Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Notodden kommune 2021

1. Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 03.11.2021
Adressen til kommunen: Rådhuset, Teatergata 3, 3674 Notodden
Kommunenummer: 3808
Kontaktperson i kommunen: Tore Hagen
Statsforvalterens tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder), Per Schjelderup, Kristin Olsen
Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan W. Jensen Ruud
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 08.11.21
Endelig tilsynsrapport sendt: 26.11.21
Kommunens frist for oppfølgingsplan: 15.12.21

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Notodden kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet før tilsynet:

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 03.11.2021. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

2. Hovedinntrykk

Hovedinntrykket til tilsynsgruppa er at Notodden kommune jobber godt på beredskapsområdet, noe som observeres gjennom den konkrete krisehåndteringen. Kommunen var veldig tidlig ute, allerede i januar 2020, med beredskapsmessige tiltak for å håndtere den kommende pandemien. Statsforvalteren har også gjennom de siste årene registrert at kommunen har håndtert mer typiske beredskapshendelser på en god og proaktiv måte. Samarbeid innad i Kongsbergregionen og med de to andre Øst- Telemarkskommunene på beredskapsområdet er også positivt sett med tilsynsgruppas øyne.

Gjeldende ROS-analyse fra 2015 er et godt utarbeidet dokument, noe som også ble påpekt i forrige tilsynsrapport (2017). Samtidig er det slik at dette dokumentet skulle vært revidert, og kommunen har blitt vesentlig forsinket i dette arbeidet. Dette innebærer at det gis et avvik ved dette tilsynet.

Kommunen har et etterslep på plansiden, noe som påpekes i planstrategien for 2020- 2023. Oversendt planprogram for samfunnsdelen 2021-2033 (2. gangsbehandling) omtaler ikke temaet samfunnssikkerhet og beredskap. Dette var bedre i planen for 2007-2018, så her er det forhåpentligvis tid og rom for en justering. Den omtalen man eventuelt finner rom til bør settes i sammenheng med innhold i og utforming av det nye og etter vår mening sentrale dokumentet - Samordnet plan for oppfølging av samfunnssikkerhet og beredskap i Notodden kommune 2022-2025 – som kommunen er i ferd med å ta i bruk.

Kommuneplanens arealdel 2020-2030 ivaretar temaet samfunnssikkerhet og beredskap på en god måte.

Kommunen har en overordnet beredskapsplan som dekker forskriftskrav og er godt tilpasset kommunens behov.

De oversendte beredskapsplanene for helse dekker de sentrale plankravene, og kommunen har gjort en god jobb med dokumentasjonen. Krav knyttet til kontinuitetsplanlegging og miljørettet helsevern er en generell utfordring som vi vil følge opp gjennom en fagdag etter tilsynsrunden.

På oppvekstområdet så er det som ved tilsynet i 2017 et behov for en gjennomgang/oppdatering av planverket. Plan/håndbøker som er oversendt fremstår som generiske/maler, og er i liten grad gjort til egne dokumenter i virksomhetene med fokus på lokale rammebetingelser og formål.

Generelt så er det behov for ytterligere fokus på ROS-analyser som grunnlag for utarbeidelsen av planer på kommunalområder og i virksomhetene, og at dette arbeidet synliggjøres i plandokumentene.

Vi vil trekke fram som positivt: 

• Kommunen er god på operativ krisehåndtering. Vi registrerte en meget rask respons under oppseilingen til pandemien, samt at vi har observert god håndtering av andre hendelser som har oppstått de siste par årene
• Veldig bra at de private barnehagene er med under Ved en tilsvarende løsning for skolene bør de to Montessoriskolene inviteres med.
• Kommunen har fått på plass en rekke gode samarbeidavtaler for beredskapsarbeidet
• Interkommunalt samarbeid om beredskapsrådsmøter annethvert år for de tre kommunene i Øst-Telemark er en god løsning for å bli kjent over kommunegrensene og for lettere å kunne tiltrekke seg fagpersoner fra statlige etater og andre ressurspersoner til å innlede/foredra.

Noen utfordringer: 

• Utover den helhetlige ROS-analysen på kommunenivået så er det ROS- analysekrav knyttet til beredskapsplaner på alle nivå. Beredskapsplaner på kommunalområdenivået og nede i virksomhetene mangler, eller henvises ikke til i planene
• Enkelte planer mangler jevnlig oppdatering. For de fleste planer vil det være naturlig med en årlig En slik gjennomgang bør dokumenteres, i kvalitetssystem og/eller direkte i plandokumentet
• Beredskapsplan for miljørettet helsevern er generisk/interkommunal og dermed for lite tilpasset lokale forhold. Den mangler også ROS basert på lokale forhold. Mangler ved beredskapsplan for miljørettet helsevern er en gjennomgående utfordring for kommunene, som følges opp etter tilsynsrunden med en fagdag
• Når (hvis) beredskapskoordinator pensjonerer seg er det viktig at kommunen sikrer seg en god overlappingsperiode for hans etterfølger

3. Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ett avvik. På oppfordring har vi også gitt en kommentar.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

Avvik nr. 1

Notodden kommune har ikke en oppdatert risiko- og sårbarhetsanalyse

Lovhenvisning:

Sivilbeskyttelsesloven § 14, 2. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6, 1. ledd, 1. punktum

Utdypende kommentar:

Helhetlig ROS skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner. Det vil si at kommunen hvert 4. år skal vurdere* om helhetlig ROS skal revideres. Samtidig er det krav om at analysen skal oppdateres når risiko- og sårbarhetsbildet endres og/eller en gjennom evalueringer av hendelser og øvelser finner grunnlag for endringer.

* Vurderingene og konklusjonen med hensyn til revisjon av helhetlig ROS skal fremkomme i planstrategien.

3.2  Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

Beredskapsplanverket for oppvekstsektoren trenger en helhetlig gjennomgang.

Dokumentene som er oversendt i forbindelse med tilsynet er gode håndbøker/maler som i svært liten grad er bearbeidet til å bli planer for den enkelte virksomheten.

Kommunen bør:

• Utarbeide beredskapsplaner for skoler og barnehager i Notodden som blant annet omtaler uønskede hendelser trusselsituasjoner/PLIVO. Den enkelte plan – basert på en felles mal - må utarbeides/tilpasses og forankres lokalt i den enkelte virksomheten. Samlokaliserte virksomheter må samkjøre og/eller utarbeide felles plan. Statsforvalteren vil bistå i arbeidet dersom kommunen tar kontakt med ønske om dette
• Vurdere om det skal utarbeides en enkel sektorplan for å sikre sammenbindingen mellom overordnet beredskapsplan og virksomhetenes planer

4. Videre oppfølging

Kommunen utarbeider og oversender en plan for lukking av det avviket som er gitt under tilsynet. Oppfølging av den kommentaren som er gitt kan gjerne omtales i planen (kommunalsjefen hadde et ønske om at det ble satt en frist for dette).

Med utgangspunkt i kommunens plan, herunder også planlagte tidsfrist(er), vurderer Statsforvalteren om tilsynet kan avsluttes.

Statsforvalteren takker for god oppfølging og støtte ved gjennomføringen av tilsynet, og ønsker lykke til med det videre beredskapsarbeidet.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261

UDIRs hovedside – Sikkerhet og beredskap https://www.udir.no/kvalitet-og-kompetanse/sikkerhet-og-beredskap/

Veileder – Hvordan forebygge og håndtere alvorlige hendelser i barnehage og skole? https://www.udir.no/kvalitet-og-kompetanse/sikkerhet-og-beredskap/veileder-i- beredskapsplanlegging/

Rundskriv – Beredskap i skoler og barnehager https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/rundskriv-i-62015/id2410457/

Styringsdokument for arbeidet med samfunnssikkerhet i Kunnskapsdepartementets sektor

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. https://lovdata.no/dokument/SFO/forskrift/1995-12-01-928
§ 14.Sikkerhet og helsemessig beredskap
Virksomheten skal planlegges og drives slik at skader og ulykker forebygges. Virksomheten skal ha rutiner og utstyr for håndtering av ulykkes- og faresituasjoner. Rutinene og sikkerhetsutstyret skal være kjent for alle, herunder barn og elever.