Rapport etter tilsyn kommunal beredskapsplikt og helse- og sosialberedskap 2023 i Midt-Telemark kommune 2023

1.  Bakgrunn og gjennomføring

Tabellen nedanfor oppsummerar nøkkelopplysningar om gjennomføringa og vidare oppfølging. Dei vidare avsnitta gir utfyllande opplysningar om heimelsgrunnlag, grunnlagsdokumentasjon og deltakarar.

Tidspunkt for tilsynet: 26.04.2023 og 27.04.2023 (dig. sluttmøte)

Adressa til kommunen: Bøgata 67, 3800 BØ

Kommunenummer: 3817

Kontaktperson i kommunen: Urban Eriksen

Statsforvaltaren si tilsynsgruppe: Jan W. Jensen Ruud (tilsynsleiar), Bjørg Klemetsdal, Merete Lohne, Live Andersson Borrebæk.

Tilsynsrapporten er skriven av: Tilsynsgruppa

Tilsynsrapporten er godkjent av: Ingvild Aartun/Sigmund Skei

Foreløpig tilsynsrapport sendt: 03.05.2023

Endeleg tilsynsrapport sendt: 26.05.2023

Kommunen sin frist for oppfølgingsplan: 16.06.2023

1.1  Formål og heimelsgrunnlag

Tilsynet er eit fellestilsyn som vert gjennomført av Beredskapsstaben og Helse- og omsorgsavdelinga hos Statsforvaltaren i Vestfold og Telemark.

Formålet med tilsynet er å sjå til om Midt-Telemark kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap på overordna nivå og innanfor helse- og sosialområdet er systematisk og heilskapeleg og i samsvar med aktuelle lov- og forskriftskrav.

Sosialberedskap og beredskap innanfor miljøretta helsevern har eit særskilt fokus.

Tilsynet er gjennomført med heimel i § 29 i sivilbeskyttelseslova og § 10 i forskrift om kommunal beredskapsplikt, samt lov om statleg tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. §§ 1 og 2, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3, helseberedskapslova § 6-2, jfr. forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 10 og folkehelselova § 31, sosialtjenesteloven § 16, jfr. kommunelova kapittel 30.

1.2  Tilsynstema

Sivilbeskyttelseslova §§14 og 15 og krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Beredskapskrav innanfor helse- og omsorg/sosialområdet: Helse- og sosialberedskapsplan/smittevernplan/pandemiplan/kontinuitetsplan/beredskapsplan for miljøretta helsevern og atomberedskapsplan

1.3  Grunnlagsdokumentasjon

Desse dokumenta vart innhenta før tilsynet:

Grunnlagsdokumentasjon

Nr.	Dokument	Datering
1.	Utfylt kartleggingsskjema	Apr. 2023
2.	ROS 2019 – Overordna risiko og sårbarhetsanalyse for Midt-Telemark	11.11.2019
3.	Samfunnsdel av kommuneplanen for Midt-Telemark kommune 2019- 2031	Feb. 2019
4.	Økonomiplan 2023-2026 (henta frå nettsida)	05.12.2022
5.	Planstrategi for Midt-Telemark kommune 2020-2023	01.11.2021
6.	Overordna beredskapsplan Midt-Telemark kommune	14.03.2022
7.	Plan for atomberedskap	05.10.2022
8.	Plan for helse-, sosial- og smitteberedskap	2019
9.	Beredskapsplan for Miljørettet helsevern for Hjartdal, Midt-Telemark, Nome og Notodden kommuner	09.07.2021
10.	Beredskapsplan NAV Midt-Telemark og Nome (U.OFF.)	10.02.2023
11.	Organisasjonskart	2022
12.	Plan for Psykososialt kriseteam Midt-Telemark kommune	04.03.2022

Ettersendte dokument (før tilsynsdagen)

Nr.	Dokument	Datering
13.	Beredskapsliste Midt-Telemark kommune	Udatert
14.	Plan for oppretting og drift av EPS	Feb. 2023
15.	Intern rettleiar for beredskapsplan på einingsnivå	2023
16.	Rutine for utdeling av jodtablettar	Udatert
17.	Distribusjonsplan for utdeling av jodtablettar i skuletida	Udatert
18.	Distribusjonsplan for utdeling av jodtablettar utanom skuletida	Udatert
19.	Evalueringsmal pandemihandtering, dels utfylt	Udatert
20.	Beredskapsplan helse og omsorg covid-19 – Korona	Udatert
21.	Plan for legetenesta i Midt-Telemark kommune 2022-2024	24.10.2022
22.	Fagplan for legetenesta 2022-2024	Udatert
23.	Omsorgstrappen – saksdok.	05.12.2022
24.	Omsorgstrappen Midt-Telemark kommune – presentasjon	Udatert

Innhenta frå kommunen si nettside

Nr.	Dokument	Datering
25.	Årsberetning 2021	2022

1.4  Gjennomføring

Som del av tilsynet har kommunen i tillegg til oversending av dokumentasjon fylt ut og oversendt eit kartleggingsskjema. Tilsynsbesøk med opningsmøte, øvingsbolk med oppsummering etter øving og intervju vart gjennomført 26.04.2023. Sluttmøte vart gjennomført digitalt påfølgande dag. Kven som bidrog i arbeidet med utfyllinga av kartleggingsskjemaet og kven som deltok gjennom tilsynsdagen og på sluttmøtet gjeng fram av tabellen under.

Ikke publisert her

Hovudinntrykk

Kommunen har teke godt eigarskap til beredskapsutfordringane sine, og beredskapsarbeidet er godt forankra i ordinær planstruktur og opp mot kommunestyret. Det er lagt opp til å arbeide med ei heilskapleg og systematisk tilnærming, men det står litt arbeid att for å kome heilt i mål med denne målsettinga, og få alle naudsynte planar/delplanar heilt på plass. Mellom anna så finn me ved dette tilsynet manglar/forbetringspotensiale som i stor grad «heng igjen» frå det førre tilsynet.

Målsettingar for arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap er omtalt i kommuneplanen sin samfunnsdel, under satsingsområde 4.6 (s.15) , med tre mål som handlar om naturfare og klimaendringar. Mål for beredskapsarbeidet er fastsett av kommunestyret som del av arbeidet med heilskapleg ROS-analyse for kommunen,

og me finn dei att i den overordna beredskapsplanen (s.7). Gjeldande økonomiplan har òg gode og klare mål for beredskapsarbeidet.

Gjeldande planstrategi (2020-2023) omtalar temaplan for beredskap (overordna beredskapsplan) og temaplan for helsemessig og sosial beredskap blant prioriterte planar. Me saknar at heilskapleg ROS er teke med blant planar for revisjon.

Heilskapleg ROS er frå 2019, og må reviderast i år. Den har eit godt utval av aktuelle scenario og godt utarbeidde analysar. Arbeidet med heilskapleg ROS har vore prosjektorganisert, og det har vore god medverknad i arbeidet. Her saknar me ein plan for oppfølging av dei tiltaka som er omtalt i kapittel 8 i analysen.

Overordna beredskapsplan med planlagde delplanar dekkjer forskriftskravet og vurderast å vere eit særs godt dokument vel tilpassa kommunen, men delplanane må kome på plass.

Kommunen har eit ansvar for tenestetilbodet til alle menneske som treng helse- og omsorgstenester, og som oppheld seg i kommunen. Manglande fastlegedekning vil forsterke dei utfordringane kommunen vil få ved kriser og større hendingar.

Einingsplanar må kome på plass/utarbeidast, til dømes evakueringsplan (tiltakskort for evakuering) ved sjukeheimane.

Det må jobbast med ei heilskapleg avklaring av kommuneoverlegen sin samfunnsmedisinske rolle og mynde – inkludert på området miljøretta helsevern. Det trengst ei rolleavklaring mellom kommunalsjef helse og meistring og kommuneoverlege.

På sosialområdet har tilsynet vist at NAV Midt-Telemark er godt integrert i det kommunale beredskapsarbeidet, mellom anna gjennom deltaking i møta i KOS.

Det ligg til dømes føre plan for å kunne flytte NAV til kommunehuset ved straumutfall. For ytterlegare styrking av sosialberedskapen kan deltaking i beredskapsgruppa for kommunalområdet helse og meistring vurderast.

Erfaringar frå øvingsbolken under tilsynet

Øvingsbolken under tilsynet, der kommunen stilte med god og brei deltaking, synte ein kommunal operativ stab (kriseleiing) som kjenner kvarandre og dei einskilde sine oppgåver godt etter å ha jobba saman jamleg gjennom dei siste åra. Me registrerte ei tydeleg, lyttande og inkluderande leiing av den operative staben. Det kom tydeleg til uttrykk ein motivasjon for å ta tak i dei manglane som vart avdekt under øvinga.

Sjølv om den operative staben er godt samkøyrt bør kommunen utarbeide rollekort for dei ulike funksjonane, spesielt med tanke på avløysarar.

Som positivt vil me trekke fram:

• Eit godt og breitt samansett beredskapsråd, med relevante eksterne deltakarar. Godt initiativ med felles beredskapsrådsmøte med Nome kommune i 2022. Det same gjeld målsettinga i overordna beredskapsplan om å greie ut felles beredskapsrådsmøte med Nome og Aust-Telemarkskommunane som supplement til eigne årlege møte
• Godt samansett kriseleiing (KOS) med jamlege møte (kvar veke fram til no) over lang tid. NAV er godt integrert med tanke på krisehandtering, og det å ta inn hovudtillitsvald og verneombod i beredskapsarbeidet er eit godt grep
• God oversikt over naudstrøm og har naudstrøm på plass på mange viktige objekt (innspelet om å kunne plugge på aggregat på ekomsendar er notert)
• Solid kommunikasjonsplan, og god beredskapsinformasjon på Oppmøtestad(ar) ved ekomutfall blir teke inn
• God IKT-beredskap, inkludert vaktordning, og sterkt fokus på cybertryggleik (fast tema i KOS-møte, opplæring av dei tilsette)
• Godt fokus på formaliserte avtaler (diesel, hotell )

Nokre utfordringar:

• Høg andel av folkesetnaden har ikkje Med tillegg av Campus Bø , Sommarland og store arrangement i kommunen utgjer dette ein sårbarheit
• Manglar i planverk på einingsnivået, til dømes evakuering av sjukeheim (Det må jobbast med EPS-planen fram mot øvinga i august)
• Plassering av smittevernplanverket sett opp mot sektorplanen for helse og Planen «Covid-19 – Korona Beredskapsplan helse og omsorg» er eit godt utgangspunkt for kontinuitetsplan for kommunalområdet
• Avklare status for lager av smittevernmateriell (6 mnd normalforbruk)
• Fullføre planverket i samband med utdeling av jodtablettar (ansvarlege, samtykke, lager, distribusjon) og ved opphald innandørs (drift av institusjonar, heimeteneste ) Her kan fleire dokument slås saman og takast inn som vedlegg i atomberedskapsplanen
• Det er lagt opp til at godkjenning, datering, revisjonstid og ansvar gjeng tydeleg fram av planar. Dette bør gjennomførast fullt ut, jamfør dokumentoversikten i denne rapporten

2.  Tilsynsfunn

Tilsynet avdekte 3 avvik. Sjå òg kommentarar.

2.1  Avvik

Avvik er definert som manglande oppfølging av krav fastsett i lov og forskrift.

Avvik nr. 1

System for opplæring manglar

Regelverkstilvising:

§ 7, 2. ledd i forskrift om kommunal beredskapsplikt.

Utdjupande kommentar:

Kommunen har ikkje eit system for opplæring som sikrar at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar. Her vil det vere viktig å ikkje gløyme stedfortredarar i tillegg til dei som primært dekkjer dei ulike rollane i kommunen sin operative stab (KOS).

Avvik nr. 2

Kommunen har ikkje dokumentert at det vert evaluert etter øvingar og uønskte hendingar.

Regelverkstilvising:

§ 8 i forskrift om kommunal beredskapsplikt

Utdjupande kommentar:

Kommunen skal etter øvingar og uønskte hendingar evaluere krisehandteringa, og om naudsynt gjere endringar i analyser og beredskapsplanar.

Avvik nr. 3

Kommunen har ikkje utarbeidd beredskapsplan knytta til hendingar innanfor miljøretta helsevern.

Regelverkstilvising:

Folkehelseloven § 28

Utdjupande kommentar:

I loven gjeng det fram at: «Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sine oppgaver etter denne lovens kapittel 3 i samsvar med helseberedskapsloven.

Helseberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner». Den oversendte interkommunale beredskapsplanen for miljøretta helsevern tek ikkje høgde for hendingar utanfor vanleg åpningstid. Midt-Telemark pliktar å utarbeide ein beredskapsplan for sine oppgåver innan miljøretta helsevern, slik at rollane for samfunnsmedisinsk og teknisk kompetanse blir tydelege, samtidig som beredskapen og plankravet er ivareteke.

Kommentarar

Kommentarar er definerte som forhold som ikkje oppfyller definisjonen av avvik, men som Statsforvaltaren meiner det er grunn til å peike på for å sikre god oppfølging av beredskapsplikta.

Beredskap for samfunnsmedisinsk kompetanse

Kommunen må sikre tilstrekkeleg tilgang på samfunnsmedisinsk kompetanse, både i kvardagen for det løpande og førebyggjande arbeidet og ved hendingar.

Kommunen bør:

• Peike ut stedfortredar(ar) for kommuneoverlegen
• Vurdere beredskapsavtale med ein eller fleire kommunar

Oppfølgingsplan for heilskapleg ROS

Oppfølgingsplanen treng å bli meir konkret på tiltaka, tid for gjennomføring og ansvaret for at det vert gjort. Den bør forankrast i det kommunale beredskapsrådet, der dei eksterne medlemmane saman med kommunen har eit felles ansvar for både førebyggjande og skadeeavgrensande tiltak. Oppfølgingsplanen kan takast med som ein del av informasjonen når samfunnstryggleik og beredskap vert teke inn i årsmeldinga, slik det er lagt opp til i overordna beredskapsplan.

Kommunen bør:

• Sette oppfølgingsplanen på sakslista i møte i kommunalt beredskapsråd
• Nytte oppfølgingsplanen som ein del av rapporteringa til kommunestyret

3.  Vidare oppfølging

Statsforvaltaren ber om at kommunen lagar ein plan for når og korleis dei avdekte avvika skal følgjast opp. Planen skal sendast til Statsforvaltaren innan 16. juni 2023.

Med utgangspunkt i kommunen sin plan, vurderer Statsforvaltaren om tilsynssaka kan avsluttast. Kommunen får tilbakemelding om dette seinast to veker etter at Statsforvaltaren har motteke kommunen sin oppfølgingsplan.

Dersom kommunen har spørsmål om tilsynsrapporten eller den vidare oppfølginga kan Statsforvaltaren sin tilsynsleiar kontaktast:

Jan W. Jensen Ruud, , 35 58 61 48 / 995 31 261