Hopp til hovedinnhold
Tilsynsrapport

Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten oppfølging av barn i fosterhjem - Vestmar barneverntjeneste 2023

Tidsrom for tilsynsbesøket:

18.04.23 - 19.04.23

Statsforvalteren i Vestfold og Telemark

Oppfølging av tilsynet

I dette tilsynet ble det ikke avdekket lovbrudd. Tilsynet er derfor avsluttet.

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Kragerø og Drangedal kommuner og besøkte i den forbindelse Vestmar barneverntjeneste fra 18. og 19. april 2023. Vi undersøkte om Kragerø og Drangedal kommuner sørger for at oppfølgingen av barn i fosterhjem blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at fosterbarn får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

Det ble ikke funnet lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Statsforvalteren forventer imidlertid at barneverntjenesten følger opp forbedringspunktene som kommer frem av denne rapporten, og iverksetter adekvate tiltak på disse områdene.

Vi sendte foreløpig rapport til kommunen 16. mai 2023 hvor vi ba om eventuelle kommentarer/ innsigelser til faktagrunnlaget, med frist til 6. juni 2023. Vi mottok kommunens kommentarer 7. juni 2023, og har gjort presiseringer i rapporten i tråd med dette.

1.   Tilsynets tema og omfang

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrer at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem er forsvarlig. Tilsynet med forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem innebærer en undersøkelse og vurdering av om:

  • Barneverntjenesten tilrettelegger for og gir barnet mulighet til å medvirke i oppfølgingen, og medvirkningen er dokumentert
  • Barneverntjenesten planlegger oppfølgingen av barnet
  • Barneverntjenesten tilegner seg tilstrekkelig informasjon om barnets utvikling, omsorgssituasjon og behov for endringer eller ytterligere tiltak
  • Barneverntjenestens oppfølging av fosterhjemmet er helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie
  • Barneverntjenesten besøker fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å gi barnet forsvarlig oppfølging
  • Barneverntjenesten gjør en forsvarlig vurdering av barnets utvikling og omsorgssituasjon og konkluderer på om det er behov for endringer eller ytterligere tiltak
  • Barneverntjenesten iverksetter nødvendige beslutninger om behov for endringer eller ytterligere tiltak
  • Kommunen sikrer systematisk og tilpasset internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som systemrevisjon. Det innebærer at statsforvalteren har ført tilsyn med om kommunen utfører, styrer og leder arbeidet slik at de oppfyller aktuelle lov- og forskriftskrav. Statsforvalteren skal ikke overprøve enkeltsaker, men se på om tjenesten systematisk følger opp barn i fosterhjem i tråd med regelverket.

Kravene i tilsynet er utformet som overordnede krav knyttet til arbeidsprosesser i barneverntjenesten og gjenspeiler det viktigste som må skje hos tjenesten for at oppfølgingen av barnet skal bli av god og forsvarlig kvalitet.

Det er omsorgskommunens (jf. barnevernsloven § 9-6 første ledd og forskrift om fosterhjem § 1 annet ledd) ansvar for oppfølging og kontroll av hvert enkelt barns situasjon i fosterhjem som har vært gjenstand for dette tilsynet. Tilsynet har omfattet barneverntjenestens oppfølging av barn som bor i kommunale fosterhjem der det er snakk om omsorgsovertakelse og plasseringen har skjedd ved tvang jf. barnevernsloven § 5-1. Med dette forstås hjem i barnets familie eller nære nettverk eller et fosterhjem som er rekruttert på generelt grunnlag. Barneverntjenestens ansvar for å følge opp biologiske foreldre har ikke vært en del av dette tilsynet.

Barn og fosterforeldres meninger om og erfaringer med barneverntjenestens arbeid med oppfølging, er viktig informasjon for å vurdere både kvaliteten på tjenestene og kommunens praksis når det gjelder brukermedvirkning. Et utvalg fosterforeldre og barn som bor eller nylig har bodd i fosterhjem har derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.   Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal barneverntjeneste, etter barnevernloven § 2-3 b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.

Overordnede rettslige prinsipper

Det sentrale lovgrunnlaget for tilsynet med kommunenes barneverntjenester i 2022 er Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 (bvl.) med tilhørende forskrifter.

Sammen med Norges menneskerettslige forpliktelser oppstiller barnevernloven noen helt grunnleggende prinsipper som er førende for barnevernsområdet generelt og derfor også for barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem. Også forvaltningsloven (fvl.) inneholder regler som blir førende for dette tilsynet på et grunnleggende og overordnet nivå.

  • Barns rett til omsorg og beskyttelse kan utledes av både Grunnloven (Grl.) 104 og FNs barnekonvensjon (Barnekonvensjonen) artikkel 3 og 19. Barns behov for omsorg og beskyttelse er også understreket av Den europeiske menneskerettsdomstol i mange saker, og er anerkjent som et legitimt inngrepsformål ved inngrep i retten til familieliv etter den europeiske menneskerettskonvensjon (EMK) artikkel 8. Hvis myndighetene overtar omsorgen for et barn, påligger det dem likevel en positiv plikt til å sette inn tiltak for å tilrettelegge for gjenforening mellom barn og foreldre så snart det med rimelighet lar seg gjøre jf. Grl. § 102 og EMK art. 8 nr. 2.
  • Prinsippet om barnets beste er barnevernområdets mest sentrale Prinsippet fremgår av Barnekonvensjonen artikkel 3 og Grunnloven § 104 og skal være et grunnleggende hensyn ved alle handlinger og avgjørelser som berører barn. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 4-1 som sier at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak til som er til det beste for barnet. Bestemmelsen slår også fast at det i vurderingen skal legges vekt på å gi barnet stabil og god voksenkontakt og kontinuitet i omsorgen. Prinsippet om barnets beste utgjør en selvstendig rettighet for hvert barn, men det skal også vektlegges når andre lovbestemmelser skal fortolkes og virke som en retningslinje for saksbehandlingen i saker som berører barn. Barnets mening er et helt sentralt moment i vurderingen av barnets beste.
  • Barnets rett til medvirkning er et særlig viktig krav som har vært undersøkt i dette Barnets rett til å bli hørt følger av både Grunnloven § 104 og FNs Barnekonvensjon art. 12. I barnevernloven er prinsippet nedfelt i § 1-6 om retten til medvirkning. Bestemmelsen gir barnet en ubetinget og selvstendig rett til å medvirke, men ingen plikt. Retten gjelder i hele beslutningsprosessen og i alle forhold som berører barnet, ikke bare når det skal tas rettslige eller administrative avgjørelser. Barnets synspunkter skal i samsvar med barnets alder og modenhet, alltid tas med i vurderinger og bidra til at avgjørelser som fattes er til barnets beste. Forskrift om medvirkning og tillitsperson gjelder for alle deler av barnevernets arbeid og utdyper hvordan barneverntjenesten skal sikre barnets medvirkning.
  • Forsvarlighetskravet i barnevernloven § 1-4 innebærer at tjenestene må holde tilfredsstillende kvalitet, ytes i tide og i et tilstrekkelig omfang. Barnevernlovens regel om forsvarlighet har et helhetlig utgangspunkt. Innholdet i kravet må tolkes i sammenheng med de øvrige bestemmelsene i barnevernloven, der særlig barnevernlovens formålsbestemmelse, prinsippet om barnets beste og barnets rett til å medvirke er viktige tolkningsfaktorer.
  • Dokumentasjon. Som en følge av forsvarlighetskravet i bvl. § 1-4, god forvaltningsskikk og plikten til internkontroll har barneverntjenesten plikt til å dokumentere både barnevernfaglige vurderinger og de faktiske forhold som ligger til grunn for de beslutninger og vedtak som Barneverntjenesten har en generell plikt til å dokumentere barnets medvirkning i saksbehandlingen jf. Forskrift om medvirkning og tillitsperson § 7. Avgjørelser som gjelder ytelser og tjenester etter barnevernloven regnes som enkeltvedtak, jf. bvl. § 6-1 annet ledd. Dette innebærer at vedtaket skal begrunnes etter reglene i forvaltningsloven §§ 24 og 25.

Barneverntjenestens plikt til å følge opp barn i fosterhjem

Barnevernstjenestens plikt til å følge opp barn og foreldre etter vedtak om omsorgsovertakelse er overordnet regulert i barnevernloven § 4-16. Barneverntjenesten har etter § 4-16 et løpende og helhetlig ansvar for oppfølgingen for barnet, herunder å følge barnets utvikling og vurdere om det er nødvendig med endringer eller ytterligere tiltak for barnet slik at barnet får best mulig omsorg. En del av ansvaret innebærer også arbeidet med gjenforening, samt å legge til rette for samvær med søsken der hensyn til barnet ikke taler mot det. At barneverntjenesten har et løpende og helhetlig ansvar for oppfølgingen av barnet, innebærer at tjenesten på en systematisk og regelmessig måte må vurdere barnets behov. Det handler om å planlegge oppfølgingen, innhente informasjon og følge opp fosterhjemmet, vurdere, konkludere og iverksette beslutninger slik at barnet får den omsorgen og hjelpen det har behov for. Gjennomgående skal barnet medvirke og arbeidsprosessene understøttes av en systematisk internkontroll.

Forskrift om fosterhjem § 7 gir en nærmere utdyping av hva som ligger i barneverntjenestens plikt til kontroll og oppfølging av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet.

Barnevernstjenestens oppfølging av fosterhjemmet skal være helhetlig og tilpasset den enkelte fosterfamilie jf. Forskrift om fosterhjem § 7 annet ledd. Oppfølgingsansvaret inkluderer nødvendig råd, veiledning og støtte til fosterforeldrene og gjelder så lenge barnet er i fosterhjemmet.

Fosterforeldrenes egne biologiske barn er også en del av fosterfamilien og må inkluderes i barneverntjenestens oppfølging av hvilke behov fosterhjemmet har.

Barneverntjenesten skal besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig, men minst fire ganger i året jf. fosterhjemsforskriften § 7 tredje ledd. For barn som har vært plassert i fosterhjemmet i mer enn to år, kan barneverntjenesten vedta at antall besøk skal reduseres til minimum to ganger i året.

Den delen av fosterhjemsarbeidet som handler om veiledning, oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet, er kanskje den delen av fosterhjemsarbeidet som er aller viktigst for å få fosterhjemsplasseringen til å fungere etter sitt formål. Ansvaret for kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet innebærer et ansvar for å foreta en jevnlig kontroll med at barnet får den omsorg det trenger og at fosterhjemsplasseringen for øvrig fungerer etter sitt formål. Det vil hele tiden være barneverntjenesten som har ansvaret for å vurdere hva som er nødvendig og forsvarlig oppfølging av det enkelte barn, om vilkårene for omsorgsovertakelse fortsatt er til stede og om det konkrete fosterhjemmet er et egnet tiltak for barnet. Barneverntjenesten vil også ha et ansvar for å foreta endringer i barnets omsorgssituasjon som viser seg å være nødvendige.

Barn som er under barnevernets omsorg, vil ofte ha særlige behov som må imøtekommes gjennom systematisk innsats. Å utarbeide planer er en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform.

Barneverntjenesten har ansvar for å utarbeide ulike planer som for eksempel omsorgsplan (bvl. § 4-15 tredje ledd, fosterhjemsavtale (Forskrift om fosterhjem § 6), samværsavtaler/samværsplaner (bvl. § 4-19), tiltaksplaner for barn som mottar hjelpetiltak (bvl. § 4-5) og individuell plan for barn som har behov for langvarige og koordinerte tiltak eller tjenester (bvl. § 3-2 a).

Ved all oppfølging og utarbeidelse av planverk er det viktig at barneverntjenesten involverer og samarbeider både med barn og foreldre, jf. bvl. § 1-6 og § 1-7 på en systematisk måte.

Internkontroll

Det er nær sammenheng mellom styring av tjenesten og at tjenestene er forsvarlige.

Kommuneloven § 25-1 jf. bvl. § 2-1 regulerer de krav som stilles til kommunene når det gjelder internkontroll. Internkontrollen skal være systematisk, og at den må ha et omfang og innhold som er tilpasset barnevernstjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold. Det er kommunedirektøren i kommunen som er ansvarlig for internkontrollen. Bestemmelsens tredje ledd bokstav a til e stiller videre krav til innholdet i internkontrollen. Kommunen skal skaffe seg oversikt over, og følge med på, områder hvor det er fare for svikt i tjenesteenhetene eller at tjenestene ikke følger lov- og forskriftskravene. Hvilke styringsaktiviteter som er nødvendige for å få oversikt vil variere avhengig av blant annet organisering og størrelse på tjenestene.

God internkontroll kan bidra til at oppfølgingen av barn og fosterhjem foregår på en forsvarlig og kvalitativt god måte. Noen sentrale forutsetninger er imidlertid at den er risikobasert, tilstrekkelig formalisert og innbefatter ulike kontroll- og forbedringstiltak.

På barnevernsområdet må kravene til internkontroll ses i sammenheng med såkalte pliktbestemmelser i barnevernloven som har betydning for hvordan tjenesten skal sikre forsvarlige tjenester. I henhold til bvl. § 2-1 syvende ledd skal kommunen sørge for at de ansatte i barneverntjenesten får nødvendig opplæring og veiledning. Ansvaret omfatter innebærer blant at ansatte må følges opp og få nødvendig støtte i arbeidet.

3.   Beskrivelse av faktagrunnlaget

Organisering, styring og ledelse

Vestmar barneverntjeneste er en interkommunal barneverntjeneste for kommunene Kragerø og Drangedal i Vestfold og Telemark fylke. Barneverntjenestene i Kragerø og Drangedal ble slått sammen til Vestmar barneverntjeneste 01.03.2017. Kragerø kommune er vertskommune.

Kragerø kommunes innbyggertall var per 21.02.2023 10 413, ifølge Statistisk sentralbyrå. Av disse var 1 811 barn og ungdom under 18 år. For Drangedal kommune var tilsvarende tall 4 091, med en barnebefolkning under 18 år på 777.

Kommunedirektøren er Kragerø kommunes øverste administrative ledelse. Administrasjonen er organisert i fire kommunalområder; Samfunn, Helse og omsorg, oppvekst og Støtte og utvikling. Kommunedirektøren har ukentlige ledermøter med de fire kommunalsjefene. I tillegg har kommunedirektøren driftsmøter med hver kommunalsjef hver 14. dag, hvor ulike temaer for kommunalsjefområdet blir tatt opp.

Kommunens øverste ledelse blir regelmessig informert om tilstand og risiko i barneverntjenesten gjennom faste årlige tertialrapporteringer. I tillegg utarbeider barneverntjenesten årlig en tilstandsrapport – Kvalitetsmelding. Rapporteringene blir behandlet i kommunestyret. 2 ganger i året deltar kommunedirektøren på samarbeidsrådsmøter, sammen med Drangedal kommune. I dette møtet rapporterer barnevernleder for status for barneverntjenestens arbeid. Her gjennomgås også sykefravær, personal, økonomi og eventuelle utfordringer/områder med fare for svikt i barneverntjenesten.

Vestmar barneverntjeneste er underlagt kommunalområde oppvekst i Kragerø. Oppvekst består av skole, barnehage, PP-tjenester og barneverntjenesten. Virksomhetsleder for barneverntjenesten rapporterer til kommunalsjef for oppvekst. Nåværende kommunalsjef for oppvekst i Kragerø begynte i stillingen 01.04.2023. Hun kommer fra stilling som rektor ved en skole i Kragerø og er kjent med barneverntjenenesten fra møter og samarbeid i oppvekst og i enkeltsaker.

I Drangedal er barnevern en del av kommunalsjefområdet Helse og velferd. Årlig gjennomføres det minst to møter med Drangedal kommune for å vurdere tilstand og risiko i barneverntjenesten. Dette er nedfelt i samarbeidsavtalen for det interkommunale samarbeidet. En gang i året møter barnevernleder i kommunestyret i Drangedal.

Barnevernleder møter jevnlig i kontrollutvalget både i Drangedal og Kragerø kommune, og i hovedutvalget for oppvekst i Kragerø, for å redegjøre for tilstanden i barneverntjenesten.

Kommunalsjef for oppvekst har hatt driftsmøter med barnevernleder hver 6. uke. Den nyansatte oppvekstsjefen ønsker å legge om til faste møter en gang i måneden hvor møtene skal gjennomføres med fast agenda for å sikre gjennomgang av nøkkeltall, informasjon, internkontroll og kvalitetsutvikling. Kommunalsjefen har et ønske om å være synlig for de ansatte og barnevernleder. Hver 6. uke gjennomføres det driftsmøter med kommunalsjef for Helse og velferd i Drangedal.

Barneverntjenesten organisering, styring og ledelse

Vestmar barneverntjeneste har hovedkontor i Kragerø sentrum. Tjenesten har tilgang til å bruke kontorlokaler i Drangedal ved behov.

Vestmar barneverntjeneste er organisert med en ledergruppe som består av barnevernleder og to teamledere. Teamleder for Undersøkelse/tiltaksteam er tjenestens nestleder. I tillegg til de to teamene har tjenesten stillinger knyttet til støttetjenester/tiltak. Per i dag har tjenesten totalt 15,8 årsverk. Barnevernleder er barneverntjenestens faglige og administrative leder.

Vestmar barneverntjeneste har 34 barn plassert i fosterhjem.

Tjenesten bruker fagprogrammet Familia Barnevern fra Visma. Fagprogrammet ivaretar alle deler av saksbehandlingsprosessen med tilhørende maler, i tillegg til å støtte offentlig rapportering og statistikk. Tjenesten har tilgang til Visma veileder for veiledning og oppslag i barnevernfaglige spørsmål, tilgang til oppdaterte lover og regelverk og ulike e-læringskurs. Kommunene i Grenland har i regi av Grenlandssamarbeidet igangsatt arbeidet med å anskaffe nytt fagprogram som skal erstatte dagens fagprogram.

Hele ledergruppen i barneverntjenesten har gjennomført KS lederkurs.

Barnevernleder og teamlederne har ukentlige ledermøter. Det oppgis at møtene har fast agenda og det skrives referat fra møtene. Hvert kvartal har barnevernleder møte med hver av teamlederne.

Dersom teamlederen har gjennomført stikkprøvekontroll i teamet, gjennomgås dette på møtet.

Årlig gjennomfører barneverntjenesten 2 fagdager hvor tema besluttes i samarbeid med de ansatte. Fagdagene holdes felles for hele avdelingen eller for grupper av ansatte. Det planlegges å gjennomføre 2 årlige prosedyredager hvor tjenesten skal gjennomgå prosedyrer og rutiner for de ulike teamene.

Barneverntjenesten har personalmøte en gang per måned hvor de har ulike aktuelle temaer på dagsorden. En gang i uken, før teammøtene, gjennomfører barneverntjenesten felles fagmøte med utgangspunkt i Modell for læring, kvalitet og internkontroll som ble igangsatt høsten 2022. Modellen går ut på å gjennomføre 6 ukers bolker med søkelys på ulike temaer. På slutten av hver bolk gjennomfører kontaktpersonene en risikovurdering av egne saker, knyttet opp mot temaet for den aktuelle perioden.

Utenom de faste møtene er barnevernleder tilgjengelig for de ansatte og teamlederne. Det kom frem i samtalene at ansatte og ledelse støtter hverandre og de bruker hverandres kompetanse.

Omsorgsteam

Teamleder for Omsorgsteamet startet i stillingen i august 2022. Hun er ansatt i 80 % stilling i barneverntjenesten og har i tillegg en 20 % stilling i kommunens stab. Teamleder er ny i barneverntjenesten, men har jobbet flere år i ulike deler av Kragerø kommune.

I 2022 ble Omsorgsteamet styrket med 1 stilling. Omsorgsteamet består nå av teamleder, 4 kontaktpersoner og 1 konsulent/veileder, totalt 5,8 stillinger. Teamleder har hovedansvar for sakene i teamet. I ansvaret ligger det å ha oversikt over sakene i teamet, påse at de blir fulgt opp og sikre at saksbehandlingsrutiner og regler blir fulgt. Teamleder har også ansvar for fagutvikling og oppfølging av de ansatte i teamet. I forbindelse med en langtidssykemelding har teamleder midlertidig overtatt oppfølgingsansvaret i enkelte av sakene i teamet.

Omsorgsteamet har faste teammøter hver uke. Her drøftes enkeltsaker som på forhånd har blitt meldt opp til drøfting. Det blir skrevet et kort referat fra drøftingen, og kontaktperson journalfører beslutningen i klientens journal.

Barneverntjenestens planlegging og oppfølging av barnet og fosterhjemmet

Barneverntjenesten har rutiner og prosedyrer knyttet til oppfølging av barn i fosterhjem. Det er utarbeidet en sjekkliste som skal sikre en systematisk plan for oppfølgingen og gi en rask oversikt over saken. Videre har teamet en mal for oppfølgingsbesøk som inneholder ulike punkter som skal gjennomgås under oppfølgingsbesøket. Det ble opplyst at maler og sjekklister er under kontinuerlig revideringsarbeid og nye punkter har blitt tilføyd også etter at malene ble oversendt tilsynsteamet.

De ansatte er godt kjent med rutiner og maler for oppfølgingsarbeidet. Sjekklisten er tatt i bruk av alle kontaktpersonene, og det er innført rutine om at alle oppfølgingsbesøk for våren skal planlegges innen 30.01. og for høsten innen 30.06. Fosterhjemmene skal involveres i valg av dato. Teamleder har gitt tilbakemelding om at de skal unngå å planlegge oppfølgingsbesøk i juni og desember, for å så langt som mulig sikre at de får gjennomført besøkene om noe skulle kreve endring i dato for oppfølgingsbesøk. Sjekkliste for 2023 ble funnet i sakene tilsynsteamet gjennomgikk.

Intervjuene og mappegjennomgangen viser at kontaktpersonene tilegner seg informasjon om barnet og fosterfamilien ved oppfølgingsbesøk i fosterhjemmet, telefonkontakt og epostutveksling utenom besøkene. I flere saker er det samarbeidsmøter med andre instanser som barnehage, skole, PPT, Bup etc, som gir informasjon om barnets og fosterfamiliens situasjon. Barneverntjenesten mottar også informasjon fra barnets tilsynsfører og de har oppfølging av biologiske foreldre.

Konsulenten i omsorgsteamet gjennomgår og godkjenner alle tilsynsrapportene før den settes til fosterbarnets kontaktperson.

For å planlegge og gjennomføre oppfølgingsbesøkene i fosterhjemmet, oppgir både teamleder og kontaktpersonene at tjenesten bruker malen for oppfølgingsbesøkene som utgangspunkt for dette. I tillegg gjennomgås referat fra forrige besøk. Malen for oppfølgingsbesøkene inneholder punkter som tas opp under oppfølgingsbesøket. Kontaktperson tilpasser besøkene på bakgrunn av informasjon og behov rundt det enkelte fosterbarnet og/eller situasjonen i fosterhjemmet. Punkter som tas opp er blant annet barnets utvikling, fungering i barnehage/skole, samvær, fosterhjemmets vurdering av egen rolle, samarbeid med andre instanser og behov for endringer/tiltak. I revidert mal for oppfølingsbesøk så vi at informasjon om tillitsperson og gjennomgang av fosterhjemsavtalen nå er en del av oppfølgingsmalens faste punkter. Kontaktpersonene oppga under intervjuene at tjenesten ikke har en fast rutine for når disse punktene tas opp, men at det gjøres jevnlig.

Fosterhjemsavtalen gjennomgås ca en gang per år. Kontaktpersonene ga uttrykk for at de vet hva som forventes av dem og at de er kjent med rutiner, prosedyrer og arbeidsoppgavene knyttet til oppfølgingsarbeidet.

Etter oppfølgingsbesøket skrives det referat fra besøket i fagprogrammet. Inntil for kort tid siden var det ulik praksis på om referatene ble sendt ut til fosterhjemmene. Omsorgsteamet har nylig innført som fast rutine, at referatene alltid skal sendes fosterforeldrene. De jobber med å tydeliggjøre barneverntjenestens vurderinger etter oppfølgingsbesøkene og hvilke vurderinger som hører hjemme i disse referatene.

Et gjennomgående tema i tilsynsteamets samtaler med fosterforeldrene, var at et stort flertall hadde opplevd hyppige saksbehandlerskifter over flere år. Tilbakemeldingene var at dette har vært belastende, og at det har påvirket kontinuiteten i oppfølgingen. Flere ga uttrykk for at oppfølgingen har vært mer stabilt den siste tiden. Halvparten av fosterforeldrene ga uttrykk for at de var fornøyde med oppfølgingen, til tross for hyppig saksbehandlerskifte. Den andre halvdelen var mer varierte i tilbakemeldingene. Noen ga uttrykk for at de selv har måttet være pådrivere og igangsettere av tiltak rundt fosterbarnet og at kontaktpersonen var «lite på».

Med bakgrunn i hyppig saksbehandlerskifte og turnover i omsorgsteam, er det besluttet at det skal være to kontaktpersoner i hver sak for å ivareta kontinuitet og informasjonsflyt i sakene. Det er en hovedansvarlig og en toer i hver sak. Under intervjuene kom det frem at det avhenger av saken, hvor aktiv kontaktperson nummer to er. Dersom hovedkontaktperson er borte over tid, har kontaktperson to ansvar for å følge opp saken.

Barnevernleder opplyste om at det er innført ny rutine ved saksbehandlerbytte i tjenesten. Ved planlagt bytte av kontaktperson skal det gjennomføres et overføringsmøte mellom tidligere og ny kontaktperson. Kontaktpersonene deltar også, så langt de får det til, på et felles oppfølgingsbesøk i fosterhjemmet. Dette for å sikre informasjonsoverføring og kontinuitet i sakene. Ved ferier og mer akutt fravær, er målsettingen at det lages en oversikt over sakene og hva som må gjøres i den enkelte sak, slik at oppfølgingen og kontinuiteten i saken lett kan overtas av andre. I de mappene vi gjennomgikk så vi ingen dokumentasjon knyttet til bytte av kontaktperson eller oppfølging i forbindelse med lengre fravær fra den faste kontaktpersonen.

På bakgrunn av den informasjonen kontaktpersonene mottar under oppfølgingsbesøkene, vurderer de hvordan barnet har det i fosterhjemmet og om det er behov for endringer/andre tiltak. Behov for endringer eller andre tiltak tas ofte opp til drøfting i teamet. Tjenesten har utarbeidet en egen mal for faglig drøfting på teamets ukentlige møter. Skjemaet omhandler problemstilling, bakgrunnsinformasjon, vurderinger, konklusjon og ansvarsfordeling.

I de 10 sakene vi gjennomgikk forelå det gyldig omsorgsplan. I intervjuene kom det fram at den aktive bruken av omsorgsplanene varierer i oppfølgingsarbeidet. Planene er ofte overordnende og endres kun ved større endringer i barnets situasjon.

Det kom frem både ved mappegjennomgang og intervjuer med ansatte og fosterhjem, at fosterbarn og fosterhjem i hovedsak får individuell oppfølging og tiltak. Av de sakene vi gjennomgikk, var det kun besluttet reduksjon i antall oppfølgingsbesøk i en sak. I noen av sakene var det flere oppfølgingsbesøk enn lovkravet, mens det i flertallet av sakene var hyppig oppfølging med telefonkontakt og epost-korrespondanse utenom oppfølgingsbesøkene.

Under intervjuene med de ansatte ble det opplyst at fosterforeldrenes behov blant annet vurderes ut fra samspill og tilknytning de har med fosterbarnet. Dersom kontaktpersonen vurderer at det er behov for mer veiledning, tas dette opp med fosterforeldrene. Disse vurderingene var ikke synlige i mappene vi gjennomgikk, men det var dokumentert at det var satt inn tiltak i fosterhjemmet.

Dersom barnet eller fosterfamilien har behov for tiltak eller oppfølging utover det barneverntjenesten har kompetanse på, henvises barnet til for eksempel BUP og/eller det settes inn andre tiltak som for eksempel veiledning til fosterhjemmet. Barneverntjenesten har også egen veilederkompetanse som settes inn som forsterket oppfølging til fosterhjem i perioder.

Barneverntjenesten har utarbeidet sjekkliste for tilbakeføring/vurdering av gjenforening og mal for samtale med biologiske foreldre. Det ble opplyst at kontaktpersonenes bruk av selve verktøyet varierer. Tjenesten oppgir at de har kontakt med og følger opp de biologiske foreldrene både ved planlegging og gjennomføring av samvær og vurdering av foreldrenes situasjon.

Mappegjennomganen viste at det forelå dokumentasjon for kontakt med foreldrene i flere av sakene. Ved et par tilfeller forelå det eget dokument med vurdering av gjenforening.

Barnets medvirkning og dokumentasjon av medvirkningen

Under intervjuene kom det frem at barneverntjenesten som hovedregel gjennomfører samtaler med fosterbarnet i forbindelse med oppfølgingsbesøkene. Kontaktpersonen foretar en vurdering av hvordan samtalen skal gjennomføres på bakgrunn av barnets alder, modenhet, fungering og barnets ønske. Fosterbarna får tilbud om og mulighet for å ha egne samtaler med kontaktperson. I mange tilfeller tilsier barnets alder eller fungering at samtalene må gjennomføres med fosterforeldrene til stede, eller at barnet selv uttrykker et ønske om at fosterforeldrene skal delta i samtalen.

I samtalene med fosterbarn og fosterforeldre kom det frem at noen fosterbarn opplever oppfølgingsbesøkene og kontakt knyttet til fosterhjemsplasseringen som belastende. De ønsker å få være som «vanlige barn» og har et ønske om mindre kontakt med barneverntjenesten og personer rundt.

Mal for oppfølgingsbesøk har barnesamtale som eget punkt. Dersom barnesamtalen ikke blir gjennomført, skal det oppgis en begrunnelse for hvorfor barnet ikke er snakket med i referat fra besøket. I flere av sakene vi gikk gjennom var det dokumentert at barnet var tilbudt samtale, hvorfor barnet eventuelt ikke var snakket med eller hvorfor samtalen var gjennomført sammen med fosterforeldre. Dersom barnet var snakket med, enten alene eller sammen med fosterforeldrene, var samtalen dokumentert i referat fra oppfølgingsbesøkene.

I samtalene med barna snakker kontaktpersonen med barna om hvordan de har det i fosterhjemmet og om samvær med biologiske foreldre. Dersom fosterbarna kommer med ønsker knyttet til endringer i samværsordningen, tar kontaktpersonen med seg dette videre til foreldrene. Kontaktpersonen prøver å legge til rette for at samværene skal være slik barna ønsker at de skal være.

Noen av kontaktpersonene oppga at større barn får kontaktpersonens mobilnummer, slik at de har anledning til å ta direkte kontakt dersom det er noe de vil ta opp.

Internkontroll

Vestmar barneverntjeneste har iverksatt ulike tiltak for å avdekke og følge opp risiko for svikt.

Kragerø kommune bruker HMS og kvalitetssystemet QM+. Her er barneverntjenestens utarbeidede prosedyrer og sjekkliste samlet. Systemet brukes også til å melde og registrere behandling av avvik i tjenesten. Avviksmeldingene skal behandlet på lavest mulig nivå, men sendes videre oppover i ledernivå dersom dette ikke blir gjennomført etter en fastsatt frist. 4 ganger i året gjennomgås avviksrapporteringen i arbeidsmiljøutvalget både på kommunalområdet og i hoved- arbeidsmiljøutvalg i kommunen. Årsrapporten for avvikshåndtering behandles i kommunens administrasjonsutvalg. Utviklingen knyttet til sykefravær behandles på tilsvarende måte som avvik.

Vestmar barneverntjeneste har fokus på å melde avvik knyttet til faglige avvik og ønsket praksis. Tjenesten har avvik som fast punkt på ledermøtene og i skjema for saksgjennomgang. Det er utarbeidet instruksjoner som beskriver hvordan de ansatte melder avvik. Statsforvalteren har mottatt kopi av meldte avvik knyttet til fosterhjemsoppfølgingen i perioden 2020-2023.

Barneverntjenesten opplyste at de har mye oppmerksomhet rettet mot kravet til dokumentasjon. Maler og sjekklister er justert og endret for å ivareta dette. Både ledelsen og de ansatte ga uttrykk for at selv om tjenesten de siste årene har økt kvaliteten på dokumentasjonen i sakene, har de fortsatt har et stykke vei å gå for å sikre god nok dokumentasjon av arbeidet som gjøres, drøftinger og vurderinger. Drøftingsnotat, mal for oppfølgingsbesøk, samvær og gjenforeningsarbeid sikrer i større grad at dokumentasjonskravet blir ivaretatt.

Teamleder fortalte at teamet for våren 2023 har søkelys på kvaliteten på arbeidet de utfører. En intern gjennomgang av saker viste at kontaktpersonene skrev mye om hva som skjedde under oppfølgingsbesøkene, men at vurderingene som ble gjort ikke kom godt nok frem i referatene. Tjenesten har nå tilføyet et punkt for vurdering i referat fra oppfølgingsbesøkene. Dette for å sikre at barneverntjenestens vurderinger og hvorfor de vurderer som de gjør, kommer godt nok frem.

Teamleder har saksgjennomgang med de ulike kontaktpersonene 3 ganger per år. Det ble opplyst at det nylig er besluttet å endre dette til hver 14. dag. Det er utarbeidet en egen rutine som beskriver innholdet i saksgjennomgangen.

Høsten 2022 hadde teamleder hovedfokus på å sikre at teamet oppfylte lovkravet om antall oppfølgingsbesøk. Dette med bakgrunn i at tjenesten de siste årene har hatt avvik på området. Med unntak av 2 oppfølgingsbesøk, ble lovkravet oppfylt i 2022.

Vestmar barneverntjeneste har utarbeidet en kompetanseplan for 2021-2024 som beskriver tjenestens prioriteringer for kompetansehevning og kompetansehevende tiltak i perioden. Et av de prioriterte områdene er økt kompetanse på fosterhjemsarbeid. Tjenesten bruker blant annet Visma veileder som en del av opplæringen. Her tilbys aktuelle kurs på barnevernsområdet. Dette bidrar til læring og kompetanse på ulike områder. Veilederen er i aktiv bruk av de ansatte. Ledelsen er pådrivere til at de ansatte gjennomfører aktuelle kurs og har tilgang til oversikt over hvilke kurs de ansatte har gjennomført. Oversikten over gjennomførte kurs i Visma veileder var vedlagt dokumentoversendelsen til Statsforvalteren. Ledelsen er åpne for å sende de ansatte på aktuelle kurs og videreutdanninger ved behov.

Ved nyansettelser og gjennom utviklingssamtaler og medarbeidersamtaler, kartlegges den enkelte ansattes kompetanse og kompetansebehov. På bakgrunn av kompetansekartleggingen utarbeidet det en individuell opplæringsplan for den nyansatte. Nyansatte får tett oppfølging av teamleder og leder og får tildelt en fadder blant de ansatte.

Kommunens egenrapportering

Kommunens øverste ledelse blir regelmessig informert om tilstand og risiko i barneverntjenesten gjennom tertialrapporteringer og årlig tilstandsrapport - Kvalitetsmelding. Rapporteringene behandles i kommunestyret.

Som en del av den interkommunale samarbeidsavtalen mellom Kragerø og Drangedal, gjennomføres det minst to årlige møter med Drangedal kommune for å vurdere tilstand og risiko i barneverntjenesten. I tillegg møter barnevernleder i kommunestyret i Drangedal en gang i året.

Barnevernleder møter jevnlig i kontrollutvalget både i Drangedal og Kragerø kommune og i hovedutvalget for oppvekst i Kragerø for å redegjøre for tilstanden i barneverntjenesten.

Kontrollkomiteen i Kragerø har gjennomført internrevisjon av tjenesten.

Kommunalsjefen for oppvekst i Kragerø, og kommunalsjef for Helse og Velferd i Drangedal, har begge jevnlige driftsmøter med barnevernleder.

Høsten 2022 hadde barneverntjenesten dokumentasjon som temabolk over 6 uker. I den forbindelse identifisert de flere forbedringspunkter på området. Tjenesten har igangsatt flere tiltak for å redusere faren for svikt gjennom utarbeiding, oppdatering og revidering av rutiner, prosedyrer, maler og skjemaer på området.

Som en del av oppfølgingen og kvalitetssikringen av arbeidet knyttet til fosterhjemsoppfølgingen gjennomføres det stikkprøvekontroller og faste saksgjennomganger. Ukentlig kontrollerer teamleder teamets nøkkeltall.

Vestmar barneverntjeneste planla å gjennomføre en brukerundersøkelser i 2020 rettet mot foreldre og foresatte hvor barneverntjenesten gjennomfører undersøkelse. Brukerundersøkelsen skulle gjennomføres ved at foreldre/foresatte i etterkant av samtaler ved barneverntjenestens kontor, skulle få forespørsel om å logge seg på en pc for å besvare undersøkelsen. Med bakgrunn i koronapandemien og stenging av kommunens bygg ble det vurdert at undersøkelsen var vanskelig å gjennomføre og den ble dermed avlyst. Tjenesten har nå planlagt å gjennomføre en brukerundersøkelse blant barn og unge mellom 11-25 år som er i kontakt med barneverntjenesten. Videre er det lagt planer for å gjennomføre en brukerundersøkelse blant fosterforeldre høsten 2023 eller våren 2024.

4.   Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Når vi har vurdert om Vestmar barneverntjeneste oppfyller de kravene som stilles til oppfølging av fosterbarn, har vi undersøkt barneverntjenestens arbeidsprosesser. Vårt vurderingsgrunnlag er gjennomgang av 10 saksmapper, intervju med ansatte og ledere i barneverntjenesten, kommunalsjef og kommunaldirektør i Kragerø kommune. Vi har også snakket med et utvalg fosterforeldre og fosterbarn.

I tillegg har vi gjennomgått dokumenter som organisasjonskart, avtale om interkommunalt barnevernsamarbeid, delegasjonsreglement, oversikt over ekstern og intern møtestruktur, rutiner og prosedyrer, barneverntjenestens kvalitetsmelding for 2021 og 2022, risikovurdering, kompetanse- og opplæringsplan, kommunens egenvurdering og rutiner for avvikshåndtering. Vi har også gått gjennom kommunens egenrapportering.

Etter gjennomgang av saksmapper og dokumenter, samtaler med fosterbarn og fosterforeldre og intervju med ansatte i kommunen, har vi fått et grunnlag for å vurdere om tjenesten oppfyller lovkravene.

Barneverntjenestens planlegging og oppfølging av barnet og fosterhjemmet

Statsforvalterens samlede vurdering er at planleggingen og oppfølgingen av fosterbarna gjennomføres systematisk og planmessig, og at oppfølgingen er tilpasset det enkelte barn og fosterfamilie.

Vår vurdering er at rutinene og malene bidrar til at oppfølgingsarbeidet fremstår helhetlig og metodisk, uavhengig av kontaktperson. Gjennom sin oppfølging identifiserer barneverntjenesten risikoområder og setter inn nødvendige tiltak.

Dokumentasjonen i barnas saksmapper viste at det har blitt satt inn forsterkningstiltak og veiledning i flere saker. Vi merker oss likevel at enkelte fosterforeldre har opplevd at de selv må ta initiativ til å få igangsatt nødvendige tiltak. Det er viktig at barneverntjenesten er pådrivere og tar styringen og hovedansvaret i oppfølgingsarbeidet, og at dette arbeidet ikke overlates til fosterforeldrene.

I flere av sakene så vi at samvær med biologiske foreldre var et gjennomgående tema i samtaler med barna. Dokumentasjonen og intervjuene viste at samværene er tilrettelagt og fulgt opp på bakgrunn av samtaler og ønsker fra barna og i dialog med foreldrene.

Referatene fra oppfølgingsbesøkene og møtereferater gir oversiktlig informasjon om hva som har blitt tatt opp og oppfølgingspunkter. Vår vurdering er likevel at det kan jobbes ytterligere med å dokumentere og synliggjøre barneverntjenestens vurderinger, noe barneverntjenestene selv har identifisert og påpekt.

Barnets medvirkning og dokumentasjon av medvirkningen

Statsforvalteren vurderer at Vestmar barneverntjeneste sikrer barnet rett til medvirkning i oppfølgingsarbeidet på en forsvarlig måte.

Ut fra underlagsdokumentasjonen vurderer vi at tjenesten legger til rette for at fosterbarna får medvirke i egen sak og beslutninger som påvirker dem. Dette med bakgrunn i barnets egne forutsetninger og ønsker. Mappegjennomgangen viser likevel at det er variasjoner i hvor stor grad de barnevernfaglige vurderingene knyttet til barnets medvirkning kommer frem i referatet.

Barneverntjenesten må sikre at kontaktpersonene har rutine for jevnlig å informere barnet om muligheten for å ha med seg tillitsperson i samtaler og møter. Det må også sikres at det blir dokumentert at barnet har fått denne informasjonen. Videre bør barnets rett til medvirkning tydeliggjøres i omsorgsplanen og andre planer som gjelder barnet.

Kommunens internkontroll i oppfølgingsarbeidet

Statsforvalteren vurderer at Vestmar barneverntjeneste har et internkontrollsystem som er satt i system og som er i kontinuerlig utvikling.

Mottatt dokumentasjon og informasjon fra intervjuene viser at barneverntjeneste aktivt bruker internkontrollsystemet for å forbedre og sikre forsvarlige og gode tjenester for brukerne. Som en del av internkontrollen fører de ansatte kontroll i egne saker, i tillegg til den kontrollen teamleder utfører. Dette bidrar til å ansvarliggjøre de ansatte og til læring og bevissthet rundt eget arbeid.

Barneverntjenesten og kommunens ledelse har selv identifisert og satt i gang tiltak på flere områder for å heve kvaliteten og kontinuiteten på fosterhjemsoppfølgingen. Vi ser av dokumentasjonen og gjennom intervjuene at det har skjedd en utvikling og styrking av fosterhjemsområdet i Vestmar barneverntjeneste de siste to årene, spesielt siste året. Vår vurdering er at både ledelsen og de ansatte har en felles oppfatning av hva som er forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem og hvilket forbedringsarbeid som fortsatt gjenstår.

Slik vi vurderer det har tjenesten forstått viktigheten av at de ansatte får nødvendig opplæring for å sikre god kvalitet i tjenesten og oppfølgingen av både fosterbarn og fosterforeldre. Det gjennomføres tilpasset opplæring av nyansatte og tjenesten har søkelys på jevnlig opplæring og kompetanseheving for alle ansatte i tjenesten.

Turnover utgjør en risiko for svikt i oppfølgingen av fosterbarna og fosterhjemmene. Mulige utfall kan være at viktig informasjon ikke blir fulgt opp og kontinuiteten i sakene dermed ikke blir ivaretatt. Hyppig skifte av kontaktpersoner vil i de fleste tilfeller også være en stor belastning for de som blir berørt og kan føre til at spesielt barn mister tillitten til barneverntjenesten. Slik vi ser det er ledelsen tett på og at igangsatte tiltak bidrar til å redusere faren for svikt i fremover. Tilbakemeldingene frå både fosterforeldre, fosterbarn, ansatte og ledelse viser er at oppfølgingen av fosterhjemmene har vært mer stabil den siste tiden.

Forbedringspunkter

Gjennomgangen av saksmapper og intervjuer viste at tjenesten har forbedringsområder innenfor tilsynstemaet.

Selv om det er tydelig for tilsynet at tjenesten har hatt økt søkelys på dokumentasjon av drøftinger og vurderinger, mener vi at dette fortsatt kan bli tydeligere i barnets mappe. Dokumentasjonen fra drøftinger bør inneholde hva som er drøftet og hvilke vurderinger som er gjort. Ved interne drøftinger bør det komme frem hvem som har deltatt i drøftingen, hvilke punkter som er drøftet og vurdert og en konklusjon med begrunnelse.

I tillegg til at det sendes ut referat fra oppfølgingsbesøkene må det sikres at også fosterbarna gis mulighet for kontradiksjon etter samtaler og oppfølgingsbesøk.

Barneverntjenesten må sikre gode systemer og rutine for at fosterbarnet jevnlig får informasjon om muligheten for å ha med seg en tillitsperson. Dette må også bli synlig i dokumentasjonen etter oppfølgingsbesøket eller samtalen med barnet.

5.   Statsforvalterens konklusjon

Det er ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. Tilsynet er derfor avsluttet.

Statsforvalteren forventer imidlertid at barneverntjenesten følger opp forbedringspunktene som kommer frem av denne rapporten, og iverksetter adekvate tiltak på disse områdene.

Med hilsen

Kari Evensen
direktør i Oppvekstavdelingen

Maria Therese Borsodi
seniorrådgiver

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 11.01.2023.

Tilsynsbesøket ble gjennomført i Kragerø kommune, og ble innledet med et kort informasjonsmøte 18.04.2023. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 27.04.2023.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd.

Den 18.04.2023 gjennomgikk vi 10 saksmapper. Dagen etter, 19.04.2023, intervjuet vi 8 ansatte i kommunen, herunder kommuneledelsen.

Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

  • Kommunens egenrapportering
  • Organisasjonskart - Kragerø kommune og Vestmar barneverntjeneste
  • Oversikt over ansatte i Vestmar barneverntjeneste
  • Kvalitetsmelding 2021
  • Kvalitetsmelding 2022 – til politisk behandling
  • Avtale interkommunalt barnevernsamarbeid
  • Risikovurderinger del 1 og 2
  • Delegasjonsreglement
  • Delegasjon til nestleder
  • Aktuelle prosedyrer
  • Aktuelle maler
  • Oversikt over ekstern møtestruktur
  • Oversikt over intern møtestruktur
  • Rutiner for avvikshåndtering, avviksskjema og avviksmeldinger
  • Gjennomført brukerundersøkelser
  • Modell for læring, kvalitet og internkontroll høst 2022
  • Modell for læring, kvalitet og internkontroll våren 2023
  • Årshjul 2023
  • Rutine og referatmal saksgjennomgang og sjekkliste internkontroll omsorgsteam
  • Mandat for prosedyregruppen
  • Ny mal for stikkprøvekontroll og individuell veiledning
  • Kompetanseplan, opplærings- og milepælplan for nyansatte
  • Kursoversikt Visma veileder
  • Sjekkliste for godkjenning av vedtak
  • Rutine for behandling av klagesaker
  • Vi gikk gjennom 10 saksmapper

I forbindelse med tilsynet har vi intervjuet 4 fosterbarn og 6 fosterforeldre. Et 5. fosterbarn ønsket ikke å snakke direkte med oss, men formidlet sine synspunkt via en av fosterforeldrene.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

  • fagsjef, Gunn Helen Vårvik, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
  • seniorrådgiver, Helena Glede, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
  • seniorrådgiver, Henriette Knutsen, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
  • seniorrådgiver, Therese Borsodi, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Barneverntjenestens ansvar for oppfølging av barn plassert i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk