Rapport fra tilsyn med Stiftelsen Vilde senter for foreldre og barn 2021

Statsforvalterne i Vestfold og Telemark oversender med dette rapport fra tilsyn med Stiftelsen Vilde gjennomført 19 mai 2021.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Vi ba om at eventuelle merknader/innsigelser til faktagrunnlaget ble sendt oss innen 19 juni 2021. Kommentarene vi mottok er innarbeidet i rapporten.

Statsforvalterne i Vestfold og Telemark anser tilsynet som avsluttet.

Med hilsen

Kari Evensen
direktør i Oppvekstavdelingen

Svenny Karlson
rådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent

Kopi til:
Barne-, ungdoms- og familieetaten - region sør, Postboks 2233, 3103, TØNSBERG
STATENS HELSETILSYN, Postboks 231, 0213, Skøyen, OSLO

1. Tilsynets tema og omfang

Tilsynets tema innebærer at Statsforvalteren i Vestfold og Telemark har undersøkt om Vilde gjennom sin styring sørger for at ansatte har nødvendig kompetanse og ferdigheter for å sikre at inntak av familier skjer på en faglig forsvarlig og likeverdig måte. Inntaket omfatter også den første tiden etter at familien flytter inn (inntaksfasen). Det vises til forskrift for sentre for foreldre og barn §§ 14 og 21, jf. barnevernloven § 4-1.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Systemrevisjon er en tilsynsmetode som vil kunne avdekke om virksomheten styres slik at de faglige aktivitetene er forsvarlige. Metoden innebærer å undersøke og vurdere om virksomheten har etablert systematisk styring som sikrer at tjenester er i samsvar med lov- og forskriftskrav. Dette gjøres ved at tilsynsmyndigheten går gjennom relevante dokumenter for temaet og ved å ha samtaler med ansatte.

Elementer i dette arbeidet vil være om senteret

• har og følger en overordnet plan for hvordan et forsvarlig inntak skal gjennomføres
• har oversikt over faren for svikt i planleggingen av inntak av familier
• ivaretar foreldrenes og barnas medvirkning i inntaksfasen
• sørger for at ansatte har nødvendig kompetanse og ferdigheter ut fra senterets målgruppe og målsetting

Tilsynet har omfattet følgende aktiviteter

• varsel med innhenting av dokumentasjon sendt 27.01.21
• dokumentasjon mottatt 18. februar 2021
• gjennomgang av dokumentasjon
• tilsynsbesøk med åpningsmøte 19. mai 2021
• intervjuer/samtaler med seks ansatte 19. mai 2021
• sluttmøte gjennomført digitalt 20. mai 2021

Under tilsynsbesøket fikk vi utdelt to utfylte avviksmeldinger.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med sentere for foreldre og barn, etter barnevernloven §§ 2-3 b og 5-7. Tilsynsansvar, utøvelse og formål med tilsynet er nærmere presisert i forskrift for foreldre og barn kapitel 5.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Under følger kravene som ble lagt til grunn i tilsynet;

Forsvarlighet

Sentere som tilbyr veiledning og utredning skal sikre forsvarlig drift. Plikten innebærer at senterne til enhver tid skal yte rett tjeneste til rett tid i forsvarlig omfang til barna og foreldrene som oppholder

seg på senterne, jf. forskrift for sentere for foreldre og barn § 13. Innholdet i krevet vil utvikles over tid og med utgangspunkt i anerkjent faglig praksis i barnevernet, fagkunnskap fra utdannings- og forskningsinstitusjoner, faglige retningslinjer og generelle samfunnsetiske normer.

Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger som berører barn, jf. barnevernloven § 4-1.

Kvalitet- styring og ledelse

Det kommer frem av forskrift for senter for foreldre og barn §§ 10–13 at for å drive forsvarlig, skal senteret ha en definert målgruppe med en definert målsetting for sin faglige virksomhet.

Senteret skal anvende metoder som er forankret, anerkjente og tilpasset senterets målgruppe og målsetting. Senteret skal ha en stillingsplan som sikrer en faglig forsvarlig drift.

Senteret for foreldre og barn skal ha tilsatt personell med tilstrekkelig kompetanse ut fra senterets målgruppe og målsetting. Senterets målgruppe og mandat tilsier at kompetansen i hovedsak må være innrettet mot familiearbeid og med særlig vekt på kunnskap om barns utvikling og spesialkompetanse som målgruppe, målsetting og metodikk tilsier. Senteret skal sørge for at de ansatte får nødvendig faglig veiledning og opplæring som er oppdatert og målrettet utfra senterets metodikk, målsetting og målgruppe.

Senteret skal ha en leder og en stedfortreder for leder med nødvendig høyskoleutdanning i sosialfag eller annen relevant utdanning på tilsvarende nivå, samt tilleggsutdanning i administrasjon og ledelse. Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer for å tilby og yte forsvarlige tjenester.

Internkontroll

Internkontrollplikten innebærer at senteret skal ha systematiske tiltak som sikrer at senterets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med aktuelle lov- og forskriftskrav, jf. forskriften § 13. Internkontrollen skal tilpasses senterets størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, jf. § 14. Styringstiltak er beskrevet i § 15, men ledelsen må selv avgjøre om det kan være behov for ytterligere tiltak og hvordan styringen best kan gjennomføres og følges opp. Kravet til dokumentasjon i § 16 er for å sikre at styringstiltakene er synlige, kjent og kan etterleves og kontrolleres.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Stiftelsen Vilde er en ideell stiftelse som tar imot familier med sped og småbarn, i alderen 0-6 år. Vilde skal tidligst mulig bidra til å avklare barns omsorgssituasjon på oppdrag fra den kommunale og statlige barneverntjenesten. Det er mange ulike og sammensatte årsaker til at familiene søkes inn til senteret, men felles for alle er at barneverntjenesten har en alvorlig bekymring knyttet til barnets omsorgssituasjon.

Vilde skal tidligst mulig bidra til å avklare barns omsorgssituasjon ved å utrede det enkelte barns situasjon, samtidig som foreldrene får veiledning. Målet er at familiens opphold skal bidra til tiltak som etter utflytting kan komme barn og foreldre til gode. Dette blant annet for å unngå unødige atskillelser og relasjonsbrudd.

Senteret er lokalisert i Horten kommune og er godkjent for 10 familier. Grunnet nedbemanning har senteret over en periode, ikke kunnet ta imot så mange familier. Styre er Stiftelsens øvre organ. De har delegert ansvaret for den daglige driften, senterets kvalitet og fagutviklingsarbeid, budsjett og internkontrollsystemer til daglig leder. Personalgruppen består av en administrasjon med daglig leder og sekretær. Øvrig fagpersonell er psykolog, barnevernspedagoger, sosionomer, førskolelærer og sykepleier. Det er også tilknyttet vaktmester, helsesøster og lege til senteret, samt en ekstern psykolog.

På Vilde har de utarbeidet en senterplan for 2021. I «Rapport for årlig kvalitetsvurdering 2019 av privat barne- og familiesenter- Stiftelsen Vilde» fra 28.08. 2019, konkluderer Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat), med at senteret oppfyller kravene i forskriften, jf. forskrift for senter for foreldre og barn § 8. Den årlige kvalitetsvurdering ble ikke gjennomført i 2020 som følge av pandemien.

Fra 01.06. 2021 har Stiftelsen Vilde får nytt styre og skiftet navn til Crux Vilde. Stiftelsen Crux er en landsomfattende, diakonal og ideell stiftelse som tilbyr tjenester innen helse- og sosialfeltet i Norge.

Senterets kompetanse

Senterets grunnleggende faglige plattform er utredning og veiledning av barnets behov og foreldrenes evne til å ivareta behovene til barnet. Vilde bygger på familie- og miljøterapeutiske prinsipper, nyere utviklingspsykologi, traumeteori samt tilknytning og samspill. Personalgruppen bruker et utvalg faglige metoder for kartlegging, observasjon, veiledning og samtaler, noe vi også fikk bekreftet gjennom intervjuene vi hadde med ansatte.

Vilde har inngått i et samarbeid med en ekstern psykologspesialist som fungerer som veileder for personalgruppen. Hun ble beskrevet til å være en viktig person i kompetansebygging og implementering av faglige metoder på senteret. Ansatte var i intervjuene samstemte i at det foreligger nødvendig kompetanse for å utføre inntak, utredning og behandlingsopplegg innenfor faglig forsvarlige rammer på Vilde.

Kompetanse, opplæring og veiledning

Senteret har en stillingsplan som skal sikre forsvarlig bemanning og en turnusplan som gir oversikt over antall ansatte på jobb i løpet av et døgn. Det foreligger stillingsbeskrivelser for de ulike stillingene, og egne arbeidsbeskrivelse for vikarer. Ifølge det vi fikk vite har Vilde faste vikarer som brukes når det er behov for ekstra bemanning og ved sykefravær.

Vilde har en plan for faglig veiledning og opplæring gjeldende for 2020 -2021, og en konkret opplæringsplan for ansatte i 2021. Hovedmålet i planen er å forbedre kvaliteten på tjenester som tilbys ved å ha søkelys på samarbeid, dokumentasjon og systematisk videreutvikling av fagkompetansen. Det går frem av planen at senteret har som mål og til enhver tid være faglig oppdatert og orientert om ny kunnskap. Planen beskriver satsningsområder og opplæringsområder som skal gi økt fagkompetanse og veiledningskompetanse til familiekonsulenter og psykologen.

Det foreligger en detaljert opplæringsplan for vikarer og nyansatte med en tydelig ansvarsfordeling for opplæringen. Opplæringsplanen inneholder i tillegg en veiledningsplan som skal sikre systematisk veiledning for nyansatte det første året. Det kom frem i intervjuene at det er en tett plan for opplæring med jevnlig veiledning både fra leder og psykologspesialist.

Det faglige arbeidet er forankret i psykologisk fagkunnskap og nyere spedbarns forskning. Ansattes kompetanse og kunnskap omhandler generell utviklingspsykologi, tidlig samspill og tilknytning, samt kunnskap om barn og voksnes psykiske helse. Videre foreligger det kunnskap og kompetanse om

sammenheng mellom foreldes psykiske helse og/eller rusproblemer og omsorgskompetanse for barn. Senteret har jevnlig kontakt med kompetansesenteret for barn og unges psykiske helse, region øst og sør (RBUP). De samarbeider også med Nasjonalt spisskompetansemiljø Bufetat, region vest.

Ansatte fortalte at det er rom for å lese seg opp på aktuelle temaer, og at de har fagdager enten med eksterne eller interne foredragsholdere. Det er ifølge de vi snakket med, lett å spørre om å få gå på kurs, eventuelt be om å få ta videreutdanning for å spisse egen kompetansen ytterliggere. Ledelsen gjennomfører årlige utviklingssamtaler med ansatte hvor blant annet deres behov for opplæring og ønsker kartlegges.

Behandlingsmøte (Staff) avholdes vanligvis hver uke. Slik situasjonen er nå med få familier inne, avholdes Staff hver tredje uke. Temaet velges ut fra aktuelle problemstillinger i familiene hvor hensikten er å knytte teoretisk kunnskap til det praktiske arbeidet. Ansvaret for Staff ligger hos psykologen og familiekonsulentene. Senteret har personalmøter en gang i måneden der også vikarene har anledning til å delta. I tillegg til ordinært personalmøtet holdes ekstra personalmøter for vikarer og ekstra vakter hver 6. uke.

Inntak

Vilde har i sin Senterplan for Stiftelsen Vilde 2021 gjort rede for gangen fra bestilling av tiltak til en familie mottas, og til den første tiden etter at familien har flyttet inn. Fremgangsmåten bekreftes gjennom intervjuene med de ansatte.

Vilde er ikke med i selve utvelgelsen av familier som kommer til senteret. Vanlig prosedyre for inntaksarbeidet er at barneverntjenestene i en kommune ringer til Vilde for å høre om det er plasser ledig. Kommunen blir bedt om å henvende seg til Bufetat region sør for å sende søknaden dit. Har kommunen alt har gjort dette, kontakter Bufetat Vilde for å drøfte saken. Vi fikk vite at det er vanlig at Vilde har uformelle samtaler med utveksling av informasjon med barneverntjenesten og Bufetat, i forkant av et avklaringsmøte.

På avklaringsmøte deltar i tillegg til foreldrene, saksbehandler fra barneverntjenesten, Bufetat, Vilde representert ved daglig leder, nestleder og/eller psykolog. I møtet presenterer barneverntjenesten sin forståelse, bakgrunn og bekymring for barnet/barna, og sitt ønske om plass på senteret for den aktuelle familien. Foreldrene sier hva de tenker om et opphold på Vilde, og hva de ser for seg å kunne bruke oppholdet til. Daglig leder informerer om senterets arbeid og gir familien en omvisning. I etterkant av avklaringsmøtet vurderer Bufetat og Vilde om en plass på senteret er et egnet tiltak for familien.

Av senterplanen fremgår det at Vilde er opptatt av å finne frem til gode former for inntaksarbeidet. De ansatte har en overbevisning om at det arbeidet som nedlegges i en god avklaring, er svært verdifull for å skape trygge relasjoner, samarbeid og muligheter til endering for familiene gjennom hele oppholdsperioden.

Formålet med familieinnleggelser er komplekse og sammensatte. Henvisende instans, familien, øvrig hjelpeapparat og sentret kan ha ulike intensjoner og forventinger til oppholdet. Det kom frem av intervjuene at foreldrenes ønsker og barnas behov ikke alltid var sammenfallende, og at der hvor familiene hadde et vanskelig forhold til barneverntjenesten, kunne det være utfordrende å skape tillitt.

Vilde jobber for å ha med foreldrene på drøftinger så tidlig som mulig i inntaksfasen. Ifølge senterplanen er det er et mål å få til en prosess i løpet av de første par ukene som gjør det trygt nok

for foreldrene til å gi uttrykk for det de strever med, og til å be om hjelp til å finne løsninger. Ansatte bekreftet dette og ga videre uttrykk for å være opptatt av familienes medbestemmelse og mulighet til å påvirke egen situasjon. Det kan ifølge det vi ble fortalt, være avgjørende for oppholdet at man lykkes i å opprette og vedlikeholde et tillitsforhold mellom foreldre og ansatte på Vilde.

I møte med minoritetsfamilier tilpasser Vilde opplegget ut ifra familienes individuelle behov. Det legges vekt på at kommunikasjonen skal være god, uavhengig av familienes språkkunnskaper. Ansatte bruker tolk når det er nødvendig både i samtaler, møter, veiledning og test-arbeid. Senteret har gode erfaringer med bruk av kulturtolk.

Alle familier som flytter til Vilde, oppholder seg der med grunnlag i barnevernloven § 4-4 andre ledd. Barneverntjenesten innhenter skriftlig samtykke fra foreldrene før de flytter inn, og formulerer en skriftlig tiltaksplan hvor det settes opp hovedmål og delmål. Tiltaksplanen kan justeres og reforhandles gjennom utredningsperioden, noe som gjøres i samarbeid med familien og barneverntjenesten.

Det utnevnes et team som har hovedansvaret for oppfølging av den enkelte familie etter at de har flyttet inn. Teamet består av en psykolog en hovedkontakt og en bikontakt. Teamet har felles ansvar for å lese søknad og inntakspapirer og å ha inntakssamtale med foreldrene. Ved innflytting er familiene i en observasjon- og kartleggingsfase, en fase som innebærer at ansatte er mye sammen med familiene for å bli kjent, og for å observere families rutiner og samspill.

Institusjonens rammer og struktur

Senteret består av to hus, ett administrasjonsbygg og ett hus hvor leilighetene ligger. Det er ni leiligheter på Vilde, hvorav syv har eget kjøkken. Utearealet er stort, opparbeidet og inngjerdet, med grøntområde, hagemøbler og lekeplass.

På Vilde er de opptatt av at familiene sikres deltakelse og innflytelse i saker som gjelder senterets daglige rutiner og gjøremål. Beboerne arrangerer egne ukentlige møter uten ansatte til stede, og velger sin egen tillitsvalgt med vara som har ansvar for å følge opp i saker som fremmes. Hver onsdag avholdes møte mellom foreldrene på Vilde og ledelsen. Tema på møtene er ifølge senterplanen i all hovedsak basert på foreldrenes ønsker og behov. Onsdager avholdes også kjøkkenmøte med ansatte hvor familiene oppfordres til å komme med innspill til ukens middagsmeny, samt planlegge og fordele ansvar for matlaging og opprydding. Familiene har selv ansvar for å holde orden i egen leilighet.

Vilde tilrettelegger for sang og musikkstund fire dager i uken og for baking, en gang i uken. Av senterplanen fremgår det at husreglene og rutinene primært er utformet fra barns behov for trygghet og trivsel. Familiene blir oppfordret til å være med på Vildes ukeprogram.

Internkontroll

På Vilde har de et internkontrollsystem som skal sikre at ansatte utførere sine oppgaver i henhold til krav i aktuelle lover, forskrifter og rundskriv. Daglig leder har ansvar for at relevant lovverk, forskrifter, rundskriv, rutiner og beskrivelser er oppdatert og tilgjengelig for de ansatte. Ansatte som vi snakket med fortalte at de lett kunne finne frem til nødvendige dokumenter og rutiner.

Systematiske tilbakemeldinger og gjennomgang av drift foregår i ukentlige ledermøter. Daglig leder rapporterer til stiftelsens styre på drift, økonomi, antall beboere, samarbeidspartnere, internkontroll og personalsituasjon.

Senteret har rutiner for innskrivnings– og inntaksarbeidet. Daglig leder deltar på drøftingsmøter med Bufetat og kommunen i forkant av innskrivning. Senteret inviterer involverte samarbeidspartnere rundt familiene til evalueringsmøter hver 4. uke der leder deltar. I tillegg har familien ukentlige møter med daglig leder for å sikre at foreldrene deres ønsker og behov, er ivaretatt på en forsvarlig og hensiktsmessig måte.

Overlappingsrutinene som foreligger brukes ifølge ansatte i overgangen ved vaktskifter for å ivareta forsvarlig faglige overganger. Ansatte forteller at senteret har system for å håndtere avvik og at de oppfordres av sin leder til å skrive avvik. Systemet er kjent for de ansatte og det brukes. Vi fikk fortalt at innmeldte avvik følges opp fra ledelsen sin side.

Vilde har en systematisk innhenting av tilbakemeldinger fra barneverntjenesten gjennom oppholdet. Skjemaet som brukes inneholder en «vurdering av oppholdet ved Stiftelsen Vilde, kvaliteten på samarbeidet og kvaliteten på institusjonens tilbud». Vurderingen av oppholdet sendes barneverntjenesten samme med utskrivningsrapporten. Det foreligger også rutine for å evaluere samarbeidet med foreldrene og barna deres.

Leder har ansvar for at rutinen blir brukt og korrigert ved behov.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Statsforvalteren vurderer at Stiftelsen Vilde har nødvendig kompetanse og ferdigheter for å sikre at inntak av familier skjer på en forsvarlig og likeverdig måte.

Senterets målgruppe, målsetting og metoder vurderes til å være godt kjent blant de ansatte. I senterplanen beskrives ulike kartleggings- og utredningsmetoder. Metodene som er beskrevet i planen, dekker et stort faglig område og anses å være tilpasset senterets målgruppe. De ansatte formidler at de opplever å ha nødvendig faglig kompetanse og kunnskap, i tillegg til lang og bred erfaring. De viser videre oversikt og forståelse for de ulike metodene som anvendes ved senteret. Det er vår vurdering at senteret har et tilstrekkelig nivå og bredde i ansattgruppen med tanke på målgruppen og behovet for kompetanse.

Senterplanen beskriver en systematisk tilnærming fra bestilling av tiltak for en familie, til den første tiden etter at familien har flyttet inn. Tilbudet til den enkelte familie tilpasses familiens individuelle situasjon. Det innhentes opplysninger fra andre tjenester, og familiene involveres i hele utredningsprosessen. Det legges stor vekt på å komme frem til en felles forståelse av vansker og løsninger, samt vurdere om tiltaket er egnet til å nå endringsmålsettingene.

Vilde har i tillegg utarbeidet rutiner som gjelder konkret for de første tre ukene etter at familien flytter inn på senteret. Rutinene er beskrivende og tydelige, og senterplanen med tilhørende rutiner dekker opp de kriteriene som er vurdert til å være viktige for at inntaksfasen skal være forsvarlig, Det er under tilsynet formidlet en omforent forståelse, både i ledelsen og i personalgruppen, av praktisering av rutinene.

Vår vurdering er videre at personalgruppen er opptatt av familiene gjennom åpenhet og gjennomsiktighet skal vite hva senteret skal gjøre og har møter om. Dette gjøres som et ledd i å trygge familiene og er med på å sikre brukermedvirkning.

Det går også frem at familiene får nødvendig informasjon i avklaringsmøte og/eller i inntaksmøtet om forventninger til oppholdet, senterets dagligliv, møtevirksomhet m.m. Informasjonen repeteres i løpet av oppholdet på senteret.

Det er vår vurdering at det gjennomføres systematiske møter og veiledning, og at det er tett dialog mellom ledelsen og de ansatte. Daglig leder følger opp rutiner og prosedyrer. Tilsynet har vist at senterets rutiner er innarbeidet i praksis i personalgruppen. Senteret har et avvikssystem som er kjent for de ansatte, og som benyttes i praksis. Meldte avvik følges opp av ledelsen.

Statsforvalteren vurderer at Vilde har en internkontroll som er tilpasset og ivaretar senterets målgruppe og målsetting. Systemet for internkontroll sikrer at senteret oppfyller lov- og forskriftskrav på temaet for tilsynet.

Våre vurderinger og konklusjoner inneholder ingen generell kvalitetsvurdering av senterets øvrige praksis.

5. Statsforvalterens konklusjon

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsynet ble sendt 21.01.2021.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Stiftelsen Vilde senter for foreldre og barn og innledet med et kort informasjonsmøte 19.05.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble av avholdt digitalt, 20.05.2021.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens to dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Senterets plan for virksomheten
• Godkjenning/kvalitetsgjennomgang fra Bufetat
• Redegjørelse for institusjonens internkontroll
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Oversikt over ansatte, stilling og formell utdanning
• Inntaksdokumenter
• Informasjon til beboere
• Handlingsplan ved krise for barn
• Plan for faglig veiledning og opplæring
• Rutiner for veiledningsarbeidet
• Rutiner, kartlegging- og utredningsarbeidet
• Rutiner for internkontroll
• Forbedringsarbeid: Handlingsplan for 2021/2022
• Skjema for behandlingsavvik og avviksskjema

Vi fikk utlevert og gjennomgikk to utfylte avviksmeldinger under tilsynet.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

seniorrådgiver, Laila Christensen, Statsforvalterne i Vestfold og Telemark, revisjonsleder
rådgiver, Frode Holløkken Lyngmo, Statsforvalterne i Vestfold og Telemark, revisor
rådgiver, Svenny Karlson, Statsforvalterne i Vestfold og Telemark, revisor