Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Tokke kommune 2020

Tilsynsdato: 26.11.20
Rapportdato: 25.01.21

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Tidspunkt for tilsynet: 26.11.2020
Adressa til kommunen: Storvegen 60, 3880 Dalen
Kommunenummer: 3824
Kontaktperson i kommunen: Olav Bjørn Bakken
Statsforvaltaren si tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleiar)
Mari Nordal
Per Schjelderup
Tilsynsrapporten er skriven av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan Helge Kaiser/Jan-Arne Hunnestad
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 08.12.2020
Endeleg tilsynsrapport sendt: 25.01.2021
Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: >22.02.2021

1.1  Formål og heimelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å sjå til om Tokke kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har òg sett på delar av beredskapsarbeidet på sektornivå, innanfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordna tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon - heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern.

Beredskapskrav innanfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplanar på sektor- og/eller einingsnivå (skule/barnehage) med særskilt fokus på valds-/trusselsituasjonar.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

*Henta frå kommunen si nettside ** Innhenta ved førre tilsynet Desse dokumenta blei ettersendt:

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsdag (på nett – Teams) med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 26.11.2020. Kven som bidrog i arbeidet med kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

Ikke publisert her

2. Hovudinntrykk

Beredskapskoordinator ga ei god orientering om risikobiletet i kommunen og mange konkrete og viktige beredskapstiltak som er gjennomførte dei siste åra. Som døme på eit viktig førebyggjande tiltak så var Raude Krossen på vatnet i helgane denne sommaren.

Heilskapleg ROS-analyse er utdatert, og kommunen er i gang med revisjonsarbeidet. I tilsynet vart det orientert om at analysen som den ligg føre no er trekt frå sakslista i kommunestyret, då ein internt ikkje er nøgd med forankringa. Ein vellukka ROS-analyse krev god intern og ekstern forankring. Nettopp dette med forankringa av arbeidet var aktuelle spørsmål i samband med tilsynet, så eit slikt grep vurderast som godt og rett.

På planområdet så er det ei klar utfordring at arealplanen er heilt tilbake frå 2005, og at delplanar heller ikkje er av nyare dato. Generelle samfunnsendringar, regelendringar og ikkje minst klimaendringar – kommunen har fleire skred-/flaumhendingar dei siste åra, som mellom anna har medført langvarig stenging av viktige vegaksar - gjer det viktig å få på plass ein oppdatert arealplan. Av intervjua gjekk det fram at dette er ei prioritert oppgåve, og at det trass innsparingskrav jobbast med finansiering av ei ny stilling på planområdet. Ny planstrategi 2020-2024 (høyringsutkast) omtaler sentrale beredskapsdokument, og gjeldande samfunnsdel av kommuneplanen (2016-2028) har eit eige avsnitt om samfunnstryggleik og beredskap i kap 3.4. Desse dokumenta er dermed dekkande med omsyn til temaet samfunnstryggleik og beredskap.

Kommunen fekk i samband med førre tilsynet på plass ein plan for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap. Det er der lagt opp til eit godt internkontrollsystem for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap ut i kommuneorganisasjonen, men dette er ikkje følgt opp, då planen diverre ikkje har vore i bruk. Dette vert det viktig å gjere noko med, og forankre planen og oppfølginga av den godt i beredskapsleiinga.

Overordna beredskapsplan er eit kort og konsist dokument som er dekkande for føremålet og sist er oppdatert 17.11.20. Planen er bygd ut med tiltakskort, eit arbeid som bør vidareførast for fleire hendingar/scenario. Heilskapleg ROS er eit godt grunnlag for val av hendingar.

Beredskapsplanverk for helse og omsorg er på plass og oppdatert. Det ligg i tillegg føre gode interkommunale samarbeidsavtalar, og det er utarbeidd ein plan for miljøretta helsevern som med små justeringar vil dekke opp beredskapsplankravet.

Beredskapsplanar for skule/barnehage er på plass. Her er det starta opp eit revisjonsarbeid for å gjere desse meir like og koordinerte opp mot overordna planverk (overordna beredskapsplan).

Som positivt vil me trekke fram:

• Fleire interkommunale beredskapsavtalar på helse- og omsorgsområdet
• God kontinuitetsplanlegging på helse- og omsorgsområdet
• Kommunen har gjennomført TISK-øving no i haust med eit scenario knytt til skule
• Det vert jobba godt i kriseleiinga med handtering av pandemien

Nokre utfordringar:

• Arealplanen treng oppdatering, jamfør omtale ovanfor
• Det faste og jamne arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap treng forankring i heile administrasjonen/kriseleiinga, jamfør planen for samfunnstryggleik og beredskap 2018-2021, som ikkje er teke i bruk i åra etter at den vart ferdigstilt
• Det kommunale beredskapsrådet bør nyttast meir aktivt, mellom anna ved medansvarleggjering for utarbeiding av heilskapleg ROS og tiltak som vert teke inn i oppfølgingsplanen
• Styrking av publiseringskompetansen – fleire som kan publisere (vart vurdert som eit sårbart punkt i intervju)
• Jobbe vidare med løysing på dobbeltrolla kommunalsjef/rådmannen sin stedfortredar og det å samstundes vere informasjonsansvarleg

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte eitt avvik. Sjå òg kommentarar.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vore omfatta av tilsynet.

Avvik nr. 1

Tokke kommune har ikkje ein oppdatert heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse

Regelverkstilvising:
Sivilbeskyttelseslova § 14, 2. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6, 1. ledd, 1. punktum

Utdjupande kommentar:

Heilskapleg ROS skal oppdaterast i takt med revisjon av kommunedeplanar. Det vil seie at kommunen kvart 4. år skal vurdere* om heilskapleg ROS skal reviderast. Samstundes er det krav om at analysen skal oppdaterast når risiko- og sårbarhetsbiletet endrast og/eller ein gjennom evalueringar av hendingar og øvingar finn grunnlag for endringar.

* Vurderingane og konklusjonen med omsyn til revisjon av heilskapleg ROS skal gå fram i planstrategien.

3.2  Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvaltaren meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Systematisk oppfølging av beredskapsarbeidet

Internkontrollen som ligg som del av Plan for samfunnstryggleik og beredskap 2018-2021 er ikkje godt nok følgd opp, jfr. Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3, bokstav a. Betre oppfølging av denne internkontrollen er naudsynt for å sikre arbeidet med ROS-analyser og beredskapsplanverk i kommunalområde og verksemder.

Kommunen bør:

• Sette oppfølging av denne internkontrollen inn i årshjul og/eller andre verktøy som sikrar gjennomføring på alle nivå
• Sikre at samla oppfølging av denne internkontrollen vert tema i møte i leiargruppa

Oppdatering av atomberedskapsplan

Kommunen har ein eldre atomberedskapsplan utarbeidd etter ein gammal mal laga i fellesskap mellom kommunane sine beredskapskoordinatorar og Statsforvaltaren.

Kommunen bør:

Oppdatere atomberedskapsplanen med grunnlag i nytt plangrunnlag for kommunal atomberedskap frå 2017. https://dsa.no/atomberedskap/atomberedskap-i-norge#Kommunal%20beredskap

Malen som er utarbeidd i regi av Beredskapsnettverket i Grenland kan nyttast.

Komplettere plan for miljøretta helsevern

Plan for miljøretta helsevern er noko mangelfull m.o.t. å ivaretake beredskapsplankravet Noverande plan, med gode risikovurderingar, er eit godt utgangspunkt for å fylle kravet til beredskapsplan, om kommunen får lagt inn eit tydeleg kapittel for handetering av slike hendingar.

Kommunen bør:

• Revidere plan for miljøretta helsevern, med fokus på beredskap òg for dei store hendingane innanfor fagområdet
• Konsultere brannvesenet ved revideringa

Kontinuitetsplanlegging

Kommunen er sårbar ved ei krise som varar over tid. Tokke kommune har kontinuitetsplanar for drift innanfor helse- og omsorgssektoren, men bør også utarbeide slike planar for den øvrige delen av drifta.

Kommunen bør:

• Utarbeide ein eller fleire (sektorvise) kontinuitetsplan(ar) med tiltak som vil sikre drift også innanfor skule, barnehage, tekniske tenester, sentralbord, nettside mv. ved høgt sjukefråver som varar lenge
  • Utarbeide ei prioriteringsliste for kommunale tenester ved langvarig krise
  • Klargjere kva for nøkkelpersonell som skal prioriterast for vaksinering i ein pandemisituasjon

PLIVO-øving skule/barnehage

Det er ikkje gjennomført PLIVO-øving for skule/barnehage. Slik opplæring/øving bør prioriterast å få gjennomført. Her bør kommunen samarbeide med lokalt politi.

Kommunen bør:

• Gjennomføre PLIVO-øving og tilhøyrande opplæring for alle tilsette i skule/barnehage

Fastsetting av beredskapsplan for helse-, sosial- og smitteberedskap

Det ligg føre eit formelt krav gjennom beredskapsforskrifta § 2 om at:

«Fylkesting og kommunestyre skal sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen. For virksomheter som ikke er fylkeskommunale eller kommunale, skal ansvarlig leder sørge for slik fastsettelse og oppdatering.»

Kommunen bør:

• Sette planen på sakslista for kommunestyret

4. Vidare oppfølging

Statsforvaltaren ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis avdekt avvik skal følgjast opp. Planen skal sendast til Statsforvaltaren v/tilsynsleiar seinast fire veker etter at tilsynsrapporten er motteken – innan 22. februar 2021.

Oppfølging av dei seks særskilde kommentarane i rapporten kan med fordel inkluderast i planen. Desse er å vurdere som manglar som elles vil vere aktuelle for seinare oppfølging (tilsyn) og medføre avvik, om dei ikkje vert følgde opp.

Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer Statsforvaltaren om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast to veker etter at Statsforvalataren har motteke kommunen sin oppfølgingsplan.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Statsforvaltaren sin tilsynsleiar kontaktast:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261