Rapport fra tilsyn med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser ved barneverntjenesten i Sandefjord 2021

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Sandefjord kommune og besøkte i den forbindelse Sandefjord barneverntjeneste fra 01.06.2021 til 03.06.2021. Vi undersøkte om kommunen sørger for at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at tjenestemottakerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalteren sendte barneverntjenesten i Sandefjord foreløpig rapport 28.06.2021, med frist for tilbakemelding 23.08. 2021. Statsforvalteren mottok kommunens tilbakemelding 20.08.2021.
Kommentarer er tatt inn i den endelige rapporten. Det kommer ikke frem opplysninger i kommunens tilsvar som endrer Statsforvalterens vurdering eller konklusjon.

For oppfølging av lovbrudd vises det til kapittel 6 «Oppfølging av påpekte lovbrudd».

Statsforvalterens konklusjon:

Sandefjord kommune sikrer ikke at barnevernfaglige vurderinger og drøftinger dokumenteres systematisk i undersøkelsesarbeidet.

Kommunen har ikke tilstrekkelig system og kontroll for å fange opp svikten.

Dette er brudd på forvaltningsloven § 11 d, jf. barnevernloven § 1-4 og kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav b og c

1. Tilsynets tema og omfang

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig undersøkelsesarbeid innebærer en undersøkelse og vurdering av om barneverntjenesten har:

• forberedt og planlagt undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og eventuelt tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien
• sørget for at undersøkelsens innhold, omfang og fremdrift er i tråd med alvoret i situasjonen for barnet
• gjort relevante barnevernfaglige og juridiske vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen
• konkludert undersøkelsen i tråd med de vurderingene som er gjort

Tilsynet har omfattet undersøkelser som gjelder barn som bodde hjemme da barneverntjenesten mottok bekymringsmeldingen. Med dette forstås barn under 18 år som bor i biologisk familie, adoptivfamilie eller er plassert hos andre uten barneverntjenestens medvirkning.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med om barneverntjenesten oppfyller de aktuelle lovkravene.

Barn og foreldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg foreldre og barn ble invitert til en samtale ved dette tilsynet. Seks foreldre i fem familier takket ja til en samtale med Statsforvalteren.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barneverntjenesten har en rett og plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er «rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak. Kravene til undersøkelsen følger av lovbestemmelser i barnevernloven og forvaltningsloven.

Forsvarlighet

Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter barnevernloven § 1-4. Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, for eksempel prinsippet om barnets beste. Videre vil både barnevernlovens og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gi innhold til kravet om forsvarlig gjennomføring av undersøkelsene.

Kravet om forsvarlighet er rettet mot både tjenester og tiltak, og innebærer også krav til ledelse, organisering og styring. Det er en nær sammenheng mellom kravet til forsvarlighet og kravet om internkontroll for å sikre at oppgavene blir utført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. barnevernloven § 2-3 andre ledd.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1, som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.

Barnets rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er nedfelt i barnevernloven § 1-6. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser.

Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til å gi barnet en mulighet til å medvirke. I en undersøkelse plikter barneverntjenesten å sikre at barnet får oppfylt sin rett til medvirkning.

Prinsippet om barnets beste henger uløselig sammen med barnets rett til medvirkning. Formålet med medvirkning er å få frem barnets synspunkter om egen situasjon for å bidra til at de avgjørelser barnevernet fatter i en undersøkelsesfase er til barnets beste.

Samarbeid med foreldrene

Foreldrene som undersøkelsen omhandler, har selvstendige rettigheter i undersøkelsessaken. Når foreldrene er part i barnevernssaken, vil de ha rett til å uttale seg etter forvaltningsloven § 17.

Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter forvaltningsloven § 17.

Barnevernet skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig, i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. barnevernloven § 1-7.

Nærmere krav til undersøkelsens innhold, omfang og fremgangsmåte

Forvaltningsloven pålegger barneverntjenesten å påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak, jf. forvaltningsloven § 17. Dette innebærer at relevante sider av saken må komme frem. Barneverntjenesten må vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Hvor omfattende undersøkelse barneverntjenesten skal gjøre, beror på en konkret vurdering av meldingens innhold, karakter og annen informasjon i saken. Momenter som alvorlighet, kompleksitet og hastegrad har betydning for hvor omfattende barneverntjenesten skal undersøke.

Barnevernloven § 4-3 andre ledd slår fast at undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier.

Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse blir gjennomført ved besøk i hjemmet, jf. barnevernloven § 4-3 tredje ledd, og barneverntjenesten kan også engasjere sakkyndige, jf. barnevernloven § 4-3 fjerde ledd.

Etter barnevernloven § 6-4 femte ledd skal barneverntjenesten innhente opplysninger i samarbeid med foreldrene. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer og helsepersonell omfattes av taushetsplikten. Dette innebærer at barneverntjenesten må ha gyldig samtykke fra foreldrene for å innhente opplysningene, jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 1 eller en lovhjemmel som gir adgang til å unnta fra taushetsplikten. Foreldrenes samtykke skal omhandle både fra hvem opplysningene innhentes og hvilke opplysninger som innhentes.

Barneverntjenesten har hjemmel til å gi offentlige myndigheter m.fl. pålegg om å utlevere taushetsbelagte opplysninger i de situasjonene som er beskrevet i barnevernloven § 6-4. Dersom barneverntjenesten vurderer at vilkårene er til stede for å pålegge en samarbeidspart å utlevere opplysninger, må samarbeidsparten informeres tydelig om dette.

I følge barnevernloven § 6-9 skal undersøkelser gjennomføres snarest, og senest innen tre måneder, eventuelt inntil seks måneder i særlige tilfeller. Barneverntjenesten skal ikke bruke lengre tid på undersøkelsen enn nødvendig. Med «snarest» forstås bl.a. at barneverntjenesten skal igangsette arbeidet i undersøkelsen innen rimelig tid etter meldingen er avklart, og at arbeidet i undersøkelsen skal ha framdrift og kontinuitet.

Dokumentasjon, herunder krav til enkeltvedtak

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Det er bl.a. krav til at barneverntjenesten dokumenterer relevante opplysninger og vurderinger gjennom hele undersøkelsen. Dokumentasjonen skal vise hvilke vurderinger barneverntjenesten har gjort. Dette følger av forvaltningsloven § 11 d jf. barnevernloven § 1-4.

Både avgjørelser om å innvilge hjelpetiltak og henleggelse av en sak etter undersøkelse regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. barnevernloven § 6-1 andre ledd og § 4-3 sjette ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Et enkeltvedtak skal være så konkret som mulig, slik at tiltakets innhold blir tydelig. I saksbehandler- rundskrivet punkt 6.3 skriver Bufdir: «Barneverntjenestens vedtak skal ha et innhold som gjør at partene får en forståelse av hva slags hjelpetiltak som skal gis. Et vedtak om hjelpetiltak skal angi omfanget av hjelpen. Det er nødvendig for at det skal være mulig å påklage vedtaket dersom parten vurderer at innholdet i tiltaket er riktig, men at omfanget ikke er tilstrekkelig.»

I tillegg skal det etter barnevernloven § 6-3a fremgå av vedtaket hva som er barnets synspunkt, og hvilken vekt barnets mening er tillagt. Hvordan barnets beste er vurdert skal også fremgå av vedtaket.

Kravene til styring og ledelse

Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Barnevernloven § 2-1 andre ledd jf. kommuneloven § 25-1 fastslår at kommunen skal ha internkontroll med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser. Målet med internkontrollen er å sikre at krav i barnevernloven med tilhørende forskrifter følges. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll.

Hjemmelen for internkontrollkravet ble endret 01.01.21. På tilsynstidspunktet forelå tilsvarende krav i forskrift om internkontroll for barneverntjenesten med hjemmel i bvl. § 2-1 andre ledd.

I barnevernloven § 2-1 syvende ledd fremgår det at kommunen skal sørge for at ansatte som gjennomfører undersøkelser i barneverntjenesten, har tilstrekkelig kompetanse til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Kommunen har ansvaret for å gi nødvendig opplæring ved behov.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Organisering, styring og ledelse

Sandefjord kommune ligger i Vestfold og Telemark fylke. I 2017 ble Sandefjord, Stokke og Andebu kommuner slått sammen til en kommune. Kommunen har ca. 64 000 innbyggere. Per juni 2021 er 13 196 av disse barn i alderen 0-17 år, jf. Statistisk sentralt byrå. Rådmann er øverste administrativ leder i kommunen.

I 2020 gjennomførte Sandefjord kommune en omorganisering. Kommunen består av fire kommunalområder; Helse, sosial og omsorg, Kunnskap, barn og unge (KBU), Miljø og plan, Kultur, idrett og fritid. Hvert område ledes av kommunalsjef. Kommunalområdene er videre delt inn i seksjoner med egne seksjonsledere. Kommunalsjef for KBU har ansvar for følgende seksjoner: Skole, Barnehage, og Oppvekst og helse.

Barneverntjenesten ligger under kommunalområdet KBU i seksjon for Oppvekst og helse sammen med PPT, deler av Familie, helse og bolig. Både kommunalsjef og seksjonsleder er konstituert i sine lederstillinger.

Rådmannens intensjon med ny organiseringen er mer tverretatlig samarbeid og større samhandling mellom tjenester til barn og unge. I forbindelse med ny organisering har kommunen iverksatt prosjektet «Tenk sammen». Målet med prosjektet er å jobbe frem en egen samhandlingsmodell som skal sørge for økt tverretatlig samarbeid i kommunen.

Kommunalsjef for kunnskap, barn og unge (KBU) er en del av rådmannens ledergruppe. Ledergruppa møter en gang pr. uke. Rådmann opplyser at barnevernreformen vil være et tema på ledermøtene fremover. Rådmann har ingen egne møter med barnevernleder, men opplyser å ha et overordnet blikk på barnevernet ved å følge med på tertialrapportering, årsmelding og årsrapport.

Ansvaret for barnevernet er delegert ned til kommunalsjef og seksjonsleder. Rådmannen viser til at det fra 2022 er det krav om at kommunestyret skal få en redegjørelse om tilstanden i barneverntjenesten minst en gang i året, jfr. Bvl. § 2-1.

Tilstandsrapporten vil gi et bilde av tjenestens tilstand, utvikling og viktige problemstillinger i barnevernet.

Kommunalsjef for KBU har ledersamtale med seksjonsleder for Oppvekst og helse annen hver uke. Seksjonssjef for Oppvekst og helse er prosjektleder for «Tenk Sammen» og har hovedansvaret for barnevernet. Barnevernleder melder inn forhold på barnevernområde til seksjonsleder i seksjonens ledermøte hver 14. dag. Det er på tilsynstidspunktet ikke etablert faste rapporteringspunkter. Det forventes at dette vil komme på plass i forbindelse med utarbeidelse av nye lederkontrakter.

Barneverntjenesten er organisert i følgende enheter; enhet småbarn (0 – 6 år), enhet barn (6 – 12 år), enhet ungdom (13 – 18 år) og enhet omsorg. Hver enhet leders av en enhetsleder. Enhetsleder har personal-, fag- og delvis økonomiansvar. I tillegg har avdelingen en stab med 2 kontorfaglig stillinger, samt barnevernleder. Barneverntjenesten består på tilsynstidspunktet av 65 årsverk. Med unntak av enhet omsorg jobber enhetene både med undersøkelser og tiltakssaker.

Barnevernleder har ledermøte med enhetslederne annen hver uke. Barnevernleder sender ut agenda i forkant av møte. Innholdet i møte er faglig spørsmål, informasjon, administrative og personalmessigforhold og planlegging av tjenestens oppgaver fremover. Det skrives referat fra møtene. Barnevernleder har individuell oppfølging med enhetsleder hver tredje uke. Enhetslederne rapporterer fortløpende til barnevernleder dersom det skjer noe akutt, om det kommer inn klager eller det skjer noe av betydning imellom de faste møtene.

Enhetslederne har møter med sin enhet hver uke. Enhetsmøtene følger en fast agenda, og det skrives referat. Det opplyses at det under pandemien har vært noe mindre møtehyppighet. Møtene benyttes til drøfting av saker, informasjon, personalmessige forhold og faglig påfyll.

Kontaktperson har saksgjennomgang med sin enhetsleder cirka hver 3. uke. Det bekreftes at klientlister og nøkkeltall gjennomgås av enhetslederne med kontaktperson i saksgjennomgangen. I tillegg kan kontaktperson be om saksveiledning med enhetsleder ved behov. Det er kontaktpersons ansvar å dokumentere vurderinger og drøftinger fra saksveiledningen, det er imidlertid ikke et system som kontrollerer at dette blir gjort.

I enhetene småbarn, barn og ungdom har enhetsleder ansvar for å etablere interne arbeidsgrupper. Gruppene er faste og består av tre eller fire kontaktpersoner/familieveileder. Gruppen får tildelt saker som de har et felles ansvar for. Gruppen legger inn tid til å drøfte og vurdere saken når det er hensiktsmessig. Enhetsleder gir saksveiledning til gruppene og deltar i refleksjon ved behov.

Barneverntjenesten har et ansvars- og myndighetskart som beskriver de ulike ansvarsområdene for fag-, økonomi- og personaloppfølging.

Kompetanse, opplæring, internkontroll og avvik

Barnevernleder er utdannet barnevernspedagog med tilleggs- og videreutdanning. Øvrige ansatte har formell kompetanse innen barnevern, sosionomutdanning og annen relevant fagutdanning. Flere av de ansatte har ulike relevante tilleggs- og videreutdanninger, sertifiseringer og opplæringer som brukes i det daglige arbeidet.

Barneverntjenesten har utarbeidet en strategiplan for 2021- 2023. Planen inneholder strategier og tiltak som skal sikre at barneverntjenesten utvikler seg og arbeider i samsvar med tjenestens egen faglige plattform.

Tjenesten har også utarbeidet en kompetanseplan for 2021 – 2023. Alle fast ansatte skal gjennomføre opplæring i den systematiske barnesamtalen. Denne opplæringen pågår kontinuerlig. Det gjennomføres internt gruppearbeid i tjenesten etter opplæringen for å sikre implementering. Ved behov for kompetanseutvikling oppfordres kontaktpersoner til å søke videreutdanning i regi av Bufdir sin kompetansestrategi. På tilsynstidspunktet har en medarbeider fullført videreutdanning i barnets beste, og en annen har på begynt videreutdanning i juss i barnevernet. Barneverntjenesten har en klar målsetting med kompetanseutviklingen i tjenesten.

Barneverntjenesten gjennomfører årlig kartlegging av ansattes opplæringsbehov, og det utarbeides plan for nødvendig opplæring utfra stilling og oppgaver. Kompetanseutvikling i tjenesten baserer seg på den årlige gjennomgangen, tjenestens behov og det plukkes ut særlige områder i tjenesten og enhetene som det skal jobbes med. Områdene kan for eksempel basere seg på avvik og kan variere fra enhet til enhet.

Sandefjord kommune er i læringsnettverk med Færder kommune. Prosjektets målsetting er å utvikle og styrke veiledning av fosterhjem og er en del av kommunens forberedelse til barnevernreformen.

Barneverntjenesten bruker Statsforvalterens hendelsesbaserte og landsomfattende tilsyn for utvikling og læring.

Tjenesten har egne rutiner, sjekklister og opplæringsplaner for nyansatte. Enhetsleder har opplæringsansvaret, og det utarbeides en målrettet kontrakt for prøvetiden. Kontrakten følges opp i oppfølgingssamtale etter 3 og 6 måneder. Alle nyansatte får utdelt en fadder. Fadderordningen varer i 3 måneder.

Barneverntjenesten bruker Visma Familia Barnevern som sitt fagprogram. Familia leverer fagløsninger til kommunalt barnevern. Løsningen ivaretar alle deler av saksbehandlingsprosessen med tilhørende maler, i tillegg til å støtte offentlig rapportering og statistikk. Systemet har løsninger
som til enhver tid skal støtte lovkrav med forskrifter. Barneverntjenesten har egne oppfølgingsdager i fagsystemet Familia. Barneverntjenesten bruker Vismas mobilt barnevern, som gir tilgang på saksbehandlerprogrammet via nettbrett.

Visma har en egen sin faglige veileder som tilbyr e-læringskurs og webinarer. Sandefjord barneverntjeneste bruker veilederen i opplæring av nyansatte og til å sørge for at ansattes kompetanse er oppdatert. Alle ansatte må gjennomføre veilederens opplæringskurs årlig. Enhetsleder har ansvar for å følge opp at det blir gjort, noe de ansatte bekrefter. Veilederen fungerer også som et oppslagsverk med mulighet for å sende inn faglige problemstillinger.

Hver enhet har ekstern prosessveileding cirka hver 6. uke. I tillegg skjer veiledning både i gruppe og individuelt med enhetsleder på både sak og prosess.

Barneverntjenestens rutiner og sjekklister ligger tilgjengelig på Compilio, som er kommunens kvalitets- og styringssystem. De ansatte gjøres kjent med systemet, rutiner og sjekklister som ligger der når de starter hos barneverntjenesten. Kommunen har nylig oppgradert avvikssystemet i Compilio.

Compilios avvikssystem brukes av hele kommunen. De ansatte kjenner til avvikssystemet, og det blir brukt til å melde avvik på både fag og HMS. Avvik følges opp av enhetsleder og barnevernleder. De ansatte bekrefter at avvik blir fulgt opp. Dersom det er flere avvik som går igjen, tar barnevernleder dette inn i tjenestens opplæring -, kompetanse- og utviklingsplaner. Dokumentgjennomgangen viser ikke avvik på det omtalte område.
Barneverntjenesten har deltatt i forandringsfabrikkens «Mitt Liv» - prosjekt. Tjenesten har også i flere år gjennomført «Si det videre» som er et tiltak for å informere alle barn i grunnskolen og videregående om barneverntjenesten. Det har grunnet pandemien ikke vært gjennomført i 2020/2021.

Barneverntjenesten har hatt rutine på å be om tilbakemelding, ved bruk av evalueringsskjemaer, fra barnet og familien på hvordan de har opplevd undersøkelsen. Disse er på tilsynstidspunktet ikke i bruk. Det arbeides med å utarbeide nye evalueringsskjemaer og hver enhet skal utarbeide forslag med rutine for når og hvordan evalueringene kan benyttes og brukes i tjenestens forbedringsarbeid.

Tjenesten har over flere år gjennomført årlig brukerundersøkelser der foreldre og barn har vært med å utarbeide spørsmålene. Tilbakemeldingene fra undersøkelsene brukes systematisk i tjenestens forbedringsarbeid. Dokumentgjennomgangen og samtale med de ansatte bekrefter dette.

Korona

Sandefjord kommune har i en periode vært pålagt strenge smitteverntiltak jf. covid - 19 forskriften 5A. Barneverntjenesten har under hele pandemien vært i drift. Tjenesten er delt inn i kohorter med en deling og rullering på hjemmekontor og stedlig oppmøte på kontoret. Undersøkelser har blitt gjennomført «som normalt», men med noe mer bruk av kreative og digitale løsninger. Barneverntjenesten har til enhver tid forholdt seg til gjeldende smitteverntiltak samtidig som aktiviteter som samtaler med barn/ungdom og hjemmebesøk har blitt gjennomført. I sakene tilsynet gjennomgikk, synes ikke aktivitetsnivået i undersøkelsen å være redusert på grunn av pandemien. I noen av sakene har hjemmebesøk blitt utsatt på grunn av sykdom i hjemmet.

De ansatte opplyste at pandemien har gjort at det har vært lav aktivitet knyttet til ekstern virksomhet som kurs, seminarer og lignende. Digitale løsninger har blitt benyttet i stor grad både til interne og eksterne møter. Det har vært særlig utfordrende for ansatte å ikke møte kollegaer og samarbeidspartnere fysisk fordi mye av det faglige påfyllet har foregått digitalt.

Samtale med foreldre

I forkant av tilsynet sendte vi ut SMS-forespørsel om samtale med foreldre og barn til et utvalg foreldre som har hatt undersøkelse i Sandefjord barneverntjeneste siste år. Vi fikk snakke med seks foreldre. Alle samtalene ble gjennomført som telefonintervju. Foreldrene vi snakket med ga tilbakemelding om at de ikke ønsket at barna skulle ha samtale med oss.

Av de foreldrene vi snakket med, med unntak av en, var opplevelse av kontakten med barneverntjenesten i Sandefjord bra. De hadde fått god informasjon om hvordan undersøkelsen skulle gjennomføres, og de fikk være med å samarbeide om undersøkelsen. Fem av seks foreldre ga uttrykk for at de ble lyttet til, og barneverntjenesten tok imot deres tilbakemeldinger. De hadde også fått informasjon om vurderinger og beslutninger i saken. Fem av seks foreldrene husket å ha mottatt vedtak og undersøkelsesrapport. De opplevde et godt samarbeid og å ha fått relevant hjelp av barneverntjenesten. En forelder vi snakket med hadde ikke mottatt vedtak og var svært misfornøyd med sin kontakte med barneverntjenesten.

Arbeid, forberedelse og planlegging av undersøkelsen

Barneverntjenesten har utarbeidet en rutine for saksbehandling som omhandler undersøkelser, Undersøkelse- beskrivelse av oppgaver og prosesser, med tilhørende sjekkliste for risiko- og beskyttelsesfaktorer og observasjonspunkter ved hjemmebesøk. Rutinen viser til aktuelle lovkrav, saksbehandlerrundskrivet og Visma sin veileder som nyttig verktøy for undersøkelsesarbeidet. Sjekkliste for undersøkelse, revidert i 2018, viser til punkter i undersøkelsen som kontaktperson skal kvittere med dato for når det er utført. Skjemaet blir ikke etterlyst eller kontrollert av enhetsledere og er ikke en del av barnets mappe.

Barneverntjenesten bruker i tillegg maler fra fagsystemet; meldingsgjennomgang og beslutning, plan for undersøkelse og undersøkelsesrapport. De ansatte vi snakket med er godt kjent med hvor de finner rutiner, sjekklister og maler. Barneverntjenesten har en egen rutine for håndtering av voldssaker; Klementsrudmodellen. Modellen er en erfaringsbasert modell utviklet ved tidligere Klementsrud barneverntjeneste til bruk i barneverntjenestens arbeid ved bekymring for vold i nære relasjoner.

En kontaktperson fra enhet ungdom er mottaksansvarlig. Mottaksansvarlig tar imot henvendelser og bekymringsmeldinger, gir råd og veiledning, samt behandler, utdyper og klargjør innkomne meldinger. I tillegg gjennomfører mottaksansvarlig mottakssamtaler, som er et veiledningstilbud til familier der det ikke opprettes undersøkelse. Mottaksansvarlig har særlig kompetanse på Klementsrudmodellen.
Mottaksansvarlig veileder ansatte i modellen.

De merkantilt ansatte har ansvar for å følge med på innkomne meldinger og registrere disse inn i fagsystemet Familia. Meldingen legges også i posthyllen til aktuell enhetsleder. Enhetsleder ber mottaksansvarlig ta kontakt med melder dersom det er behov for å utdype meldingen. Dersom en melding må håndteres umiddelbart har enhetsleder ansvar for å fordele saken i sin enhet og orientere barnevernleder. Tjenesten har ikke rutine for at akuttvurderinger blir journalført/dokumentert.
Mappegjennomgangen bekrefter dette.

Barneverntjenesten har meldingsmøte hver mandag og torsdag der bekymringsmeldinger gjennomgås. Barnevernleder leder meldingsmøtet, og mottaksansvarlig, enhetsledere fra småbarn, barn og ungdom deltar.

Mottaksansvarlig klargjør meldinger til meldingsmøte og fyller i forkant ut skjema før beslutningsmøte. I skjemaet fremkommer meldingens innhold, og hvem som er melder. Videre krysses det av for om det er behov for utdyping av melding, om det er tidligere kjent sak og/eller tidligere henlagte meldinger. Barnets flyttemønster blir også dokumentert. Gjennomgang av mapper viser at barneverntjenesten har gjennomgått og konkludert mottatte bekymringsmeldinger innen lovens frist på en uke.

Barneverntjenesten bruker skjemaet I beslutningsmøte for vurdering og konklusjon i meldingsmøte. I møtet gjøres det vurdering av meldingen, hva i meldingen som skal undersøkes og konklusjon på meldingen som skal nedtegnes i skjemaet under møte. Ansvaret for å fylle ut vurderingene i skjemaet går på rundgang. Ved henleggelse av en melding vurderer barneverntjenesten om foreldre skal tilbys en mottakssamtale som kan inneholde generelle råd og veiledning om andre tjenester.

Mappegjennomgangen viser at konklusjonsfeltet i skjemaet viser til en standard tekst med henvisning til lovgrunnlaget.

Enhetsledere opplyste at barneverntjenesten gjør vurdering av om det skal åpnes undersøkelse på søsken i mottaksmøte. Dette blir individuelt vurdert ut fra meldingsinnhold. Dersom foreldreferdigheter er et tema i meldingen, åpner barneverntjenesten sak på søsken. Om det er usikkerhet om hvorvidt bekymringen berører søsken, skal dette vurderes fortløpende etter oppstart av undersøkelsen.

Kontaktperson sier da ifra til sin enhetsleder som melder inn saken til mottaksmøte. Mappegjennomgangen bekrefter at det ikke dokumenteres at det er vurdert at søsken skal inkluderes i undersøkelsen, eller at det er opprettet undersøkelse på søsken etter oppstart. Dette er heller ikke et eget punkt på meldingsskjema. Mappegjennomgangen viser at det kommer frem implisitt at det er åpnet undersøkelse på søsken når bekymringsmeldingen vurderes å være av en slik karakter at dette er nødvendig.

Enhetslederne har ansvar for å fordele «sine saker» til undersøkelse i sin enhet. Saken blir tildelt en gruppe og med bakgrunn i kontaktpersoners kompetanse og kapasitet. Gruppen har ansvaret for den videre planleggingen av undersøkelsen.

Barneverntjenesten har en målsetting om at kontaktperson skal opprette kontakt med familien innen en uke etter at saken er fordelt. Det skal gjøres vurdering om barneverntjenesten skal snakke med barnet eller foreldrene først, eller med barn og foreldre sammen. Barneverntjenesten har ingen standardisert mal for innkalling til førstesamtale, og det gis heller ingen konkrete opplysninger i førstegangsinnkallingen hva meldingen går ut på. Dette bekreftes både i samtale med de ansatte og ved mappegjennomgangen.

Mappegjennomgangen viser at undersøkelsene blir startet opp snarest og med en hurtighet som saken og bekymringen krever.

I rutinen for undersøkelse vises det til at en skal vurdere behov for tolk i samarbeid med familien, og informasjon på annet språk skal gjøres tilgjengelig. De ansatte opplyste at barneverntjenesten bruker både oppmøtetolk og telefontolk i saker der det er behov for det. Under pandemien har det kun vært brukt telefontolk.

I barneverntjenestens rutine for Undersøkelse – beskrivelse av oppgaver og prosesser vises det til at ved oppstart av en undersøkelse skal det gjennomgås og sjekkes opplysninger i eventuelle tidligere sak på barnet. De ansatte opplyste at de selv har et ansvar om å lese seg opp på, og/eller gjennomgå tidligere informasjon, dersom det har vært tidligere undersøkelser og/eller bekymringer. Mappegjennomgangen viste at det i flertall av sakene mangler vurderinger på hvordan tidligere kjennskap til familien brukes i den videre planlegging av undersøkelsen.

I forkant av førstegangssamtalen utarbeides det et forslag til en undersøkelsesplan. Planen viser fremdrift og stoppunkter for undersøkelsen. Kontaktperson har med et utkast til planen i første møte med foreldrene, og eventuelt barnet, hvor de går gjennom planen og gir foreldre og barn muligheter til å komme med innspill til datoer og eventuelle endringer. Planen sendes ut til foreldrene med de endringene som er gjort. Undersøkelsesplanen, dens aktiviteter og omfang, tilpasses innholdet i bekymringen. Dette bekreftes både i samtaler og ved mappegjennomgang.

I førstesamtalen med foreldrene, og eventuelt barnet, går kontaktperson gjennom barneverntjenestens mandat og rolle og viser, med en visuell plansje, gangen i, og mulig utfall av en undersøkelse.

Bekymringsmeldingen gjennomgås for å få foreldrene og eventuelt barnets syn på innholdet. Det blir informert om partsrettigheter. Hvis foreldrene ikke bor sammen, blir det ut ifra meldingens innhold, vurdert om det skal åpnes undersøkelse hos begge foreldrene. Mappegjennomgangen viser at det i flertallet av sakene hvor foreldrene har ulik adresse, blir det gjennomført samtaler med begge foreldrene i løpet av undersøkelsen.

Det forelå informert samtykke til innhenting av opplysninger og samhandling med andre instanser i alle sakene tilsynet gikk igjennom. Det er utarbeidet maler for innhenting av opplysninger. Malene brukes aktivt, men justeres i tråd med hvilke spørsmål som er relevante i den enkelte undersøkelse. Dette er dokumentert i sakene og bekreftes i samtale med ansatte.

Av undersøkelsesplanen og i mappegjennomgangen ser vi at det gjennomføres flere hjemmebesøk. Antall hjemmebesøk vurderes fra sak til sak. Mappegjennomgangen viser at det foretas både anmeldte og uanmeldte hjemmebesøk. Kontaktpersonene forteller at hjemmebesøk også blir brukt til å hilse på barna i familien i trygge omgivelser. Dette gjøres fordi det da kan oppleves tryggere å treffe kontaktpersonen i etterkant til samtaler på andre arenaer, som for eksempel i barnehagen, på skolen eller på tur i skogen. Barneverntjenesten bruker også andre aktiviteter som livslinjekartlegging og kartleggingsmøter dersom det vurderes å være hensiktsmessig.

Saksgjennomgangen viser at barneverntjenesten snakker med barna i undersøkelsen. I flertall av sakene er barna eller ungdommen snakket med minst to til tre ganger. Dersom det ikke er gjennomført samtaler med barnet, blir dette begrunnet og dokumentert. Barnets synspunkter blir da innhentet fra annet hold. I saker der undersøkelsen gjelder små barn, brukes observasjon av samspill og lek som en del av informasjonsinnhentingen. De ansatte opplyste at de i samtaler med barna går gjennom bekymringen i saken og skriver ned barnets synpunkter og uttalelser. Mappegjennomgangen bekrefter at barna gis tilstrekkelig informasjon og den faktiske bekymringen gjennomgås med barna.

Når det gjelder ungdom som er part i egen sak, kalles ungdommen inn til eget møte hvor meldingen gjennomgås sammen med dem. Ungdommen skriver under på informasjon om partsrettigheter, samtykke til innhenting av informasjon og samtykke til at barneverntjenesten kan samarbeide med andre relevante instanser. Kontaktperson gjør avtaler med ungdommen om når og hvor de skal treffes for samtale. Dette bekreftes i mappegjennomgangen.

Vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen

Barneverntjenestens rutine for undersøkelse viser til at det fortløpende skal gjøres vurderinger hvorvidt det er behov for endringer i undersøkelsesplanen eller behov for å igangsette tiltak.

I samtale med de ansatte opplyses det at barneverntjenesten ikke gjør en konkret evaluering av saken midtveis i undersøkelsen, men at sakene drøftes fortløpende både i gruppen og i saksgjennomgang med enhetsleder. Det er kontaktpersonen som har ansvar for å journalføre drøftinger i barnets mappe. De ansatte bekrefter at det varierer hvorvidt drøftingene dokumenteres, noe mappegjennomgangen viser. Enhetsledere har ikke en omforent praksis eller system som kontrollere at drøftinger dokumenteres.

Barnevernleder informerte om at tjenesten fra januar 2021 har innført systematiske midtveisevalueringer som skal dokumenteres i alle saker.

Barneverntjenestens rutine viser til at det kort tid etter alle møter og hjemmebesøk, skal skrives referat, eventuelt sammen med familien. Kontaktperson skal sørge for at foreldre og barn leser gjennom referatet for tilbakemelding før det ferdigstilles. Referat skrives i journalnotat. I samtaler med ansatte fremkommer det at referater fra kontaktpunkter med foreldre og barn ikke sendes ut, men hovedtrekkene fra samtalene blir oppsummert muntlig ved neste treffpunkt med familien. Dersom foreldre er skeptiske, og eller ønsker å gå gjennom dokumentasjon, så får de mulighet til det. Tilsynet så få spor i mappegjennomgangen at referatene ble gjennomgått med foreldrene. Vi så heller ikke at det var gjort endringer eller justeringer i referater basert på tilbakemeldinger. Referatene viser at møtene har en agenda og formålet for samtalen eller kontakten er skrevet i referatene. I referatene, i alle sakene tilsynet gjennomgikk, er det skrevet en vurderinger etter samtalen og kontakten med familien. Vi finner at det er en viss variasjon i hvorvidt vurderingene består av barnevernfaglig vurderinger eller kun er beskrivelse og oppsummering av fakta.

I forberedelsen til oppsummeringsmøte skal kontaktperson og enhetsleder drøfte konklusjon i saken. Drøftingen skal gjøres utfra innhentet informasjonen og vurderinger som er foretatt underveis i undersøkelsen. De ansatte bekrefter i samtaler at saker drøftes med enhetsleder og i gruppen fortløpende. Drøftinger skal dokumenteres i internnotat i journal.

Tilsynet finner dokumenterte drøftinger i varierende grad i 15 av de 22 gjennomgåtte saker.

I oppsummeringssamtalen med foreldre og barn skal barneverntjenesten gjennomgå opplysninger som er innkommet og oppsummere hvordan informasjonen er vurdert. Kontaktperson skal presenterer barneverntjenestens konklusjon i saken. Om familien ikke ønsker å motta tiltak, skal barneverntjenesten vurdere alvorligheten dette har for barnet. Vurderingspunkter vil være; henlegge saken med bekymring og gjenoppta etter seks måneder, vurdere sak for fylkesnemnda, pålegge hjelpetiltak eller henlegge uten bekymring. Dette var ikke et tema i noen av mappene tilsynet gjennomgikk.

Barneverntjenesten har rutine for å vurdere barnets deltagelse i oppsummeringsmøte, eller kalle inn til eget møte utfra barnets alder og modenhet, samt sakens karakter. Under intervjuene fremkommer det at barneverntjenesten har søkelys på hvordan de skal synliggjøre barnets syn og barnets beste-vurderinger i sin dokumentasjon.

I flertallet av sakene tilsynet gjennomgikk, ser vi at barnet er involvert i avslutningen av undersøkelsen. Barnets stemme kommer frem både underveis i barneverntjenestens dokumentasjon og er et eget punkt i undersøkelsesrapporten. Barnets beste vurderinger kommer tydelig frem i undersøkelsesrapporten.

Konklusjon i tråd med situasjonen og vurderingene

I tråd med undersøkelsesplanen skal det gjennomføres avslutningssamtaler i alle saker hvor foreldre og barn skal få tilbakemelding på undersøkelsen. Informasjonen som danner grunnlag for konklusjonen på undersøkelsen og vedtaket, skal gjennomgås med foreldrene.

Barneverntjenesten bruker en rapportmal som ligger i Familia som tilpasses undersøkelsens omfang og alvorlighetsgrad. Alle undersøkelser skal avsluttes med vedtak. Undersøkelsesrapporten og vedtaket sendes ut og/eller gjøres tilgjengelig for foreldre i oppsummeringssamtale etter endt undersøkelse.
Undersøkelsesrapporten skal ferdigstilles samtidig som det skrives vedtak. Kontaktperson skriver under på undersøkelsesrapporten. Enhetsleder godkjenner og skriver under på vedtak. Når barneverntjenesten henlegger undersøkelsen uten forslag til tiltak, viser avslutningsvedtaket til undersøkelsesrapporten for detaljer i saken. Dette kommer frem ved mappegjennomgangen.

I de sakene undersøkelsesrapporten ikke er ferdigstilt ved undersøkelsens slutt, skal dette registreres som et avvik. Dette bekreftes av de ansatte og i dokumentgjennomgangen.

Mappegjennomgangen viser at det foreligger undersøkelsesrapporter i samtlige av de gjennomgåtte sakene. Rapportene inneholder informasjonsgrunnlaget for undersøkelsen, opplysninger innhentet i saken, foreldrenes framtoning og familiefungering, barnets fungering/observasjoner/barnesamtaler, belastnings- og beskyttelsesfaktorer samt barnevernets samlede vurdering og konklusjon.
Det foreligger vedtak i alle de sakene tilsynet har gjennomgått i henhold til frist. I vedtakene ser vi at barnets synspunkter er gjengitt og vektlagt og at det gjøres barnets beste vurderinger.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Organisering, styring og ledelse

Statsforvalteren vurderer at rapporteringen mellom barneverntjenesten og øvrig administrativ ledelse bærer preg av den nye organiseringen i kommunen. Omorganiseringen innebærer at barneverntjenesten tilhører et nytt kommunalområde med et nytt ledernivå og nye
rapporteringslinjer. Det er faste møtepunkter mellom barneverntjenesten og nærmeste administrative leder uten formaliserte rapporteringspunkter. Statsforvalteren vurderer likevel at kommunens ansvars- og rapporteringslinjer er tydelige.

Barneverntjenestens strategiplan og kompetanseplan viser at barneverntjenesten har et søkelys på at tjenesten innehar relevant oppdatert kunnskap. Tjenesten legger til rette for at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å utføre arbeidet med undersøkelser på en forsvarlig måte.
Barneverntjenesten benytter Vismas digitale kompetanseløsninger aktivt og tjenesten har ansatte i videreutdanning. Det er utarbeidet egne opplæringsplan for nyansatte. Planen utarbeides og justeres med en variasjon ut fra den som ansettes tidligere erfaring, kompetanse og behov innenfor barnevernsområde. Nyansatte får systematisk oppfølging og veiledning i opplæringsfasen og barneverntjenesten har en fadderordning.

Selv om barneverntjenestens rutiner inneholder punkter som viser at sakene skal drøftes fortløpende og midtveis, samt at de barnevernfaglige vurderingene skal dokumenteres, gjøres dette i varierende grad. De ansatte bekrefter at saker drøftes både med enhetsleder og i gruppe, og at kontaktperson har et ansvar for at vurderingene skal dokumenteres. Statsforvalteren vurderer at undersøkelsene i all hovedsak gjennomføres forsvarlig, men vi finner likevel at barneverntjenesten mangler nødvendige styringstiltak for å kontrollere og sørge for at barnevernfaglig vurderinger og drøftinger blir systematisk dokumentert i barnets mappe.

Arbeid, forberedelse, planlegging og gjennomføring av undersøkelsen

Barneverntjenesten har ett system som ivaretar mottak, vurdering og behandling av innkomne bekymringsmeldinger. Vi legger til grunn at alvorlighetsgraden på meldingen, og eventuelt tidligere undersøkelser og/eller kontakt med familien, danner grunnlag for vurderingen av om det er nødvendig med hastetiltak. Akuttvurderingene som gjøres av bekymringsmeldinger blir ikke dokumentert i barnets mappe.

Statsforvalteren finner at meldingsgjennomgangen har mangler når det kommer til dokumentasjon av vurderinger og konklusjon av meldingsgjennomgangen. Statsforvalteren finner få konkrete av barnevernfaglige vurderinger i konklusjon for å åpne undersøkelse eller henlegge en bekymringsmelding annet enn en standardisert henvisning til lovtekst.

Selv om barneverntjenesten skal vurderer og bruke tilgjengelig informasjon i meldingen, og eventuell annen informasjon de har om barnet og familien når de forbereder undersøkelsen, finner Statsforvalteren lite dokumentasjon på hvordan tidligere opplysninger er vurdert og vektlagt i planleggingen av den aktuelle undersøkelsen.

Det er et krav til at barneverntjenesten skal vurdere om andre barn i familien skal omfattes av undersøkelsen når bekymringsmeldingen vurderes å være av en slik karakter at dette er nødvendig. Barneverntjenesten har ikke eget punkt i sine rutiner eller skjemaer som synliggjør søskenvurdering. Mappegjennomgangen viser at det kun implisitt kommer frem at det er åpnet undersøkelse på søsken. For å klargjøre barnets totale omsorgssituasjon, skal barnevernet som hovedregel undersøke hos begge foreldrene dersom de ikke bor sammen, enten foreldrene har delt omsorg eller den ene
forelderen bare har samvær med barnet. Mappegjennomgangen viser at barneverntjenesten i hovedsak involverer begge foreldre i undersøkelsen dersom de ikke bor sammen. Selv om foreldrene som er registrert som part i saken får informasjon om sine partsrettigheter, er det ikke
dokumentert hvordan partsrettighetene fortløpende er vurdert i de konkrete sakene og hvilken betydning det har for sakene.

Statsforvalteren vurderer at barneverntjenesten sørger for at foreldrene gis konkret og nødvendig informasjon om gangen i en undersøkelse og dens mulige utfall. Barneverntjenestens undersøkelsesplan er med på å sørge for at familien får en oversikt over hvordan gjennomføringen av undersøkelsen skal skje. Selv om det ikke er et eksplisitt lovkrav om en slik plan, vurderes det som hensiktsmessig.
Mappegjennomgangen viser at det foreligger undersøkelsesplan i samtlige saker. Gjennomgangen viser at i et fåtall av sakene tar undersøkelsesplanen opp i seg tidspunkt for drøftinger eller midtveisevaluering i løpet av undersøkelsen.

Statsforvalteren finner at undersøkelsene kartlegger relevante faktiske forhold, og at tjenesten ikke gjør undersøkelsen mer omfattende enn nødvendig. Undersøkelsen gjennomføres snarest og med en hurtighet som sakens alvor krever.

Innhold, omfang og fremdrift

Barneverntjenesten gjør undersøkelsene på en grundig og omfattende nok måte med det innhold, omfang og fremdrift som sakens alvor krever, slik at barnets behov og totale omsorgssituasjon blir klargjort.

Statsforvalteren vurderer at barneverntjenesten gjør bruk av relevante og nødvendige aktiviteter for å undersøke barnets behov, omsorgssituasjon og foreldrenes omsorgskompetanse. Det innhentes opplysninger fra relevante instanser rundt barna og deres familier. Selv om det benyttes standardiserte maler, ser vi at de tilpasses den enkelte saken. Vi ser at aktivitetene retter seg både mot barn og/eller foreldre. Barneverntjenesten varierer og tilpasser aktivitetene i undersøkelsen i tråd med bekymringens alvorlighetsgrad og benytter aktiviteter tilpasset barnets alder. Mappegjennomgangen viser at barneverntjenesten har funnet andre kreative løsninger under pandemien for å opprettholde kontakt med familien.

Barneverntjenesten har minimum to til tre samtale med barna i undersøkelsen, og det legges til rette for disse både hjemme, på skole eller lignende. Barneverntjenesten tar opp bekymringene og grunnlaget for undersøkelsen og oppsummerer undersøkelsen med barnet/ungdommen når det er aktuelt. Samtalene har en klar agenda og vurderes å være relevante. Under pandemien har barneverntjenesten vært særlig oppfinnsomme i å finne hensiktsmessige treffpunkt og benyttet digitale løsninger.

Referater fra samtaler og møter blir ikke sendt ut til gjennomlesing. Selv om foreldrene gjøres kjent med muligheten for innsyn i dokumentasjonen, eller at det blir vist til foregående samtale i ny samtale, ivaretar ikke dette partenes mulighet for kontradiksjon i tilstrekkelig grad.

Vurderinger underveis og konklusjon på undersøkelsen

Barneverntjenesten skal dokumentere sentrale og relevante opplysninger om barnet og familien gjennom arbeidet i en undersøkelse slik at det i ettertid er mulig å se og vurdere undersøkelsen. Skriftlighet skal bidra til å sikre kvalitet og gir mulighet til å overprøve tjenestens vurderinger og beslutninger i saken.
Statsforvalteren vurderer at selv om det nedtegnes vurderinger etter samtaler, hjemmebesøk og kontakt med familien i referater, består disse i stor grad kun av beskrivelser og gjentagelse av fakta.

Barnevernet må foreta løpende vurderinger av nye opplysninger underveis i undersøkelsen og eventuelt justere undersøkelsen i tråd med dette. Er det behov for å kartlegge flere forhold, må undersøkelsen utvides til å omfatte også dette. Selv om det ikke er krav til at det skal gjennomføres midtveisevaluering i en undersøkelse, vurderes det å være et nyttig stoppunkt for å sikre at undersøkelsen er «på rett spor» og at temaer og vurderinger ikke glipper. Midtveisevalueringer bør i så fall dokumenteres på lik linje med andre drøftinger og vurderinger.

Selv om det kommer frem i samtaler med de ansatte at det gjøres drøftinger i gruppe, på enhetsmøter, i saksveiledning og fortløpende ved behov, finner vi likevel ikke at drøftinger og evalueringer nedtegnes systematisk i barnets mappe. Det er ikke en omforent praksis på hvordan dette gjøres og kontrolleres.

Barneverntjenesten oppsummerer sitt arbeid med undersøkelsen i undersøkelsesrapport. I rapporten kommer barneverntjenestens vurderinger og konklusjon tydelig frem. I tråd med lovkrav fattes det avslutningsvedtak i etterkant av gjennomført undersøkelse i alle sakene. Vedtakene bygger på undersøkelsesrapportene, og viser at barneverntjenesten har foretatt nødvendige og forsvarlige vurderinger. Konklusjonene i undersøkelsene er logisk sett i lys av bekymringen og det som har kommet frem i undersøkelsen.

Statsforvalteren finner at barneverntjenesten etterstreber å ivareta brukermedvirkning, samarbeide med foreldre og involvere barna i undersøkelsesarbeidet. Dette er gjennomgående i dokumentgjennomgangen, samtaler med de ansatte og mappegjennomgangen.

Barnevernet dokumentere barnets medvirkning, det nedtegnes hvorvidt barnet har fått anledning til å medvirke, i hvilket omfang, hva barnet er blitt hørt om og hva som var barnets syn. Barnets stemme, vektlegging av barnets mening og barnets beste vurderinger kommer tydelig frem i undersøkelsesrapportene og vedtakene.

Statsforvalteren vurderer at selv om det mangler dokumentasjon av vurderinger og drøftinger underveis i undersøkelsene, gjøres det forsvarlige undersøkelser.

Flertallet av foreldrene vi snakket med opplyste å ha hatt en positiv erfaring med barneverntjenesten i Sandefjord kommune.

Korona

Det er vår vurdering at tjenesten har iverksatt nødvendige tiltak for å sikre at undersøkelser blir gjennomført forsvarlig og med nødvendige aktiviteter under koronapandemien.

5. Statsforvalterens konklusjon

Sandefjord kommune sikrer ikke at barnevernfaglige vurderinger og drøftinger dokumenteres systematisk i undersøkelsesarbeidet.

Kommunen har ikke tilstrekkelig system og kontroll for å fange opp svikten.

Dette er brudd på forvaltningsloven § 11 d, jf. barnevernloven § 1-4 og kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav b og c.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Statsforvalteren ber om at det utarbeides en samlet oversikt med en detaljert plan for hvordan lovbruddet vil bli rettet og iverksatt i tjenesten.

Planen skal som minimum inneholde følgende:

• tiltak som allerede er iverksatt og tiltak som skal iverksettes for å rette lovbruddet
• tidspunkt og ansvar for gjennomføring av tiltakene
• hvordan ledelsen vil følge med på at tiltak blir iverksatt og gjennomført
• tidspunkt for evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt

Planen må forankres i ledelsen i kommunen. Vi ber om at planen sendes oss innen 30. 09. 2021. På bakgrunn av innsendt plan vil Statsforvalteren vurderer hvordan vi skal følge opp tilsynet videre.

Endelig rapport oversendes Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no

Med hilsen

 

Kari Evensen
direktør i oppvekstavdelingen

Ingrid Lundin
seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

 

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.
Varsel om tilsynet ble sendt 22.01.2021. Opprinnelig var tilsynet planlagt 13. – 19. april 2021. På grunn av smittesituasjonen i Vestfold og Telemark, ble tilsynet avtalt utsatt til 1. – 8. juni 2021.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Sandefjord barneverntjeneste, og innledet med et kort informasjonsmøte 01.06.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 08.06.2021.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Kommunes organisasjonskart som viser hvor barneverntjenesten er plassert
• Barneverntjenestens organisasjonskart som viser funksjoner, stillingsbetegnelser, ansvar og oppgaver i det kommunale barnevernet
• Oversikt over alle ansatte (også vikarer) med informasjon om tid for ansettelse, funksjon og utdanning
• Arbeidsinstrukser
• Myndighets og ansvarskart for barneverntjenesten
• Årsrapport for 2020
• Strategiplan for perioden 2021 – 2023
• Kompetanseplan 2021 – 2023
• Beskrivelse av intern møtestruktur som omhandler undersøkelsesarbeidet
• Rutiner og sjekklister for undersøkelsesarbeidet – fra beslutning til konklusjon av undersøkelser
• Kopi av skjema/faste maler og rutiner som benyttes innenfor tilsynsområdet
• Opplæringsplaner (generelle og for nyansatte)
• Oversikt over gjennomført opplæring for ansatte de siste to årene
• Prosedyre for å melde avvik og andre rutiner for faglig rapportering
• Kopi av registrerte avvik knyttet til undersøkelsesarbeidet, de siste seks måneder
• Resultat fra brukerundersøkelse for de siste 3 år og beskrivelse av hvordan tilbakemeldingene er tatt inn i forbedringsarbeidet
• Liste over de 20 sist avsluttede undersøkelsene, regnet fra dato for varsel av tilsynet
• Liste over 10 – 15 barn i ulik alder og 10-15 foreldre som har hatt barnevernundersøkelse det siste året, fra hver enhet
• Agenda, med de fem siste referatene, fra ledermøte og enhetsmøter.

Det ble valgt 22 mapper etter følgende kriterier:

• Et utvalg fra hver enhet fra de 20 siste undersøkelsene, fra sendt varsel.

Tilsynet fikk under tilsynet fremlagt 8 søsken mapper. Statsforvalteren gikk kun i disse mappene gjennom det som var relevant med hensyn til søskenvurderinger.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her.

6 foreldre ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• seniorrådgiver, Laila Christensen, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
• seniorrådgiver, Elin Gulliksen Lunden, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
• seniorrådgiver, Ingrid Lundin, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2020–2021 Undersøkelser i barnevernet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk