Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Siljan kommune 2021

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Tidspunkt for tilsynet: 20.10.2021
Adressen til kommunen: Postboks 16, 3749 SILJAN
Kommunenummer: 3812
Kontaktperson i kommunen: Kjersti M. Grave Næss
Statsforvalterens tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder), Per Schjelderup Kristin Olsen
Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Jan W. Jensen Ruud
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 23.10.2021
Endelig tilsynsrapport sendt: 27.10.2021
Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Siljan kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet før tilsynet:

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 20.10.2021. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her.

2.  Hovedinntrykk

Siljan kommune har i lang tid arbeidet jevnt og systematisk på fagområdet samfunnssikkerhet og beredskap. Planverket er godt tilpasset kommunen og er i all hovedsak holdt godt oppdatert. Lite utskifting i ledelsen over lang tid gjør at man er godt kjent med egne oppgaver, kommunen som organisasjon og med kriseledelsen som kollegium, noe som er en klar styrke ved krisehåndtering.

Kommunen har god støtte i beredskapsarbeidet gjennom aktivt deltakelse i interkommunalt samarbeid på beredskapsområdet (Beredskapsnettverket i Grenland) og kommunikasjonsområdet (Kommunikasjonsnettverket i Grenland.

Oppdatert ROS-analyse for perioden 2021-24 er et godt utarbeidet dokument med gode innledende betraktninger og referanser til erfaringer som er høstet gjennom hendelser de siste årene. Et par slike hendelser er også grunnen til at hoveddelen av ROS-analysen er oppdatert tidligere enn planlagt, noe som i seg selv er meget positivt.

Samlet sett, gjennom kommuneplanens samfunnsdel og arealdel, samt handlingsprogrammet fra ROS-analysen, som er inntatt i overordnet beredskapsplan, ivaretar kommunen kravet om systematisk og helhetlig arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Det er likevel rom for noen forbedringer knyttet til det å synliggjøre enda bedre denne systematiske jobbingen gjennom forankring av handlingsprogrammet fra helhetlig ROS, som var relativt lite kjent blant dem som ble intervjuet, og for eksempel ved å utarbeide et dokument (rutine) som fungerer som VP for beredskapskoordinator og samtidig synliggjør de aktivitets- og dokumentasjonsforventningene (kurs/øvelser/planer) som stilles til kommunalområdene og kommunal kriseledelse med støtteapparat.

Overordnet beredskapsplan er oppdatert etter oppdateringen av helhetlig ROS-analyse og sammen med rutine for informasjon dekkende for kommunens behov og forskriftskravene. Det er et pluss at planen er rollebasert og at person- og kontaktinformasjonen er et eget vedlegg pga. jevnlig behov for oppdatering.

Atomberedskapsplanen er ikke oppdatert siden 2018.

De oversendte beredskapsplanene for helse dekker plankravene. Med tanke på krav knyttet til kontinuitetsplanlegging og miljørettet helsevern så er det fremdeles et klart forbedringsrom.

Planen ‘Beredskap skole og barnehage’ er revidert i 2018. Planen er et solid produkt som inneholder det den skal, men en årlig oppdatering bør gjennomføres.

Det er nå 4-5 år siden PLIVO-opplæring og øving, så dette temaet kan med fordel spilles inn til øvingsplan både på kommune- og sektornivå.

Vi vil trekke fram som positivt: 

• God systematikk i oppbygging av planverket, «ryddige» dokumenter som er lettleste.
• Oppfølging av funn fra ROS-analyser og evalueringer. Eksempler på dette er anskaffelse av nytt og større aggregat til sjukeheimen, som også skal dekke blant annet sentralbord/servicekontortjenester, og innkjøp av Nødnettterminaler og sikringsradioer som alternativt samband ved telekomutfall
• Kommunen har håndtert pandemien og andre beredskapshendelser de siste årene på en god måte

Noen utfordringer: 

• Omfanget av og kvaliteten på risiko- og sårbarhetsanalyser på virksomhetsnivå kan det fortsatt jobbes med. I og med innføringen av et elektronisk kvalitetssystem (TQM) vil det bli viktig å avklare metode for slike analyser og implementere dette i hele organisasjonen
• Generelt – noe kommunen er i gang med – er det viktig å styrke og sikre en stabilitet i kommunelegefunksjonen. Statsforvalteren anbefaler at kommunelegen har fast plass i kriseledelsen – vedkommende kan selv vurdere om deltakelse er aktuelt. Viktig poeng å kjenne «kollegiet» og planene og få oversikt/trene mtp å fungere/bistå best mulig under hendelser – som nesten uten unntak vil ha et helseaspekt
• Beredskapsplan for miljørettet helsevern er generisk/interkommunal og dermed for lite tilpasset lokale forhold. Den mangler også ROS basert på lokale forhold. Mangler ved beredskapsplan for miljørettet helsevern er en gjennomgående utfordring for kommunene, som følges opp etter tilsynsrunden med en fagdag
• Etter drøyt 1 ½ år med pandemihåndtering kan det lett oppstå en «beredskapstrøtthet» når situasjonen kommer under kontroll. Det kan da være utfordrende å «komme i gang» etter pandemien (øvelser, møte i b-råd mv,)

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller forhold som tilsynsgruppa fant det nødvendig å påpeke særskilt i egne kommentarer.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

4.  Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne endelige tilsynsrapporten.

Statsforvalteren takker for god oppfølging og støtte ved gjennomføringen av tilsynet, og ønsker lykke til med det videre beredskapsarbeidet.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261