Rapport etter tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Seljord kommune 2022

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

1.1  Formål og heimelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å sjå til om Seljord kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har òg sett på delar av beredskapsarbeidet på sektornivå, innanfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordna tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon - heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern.

Beredskapskrav innanfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplanar på sektor- og/eller einingssnivå (skule/barnehage) med særskilt fokus på valds-/trusselsituasjonar.

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

Nr.	Dokument	Datering
1.	Utfylt kartleggingsskjema	Mai 2022
2.	Heilskapleg risiko- og sårbarhetsanalyse	22.06.2016
3.	Kommuneplanens samfunnsdel 2017-2029	2017
4.	Kommuneplanens arealdel	11.01.2022
5.	Planarbeid i Seljord kommune 2020-2023 - Planstrategi	15.10.2020
6.	Handlingsprogram til samfunnsdelen av kommuneplanen 2022-2025	2022
7.	Budsjett 2022. Økonomiplan med handlingsdel 2022-2025	2022
8.	Overordna beredskapsplan – Administrativ del	26.03.19
9.	Overordna beredskapsplan – Operativ del (U.OFF.)	29.03.2022
10.	Varslings- og ressursliste til overordna beredskapsplan	13.05.2022
11.	Delplan for atomberedskap	14.03.2022
12.	Kompetanse- og opplæringsplan for beredskapsleiing	April 2018
13.	Evaluering – hending med uvær og bortfall av straum og telefoni 19.11.21	Udatert
14.	Helseberedskapsplan 2022-2030 (utkast)	Mai 2022
15.	Beredskapsplan for Nesbukti pleie- og omsorgssenter – Operativ del (U.OFF.)	05.06.2019
16.	Smittevernplan	03.05.2022
17.	Pandemiplan for Seljord kommune	27.02.2020
18.	Tiltaksplan for massevaksinering i Seljord kommune	07.12.2020
19.	Kontinuitetsplan – Helse og omsorg	25.09.2020
20.	Kontinuitetsplan – Nesbukti pleie- og omsorgssemter	15.06.2020
21.	Kontinuitetsplan – Isolat Nesbukti – Avdeling C	Jan. 2021
22.	Kontinuitetsplan – Heimetenesta	11.11.2020
23.	Kontinuitetsplan – Seljord helsesenter	13.12.2021
24.	Kontinuitetsplan – Teneste for funksjonshemma	13.05.2022
25.	Prosedyre – Besøk ved Nesbukti, Nestunet og Steinmoen under koronapandemi	Udatert
26.	Retningslinje for utskrivning av pasienter fra STHF ved pandemi	25.03.2020
27.	Informasjon om Koronavirus Covid-19 for hjemmebaserte tjenester	19.03.2020
28.	Prosedyre – Smittevern koronavirus – institusjon og heildøgns omsorg	29.05.2020
29.	Prosedyre – Hjemmeisolasjon	18.03.2020
30.	Prosedyre – Informasjon om og retningslinjer for håndtering av Koronavirus for Teneste for funksjonshemma	19.03.2020
31.	Beredskapsplan ved sjukdom og ulykker – Barnehagane i Seljord	Aug. 2017
32.	Rutine for handtering av vald – akutt åtferdsproblematikk	Jan 2010
33.	Tiltaksliste ved alvorlig ulykke på skolen – akuttfase	Udatert
34.	PLIVO-retningslinje	Udatert
35.	PLIVO-rutine barnehage	12.05.2022
36.	PLIVO-rutine (plakat) - barnehage	Udatert
37.	PLIVO-rutune grunnskule	12.05.2022
38.	PLIVO-rutine (plakat) – grunnskule	Udatert
39.	Overordna organisajonskart	Udatert
40.	Plan for førebygging av hatkriminalitet og valdeleg ekstremisme – Seljord kommune 2016	06.10.2016
41.	Rutineperm for barnvernsarbeid i Vest-Telemark	24.03.2009
42.	Tryggleiks- og beredskapsplan for Dyrsku’n 2019	2019
43.	Beredskapsplan tunnel. Del 2 Spesiell del for Mælefjelltunnelen	08.12.2019
44.	Samarbeidsavtale om beredskap mellom Seljord kommune og Seljord Røde Kors 2017-2021	Udatert
45.	Lokale føresegner: https://lovdata.no/sok?q=seljord+kommune+korona

Desse dokumenta blei ettersendt i løpet av tilsynsdagen:

Nr.	Dokument	Datering
1.	Kommunikasjonsplan for beredskap og uynskte hendingar	Mai 2022
2.	Avtale om beredskapsvann – Freshwater Norway	08.10.2022

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 01.06.2022. Kven som bidrog i arbeidet med kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

2.  Hovudinntrykk

Dei overordna krava knytta til den kommunale beredskapsplikta er ivaretekne, ved at planverk i hovudsak er på plass. Den store utfordringa ligg i å få gjennomført revisjonar og oppdateringar. Stor utskifting i kommuneleiinga dei siste åra, kombinert med pandemihandtering, er med på å forklare manglande kapasitet til oppdatering av planverk. Samtidig med slik oppdatering bør det óg vurderast noko justering av utforming og målsettingar for særskilt beredskapsplanane.

Kommunen har jobba godt under pandemien, der ein óg har teke på seg ansvar utover eigen kommune, og aktiviteten i det kommunale beredskapsrådet er fulgt opp.

Beredskapsrådet er breitt samansett med god og aktiv ekstern deltaking.

Det er utarbeidd mykje godt og situasjonsbetinga planverk, og det vert viktig å sikre den kunnskapen og erfaringa pandemien har gjeve.

Samfunnstryggleik og beredskap er godt omtalt i kommuneplanen sin samfunnsdel og særskilt i oppfølgingsplanen. Kommunen er god på oppfølging av planføresegner knytta til flaum/skred, og har også initiert eigne kartleggingar av desse utfordringane.

Heilskapleg ROS-analyse er frå 2016 og vart gjennomgått i samband med tilsynet i 2018. Analysen er eit godt utgangspunkt for det pågåande revisjonsarbeidet, der det så langt er gjennomført eit arbeid med omsyn til kva for hendingar/tema som skal inngå i revidert analyse. Sidan revisjonsarbeidet har drege ut i tid, og nye erfaringar er hausta gjennom pandemi, Ukraina-krisen og andre meir lokale hendingar, så tilrår me ein ny gjennomgang av kva for hendingar/tema som skal analyserast denne gongen.

Overordna beredskapsplan er god og dekkande og oppfyller forskriftskrava, med god tydeleggjering av oppgåver og ansvar, men her tilrår me ein gjennomgang for ytterlegare å tilpasse planen.

Eit årshjul for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap kunne vere ei god hjelp i å sikre oppdatering/oppfølging av ROS-analysar og planverk.

Helseberedskap

Kommunen har i forkant av tilsynet utarbeidd ein helseberedskapsplan som skal politisk handsamast i september, ein plan som inneheld både pandemiplan og smittevernplan. Kommunen har ikkje utarbeidd plan for miljøretta helsevern, men ansvaret er avklart, prosessen er i gong, og målsettinga er at planen skal ferdigstillast i løpet av hausten.

Kommunen har mykje godt planverk på helsesida som er utarbeidd gjennom pandemien. Dette inneheld kontinuitetsplanar for dei forskjellige einingane, pandemiplan og plan for massevaksinasjon. Mykje av planverket har fungert som arbeidsdokument i handteringa av pandemien, og erfaringane herfrå gir eit særs godt utgangspunkt for å hente ut det generiske slik at det kan fungere godt i ei anna krise. Kommunen kan med fordel vurdere å rydde i planverket på helsesida, og ta erfaringane frå pandemien inn i planverket.

Kommunen har teke på seg kommuneoverlegeansvaret òg for Kviteseid. Kommuneoverlegen rapporterer til rådmannen og har 60 prosent stilling som kommuneoverlege. Kommunen har nyleg styrkt helsesenteret med ei fastlegestilling, og det blir arbeidd med ytterlegare ei stilling. Kommunen har ikkje problem med rekruttering av fastlegar og har eit godt utstyrt helsesenter. Seljord driftar òg ei interkommunal legevakt.

Kommunen har berre ein sjukeheim, og det framkom divergerande opplysningar om sjukeheimen har eit fast stasjonert naudstraumaggregat på sjukeheimen og om dette har kapasitet til å drifte sjukeheimen ved langvarig bortfall av straum. Kommunen bør klargjere kvar pasientane på sjukeheimen skal evakuerast til dersom dette skulle bli naudsynt.

Kommunen har lager for smittevernmateriell og har definert kven som er ansvarleg for dette. Kommunen har ansvar for legemiddelforsyninga til bebuarane på sjukeheimen i kommunen. Svikt i legemiddelforsyning førekjem stadig oftare og kan ha stor konsekvens, og kommunen bør vurdere om forsyningstryggleiken er tilstrekkeleg ivareteke. Kommunen vil frametter satse på velferdsteknologi. Dette kan gje nye utfordringar for samfunnstryggleiken, og vil vere eit aktuelt tema i heilskapleg ROS.

Oppvekst

Ved førre tilsynet vart det påpeikt at kommunen ikkje hadde planverk som dekte PLIVO- hendingar. Her er gjort mykje arbeid i etterkant, slik at eit godt grunnlag no er på plass. Dette bør snarleg prøvast ut gjennom ei øving. Det me sakna under tilsynet er ein generell beredskapsplan for skule/barnehage. Denne er under utarbeiding og skal etter planen vere ferdig før sommarferien og det nye skuleåret.

Som positivt vil me trekke fram:

• Kommunen har jobba særs godt under pandemien, inkludert å ta på seg oppgåver for nabokommune (kommuneoverlege, isolat )
• Mye godt planverk utarbeidd under pandemien – desse utgjer eit godt grunnlag for utvikling av generiske planar/delplanar/tiltakskort mv.
• Godt grunnlag i beredskapsplanverket slik det føreligg, med funksjonskort (men ein gjennomgang for forenkling er tilrådd)
• Styrking av fastlegebemanninga - eit godt grep for grunnberedskapen
• God evaluering med konkrete tiltak etter uveret 11.21
• God samansetting av kriseleiinga
• Veldig god aktivitet i det kommunale beredskapsrådet, med mange og aktive eksterne deltakarar (med kommunen som pådrivar)

Nokre utfordringar:

• Finne/avklare naudsynte ressursar for å halde jamn aktivitet i beredskapsarbeidet, med oppdatering av ROS-analysar og beredskapsplanar, samt gjennomføring av øvingsaktivitet
• Tilpasse (ambisjonsnivå) og oppdatere planverket
• Vurdere å redusere antall plandokument, men samstundes avklare om det er nokre planar som manglar (beredskapsplan for kommunehuset som døme)
• Avklare nærare status og målsettingar for naudstrømsforsyning generelt og for sjukeheimen spesielt
• Avklare rolle og styringsline(r) for nyoppretta helseberedskapsgruppe
• Stedfortredere er ikkje avklart for alle funksjonar
• Hauste inn pandemierfaringene og nytttiggjere seg dei planane som er laga for å utvikle gode generiske planar
• Avklare/styrke linja for krisehandtering (sentralbord)
• Vurdere samarbeidsavtale for beredskap med Dyrsku’n (og andre)
• Utfordrande at det er så stor ulikskap mellom dagleg- og kriseorganisering av kommunikasjonsarbeidet. Noko uklar rollefordeling kom fram i intervjua
• Alle planar bør daterast og synleggjere når neste revisjon skal gjennomførast, samt kven som er ansvarleg for at det blir gjort

3.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte fire avvik. Sjå òg kommentarar.

3.1  Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vore omfatta av tilsynet.

Avvik nr. 1

Seljord kommune har ikkje ein oppdatert heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse

Regelverkstilvising:

Sivilbeskyttelseslova § 14, 2. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6, ledd, punktum

Utdjupande kommentar:

Heilskapleg ROS skal oppdaterast i takt med revisjon av kommunedeplanar. Det vil seie at kommunen kvart 4. år skal vurdere* om heilskapleg ROS skal reviderast. Samstundes er det krav om at analysen skal oppdaterast når risiko- og sårbarhetsbiletet endrast og/eller ein gjennom evalueringar av hendingar og øvingar finn grunnlag for endringar.

* Vurderingane og konklusjonen med omsyn til revisjon av heilskapleg ROS skal gå fram i planstrategien.

Avvik nr. 2

Seljord kommune har ikkje ein oppdatert overordna beredskapsplan

Regelverkstilvising:

Sivilbeskyttelseslova § 15, 3. ledd og forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6, ledd, punktum

Utdjupande kommentar:

Kommunens beredskapsplan skal til einkvar tid vere oppdatert, og som eit minimum reviderast ein gong kvart år.

Avvik nr. 3

Seljord kommune har ikkje ein oppdatert helse- og sosialberedskapsplan som er stadfesta i kommunestyret

Regelverkstilvising:

• § 1 og 2 i forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap.

Utdjupande kommentar:

Kommunen pliktar å utarbeide og halde oppdatert ein beredskapsplan for dei helse- og omsorgstenester og sosialtenester han skal sørge for eit tilbod av eller er ansvarleg for.

Planen for helsemessig og sosial beredskap må, når han er ferdig, stadfestast av kommunestyret.

Avvik nr. 4

Seljord kommune har ikkje utarbeidd beredskapsplan for hendingar innanfor miljøretta helsevern

Regelverkstilvising:

Lov om folkehelsearbeid § 28

Utdjupande kommentar:

Kommunen pliktar å utarbeide ein beredskapsplan for sine oppgåver etter denne lova sitt kapittel 3 i samsvar med helseberedskapslova.

3.2  Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvaltaren meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Kommentar nr. 1 - Oppfølgingsplan for heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse

Det er ikkje utarbeidd ein dekkande plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet på bakgrunn av heilskapleg risiko- og sårbarheitsanayse etter revisjonen i 2016, jamfør krav i Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3, bokstav a.

Kommunen bør:

• Starte opp utarbeiding av slik plan for oppfølging etter at revidert heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse er godkjent i kommunestyret
• Involvere det kommunale beredskapsrådet aktivt – mange av tiltaka som er identifisert i heilskapleg ROS vil det vere eksterne aktørar som er heilt eller delvis ansvarlege for å følgje opp
• Vektlegge at tiltaka som vert utarbeidd er konkret og målbare og at ansvarleg(e) for gjennomføring vert utpeika og at tidsfristar vert sett

Kommentar nr. 2 – Oppdatering og oppfølging av kompetanse- og opplæringsplan

Kommunen har ein kompetanse- og opplæringsplan for beredskapsleiing frå 2018 som dekkjer kravet i Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7, 2. ledd, men planen er ikkje oppdatert og heller ikkje følgd opp med opplæringstiltak slik dei er skissert for dei einskilde rollane i kriseleiinga.

Kommunen bør:

• Revidere planen og leggje til rette for oppfølging, til dømes ved å utarbeide eit årshjul for beredskapsarbeidet, der status for kompetanseheving og opplæring (øving) er lagt inn som eit oppfølgingspunkt
• Vurdere å utvide planen med sentrale rollar i krisestab, til dømes linja for kommunikasjonen med innbyggjarane (sentralbord)

Kommentar nr. 3 – Evakueringsplan for sjukeheimen

Kommunen har evakueringsplanar i tråd med krav i Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4d, men tilrår ein gjennomgang av evakueringsplanen for sjukeheimen. Dette då staden kommunen har planlagt med har avgrensa med fasilitetar og er tiltenkt ei generell rolle som senter for evakuerte.

Kommunen bør:

• Avklare eigna stad for ei lengre evakuering av institusjon og om naudsynt inngå beredskapsavtale om slik bruk
• Beredskapsavtalen bør ta høgd for eventuell evakuering av heimebuande pasientar

4.  Vidare oppfølging

Kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Planen skal sendast til Statsforvaltaren innan 15. august.

Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer Statsforvaltaren om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast to veker etter at Statsforvaltaren har motteke kommunen sin oppfølgingsplan.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Statsforvaltaren sin tilsynsleiar kontaktast:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261