Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Bamble kommune 2022

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Bamble kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet i forbindelse med tilsynet:

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdagen med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 20.04.2022 på Halen Gård. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her.

2.  Hovedinntrykk

Bamble kommune har over svært lang tid levert meget gode resultater ved Fylkesmannens/Statsforvalterens tilsyn og andre vurderingsaktiviteter, inkludert en nasjonal tittel som årets beredskapskommune. Kombinert med at kommunen også har hatt beredskapshendelser som har vært utfordrende, med «Full City» som den største om vi ser bort fra pandemien, har dette gitt en organisasjon som har beredskap i

«ryggmargen». Kommunen utnytter blant annet beredskapsrådsmøtene sine på en meget god måte, noe som både sikrer involvering av eksterne og gode resultater. Under pandemien har kommunen vært positiv til å yte bistand til nabokommuner (Larvik ifm registrering og testing ved ferjeanløp og Skien ved oppstarten av karantenehotell på Langbryggene). Kommunen har bidratt aktivt i og hatt utbytte av samarbeidet i Beredskapsnettverket i Grenland, og mottatte dokumenter nå i forbindelse med tilsynet indikerer også at en har funnet en god form på samarbeidet gjennom Grenland Brann og Redning. Utover dette er kommunen også vertskommune for IUA Telemark, med det beredskapsfokus som følger av denne oppgaven.

Helhetlig ROS-analyse er revidert i 2021, og vedtatt i kommunestyret 18. mars. Den er basert på veilederen fra DSB og ivaretar alle forskriftskravene. Analysen har en god kommunebeskrivelse og 18 relevante scenarier. Forbedringspotensialet her ligger først og fremst i involveringen av eksterne, som i utgangspunktet er ganske så god, men når en skal peke på et forbedringspotensiale så blir det dette.

Kommuneplanens samfunnsdel har på side 10 et meget godt og konkret kulepunkt om å legge til rette for infrastruktur som sikrer kommunikasjon og beredskap i hele Bamble, men temaet samfunnssikkerhet og beredskap kunne totalt sett vært mer løftet fram.

Arealdelen er fra 2015 (rullering pågående). Den har i planbeskrivelsen et eget kapittel (13) om Miljø og samfunnssikkerhet.

I planstrategien for 2020-2023 mangler viktige planer knyttet til samfunnssikkerhet og beredskap (helhetlig ROS, overordnet beredskapsplan og plan for helsemessig og sosial beredskap), men dette er rettet opp i årets rullering av planoversikten for 2020-2023.

Oppfølgings- og kompetansutviklingsplanen bygger på en mal fra Porsgrunn kommune og er et solid produkt som legger til rette for og sikrer det systematiske og helhetlige beredskapsarbeidet i kommunen.

Overordnet administrativ og operativ beredskapsplan er oppdatert og har et innhold i tråd med forskriftskravene. Den bygger på metodikken «proaktiv beredskapsledelse»», som fordrer en godt øvet krise-/beredskapledelse med støtteapparat for å gi et godt utbytte. Dette vurderer Statsforvalteren at kommunen legger opp til gjennom kurs, øving og annen beredskapsaktivitet.

Sammenfallende i tid med dette tilsynet har Statsforvalteren på høring rullering av arealplanen for Bamble kommune. Storulykkevirksomhetene utgjør en sentral del av risikobildet i Bamble, og manglende avmerking i plankart av hensynssoner rundt storulykkevirksomhetene i kommunen vil medføre en innsigelse om det ikke rettes opp. Gjennom intervjuene, der vi tok opp hendelsen på Rafnes 22. mars, fremkom det at kommunen så et behov for å heve samarbeidsnivået med industrien for å få på plass

 bedre varsling og informasjon ved hendelser. Statsforvalteren understøtter fokus på et slikt samarbeid og å få på plass rutiner i nær fremtid.

Når det gjelder helseberedskap så er alle lovfestede dokumenter og planer på plass og oppdatert på overordnet nivå, også med tanke på den pågående pandemien.

Kommunen har også dokumentert, blant annet gjennom dokumenter fremlagt under tilsynsdagen, at man på helse- og omsorgsområdet (nå Velferd) har brukt ROS-analyser som verktøy i beredskapsarbeidet på en god måte. Kommunalområdet har et internt beredskapsutvalg som brukes ved utarbeidelsen av ROS-analysene. I og med at kommunen er i starten av innføringen av en ny planstruktur er nye beredskapsplaner og tilhørende analyser for virksomhetene ikke på plass under tilsynet, men denne overgangsperioden dekkes med eksisterende planverk.

Når det gjelder sosialdelen av helse- og sosialberedskapen så fremkom det i intervjuet med stedfortreder for kommunalsjef Velferd at dette har hatt fokus under pandemien. Videre at det under pågående omorganisering er lagt til rette for styrket oppfølging av de som kan trenge særskilt bistand under beredskapshendelser.

Beredskapsplan for MHV er på plass, men er tilpasset den interkommunale virksomheten og ikke tilstrekkelig lokalt tilpasset eller underbygget av relevante ROS analyser. Dette er ett av flere gjennomgående funn ved andre tilsyn og vil følges opp med en egen fagdag i regi av Statsforvalteren.

Innenfor kommunalområdet oppvekst foreligger beredskapsplaner, men av de to innsendte planene fra virksomheter så var den ene (fra en skole) langt å oppfatte som en mal som i liten grad var tatt eierskap til. Den andre planen (fra en barnehage) var dominert av fokus på trusler/villede hendelser, og fremstod ikke fullt ut som en generell beredskapsplan. Tilsynsgruppa oppfordrer til en tett og god oppfølging av virksomhetene når nye beredskapsplaner og ROS skal utarbeides. Her kan man involvere det kommunalsjefen i intervjuet omtalte som «operativ gruppe», gitt at dette tilsvarer et beredskapsutvalg for kommunalområdet, slik tilsynsgruppa oppfattet.

Kontinuitetsplanlegging, da særskilt mtp. personell, pekes på av kommunalsjefen som et forbedringsområde. Det samme gjelder oppfølgingen av det lavterskel interkontrollverktøyet som er utarbeidet i form av «selvangivelser». Det er delvis i bruk på skolene, og i mindre grad i barnehagene.

PLIVO er et fokusområde for beredskap i kunnskapssektoren. Siden det ikke er gjennomført øvelse med slikt tema så oppfordret tilsynsgruppa under intervjuet at det gjennomføres, gjerne i forbindelse med planleggingsdag, en spilløvelse med PLIVO-tema der lærerkollegiet spiller både personale og elever. Her kan man be om bistand fra lokalt politi til gjennomføring.

Områdeplan Grasmyr, der tanken er å sette samlet fokus på beredskap for de virksomhetene - kommunale og ikke-kommunale – som blir lokalisert samlet i dette området er et godt grep der kommunen vil synliggjøre på en fin måte sin særskilte rolle som veileder og pådriver for et helhetlig lokalt beredskapsarbeid.

Vi vil trekke fram som positivt:

Flotte maler/føringer for beredskapsplaner og ROS på kommunalområde- og virksomhetsnivåene

• God oppfølging på øvingsområdet gjennom pandemien
• God satsing på CIM som krisestøtteverktøy (innspill om behov for forbedringer/tilpassing til kommunenes behov er registrert)
• Kommunen har et beredskapsråd som er godt sammensatt og brukes aktivt
• Områdeplan Grasmyr – helhetstenking
• Læringspunkter fra evaluering av tidligere hendelser er vist implementert i planverk, eksempelvis ved lokalisering av EPS-senter.

Noen utfordringer:

• Det gjenstår en omfattende jobb med innføringen av nytt planverk og tilhørende ROS-analyser på kommunalområde- og virksomhetsnivå (alle planer forutsettes å bygge på en eller annen form for ROS-vurdering). Det er veldig bra at maler er utarbeidet og på plass, nå gjelder det å sette av tid til arbeidet
• For beredskapsplanene er det viktig at malene brukes nettopp som det, og at planene tekstlig og innholdsmessig er med og sikrer det nødvendige eierskapet
• For ROS-analysene er det viktig at de er tilpasset nivået de utarbeides for og at tiltakene blir spesifikke og målbare for å sikre at de kan følges opp i etterkant
• Kommunen har på en meget grundig måte besvart det oversendte Det utfylte skjemaet kan med fordel leses av flere – for eksempel medlemmene i beredskapsledelsen med stab og de ulike virksomhetslederne

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller forhold som tilsynsgruppa fant det nødvendig å påpeke særskilt i egne kommentarer.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

4.  Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne tilsynsrapporten.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261