Rapport fra tilsyn med NAV-kontorets ansvar for å ivareta barns behov når familien søker om økonomisk stønad – Notodden kommune 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Notodden kommune og besøkte i den forbindelse NAV Notodden 13. juni 2023. Vi undersøkte om kommunen sørger for at arbeidet med å ivareta barns behov når familien søker om økonomisk stønad blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at brukerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvalterens konklusjon:

1. Notodden kommune ved NAV-kontoret foretar ikke en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknader om økonomisk stønad.
2. Notodden kommune ved NAV-kontoret sørger ikke for at det blir foretatt en forsvarlig vurdering og beslutning ved behandling av søknader om økonomisk stønad til barnefamilier.

Dette er brudd på: Sosialtjenesteloven § 4, § 18 og § 19, jf. forvaltningsloven § 17 og kommuneloven § 25-1.

Kommunen har ikke innarbeidet styringsaktiviteter som sikrer at det blir innhentet informasjon om barns behov i alle saker når familien søker om økonomisk stønad. Det er etablert en skriftlig rutine for samtaler som tilrettelegger for at barns behov skal bli kartlagt, men rutinen er ikke innarbeidet i NAV-kontoret. Det er ikke etablert en rutine for hvor innhentet informasjon skal nedtegnes. Det er ikke satt i verk tiltak for å kontrollere om det blir gjennomført og dokumentert en forsvarlig kartlegging i saker som gjelder økonomisk stønad til personer med barn.

Mangelfull kartlegging medfører en risiko for at søknader om økonomisk stønad blir vurdert og avgjort uten at det blir tatt hensyn til behov barna har. Dette kan føre til at familier ikke får den hjelpen de har rett på.

I utkastet til rapporten ba vi om at kommunens eventuelle kommentarer eller innsigelser til faktagrunnlaget ble sendt til Statsforvalteren innen 3. oktober 2023. Kommunen hadde noen korrigeringer som gjelder beskrivelsen av kontorets organisering. Dette har vi har tatt inn i den endelige rapporten.

1. Tilsynets tema og omfang

Statsforvalteren har undersøkt og vurdert om kommunen ivaretar barns behov i saker om økonomisk stønad.  

Statsforvalteren har undersøkt om:

• NAV-kontoret foretar en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.
• NAV-kontoret foretar en forsvarlig vurdering og beslutning ved søknad om økonomisk stønad til familier.
• Familier som mottar økonomisk stønad, får oppfølging ved behov.

Statsforvalterens tilsyn er gjennomført som en systemrevisjon. Det innebærer at Statsforvalteren har ført tilsyn med hvordan kommunen gjennom styring og ledelse oppfyller kravene til forsvarlige sosiale tjenester til familiene.  

Brukerens meninger om og erfaringer med tjenestetilbudet i kommunen er viktig informasjon for tilsynsmyndighetene. Et utvalg brukere er derfor blitt intervjuet i dette tilsynet.

2.  Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven), jf. sosialtjenesteloven § 9. Etter bestemmelsen kan det også føres tilsyn med kommunens internkontroll med plikter etter kapittel 4 i sosialtjenesteloven, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 25-1.  

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Nedenfor gis det en beskrivelse av lovkrav som ble lagt til grunn i tilsynet.

Krav til kartlegging

NAV-kontoret skal foreta en helhetlig kartlegging av familiens situasjon, hvor behovene til hvert enkelt familiemedlem må undersøkes. Målsettingen er å fange opp, avverge og avhjelpe vanskelige livssituasjoner for barn og unge som lever i utsatte familier. NAV-kontoret skal kartlegge familiens behov med tanke på at barna skal ha mulighet til å delta på de samme sosiale arenaene som jevnaldrende barn der de bor.

Kommunen har en plikt til å innhente tilstrekkelige opplysninger før vedtaket fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Sosialtjenesteloven § 18 og § 19 sammenholdt med § 1 danner et utgangspunkt for hvilke opplysninger som er nødvendige for å avgjøre en søknad om økonomisk stønad.

Det kommer ikke alltid tydelig frem hva familien har behov for. En del av kartleggingen blir å avdekke behov for stønad og hvordan familien bør følges opp for å oppnå lovens formål. Særlig nye brukere av sosiale tjenester er ikke alltid klar over at det kan søkes om stønad til andre utgifter utover livsopphold, husleie og strøm.  

 Hva som skal kartlegges vil avhenge av familiens situasjon og omfanget av hjelpebehovet. Opplysningene som innhentes kan være både muntlige og skriftlige. Muntlige opplysninger skal nedtegnes, jf. forvaltningsloven 11 d.  

For førstegangssøkere vil det som hovedregel være behov for en grundig kartleggingssamtale. Ved løpende søknader er det viktig med jevnlige samtaler for å få oppdaterte opplysninger og eventuelt avdekke nye behov.

Brukermedvirkning skal være sentralt i kartleggingen, og tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med familiene. Det er viktig at NAV-kontoret innhenter barnas synspunkter, direkte eller gjennom foreldrene. Det er opp til avtale mellom NAV-kontoret og familien om kartleggingssamtalene skjer på NAV-kontoret, ved hjemmebesøk eller på andre arenaer.

I samtale eller ved hjemmebesøk hvor det er språkutfordringer, er det viktig at NAV-kontoret bruker tolk slik at bruker får mulighet til å beskrive situasjonen. Manglende tolk kan medføre at NAV-kontoret får uriktige eller mangelfulle opplysninger slik at kartleggingen ikke blir tilstrekkelig.

Krav til vurdering og beslutning

Etter at NAV-kontoret har foretatt en tilstrekkelig kartlegging, skal NAV-kontoret gjøre en vurdering og fatte en beslutning om hvorvidt økonomisk stønad skal innvilges og eventuelt hva som innvilges. Har ikke NAV-kontoret foretatt en tilstrekkelig kartlegging, er det fare for at det kan oppstå følgefeil når søknaden skal vurderes og det skal fattes en beslutning.  

NAV-kontoret skal foreta en individuell vurdering, basert på opplysningene som har kommet frem i kartleggingen. NAV-kontoret må også synliggjøre hvordan barnets beste er vurdert ut fra situasjon og behov, og hvordan hensynet til barnet er vektet opp mot andre hensyn.

I vurderingen etter § 18 skal familiens faktiske inntekter og utgifter legges til grunn. Fra 1. september 2022 fikk sosialtjenesteloven § 18 et nytt tredje ledd, hvor det fremgår at barnetrygd skal holdes utenfor beregningen av økonomisk stønad.

I vurderingen av hjelpebehovet skal NAV-kontoret legge til grunn familiens utgifter til et forsvarlig livsopphold. Det er ikke spesifisert i bestemmelsen hvilke utgifter som inngår i livsoppholdet, men formålsbestemmelsen og kravet om forsvarlig livsopphold gir anvisning om stønadsnivået.

Statlige og kommunale satser gir kun et utgangspunkt for vurdering av stønadsnivået. NAV-kontoret må alltid foreta en individuell vurdering, hvor det blant annet tas hensyn til hvert enkelt barn.  

Dersom NAV-kontoret avslår etter § 18, skal det vurderes om stønad i særlige tilfeller kan innvilges etter § 19. I likhet med § 18 må det foretas en konkret vurdering.

Stønad i særlige tilfeller er ikke en pliktmessig ytelse, men kan innvilges etter en konkret og individuell vurdering for å fange opp ulike behov for økonomisk hjelp som ikke dekkes gjennom § 18.  

Krav til oppfølging

Familier som mottar økonomisk stønad, vil i mange tilfeller ha behov for tett oppfølging for at lovens formål skal nås. Hensikten med oppfølgingen er å løse eksisterende sosiale problemer, og å forebygge at slike problemer oppstår. Oppfølgingen skal støtte opp under familienes mulighet til å bli selvhjulpen

Kommunene har stor grad av frihet til å velge hvordan oppfølging av familier skal gjennomføres og organiseres. Det fremgår av veilederen til § 17 at oppfølgingen kan omfatte alt fra enklere veiledning for å kunne håndtere hverdagen, til faglig kvalifiserte råd og familieoppfølging.

Ifølge rundskriv R35-00 til sosialtjenesteloven skal NAV-kontoret gjennom motivasjons- og endringsarbeid styrke familiens mulighet til å mestre sin livssituasjon på ulike områder. Dette innebærer at NAV-kontoret skal tilby familien samtaler, og at samtaler er det viktigste elementet i oppfølgingen. Som utgangspunkt skal NAV-kontoret tilby oppfølgingssamtaler i alle saker hvor familier mottar økonomisk stønad. Imidlertid kan det være faglige årsaker til at det ikke er gjennomført samtaler i enkelte saker.  

NAV-kontorets oppfølgingsansvar inneholder ikke mer enn det NAV-kontoret har ansvaret for etter sosialtjenesteloven, og gjelder ikke utføring av tjenester og oppgaver som ligger til andre instanser. Samtidig er forsvarlig oppfølging ofte betinget av at NAV-kontoret samarbeider med andre tjenester.

NAV-kontorene skal ivareta sin oppfølgingsplikt ved at de fatter vedtak om opplysning, råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17. At en avgjørelse er et enkeltvedtak har betydning for hele søknadsprosessen; fra informasjon, søknad og utredning, til avgjørelsens innhold og form og muligheten til å klage. Det kan enten fattes eget vedtak etter § 17, eller det kan fattes sammen med vedtak om økonomisk stønad.

Krav til styring og ledelse

Krav til ledelse, organisering og styring er viktige elementer i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. God styring og ledelse bidrar til at brukerne får oppfylt sine rettigheter. Det kan derfor være stor risiko for svikt i tjenesteytingen hvis kommunen ikke har tilstrekkelig styring med kvaliteten på tjenestene. Svikten kan få store konsekvenser for den enkelte bruker.

I sosialtjenesteloven § 5 vises det til at kommunen skal ha internkontroll etter reglene i kommuneloven § 25-1. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget  

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Om kommunen

Notodden har 13 064 innbyggere ifølge tall fra Statistisk sentralbyrå (SSB) fra 2023. Kommunen har en høy andel barn under 18 år som bor i lavinntektsfamilier. I 2022 var andelen på 18,2 %. Det var 253 barn i familier som mottok økonomisk sosialhjelp i 2022.   

KOSTRA-tall fra 2022 viser at Notodden kommune har hatt en økning av mottakere av økonomisk sosialhjelp. Antall sosialhjelpsmottakere var 417 i 2022, hvor 120 av disse var forsørgere med barn under 18 år. Det var i 2022 en økning av personer med arbeidsinntekt som hovedinntektskilde. Gjennomsnittlig stønadslengde gikk noe ned.

Notodden kommune har siden 2008 hatt et samarbeid med Hjartdal kommune om å drifte NAV-kontorene i de to kommunene i et felles NAV-kontor, NAV Notodden. NAV-kontorene har felles NAV leder. Hjartdal kommune har ifølge tall fra SSB 1 594 innbyggere.  

Om NAV-kontoret, organisering, styring og ledelse

Notodden kommune er inndelt i fire tjenesteområder: oppvekst, helse og omsorg,

samfunnsutvikling og tekniske tjenester og NAV sosial. NAV-leder sitter i rådmannens ledergruppe, som har ukentlige møter. I disse møtene blir det blant annet tatt opp problemstillinger fra NAV. Det er også mulig å ta opp temaer med rådmannen ved behov, utenom de fastsatte møtene. NAV-leder beskriver at det er kort vei til dialog på ledernivå innad i kommunen.   

Partnerskapet har møter to ganger i året. Formålet er å sikre eierskap og god samhandling om felles samfunnsoppdrag. Partnerskapsmøtene for NAV Notodden og NAV Hjartdal holdes i felleskap, der rådmannen i Notodden, kommunedirektøren i Hjartdal og fylkesdirektøren i NAV Vestfold og Telemark deltar.

Kommunen benytter avvikssystemet Compilo. Det hadde i en periode før tilsynet ikke vært mulig å bruke systemet. I Compilo er det lagt inn blant annet avviksrutiner og rutinehåndbok for de sosiale tjenestene i NAV. Rutinene var tilgjengelig i papirformat for veilederne ved NAV i perioden Compilo var ute av drift.  

Avvikssystemet er kjent for de ansatte, men det er ikke innarbeidet faste rutiner eller en kultur for å melde faglige avvik skriftlig i Compilo. Ansatte beskriver at det er kort vei til leder og nestleder for å melde fra om faglige avvik. NAV-kontoret har også månedlige «systemmøter» og en Teams-kanal hvor det kan meldes om avvik.  

NAV-kontoret er organisert i tre avdelinger med hver sin avdelingsleder, som har personal- og fagansvar. Hver avdeling er inndelt i arbeidsgrupper, såkalte «lag». Det er etablert fem lag i kontoret hvorav tre lag jobber med tverrfaglig oppfølging fordelt på datogrupper. De tre lagene har alle kommunale oppgaver i sine porteføljer, fordelt på dato. Et lag kalt «økonomi» har ansvar for Husbankens virkemidler og økonomisk råd og veiledning. Et lag kalles «front», og håndterer tjenester utad. Assisterende NAV-leder har ansvar for de sosiale tjenestene i kontoret.

NAV-kontoret har «besluttere» som har vedtaksmyndighet og signerer for kolleger på utgående dokumenter.   

Det er ledermøter på NAV-kontoret hver uke hvor NAV-leder og avdelingslederne deltar. Temaet i disse møtene er den daglige driften og aktuelle problemstillinger i kontoret.

Assisterende NAV-leder rapporterer skriftlig til NAV-leder hver måned om de sosiale tjenestene, i tillegg til å informere og rapportere fortløpende og mer uformelt. Assisterende NAV-leder fungerer også for NAV-leder på statlig og kommunalt område, og er fagansvarlig for de sosiale tjenestene. Assisterende NAV-leder har også ansvar for at rutiner blir fulgt opp.  

For å sikre lik praksis og felles informasjon, gjennomføres det felles møter for alle som jobber med økonomisk sosialhjelp. NAV Notodden har drøftingsmøte om saker en gang per uke. Videre er det «systemmøter» en gang per måned. Systemmøtene er mer faglig rettet og på systemnivå. Ut over dette er ledelse og ansatte tilgjengelige og møtes ved behov for ekstra drøftinger, opplæring og lignende. To ganger i året er det i tillegg egne fagmøter med fokus på de sosiale tjenestene i NAV.   

De sosiale tjenestene er regelmessig tema i møter som involverer hele kontoret. Barneperspektivet har vært tema i kontormøter og i interne «fagdrypp».   

Kvalitetsevaluering er lagt inn som et fast kompetansehevende tiltak i kontoret og er del av årshjulet. Kvalitetsevaluering skal gjennomføres to ganger i året, eller oftere ved behov. Det er utarbeidet en egen rutine på dette. I kvalitetsevalueringen gjennomgår assisterende NAV-leder sosialhjelpsvedtak som er fattet over en tidsbegrenset periode, og benytter en sjekkliste som hjelpemiddel. Funn blir gjennomgått i plenum og brukes til videre læring.   

Fagsystemet Socio benyttes til vedtak etter sosialtjenesteloven, inkludert kvalifiseringsprogrammet. Fagsystemet Økoråd benyttes til økonomisk rådgivning.

Kartlegging

NAV Notodden har utarbeidet et kartleggingsskjema til bruk ved førstegangssamtaler for nye brukere av sosiale tjenester. Barns behov og situasjon er ett av punktene som skal kartlegges. I kartleggingsskjemaet vises det til et eget skjema for kartlegging av barnefamilier.  

Kartleggingsskjemaet for førstegangssamtaler skal ifølge rutinen benyttes som utgangspunkt ved kartlegging av nye brukere. På tidspunktet for tilsynet fikk vi oppgitt at skjemaet for kartlegging av barnas situasjon er under kontinuerlig forbedring etter tilbakemeldinger fra ansatte, og at det er et økt fokus på kartlegging av barns behov ved søknad om økonomisk stønad.  

Det er i tillegg utarbeidet et forslag til en familieplan med oversikt over de ulike familiemedlemmene og hvilke personer og institusjoner det er gitt samtykke til å samarbeide med. Planen er tidsbestemt. Det var ved gjennomgang av mappene ikke spor av at denne er tatt i bruk.

I samtale med ansatte og ledere fikk vi informasjon om at kartleggingsskjemaet for førstegangssamtaler skal brukes ved søknader om økonomisk sosialhjelp fra nye søkere, og at skjemaet i stor grad blir tatt i bruk. Det er imidlertid opp til hver enkelt veileder hvordan skjemaet blir benyttet.  

Av sakene vi gjennomgikk fant vi to saksmapper fra 2023 der vi kunne se spor av at kartleggingsskjemaet var tatt i bruk. Det var få journalnotater som kunne bekrefte at det var gjennomført en kartlegging av barnas behov.  

I intervjuer med ansatte kom det frem at det er ulik praksis knyttet til hva som nedtegnes og hvor det nedtegnes. Alle ansatte ga likevel inntrykk av å være godt kjent med at opplysninger som hovedregel skal nedtegnes. Det ble uttalt at informasjon fra kartleggingssamtalene ofte føres direkte inn i vedtakene fremfor at det blir opprettet egne notater. Dette for å spare tid i en hektisk arbeidshverdag.  

Mappegjennomgangen viste at det i stor grad gjennomføres samtaler med nye søkere, og at det er dialog mellom bruker og NAV-kontoret i forbindelse med søknader. Tema for samtalene er i hovedsak arbeidsmuligheter for foreldrene, økonomisk veiledning og helsesituasjonen til foreldrene. Barnas situasjon og behov er i liten grad tema.   

Brukerne vi snakket med fortalte at barna sjelden var tema i dialogen med NAV. Det ble sjelden gitt informasjon om hvilke rettigheter de kunne ha og hva de kunne søke om å få dekket til sine barn.  

Saksmappene viste også at det blir nedtegnet lite eller ingen informasjon om kartlegging av barna i familien. Barna blir ofte kun omtalt med navn og antall. I enkelte saker var ikke barna synlige på noen måte. I mappegjennomgangen så vi flere eksempler på at det ved søknader ble oppført utgifter tilknyttet barna, men at dette ikke hadde blitt videre kartlagt eller vurdert ved utmåling av familiens stønadsbehov. Vi fant ikke noe som indikerte at NAV-kontoret hadde forsøkt å innhente informasjon om utgiftene til barna før det ble fattet vedtak i saken.  

NAV-kontoret bruker tolk der dette er nødvendig. NAV-kontoret har to russisktalende medarbeidere som har hovedansvaret for ukrainske flyktninger.  

Vurdering og beslutning

Det står i saksbehandlingsrutinene til NAV-kontoret og sjekkliste ved kvalitetsevaluering at det i behandlingen av en sak skal komme frem i vedtaket hvordan barnet er ivaretatt. I samtalene med de ansatte fikk vi informasjon om at opplysninger ikke alltid blir skriftlig nedtegnet, og at hva som blir notert og hvor det noteres kan variere mellom ansatte. Noen ansatte skriver eksempelvis referat fra samtaler i et journalnotat, mens andre fører de aktuelle opplysningene direkte inn i informasjonsdelen av vedtaket.  

NAV Notodden bruker som utgangspunkt statens veiledende satser til livsopphold i vurderingen av tjenestemottakeres behov for økonomisk stønad. I tillegg deler NAV-kontoret satsene inn i det som omtaltes som brutto- og nettosats. Bruttosats er lik den statlige veiledende satsen. Nettosats er en redusert sats som benyttes i enkelte saker. Ved vurderingen av barnas behov brukes ikke nettosats. 

I gjennomgangen av saksmappene så vi lite spor av hvordan barnas situasjon og behov blir vurdert. Vurderingene som gjøres er i stor grad generelle og fremstår systematisk basert på et «regnestykke». Vi fant ikke individuelle vurderinger av hvert enkelt barns behov.  

Brukerne vi snakket med fortalte at de opplevde å få generelt begrunnede avslag, og at de ikke opplevde at det ble gjort konkrete vurderinger der hensynet til barnet ble hensyntatt.

NAV-kontoret har som utgangspunkt en fast sats til nødhjelp på kr 100,- per dag i noen få dager til mat. Vi har sett at det vurderes ekstra utgifter til transport og medisiner i en nødssituasjon.  

Ved behov for stønad i en lengre periode tas det utgangspunkt i de statlige veiledende satsene eller kommunens nettosats. I samtaler med ansatte og ledere fikk vi informasjon om at NAV-kontoret i nødhjelpssaker alltid gir livsopphold etter statens veiledende satser til barna for de dagene saken gjelder.  

I intervjuer med ansatte fikk vi fortalt at de er opptatt av individuelle vurderinger og hva som er brukerens konkrete behov i en nødssituasjon. Nødhjelpssatsene blir derfor ikke alltid benyttet, men søkeren blir spurt om hva han/hun trenger. I samtale med en bruker fikk vi informasjon om at vedkommende syntes det var vanskelig å gi et konkret svar på akkurat hvor mye penger man trenger i en nødssituasjon. Det ble oppgitt at det var vanskelig å vite hva man kunne ha krav på. Familien fikk innvilget økonomisk stønad ut ifra et uttalt behov for en bestemt sum, men hadde måttet lånt penger til å betale for flere utgifter. I gjennomgangen av sakene så vi lite til at barnas situasjon var vurdert.   

Verken ved gjennomgang av rutiner eller i samtaler med ansatte fikk vi informasjon om hvordan eventuelle utgifter den enkelte har i forbindelse med samvær skal kartlegges. I

mappegjennomgangen fant vi at det gis stønad til samvær etter et «regnestykke». I enkelte saker var det på søknaden oppgitt utgifter i forbindelse med samvær som til livsopphold, transport og gaver, uten at dette ble behandlet spesielt eller omtalt i vedtaket.

Flere av brukerne vi snakket med fortalte at de ikke søker om noe ekstra til barna fordi de ikke tror at de vil få det, fordi det skal være gitt informasjon om at alt inngår i livsoppholdet. En bruker fortalte at barna ikke gikk på fritidsaktiviteter eller kunne være med på andre aktiviteter på fritiden fordi familien ikke hadde penger. Den samme personen sa at NAV-kontoret ikke hadde spurt om barna, eller innhentet noe informasjon om behovene deres.  

Hensyn til såkalt stordriftsfordel ved vurderingen av større familiers behov for økonomisk stønad er ikke praktisert ved NAV Notodden. I samtaler med ansatte og ledere fikk vi oppgitt at det gis økonomisk stønad til livsopphold for hvert enkelt barn. Mappegjennomgangen bekreftet dette.

Notodden kommune besluttet i 2019 å holde barnetrygden utenfor inntekstberegningen ved vurdering av retten til økonomisk stønad. Barnetrygden var holdt utenfor i alle vedtakene vi gjennomgikk.

Når det gjelder vurderinger etter § 19, fant vi i dokumentgjennomgangen ingen vedtak der det ble gjort en reell vurdering etter denne bestemmelsen. Vurderingene etter § 19 ble begrunnet med det som fremstår som standardiserte tekster. Dette ble bekreftet i intervjuene med de ansatte på NAV-kontoret. Vi fikk opplyst at vurderinger etter § 19 blir foretatt gjennom drøftinger av saker i drøftingsmøtene, men at dette ikke kommer frem av vedtakene. Vurderingene blir sjeldent nedtegnet.  

Oppfølging

NAV Notodden tilbyr brukere samtale, og alle skal få tilbud om samtale dersom de ber om det. Intervjuer med ansatte og brukere bekrefter dette. Ansatte ved NAV Notodden deler ut direkte telefonnummer og kontoret har i tillegg et eget mobilnummer for akutte situasjoner. Brukere vi snakket med fortalte at de var veldig fornøyde med tilgjengeligheten til sin veileder.  

Vi har ved gjennomgang av mapper sett at det blir gjennomført samtaler, eller at det tilbys samtaler. Tema for samtalene er ofte foreldrenes helse, økonomisk veiledning eller foreldrenes arbeidssituasjon. Gjennomgående for de fleste sakene er at barna ikke er tema for samtalene. I noen saker er det kun spor av at samtaler er gjennomført eller tilbudt, men uten at dette er konkret dokumentert.    

Det ble i 2021 utarbeidet en rutine for «kvalitetsevaluering sosial». Denne har et eget punkt hvor det stilles spørsmål om det er gitt tilbud om økonomisk rådgivning, eller om det er gitt opplysning råd og veiledning etter § 17.

NAV-kontoret fatter sjelden vedtak etter sosialtjenesten § 17, selv om de ansatte er kjent med at dette skal gjøres. Ansatte fortalte at de gir råd og veiledning i samtaler med brukere og skriftlig informasjon i andre vedtak.

Ved gjennomgang av mappene fant vi ikke eksempler på at det var fattet vedtak etter sosialtjenesteloven § 17. Informasjon om at tjenesten var gitt var heller ikke nedtegnet på andre måter. Mappene viser imidlertid at brukere har hatt fått oppfølging av økonomisk rådgiver.  

I intervjuer med ansatte fikk vi opplyst at NAV-kontoret samarbeider med blant annet helsestasjonen, videregående skole, kommunens tildelingskontor og barnevernet.

Mappegjennomgenen bekreftet dette, ved at det for eksempel har vært dialog mellom NAV og barnevernet. Vi fikk også bekreftet at de ansatte har god kjennskap til ulike tilbud i kommunen, som blant annet hvilke idrettslag som tilbyr reduserte kontingenter eller andre støtteordninger til fritidsaktiviteter.   

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kartlegging

NAV Notodden har det siste året hatt et økt fokus på behovet til barna i familier som søker om økonomisk stønad. Det blir i stor grad gjennomført førstegangssamtaler og det er utarbeidet et eget kartleggingsskjema for barnefamilier. Det er godt kjent at kartleggingsskjemaet skal brukes. Det er imidlertid ikke klart hvordan det skal brukes og hvordan kartleggingen av barnas behov skal foregå. Det blir opp til hver enkelt veileder om og hvordan kartleggingen foregår, og hvor innhentet informasjon nedtegnes. Det foreligger heller ingen rutine for hvordan det skal følges opp at barnas behov blir kartlagt og informasjon nedtegnet.    

Manglende spor av kartleggingsskjemaer og referater fra samtaler i saksmappene indikerer at det ikke er gjennomført en tilstrekkelig kartlegging for å kunne identifisere barnas behov.

Mangelfull journalføring og informasjon om barna i vedtakene gjør det vanskelig å se hva som er kartlagt i saken og hva som danner grunnlaget for den vurderingen og beslutningen som er tatt.

Vi vurderer at det er for liten systematikk i arbeidet med å innhente opplysninger og kartlegge behovet til barna. Når det ikke foreligger klare rutiner for hvordan kartleggingen skal foregå, hvor informasjon skal nedtegnes, eller hvordan NAV skal kontrollere om barnas behov er kartlagt, blir det for tilfeldig og avhengig av hver enkelt veileder om behovet til barna blir avdekket.

Ut fra de forhold som her er beskrevet om manglende systematikk, skriftlig dokumentasjon og kontrollpunkter, vurderer vi at NAV Notodden på tidspunktet hvor tilsynet ble gjennomført ikke sørger for at behovet til barna blir tilstrekkelig kartlagt før det blir fattet vedtak om økonomisk stønad.   

Vurdering og beslutning

Som følge av at NAV-kontoret ikke kartlegger behovet til barna tilstrekkelig, kan det vanskelig gjøres en reell individuell vurdering av behovet til barna. Når kartleggingen mangler, har ikke NAV-kontoret tilstrekkelig kjennskap til den faktiske situasjonen og eventuelle behov det enkelte barn måtte ha.

Vi har sett få vedtak der det er innvilget ekstra stønad til barn, og vi har sett flere eksempler på saker der ikke alt det søkes om er vurdert. Samtaler med brukere viser også at NAV-kontoret i flere saker ikke har kartlagt eller vurdert informasjon om barnas behov som familien har oppgitt å ha. I vedtak der barnas behov er vurdert, er det i hovedsak vist til generelle begrunnelser om familiens samlede behov. Når det ikke kommer frem av vedtak eller journalnotat hvordan det blir fulgt opp om barna får det de trenger, er det vanskelig å se om barna får dekket sitt behov.

Vurderinger av stønadsbehovet etter sosialtjenesteloven § 19 er i hovedsak gjort etter en standard formulering. Dette indikerer det at det ikke blir gjort en reell vurdering etter denne paragrafen.

De manglene som her er beskrevet medfører en risiko for at behov for hjelp ikke blir identifisert, og at det kan bli tatt avgjørelser på feil eller mangelfullt grunnlag.

Oppfølging

Når kartleggingen og vurderingen er mangelfull, vil det være en risiko for at oppfølgingen ikke blir gitt i tråd med behovene til hver enkelt familie og deres medlemmer. Informasjon vi har fått fra brukere og dokumentene vi har gått gjennom tilsier at barna i familiene ikke får tilstrekkelig oppmerksomhet. Vi har likevel ikke funnet grunn til å konkludere med lovbrudd på området som gjelder oppfølging.  

Vi har gjennom intervjuer med ansatte, samtaler med brukere og i informasjon fra vedtak sett at NAV-kontoret tilbyr samtaler, at veilederne ofte er i kontakt med sine brukere og at NAV samarbeider med andre instanser.   

Veilederne ved NAV Notodden er tilgjengelige for sine brukere, og det kommer frem at tjenesten opplysning, råd og veiledning blir gitt.

5. Statsforvalterens konklusjon   

1. Notodden kommune ved NAV-kontoret foretar ikke en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknader om økonomisk stønad.
2. Notodden kommune ved NAV-kontoret sørger ikke for at det blir foretatt en forsvarlig vurdering og beslutning ved behandling av søknader om økonomisk stønad til barnefamilier.

Dette er brudd på: Sosialtjenesteloven § 4, § 18 og § 19, jf. forvaltningsloven § 17 og kommuneloven § 25-1.

Kommunen har ikke innarbeidet styringsaktiviteter som sikrer at det blir innhentet informasjon om barns behov i alle saker når familien søker om økonomisk stønad. Det er etablert en skriftlig rutine for samtaler som tilrettelegger for at barns behov skal bli kartlagt, men rutinen er ikke innarbeidet i NAV-kontoret. Det er ikke etablert en rutine for hvor innhentet informasjon skal nedtegnes. Det er ikke satt i verk tiltak for å kontrollere om det blir gjennomført og dokumentert en forsvarlig kartlegging i saker som gjelder økonomisk stønad til personer med barn.  

Mangelfull kartlegging medfører en risiko for at søknader om økonomisk stønad blir vurdert og avgjort uten at det blir tatt hensyn til behov barna har. Dette kan føre til at familier ikke får den hjelpen de har rett på.  

6. Oppfølging av påpekte lovbrudd

I dette kapittelet redegjør vi for hva Statsforvalteren forventer at kommunen skal gjøre for å rette påpekte lovbrudd.

Konklusjonen i rapporten bygger på opplysninger om situasjonen på tidspunktet for tilsynsbesøket. Kommunen kan etter dette ha iverksatt tiltak for å rette lovbruddet. Dette tar vi med oss i den videre dialogen med kommunen.

Vi ber kommunen om å utarbeide en plan med nødvendige tiltak for å rette lovbruddene, og sende planen til Statsforvalteren innen 8. januar 2024. Planen skal inneholde følgende:

• En oversikt over hvilke tiltak som skal gjennomføres for å endre praksis slik at
  • det blir foretatt en tilstrekkelig kartlegging av barns behov ved søknader om økonomisk stønad.
  • det blir foretatt en forsvarlig vurdering og beslutning ved behandling av søknader om økonomisk stønad til barnefamilier.
• Oversikt over tidsplan og ansvar for gjennomføring av tiltakene for retting av lovbruddene
• En beskrivelse av hvordan ledelsen vil følge med på, og kontrollere at tiltakene har virket som planlagt.

Kort tid etter at planen er mottatt, vil vi ta kontakt med kommunen for å avtale tidspunkt for et dialogmøte. Kommunens plan vil være tema på møtet, i tillegg til å planlegge videre dialog.

For å undersøke om tiltakene har resultert i forsvarlig praksis, vil kommunen og NAV bli bedt om å utføre en egenkontroll. Kommunen og NAV skal selv gå gjennomgå saker ved å fylle ut et skjema med spørsmål. Tidspunkt for gjennomføring av egenkontrollen avtales i et dialogmøte.

Statsforvalteren kan i tillegg utføre en stikkprøvekontroll dersom det er nødvendig.

Med hilsen

Inger Tveit Espeland  
assisterende direktør

Merete Lohne (e.f.)
fagsjef

Dokumentet er elektronisk godkjent

 

 

Kopi til:

NAV Notodden      Postboks 64      3671 NOTODDEN
Hjartdal kommune  Saulandsvegen 414    3692 SAULAND

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 21. april 2023.

Intervju med brukere ble gjennomført på telefon i perioden 29. mai til 2. juni 2023.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved NAV Notodden og innledet med et kort informasjonsmøte 13. juni 2023. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 15. juni 2023.   

En del dokumenter ble tilsendt oss på forhånd. Alle oversendte dokumenter er gjennomgått. Følgende navngitte dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Skjema for egenrapportering
• Partnerskapsavtale mellom NAV Vestfold og Telemark og Notodden kommune
• Samarbeidsavtale Notodden og Hjartdal
• Årsplan for kontoret
• Forslag til familieplan/skjema
• Rutine for utmåling av økonomisk sosialhjelp ihht. §18 i barnefamilier
• Kartleggingsskjema – førstegangskartlegging av nye brukere NAV Notodden
• Kartleggingsskjema barnefamilier
• Sjekkliste kvalitetsevaluering sosial - vår 2021
• Sjekkliste ved vedtakskontroll/godkjenning av vedtak etter lov om sosiale tjenester
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte med navn og ansvarsområde
• Virksomhetsplan og årshjul for NAV Notodden

Det ble valgt 25 mapper med søknad, vedtak, eventuelt kartleggingsskjema og journalnotater etter følgende kriterier:

• Saksmapper med vedtak fra nye familier
• Saksmapper fra langtidsmottakere (mer enn seks måneder)
• Saksmapper fra familier med flere enn tre barn
• Saksmapper med vedtak som handler om samvær med barn
• Saksmapper med vedtak av akutt karakter der mottaker har barn

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her.

6 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• rådgiver Hilde Gogstad, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
• seniorrådgiver Hanne Kristine Vogsland, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisor
• fagsjef Merete Lohne, Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–23 Nav-kontorenes ansvar for å ivareta barns behov ved tildeling av sosiale tjenester

Søk etter tilsynsrapporter

Søk