Rapport fra tilsyn med NAV-kontorets ansvar for å ivareta barns behov når familien søker om økonomisk stønad – Færder kommune 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Færder kommune og besøkte i den forbindelse NAV Færder 21. september 2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at arbeidet med å ivareta barns behov når familien søker om økonomisk stønad blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Ved dette tilsynet ble det ikke avdekket lovbrudd.

I utkastet til rapporten ba vi om at kommunens eventuelle kommentarer eller innvendinger til faktagrunnlaget ble sendt til Statsforvalteren innen 30. november 2023. Vi har ikke mottatt noen tilbakemelding fra kommunen.

1. Tilsynets tema og omfang

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.

Statsforvalteren har undersøkt om:

• NAV-kontoret foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
• NAV-kontoret foretar en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier.
• Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familiene.

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4 i sosialtjenesteloven, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.

Krav til kartlegging

NAV-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. NAV-kontoret skal kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn der de bor.

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Sosialtjenesteloven § 18 og § 19 sammenholdt med § 1 danner et utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad.

Det kommer ikke alltid tydelig fram hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm.

Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d.

For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler for å få oppdaterte opplysninger og eventuelt avdekke nye behov.

Brukermedvirkning skal være sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Det er viktig at NAV-kontoret innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til avtale mellom NAV-kontoret og familien om kartleggingssamtalene skjer på NAV-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer.

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at NAV-kontoret bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at NAV-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysninger slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig.

Krav til vurdering og beslutning

Etter at NAV-kontoret har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal NAV-kontoret gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges og eventuelt hva som innvilges. Har ikke NAV-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.

NAV-kontoret skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet fram i kartleggingen. NAV-kontoret må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn.

I vurderingen etter § 18 skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det framgår at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad.

I vurderingen av hjelpebehovet skal NAV-kontoret legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået.

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. NAV-kontoret må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn.

Dersom NAV-kontoret avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19. I likhet med § 18 må det foretas en konkret vurdering.

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikke dekkes gjennom § 18. 

Krav til oppfølging

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier skal gjennomføres og organiseres. Det framgår av veilederen til § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Ifølge rundskriv R35-00 til sosialtjenesteloven skal NAV-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at NAV-kontoret skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt skal NAV-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad. Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker.

NAV-kontorets oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det NAV-kontoret har ansvaret for etter sosialtjenesteloven, og gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at NAV-kontoret samarbeider med andre tjenester.

NAV-kontorene skal ivareta sin oppfølgingsplikt ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak har betydning for hele søknadsprosessen; fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form og muligheten til å klage. Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

2. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Om kommunen

Færder kommune ble etablert 1. januar 2018 etter sammenslåing av de tidligere kommunene Nøtterøy og Tjøme. Kommunen har 27 390 innbyggere ifølge tall fra Statistisk sentralbyrå (SSB) fra 2. kvartal 2023.

KOSTRA-tall fra SSB fra 2022 viser at det var totalt 873 sosialhjelpsmottakere i Færder kommune. Av disse var det 197 sosialhjelpsmottakere som forsørget barn under 18 år. Det var 324 barn i familier som mottok sosialhjelp.

Om NAV-kontoret, organisering, styring og ledelse

Vi har i tilsynet fått oppgitt at barn og unge og deres situasjon er et gjennomgående tema i Færder kommune, og at kommunen generelt er opptatt av å ivareta barn og unges behov. Dette kommer også fram av kommuneplanen.

Færder kommune er delt inn i fire virksomhetsområder: teknikk og miljø, helse, oppvekst og administrasjon, kultur og levekår. Hvert virksomhetsområde ledes av en virksomhetsdirektør.

NAV Færder er plassert under virksomhetsområdet «Administrasjon, kultur og levekår»

NAV-leder deltar på faste ledermøter med resten av virksomhetsområdet. I tillegg gjennomføres det levekårsmøter en gang i måneden, der virksomhetsdirektør, NAV-leder og leder for flyktningetjenesten deltar. Det er også uplanlagte møter og jevnlig kommunikasjon mellom NAV-leder og virksomhetsdirektøren utover dette.

Partnerskapet har møte minst en gang i året.

NAV-kontoret er organisert med NAV-leder og fire avdelinger som ledes av en avdelingsleder.

Avdelingene er arbeidsrettet brukeroppfølging, ung, familie og aktivitet, marked, tiltak og intern støtte og sosiale tjenester og mottak. Med unntak av kvalifiseringsprogrammet med tilhørende kvalifiseringsstønad, hører tjenester etter sosialtjenesteloven til i avdelingen «sosiale tjenester og mottak». Avdelingen er organisert slik at noen saksbehandlere jobber i «mottaksteam» og tar imot nye søkere, og andre jobber med de som er definert som langtidsmottakere; personer som har mottatt økonomisk stønad i mer enn seks måneder.

Avdelingslederen i «sosiale tjenester og mottak» og fagkoordinator på området møtes hver uke. Det er også ukentlige fagmøter, der alle som fatter vedtak om økonomisk stønad deltar, samt ukentlige møter mellom avdelingsleder, fagkoordinator og saksbehandlerne som jobber i «mottaksteam».

Hensikten med fagmøtene er uttalt å være kvalitetssikring og utvikling, kompetanseoverføring, å sikre enhetlig saksbehandling og vurderinger ved drøfting av saker, gi informasjon om viktige endringer, gjennomgå klagesaker fra Statsforvalteren, drøfte aktuelle temaer og få innspill om nye behov.

NAV-kontoret har en ansatt som fungerer som familiekontakt. Familiekontakten er ment å være et bindeledd mellom ulike parter, og skal ha søkelys på barn og unges situasjon og hvordan NAV-kontoret kan gi et helhetlig tilbud.

NAV Færder har egne godkjennere som godkjenner avslag, klagesaker, vedtak etter sosialtjenesteloven §§ 19, 20 og 21, endringsvedtak, vedtak der det er vurdert redusert livsoppholdssats og vedtak som er fattet av nye saksbehandlere. Begrunnelsen for dette er for å bidra til lik og korrekt praksis. I tillegg gjennomfører avdelingslederen stikkprøver av 10 vedtak hver måned, for å avdekke eventuelle avvik. Avdelingslederen går også igjennom klagesakene.

NAV-kontoret har en sjekkliste over hva som skal undersøkes ved godkjenning av vedtak. Det er egne punkter på denne listen som handler om hvorvidt saken er tilstrekkelig kartlagt, herunder om barns behov er kartlagt, samt om barns behov er vurdert og begrunnet.

Kommunen benytter avvikssystemet Compilo. Vi fant at det meldes svært få faglige avvik.

Vi fikk i tilsynet opplyst at det siste året har vært krevende for NAV Færder, delvis som en følge av et høyt antall bosatte flyktninger fra Ukraina og delvis på grunn av høyt sykefravær og ansatte som har sluttet. Vi fikk opplyst at NAV-kontoret har økt bemanningen det siste året for å kunne ivareta oppgavene og oppfylle veiledningsplikten.

Kartlegging

I rutinene til NAV Færder står det at NAV-kontoret skal kartlegge husstandens sosiale og økonomiske situasjon ved første kontakt, og at NAV skal gi utfyllende informasjon om hvilke utgifter til barn man kan få dekket. Det skal ikke gå mer enn seks måneder mellom hver gang det gjennomføres en mer omfattende kartlegging av barns behov. Ved øvrig kontakt skal saksbehandleren spørre stønadsmottakeren om det er endringer i barnets situasjon, og om barnets behov er ivaretatt. Det står videre i rutinene at det skal komme fram av vedtakene at barns behov er kartlagt og vurdert.

Vi har funnet at kartlegging av førstegangssøkere, videre kartlegging og øvrige samtaler, i stor grad gjøres over telefon. Det gjennomføres også fysiske møter på NAV-kontoret. NAV Færder praktiserer i svært liten grad hjemmebesøk.

NAV Færder har et kartleggingsskjema kalt «kartlegging av barnets behov». Skjemaet ble utarbeidet av avdelingen i fellesskap på en fagdag i mai 2023. Vi har fått opplyst at NAV-kontoret før dette benyttet seg av andre skjemaer. Mappegjennomgangen viste at NAV-kontoret gjennomførte kartlegginger også før utarbeidelsen av skjemaet.

I skjemaet fra mai 2023 kommer det fram at den økonomiske situasjonen, familien ellers, barnas aktiviteter, boforhold, behov for klær og utstyr, situasjon på skole, SFO eller barnehage skal kartlegges. Barnets økonomiske situasjon, herunder om barnet har jobb, disponerer egen mobiltelefon eller har utgifter til bursdag, konfirmasjon eller spesielle utgifter som tannbehandling eller briller, skal også kartlegges.

I saksmappene fant vi bruk av kartleggingsskjemaet. Vi fant at skjemaet var scannet inn i nyere saker. Fra mai 2023 og framover var skjemaet også benyttet i forbindelse med kartlegging av brukere som hadde mottatt økonomisk stønad over tid. Vi fant også eksempler på saker der en full kartlegging ikke var gjort. Dette var typisk saker der det kun var søkt om økonomisk stønad én gang, eller der det kun var søkt om dekning av konkrete enkeltstående utgifter, slik som utgifter til tannbehandling.

I noen saker var det gjennomført kartlegging uten at det var tydelig om skjemaet var tatt i bruk. Vi så et tydelig økende fokus på barns behov og en stadig forbedring av kartleggingen det siste året.

De fleste brukerne vi snakket med fortalte at NAV-kontoret hadde spurt om barna i den første samtalen med dem.

I samtalene med ansatte og ledere på NAV Færder kom det fram at det å kartlegge barns behov er noe NAV-kontoret er blitt mer opptatt av det siste året. Kartleggingsrutinene er kjent på kontoret, og blir brukt som et utgangspunkt i kartleggingene av barnefamilier. Vi fikk opplyst at NAV-kontoret alltid skal spørre om barna. Noen ganger tilsier likevel hastegraden på søknaden eller tilgjengelig tid og ressurser at søknaden blir behandlet og det første vedtaket blir fattet uten at det blir gjennomført en kartlegging først. Kartleggingen blir da gjennomført i etterkant av at vedtaket er fattet, eller ved ny søknad.

For å sikre at kartlegging av barns behov gjøres, fikk vi opplyst at dette stadig er et tema på NAV-kontoret. For eksempel tas temaet hyppig opp i de faste møtene. Det er også et eget punkt som gjelder kartlegging av barns behov i sjekklisten for de som godkjenner saker.

I samtaler med ansatte og ledere ved kontoret fikk vi opplyst at det er kjent at opplysninger i saker skal nedtegnes. Dette står også i NAV-kontorets rutiner. Det var likevel variabelt i saksmappene hvor mye som kom fram om barna, og hvor opplysningene ble nedtegnet. I noen saker var opplysninger om barna og opplysninger fra kartleggingssamtalen skrevet i et eget journalnotat. I andre saker sto dette kun i vedtaket. Det var generelt lite journalnotater. I samtale med ansatte og ledere ved NAV-kontoret, fikk vi opplyst at tidspress kunne gjøre at føring av journalnotat ble nedprioritert eller at man valgte å notere ned informasjonen i vedtak i stedet.

I samtalene fikk vi videre opplyst at NAV-kontoret ved søknader om økonomisk stønad innhenter opplysninger der opplysningene ikke allerede foreligger. Dette gjelder særlig saker der det er søkt om konkrete ytelser til barna. Opplysningene blir innhentet ved hjelp av brev, eller ved at saksbehandleren tar kontakt med søkeren per telefon. Ofte gjør saksbehandlerne begge deler.

Barna er stort sett omtalt i vedtakene, men i en del tilfeller kun med alder, kjønn og samværsgrad. I nyere saker var det imidlertid mer informasjon, for eksempel informasjon fra den siste gjennomførte kartleggingssamtalen. Det var mer opplysninger om barna i de vedtakene der det var søkt om konkrete ting til barna.

NAV Færder benytter tolk ved behov i samtale.

Vurdering og beslutning

NAV Færder har en overordnet rutine som gjelder ivaretakelse av barneperspektivet. Denne slår fast at barneperspektivet skal være sentralt i alle saker ved NAV Færder som omhandler barn. Som et eksempel står det blant annet at det i vurderingen av om bilhold er nødvendig for den enkelte, skal vektlegges dersom man har barn med særlige behov. I vurderingen av om det skal dekkes gjeld skal det vises særlig hensyn dersom det er barn i husstanden. Vurdering av barns behov nevnes i saksbehandlingsrutinene også når det gjelder akutte søknader. I slike saker skal saksbehandler vurdere om det er behov for ytterligere kartlegging av barns behov i vedtaksperioden. Barn nevnes også ved andre søknadstemaer, slik som søknader om etablering, livsopphold og boutgifter.

Sjekklisten for godkjennerne har et eget punkt som handler om hvorvidt barns behov er vurdert og begrunnet, og om vurderingen av barns behov kommer fram av vedtaket.

NAV-kontoret tar utgangspunkt i statens veiledende satser i beregningen av søkeres stønadsbehov.

I samtalene med ansatte og ledere fikk vi opplyst at NAV Færder i enkelte saker gir høyere beløp til livsopphold enn de statlige veiledende satsene, for eksempel i tilfeller der brukere har faste helseutgifter, fordyret kosthold eller har behov for å benytte bil. I mappegjennomgangen fant vi ikke saker der NAV-kontoret vurderte at familien hadde behov for et høyere beløp til livsopphold enn statens veiledende satser. Vi fant imidlertid at det ofte ble gitt tilleggsstønad til dekning av ekstra utgifter som familien har. Dette ble bekreftet i samtalene med de ansatte.

I mappegjennomgangen fant vi at det etter søknad gis ekstra stønad til utgifter som gjelder barn, og at NAV-kontoret informerer om muligheten til å søke om ekstra stønad. Vi fant blant annet eksempler på at det var gitt ekstra stønad til klær, sykkel, aktiviteter, bursdagsfeiring og ferie.

De fleste brukerne vi snakket med fortalte at barna var blitt tatt hensyn til i vedtak de hadde mottatt fra NAV Færder, og at de hadde fått hjelp som gjaldt barna. Noen brukere mente likevel at barnas behov ikke i tilstrekkelig grad var vurdert av NAV-kontoret.

Det kommer fram av mappegjennomgangen, av samtalene med ansatte og ledere ved NAV-kontoret og av samtaler med brukere at NAV gir opplysninger knyttet til ulike gratis tilbud kommunen har.

Færder kommune har en del gratis tilbud som gjelder barn og barnefamilier, for eksempel knyttet til utlån av utstyr, aktiviteter og ferie. NAV-lederen og virksomhetsdirektøren presiserte at disse tilbudene er ment som et supplement og ikke som et alternativ til økonomisk stønad.

Vi fant enkelte saker i mappegjennomgangen der det ikke kom fram at barnets beste var vurdert, i saker der dette burde vært gjort. I samtaler med ansatte og ledere på NAV-kontoret fikk vi opplysninger som tilsa at disse vurderingene blir gjort, selv om dette ikke alltid synes i vedtaket.

Rutinene sier at det ved nødhjelpssøknader fra samværsforeldre skal undersøkes om vedkommende har samvær i perioden saken gjelder. I samtale med ansatte og ledere kom det fram at NAV-kontoret ved behandlingen av slike søknader skal undersøke om søkeren har konkrete utgifter knyttet til barn i perioden det søkes om hjelp. I mappegjennomgangen fant vi nødhjelpssaker der det ikke kom tydelig fram at dette var gjort. Vi fikk opplyst at dette er noe NAV-kontoret har hatt mer oppmerksomhet rundt den siste tiden.

I samtalene med ansatte og ledere ved NAV-kontoret fikk vi vite at de i svært liten grad benytter seg av såkalt stordriftsfordel i vurderingen av hjelpebehovet til barnefamilier, og at dette aldri skal gjøres rutinemessig eller uten en konkret vurdering i det enkelte tilfellet. I mappegjennomgangen fant vi ett eksempel der stordriftsfordel var benyttet i utmålingen av økonomisk stønad til familien.

NAV Færder har rutiner som sier at når søknaden er avslått etter sosialtjenesteloven § 18, skal den vurderes etter § 19. Godkjenner skal sjekke at dette er gjort. I samtalene med ansatte og ledere ved NAV-kontoret fikk vi opplyst at rutinene knyttet til dette er kjent, og at det skal gjøres vurderinger også etter denne paragrafen. I mappegjennomgangen fant vi at det blir gjort en vurdering etter sosialtjenesteloven § 19, men at vurderingene i stor grad ble begrunnet med standardiserte tekster i vedtakene, eller ved å vise til vurderingen som var gjort etter § 18.

Barnetrygden var holdt utenfor inntekstberegningen i alle vedtakene vi gjennomgikk, og praksisen ble bekreftet i samtalene med ansatte og ledere ved kontoret.

Oppfølging

I intervju med ansatte og ledere på kontoret kom det fram at samtaler hadde vært nedprioritert i en periode på grunn av manglende kapasitet. I mappegjennomgangen fant vi saker der tilbud om samtale burde vært gitt, men ikke ble det. En bruker vi snakket med oppga at familien ikke alltid fikk samtaler når det ønsket dette. Det ble imidlertid opplyst i samtale med ansatte og ledere på NAV-kontoret, og i samtale med de fleste brukerne vi snakket med, at de som ønsker det får en samtale. NAV Færder gir også informasjon om at man kan få samtaler ut over førstegangssamtalen. Det kom fram i flere av mappene vi gjennomgikk at det var gjennomført samtaler med familien.

I samtale med ansatte og ledere på NAV-kontoret fikk vi opplyst at det i enkeltsaker blir samarbeidet med andre instanser i kommunen, for eksempel barnevernet, rus og psykisk helse eller tjenestekontoret.

Informasjon fra samtalene på NAV Færder og fra oversendt dokumentasjon, viser at det er faste samarbeidsarenaer i Færder kommune, der NAV-kontoret og flere andre instanser samarbeider om barn, unge og oppvekst. NAV Færder samarbeider på systemnivå blant annet med tjeneste for psykisk helse og rus, boligkontoret, Familiens hus, flyktningetjenesten, oppvekstavdelingen i kommunen og oppfølgingstjenesten. NAV-kontoret kommuniserer også med og har faste møter med barnevernet, og har kontakt med den frivillige sektoren i kommunen, for eksempel med frivillighetssentralen eller Røde kors.

Rutinene til NAV Færder omtaler tjenesten opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17. Rutinen gjelder alle som i kontakt med brukere avdekker behov for opplysning, råd og veiledning knyttet til arbeid, aktivitet, økonomi, hjemme- og bosituasjon, helse, fritid og nettverk. Det er slått fast i rutinene at alle saksbehandlere skal kunne fatte vedtak etter § 17 og at tjenesten skal være lett tilgjengelig.

I mappegjennomgangen fant vi kun ett vedtak etter sosialtjenesteloven § 17. Dette gjaldt økonomisk rådgiving. De fleste brukerne vi snakket med kjente ikke konkret til tjenesten, men en bruker oppga å ha fått tilbud om økonomisk veiledning. I samtalen med ledere og ansatte på kontoret fikk vi opplyst at tjenesten i realiteten gis.

NAV Færder har fått tilskuddsmidler til utvikling av de sosiale tjenestene i NAV til et prosjekt knyttet til opplysning, råd og veiledning etter § 17, som startet opp høsten 2023. Prosjektet skal drives med to ansatte, der den ene stillingen finansieres med prosjektmidler og den andre stillingen er en ressursperson fra NAV-kontoret.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kartlegging

Med bakgrunn i det som står i rutinene til NAV Færder, samt det som kom fram av mappegjennomgangen og intervjuene med ansatte, ledere og brukere, finner vi at NAV-kontoret legger til rette for og gjennomfører kartleggingssamtaler der barnas behov inngår som tema. NAV-kontoret innhenter opplysninger om barna muntlig og skriftlig, når opplysningene ikke allerede foreligger. Saksmappene inneholder opplysninger om barna.

Vi legger vekt på de opplysningene vi har fått om dagens praksis ved NAV Færder, herunder at NAV-kontoret har hatt en utvikling over tid med hensyn til vurdering og synliggjøring av barns behov, spesielt fra våren 2023 og framover. Vi legger også vekt på at NAV Færder har rutiner for å sikre at kartlegging av barns situasjon gjøres, at rutinene er kjent for de ansatte og lederne, og at rutinene følges.

Vurdering og beslutning

NAV Færder holder barnetrygden utenfor ved utmåling av økonomisk stønad, og gjorde det også før lovendringen 1. september 2022. NAV-kontoret benytter seg i svært liten grad av stordriftsfordeler, og aldri rutinemessig.

NAV Færder tar utgangspunkt i de statlige veiledende satsene til livsopphold når de utmåler økonomisk stønad. Vi fant ikke eksempler i mappegjennomgangen på at det etter en konkret vurdering ble gitt et høyere beløp i noen tilfeller, men de ansatte oppga at dette gjøres i enkelte tilfeller. NAV-kontoret gir også ekstra stønad i tillegg til de statlige veiledende satsene, for å dekke konkrete behov.

NAV-kontoret har rutiner som sier at barns behov skal vurderes og vektlegges, og de har rutiner for å sikre at dette gjøres.

Vi har funnet at beslutningene i vedtak fattet av NAV-kontoret henger sammen med og er et naturlig resultat av de vurderingene som er gjort. Opplysningene fra kartleggingen er grunnlag for vurderingene, og beslutningen bygger på vurderingene.

Selv om vurderingene etter § 19 kan bli bedre, fant vi i mappegjennomgangen at det ble gjort vurderinger etter § 19 når søknaden ble avslått etter § 18. Det kom fram i intervjuer med ansatte og ledere på kontoret at de jobber med å gjøre bedre vurderinger etter denne bestemmelsen.

Oppfølging

NAV-kontoret tilbyr samtaler og informerer brukere om at samtaler gis. Det samarbeides med andre instanser i enkeltsaker og på systemnivå. Selv om det i liten grad blir fattet vedtak om opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenestelov § 17, kommer det fram at tjenesten blir gitt.

2. Statsforvalterens konklusjon

Det ble ikke avdekket lovbrudd i dette tilsynet.

Med hilsen

Inger Tveit Espeland
assisterende direktør

Merete Lohne
fagsjef

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 3. august 2023

Intervju med brukere ble gjennomført på telefon i perioden 5. – 20. september 2023.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved NAV Færder og innledet med et kort informasjonsmøte 21. september 2023. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 25. september 2023. 

En stor del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd. Andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende navngitte dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Skjema for egenrapportering og dokumentinnhenting
• Administrativ organisering
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte med navn og ansvarsområde
• Samarbeidsavtale mellom NAV Vestfold og Telemark og Færder kommune
• Virksomhetsplan 2023 og utviklingsdokument for NAV Færder
• Kommuneplanens samfunnsdel
• Oversikt over møter mellom NAV-kontoret og samarbeidsinstanser hvor sosiale tjenester er tema
• Beskrivelse av møtestruktur/kunnskapsdeling NAV Færder
• Risikovurdering
• Sjekkliste for godkjenning av saker
• Kartleggingsskjema: Kartlegging av barnets behovs
• Kartleggingsskjema: Kartleggingssamtale økonomisk sosialhjelp – mottak og langtidsmottakere
• NAV overordnet rutine barneperspektivet
• Avvikshåndtering – overordnet prosedyre
• NAV internkontroll på sosialtjenesteområdet
• NAV rutiner for saksbehandling
• NAV økonomisk stønad, saksbehandling

Det ble valgt ut 23 mapper med søknad, vedtak, eventuelt kartleggingsskjema og journalnotater etter følgende kriterier:

• Saksmapper med vedtak fra nye familier
• Saksmapper fra langtidsmottakere (mer enn seks måneder)
• Saksmapper fra familier med flere enn tre barn
• Saksmapper med vedtak som handler om samvær med barn
• Saksmapper med vedtak av akutt karakter der mottaker har barn

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

6 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• rådgiver Hilde Gogstad, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
• seniorrådgiver Hanne Kristine Vogsland, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
• fagsjef Merete Lohne, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk