Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Larvik kommune 2022

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 19.01.2022
Adressen til kommunen: Feyers gate 7, 3255 Larvik
Kommunenummer: 3805
Kontaktperson i kommunen: Carl Erik Mathisen
Statsforvalterens tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder), Per Schjelderup, Kristin Olsen
Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Ingvild Aartun/Sigmund Skei
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 21.01.2022
Endelig tilsynsrapport sendt: 04.02.2022
Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt

1.1  Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Larvik kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds-/trusselsituasjoner.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet i forbindelse med tilsynet:

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdagen med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 19.01.2022 digitalt ved bruk av Microsoft TEAMS. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her.

2.  Hovedinntrykk

Larvik er en kommune som Statsforvalteren har registrert at over lang tid har prioritert arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap, og at dette arbeidet er både vel gjennomført og meget godt forankret i organisasjonen. Dette tilsynet har bekreftet denne oppfatningen. Alle dokumenter som er etterspurt ifm. tilsynet er på plass, og de dekker aktuelle lov- og forskriftskrav. Kommunen har også gjort en god jobb med fornying/oppdatering av planer basert på erfaringer høstet gjennom pandemien.

Tilsynsgruppa sitter etter tilsyndagen igjen med et inntrykk av en «samhandlende kultur» og en god rolleforståelse som legger godt til rette både for det forebyggende beredskapsarbeidet og for krisehåndtering.

Helhetlig ROS-analyse er revidert i 2021, og godkjent i kommunestyret 10. november. Den er basert på veilederen fra DSB og ivaretar alle forskriftskravene. Et godt og riktig grep med medvirkning fra Ungdomsrådet i dette arbeidet. Eldreråd eller tilsvarende kunne også vært aktuelle for slik medvirkning. En oppdatert oppfølgingsplan for tiltakene fra helhetlig ROS skal etter planen være på plass primo februar i år.

Kommunen har tydelig forankret arbeidet med samfunnssikkerhet i samfunnsdelen av kommuneplanen. Der er gode formuleringer rundt denne oppgaven, og kommunen har gjennomført et tidsriktig grep med oppkobling mot bærekraftsmålene. Det er også gjort gode beredskapsmessige vurderinger i arealdelen i kommuneplanen.

Planstrategien omtaler de påkrevde dokumenter for oppdatering og revisjon.

Et stort pluss for dokumentet «Mål og reglement for kommunens beredskapsarbeid – 2018» som gir føringer for og trekker opp linjene i beredskapsarbeidet. Et innspill her er at dokumentet, ikke minst siden det inneholder økonomiske fullmakter, bør forankres i kommunestyret i starten av hver valgperiode – gjerne i samband med en innføring i kommunens ansvar og oppgaver på området samfunnssikkerhet og beredskap.

Overordnet administrativ og operativ beredskapsplan er oppdatert og har et innhold i tråd med forskriftskravene. Den bygger på metodikken «proaktiv beredskapsledelse»», som fordrer en godt øvet krise-/beredskapledelse med støtteapparat for å gi et godt utbytte. Dette vurderer Statsforvalteren at kommunen har på plass.

Når det gjelder helseberedskap så er alle lovfestede dokumenter og planer på plass og oppdatert, også med tanke på den pågående pandemien. Den overordnede helseberedskapsplanen har en hensiktsmessig oppdeling, i utgangspunktet i fem deler, men nå supplert med en helt ny del F – plan for pandemi.

Kommunen har en god overordnet kontinuitetsplan, som også inneholder mal for kontinuitetsplanlegging på virksomhets-/avdelingsnivå og mal for tiltakskort.

Beredskapsplan for MHV er på plass, men er ikke tilstrekkelig underbygget av relevante ROS analyser. Dette er ett av flere gjennomgående funn ved andre tilsyn og vil følges opp med en egen fagdag i regi av Statsforvalteren.

Innenfor oppvekstsektoren er forventede beredskapsplaner på plass ute i virksomhetene, og det er krav til ROS-analyser og øvingsaktivitet. Oppfølgingen av dette arbeidet kan nok styrkes noe.

Vi vil trekke fram som positivt:

• Interne beredskapsnettverk på flere nivå i kommunen (overordnet og innenfor kommunalområdet Helse og mestring) som vurderes som suksessfaktorer for gode og oppdaterte planer
• Kommunen har et beredskapsråd som er brukt aktivt, med 3-4 møter gjennom det foregående året
• Anskaffelse og bruk av Nødnetterminaler i hjemmetjenesten
• Et godt trent Servicetorg med god CIM-kompetanse
• Kommunen har 2 hele stillinger for å dekke opp kommunelegefunksjonen og det er godt fokus på å sikre medvirkning fra «den medisinskfaglige stemmen»
• Kommunen har 4 årsverk til kommunikasjonsoppgavene
• Utfordringen med fremkommelighet for brannberedskap langs den gamle jernbanetraseen mellom Larvik og Porsgrunn er finansiert og fulgt opp
• Godt samarbeid mellom miljørettet helsevern (MHV) i kommunen og brann mtp utarbeidelse av beredskapsplan for MHV
• De oversendte evalueringsrapportene bygger på felles mal og er gode
• Ny lovpålagt ROS-analyse for brannberedskapen skal til politisk behandling i juni

Noen utfordringer: 

• Det er enda noe å hente på synliggjøring av ROS-analysene for planverk på kommunalområde- og virksomhetsnivå (alle planer forutsettes å bygge på en eller annen form for ROS-vurdering). Samtidig veldig bra at maler er utarbeidet og på plass
• Sikre oppfølging av tiltak fra hendelser og øvelser, for eksempel ved å samle alle disse tiltakene i oppfølgingsplanen som utarbeides etter revisjon av helhetlig ROS-analyse (merket med hvor de kommer fra)
• Når øvingsansvaret legges ut på virksomhetsnivå bør dette følges opp med f.eks. koordinering av øvingstema og innhenting av kompetanse ifm dette temaet og/eller ved å organisere et samarbeid om øvingsgjennomføring mellom virksomhetene, eks ved å være spillstab for hverandre
• Kommunikasjonsavdelingen med tilhørende medarbeidere er vanskelig å finne på kommunens Et organisasjonskart for hele virksomheten savnes også
• Planverk for befolkningskommunikasjon/oppmøtesteder ved akutte bistandsbehov ved ekomsvikt bør oppdateres og følges opp. Kommunedirektøren avklarer dette oppfølgingsansvaret

Innspillet fra leder kommunikasjon om at Statsforvalteren burde være pådriver for etablering av et regionalt nettverk for de kommunikasjonsansvarlige i kommunene er notert og vil bli fulgt opp.

Kommunen har en utfordring med finansiering av redningsdykkerberedskapen (600.000,-/år), en beredskap som ikke er lovpålagt, og hvor det viser seg at hoveddelen av oppdragene er bistand i andre kommuner. Videreføring forutsetter samarbeid med flere kommuner eller gjennom annen ekstern finansiering. Statsforvalteren har notert seg dette, og vil gjerne bistå i oppfølgingen.

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller forhold som tilsynsgruppa fant det nødvendig å påpeke særskilt i egne kommentarer.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2  Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

4.  Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne tilsynsrapporten.

Rapporten blir publisert på den nasjonale tilsynskalenderen: https://tilsynskalender.statsforvalteren.no/

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261