Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Tønsberg kommune 2022

1.   Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedenfor oppsummerer nøkkelopplysninger om gjennomføringen og videre oppfølging. De videre avsnittene gir utfyllende opplysninger om hjemmelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakere.

Tidspunkt for tilsynet: 11.05.2022
Adressen til kommunen: Halfdan Wilhelmsens alle 1C
Kommunenummer: 3803
Kontaktperson i kommunen: Bente Larsen
Statsforvalterens tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleder), Per Schjelderup, Mari Løwehr
Tilsynsrapporten er skrevet av: Jan W. Jensen Ruud
Tilsynsrapporten er godkjent av: Ingvild Aartun/Sigmund Skei
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 18.05.2022
Endelig tilsynsrapport sendt: 03.06.2022
Kommunens frist for oppfølgingsplan: Ikke aktuelt

1.1 Formål og hjemmelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å følge opp at Tønsberg kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har også fulgt opp deler av beredskapsarbeidet på sektornivå, innenfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordnet tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon – helhetlig og systematisk samfunnsikkerhets- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med hjemmel i § 29 i sivilbeskyttelsesloven og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten

m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapsloven § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelseloven § 31, jfr. kommuneloven kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innenfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljørettet helsevern.

Beredskapskrav innenfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplaner på sektor- og/eller virksomhetsnivå (skole/barnehage), med særskilt fokus på volds- /trusselsituasjoner.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Disse dokumentene ble innhentet i forbindelse med tilsynet:

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt et kartleggingsskjema. Tilsynsdagen med åpningsmøte, intervju og sluttmøte ble gjennomført 11.05.2022. Deltakere i disse aktivitetene fremgår av tabellen nedenfor.

Ikke publisert her.

2.   Hovedinntrykk

Nye Tønsberg kommune, som var et resultat av sammenslåingen av Tønsberg og Re kommuner, var bare drøye 2 måneder gammel da pandemien rammet landet for fullt i mars 2022. Den nye kommunen hadde gjort en god jobb og gjennomgått og fått på plass – med utgangspunkt i det de hadde – helhetlig ROS og beredskapsplanverk for den nye kommunen. Dette er dokumenter som klart har behov for en revisjon/oppdatering. Etter to år med pandemi gjennomfører Statsforvalteren nå tilsyn i det kommunen er i ferd med å ferdigstille en oppdatering av helhetlig ROS og det mest sentrale beredskapsplanverket (overordnet beredskapsplan med vedlegg). Dette tar vi hensyn til i vår tilbakemelding, der fokus settes på de nye dokumentene vi har fått oversendt direkte etter tilsynsdagen.

Overordnet (helhetlig) ROS er utarbeidet inneværende år. Formålet er kvalitetssikring av eksisterende analyser (32 stk) og planen er å gjennomføre en enda mer omfattende revisjon synkronisert med kommuneplanarbeidet. Når dette arbeidet skal gjennomføres anbefaler Statsforvalteren en aktiv involvering av eksterne samarbeidspartnere i hele prosessen fram til og med ferdigstilt oppfølgingsplan. (Se egne merknader senere i rapporten om oppfølgingsplan og revisjon).

Kommuneplanens samfunnsdel (2021-2033) og ikke minst handlingsdelen (2022-2025) er dokumenter med et meget godt innhold med tanke på forankringen av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap.

For å legge best mulig til rette for oppfølgingen av et helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid etter § 3 i forskrift om kommunal beredskapsplikt bør kommunen, for eksempel i et frittstående dokument eller som del av overordnet beredskapsplan, skissere struktur/ansvar mv. for ROS-analyser og tilhørende beredskapsplaner på alle nivå og sammenhengen mellom disse. Det finnes gode eksempler på denne typen dokumentasjon hos en rekke av kommunene i fylket som kan være til inspirasjon.

Overordnet beredskapsplan er nylig oppdatert, men bygger fremdeles på planen fra 2020. Planen dekker, sammen med vedleggene, de krav som er satt i forskriften.

Selv om planen er dekkende ift. og forskriftskravene så kan kommunen med fordel vurdere en fornying av planen når den revideres - etter neste revisjon av den helhetlige ROS-analysen.

Den kommunale kriseledelsen fremstår som godt innkjørt og samkjørt, noe et par år med pandemihåndtering med kun kriseledelsen etablert har lagt godt til rette for. Siden krisestaben ikke har vært etablert så vil det være aktuelt å sette fokus på og prøve ut samspillet kriseledelse-krisestab ved neste øvelse

Overordnet plan på helseberedskapsområdet (plan for helse- og sosial beredskap) ble utarbeidet rett før pandemien. Den dekker lov- og forskriftskrav. Etter planen skal den evalueres/revideres minimum årlig, noe som ikke er gjort. Smittevernplanen ble utarbeidet samtidig, og er også dekkende.

Ansvaret for miljørettet helsevrn og dermed den tilhørende beredskapsplanien ligger i annet kommunalområde (kultur og samfunnsutvikling), men kommuneoverlegene beskriver et godt samarbeid, og beredskapsplanen er ført i pennen av daværende kommuneoverlege. Denne beredskapsplanen fremstår som god og dekkende, og vil være ett av flere gode utgangspunkt for Statsforvalterens planlagte fagdag helseberedskap høsten 2022, da beredskapsplan for miljørettet helsevern gjennomgående har vært en mangel på denne tilsynsrunden.

Forsyningssikkerhet har vært både før, under og etter pandemien, så det er bra å registrere at kommunen har et godt lager av smittevernutstyr, oksygen og medisiner.

Det ble høstet gode erfaringer under pandemien med teststasjonen, som i praksis var

«pandemikontoret» og også gikk under navnet pandemiklinikken. Dette var senteret for både testing og vaksinering under pandemien. Erfaringene derfra bør absolutt dokumenteres og inngå i kommunens evaluering av pandemiinnsatsen.

Som del av verifikasjonen av kommunens beredskapsarbeid har tilsynet også sett på et mindre utvalg av risikoanalyser og beredskapsplaner på oppvekstområdet (skole/barnehage), samt at det er gjennomført intervju med kommunalsjefen for dette området. Funn og konklusjoner/råd fremgår av egen merknad senere i rapporten.

Vi vil trekke fram som positivt:

• Gjennomgående i intervjuen ble det vist en god rolleforståelse, både med tanke på egen og kommunens rolle i krisehåndtering
• Kommunen gjorde en god jobb med å få oppdaterte planer på plass kort tid etter sammenslåingen
• Erkjennelsen som er gjort av behovet for å styrke kommunelegefunksjonen, et tiltak som er gjennomført (1,9 årsverk fordelt på 3 stillinger, foreløpig ut året)
• Solid innsats gjennom pandemien og sammenfallende hendelser underveis i En grei vurdering at man i all hovedsak har håndtert denne beredskaps- situasjonen i linjen, uten å etablere krisestab for å understøtte kriseledelsen
• God øvingsaktivitet (men husk å dokumentere)
• Bestillingen av revisjon av arbeidet med håndteringen av Koronapandemien

Noen utfordringer:

• Det bør tas en total gjennomgang med oppbygging av ROS og planverk (maler) på kommunalområdet oppvekst og læring – eventuelt samkjørt med etablering av til dels tilsvarende maler for øvrige kommunalområder
• Kommunalt beredskapsråd må revitaliseres (møte planlagt 22/6). Det har vært en gjennomgang av sammensettingen av beredskapsrådet, men vi anbefaler at man samlet i dette møtet tar en grundig vurdering av formålet med rådet og ut fra dette sammensettingen
• Beredskapskoordinatorrollen og avsatte ressurser til denne trenger en Dette bør ses i sammenheng med beredskapsrollen til nærmeste leder (kommunalsjef eiendom og tekniske tjenester) ut fra dagens organisatoriske plassering av rollen
• Plan for opplæring og øvelser må forankres bedre i kriseledelse/krisestab og Intervjuene viste manglende kunnskap om denne planen
• Helhetlig ROS-analyse etter 2 i forskrift om kommunal beredskapsplikt skal legges til grunn for det helhetlige og systematiske arbeidet etter § 3 og utarbeidelsen av overordnet beredskapsplan etter § 4.
  Kommunen bør vurdere om det ikke ut fra dette er mer naturlig at helhetlig ROS får status som et selvstendig plandokument i stedet for å inngå som et vedlegg til overordnet beredskapsplan
• Atomberedskapsplanen må oppdateres med lokaliserng av jodtabletter

3.   Tilsynsfunn

Tilsynet avdekket ingen avvik. Tre forhold er påpekt særskilt i egne kommentarer.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglende oppfølging av krav fastsatt i sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller i andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vært omfattet av tilsynet.

3.2 Kommentarer

Kommentarene er rettet mot forhold som ikke oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvalteren mener det er grunn til å påpeke for å sikre god oppfølging av beredskapsplikten.

Kommentar nr 1
Oppfølgingsplan for helhetlig ROS mangler

De identifiserte tiltakene i helhetlig ROS (både 2020- og 2022-utgaven) er ikke videreført/forankret i en oppfølgingsplan og de mangler konkretisering med tanke på ansvar for gjennomføring, tidsfrister, prioriteringer og omfang (tidsbruk/kostnader/kompetansekrav for gjennomføring). Dette er viktig både med hensyn til gjennomføring der kommunen selv har en rolle og med hensyn til gjennomføring der ansvaret helt eller delvis hviler på eksterne, og «kommunen skal stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak» som det står i siste setning i § 2 i beredskapsforskriften.

Kommunen bør:

• Utarbeide oppfølgingsplan for funnene i helhetlig ROS, enten som egen plan eller som del av overordnet beredskapsplan eller annet overbyggende dokument for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap
• Forankre oppfølgingsplanen i det kommunale beredskapsrådet

Kommentar nr 2
Revisjonen av helhetlig ROS og overordnet/sentralt beredskapsplanverk må fullføres og forankres i organisasjonen

Som omtalt innledningsvis så er kommunen godt i gang med dette revisjonsarbeidet ved gjennomføringen av tilsynet. Statsforvalteren har dermed valgt å se framover og fokusere på de dokumentene som nå er under ferdigstilling/forankring. Vi legger i den forbindelse til grunn at dette er et arbeid som vil være ferdigstilt høsten -22.

Kommunen bør:

• Forankre revidert ROS og planverk godt i egen organisasjon
• Ha som målsetting å orientere om/presentere revidert ROS og planverk i et påfølgende møte i kommunalt beredskapsråd når revisjonsarbeidet er fullført

Kommentar nr 3
På oppvekstområdet må det gjennomføres en helhetlig gjennomgang av ROS og beredskapsplanverk

De oversendte dokumentene fra 3 ulike virksomheter og det gjennomførte intervjuet gir grunnlag for å anbefale at det gjennomføres en helhetlig gjennomgang av oppbygging og forankring av ROS og beredskapsplaner innenfor kommunalområdet.

Kommunen bør:

• Utarbeide/beslutte maler for ROS og beredskapsplaner for virksomhetene innenfor oppvekstsektoren
• Avklare hvordan sektoren skal sikre samordning av ROS og beredskapsplaner på virksomhetsnivå både opp mot neste nivå og på tvers mellom virksomhetene
• Vurdere inngående behovet for å gjennomføre ROS og etablere beredskapsplan på kommunalområdenivået, både for tydeliggjøring av føringer for det samme arbeidet på virksomhetsnivået og for å redusere spranget til neste plannivå, som ellers vil være helhetlig ROS og overordnet beredskapsplan

4.   Videre oppfølging

I og med at tilsynet ikke avdekket noen avvik, blir tilsynet lukket ved utsending av denne tilsynsrapporten.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller oppfølgingen kan Statsforvalterens tilsynsleder kontaktes:

Jan W. Jensen Ruud, 35 58 61 48 / 995 31 261

STATSFORVALTEREN I VESTFOLD OG TELEMARK

Grev Wedels gate 1 , 3111 Tønsberg | | www.statsforvalteren.no/vestfold-og-telemark