Hopp til hovedinnhold
Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser ved barneverntjenesten i Siljan 2020

Tidsrom for tilsynsbesøket:

20.10.2020 – 21.10.2020

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark

Oppfølging av tilsynet

Ved dette tilsynet ble det avdekt lovbrudd. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Siljan barneverntjeneste fra 20.10.2020 til 21.10.2020. Vi undersøkte om Siljan kommunen sørger for at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen sendte barneverntjenesten i Siljan foreløpig rapport 13. november 2020, med frist for tilbakemelding 27. november 2020. Fylkesmannen mottok kommunens tilbakemelding 25. november 2020. Det kommer ikke frem opplysninger i kommunens tilsvar som endrer Fylkesmannens vurdering eller konklusjon. For oppfølging av lovbrudd vises det til kapittel 6 «Oppfølging av påpekte lovbrudd».

Fylkesmannens konklusjon:

Siljan barneverntjeneste dokumenterer ikke relevante barnevernfaglige vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsene, herunder vurdering av barnets beste. Barneverntjenesten har ikke tilstrekkelig system og kontroll for å fange opp svikten.

Dette er brudd på forvaltningsloven § 11d, jf. Barnevernloven §§ 1-4, 4-1 og 2-1 andre ledd og internkontrollforskriften § 4 bokstav f og g.

Siljan barneverntjenesten sikrer ikke at alle undersøkelser avsluttes med vedtak innenfor fristen.

Dette er brudd på barnevernloven § 4-3, 6 ledd, jf. forvaltningsloven § 27.

Barneverntjenesten i Siljan sikrer ikke en forsvarlig internkontroll som tydeliggjør ansvar og myndighet i barnevernleders fravær.

Dette er brudd på internkontrollforskriften § 4 a

1. Tilsynets tema og omfang

Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig undersøkelsesarbeid innebærer en undersøkelse og vurdering av om barneverntjenesten har

  • forberedt og planlagt undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og eventuelt tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien
  • sørget for at undersøkelsens innhold, omfang og fremdrift er i tråd med alvoret i situasjonen for barnet
  • gjort relevante barnevernfaglige og juridiske vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen
  • konkludert undersøkelsen i tråd med de vurderingene som er gjort

Tilsynet har omfattet undersøkelser som gjelder barn som bodde hjemme da barneverntjenesten mottok bekymringsmeldingen. Med dette forstås barn under 18 år som bor i biologisk familie, adoptivfamilie eller er plassert hos andre uten barneverntjenestens medvirkning.

Fylkesmannens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at fylkesmannen har ført tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med om barneverntjenesten oppfyller de aktuelle lovkravene.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barneverntjenesten har en rett og plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er «rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak.

Kravene til undersøkelsen følger av lovbestemmelser i barnevernloven (bvl.) og forvaltningsloven (fvl.).

Forsvarlighet
Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter bvl. § 1-4.

Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, for eksempel prinsippet om barnets beste. Videre vil både barnevernlovens og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gi innhold til kravet om forsvarlig gjennomføring av undersøkelsene.

Kravet om forsvarlighet er rettet mot både tjenester og tiltak, og innebærer også krav til ledelse, organisering og styring. Det er en nær sammenheng mellom kravet til forsvarlighet og kravet om internkontroll for å sikre at oppgavene blir utført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. bvl. § 2-3 tredje ledd.

Barnets beste
Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1, som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.

Barnets rett til medvirkning
Barnets rett til å bli hørt er nedfelt i bvl. § 1-6. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til gi barnet en mulighet til å medvirke. I en undersøkelse plikter barneverntjenesten å sikre at barnet får oppfylt sin rett til medvirkning.

Prinsippet om barnets beste henger uløselig sammen med barnets rett til medvirkning. Formålet med medvirkning er å få frem barnets synspunkter om egen situasjon for å bidra til at de avgjørelser barnevernet fatter i en undersøkelsesfase er til barnets beste.

Samarbeid med foreldrene
Foreldrene som undersøkelsen omhandler, har selvstendige rettigheter i undersøkelsessaken. Når foreldrene er part i barnevernssaken, vil de ha rett til å uttale seg etter fvl. § 17. Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter fvl. § 17.

Barnevernet skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. bvl. § 1-7.

Nærmere krav til undersøkelsens innhold, omfang og fremgangsmåte
Forvaltningsloven pålegger barneverntjenesten å påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak, jf. fvl. § 17. Dette innebærer at relevante sider av saken må komme frem. Barnverntjenesten må vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Hvor omfattende undersøkelse barneverntjenesten skal gjøre beror på en konkret vurdering av meldingens innhold og karakter og annen informasjon i saken. Momenter som alvorlighet, kompleksitet og hastegrad har betydning for hvor grundig barneverntjenesten skal undersøke.
Barnevernloven § 4-3 andre ledd slår fast at undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier.
Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse blir gjennomført ved besøk i hjemmet, jf. bvl. § 4-3 tredje ledd, og barneverntjenesten kan også engasjere sakkyndige, jf. bvl. § 4-3 fjerde ledd.

Etter bvl. § 6-4 femte ledd skal barneverntjenesten innhente opplysninger i samarbeid med foreldrene. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer og helsepersonell omfattes av taushetsplikten. Dette innebærer at barneverntjenesten må ha gyldig samtykke fra foreldrene for å innhente opplysningene, jf. fvl. § 13 a nr. 1 eller en lovhjemmel som gir adgang til å unnta fra taushetsplikten. Barneverntjenester har hjemmel til å pålegge offentlige myndigheter m.fl. pålegg om å gi taushetsbelagte opplysninger i de situasjonene som er beskrevet i bvl. § 6-4.

I følge bvl. § 6-9 skal undersøkelser gjennomføres snarest og senest innen tre måneder, eventuelt seks måneder i særlige tilfeller.

Dokumentasjon
Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Både avgjørelser om å innvilge hjelpetiltak og henleggelse av en sak etter undersøkelse regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. bvl. § 6-1 andre ledd og § 4-3 sjette ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25. I tillegg skal det etter bvl. § 6-3a fremgå av vedtaket hva som er barnets synspunkt, og hvilken vekt barnets mening er tillagt. Hvordan barnets beste er vurdert skal også fremgå av vedtaket.

Kravene til styring og ledelse
Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Barnevernloven fastslår at: «kommunen skal ha internkontroll for å sikre at den utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift. Kommunen må også kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll.» Dette følger av bvl. § 2-1 andre ledd og er utypet i forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. I forskriften er kravene til internkontrollens innhold og omfang utdypet i §§ 3 til 5.

I bvl. § 2-1 syvende ledd fremgår det også at kommunen skal sørge for at ansatte som gjennomfører undersøkelser i barneverntjenesten har tilstrekkelig kompetanse til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Kommunen har ansvaret for å gi nødvendig opplæring ved behov.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Organisering, styring og ledelse
Siljan kommune har per 1. januar 2020 2330 innbyggere. Av disse er 480 barn i alderen 0-17 år, jf. Statistisk sentralbyrå.

Rådmannen er øverste administrative leder i kommunene. Kommunen har organisert kommunen i fire avdelinger; Administrasjon, Oppvekst, Helse og Samfunn. Barneverntjenesten er en del av området Oppvekst, som i tillegg til barneverntjenesten består av skole, barnehage, sfo, ppt, kulturskole, voksenopplæring og forebygging.

Rådmannens formelle oppfølging av barneverntjenesten er gjennom statusmøter som gjennomføres to ganger i året hvor punktene økonomi, personal, internkontroll, drift og investeringer/utfordringer gjennomgås. Oppvekstsjef og barnevernleder deltar i disse møtene. I tillegg er det årlig tilbakemelding i årsmeldingen. Utover dette er det kontakt mellom rådmann, oppvekstsjef og barnevernleder ved behov. Barnevernleder blir med jevne mellomrom invitert til å informere kommunestyret om status og reformer.

Barnevernleder deltar i politikeropplæring hvert fjerde år.

Oppvekstsjefen er barnevernleders nærmeste leder. Barnevernleder er nestleder i Oppvekst. I tillegg til statusmøtene i kommunen består den formelle kontakten mellom oppvekstsjef og barnevernleder av 5 faste avdelingsledermøter i året og månedlige husmøter. Oppvekstsjef og barnevernleder har samarbeidsmøter annen hver måned. I tillegg har de uformelle møter en gang i uken. Det er ikke noen fast agenda for dette møtet. Oppvekstsjefen og barnevernleder har kontor i samme gang, noe som gjør at det er kort vei når det er behov for å snakke sammen om ulike forhold.

Barneverntjenesten har pr. 21. oktober 2020 3,2 faste stillinger, hvorav det i tillegg til barnevernleder er to 100 % stillinger som barnevernkonsulent og en 20 % merkantil stilling. Barnevernleder er utdannet sosionom og de to barnevernkonsulentene er barnevernspedagoger. I tillegg har alle de ansatte gjennomført ulike relevante videreutdanninger og kurs.

Barnevernleder og barnevernkonsulentene jobber som generalister, det vil si at de alle jobber med mottak og behandling av meldinger, undersøkelser, tiltakssaker og fosterhjemsoppfølging. Barneverntjenesten har også ansvar for forebyggende tiltak.

Oppvekstleder har vedtaksmyndighet hvis barnevernleder ikke er til stede, men har så langt ikke tatt denne i bruk. Barnevernleder har frem til nå returnert til kontoret i sin ferie ved behov. Oppvekstleder har ikke barnevernfaglig kompetanse.

Barnevernleder oppgir at det alltid blir sikret at en av de ansatte i barneverntjenesten er på jobb for å ivareta beredskapen. Ifølge delegasjonsreglementet kan barnevernkonsulentene fatte vedtak i barnevernleders fravær. Intervjuene bekrefter at dette ikke er kjent for de ansatte. Det har ikke vært vurdert om det skal oppnevnes en fast stedfortreder for barnevernleder blant de ansatte. Det er egen stillingsbeskrivelse for barnevernkonsulentene, mens det ikke finnes noe tilsvarende for barnevernleder. Det overordnede ansvarsområdet til barnevernleder fremgår av delegasjonsreglementet.

Siljan kommune har plan for Kompetanse 2015 – 18 som viser til at alle nyansatte skal følge plan for introduksjon. Det er utarbeidet en egen rutine for introduksjon av nyansatt i Siljan kommune, besluttet av rådmannen 16. september 2013.

Barneverntjenesten i Siljan har en stabil ansattgruppe, hvor alle har vært ansatt i mange år.

Tjenesten gjennomførte i 2018 Tjenestestøtteprogrammet, og de er en del av Læringsnettverk Grenland. De ansatte i barneverntjenesten hadde tidligere veiledning med ekstern veileder, men har pr. i dag ingen fast veiledning.

Siljan kommune har nylig tatt i bruk TQM som kvalitets- og avvikssystem. Det jobbes sentralt med å legge inn rutiner fra de ulike tjenestene. Per i dag har ikke barneverntjenesten fått opplæring i eller tatt i bruk systemet. Frem til TQM tas i bruk har ikke barneverntjenesten eget system for å melde avvik, men eventuelle avvik tas direkte opp med leder.

Barneverntjenesten har en egen internkontrollperm, men den har ikke blitt jevnlig oppdatert. Leder og barnevernkonsulentene jobber tett sammen, og alle har derfor gode kunnskaper om de pågående sakene. De ansatte oppgir at de ikke kjenner til om leder kontrollerer sakene i saksbehandlersystemet, men de tror leder ville fanget opp hvis noe ikke ble gjort i sakene ettersom de har hyppige møter hvor alle deltar og hvor saker og all post inn blir gjennomgått.

Barneverntjenesten i Siljan har kjøpt Visma-veileder. Denne gir de ansatte tilgang på tolkningsuttalelse og mulighet for å sende inn spørsmål og få svar på ulike problemstillinger. Veilederen tilbyr ulike digitale kurs, og barnevernleder oppfordrer de ansatte til å gjennomføre disse kursene. Systemet gir barnevernleder mulighet for å kontrollere om saksbehandlerne har gjennomført kursene. I tillegg til veilederen har kontoret tilgang til lovdata pro.

Barneverntjenesten gjennomførte siste brukerundersøkelse i 2019.

Arbeid med undersøkelser
Barneverntjenesten har utarbeidet rutine for saksbehandling som omhandler mottak og vurdering av meldinger og undersøkelser. Tjenesten har utarbeidet en sjekkliste for undersøkelser. I intervjuene fremkommer det at denne ikke lenger blir benyttet.

Forberede og planlegge undersøkelsen
Barneverntjenesten har et ukentlig vedtaks- og beslutningsmøte hvor alle innkomne meldinger og post blir gjennomgått og vurdert. I tillegg drøftes pågående saker og avslutning av saker. Barnevernleder og barnevernkonsulentene deltar fast i disse møtene.

Det blir alltid tatt en akuttvurdering ved mottak av nye meldinger. Vurderingene blir ikke journalført.

Ved gjennomgang av meldinger brukes fokusverktøyet og «trekanten» fra Tjenestestøtteprogrammet for å analysere meldingen og identifisere eventuelle risikofaktorer. Risikofaktorene blir dokumentert i skjema for meldingsgjennomgang og blir registrert inn i fagsystemet Acos av saksansvarlig saksbehandler. Kontoret har en egen perm hvor notater fra vedtaks- og drøftingsmøtet blir nedfelt. Disse notatene blir ikke dokumentert i fagprogrammet.

Meldingens innhold blir sett i sammenheng med eventuell tidligere kunnskap om familien.
Hvis meldingen gjelder foreldrenes omsorg, blir det alltid vurdert om søsken skal inngå i undersøkelsen.

Ifølge kommunens egne rutiner skal det utarbeides en plan for undersøkelsen. Mappegjennomgangen viser at det i alle de gjennomgåtte mappene er utarbeidet undersøkelsesplan.

Innhold, omfang og framdrift
Aktivitetsnivået i de ulike undersøkelsessakene blir drøftet i vedtaks- og beslutningsmøtet. Undersøkelsene er ofte standardiserte. Undersøkelsesplanen inneholder beskrivelse av fokusområder for undersøkelsen, mens det er kun i et fåtall av sakene det fremkommer hvilke aktiviteter som skal gjennomføres i løpet av undersøkelsen. I første samtale med foreldrene gjennomgås meldingen og plan for undersøkelsen. Det er ikke rutine for at foreldrene får kopi av planen.

Barneverntjenesten tar opp hvilke instanser det skal innhentes informasjon fra i undersøkelsesfasen med foreldrene. Dette blir nedtegnet i et samtykkeskjema. Skjemaet blir ikke lagt ved brev med innhenting av informasjon, men det opplyses om at foreldrene har samtykket til innhentingen. Foreldrenes involvering i planarbeidet blir ikke alltid dokumentert utover at de skriver under på samtykkeskjema. Det er ikke rutine for å involvere barna i planleggingen av undersøkelsen.

De fleste foreldrene vi pratet med mener at de fikk god informasjon om meldingen og hvordan undersøkelsen skulle gjennomføres. Flertallet opplevde at de fikk mulighet til å komme med innspill på hvem barneverntjenesten skulle innhente informasjon fra. Flere foreldre bekrefter at barneverntjenesten gikk igjennom innkomne opplysningene med dem.

Hvis foreldrene ikke bor sammen, blir det ut ifra meldingens innhold vurdert om det skal åpnes undersøkelse hos begge foreldrene. Mappegjennomgangen viser at det i flertallet av sakene hvor foreldrene har ulik adresse, blir det gjennomført samtaler med begge foreldrene i løpet av undersøkelsen.

Barneverntjenesten har som rutine å snakke med barna i alle saker. Samtalene planlegges ved bruk av verktøyet DCM – samtale med barn. Alle de ansatte har gjennomført opplæring i verktøyet. De velger ofte å være to saksbehandlere sammen i barnesamtalene.

Det har vært gjennomført flere samtaler med foreldrene, både på kontoret og ved telefonkontakt. Barneverntjenesten har gjennomført hjemmebesøk og i mange av sakene har det vært flere samtaler med barna. Referat fra samtaler med foreldre og barn samt referat fra hjemmebesøk blir dokumentert i journalnotat i barnets mappe i fagsystemet.

Mappegjennomgangen viser at det i noen saker blir satt i gang relevante tiltak i løpet av undersøkelsen.

Foreldrene blir innkalt til oppsummeringssamtale når undersøkelsen er ferdig. Her blir barneverntjenestens vurderinger og konklusjon presentert. Mappegjennomgangen viser at denne samtalen i flere av sakene blir gjennomført etter at undersøkelsen er konkludert av barneverntjenesten i fagsystemet.

Barneverntjenesten har ikke fast rutine for å snakke med barn om oppsummering og konklusjon av undersøkelsen. Barnets stemme fremkommer underveis i barneverntjenestens dokumentasjon, men det er ikke et eget punkt i undersøkelsesrapporten som tydeliggjør dette. Under intervjuene fremkommer det at barneverntjenesten har hatt lite fokus på hvordan de skal synliggjøre barnets syn og barnets beste-vurderinger i dokumentene. De ansatte er klar over at dette er noe de må jobbe mer med.

Ved mappegjennomgang er det vanskelig å finne datoer for oppstart og avslutning av undersøkelsene. I undersøkelsesrapportene vises det kun til undersøkelsesfristen på tre måneder fra konklusjon av melding. I flere saker er vedtak om henleggelse av undersøkelse fattet etter dato for tremånedersfrist.

Barneverntjenesten har ikke skriftlig rutine på hva som skal dokumenteres i undersøkelsen, men de ansatte oppgir at de vet hva som skal nedtegnes av meldinger, journalnotat og rapporter. Hvis det hadde blitt ansatt en ny saksbehandler i tjenesten, ville vedkommende bli lært opp i dette.

De ansatte er kjent med hvem som er parter i saken.

Vurdering underveis og til slutt i undersøkelsen
Den enkelte saksbehandler har ansvar for sine saker og for å bringe dem inn til drøfting. Barneverntjenesten har ikke definert en fast midtveisevaluering i undersøkelsene, men sakene blir jevnlig tatt opp til drøfting. Det har ikke vært rutine for at vurderingene fra disse drøftingene blir dokumentert i fagprogrammet.

Når en undersøkelse nærmer seg slutten, blir den alltid tatt opp til drøfting i det ukentlige vedtak- og drøftingsmøtet. Barnevernleder skriver under på alle beslutninger og har gjennom dette god oversikt over hva som skjer i sakene. I tillegg har barnevernleder oversikt over alle dokumenter som kommer inn, og kan på den måten kontrollere og etterspørre hvis det har vært lite aktivitet i en sak.

Det foreligger undersøkelsesrapport i alle sakene Fylkesmannen har gjennomgått. Undersøkelsesrapporten er bygd opp etter fokusområdene fra meldingsavklaringen. Informasjon fra samtaler med foreldre og barn, hjemmebesøk og innhentet informasjon er tatt inn i undersøkelsesrapporten og danner grunnlag for konklusjon i saken.

Barneverntjenesten i Siljan kjøper inn juridisk bistand fra et privat advokatfirma. I noen spesielt kompliserte saker har barnevernleder tatt kontakt med Barneverntjenesten i Skien for å drøfte problemstillinger med dem.

Konklusjon i tråd med situasjonen og vurderingene
Ifølge barneverntjenestens rutine skal undersøkelsene avsluttes med sluttrapport og vedtak innen frist for undersøkelsen. Under intervjuene fremkommer det at tjenesten ikke alltid får dette til. Da blir undersøkelsen avsluttet i fagsystemet, mens vedtak og undersøkelsesrapport blir ferdigstilt noen dager etter fristen. I noen saker blir også oppsummeringssamtalen med foreldrene gjennomført etter avsluttet undersøkelse. Fylkesmannen finner ved mappegjennomgangen ett tilfelle der en undersøkelse har blitt besluttet henlagt, men hvor forelderen i oppsummeringssamtalen i ettertid tar opp ønske om tiltak. Barneverntjenesten omgjorde da beslutningen og konkluderte undersøkelsen med tiltak.

Det foreligger vedtak og undersøkelsesrapport i alle de sakene Fylkesmannen har gjennomgått.

Flertallet av foreldrene vi snakket med husket at barneverntjenesten hadde gjennomgått undersøkelsesrapporten med dem. De fleste var usikre på om de hadde mottatt vedtak og undersøkelsesrapport skriftlig, men flere påpekte at det var lenge siden og dermed vanskelig å huske.

Brukersamtaler
Barn og foreldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. I dette tilsynet har vi derfor tatt kontakt med et utvalg foreldre for å intervjue dem om deres opplevelser av kontakten med barneverntjenesten i løpet av undersøkelsen. Vi ba også om samtykke til å få snakke med barna deres om deres opplevelse av undersøkelsen, men det var kun en forelder som ga samtykke til dette.

Vi har totalt vært i kontakt med 11 foreldre og ett barn. Av de vi snakket med var det delte meninger om kontakten med barneverntjenesten. Flertallet ga tilbakemelding om at de hadde et greit samarbeid med barneverntjenesten, og at de opplevde at de ble hørt og fikk medvirke underveis i undersøkelsen. Andre opplevde derimot kontakten som negativ, at barneverntjenesten allerede hadde gjort seg opp en mening før oppstart av undersøkelsen, og at de i liten grad fikk medvirke.

Ettersom vi kun har snakket med ett barn gir det ikke Fylkesmannen grunnlag for å kunne konkludere barns opplevelse av kontakt med barneverntjenesten i undersøkelsesfasen. Likevel har vi gjennom samtaler med foreldrene fått et inntrykk av barnas opplevelser av denne kontakten. Tilbakemeldingene er at noen av barna har hatt en positiv opplevelse av kontakten, eller at kontakten ikke hadde hatt noen spesiell betydning. For andre har kontakten vært preget av usikkerhet, og for noen få har den vært skremmende.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Organisering, styring og ledelse
Fylkesmannen vurderer at kommunens overordnede organisering er oversiktlig, og at ansvars- og rapporteringslinjene mellom barnevernleder og øvrig administrativ ledelse er tydelig. Det er derimot uklarhet i hvem som har vedtaksmyndighet i barnevernleders fravær. Det oppgis motstridende informasjon i dokumentene, og det er ulik oppfatning blant de som ble intervjuet om hvem som har vedtakskompetanse i leders fravær. Dette er ikke i tråd med internkontrollforskriften som sier at det klart skal fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.

Barneverntjenesten i Siljan er en liten, men stabil tjeneste. Gjennomgang av dokumenter og intervjuer viser at tjenesten har få skriftlige rutiner og kontrolltiltak. Risikoen ved å ha et lite og stabilt kontor, er at de ansatte jobber etter uformelle rutiner. Hvis det skulle oppstå en situasjon hvor flere av de ansatte slutter samtidig, eller mange er fraværende over tid, vil manglende rutiner og prosedyrer gjøre det vanskelig for nyansatte/vikarer å få oversikt over hvilke rutiner som er gjeldende ved kontoret. Dette utgjør en risiko for svikt.

Selv om det er få skriftlige rutiner, vurderer fylkesmannen at Siljan har en praksis som gjør at oppgavene blir utført. Dette medfører likevel en sårbarhet i akuttsituasjoner.

Fylkesmannen vurderer at Siljan har fokus på kompetanseheving blant de ansatte i barneverntjenesten, noe som gjenspeiles i oversikten over gjennomført videreutdanning og kurs blant de ansatte. De ansatte får gjennom dette mulighet til å tilegne seg relevant kompetanse til å utføre arbeid med undersøkelser på en forsvarlig måte. Barneverntjenesten viser gjennom undersøkelsesarbeidet at de har nyttiggjort seg og tatt i bruk elementer fra deltakelse i Tjenestestøtteprogrammet.

Individuell veiledning er et viktig tiltak for å sikre forsvarlig undersøkelsesarbeid. Selv om tjenenesten har kjøpt inn Veilederen fra Visma, vil ikke denne alene dekke opp for behovet for en individuell og tilpasset veiledning til saksbehandlerne.

Arbeid med undersøkelser
Undersøkelsen skal kartlegge barnets hjelpe- og omsorgsbehov, og gi barneverntjenesten grunnlag for å vurdere om barnet har behov for tiltak etter barnevernloven. Undersøkelsene bør gjennomføres planmessig og kommunen må ha et kvalitetssystem som sikrer forsvarlig håndtering av sakene.

Forberede og planlegge undersøkelsen
Fylkesmannen vurderer etter mappegjennomgang og intervjuer at barneverntjenesten forbereder og planlegger undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og ved gjennomgang av eventuell tidligere kjennskap til familien. Skjema for meldingsgjennomgang viser at tjenesten benytter metoden «trekanten» og fokusområder fra Tjenestestøtteprogrammet i meldingsgjennomgangen og for å beskrive hovedområdene for undersøkelsen.

Med bakgrunn i intervjuene legger Fylkesmannen til grunn at det blir foretatt en akuttvurdering samme dag som meldingen blir mottatt. Barneverntjenesten må i tillegg sikre at akuttvurderingen dokumenteres i barnets mappe i fagsystemet. Dette kan eventuelt gjøres som et eget punkt i allerede eksisterende dokument for meldingsgjennomgang.

Det er ikke lovpålagt å utarbeide en undersøkelsesplan, men en god plan bidra til forutsigbarhet og oversikt for partene. Det foreligger undersøkelsesplan i alle sakene Fylkesmannen gjennomgikk under tilsynet, hvor fokusområdene fra meldingsavklaringen er førende for undersøkelsen. Det er imidlertid kun i et fåtall av sakene hvor undersøkelsesplanen inneholder oversikt over aktiviteter og en tidsplan for undersøkelsen.

De fleste foreldrene Fylkesmannen snakket med husker at barneverntjenesten gjennomgikk plan for undersøkelse med dem, men det var få som kunne huske at de hadde fått kopi av planen.

Innhold, omfang og framdrift
Fylkesmannen skal vurdere om barneverntjenesten bruker relevante og nødvendige aktiviteter for å undersøke barnets behov, omsorgssituasjonen og foreldrenes omsorgskompetanse. Dersom det er nødvendig, skal det innhentes opplysninger fra de instanser man antar kan bidra til å belyse innholdet i meldingen. Opplysningene skal så langt som mulig innhentes med samtykke fra de foresatte og eventuelt barnet selv. Hensynet til en forsvarlig saksbehandling tilsier at barneverntjenestens vurderinger fremgår av sakens dokumenter.

Saksdokumenter viser at barneverntjenesten har høy aktivitet i de fleste saker, noe som bidrar til å opplyse saken. I mange av de sakene Fylkesmannen gjennomgikk var det flere samtaler både med foreldre og barn, det ble gjennomført ett eller flere hjemmebesøk i de fleste saker og innhentet informasjon fra relevante instanser. Fylkesmannen vurderer at aktivitetene i undersøkelsene blir tilpasset den enkelte sak og med utgangspunkt i bekymringen.

Barneverntjenesten bruker standardiserte skjemaer for innhenting av informasjon. Fylkesmannen ser at skjemaene i flere av sakene har blitt tilpasset den aktuelle saken. Dette er positivt og øker sannsynligheten for at barneverntjenesten får svar på den informasjonen som vurderes som relevant for saken.

Fylkesmannen vurderer at barneverntjenesten har praksis for å snakke med barn om deres situasjon og informere dem om undersøkelsen. I flere av sakene har det vært gjennomført flere samtaler med barna. Samtalene blir gjennomført på skolen, hjemme eller på barneverntjenestens kontor. De ansatte har gjennomført kompetanseheving i det å gjennomføre samtaler med barn og i flere av samtalene har de tema og mål for samtalen. Barneverntjenesten snakker med barnet om bekymringen og barnevernets fokusområder. Fylkesmannen vurderer at barneverntjenesten sørger for å ivareta barns medvirkning i løpet av undersøkelsen, med unntak av den delen som består av oppsummering og konklusjon. Det er ikke fast prosedyre på at barna får innsyn i de opplysningene barneverntjenesten har mottatt eller informasjon om barneverntjenestens vurderinger før konklusjon av undersøkelsen. Dette fratar barna mulighet for å medvirke i den endelige avgjørelsen av saken. Etter en helhetsvurdering finner Fylkesmannen at tjenesten likevel sikrer at barns medvirkning blir ivaretatt gjennom aktivitetsnivået i sakene.

Det er vanskelig å få oversikt over hvilken dato undersøkelsen har startet opp og hvilken dato saken er konkludert. Det gjør det vanskelig for Fylkesmannen å vurdere om undersøkelsen har startet innen rimelig tid og om tidsbruken har vært forsvarlig. Barneverntjenesten bør tydeliggjøre disse datoene i dokumentene.

Aktiviteter i undersøkelsen, som oppsummeringssamtaler, må gjennomføres før den endelige konklusjonen av undersøkelsen, slik at partene får anledning til å gi sin tilbakemelding på barneverntjenestens vurderinger og konklusjon før den endelige beslutningen av undersøkelsen foretas.

Vurdering underveis og til slutt i undersøkelsen
Fylkesmannen skal vurdere om barneverntjenesten har foretatt nødvendige og forsvarlige barnevernfaglige og juridiske vurderinger og om undersøkelsen er konkludert i tråd med dette. Vurderingene må sikre at barnets beste blir ivaretatt.

Vi vurderer at undersøkelsene gjennomføres forsvarlig og intervjuene bekrefter at tjenesten har en jevnlig gjennomgang og drøftinger av undersøkelsessakene. Vi finner derimot mangler når det gjelder dokumentasjon av de barnevernfaglige og juridiske vurderingene i barnets mappe. Barneverntjenesten har ikke nødvendig styring og kontroll med at dokumentasjonskravet ivaretas. Dette kan sikres ved å ha tydelige rutiner for drøfting og for dokumentasjon. Gode rutiner for å dokumentere barneverntjenestens vurderinger gjør det mulig å se og vurdere det arbeidet som er gjort i undersøkelsen og gir barnet mulighet for å få innsyn i barneverntjenestens håndtering av saken for ettertiden.

Det er ikke pålagt å ha en midtveisevaluering i undersøkelsene, men et slikt stoppunkt vil sikre en gjennomgang, drøfting og vurdering av saken i løpet av undersøkelsen.

Tjenestens rutiner beskriver at det skal lages en undersøkelsesrapport i alle undersøkelsessaker og at denne skal være ferdigskrevet sammen med avslutningsvedtaket innen frist for undersøkelsen. Gjennomgangen av mappene viser at det foreligger undersøkelsesrapporter og vedtak i alle sakene, men i noen saker foreligger ikke rapport og vedtak før etter at undersøkelsen er konkludert i fagsystemet. Fylkesmannen vurderer at tjenesten bør sikre at sluttrapporten er ferdig når undersøkelsen avsluttes og at denne bør sendes ut til partene for å ivareta deres mulighet for kontradiksjon.

Barn og foreldrene medvirker i undersøkelsen, men dette kommer ikke godt nok frem i dokumentasjonen.

Fylkesmannen vurderer at barneverntjenesten utarbeider gode undersøkelsesrapporter hvor fokusområdene fra meldingsgjennomgangen og undersøkelsesplanen blir svart opp med informasjon fra samtaler, hjemmebesøk og innhentet informasjon. Det er eget punkt for vurderinger under alle fokusområder. Fylkesmannen finner at punkt for vurdering inneholder en blanding av fakta og vurderinger. Barneverntjenesten bør jobbe med å skille dette slik at barneverntjenestens faglige vurderinger blir mer synlige.

Konklusjon i tråd med situasjonen og vurderingene
Hensikten med undersøkelsen er å kartlegge barnets omsorgssituasjon med utgangpunkt i bekymringsmeldingen, samt avklare om det er grunnlag for å iverksette tiltak i henhold til barnevernloven. Barneverntjenestens arbeid med undersøkelsen og konklusjon skal dokumenteres i et enkeltvedtak.

Barneverntjenesten i Siljan avslutter alle undersøkelser med vedtak. Vedtakene bygger på undersøkelsesrapportene og viser at barnet og foreldrene har medvirket og at barneverntjenesten har foretatt barnevernfaglige vurderinger i undersøkelsen. Det er en rød tråd fra mottak av melding til avslutning av undersøkelsen. Fylkesmannen vurderer at barneverntjenesten i Siljan ivaretar barnets medvirkning i undersøkelsene, men tjenesten har et forbedringspotensial i å synliggjøre barnets stemme og vektlegging av barnets mening i dokumentene.

Mappegjennomgangen viser at det i noen saker ikke foreligger vedtak før noen dager etter at saken er henlagt i barneverntjenesten. Denne praksisen må endres. Ifølge barnevernloven § 4-3 er en henleggelse av en undersøkelse å regne som et enkeltvedtak, og vedtaket er det som avslutter undersøkelsen.

Barneverntjenesten skal alltid vurdere om handlinger og avgjørelser vil være til barnets beste jf. barnekonvensjonen artikkel 12 nr. 1 og barnevernloven § 4-1. Det fremkommer ikke i tilstrekkelig grad en vurdering av barnets beste i undersøkelsesrapporten og vedtaket som konkluderer undersøkelsen. Tjenesten må gjøre en konkret vurdering av barnets beste i alle forhold og beslutninger som gjelder barnet.

5. Fylkesmannens konklusjon

Siljan barneverntjeneste dokumenterer ikke relevante barnevernfaglige vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsene, herunder vurdering av barnets beste. Barneverntjenesten har ikke tilstrekkelig system og kontroll for å fange opp svikten.

Dette er brudd på forvaltningsloven § 11d, jf. Barnevernloven §§ 1-4, 4-1 og 2-1 andre ledd og internkontrollforskriften § 4 bokstav f og g.

Siljan barneverntjenesten sikrer ikke at alle undersøkelser avsluttes med vedtak innenfor fristen.

Dette er brudd på barnevernloven § 4-3, 6 ledd, jf. forvaltningsloven § 27.

Barneverntjenesten i Siljan sikrer ikke en forsvarlig internkontroll som tydeliggjør ansvar og myndighet i barnevernleders fravær.

Dette er brudd på internkontrollforskriften § 4 a

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Fylkesmannen ber om at det utarbeides en samlet oversikt med en detaljert plan for hvordan lovbruddene vil bli rettet og iverksatt i tjenesten.

  • Planen skal som minimum inneholde følgende:
  • tiltak som allerede er iverksatt og tiltak som skal iverksettes for å rette lovbruddene
  • tidspunkt og ansvar for gjennomføring av tiltakene
  • hvordan ledelsen vil følge med på at tiltak blir iverksatt og gjennomført
  • tidspunkt for evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt

Planen må forankres i ledelsen i kommunen. Vi ber om at planen sendes oss innen 31. januar 2021. På bakgrunn av innsendt plan vil Fylkesmannen vurderer hvordan vi skal følge opp tilsynet videre.

Med hilsen

Kari Evensen
direktør i Oppvekstavdelingen

Maria Therese Borsodi
seniorrådgiver

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsynet ble sendt 18. mai 2020. Tilsynsbesøket ble gjennomført ved barneverntjenesten i Siljan kommune, og ble innledet med et kort informasjonsmøte 20. oktober 2020.

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 23. oktober 2020.

Dokumenter i saken var tilsendt og gjennomgått på forhånd. Vi mottok ytterligere dokumenter som ble gjennomgått i løpet av tilsyn.

  • Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet
  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte
  • Stillingsbeskrivelse - barnevernkonsulent
  • Rutine for administrativ videredelegering
  • Årsmelding 2019 - Oppvekst
  • Virksomhetsplan
  • Rutiner for saksbehandling
  • Sjekkliste for undersøkelser
  • Fokusverktøy – systematisk refleksjon i barnevernundersøkelsen
  • Kompetanseplan 2015 – 2018
  • Rutine for introduksjon av nyansatt
  • Oversikt over gjennomført kurs/utdanning for de ansatte 2018-2020
  • Prosedyre for å melde avvik og andre rutiner knyttet til undersøkelsesarbeide
  • Kontrollskjema for overholdelse av frister
  • Brukerundersøkelse 2019
  • Referat fra statusmøter Oppvekst – 2017 – 2020

Tilsynet har gått igjennom alle dokumenter i 20 undersøkelser fra mottak av bekymringsmelding til avsluttende vedtak i undersøkelsen.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

12 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

  • fagsjef, Gunn Helen Vårvik, Fylkesmannen i Vestfold og Telemark, revisor
  • seniorrådgiver, Helena Glede, Fylkesmannen i Vestfold og Telemark, revisor
  • seniorrådgiver, Maria Therese Borsodi, Fylkesmannen i Vestfold og Telemark, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2020–2021 Undersøkelser i barnevernet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk