Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt Vinje kommune 2022

1.   Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Tidspunkt for tilsynet: 10.06.2022
Adressa til kommunen: Vinjevegen 192, 3890 Vinje
Kommunenummer: 3825
Kontaktperson i kommunen: Jan Myrekrok
Statsforvaltaren si tilsynsgruppe: Mari Løwehr (tilsynsleiar), Ingvild Aarthun, Per Schjelderup
Tilsynsrapporten er skriven av: Mari Løwehr
Tilsynsrapporten er godkjent av: Ingvild Aartun
Foreløpig tilsynsrapport sendt: 17.06.2022
Endeleg tilsynsrapport sendt: 27.06.2022
Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: Ikkje aktuelt

1.1 Formål og heimelsgrunnlag

Formålet med tilsynet er å sjå til om Vinje kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med aktuelle krav fastsett i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har òg sett på delar av beredskapsarbeidet på sektornivå, innanfor helse- og omsorgssektoren (som del av samordna tilsyn) og utdannings- og oppvekstsektoren (verifikasjon - heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid).

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. § 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2 Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/ smittevernplan/ pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern. Beredskapskrav innanfor oppvekst- og utdanningsområdet: Beredskapsplanar på sektor- og/eller einingssnivå (skule/barnehage) med særskilt fokus på valds-/trusselsituasjonar.

1.3 Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

Desse dokumenta blei ettersendt:

1.4 Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, intervju og sluttmøte vart gjennomført 10.06.2022. Kven som bidrog i arbeidet med kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen gjeng fram av tabellen under.

Ikkje publisert her.

2.   Hovudinntrykk

Dei overordna krava knytta til den kommunale beredskapsplikta er godt ivaretekne, og dokumentasjon og aktivitet verkar å vere godt tilpassa dei lokale behova. Kriseleiinga verkar å vera samkøyrde og samarbeider godt, og har fått mykje praktisk erfaring gjennom handteringa av pandemien. Dette kjem òg fram i dei korona-relaterte beredskapsdokumenta Statsforvaltaren har gått gjennom. Under intervjua nemner fleire at pandemien har gitt ei trygd om at både kommuneorganisasjonen og innbyggarar og frivillige mobiliserer når krisa kjem.

Samfunnstryggleik og beredskap er godt skildra i kommuneplanen sin samfunnsdel med eige mål for samfunnstryggleik (s. 6). I Kommuneplanen sin arealdel 2011-2023 er risiko og sårbarheit skildra (s. 20) med eit avsnitt om klimatilpassing (s. 28). Det er gjort fleire utgreiingar av flaum- og skredfare i kommunen. Arealplan- og kommunedelplanar inneheld konkrete føresegner, det er lagt inn omsynssoner med føringar for risiko og sårbarheit og rekkefølgjekrav om sikringstiltak.

Heilskapleg ROS-analyse frå 2020 er vedteken i kommunestyret 14.06.2020. Han er ein revidert utgåve av analysen frå 2016 og oppfyller krava i forskriften. Analysene er konkrete med omsyn til lokale føresetnader der del 3 gir ein godt bilete av risiko og sårbarheit i Vinje.

Overordna beredskapsplan 2021-2026 er sist oppdatert 21.10.21. Planen er dekkande og oppfyller krava i forskriften, med ei lang rekke tiltakskort, aksjonskort, funksjonskort, skjema, malar og varslingsplanar.

Det går fram av intervjua at det er ønskeleg at beredskapskoordinator bidrar meir i arbeidetmed ROS og beredskapsplanar i dei ulike sektorane og verksemdene.

Beredskaps-koordiator er òg tildelt sentrale oppgåver med å følgje opp årshjulet i overordna beredskapsplan (revisjon, opplæring, evaluering, øvingar etc.). Det er derfor viktig at kommunen avset tid og ressursar til beredskapskoordinator for å kunna prioritera dette systematiske arbeidet med samfunnstryggleik i tida framover.

Overordna plan for helse- og sosialberedskap (delplan for helse- sosial og smitteberedskap), smittevernplan og pandemiplan er på plass.

Beredskapsplan for barnehagane i Vinje er ein god mal, og verifikasjonen frå Åmot barnehage viser at dei har teke eigarskap til planmalen og gjort han til sin eigen. Det er laga nye planar for skuleeigar og barnehageeigar i samband med Covid-19 pandemien, og arbeidet med felles oppvekstplan og beredskapsplan er starta opp.

Som positivt vil me trekke fram:

• Ein ny beredskapskoordinator er på plass, som har særs relevant utdanning/bakgrunn i d. krisehandtering, vatnkvalitet, plan og CIM
• Kommunen har eit beredskapsråd der det vert gjennomført årlege møte med god deltaking
• Som eit supplement til atomberedskapsplan har kommuen i år utarbeidd «Prosedyre for Jodtabletter ved Atomhendelser» (2022) og «Prosedyre ved utdeling av Jodtabletter» (07.03.22)
• Kommunen planlegg utsending av eit skriv til innbyggarane i Vinje om eigenberedskap, som d. skal innehalde kor informasjon vert publisert ved straumbrot, oppmøtestad og opne kanalar på sikringsradioen
• Delplan for helse- sosial og smitteberedskap og smittevernplan er handligsretta med tiltakskort, men innehaldet i smittevernplan bør samlast i eitt dokument

Nokre utfordringar:

• For å få oversyn over dei ulike planane med betydning for beredskap, kan det vera ein fordel å laga ei grafisk framstilling over planstruktur og planhierarkiet på beredskapsområdet
• Innafor helse og omsorg kunne ikkje kommunen dokumentera at planane var systematisk underbygd av ROS-analysar
• I Kommunal planstrategi for Vinje kommune 2020-2023 går ikkje heilskapeleg ROS, atomberedskapsplan, smittevernplan og beredskapsplan for miljøretta helsevern fram av planoversikta
• Plan for miljøretta helsevern er ikkje underbygd av ROS-analysar. Krav knytt til kontinuitetsplanlegging og miljørettet helsevern er ei generell utfordring som vi vil følgja opp gjennom ein fagdag hausten 2022

3.   Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte ingen avvik. Sjå punkt om kommentarar.

3.1 Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i sivilbeskyttelseslova §§ 14 og 15 og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt, eller andre beredskapsrelaterte lover/forskrifter som har vore omfatta av tilsynet.

3.2 Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje fyller definisjonen av avvik, men som Statsforvaltaren meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Oppfølging av tiltak frå ROS-analysa:

For å konkretisere oppfølginga av tiltaka frå ROS om risikohandtering, bør kommunen utvikle Heilskapeleg ROS Del 9. Vinje kommune har ikkje eit eiget dokument som beskriv langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap (handlingsplan). Det ble gitt avvik for dette i 2018.

Statsforvaltaren vurderer at dei fastsette måla for samfunnstryggleik i samfunnsdelen (s. 6), kombinert med overordna beredskapsplan (del 2) og at det under tilsynsdagen blei gitt døme på konkret oppfølging av tiltak, supplerar greitt nok til at vi ikkje gjentar avviket. Vi meiner likevel at kommunen bør komme hakket vidare frå ROS-analysa. Ein plan for oppfølging av tiltaka frå ROS med ei konkretisering (stadfesting av ansvarleg, tidsfrist og kostnadar) vil kunne sikre ei betre systematikk og oppfølging.

Plan for opplæring:

Vinje kommune lagde i samband med tilsynet ein opplærings- og øvingsplan for samfunnstryggleik og beredskap. Dette er eit enkelt dokument, som bør arbeidas videre med. Datering og perioden planen er gyldig for, og ansvar for oppdatering må settast på planen. Kommuen bør òg ta ein runde på kva kvalifikasjonar/kompetanse dei ulike medlemmene i kriseleiinga bør inneha. Det vil gjera det enklare for den enkelte å etterspørja og "fylla på" kompetanse når malen er fastsett. Vi foreslår òg at det gjeng fram av planen ulike kurs/fagdagar som kan gje kompetansepåfyll, t.d. NUSB, Samfunnstryggleikskonferansen, Beredskapskoordinatorsamling etc. Om dokumentet kan innarbeidast i annan plan (Administrativ del av overordna b-plan t.d), så er jo det òg ein fordel for lettare å halda oversyn og følgja opp med oppdatering/revisjon.

4.   Vidare oppfølging

I og med at tilsynet ikkje avdekka nokre avvik, blir tilsynet lukka ved utsending av denne tilsynsrapporten.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Statsforvaltaren sin tilsynsleiar kontaktast:

Mari Løwehr, , 35 58 61 48 / 486 01 024

STATSFORVALTAREN I VESTFOLD OG TELEMARK

Anton Jenssensgate 4, Statens park, bygning I , Pb 2076, 3103 Tønsberg | | www.statsforvalteren.no/vestfold-og-telemark