Hopp til hovedinnhold
Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser ved barneverntjenesten i Tinn 2021

Tidsrom for tilsynsbesøket:

02.03.2021–03.06.2021

Statsforvalteren i Vestfold og Telemark

Oppfølging av tilsynet

Ved dette tilsynet ble det avdekt lovbrudd. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Tinn kommune og besøkte i den forbindelse Tinn barneverntjeneste fra 2. juni 2021 til 3. juni 2021. Vi undersøkte om Tinn kommune sørger for at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at tjenestemottakerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalteren sendte barneverntjenesten i Tinn foreløpig rapport 29. juni 2021, med frist for tilbakemelding 23. august 2021. Statsforvalteren mottok kommunens tilbakemelding 2. august 2021. Det kommer ikke frem opplysninger i kommunens tilsvar som endrer Statsforvalterens vurdering eller konklusjon.

For oppfølging av lovbrudd vises det til kapittel 6 «Oppfølging av påpekte lovbrudd».

Statsforvalterens konklusjon:

I sitt arbeid med undersøkelser sikrer ikke Tinn barneverntjeneste at relevante barnefaglige vurderinger dokumenteres i tilstrekkelig grad, underveis og til slutt i undersøkelsen, herunder vurdering av barnets beste. Kommunen har ikke tilstrekkelig system og kontroll for å fange opp svikten.

Dette er brudd på forvaltningsloven § 11d, jf. barnevernloven §§ 4-3, 1-4, 4-1 og 2-1 andre ledd jf. kommuneloven § 25-1.

1. Tilsynets tema og omfang

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med undersøkelser er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig undersøkelsesarbeid innebærer en undersøkelse og vurdering av om barneverntjenesten har

  • forberedt og planlagt undersøkelsen ut fra innholdet i meldingen og eventuelt tidligere undersøkelser/annen kontakt med familien
  • sørget for at undersøkelsens innhold, omfang og fremdrift er i tråd med alvoret i situasjonen for barnet
  • gjort relevante barnevernfaglige og juridiske vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen
  • konkludert undersøkelsen i tråd med de vurderingene som er gjort
  • har gjort nødvendige vurderinger og tiltak for arbeidet med undersøkelsene som følge av koronasituasjonen i 2020-21

Tilsynet har omfattet undersøkelser som gjelder barn som bodde hjemme da barneverntjenesten mottok bekymringsmeldingen. Med dette forstås barn under 18 år som bor i biologisk familie, adoptivfamilie eller er plassert hos andre uten barneverntjenestens medvirkning.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen styrer og leder arbeidet med om barneverntjenesten oppfyller de aktuelle lovkravene.

Barn og foreldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, er viktig informasjon for tilsynsmyndigheten, både når det gjelder kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg foreldre har blitt intervjuet ved dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Barneverntjenesten har en rett og plikt til å foreta undersøkelse i saken når den vurderer at det er «rimelig grunn til å anta» at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernloven kapittel 4. Formålet med undersøkelsen er å vurdere og konkludere om barnet lever i en omsorgssituasjon som kan gi grunnlag for barneverntiltak.

Kravene til undersøkelsen følger av lovbestemmelser i barnevernloven (bvl.) og forvaltningsloven (fvl.).

Forsvarlighet

Alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige etter bvl. § 1-4.

Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, for eksempel prinsippet om barnets beste. Videre vil både barnevernlovens og forvaltningslovens saksbehandlingsregler gi innhold til kravet om forsvarlig gjennomføring av undersøkelsene.

Kravet om forsvarlighet er rettet mot både tjenester og tiltak, og innebærer også krav til ledelse, organisering og styring. Det er en nær sammenheng mellom kravet til forsvarlighet og kravet om internkontroll for å sikre at oppgavene blir utført i samsvar med krav fastsatt i medhold av lov, jf. bvl. § 2-3 tredje ledd.

Barnets beste

Prinsippet om barnets beste fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104. Barnets beste skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1, som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn.

Barnets rett til medvirkning

Barnets rett til å bli hørt er nedfelt i bvl. § 1-6. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Retten til medvirkning betyr at beslutningstakerne har en plikt til gi barnet en mulighet til å medvirke. I en undersøkelse plikter barneverntjenesten å sikre at barnet får oppfylt sin rett til medvirkning.

Prinsippet om barnets beste henger uløselig sammen med barnets rett til medvirkning. Formålet med medvirkning er å få frem barnets synspunkter om egen situasjon for å bidra til at de avgjørelser barnevernet fatter i en undersøkelsesfase er til barnets beste.

Samarbeid med foreldrene

Foreldrene som undersøkelsen omhandler, har selvstendige rettigheter i undersøkelsessaken. Når foreldrene er part i barnevernssaken, vil de ha rett til å uttale seg etter fvl. § 17. Barnevernet skal i utgangspunktet forelegge opplysninger som de mottar under undersøkelsen, for foreldrene for uttalelse. Barneverntjenesten bør også gjøre foreldrene kjent med andre opplysninger som er av vesentlig betydning etter fvl. § 17.

Barnevernet skal utøve sin virksomhet med respekt for og så langt som mulig i samarbeid med barnet og barnets foreldre, jf. bvl. § 1-7.

Nærmere krav til undersøkelsens innhold, omfang og fremgangsmåte

Forvaltningsloven pålegger barneverntjenesten å påse at sakens faktum er klarlagt så langt det er mulig før det treffes vedtak, jf. fvl. § 17. Dette innebærer at relevante sider av saken må komme frem.

Barnverntjenesten må vurdere riktigheten av de opplysninger som kommer inn underveis i undersøkelsen. Hvor omfattende undersøkelse barneverntjenesten skal gjøre beror på en konkret vurdering av meldingens innhold og karakter og annen informasjon i saken. Momenter som alvorlighet, kompleksitet og hastegrad har betydning for hvor grundig barneverntjenesten skal undersøke.

Barnevernloven § 4-3 andre ledd slår fast at undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier.

Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse blir gjennomført ved besøk i hjemmet, jf. bvl. § 4-3 tredje ledd, og barneverntjenesten kan også engasjere sakkyndige, jf. bvl. § 4-3 fjerde ledd.

Etter bvl. § 6-4 femte ledd skal barneverntjenesten innhente opplysninger i samarbeid med foreldrene. Innhenting av taushetsbelagte opplysninger fra andre forvaltningsorganer og helsepersonell omfattes av taushetsplikten. Dette innebærer at barneverntjenesten må ha gyldig samtykke fra foreldrene for å innhente opplysningene, jf. fvl. § 13 a nr. 1 eller en lovhjemmel som gir adgang til å unnta fra taushetsplikten. Barneverntjenester har hjemmel til å pålegge offentlige myndigheter m.fl. pålegg om å gi taushetsbelagte opplysninger i de situasjonene som er beskrevet i bvl. § 6-4.

I følge bvl. § 6-9 skal undersøkelser gjennomføres snarest og senest innen tre måneder, eventuelt seks måneder i særlige tilfeller.

Dokumentasjon

Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig og etterrettelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort i saken og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll.

Både avgjørelser om å innvilge hjelpetiltak og henleggelse av en sak etter undersøkelse regnes som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. bvl. § 6-1 andre ledd og § 4-3 sjette ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25. I tillegg skal det etter bvl. § 6-3a fremgå av vedtaket hva som er barnets synspunkt, og hvilken vekt barnets mening er tillagt.

Hvordan barnets beste er vurdert skal også fremgå av vedtaket.

Kravene til styring og ledelse

Kravet til internkontroll er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Kravene til internkontroll er regulert i kommuneloven jf. bvl. § 2-1 andre ledd. Kommuneloven § 25-1 slår fast at kommunen skal ha internkontroll med barneverntjenestens arbeid med undersøkelser. Målet med internkontrollen er å sikre at barnevernloven med tilhørende forskrifters krav til undersøkelser følges.

Kommunedirektøren er ansvarlig for internkontrollen. Kommunen må også kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll.

Internkontrollplikten innebærer at kommunen skal ha systematiske tiltak som sikrer at barnevernets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de lov- og forskriftskrav som regulerer aktivitetene.

Det følger av bvl. § 2-1 syvende ledd at kommunen skal sørge for at ansatte som gjennomfører undersøkelser i barneverntjenesten får tilstrekkelig opplæring og vedlikeholder sine kvalifikasjoner til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Det er opp til kommunen å vurdere hvilke krav som skal stilles til nødvendig kvalifikasjoner. Kommunen skal identifisere behov for opplæring og/eller veiledning av de ansatte, og iverksetter kvalifikasjonshevende tiltak ved behov.

I kommuneloven § 25-1 tredje ledd bokstav a til e stilles det krav til innholdet i internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følge med på, områder hvor det er fare for svikt i tjenesteenhetene eller at tjenestene ikke følger lov- og forskriftskravene. Hvilke styringsaktiviteter som er nødvendige for å få oversikt vil variere avhengig av blant annet organisering og størrelse på tjenestene.

Det skal iverksettes tiltak slik at mangler i tjenestene fanges opp. Kommunen skal utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge feil og mangler i tjenesten. Det er opp til kommunen å vurdere i hvilken grad det er behov for rutinebeskrivelser for å oppfylle lovkravene. Rutiner som ikke er skriftlige, men som åpenbart er kjent for ansatte, kan være tilstrekkelig.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Organisering, styring og ledelse

Tinn kommune har, per 1. kvartal 2021, 5604 innbyggere. Av disse er 943 barn under 18 år, jf. Statistisk sentralbyrå.

Kommunedirektør er øverste administrativ leder i Tinn kommunen. Kommunen er organisert som to-nivå modell hvor kommunalsjefene innehar kommunedirektørfullmakter. Kommunen har tre tjenesteområder; samfunn, levekår og oppvekst og kultur. Barneverntjenesten er en del av området oppvekst og kultur, som i tillegg til barneverntjenesten består av barnehager, skoler, voksenopplæring, PPT og kultur.

Kommunedirektørens formelle oppfølging av barneverntjenesten er gjennom oppdateringer fra kommunalsjef for oppvekst og kultur. Kommunalsjefen og kommunedirektøren har faste møter hver uke hvor ulike forhold ved kommunalsjefområdet blir drøftet, deriblant barnevernsfeltet. Fra 2022 er det krav om at kommunestyret skal få en redegjørelse om tilstanden i barneverntjenesten minst en gang i året, jfr. bvl. § 2-1. Barneverntjenesten i Tinn rapporterte allerede i 2020 på status for tjenesten til kommunestyret. Tilstandsrapporten tok for seg tjenestens tilstand, utvikling og viktige problemstillinger i barnevernet. Tilstandsrapporten vil utarbeides årlig jamfør nye krav.

Barnevernleder er faglig og administrativ leder av barneverntjenesten. Nærmeste leder er kommunalsjef for oppvekst og kultur. Barneverntjenesten og PPT er de eneste virksomhetene i oppvekst og kultur som ikke har egen enhetsleder. Disse tjenestene er direkte underlagt kommunalsjefen som også ivaretar funksjon som enhetsleder. Kommunalsjef og barnevernleder har i utgangspunktet faste møter en gang per måned. I løpet av pandemien har de ikke alltid klart å gjennomføre disse møtene. To ganger i året gjennomfører oppvekstsjefen felles møte med PPT og barneverntjenesten.

Tema for møtene mellom kommunalsjef og barnevernleder er rapportering på eventuelle endringer, økonomi, viktige enkeltsaker, barnevernreformen og samarbeid med andre kommuner. De har også fokus på hvordan sikre at tjenesten innehar riktig kompetanse.

En fast kontaktperson er utnevnt som stedfortreder ved barnevernleders fravær og overtar i disse periodene barnevernleders myndighet. Det gis anvisningsfullmakt og delegasjon til stedfortreder.

Barneverntjenesten har, pr. juni 2021, 6 faste stillinger. Kontoret har 1 lederstilling, 4 stillinger som kontaktperson og 1 merkantil stilling. En kontaktpersonstilling har blitt holdt vakant en periode. Dette med bakgrunn i synkende barnetall i kommunen og derav redusert arbeidsmengde de siste årene. Det er nå bestemt at stillingen skal fylles som ett års vikariat fra høsten 2021. Tinn kommune skal evaluere behovet for stillingen mot slutten av 2021. Kommunen er også i dialog med Notodden og Hjartdal kommuner om et mulig interkommunalt samarbeid for barneverntjenestene.

Barneverntjenesten i Tinn har en stabil ansattgruppe hvor leder og to av kontaktpersonene har mange års ansiennitet ved kontoret. En kontaktperson, som tidligere har hatt ett års vikariat i tjenesten, ble ansatt i januar 2021.

Barnevernleder og to av kontaktpersonene har utdannelse som barnevernspedagoger og en kontaktperson er utdannet sosionom. Utover grunnutdanningen har to av de ansatte relevante videreutdanninger og flere har gjennomført ulike kurs og sertifiseringer.

Tjenesten gjennomførte i 2018 Tjenestestøtteprogrammet. Tjenestestøtteprogrammet er et samlingsbasert tjenesteutviklingsprogram for kommunal barneverntjeneste. Programmet skal blant annet bidra til å styrke kvaliteten på barneverntjenestens arbeid med undersøkelser og beslutninger.

I virksomhetsplan for 2021 blir det beskrevet at tjenesten er en del av Læringsnettverk Midt-, Vest- og Øst, hvor de jobber med ulike prosjekter som en forberedelse til barnevernreformen. Sammen med de øvrige tjenestene i læringsnettverket deltar de i utvikling av grunnmodell for hjelpetiltak i regi av Barne-, ungdoms og familiedirektoratet (Bufdir) og Nasjonalt utviklingssenter for barn og unge (NUBU). Tjenesten deltar i programmet «Tidlig inn», som er utarbeidet av Kompetansesenter på rusfeltet (KoRus).

Programmet har blitt utsatt på grunn av pandemien.

Barnevernleder og kontaktpersonene jobber som generalister, hvor de jobber med mottak av meldinger, undersøkelser, tiltak og plasseringer.

De ansatte i barneverntjenesten har felles veiledning fra psykolog sammen med Notodden og Hjartdal barneverntjeneste. Som følge av pandemien har denne veiledningen ikke blitt gjennomført siste året. Barnevernleder har ikke fast veiledning av de ansatte, men gir veiledning ved behov.

Barneverntjenesten bruker Compilo som kvalitets og avvikssystem. Her har de ansatte tilgang til rutiner for internkontroll som inneholder ulike rutinebeskrivelser som omhandler blant annet meldinger, undersøkelser og tiltak, i tillegg til arbeidsinstrukser og risikoanalyse. Barnevernleder har ansvar for å følge opp at de ansatte leser internkontrolldokumentet, slik at de er godt kjent med rutiner, avvikssystemet og risikoanalysen.

Barnevernleder følger opp sakene og saksflyten gjennom kontroll av tjenestens nøkkeltall i fagprogrammet og kontroll av sakene i fagprogrammet. Utover dette har kontoret drøfting av saker hver uke, noe som gir barnevernleder god oversikt over sakene og fremdrift. Barnevernleder oppgir å ha god oversikt og kontroll over sakene og at tidsfrister holdes. De ansatte bekrefter under intervjuene at barnevernleder har god oversikt over sakene og følger opp at undersøkelsene blir gjennomført innen frist og at riktig informasjon blir innhentet. Det er utarbeidet en sjekkliste som barnevernleder gjennomgår før godkjenning av undersøkelsesrapport og vedtak, for å sikre at undersøkelsen er riktig håndtert.

Tjenesten har utarbeidet egen opplæringsplan for nyansatte som gjelder fra oppstart til oppfølgingssamtale etter 2,5 og 5 måneders ansettelse. I tillegg til den generelle opplæringsplanen er det utarbeidet egen opplæringsdel for ansatte uten tidligere barnevernerfaring og for ansatte med barnevernerfaring utenfor kommunal førstelinjetjeneste.

Årlig utarbeides det virksomhetsplan for barneverntjenesten. Den inneholder mål og tiltak for inneværende år. Mål for 2021 er blant annet økt kvalitet og kompetanse i utførelsen av barnevernets kjerneoppgaver og økt kompetanse hos de barnevernsansatte. Virksomhetsplanen viser til at det fra 01.01.31 er krav om mastergrad for ansatte i barnevernet som skal utføre definerte kjerneoppgaver, og at virksomheten må planlegge for dette og sørge for å innfri kompetansekravet innen denne fristen. Videre vises det til at egen ordning for dem som allerede er ansatt, slik at kompetansekravet kan oppfylles gjennom videreutdanning og minst fire års arbeidserfaring fra barnevernet. Et av tiltakene barneverntjenesten har satt for å nå kompetansekravet, er å oppmuntre saksbehandlerne til å ta videreutdanning.

Tinn barneverntjeneste har kjøpt tilgang til Visma-veilederen. Den gir de ansatte tilgang på ulike e-kurs, lovverk, veiledere, tolkningsuttalelser og mulighet for å sende inn og få svar på ulike faglige spørsmålsstillinger. Visma-veilederen gir leder mulighet for å ta ut oversikt over hvilke kurs den enkelte ansatte har gjennomført. Tilsynsteamet har mottatt oversikt over e-læringskurs den enkelte ansatte har gjennomført fra 2019 og til og med 11. februar 2021. Flere av de ansatte refererer til bruk av veilederen under intervjuene, og at den blant annet blir brukt til å få tilbakemelding på innsendte faglige problemstillinger og spørsmål.

Barneverntjenesten i Tinn utarbeider årlig et årshjul for tjenesten som gir oversikt over blant annet budsjettarbeid, rapporteringer, barnevernleders møter med kommunalsjefen, faste møter med BUP, SLT- møter og frister for kvartalsvise fosterhjemsbesøk og oversending av rapport fra tilsynspersoner til omsorgskommunen.

Barneverntjenesten gjennomførte siste brukerundersøkelse i 2013. Det var planlagt at tjenesten skulle gjennomføre brukerundersøkelse i 2020, men på grunn av pandemien ble dette utsatt. De har som målsetting å gjennomføre brukerundersøkelse i løpet av 2021.

Under åpningsmøtet ba tjenesten om å få fremlegge fem mapper hvor undersøkelsen var av nyere dato enn de allerede oppgitte sakene. Forespørselen ble begrunnet med at tjenesten den senere tid har endret rutiner og har større fokus på dokumentasjon av vurderinger enn det som fremkommer ved sakene som ligger noe tilbake i tid. Statsforvalteren ga tillatelse til dette. De fem mappene ble gjennomgått, i tillegg til de sakene som allerede var avklart ved oversendelse av dokumentasjon til Statsforvalteren.

Arbeid med undersøkelser

Barneverntjenesten har utarbeidet rutine for mottak av bekymringsmelding og rutine for undersøkelse etter melding. Disse beskriver håndtering av melding og gjennomføring av undersøkelser.

Alle mottatte meldinger legges til eller drøftes med barnevernleder eller stedfortreder, som avklarer om det er en akutt bekymringsmelding som må håndteres umiddelbart. Hvis saken ikke vurderes som akutt, tas meldingen opp på det ukentlige kontormøtet. Tjenesten har ikke rutine for at akuttvurderingen blir journalført.

Forberede og planlegge undersøkelsen

På kontormøtet gjennomgår og konkluderer barnevernleder og kontaktpersonene meldingene som er mottatt siste uke. Barnevernleder og kontaktpersonene viser i intervjuene til at de bruker «trekanten» fra Tjenestestøtteprogrammet for å analysere meldingen og identifisere eventuelle risikofaktorer. Ved hjelp av «trekanten» utformes en eller flere korte hypoteser for undersøkelsen. Barneverntjenesten har ikke rutine for at drøftinger og bruk av «trekanten» blir dokumentert i meldingsgjennomgangsskjema, journal eller eget referat. Mappegjennomgangen viser at det ikke foreligger dokumentasjon på bruk av dette verktøyet i barnets mappe.

Ved mottak av meldinger blir det sjekket ut om det har vært meldinger i saken tidligere. Hvis det har vært tidligere meldinger krysses det av for kjent sak i meldingsgjennomgangsskjemaet. Informasjonen fra tidligere meldinger/undersøkelse, skrives ikke inn i meldingsgjennomgangsskjemaet. Hvis det er lenge siden forrige melding, brukes som regel ikke informasjonen inn i ny undersøkelse eller ved utforming av hypotesen. Flere av de ansatte viser i intervjuet til at de har god oversikt over familier og tidligere informasjon, i saker med tidligere undersøkelser/tiltak. I flertallet av sakene vi gjennomgikk så vi ikke at opplysninger fra tidligere meldinger og undersøkelse var aktivt brukt i forberedelse eller planlegging av undersøkelsen.

De ansatte forteller under intervjuene at de vurderer om det skal åpnes undersøkelse på søsken, men at dette som regel skjer underveis i undersøkelsen og ikke ved meldingsgjennomgangen.

Ifølge tjenestens rutine for undersøkelse etter melding, skal det registreres en undersøkelsesplan i undersøkelsessaker. Både barnevernleder og flertallet av kontaktpersonene bekrefter under intervjuene at de ikke har som rutine å lage undersøkelsesplan. En av de ansatte formidlet at vedkommende lager seg plan for undersøkelsen, men at den ikke blir skriftliggjort.

Det er kontaktpersonen som får tildelt undersøkelsen som har ansvar for å skrive inn hypotese i meldingsskjemaet etter gjennomgangen på kontormøtet.

Det blir sendt ut tilbakemelding til melder etter meldingsgjennomgangen.

Innhold, omfang og framdrift

I rutine for undersøkelse etter melding er det beskrevet en fremdriftsplan for undersøkelsessaker. Her beskrives det hvordan undersøkelsen skal opprettes i fagprogrammet, registrering av undersøkelsesplan, gjennomføring av midtveisevaluering, punkter til bruk under første samtale, videre samtale med foreldre, samtale med barnet/ungdommen, punkter for observasjon og avslutningssamtale.

Aktivitetsnivået i de ulike undersøkelsene vurderes fortløpende og avhenger av den informasjonen tjenesten får inn og opplysninger fra samtaler med partene. Alle som ble intervjuet i barneverntjenesten understreket at de er opptatt av at undersøkelser ikke skal gjøres mer omfattende enn nødvendig, og at de derfor har fokus på å avgrense undersøkelsen. De ønsker av den grunn ikke å planlegge for en undersøkelse som kan bli mer omfattende enn det som viser seg nødvendig underveis i undersøkelsen.

Ved innkalling til førstegangssamtale i undersøkelser blir de foresatte innkalt skriftlig. Barneverntjenesten har utarbeidet et standardbrev som brukes ved innkalling til samtalen. Brevet inneholder informasjon om dagsorden. Punkter som tas opp i den første samtalen er blant annet; innhold i meldingen, barneverntjenestens undersøkelsesplikt, familiens rettigheter, familiens syn på henvendelsen, hva de mener kan gjøres for å rette på problemene, neste skritt i undersøkelsen, tidsbruk og mulig utfall av undersøkelsen. Tjenesten har ikke rutine for å skrive referat med utgangspunkt i punktene fra dagsorden. En av de intervjuede viser til at barneverntjenesten har drøftet at punktene bør inn i referatet, men at det ikke er gjennomført ennå.

I første samtale avklares det med foreldrene hvilke instanser det er aktuelt å innhente informasjon fra. Tidligere benyttet tjenesten et standardskjema for samtykke fra partene. I skjemaet ble det krysset av for hvilke instanser foreldrene samtykket til informasjonsinnhenting fra, ut fra en liste over ulike offentlige instanser. Barneverntjenesten har den senere tid utarbeidet standardiserte maler for innhenting av informasjon fra ulike instanser som helsestasjon, skole, barnehage, politi etc. I de forskjellige malene er det utarbeidet ulike spørsmål knyttet opp til den enkelte instans. Det er et eget felt i hver enkelt mal hvor partene samtykker til informasjonsinnhenting fra den spesifikke instansen. Gjennomgangen viser at barneverntjenesten i liten grad tilpasser malen til den konkrete saken og bekymringen som foreligger, men at malen i all hovedsak sendes ut slik den foreligger. Ved ett tilfelle ble det sendt ut forespørsel om informasjon om blant annet vekt og høyde og hvem som følger til helsestasjon, i en sak som gjelder en ungdom.

De foreldrene vi snakket med, opplyste at de ble informert om meldingen og hvordan undersøkelsen skulle gjennomføres. Foreldrene fikk mulighet til å si sin mening om hvilke instanser det var aktuelt å innhente informasjon fra.

I saker hvor foreldrene ikke bor sammen, åpnes det alltid undersøkelse der barnet bor. Barneverntjenesten vurderer underveis om det også skal åpnes undersøkelse hos den andre forelderen. Beslutningen om åpne undersøkelse i samværshjemmet, tas enten av saksbehandler alene, eller saksbehandler kan velge å drøfte saken i fellesmøtet. Barneverntjenesten begrunner årsaken til at de i hovedsak kun åpner undersøkelse i hjemmet der barnet bor med at de har fokus på minste inngrepsprinsipp. Dette er et prinsipp de har med seg under hele saksgangen. Tilsynsteamet fant ved mappegjennomgangen at det i flertallet av sakene var gjennomført samtaler med begge foreldrene i undersøkelsesfasen, også når foreldrene ikke bodde sammen.

Barneverntjenesten gjennomfører samtale med alle barn i undersøkelsen, med unntak av de minste barna. For de minste barna blir det ofte gjennomført observasjon på hjemmebesøk. Tre av de ansatte har gjennomført kurs i DCM – samtale med barn. Denne kunnskapen benyttes ved gjennomføring av samtalene. Barneverntjenesten har ingen fast standard for hvor mange samtaler som blir gjennomført med barna. Det kan være fra en til flere samtaler, avhengig av meldingens innhold og vurdert behov.

Saksbehandler snakker med barna om bekymringen og hva det handler om, tilpasset barnets alder og modenhet. De er opptatt av å informere barna om barnevernets taushetsplikt, noe de opplever som viktig jo eldre barna er.

Det gjennomføres hjemmebesøk i flertallet av sakene. Etter samtaler og hjemmebesøk skrives det referat. Referatene sendes en eller begge foreldre, avhengig av hvem som har deltatt. I referatmalen har tjenesten en standardtekst hvor mottaker informeres om muligheten for å gi tilbakemelding på referatet. Mappegjennomgangen viser at det i referat fra samtaler og hjemmebesøk var laget egen overskrift for vurdering. I noen saker var det opprettet egne journaler med vurderinger fra hjemmebesøk eller samtaler på kontoret.

Når undersøkelsene er ferdig, blir foreldrene innkalt til en oppsummeringssamtale. Her blir innhentet informasjon, vurderinger og konklusjon presentert. Barneverntjenesten har ikke fast rutine for å gjennomføre en oppsummeringssamtale med barnet mot slutten av undersøkelsen.

Mappegjennomgangen viser at de i noen saker har snakket med barnet enten i oppsummeringssamtalen sammen med foreldrene, eller i samtale alene med barnet.

Tinn barneverntjenesten hadde en fristoversittelser i 2020 og fikk godkjent 4 fristutvidelser fra 3 til 6 måneder. I første kvartal 2021hadde tjenesten verken fristoversittelser eller fristutvidelser i undersøkelsessaker.

Vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen

Det er den enkelte saksbehandler som har ansvar for å ta opp saken til drøfting på kontormøtet og eventuelt drøfte med leder ved behov. I dette ansvaret ligger også ansvaret for å bringe saken inn til midtveisevaluering på kontormøtet. Barnevernleder opplyser om at tjenesten ikke har et system som sikrer at midtveisevalueringen blir gjennomført, men mener likevel at evalueringen alltid blir gjennomført på kontormøtet.

Barneverntjenesten har utarbeidet et eget skjema for midtveisevaluering. Drøftingen fra midtveisevalueringen skal ifølge rutinen legges inn i skjemaet. Midtveisevalueringen gjøres i fellesskap med alle ansatte i barneverntjenesten. Det ble opplyst om at de evaluerer opplysninger som foreligger i saken, fra samtaler, hjemmebesøk og innhentet informasjon, opp mot hypotesen(e) som ble laget ved meldingsgjennomgangen. Barneverntjeneste opplyser at hypotesen ikke endres, men interndrøftingen kan vise at de må finne ut mer. I flertallet av de 20 opprinnelige mappene Statsforvalteren fikk forelagt, viser gjennomgangen at skjema for midtveisevaluering for det meste inneholdt ja/nei-svar på spørsmålene i skjemaet. Det ble ikke funnet annen dokumentasjon for at informasjon og kontakten med familien frem til evalueringstidspunktet, ble brukt i evalueringen eller til å legge føringer for den videre undersøkelsen. Mappegjennomgangen av de 5 nyeste mappene, viser at midtveisevalueringsskjemaene var noe fyldigere utfylt

I det ukentlige kontormøtet deltar alle saksbehandlerne sammen med barnevernleder. Saksbehandlerne og de ansatte har god oversikt over de aktive sakene i tjenesten. I tillegg til det faste kontormøtet er barnevernleder tilgjengelig for de ansatte ved behov for drøftinger og avgjørelser i saken.

I rutine for undersøkelse blir det beskrevet at den videre utviklingen i undersøkelsesfasen, etter første samtale, vil variere fra sak til sak og at det er viktig at de ajourfører framdriftsplan i undersøkelsessaken og skriver journalnotater. Videre står det beskrevet at evalueringer skjer etter behov, i sammenheng med kontorets ukentlige drøftingsmøter. Både barnevernleder og saksbehandlerne bekreftet at alle saker blir drøftet på kontormøtet før konklusjon av undersøkelsen.

Vedtaket som henlegger eller konkluderer undersøkelsen med tiltak, inneholder informasjon om barneverntjenestens vurderinger i undersøkelsen.

Tinn barneverntjeneste kjøper juridisk bistand fra et privat advokatfirma. Tjenesten har i tillegg kontakt med barneverntjenesten i Notodden/Hjartdal og drøfter problemstillinger med dem ved behov.

Konklusjon i tråd med situasjonen og vurderingene

Ifølge barneverntjenestens rutine for undersøkelse etter melding, skal undersøkelsene avsluttes med vedtak og sluttrapport. Rutinen viser til at når en undersøkelse går mot avslutning, skal det utarbeides en rapport fra undersøkelsesfasen og at denne bør påbegynnes ved start av undersøkelsen, slik at den kan gjennomgås med foreldrene i siste møte. Tjenesten har egen rutine for vedtak om tiltak. Vedtaket skrives av saksbehandler og godkjennes av leder.

Det foreligger undersøkelsesrapport og vedtak i alle sakene Statsforvalteren har gjennomgått. Rapporten inneholder informasjon fra samtaler med foreldre og barn, hjemmebesøk, eventuelle observasjoner og innhentet informasjon. Denne informasjonen danner grunnlag for konklusjon i saken. Rapporten som blir brukt er etter mønster fra Kvello-kartlegging. Det er eget punkt for risikofaktorer og beskyttelsesfaktorer som er fylt ut av saksbehandler. Foreldrene vi snakket med bekrefter at de har mottatt dokumenter ved avslutning av undersøkelsen, men flere husker ikke nøyaktig hvilke dokumenter da undersøkelsen ligger noe tilbake i tid.

Korona

Tinn kommune har gjennomført risikovurdering i forbindelse med covid-19. Det har vært fokus på hvordan de som kommune kan gjennomføre de oppgavene de skal. Det har vært lite smitte i Tinn så langt i løpet av pandemien. Kommunen har derfor ikke satt inn spesielle tiltak, utover fokus på god håndhygiene og avstand. Tinn kommune har hatt som målsetting at korona ikke skal være til hinder for at barn får hjelp, noe de mener barneverntjenesten har klart å følge opp.

Noe gruppevirksomhet i kommunen har blitt utsatt på grunn av korona, men det har ikke vært forhold i kommunen som har gjort store utslag for håndteringen av og gjennomføringen av undersøkelsene. Den eneste forskjellen er at noen aktiviteter har blitt gjennomført på en annen måte enn tidligere. Det har vært avholdt møter og noen samtaler via Teams. Barneverntjenesten har vært kreative i møte med barn og foreldre og har blant annet gjennomført flere samtaler utendørs.

Brukersamtaler

Statsforvalteren sendte ut SMS-forespørsel om samtale med foreldre og barn til et utvalg foreldre som har hatt undersøkelse i Tinn barneverntjeneste siste år. Vi fikk snakke med fem foreldre. Alle samtalene ble gjennomført som telefonintervju. Foreldrene vi snakket med ga tilbakemelding om at de mente barna var for små til å bli snakket med, eller at de ikke ønsket å involvere barna i dette.

Av de foreldrene vi snakket med var det ulik opplevelse av kontakten med barneverntjenesten i Tinn. Alle opplyste at de hadde fått god informasjon om hvordan undersøkelsen skulle gjennomføres og at de fikk være med å påvirke hvilke instanser det skulle innhentes informasjon fra. Når det gjelder samarbeidet med barneverntjenesten, var det delte meninger. Noen ga tilbakemelding om at de følte seg godt ivaretatt og at deres mening ble tillagt vekt. De ble lyttet til, og barneverntjenesten tok godt imot tilbakemeldinger. Andre opplevde at barneverntjenesten allerede hadde gjort seg opp en mening, og at barnevernet la føringer i saken. En oppga at vedkommende opplevde det som best å «holde seg innafor» med saksbehandler, og at det beste var ikke å protestere i frykt for negativ konsekvens for egen sak. En av foreldrene ga uttrykk for at vedkommende ikke kjente seg igjen i referatene og opplevde at familiens situasjon ble verre etter kontakten med barnevernet.

Alle foreldrene som ble intervjuet, opplyste at de hadde blitt orientert om innhentet informasjon og barneverntjenestens vurderinger og beslutning i saken. En av foreldrene ga tilbakemelding om at det tok lang tid å få referat fra samtaler/hjemmebesøk, og at undersøkelsen hadde blitt utvidet på grunn av dette.

De foreldrene vi snakket med i forbindelse med tilsynet, ga i all hovedsak tilbakemelding om at korona og smittesituasjonen ikke hadde hatt noen påvirkning på undersøkelsen og kontakten med barneverntjenesten.

Statsforvalteren har tatt med informasjon fra samtalene vi hadde med foreldrene med i våre vurderinger.

4.   Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Organisering, styring og ledelse

Statsforvalteren vurderer at kommunens overordnede organisering er oversiktlig, og at ansvars- og rapporteringslinjene mellom barnevernleder og øvrig administrativ ledelse er tydelig. Barneverntjenesten har fast stedfortreder som overtar barnevernleders vedtaks- og beslutningsmyndighet i leders fravær. Det fremkommer ikke av dokumentasjonen hvem som er fast stedfortreder, men det er kjent informasjon for de ansatte.

Barneverntjenesten i Tinn er en liten, men stabil, tjeneste. Flertallet av de ansatte har vært ansatt på kontoret over tid. Dokumentgjennomgangen viser at tjenesten har utarbeidet skriftlige rutiner for mottak av melding, undersøkelse og vedtak om tiltak som beskriver rutiner ved kontoret. Det er utarbeidet egen opplæringsplan for nyansatte.

Virksomhetsplaner viser at Tinn kommune har fokus på kompetanseheving og hvordan de skal nå målet om master eller nødvendig tilleggskompetanse for ansatte innen 2031, hvor kravet til utdanning for barnevernsansatte heves. Oversikten over ansattes kompetanse viser at ansatte deltar på kurs og videreutdanninger, og det fremkommer av intervjuene og dokumentasjon at ansatte søker, og blir oppfordret til å søke, relevant videreutdanning.

Tinn barneverntjeneste har deltatt i Tjenestestøtteprogrammet, og under intervjuet vises det til at tjenesten benytter seg av verktøy fra opplæringen som en del av meldingsgjennomgangen og føring for undersøkelsen. Bruken av verktøy fra programmet fremkommer derimot ikke i de skriftlige rutinene, og Statsforvalteren finner heller ikke spor av dette i vurderinger eller dokumentasjon i barnets mappe.

De ansatte i Tinn barneverntjeneste har fast veiledning fra psykolog sammen med ansatte i Notodden og Hjartdal barneverntjeneste. Denne veiledningen har ikke blitt gjennomført i en periode på grunn av smittesituasjonen. I tillegg har de ansatte tilgang på Visma-veileder, og barnevernleder gir veiledning når de ansatte uttrykker et behov for det. Det er positivt at ledelsen gir de ansatte tilgang på veiledning og faglig støtte. Dette sikrer likevel ikke at de ansatte får individuell og tilpasset veiledning. Individuell veiledning av kontaktpersonene er et viktig tiltak for å sikre forsvarlig undersøkelsesarbeid.

Arbeid med undersøkelser

Undersøkelsen skal kartlegge barnets hjelpe- og omsorgsbehov, og gi barneverntjenesten grunnlag for å vurdere om barnet har behov for tiltak etter barnevernloven. Undersøkelsene bør gjennomføres planmessig, og kommunen må ha et kvalitetssystem som sikrer forsvarlig håndtering av sakene.

Forberede og planlegge undersøkelsen

Meldingsgjennomgangen skal både avklare meldingens alvorlighetsgrad, om det er behov for å reagere umiddelbart og om meldingen gir grunnlag for å iverksette undersøkelse. Meldingsavklaringen legger føringer for det videre arbeidet i undersøkelsen.

Statsforvalteren vurderer etter mappegjennomgang og intervjuer, at barneverntjenesten foretar nødvendig gjennomgang og vurderinger av meldingene, og at dette arbeidet gir grunnlag for forberedelse og planlegging av undersøkelsen. Statsforvalteren finner likevel at meldingsgjennomgangen har mangler når det kommer til dokumentasjon av vurderinger og konklusjon av meldingsgjennomgangen. Det foreligger ikke dokumentasjon for når meldingen er gjennomgått, hvem som har deltatt i behandlingen av meldingen og hvilke vurderinger som ligger til grunn for beslutningen om å åpne undersøkelse. Det fremkommer heller ikke hvordan tidligere meldinger og undersøkelser er tatt med i vurderingene.

Under intervjuene kommer det frem fra alle ansatte at tjenesten benytter metoden «trekanten» og fokusområder fra Tjenestestøtteprogrammet i meldingsgjennomgangen og for å forme hypotese for undersøkelsen. Statsforvalteren finner ikke dokumentasjon av bruken av dette verktøyet, verken i rutiner eller i skjema for meldingsgjennomgang.

Statsforvalteren legger til grunn at det blir foretatt en akuttvurdering av barnevernleder eller stedfortreder samme dag som meldingen blir mottatt, ut fra intervjuene med barnevernleder og de ansatte. Tjenesten må sikre at akuttvurderingene blir dokumentert i barnets mappe i fagsystemet.

Barneverntjenesten benytter ikke undersøkelsesplan som verktøy i undersøkelsen, selv om det ifølge rutinen skal utarbeides undersøkelsesplan i alle undersøkelser. Foreldrene Statsforvalteren snakket med bekrefter at de fikk muntlig informasjon om undersøkelsen og gjennomføringen av denne i første samtale. En skriftliggjøring av plan for undersøkelsen vil bidra til større forutsigbarhet og oversikt for partene og barneverntjenesten. Det er per i dag ikke lovpålagt å utarbeide en undersøkelsesplan. Statsforvalteren vurderer likevel at en undersøkelsesplan vil bidra til å skape systematikk, og ut fra det, heve kvaliteten i undersøkelsen. Undersøkelsesplanen vil skape sammenheng i prosessen og sikre at det gjennomføres en evaluering midtveis i undersøkelsen. Noe som gir et stoppunkt og en evaluering av veien videre. En skriftlig undersøkelsesplan sikrer også den videre saksgangen og oversikt hvis ansvarlig saksbehandler skulle bli fraværende over tid.

Barneverntjenesten bør sørge for at det er samsvar mellom de skriftlige rutinene og den praksisen som er på kontoret.

Innhold, omfang og framdrift

Statsforvalteren skal vurdere om barneverntjenesten bruker relevante og nødvendige aktiviteter for å undersøke barnets behov, omsorgssituasjon og foreldrenes omsorgskompetanse. Dersom det er nødvendig, skal det innhentes opplysninger fra relevante instanser som kan bidra til å belyse meldingens innhold og hypotese for undersøkelsen. Opplysninger fra andre instanser skal så langt som mulig innhentes med samtykke fra de foresatte og eventuelt barnet selv. Hensynet til forsvarlig saksbehandling tilsier at barneverntjenestens vurderinger fremgår av sakens dokumenter.

Mappegjennomgangen viser at barneverntjeneste i de fleste sakene har et forsvarlig aktivitetsnivå. I sakene var det gjennomført flere samtaler både med foreldre og barn, ett eller flere hjemmebesøk og det ble innhentet informasjon fra relevante instanser. Statsforvalteren vurderer at aktivitetene i hovedtyngden av undersøkelsene som ble gjennomgått, har blitt tilpasset den enkelte sak og med utgangspunkt i bekymringen. I to av sakene Statsforvalteren gjennomgikk, vurderer vi at aktivitetsnivået burde vært høyere, med bakgrunn i bekymringen i saken.

Barneverntjenesten i Tinn bruker standardiserte skjemaer for innhenting av informasjon. I de fleste sakene er skjemaene sendt ut, uten at innholdet har blitt tilpasset den enkelte sak. Utvikling av standardmaler, tilpasset den konkrete instans vurderes som positivt, og det gir partene mulighet for et informert samtykke. Det må likevel sikres at malene blir håndtert som det det er, en mal. Malen må tilpasses den enkelte sak, og ut i fra hvilken informasjon som er ønsket i det konkrete tilfellet. Målet med informasjonsinnhentingen er å få svar på spørsmål knyttet til bekymringen i saken. Faren ved å sende ut et generelt skjema, med standardiserte spørsmål, kan være at barneverntjenesten ikke får svar på det som er ønskelig. Det kan også skape frustrasjon og merarbeid for samarbeidspartnerne å svare på omfattende spørsmål, som ikke er formålstjenlig for saken eller som er svart opp ved tidligere undersøkelser.

Statsforvalteren vurderer at barneverntjenesten har praksis for å snakke med barn om deres situasjon og informere dem om meldingen, tilpasset barnets alder og modenhet. I flere av sakene har det blitt gjennomført flere samtaler med barna. Ansatte i barneverntjenester har mye erfaring med å snakke med barn og unge, og tre av de ansatte i Tinn har gjennomført kompetanseheving i samtaler med barn. Det foreligger journalnotat fra samtalene med barna, men Statsforvalteren savner informasjon om bakgrunnen for og målet med samtalene med det konkrete barnet i dokumentasjonen. Statsforvalteren vurderer at det er viktig å jobbe planlagt og målrettet i samtaler med barn. Barna har behov for å få informasjon om hva samtalen skal dreie seg om, og det bør begrenset hvor mange temaer som tas opp i hver samtale for å ivareta barnet.

Statsforvalteren vurderer at Tinn barneverntjeneste har søkelys på å sikre barns medvirkning i undersøkelsene. Barneverntjenesten involverer barnet i meldingen og informerer om undersøkelsen, gjennom dette gir barna mulighet for medvirkning. Tjenesten har ikke fast prosedyre på å la barna få innsyn i de mottatte opplysningene eller informasjon om barneverntjenestens vurderinger før konklusjon av undersøkelsen. Barnets mulighet for medvirkning blir dermed begrenset. Etter mappegjennomgangen vurderer Statsforvalteren samlet sett at barna står i sentrum av undersøkelsen og får medvirke i egen sak.

Vurdering underveis og til slutt i undersøkelsen

Statsforvalteren skal vurdere om barneverntjenesten har foretatt nødvendige og forsvarlige barnevernfaglige og juridiske vurderinger og om undersøkelsen er konkludert i tråd med dette. Vurderingene må sikre at barnets beste blir ivaretatt.

De fleste referatene fra samtaler og hjemmebesøk, inneholder eget punkt for evaluering. Det er vår vurdering at punktet for vurdering ikke i tilstrekkelig grad synliggjør tjenestens vurderinger. I flere av sakene vi gjennomgikk inneholder dette punktet en blanding av gjentagelse av fakta og vurderinger. I noen saker var det laget interne notat hvor vurderinger kom frem.

Tjenesten har utarbeidet eget skjema for midtveisevaluering. Statsforvalteren merker seg at vurderingene under hvert punkt er fyldigere utfylt i de nyeste mappene som ble fremlagt under tilsynet, enn undersøkelsene som ligger tilbake i tid. Vi vurderer likevel at tjenesten fortsatt har forbedringspotensial når det kommer til å bruke midveisevalueringen som et stoppunkt som sikrer gjennomgang, drøfting og vurdering av saken midt i undersøkelsesperioden. Midtveisevalueringen bør skape en sammenheng i undersøkelsen, fra meldingsavklaringen, undersøkelsesplanen og aktivitetene i undersøkelsen, frem til midtveisevalueringen. Ved å videreutvikle skjemaet kan midtveisevalueringen bidra til å sikre at nødvendige punkter blir nøye vurdert, samtidig som den sikrer dokumentasjon av barneverntjenestens vurderinger. Dette vil gi partene i saken innsikt i barneverntjenestens foreløpige vurderinger og videre retning for undersøkelsen.

Statsforvalteren vurderer at barneverntjenesten utarbeider fyldige undersøkelsesrapporter hvor informasjon fra samtaler, hjemmebesøk og innhentet informasjon blir beskrevet. Når det gjelder utfylling av risikofaktorer og beskyttelsesfaktorer, savner Statsforvalteren drøfting og vurdering av de valgte punktene i rapporten. I dag fremstår risikofaktorene og beskyttelsesfaktorene som en isolert del av rapporten, som ikke blir ytterligere beskrevet. Det gjør det utfordrende å forstå hensikten med skåringen. Barneverntjenesten bør generelt jobbe med å skille fakta og vurderinger i referat, rapporter og vedtak.

Tilsynsteamet finner vurderinger knyttet opp mot barnets stemme og barnets bestevurderinger underveis i undersøkelsen, i sluttrapporten og vedtaket som konkluderer undersøkelsen. Det er ikke egne punkt i rapporten eller vedtaket som tydeliggjør disse vurderingene.

Mappegjennomgangen viser at det er vanskelig å få oversikt over datoer og hvem som har deltatt i drøftinger og konklusjon av saker. Disse manglene fant tilsynsteamet både ved meldingsgjennomgang, midtveisevalueringer og ved interne drøftinger. Undersøkelsesrapporten inneholder tidsrom for undersøkelsen, men det er vanskelig å få tak i hvilken dato undersøkelsen ble startet opp. Barneverntjenesten bør tydeliggjøre datoer og hvem som har deltatt i drøftinger og konklusjoner i sakens dokumenter.

Gjennomgang av mappene viser at barneverntjenesten i liten grad synliggjør tjenestens vurderinger når foreldre takker nei til foreslåtte tiltak. Disse vurderingene bør komme frem i avslutningsvedtaket og undersøkelsesrapporten.

Med bakgrunn i intervjuene og mappegjennomgangen vurderer Statsforvalteren at undersøkelsene gjennomføres forsvarlig. Alle ansatte gir sammenfallende informasjon om at undersøkelsessakene jevnlig blir drøftet og at det blir gjort nødvendige barnevernfaglige vurderinger underveis og til slutt i undersøkelsen. De barnevernfaglige og juridiske vurderingene blir likevel ikke i tilstrekkelig grad dokumentert i barnets mappe. Barneverntjenesten har ikke nødvendig styring og kontroll med at dokumentasjonskravet ivaretas. Dette kan sikres ved å ha tydelige skriftlige rutiner for drøfting og dokumentasjon. God dokumentasjon ivaretar både de foresatte og barnets mulighet for innsyn i barneverntjenesten vurderinger og håndtering av saken.

Konklusjon i tråd med situasjonen og vurderingene

Hensikten med undersøkelsen er å kartlegge barnets omsorgssituasjon med utgangspunkt i bekymringsmeldingen, samt avklare om det er grunnlag for å iverksette tiltak i henhold til barnevernloven. Barneverntjenestens arbeid med undersøkelsen og konklusjon skal dokumenteres i et enkeltvedtak.

Barneverntjenesten i Tinn avslutter alle undersøkelser med vedtak, og det utarbeides en undersøkelsesrapport i alle undersøkelsessaker. Vedtaket bygger på informasjon fra undersøkelsesrapporten som beskriver meldingen, aktivitetene i undersøkelsen og innhentet informasjon. Det kommer frem av vedtaket og undersøkelsesrapporten at barnet og foreldrene har medvirket i undersøkelsen og at barneverntjenesten har foretatt barnevernfaglige vurderinger. Statsforvalteren vurderer at barneverntjenesten ivaretar barnets og foreldrenes medvirkning og barnets stemme i undersøkelsen, men at tjenesten bør jobbe med å få disse punktene tydeligere frem i vedtaket.

Barneverntjenesten skal alltid vurdere om handlinger og avgjørelser vil være til barnets beste jf. barnekonvensjonen artikkel 12 nr. 1 og barnevernloven § 4-1. Det fremkommer ikke i tilstrekkelig grad en vurdering av barnets beste i undersøkelsesrapporten og vedtaket som konkluderer undersøkelsen.

Tjenesten må gjøre en konkret vurdering av barnets beste i alle forhold og beslutninger som gjelder barnet.

Korona

Statsforvalterens vurdering er at tjenesten har gjort nødvendige vurderinger og tiltak for arbeidet med undersøkelsene som følge av koronasituasjonen i 2020-2021.

5.   Statsforvalterens konklusjon

I sitt arbeid med undersøkelser sikrer ikke Tinn barneverntjeneste at relevante barnefaglige vurderinger dokumenteres i tilstrekkelig grad, underveis og til slutt i undersøkelsen, herunder vurdering av barnets beste. Kommunen har ikke tilstrekkelig system og kontroll for å fange opp svikten.

Dette er brudd på forvaltningsloven § 11d, jf. barnevernloven §§ 4-3, 1-4, 4-1 og 2-1 andre ledd jf. kommuneloven § 25-1.

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

Statsforvalteren ber om at det utarbeides en samlet oversikt med en detaljert plan for hvordan lovbruddet vil bli rettet og iverksatt i tjenesten.

Planen skal som minimum inneholde følgende:

  • tiltak som allerede er iverksatt og tiltak som skal iverksettes for å rette lovbruddet
  • tidspunkt og ansvar for gjennomføring av tiltakene
  • hvordan ledelsen vil følge med på at tiltak blir iverksatt og gjennomført
  • tidspunkt for evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt

Planen må forankres i ledelsen i kommunen. Vi ber om at planen sendes oss innen 30. september 2021. På bakgrunn av innsendt plan vil Statsforvalteren vurderer hvordan vi skal følge opp tilsynet videre.

Med hilsen

Kari Evensen
direktør i oppvekstavdelingen

Maria Therese Borsodi
seniorrådgiver

 

 

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

Varsel om tilsynet ble sendt 21. januar 2021.

Tilsynet var planlagt gjennomført 21. - 22. april 2021. Med bakgrunn i smittesituasjonen i Vestfold og Telemark, ble tilsynet avtalt utsatt til 2. - 2. juni 2021.

Forberedende møter med virksomheten ble gjennomført 24. mars 2021 og 13. april 2021.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Tinn barneverntjeneste, og innledet med et kort informasjonsmøte 02.06.2021. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 03.06.2021.

Etterspurt dokumentasjon var tilsendt og ble gjennomgått i forkant av tilsynet. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

  • Administrativt delegasjonsreglement for Tinn kommune
  • Skjema for anvisningsfullmakt og delegasjon
  • Beskrivelse av intern møtestruktur som omhandler undersøkelsesarbeidet
  • Oversikt over ansattes gjennomførte e-læringskurs i 2019
  • Oversikt over ansattes gjennomførte e-læringskurs i 2020
  • Oversikt over ansattes gjennomførte e-læringskurs 01. – 11.02.2021
  • Rutiner for internkontroll – Tinn barneverntjeneste
  • Rutine for midtveisevaluering i undersøkelse
  • Virksomhetsplan for barnevern – 2020
  • Rutine for mottak av bekymringsmelding
  • Rutine for undersøkelse etter melding
  • Rutine for vedtak om tiltak
  • Rutine for avslutning av sak
  • Tilstandsrapport for barnevern i Tinn – 2020
  • Virksomhetsplan for barnevern – 2021
  • Liste over 10-15 barn i ulike aldre og deres foreldre – som har hatt barnevernundersøkelse i 2020
  • Liste over de 20 siste undersøkelsene ved barneverntjenesten

Barneverntjenesten i Tinn ba om å få legge frem 5 mapper hvor undersøkelsen var avsluttet våren 2021. Dette med bakgrunn i at det var innført nye rutiner for midtveisevaluering og dokumentasjon av vurderinger. Dette ble imøtekommet og Statsforvalteren gjennomgikk disse mappene i tillegg til de sakene som var oppført på liste ved innsendt dokumentasjon.

Totalt gjennomgikk Statsforvalteren 25 mapper hvor det var gjennomført undersøkelse. Alle dokumenter og journaler som omhandlet siste undersøkelse og eventuelt tidligere undersøkelse ble gjennomgått.

I dette tilsynet har vi gjennomført samtale med fem foreldre som har hatt undersøkelse fra barneverntjenesten i Tinn i 2020. Alle foreldrene som var oppgitt på liste fra barneverntjenesten ble kontaktet med forespørsel om samtale i forkant av tilsynet.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet i Tinn kommune, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

  • fagsjef, Gunn Helen Vårvik, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
  • seniorrådgiver, Helena Glede, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
  • seniorrådgiver, Maria Therese Borsodi, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2020–2021 Undersøkelser i barnevernet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk