Rapport etter tilsyn med kommunen sitt ansvar for å vareta barn sine behov når familien søkjer økonomisk stønad ved NAV Vest-Telemark 2022

Statsforvaltaren gjennomførte tilsyn med Tokke kommune og besøkte i samband med dette NAV Vest-Telemark 1. desember 2022. Me undersøkte om arbeidet med å sørgje for at barn sine behov blir tatt vare på når familien søker økonomisk stønad, blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukarane får trygge og gode tenester.

Tilsynet vart gjennomført som ein del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvaltarens konklusjon:

2. NAV-kontoret sikrar ikkje at det blir gjort ei tilstrekkeleg kartlegging av barn sine behov ved søknad om økonomisk stønad.
3. NAV-kontoret sikrar ikkje at det blir gjort ei forsvarleg vurdering og avgjerd ved søknad om økonomisk stønad til familiar med barn.

Dette er brot på: Sosialtenestelova §§ 4, 18, 19, 42 og 43, forvaltningslova §§ 17, 24 og 25 og kommunelova § 25-1.

Kommunen har ikkje styringsaktivitetar som sikrar at det blir innhenta informasjon om barn sine behov i alle sakar når familien søkjer om økonomisk stønad. Det er etablert ei skriftleg rutine som legg til rette for at barn sine behov skal bli kartlagt, men rutinen er ikkje innarbeidd i NAV-kontoret. Det er ikkje satt i verk tiltak for å kontrollere om det blir gjennomført ei forsvarleg kartlegging i saker som gjeld økonomisk stønad til personar med barn. Mangelfull kartlegging medfører ein risiko for at søknader om økonomisk stønad blir vurdert og avgjort utan at det blir tatt omsyn til behov barna har. Dette kan føra til at familien ikkje får den hjelpa dei har rett på.

Me bad om at eventuelle kommentarar eller innvendingar til faktagrunnlaget i førebels rapport skulle bli sendt til oss innan den 5. juli 2023. Kommune hadde ingen kommentarar eller innvendingar.

1. Tilsynet sitt tema og omfang

I dette kapittelet skildrar me kva som vart undersøkt i tilsynet.

Statsforvaltaren har undersøkt og vurdert om kommunen tek hand om barn sine behov i saker om økonomisk stønad.

Statsforvaltaren har undersøkt om:

• NAV-kontoret gjer ei tilstrekkeleg kartlegging av barn sine behov ved søknad om økonomisk stønad.
• NAV-kontoret gjer ei forsvarleg vurdering og avgjerd ved søknad om økonomisk stønad til familiar.
• Familiar som får økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Tilsynet frå Statsforvaltaren er gjennomført som ein systemrevisjon. Det inneber at Statsforvaltaren har ført tilsyn med korleis kommunen gjennom styring og leiing oppfyller krava til forsvarlege sosiale tenester til familiane.

Brukarane sine meiningar om og erfaringar med tenestetilbodet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndigheitene. Eit utval brukarar er derfor blitt intervjua i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvaltaren er gjeven myndigheit til å føre tilsyn med om kommunen oppfyller pliktene etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtenestelova), jf. sosialtenestelova § 9. Etter føresegna kan det også førast tilsyn med kommunen sin internkontroll med plikter etter kapittel 4 i sosialtenestelova, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova) § 25-1.

Eit tilsyn er ein kontroll av om verksemda er i samsvar med føresegnene i lover og forskrifter. Nedanfor gjev vi ei skildring av lovkrav som vart lagt til grunn i tilsynet.

Krav til kartlegging

NAV-kontoret skal gjere ei heilskapleg kartlegging av situasjonen i familien, der behova til kvart enkelt familiemedlem må undersøkjast. Målsetnaden er å fange opp, avverje og avhjelpe vanskelege livssituasjonar for barn og unge som lever i utsette familiar. NAV-kontoret skal kartleggje familien sine behov med tanke på at barna skal ha høve til å delta på dei same sosiale arenaene som jamaldra barn der dei bur.

Kommunen har ei plikt til å hente inn tilstrekkelege opplysningar før vedtaket blir gjort, jf. forvaltningslova § 17. Sosialtenestelova §§ 18 og 19 haldne saman med § 1 dannar utgangspunkt for kva opplysningar som er nødvendige for å avgjere ein søknad om økonomisk stønad.

Det kjem ikkje alltid tydeleg fram kva familien har behov for. Ein del av kartlegginga blir å avdekkje behov for stønad og korleis familien bør følgjast opp for å oppnå føremålet i lova. Særleg nye brukarar av sosiale tenester er ikkje alltid klar over at  dei kan søke om stønad til andre utgifter enn livsopphald, husleige og straum.

Kva som skal kartleggjast, vil avhenge av situasjonen i familien og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningane som blir henta inn, kan vere både munnlege og skriftlege. Munnlege opplysningar skal skrivast ned, jf. forvaltningslova 11 d.

For førstegongssøkarar vil det som hovudregel vere behov for ein grundig kartleggingssamtale. Ved løypande søknader er det viktig med jamlege samtalar for å få oppdaterte opplysningar og eventuelt avdekke nye behov.

Brukarmedverknad skal vere sentralt i kartlegginga, og tenestetilbodet skal så langt som mogleg utformast i samarbeid med familiane. Det er viktig at NAV-kontoret hentar inn synspunkt frå barna, direkte eller gjennom foreldra. Det er opp til avtale mellom NAV-kontoret og familien om kartleggingssamtalane skjer på NAV-kontoret, ved heimebesøk eller på andre arenaer.

I samtale eller ved heimebesøk der det er språkutfordringar, er det viktig at NAV-kontoret bruker tolk slik at brukar får høve til å skildre situasjonen. Manglande tolk kan medføre at NAV-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysningar slik at kartlegginga ikkje blir tilstrekkeleg.

Krav til vurdering og avgjerd

Etter at NAV-kontoret har gjort ei tilstrekkeleg kartlegging, skal NAV-kontoret gjere ei vurdering og fatte ei avgjerd om økonomisk stønad skal innvilgast eller ikkje og eventuelt kva som innvilgast. Har ikkje NAV-kontoret gjort ei tilstrekkeleg kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgjefeil når søknaden skal vurderast og det skal fattast ei avgjerd.

NAV-kontoret skal gjere ei individuell vurdering, basert på opplysningane som har kome fram i kartlegginga. NAV-kontoret må også synleggjere korleis det beste for barnet er vurdert ut frå situasjon og behov, og korleis omsynet til barnet er vekta opp mot andre omsyn.

I vurderinga etter sosialtenestelova § 18 skal dei faktiske inntektene og utgiftene familien har, bli lagt  til grunn. Frå 1. september 2022 fekk sosialtenestelova § 18 eit nytt tredje ledd, der det går fram at barnetrygd skal haldast utanfor berekninga av økonomisk stønad.

I vurderinga av hjelpebehovet skal NAV-kontoret leggja til grunn utgiftene familien har til eit forsvarleg livsopphald. Det er ikkje spesifisert i lovteksten kva utgifter som inngår i livsopphaldet, men formålsparagrafen og kravet om forsvarleg livsopphald gjev rettleiing om stønadsnivået.

Statlege og kommunale satsar gjev berre eit utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. NAV-kontoret må alltid gjere ei individuell vurdering, der det mellom anna blir teke omsyn til kvart enkelt barn.

Dersom NAV-kontoret avslår søknad om økonomisk stønad etter § 18, skal det vurderast om stønad i særlege tilfelle kan innvilgast etter § 19. Til liks med § 18 må det gjerast ei konkret vurdering.

Stønad i særlege tilfelle er ikkje ei pliktmessig yting, men kan innvilgast etter ei konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikkje er dekt gjennom § 18. 

Krav til oppfølging

Familiar som får økonomisk stønad, vil i mange tilfelle ha behov for tett oppfølging for å nå føremålet i lova. Føremålet med oppfølginga er å løyse eksisterande sosiale problem, og å førebyggje at slike problem oppstår. Oppfølginga skal stø opp under familiane sitt høve til å bli sjølvhjelpne.

Kommunane har stor grad av fridom til å velje korleis oppfølging av familiar skal gjennomførast og organiserast. Det går fram av rettleiaren til § 17 at oppfølginga kan omfatte alt frå enklare rettleiing for å kunne handtere kvardagen, til fagleg kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Ifølgje rundskriv R35-00 til sosialtenestelova skal NAV-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrkje familien sitt høve til å meistre livssituasjonen sin på ulike område. Dette inneber at NAV-kontoret skal tilby familien samtalar, og at samtalar er det viktigaste elementet i oppfølginga. Som utgangspunkt skal NAV-kontoret tilby oppfølgingssamtalar i alle saker der familiar får økonomisk stønad. Likevel kan det vere faglege årsaker til at det ikkje er gjennomført samtalar i enkelte saker.

Oppfølgingsansvaret til NAV-kontoret inneheld ikkje meir enn det NAV-kontoret har ansvaret for etter sosialtenestelova, og gjeld ikkje utføring av tenester og oppgåver som ligg til andre instansar. Samtidig er ofte ein føresetnad for forsvarleg oppfølging at NAV-kontoret samarbeider med andre tenester.

NAV-kontora skal vareta oppfølgingsplikta si ved at dei fattar vedtak om opplysning, råd og rettleiing etter § 17. At ei avgjerd er eit enkeltvedtak har betydning for heile søknadsprosessen; frå informasjon, søknad og utgreiing, til innhaldet i og forma på avgjerda og høvet til å klage. Det kan anten fattast eige vedtak etter § 17, eller det kan fattast saman med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og leiing

Kravet til leiing, organisering og styring er eit viktig element i ansvaret kommunen har for å tilby og yte forsvarlege tenester. God styring og leiing bidreg til at brukarane får oppfylt rettane sine. Det kan derfor vere stor risiko for svikt i tenesteytinga dersom kommunen ikkje har tilstrekkeleg styring med kvaliteten på tenestene. Svikten kan få store konsekvensar for den enkelte brukaren.

I sosialtenestelova § 5 viser ein til at kommunen skal ha internkontroll etter reglane i kommunelova § 25-1. Styringssystemet skal tilpassast storleiken, eigenarten, aktivitetane og risikoforholdet for verksemda, og ha det omfanget som er nødvendig.

3. Framstilling av faktagrunnlaget

Her blir det gjort greie for korleis verksemdas tenester fungerer, inkludert verksemdas tiltak for å sørgje for at krava til kvalitet og tryggleik for tenestemottakarane blir haldne.

Tokke kommune og vertskommunesamarbeidet NAV Vest-Telemark

NAV Vest-Telemark er eit vertskommunesamarbeid mellom kommunane Tokke, Fyresdal, Seljord, Vinje, Kviteseid og Nissedal, med Tokke som vertskommune. Tokke kommune ligger midt i Vest-Telemark og har 2 198 innbyggjarar ifølgje tall frå Statistisk sentralbyrå (SSB) frå 2022. Til saman har kommunane i vertskommunesamarbeidet 10 230 innbyggjarar (SSB).

Hovudkontoret til NAV Vest-Telemark ligg på Dalen i vertskommunen Tokke. NAV-kontoret har lokasjonar i alle dei andre kommunane. Det er opent for drop-in to dagar i Tokke og ein dag i dei andre kommunane. Det er opent for timeavtalar kvar dag i alle kommunane.

NAV Vest-Telemark – organisering, styring og leiing

NAV-kontoret er organisert direkte under kommunedirektøren i Tokke kommune. NAV-leiar sit ikkje i kommunedirektøren si leiargruppe, men deltek på møta som kommunedirektøren har med leiargruppa kvar veke. I møta kan problemstillingar og saker frå NAV takast opp. Det er òg mogleg å ta opp problemstillingar utanom dei faste møta.

NAV-leiar deltek ved behov på møter der alle kommunedirektørane i vertskommunesamarbeidet deltek (Rådmannsutvalet). NAV-leiar deltek òg i kommunestyremøte i kvar enkelt kommune når kommunen ønskjer det.

Partnerskapet har møte to gonger i året.

Det er 30 tilsette ved NAV Vest-Telemark, delt inn i tre team. Teama er «Oppfølging», «Veiledning/lokasjoner og marked» og «Forvaltning stat og kommune».

Personalsvaret i NAV-kontoret er delt mellom NAV-leiar og assisterande NAV-leiar. NAV-leiar har personalsvar for dei som jobbar i «Veiledning/lokasjoner og marked» og «Forvaltning stat og kommune». Assisterande NAV-leiar har personalansvar for dei som jobbar i teamet «Oppfølging».

I teamet «Forvaltning stat og kommune» har ein teamkoordinator fagansvar for dei sosiale tenestene. Det er i hovudsak teamkoordinatoren som har ansvar for at det blir utarbeidd rutinar på sosialområdet. Rutinane blir utarbeidde i samarbeid med dei rettleiarane som jobbar med sosiale tenester, og blir tekne opp i team-møte.

Kvar veke blir det gjennomført felles team-møte for dei som jobbar med økonomisk sosialhjelp. Møta blir leidde av teamkoordinatoren. NAV-leiar er til stades på møta. Det er nyleg innført eit fast punkt på møta om barneperspektivet.

Saker om økonomisk sosialhjelp blir diskutert i team-møta. Vedtaka som blir fatta blir godkjent av ein annan rettleiar. Det betyr at alle som fattar vedtak etter sosialtenestelova òg godkjenner ein annan saksbehandlar sine vedtak. Kven som godkjenner kven sine vedtak blir bestemt etter ei rulleringsordning. I rutinen for godkjenning, står det som eit punkt at det skal sjåast etter om barneperspektivet er vareteke. Det står ikkje noko om korleis det skal gjerast. Det blir ikkje teken stikkprøver av vedtaka av teamkoordinator eller NAV-leiar.

Kommunen nyttar avvikssystemet Compilo. Det er ikkje meldt faglege avvik på sosialområdet. I november 2022 utarbeidde NAV-kontoret ei intern prosedyre for handtering av avvik. Det var på tidspunktet for tilsynet ikkje innarbeidd faste rutinar eller ein kultur for å melda faglege avvik skriftleg. 

Kartlegging

NAV Vest-Telemark har eit skjema kalla «Hjelpeskjema ved kartlegging av barns behov (under 18 år)», der det går fram at alle søkjarar med barn skal bli stilt spørsmål om barna, til dømes om familiesituasjonen, fritidsaktivitetar, helse, kontakt med andre instansar og eventuelle behov for klede og anna utstyr.

Me fekk informasjon frå leiinga ved NAV-kontoret om at det er bestemt at barna sine behov skal kartleggjast i alle nye saker, men på tidspunktet for tilsynet var ikkje dette satt i verk enda. I samtalar med dei tilsette fekk me vita at kartleggingsskjemaet kan nyttast som eit utgangspunkt og ei hugseliste, men at skjemaet i varierande grad er teken i bruk i det daglege arbeidd. Me fann ikkje teikn til at kartleggingsskjemaet var fylt ut i dei saksmappene me har gått gjennom.

NAV har som hovudregel samtale med nye søkjarar, anten i eit fysisk møte eller per telefon. Dei tilsette fortalde at viss samtalen ikkje blir gjennomført før første vedtak om økonomisk stønad, skal samtalen gjennomførast i etterkant og før neste vedtak.

Me har gått gjennom 23 saksmapper som gjeld brukarar med barn. Me har sett på alle søknader, vedtak og journalnotat eitt år tilbake i tid frå tilsynstidspunktet. I saksmappene fann me generelt svært lite informasjon om barna. Ut frå teksten i vedtaka kan me sjå at det blir innhenta informasjon om barna i dei sakene der foreldra søkjar om spesifikke ting til barna, som klede og aktivitetar. I saker der det berre blir søkt om økonomisk stønad, kan me ikkje sjå at det kjem fram av vedtaka at det er innhenta informasjon om barna. 

Fleire av brukarane me snakka med fortalde at NAV-kontoret ikkje har spurt direkte om behovet til barna deira, men at dei til dømes har fått informasjon om kommunen sin kontingentkassa til aktivitetar. Både brukarar og tilsette viste til at dei kjenner kvarandre godt og at dette i nokre tilfelle kan vere årsaka til at det ikkje blir spurt direkte om barna.

I samtalane med dei tilsette kom det fram at det er uvisse om kva for opplysningar om barna som skal skrivast ned. Det varierer frå person til person om opplysningar blir skrivne ned og om dei blir skrivne i vedtaka eller i eit journalnotat.

NAV-kontoret har sidan hausten 2022 hatt eit aukande fokus på barn i familiar som søkjer om økonomisk stønad. Dei tilsette fortalde at dei no stort sett alltid stiller spørsmål om barna når ein person søkjer om sosialhjelp. Det er likevel framleis lite spor etter kartlegging av behovet til barna i saksmappene.

Ved behov for tolk i samtalen, bestiller NAV-kontoret dette.

Vurdering og avgjerd

Det står i rutinehandboka til NAV-kontoret at det i behandlinga av ei sak skal takast særleg omsyn til behovet til barna i alle vurderingar som blir gjennomførte. Det står ikkje noko om korleis det skal gjerast, eller korleis det skal komma fram i vedtaket at det er tatt omsyn til barna.

Me fekk informasjon om at barna sine behov ofte blir vurdert, men at vurderingane sjeldan blir skrivne ned. 

NAV-kontoret bruker dei rettleiande livsopphaldssatsane til staten i vurderinga av tenestemottakarars behov for økonomisk stønad. I tillegg gir NAV-kontoret ekstra stønad til media/kommunikasjon både til vaksne og barn fordi NAV meiner det er viktig med tilgang til internett.

I gjennomgangen av saksmappene såg me at det i fleire saker blir gitt ekstra stønad til brukarar både med og utan barn. Det er likevel lite spor av korleis og om situasjonen til barna er vurdert der stønad er gitt til familiar med barn. 

I vedtaka me har sett på, er det sjeldan vist til kva det er søkt om stønad til. Me fann også saker der det ikkje vart teke stilling til utgifter som brukaren hadde ført opp på søknadsskjemaet, slik som utgifter til aktivitetar. Me har òg sett vedtak der det ikkje er teken stilling til alt det er søkt om. I ein del vedtak kjem det heller ikkje klart fram at det er gitt avslag på stønad. Avslaga står litt «skjult» i ein lengre tekst. 

Brukare me har snakka med fortalde at dei opplevde å få informasjon om kommunen sin kontingentkasse for aktivitetar til barn og om andre ordningar, men ikkje om at dei kan søkje om stønad til anna formål til barna. Det kjem ikkje fram i vedtak eller journalnotat om NAV-kontoret informerer om at det kan søkjast om stønad til aktivitetar/beløp som ikkje blir dekt av kontingentkassa. 

NAV-kontoret har faste satsar for nødhjelp for både vaksne og barn. Det kjem ikkje fram av rutinehandboka at det skal takast spesielt omsyn til barna i ein nødssituasjon. I samtalane med dei tilsette fekk me opplyst at det sjeldan blir brukt nødhjelpssats til barn.

NAV-kontoret har ikkje skriftlege rutinar for bruk av såkalla stordriftsfordel. Det blei stadfesta i samtalane med dei tilsette at NAV-kontoret ikkje reduserer stønad til familiar med mange barn.

Når det gjeld vurderingar etter sosialtenestelova § 19, fann me ingen vedtak der det vart gjort ei reell vurdering etter denne paragrafen. Vurderingane etter § 19 vart grunngitt med ein generell standardtekst. 

NAV-kontoret held barnetrygda utanfor i berekninga av inntekt etter at lovendringa tredde i kraft den 1. september 2022. Barnetrygda var halden utanfor i alle vedtaka me gjekk gjennom som gjaldt etter denne datoen. Praksisen vart også stadfesta i samtalane med dei tilsette ved NAV-kontoret.

Oppfølging

Brukarar som får løypande økonomisk stønad og som sjølv ber om ein samtale, får det. Dei tilsette tilbyr òg samtalar når dei ser at det er behov for det. Det vart også stadfesta i samtalane me hadde med brukarar, at dei lett kunne komma i kontakt med NAV fordi brukarane har direkte telefonnummer til sin rettleiar.

I vedtaka me har sett på, kjem det fram at det har vore samtalar mellom brukar og rettleiar. Det  kjem ikkje fram informasjon om at samtalane har dreia seg om barn. Det er heller ikkje skrive journalnotat frå samtalane. 

NAV Vest-Telemark og Barnevernsamarbeidet i Vest-Telemark har ei felles samarbeidsavtale. Formålet er å bidra til ei betre koordinering og samordning av tenester ovanfor barn, unge og familiar i ein sosial og økonomisk vanskeleg situasjon, og som har trong for hjelp frå både barneverntesta og NAV-kontoret. 

I fleire av saksmappene me har gått gjennom kom det fram at det har vore møte mellom NAV og barnevernet, og mellom NAV og andre instansar, som flyktningtenesta. Tilsette fortalte også om samarbeid med skule og psykisk helse der det er behov for det.

NAV-kontoret gjer sjeldan vedtak etter sosialtenestelova § 17, men me fekk opplyst at det blir gitt råd, rettleiing og informasjon i samtalar med brukarar. I mappegjennomgangen fann me eitt tilfelle der det var gjort vedtak etter § 17.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer me fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.

Viss tenestemottakar har barn, skal det takast særlege omsyn til behova deira i alle vurderingar som blir gjennomførte. Barn og unge skal sikrast ein trygg oppvekst og kunne delta i alminnelege skule- og fritidsaktivitetar, uavhengig av om foreldra har ein vanskeleg økonomi. Ansvaret til NAV-kontora inneber å kartleggja behovet til familiane, gjennomføra nødvendige vurderingar og avgjerder og å gi familiane den oppfølginga dei har behov for. 

Kommunen skal ha systematiske tiltak som sikrar at tenestene til barnefamiliar blir planlagde, organiserte, utførte, kontrollerte og eventuelt korrigerte i samsvar med dei lov- og forskriftskrav som kjem fram i kapittel 2.

Kartlegging

Å innhenta relevante opplysningar og kartleggja behovet til barna ved søknad om økonomisk stønad, er avgjerande for å kunna gjera forsvarlege vurderingar og utmåla stønad konkret og individuelt.

NAV-kontoret er i gang med eit arbeid med auka fokus på behovet til barna i vanskelegstilte familiar. Barneperspektivet er fast tema i møter, det er utarbeidd eit kartleggingsskjema og det blir gjennomført førstegongssamtalar og samtaler med brukarar som har løypande stønad. Me har likevel funne at det i liten grad blir innhenta opplysningar om behovet til barna.

Manglande spor av kartleggingsskjema og referat frå samtalar i saksmappene indikerer at det ikkje er gjennomført ei tilstrekkeleg kartlegging for å kunna identifisera barns behov. Mangelfull journalføring og informasjon i vedtak gjer det også vanskeleg for både brukaren, andre tilsette ved NAV-kontoret og leiinga, å sjå kva som er kartlagt i saka og kva som dannar grunnlaget for vurdering og avgjerd.

Me vurderer at det er liten systematikk i arbeidd med å innhenta opplysningar og kartleggja behovet til barna. Når det ikkje er klare interne rutinar for korleis behovet til barna skal kartleggjast og dokumenterast, blir det for tilfeldig og avhengig av kvar enkelt saksbehandlar om behovet til barna blir avdekt.

Ut frå dei forhold som her er beskrivne om manglande rutinar og systematikk, manglande skriftleg dokumentasjon og manglande kontrollpunkt, vurderer me at NAV Vest-Telemark ikkje sørgjer for at behovet til barna blir tilstrekkeleg kartlagde før det blir gjort vedtak om økonomisk stønad.

Vurdering og avgjerd

Som følgje av at NAV-kontoret ikkje kartlegg behovet til barna tilstrekkeleg, kan det vanskeleg gjerast ei reell individuell vurdering av det beste for barnet. Når kartlegginga manglar, har ikkje NAV-kontoret tilstrekkeleg kjennskap til den faktiske situasjonen og eventuelle behov barnet måtte ha. 

NAV-kontoret brukar faste satsar til livsopphold. Me har sett få vedtak der barn har fått ekstra stønad. I dei tilfella me har sett at det blir innvilga ekstra stønad, har det i hovudsak vært til dei vaksne. Sidan omtala i vedtaka av sosialtenestelova § 19 er etter ein standard tekst, indikerer det at det ikkje blir gjort ei reell vurdering etter denne paragrafen.

I saksbehandlinga skal det vere synleggjort korleis barnet sitt beste er vurdert ut frå situasjon og behov. Det må gå fram korleis omsynet til barnet er vekta opp mot andre omsyn. Me har sett svært lite omtala av barn i vedtak og journalnotat. Sjølv om NAV-kontoret har ei skriftleg rutine som seier at dei som godkjenner vedtak skal sjå etter om barneperspektivet er vareteke, kan me ikkje sjå at dette varetek ei tilstrekkeleg kontrollordning på området.

Fordi det ikkje kjem fram at behovet til barna er kartlagt, er det vanskeleg å sjå om avgjerda i saka heng saman med vurderinga.

Me vurderer at dei manglane som det her er peikt på medfører ein risiko for at eitt behov for hjelp ikkje blir identifisert, og at det kan bli tekne avgjerder på feil eller mangelfullt grunnlag.

Oppfølging

Når kartlegginga og vurderinga er mangelfull, vil det gi ein risiko for at oppfølginga ikkje blir gitt i tråd med dei behova kvar enkelt familie har. Vi har likevel ikkje funne grunn til å konkludera med lovbrot på dette området.

Det kjem fram av samtaler med tilsette og brukarar, og informasjon frå vedtak at NAV-kontoret tilbyr samtalar. Saksbehandlarane er tilgjengelege, og oppfordrar til kontakt ved å gi brukarane sitt direkte telefonnummer. NAV-kontoret samarbeider med andre instansar på overordna nivå og i enkeltsaker.

Sjølv om det i liten grad blir fatta vedtak om opplysning, råd og rettleiing etter sosialtenestelova § 17 slik det etter lova skal, kjem fram at tenesta blir gitt. 

5. Statsforvaltarens konklusjonen

Her presenterer me konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.

1. NAV-kontoret sikrar ikkje at det blir gjort ei tilstrekkeleg kartlegging av barn sine behov ved søknad om økonomisk stønad.
2. NAV-kontoret sikrar ikkje at det blir gjort ei forsvarleg vurdering og avgjerd ved søknad om økonomisk stønad til familiar med barn.

Dette er brot på: Sosialtenestelova §§ 4, 18, 19, 42 og 43, forvaltningslova §§ 17, 24 og 25 og kommunelova § 25-1.

Kommunen har ikkje styringsaktivitetar som sikrar at det blir innhenta informasjon om barn sine behov i alle sakar når familien søkjer om økonomisk stønad. Det er etablert ei skriftleg rutine som legg til rette for at barn sine behov skal bli kartlagt, men rutinen er ikkje innarbeidd i NAV-kontoret. Det er ikkje satt i verk tiltak for å kontrollere om det blir gjennomført ei forsvarleg kartlegging i saker som gjeld økonomisk stønad til personar med barn. Mangelfull kartlegging medfører ein risiko for at søknader om økonomisk stønad blir vurdert og avgjort utan at det blir tatt omsyn til behov barna har. Dette kan føra til at familien ikkje får den hjelpa dei har rett på.

6. Oppfølging av påpeikte lovbrot

I dette kapittelet gjer vi greie for kva Statsforvaltaren forventar at kommunen skal gjere for å rette lovbrota.

Konklusjonen i rapporten byggjer på opplysningar om situasjonen på tidspunktet for tilsynsbesøket.

Kommunen kan etter dette ha sett i verk tiltak for å rette opp i lovbrotet. Dette har vi med oss i den vidare dialogen med kommunen om retting av lovbrotet.

Vi ber kommunen utarbeide ein plan med nødvendige tiltak for å rette lovbrota, og sende den til oss innan 1. september 2023. Planen skal innehalde:

• Ein oversikt over kva tiltak som skal gjennomførast for å endre praksis slik at det blir gjort ei tilstrekkeleg kartlegging av barn sine behov ved søknad om økonomisk stønad.
• Ein oversikt over kva tiltak som skal gjennomførast for å endre praksis slik at det blir gjort ei forsvarleg vurdering og avgjerd ved søknad om økonomisk stønad til familiar med barn.
• Fristar for iverksetting av tiltak og tidspunkt for evaluering av om tiltaka har verka som planlagt.
• Informasjon om kven som er ansvarleg for iverksetting av tiltak, kontroll og evaluering av tiltaka.
• Informasjon om korleis leiinga vil følgje med, for å sikre at kontorets praksis framover er i samsvar med gjeldande lovkrav.

Kort tid etter at vi har motteke planen, vil vi ta kontakt med kommunen for å avtala eit tidspunkt for dialogmøte. Planen til kommunen vil vere tema på møtet, i tillegg vil vi avtala eventuell vidare dialog. Dersom kommunen ønskjer det, kan vi og gjennomføre eit dialogmøte før planen er ferdig utarbeidd.

For å undersøkje om tiltaka har resultert i forsvarleg praksis, kan kommunen bli beden om å utføre ein eigenkontroll. I ein eigenkontroll skal kommunen gå gjennom saker ved å fylle ut eit skjema med spørsmål. Tidspunkt for eventuell gjennomføring av eigenkontrollen vil bli avtalt i dialogmøte.

Statsforvaltaren kan i tillegg utføre ein stikkprøvekontroll dersom det er nødvendig. 

Med hilsen

Inger Tveit Espeland
assisterande direktør

Merete Lohne
fagsjef

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi korleis tilsynet vart gjennomført, og kven som deltok.

Varsel om tilsynet vart sendt 12.10.2022.

Intervju med brukarar vart gjennomført på telefon 21.–23. november 2022.

Tilsynsbesøket blei gjennomført ved NAV Vest-Telemark i Tokke 1. desember 2022. Oppsummerande møte med gjennomgang av funn blei avhalde 5. desember 2022.

Ein stor del dokumenta vart tilsendt og gjennomgått på førehand, mens andre dokument vart overlevert og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgjande dokument blei gjennomgått og vurderte som relevante for tilsynet:

• Skjema for eigerapportering og dokumentinnhenting
• Organisasjonskart med oversikt over organiseringa i kommunen og organisering i NAV
• Oversikt over tilsette med namn og ansvarsområde
• Samarbeidsavtale etter kommunelova § 20-2 administrativt vertskommunesamarbeid om NAV Vest-Telemark. Kommunane Fyresdal, Seljord, Vinje, Kviteseid, Nissedal og Tokke
• Partnerskapsavtale mellom Tokke kommune og NAV Vestfold og Telemark
• Samarbeidsavtale 2021–2023 mellom NAV Vest-Telemark og Barnevernsamarbeidet i Vest-Telemark
• Årsmelding for NAV Vest-Telemark for 2021
• Virksomhetsplan og utviklingsdokument for Vest-Telemark
• Økonomiplan for Tokke kommune 2022–2025
• «Prosessen for søknader og vedtak NAV Vest-Telemark»
• Kvalitetshandbok som inneheld prosedyrar for dei sosiale tenestene og rutine for avvikshandtering

Det blei valt 23 mapper for gjennomgang etter følgjande kriteria:

• Saksmapper med vedtak frå nye familiar
• Saksmapper med vedtak frå langtidsmottakarar (meir enn 6 månader)
• Saksmapper med vedtak frå familiar med fleire enn 3 barn
• Saksmapper med vedtak som handlar om samvær
• Saksmapper med vedtak av akutt karakter

I tabellen under gir vi eit oversyn over kven som vart intervjua, og kven som deltok på oppsummerande møte ved tilsynsbesøket:

Ikke publisert her

Seks brukarar blei intervjua i samband med tilsynet.

Desse deltok frå tilsynsmyndigheita:

• rådgjevar Hilde Gogstad, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
• seniorrådgjevar Hanne Kristine Vogsland, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
• fagsjef Merete Lohne, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk