Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Kragerø kommune 2021

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 17.11.2021
Adressen til kommunen: Kragerø kommune. Postboks 128. 3791
Kommunenummer: 3814
Kontaktperson i kommunen: Anny Skaug Grøgaard
Statsforvalterens tilsynsgruppe:
Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder), Per Schjelderup, Kristin Olsen
Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan W. Jensen Ruud
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 23.11.2021
Endelig tilsynsrapport sendt: 07.12.2021
Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Kragerø kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten

m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet før tilsynet:

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 17.11.2021. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her

2. Hovedinntrykk

Kragerø kommune har hatt et godt fokus på beredskap de siste årene, og beredskaps- koordinator har lagt opp til et solid løp med aktiviteter og utarbeidelse/revisjon av planer. Kommunen har også klart å revidere den helhetlige ROS-analysen underveis i pandemien. Nettverk og møtearenaer som trengs er etablert og innarbeidet, men noen fastpunkter inn mot bystyret bør vurderes.

Kommunen har nylig revidert sin helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse. Veilederen til DSB er fulgt, og kommunen har sikret seg en god kvalitetssikring og forankring av dokumentet gjennom flere eksterne høringer og ved at analysen har vært sak i møter i det kommunale beredskapsrådet. Utvalget av hendelser er godt og tilhørende analyser er gode. Når det gjelder handlingsplandelen så er tiltakene lite spisset og det mangler ansvarliggjøring og frister.

Spissing av tiltak, ansvarliggjøring og tidsfrister er ivaretatt i handlingsplandelen av dokumentet Plan for samfunnssikkerhet og beredskap 2018-2021.

I og med at helhetlig ROS er revidert, må også dette dokumentet revideres. Revisjonen er startet opp, og i forbindelse med tilsynet har arbeidsutkastet blitt ettersendt.

Løpet som er lagt opp de siste årene med aktiviteter, utarbeidelse og revisjon av planverk legger godt til rette for og signaliserer at kommunen jobber helhetlig og systematisk med samfunnssikkerhet og beredskap. Samfunnsdelen av kommuneplanen har en god omtale av temaet på side 16 og sidene 43-44, og gjennomgående så er utfordringene med klimaendringer adressert. For arealdelen, som også har god omtale av tema innenfor samfunnssikkerhet og beredskap, har Statsforvalteren under tilsynet påpekt at en tilhørende areal-ROS må utarbeides før rullering.

Overordnet beredskapsplan bygger på mal fra Beredskapsnettverket i Grenland, og dekker alle lov- og forskriftskrav. Som for plan for samfunnssikkerhet og beredskap så må denne nå revideres etter at ny helhetlig ROS er på plass. Slik full revisjon er planlagt primo 2022.

Helse

Kommunen har i all hovedsak de lovpålagte planene på plass, og disse dekker lov- og forskriftskrav. Miljørettet helsevern er et område som vil bli fulgt opp for alle kommunene etter tilsynsrunden.

Nødvendig planverk ifm. pandemien er på plass, og det er gjort en god jobb med å få på plass kontinuitetsplaner.

Oppvekst

Siden forrige tilsyn er det gjort et omfattende arbeid innenfor sektoren, og man har fått på plass et godt forankret plansystem og gode planer inkludert tilhørende internkontroll (sjekkliste). Samtidig som planene ligger i og håndteres gjennom kvalitetssystemet så har staben i kommunalområdet og alle virksomhetene tydelig merkede og innarbeidede beredskapskofferter med planverk, merkevester, reservestrøm osv.

Vi vil trekke fram som positivt:

To årlige møter i kommunalt beredskapsråd legger godt til rette for at rådet aktivt kan involveres i kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, samordning av planer og utarbeidelse av helhetlig ROS

• Det interne beredskapsutvalget er et godt verktøy for beredskapskoordinator Utover å være arbeidsgruppe ved revisjon av helhetlig ROS, brukes Beredskapsutvalget til planlegging av beredskapsdagene og til planlegging av kommuneøvelser. Tanken er også at de skal fungere som ressurspersoner på beredskap innenfor de respektive kommunalområdene de kommer fra
• Årlige beredskapsdager som omfatter hele kommuneorganisasjonen er et meget godt tiltak som bør videreføres når pandemien kommer under kontroll

Noen utfordringer: 

• Beredskapsplanen for miljørettet helsevern er generisk og dekker den interkommunale virksomhetens Kommunen må sikre eierskapet til denne tematikken. Dette er en utfordring som gjelder flere kommuner, og vil bli fulgt opp av Statsforvalteren etter gjennomført tilsynsrunde våren 2022
• Sammensetningen av kriseledelsen, der to av kommunalsjefene mangler. Kommunedirektøren formidlet i åpningsmøtet og i intervjuet at han vil starte opp et arbeid med organiseringen av det overordnede beredskapsarbeidet med kriseledelse og krisestab
• Forankringen av plan for helsemessig og sosial beredskap forskriftskrav (den må på sakskartet i bystyret). Dette følges opp umiddelbart av kommunalsjefen

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller forhold som tilsynsgruppa fant det nødvendig å påpeke særskilt i egne kommentarer.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

4. Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne tilsynsrapporten.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261