Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Skien kommune 2022

1.   Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 15.06.2022
Adressen til kommunen: Postboks 58, 3701 Skien
Kommunenummer: 3807
Kontaktperson i kommunen: Svein Skaara/Carina Halvorsen
Statsforvalterens tilsynsgruppe: Mari Løwehr (tilsynsleder), Per Schjelderup, Ingvild Aartun
Tilsynsrapporten er skrevet av: Mari Løwehr
Tilsynsrapporten er godkjent av: Ingvild Aartun
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 23.06.2022
Endelig tilsynsrapport sendt: 27.06.2022
Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt

1.1 Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Skien kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan  for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds- /trusselsituasjoner.

1.3. Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet i forbindelse med tilsynet:

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdagen med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 15.06.22. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.
Ikke publisert her.

2.   Hovedinntrykk

Skien kommune har i en årrekke jobbet helhetlig og systematisk med samfunnssikkerhet og beredskap. Arbeidet er meget godt forankret i overordnede dokumenter, og samtlige planer som er etterspurt ifm. tilsynet er på plass og dekker aktuelle lov- og forskriftskrav. Kriseledelsen fremstår som samkjørte med god rolleforståelse og krisehåndteringsevne, noe et par år med pandemihåndtering og andre sammenfallende hendelser har lagt godt til rette for.

Helhetlig ROS-analyse er godkjent i kommunestyret 19. mai, 2022. Den er i form basert på veilederen fra DSB og ivaretar alle forskriftskravene. Det har vært en god ekstern involvering og bred intern deltakelse i arbeidsgruppene for å sikre forankring og høy faglighet. Analysen av de totalt 17 uønskede hendelsene fremhever seg med svært gode betraktninger/vurderinger basert på lokale forhold. Videre har man lagt et godt grunnlag for å lykkes med den store utfordringen som ligger i å følge opp de identifiserte tiltakene, ved å innarbeide disse i «Plan for samfunnsikkerhet og beredskap 2016-2026», i kap 8.2 (Mål og tiltak fra Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse).

Det vises gjennomgående til god systematikk for oppfølging av samfunnsikkerhet- og beredskapsarbeidet. Et konkret eksempel er den årlige Beredskapsuka som kommunen gjennomfører der blant annet oppdatering og revisjon av beredskapsplanverket foretas. Plan for samfunnsikkerhet og beredskap 2016-2026 beskriver årshjul, egne mål og tiltak for beredskapskoordinator, internkontroll, ROS og øvelser. Det er utarbeidet en egen opplæringsplan for samme periode, som nå vurderes tatt inn i førstnevnte.

Kommuneplandokumentene, samfunnsdel og arealdel, er dokumenter som på en svært god måte legger føringer for- og forankrer kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. I samfunnsdelen 2022-2034 er samfunnssikkerhet og beredskap beskrevet under «Trender og utfordringer» og klimatilpasning er beskrevet under «Slik skaper vi en Attraktiv by». Pågående revisjon av arealdelen hensyntar klimaendringer, grønnstruktur, og bærekraftig arealforvaltning. Eksempelvis definerer kommuneplanbestemmelser (45 og 46) hvilke utredningskrav og hensyn som skal tas i aktsomhetsområder for flom og skred, og det er utarbeidet egne sjekklister for ROS til reguleringsplaner.

Overgang til proaktiv stabsmetodikk pågår, noe som innebærer en omfattende revisjon av overordnet beredskapsplan. Beredskapsplanen deles inn i en administrativ og operativ plan, derav den siste blir unntatt offentlighet. Varslingslistene og sentrale vedlegg ble oppdatert i mars 2022. Samlet gir beredskapsplanverket gode rammer og føringer for kommunens krisehåndtering.

Når det gjelder beredskapen på sektornivå (helse og omsorg og oppvekst) er det utarbeidet egne kriseplaner. Disse er et godt og oversiktelig grep, og har vedlegg om enhetenes beredskapsplaner/ROS-analyse og tiltakskort, og enhetenes kontaktinfo. Plan for helsemessig- og sosial beredskap (2018), smittevernplan (2018) og pandemiplan (2018) planlegges revidert/oppdatert i løpet av 2022 i kjølevannet av pandemien. Utkast til ny smittevernplan og pandemiplan foreligger allerede.

Vi vil trekke fram som positivt:

• Skien kommune har en synlig og tilgjengelig beredskapskoordinator som både ser behovet for- og tilbyr veiledning i de ulike sektorene og virksomhetene
• Kommunen viderefører prioriteringen av en dedikert ressurs til beredskapsarbeidet og har lagt til rette for en god overlapp mellom avtroppende og påtroppende beredskapskoordinator
• Kommunal planstrategi 2019-2023 har et stort og dekkende kapittel om Samfunnssikkerhet og beredskap (2.5)
• Evalueringsrapporter fra øvelser og hendelser fremstår som gjennomarbeidet og dekkende. Anvendelse av mal for evaluering gir et godt utgangspunkt for ryddig og systematisk oppfølging. Kommunen har hatt interne spørreundersøkelser med SurveyXact som gir et godt supplement til En underveisevaluering av koronahåndteringen ble gjennomført i 2020 og en ekstern koronaevaluering sluttføres i disse dager
• Det ble oversendt flere planer/dokumenter fra Skien Brann og Feievesen som var relevante for tilsynet (kontinuitetsplan, rutiner, smittevern), noe som gir et utfyllende bilde av det gode samarbeidet med brannvesenet hva angår oppfølging, tilsyn og øvelser
• Skien kommune er flinke til å sette søkelyset på egenberedskap, gjennom a. Egenberedskapsuka, informasjonskampanjer, stands, filmer og i sosiale medier

Noen utfordringer:

• Skien har mange planer som omhandler beredskap med tidvis noe overlapp og tilgrensende tematikk (atomberedskap, krisekommunikasjon, pandemi, smittevern etc). Det oppgis under tilsynsdagen en målsetning om å samle- og redusere antall Kommunen bør selv vurdere hva som er en hensiktsmessig samordning av planverket for best mulig system, helhet og sammenheng. Statsforvalteren kan gjerne bidra i diskusjonen og med eksempler. En grafisk fremstilling av planhierariet kan være en fordel for å gi en rask oversikt over beredskapsplanverket og strukur
• Det arbeides med en kontinuitetsplan, derav utkast datert 24.03.2022 (7 sider). Det kan være hensiktsmessig å løfte kontinuitetsplanleggingen til strategisk nivå, for eksempel ved å ha en overordnet kontinuitetsplan med overordnede prioriteringer som grunnlag for omdisponering av personell mellom kommunalområder/virksomheter, og med tanke på ressursanmodninger til nabokommuner og/eller andre eksterne etater/virksomheter. Kontinuitetsplanlegging på virksomhetsnivå beskrives forøvrig ivaretatt i ordinære driftsrutiner/planlegging
• Beredskapsplan for miljørettet helsevern bør revideres og underbygges av ROS- analyser basert på lokale¨forhold. Dette er ett av flere gjennomgående funn ved tilsynene og vil følges opp med en egen fagdag i regi av Statsforvalteren høsten 2022

3.   Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik eller forhold som tilsynsgruppa fant det nødvendig å påpeke særskilt i egne kommentarer.

3.1   Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

 3.2   Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten. 

4.   Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne endelige tilsynsrapporten.

Statsforvalteren takker for god oppfølging fra kommunens side under tilsynet, og ønsker lykke til med det videre beredskapsarbeidet.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Mari Løwehr, 35 58 61 48 / 486 01 024

STATSFORVALTEREN I VESTFOLD OG TELEMARK

Grev Wedels gate 1 , 3111 Tønsberg | | www.statsforvalteren.no/vestfold-og-telemark