2025 - Samfunnsdelen	19.06.2014
8.	Kommuneplanen for Nissedal 2020-2031 – Samfunnsdelen (høyring)	Udatert
9.	Atomberedskapsplan	2007
10.	Smittevernplan 2017	Udatert
11.	Beredskapsplan skule (akuttmappe – mal frå Personalomsorg)
12.	Beredskapsplan Treungen barnehage	Udatert
13.	Nissedal – Sjølvmelding 2019 (for den regionale Beredskapstrappa)	Jan 2020

• Ved tilsynet i 2018 vart det lagt fram ein administrativt revidert ROS frå 2015

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført eletronisk (Microsoft Teams) 12.11.2020. Kommuneoverlegen deltok ikkje på tilsynsdagen, og vart intervjua særskilt i etterkant. Kven som bidrog i arbeidet med kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

Ikke publisert her

2. Hovudinntrykk

Dei overordna krava knytta til den kommunale beredskapsplikta er ikkje godt nok følgde opp dei siste åra. Etter tilsynet i 2018 er ikkje avvika lukka, og lite er gjort sidan den gong. Samfunnsdelen av kommuneplanen 2020-2031, nett vedteken, omtaler i fleire kulepunkt gode mål for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap i mål 4.1.7: «I Nissedal har me eit inkluderande og trygt samfunn, med levande grender og eit felles sentrum i Treungen».

Grunnlaget for eit godt, systematisk og forpliktande arbeid med samfunnstryggleik og beredskap startar i dette dokumentet og i den kommande planstrategien, der dei mest sentrale beredskapsdokumenta bør omtalast: Heilskapleg ROS, overordna beredskapsplan, plan for helsemessig og sosial beredskap og - dersom den vert utarbeidd – plan for samfunnstryggleik og beredskap.

Heilskapleg ROS-analyse frå 2013 må oppdaterast. Det er viktig at dette arbeidet vert godt forankra internt i kommunen og eksternt med relevante samarbeidspartnarar, normalt gjennom det kommunale beredskapsrådet. Rettleiar frå DSB bør nyttast i arbeidet.

Overordna beredskapsplan er ikkje revidert sidan 2016. Kravet er årleg revisjon. Planen har ein del gode kvalitetar, og sidan den skal bygge på heilskapleg ROS, kan kommunen med fordel nøye seg med oppdatering av kontaktinformasjon og liknande og gjennomføre ein større revisjon når oppdatert ROS-analyse er på plass.

Den lovfesta overordna planen på helseberedskapsområdet, plan for helsemessig og sosial beredskap, er enno ikkje på plass. Denne mangla òg på tilsynet i 2018.

Her ligg det føre ein felles utarbeidd planmal frå helsefellesskapet i dåverande Telemark. Denne planmalen er teke i bruk i dei andre kommunane, og det vil soleis ligge eit grunnlag for ein god samarbeidsgevinst i å ta denne malen i bruk.

Intervjua avdekka at det er lite kunnskap om korleis miljøretta helsevern er ivareteke i kommunen og ein var heller ikkje kjent med Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager, eller krav til beredskapsplan for område som omfattast av miljøretta helsevern slik som det kjem fram i folkehelseloven.

For å sikre eit godt, systematisk og forpliktande arbeid på samfunnstryggleiks- og beredskapsområdet kan kommunen vurdere å lage ein eigen plan for samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet.

Som positivt vil me trekke fram:

• Kommunen har handtert koronapandemien så langt på ein god måte, og gjennomførar møte i kriseleiinga minst kvar veke
• Oppdatering frå møta i kriseleiinga vert lagte ut på nettsida
• Det er mykje og god koronarelatert informasjon på nettsida
• Kommunen ved ordførar og rådmann ga tilsyngruppa gode og tydelege signal om oppfølging etter tilsynet

Nokre utfordringar:

• Ressurssituasjonen for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap
• Forankring og oppfølging av sentrale lovkrav på beredskapsområdet
• Oppfølging av lovkrav på helse- og sosialberedskapsområdet
• Manglande beredskapsplanar på oppvekstområdet
• Manglande bruk av og aktivitet i det kommunale beredskapsrådet

3.Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte fem avvik. Sjå òg kommentarar.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vore omfatta av tilsynet.

Avvik nr. 1

Nissedal kommune har ikkje, med grunnlag i den heilskaplege ROS-analysen, utarbeidd langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet.

Regelverkstilvising:
Sivilbeskyttelseslova § 14, 2. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3, 1. ledd a)

Utdjupande kommentar:

Mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av funna i den heilskaplege ROS- analysen er ikkje fastsette i tilstrekkeleg grad. Dette kan ivaretakast i eigen plan for samfunnstryggleik og beredskap. Om planen får formell planstatus sikrar de ein 4-årig revisjonssyklus (etter vurdering av behov i planstrategi) og ei årleg rullering. Då unngår de lettare at både heilskapleg ROS og overordna beredskapsplan er utdaterte sett opp mot forskriftskrava. Om de ikkje gir planen ein slik status bør de uansett legge ei slik oppfølging til grunn, mellom anna av omsyn til revisjon av heilskapleg ROS, som legg sentrale føringar for samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet. Døme på plan som ivaretek desse oppgåvene er utlevert

Avvik nr. 2

Nissedal kommune har ikkje ein oppdatert risiko- og sårbarheitsanalyse

Regelverkstilvising:
Sivilbeskyttelseslova § 14, 2. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6, 1. ledd, 1. punktum

Utdjupande kommentar:

Heilskapleg ROS skal oppdaterast i takt med revisjon av kommunedeplanar. Det vil seie at kommunen kvart 4. år skal vurdere* om heilskapleg ROS skal reviderast. Samstundes er det krav om at analysen skal oppdaterast når risiko- og sårbarhetsbiletet endrast og/eller ein gjennom evalueringar av hendingar og øvingar finn grunnlag for endringar.

* Vurderingane og konklusjonen med omsyn til revisjon av heilskapleg ROS skal gå fram i planstrategien.

Avvik nr. 3

Nissedal kommune har ikkje eit system for opplæring som sikrar at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar.

Regelverkstilvising:
Sivilbeskyttelseslova § 15, 2. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7, 2. ledd

Utdjupande kommentar:

Kommunen har ikkje fastsett kompetansekrav for dei sentrale rollane i krisehandteringsapparatet sitt og på grunnlag av det utarbeidd ein opplæringsplan som sikrar naudsynt grunnopplæring og vedlikehald av opparbeidd kunnskap. Kommunen må lage ein plan for opplæring og øvingar og få dette inn i eit årshjul for å sikre det langsiktige samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet . Denne planen og årshjulet kan med fordel inngå som element i eigen plan for samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet, jamfør kommentarar til avvik 1.

Avvik nr. 4

Nissedal kommune har ikkje ein beredskapsplan for dei helse- og omsorgstenester eller sosialtenester kommunen skal sørge for et tilbod av eller er ansvarleg for.

Regelverkstilvising:
Helseberedskapslova § 2-2, 1. ledd og forskrift om beredskapsplanlegging § 2

Utdjupande kommentar:

Kommunen har ikkje utarbeidd ein plan for helsemessig og sosial beredskap som dekker kommunen sitt omfattande beredskapsansvar på helse, omsorg- og sosialområdet.

Planen var heller ikkje på plass ved tilsynet i 2018, noko som vart påpeika i rapporten. Planen for helsemessig og sosial beredskap må, når han er ferdig, stadfestast av kommunestyret, jf. krav i forskrifta § 2.

God intern forankring i leiinga og blant dei tilsette i den nyoppretta eininga for omsorg vil òg bli viktig, og ein bør legge til rette for god involvering i utarbeidinga av planen, som grunnlag for det vidare arbeidet i avdelingane.

Avvik nr. 5

Kommunen har ikkje utarbeidd beredskapsplan(ar) knytta til hendingar innanfor miljøretta helsevern

Regelverkstilvising:
Lov om folkehelsearbeid § 28

Utdjupande kommentar:

I loven gjeng det fram at: «Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3 i samsvar med helseberedskapsloven.

Helseberedskapsplanen skal samordnas med kommunens øvrige beredskapsplanar».

3.2  Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Fylkesmannen meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Atomberedskapsplanen må oppdaterast

Kommunen har ein eldre atomberedskapsplan frå 2007 utarbeidd etter mal laga i fellesskap mellom kommunane sine beredskapskoordinatorar og Fylkesmannen. Kommunen bør:

• Oppdatere atomberedskapsplanen med grunnlag i nytt plangrunnlag for kommunal atomberedskap frå 2017. https://dsa.no/atomberedskap/atomberedskap-i-norge#Kommunal%20beredskap. Malen som er utarbeidd i regi av Beredskapsnettverket i Grenland kan nyttast

Beredskapsplanar innan skule og barnehage manglar

Til dette tilsynet har me ikkje motteke nokre planar. Ved tilsynet i 2018 vart det peika på mangelfullt/manglande planverk. Einingsleiar stadfesta under tilsynet at der er ein jobb å gjere for å få oppdatert beredskapsplanverk på plass.

Vi har heller ikke, ut frå intervju, vore i stand til å slå fast om skular og barnehagar i kommunen er godkjente etter Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Her ligg det krav om både beredskap og smittevern som ein del av verksemda sitt internkontrollsystem.

Kommunen bør:

• Utarbeide beredskapsplanar for skule og barnehage i Nissedal som mellom anna omtaler uønskte hendingar inkl. trusselsituasjonar/PLIVO. Lenker til gjeldande krav/forventningar og malar er presenterte i opningsforedraget på tilsynsdagen. Fylkesmannen vil bistå i arbeidet dersom kommunen tek kontakt.

Kontinuitetsplan manglar

Kommunen er sårbar ved ei krise som varar over tid. Ei lang rekke kritiske funksjonar er sårbare ved at dei er dekka med eit fåtal av personell og ved at kompetansekrava ofte er høge. Samstundes vil det ofte vere slik at kriser krev ei vesentleg auke i innsats av både personell og materiell, slik at sjølv fagområde/tenester med relativt sett høg bemanning kan bli sett under press. Smittesituasjonar og som no ein pandemi er gode døme på dette. Relativt ufaglært arbeidskraft kan óg bli ein kritisk ressurs i slike høve.

Kommunen bør:

• Utarbeide ein overordna kontinuitetsplan med:
  • Prioriteringsliste for kommunale tenester ved langvarig krise
  • Klargjering av kven som er nøkkelpersonell som til dømes skal prioriterast for vaksinering i ein pandemisituasjon

4. Vidare oppfølging

I samband med oversendinga av denne endelege rapporten frå tilsynet ber me om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Planen skal sendast til Fylkesmannen ved tilsynsleiar seinast fire veker etter at tilsynsrapporten er motteken (15/1-2021)

Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer Fylkesmannen om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast to veker etter at Fylkesmannen har motteke kommunen sin oppfølgingsplan.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Fylkesmannen sin tilsynsleiar kontaktast:
Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261