Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Drangedal kommune 2022

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Drangedal kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet i forbindelse med tilsynet:

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdagen med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 17.03.2022 på kommunehuset. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.
Ikke publisert her.

2.  Hovedinntrykk

Drangedal kommune har jobbet jevnt og trutt med beredskap gjennom flere år, og er «på hugget» med en tydelig stemme ved hendelser. Beredskapsarbeidet er meget godt forankret i organisasjonen, ikke minst i øverste politiske og administrative ledelse, og kommunen bruker beredskapsrådet sitt aktivt. Kommunen har også en beredskapskoordinator som har hatt rollen i noen år nå, og som følger meget godt opp det løpende beredskapsarbeidet, samtidig som det både tenkes nytt og jobbes proaktivt.

Helhetlig ROS-analyse er godkjent i kommunestyret 14. juni 2018. Den er basert på veilederen fra DSB og ivaretar alle forskriftskravene. Revisjonsarbeidet er startet opp, og Statsforvalteren legger til grunn at den nye analysen vil være på plass i rimelig tid.

Kommunen bør i denne sammenhengen benytte sjansen til å ta stilling til ROS-kravet for arealdelen av kommuneplanen, om areal-ROS skal være en egen analyse eller inngå som del i den helhetlige ROS-analysen.

Kommunen har på en meget god måte forankret arbeidet med samfunnssikkerhet i samfunnsdelen av kommuneplanen, der det på sidene 5 og 6 er er gode avsnitt for Klima og miljø (inkludert klimatilpasning) og Samfunnssikkerhet.

Det er også gjort meget gode beredskapsmessige vurderinger i arealdelen i kommuneplanen, blant annet kap 4.3.5 som henviser til overordnet ROS, kap 7.1 Risiko og sårbarhet og kap 8.4 Hensynssoner.

Planstrategien omtaler meget grundig temaet samfunnssikkerhet og beredskap og alle dokumenter for oppdatering og revisjon som kreves med grunnlag i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Det er en solid omtale av samfunnssikkerhet og beredskap i budsjett 2022 – Økonomiplan 2022-2025, og det er utarbeidet en solid og ambisiøs tiltaksplan for 2022.

Overordnet beredskapsplan er sist oppdatert 8. februar i år. Planen er godt tilpasset kommunens behov og dekker alle forskriftskravene. Planen er lettere tilpasset de foreliggende planer om revisjon med innføring av proaktiv stabsmetodikk som arbeidsmetode for beredskapsledelsen.

Plan for helsemessig og sosial beredskap er fra 2018, og revidert nå rett før tilsynet.

I tillegg ble det under tilsynet framlagt en beredskapsplan for helse og velferd, også fra 2018, som i stor grad beskriver beredskapshåndtering for denne virksomheten med spesielt fokus på beredskapsutvalg på dette nivået. Det vises i intervjuer til at planene er underbygget av ROS analyser og relevante hendelser er synliggjort med tiltakskort i planene. Det er behov for revisjon og samordning av dette planverket, som må underbygges av ROS analyser både på overordnet- og virksomhetsnivå.

Plan for smittevern er på plass og tilpasset dagens pandemisituasjon.

Beredskapsplan for miljørettet helsevern er på plass, men er en plan for den interkommunale virksomheten, og ikke tilstrekkelig underbygget av relevante ROS-analyser ut fra lokale forhold. Mangler ved denne planen er ett av flere gjennomgående funn i denne tilsynsrunden og vil følges opp med en egen fagdag kommende høst i regi av Statsforvalteren.

Innenfor oppvekstsektoren er planverk på plass ute i virksomhetene, men tilsynsgruppa har gitt innspill om at det i forbindelse med innføringen av nytt kvalitetssystem i kommunen bør gjøres en samlet gjennomgang av det sektoren sitter på av planer og utarbeides et overordnet dokument med blant annet føringer for hva som skal legges inn i kvalitetssyxtemet og hva som skal ligge i fagsystemene (f.eks. 1310 og Kriseportalen). For visse deler av planverket, f.eks prosedyrer/sjekklister for de mest alvorlige/akutte situasjoner/hendelser, bør det være lett tilgang på papirutskrifter.

Vi vil trekke fram som positivt:

• Kommunen har et godt sammensatt beredskapsråd som brukes aktivt, med aktive medlemmer
• Det er utarbeidet egen plan for ekomutfall, og kommunen har tatt ansvar for drift av to repeatere for Sikringsradioen, som er det alternative sambandet kommunen har planlagt med som supplement til/erstatning for Nødnett. Annonsering i lokalavisa med informasjon om dette alternative sambandet ved ekomutfall er et meget godt tiltak
• Krisestøtteverktøyet CIM brukes aktivt (men flere av de potensielle brukerne bør nok prioritere noe mer trening/øvelse
• Samarbeidet i Beredskapsnettverket i Grenland utnyttes aktivt av beredskapskoordinator
• Meget bra at ordfører og kommunedirektør deltok på NUSB-kurs i 2020 (Kriseledelse og proaktiv stabsmetodikk)
• Satsingen som er gjennomført på IKT-området er et meget godt sikkerhetstiltak, som dessverre er ytterligere aktualisert gjennom den siste tids hendelser

Noen utfordringer:

• Det er enda noe å hente på synliggjøring av ROS-analysene for planverk på kommunalområde- og virksomhetsnivå (alle planer forutsettes å bygge på en eller annen form for ROS-vurdering)
• En god del av de oversendte planer/prosedyrer mangler datering/frist for revisjon/oppdatering og ansvarlig for dette
• Eget beredskapsutvalg på kommunalområdet helse og velferd er et godt organisatorisk grep, men det fremgår at det er lite brukt. Tilsynsgruppa vil anbefale at det fokuseres på at utvalget jobber med forebygging og planverk, og ikke har fokus på en operativ rolle, da både kommunalsjefen og kommuneoverlegen er ment å skulle tiltre den kommunale beredskapsledelsen
• Kommunen har selv pekt på beredskapsplanverk på sosialområdet som en Å ta inn NAV-leder i beredskapsledelsen, samt å organisere stillingen rett under kommunedirektøren er gode grep for oppfølging av dette.
• Etablering av internt beredskapsutvalg som ligger inne som tiltak for mars måned er ikke gjennomført. Dette bør følges opp, da det vil være en viktig støtte for beredskapskoordinator i arbeidet, og medvirke til å sikre helhetlig oppfølging
• EPS- planen bør testes ifm neste kommuneøvelse

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller forhold som tilsynsgruppa fant det nødvendig å påpeke særskilt i egne kommentarer.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

4.  Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne tilsynsrapporten.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261