Rapport fra tilsyn med barne- og avlastningsboliger i Sandefjord kommune 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Sandefjord kommune, Teksleåsen barne- og avlastningsbolig, fra 19.09.23 til 22.09.23. Vi undersøkte om kommunen sørger for at avlastningen blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Konklusjon:

• Sandefjord kommune sikrer at tjenestene til barn i avlastningsboliger er forsvarlige. Det er ingen mangler ved planleggingen, oppfølgingen og evalueringen av tjenestene.
• Sandefjord kommune har et system som sikrer forsvarlig journalføring i avlastningsboliger.

1. Tilsynets tema og omfang

Statsforvalterne gjennomfører i 2022 og 2023 landsomfattende tilsyn med om barn i

barne- og avlastningsbolig får habilitering og opplæring som samsvarer med deres behov. For å få svar på dette skal Statsforvalteren vurdere om barne- og avlastningsboligen:

• har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov
• bruker informasjonen til å identifisere behov og til å utforme mål og tiltak for barnet
• gjennomfører tiltak for forsvarlige tjenester
• evaluerer og korrigerer mål og tiltak for tjenestene

Tilsynsprosessen bygger på systemrevisjon som metode. En systemrevisjon har som formål å undersøke om gode og trygge tjenester er resultatet av systematisk styring og ledelse og kontinuerlig forbedringsarbeid. I dette tilsynet er undersøkelsene tett knyttet til faglige arbeidsprosesser for habilitering og opplæring. I undersøkelse av krav til styring og ledelse er det derfor aktiviteter tett på de faglige prosessene, som er mest aktuelle.

Tilsynslaget innhentet i forkant av tilsynet virksomhetens styringsdokumenter, vedtak om tjenester og journaler for tretten barn. Under det stedlige tilsynet ble det gjennomført 13 intervjuer, samt befaring i avlastningsboligen.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter hol. § 12-3 og helsetilsynsloven § 4. En systemrevisjon er kontroll av om virksomhetens praksis er i samsvar med gjeldende regler i lov- og forskrift. Vi gir her en oversikt over de lovkravene som er lagt til grunn for tilsynet.

Kommunens ansvar følger av:

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m. – kortform helsetilsynsloven
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester – kortform helse- og omsorgstjenesteloven (hol.)
• Lov om helsepersonell v. – kortform helsepersonelloven (hpl.)
• Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp – kortform pasientjournalloven
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

Kommunens ansvar for forsvarlige helse- og omsorgstjenester i barne- og avlastningsboliger

Kommunen skal sørge for nødvendige helse- og omsorgstjenester. Dette følger av hol. § 3-1. Når et barn har opphold i barne- og avlastningsbolig har kommunen innvilget avlastningsopphold eller fulltidsplass i slik institusjon til familier med særlig tyngende omsorgsarbeid, jf. hol. § 3-6 og § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav c. Barne- og avlastningsboliger regnes som omsorgsinstitusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 første ledd bokstav a.

Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter helse- og omsorgstjenesteloven skal være forsvarlige, jf. hol. § 4-1. Kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at:

• den enkelte pasient eller bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud
• den enkelte pasient eller bruker gis et verdig tjenestetilbud
• helse- og omsorgstjenesten og personell som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter og
• tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenesten

Forsvarlighetskravet er en rettslig standard, som betyr at innholdet bestemmes av normer utenfor loven. I tolkningen av hva som er forsvarlig inngår blant annet anerkjent fagkunnskap, faglitteratur, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. I dette tilsynet bygger det faglige innholdet på følgende veiledere fra Helsedirektoratet:

• nasjonal veileder for oppfølging av personer med store og sammensatte behov
• nasjonal veileder om barn og unge med habiliteringsbehov
• nasjonal veileder for rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator
• nasjonal veileder for gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming

Et fellestrekk for de faglige anbefalingene i veilederne er at god praksis er å jobbe tverrfaglig, målrettet og systematisk overfor personer med sammensatte behov. Kravet til samarbeid og samordning er også beskrevet i hol. § 3-4.

Alle barn med opphold i barne- og avlastningsbolig skal få forsvarlige tjenester. Hvor mye tid barnet er i boligen kan få betydning for vurderingen av hvilke tiltak som skal gjennomføres under oppholdene. Det kan også få betydning for hvor omfattende samarbeidet med andre instanser skal være. Hvorvidt omfanget av opphold i boligen får betydning i den konkrete forsvarlighetsvurderingen, henger sammen med tiltakets faglige karakter og barnets situasjon.

En viktig forutsetning for at habilitering og opplæring skal være forsvarlig, er at ansatte har nødvendig kompetanse sett opp mot barnas behov. Dette kravet er omtalt i både hol. § 4-1 og i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav f og 7 bokstav b. Der det er iverksatt kompetansetiltak skal virksomheten kontrollere at tiltakene har effekt og korrigere tiltakene om nødvendig, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b.

For habilitering og opplæring er brukerinvolvering, medvirkning og informasjonsutveksling viktig i hele prosessen. Det vil si at barnet og foreldrene får informasjon og kan medvirke både når tjenester skal planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres, jf. pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) kapittel 3.

Andre bestemmelser som skal understøtte koordinerte tjenester av betydning for dette tilsynet, er hol. § 7-1 om individuell plan og §§ 7-2 og 7-2 a om koordinator og barnekoordinator.

Forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator har blant annet som formål å sikre at barnas tjenester er samordnet, tverrfaglige og planmessige. Barne- og avlastningsboligen må ha en plan for hvordan barnet skal få dekket sine behov under oppholdene. En slik plan skal inkludere barnets behov for mål og tiltak for habilitering og opplæring. En plan for gjennomføringen omtales i pasientjournalforskriften § 6 første ledd bokstav d som en behandlingsplan. I barne- og avlastningsboliger benyttes som oftest begrepet tiltaksplan. Det er ingen formkrav til en slik plan, men den skal være en del av pasientjournalen.

For å sikre informasjonsflyt om endringer i barnets behov skal det være utarbeidet rutiner. Rutinene må omfatte hvordan samarbeidet mellom foreldrene og barne- og avlastningsboligen skal være for at boligen kan få rask tilgang til informasjon om endringer som for eksempel har skjedd mellom oppholdene.

Mange barn på avlastningstiltak trenger legemidler når de er på avlastning. Kommunen skal ha rutiner for legemiddelhåndteringen, og virksomhetsleder skal sørge for at legemiddelhåndteringen er forsvarlig og i henhold til gjeldende regler. Helsepersonell skal sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose og til riktig tid. Se forskrift om legemiddelhåndtering §§ 4 og 7.

Barn og ungdom i avlastningsboliger har også praktisk bistand til egenomsorg og opplæringstiltak og hjelp til sosial kontakt og aktiviteter. Mange barn har tilstedeværelse av ansatte hele tiden for å hindre at de skader seg, eller andre. Kommunen skal legge til rette for minst mulig bruk av tvang og makt i tjenesteytingen. Det er særskilte krav til forsvarlighet, bemanning, dokumentasjon, saksbehandling og vedtak, dersom det er behov for å bruke tvang og makt, jf. helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

Krav til journalføring

Kommunen skal sørge for at tjenestene som blir gitt, dokumenteres på forsvarlig måte, jf. hol. § 5-10. For helsehjelp er det krav om journalføring i helsepersonelloven §§ 39 og 40. Det innebærer at journalen må gi en oppdatert oversikt over hva som er gjort av observasjoner, vurderinger, avgjørelser og konkrete tiltak, slik at det enkelte helsepersonell gis et grunnlag for sine vurderinger og avgjørelser. Nødvendig og relevant informasjon må føres fortløpende, slik at journalen sikrer kvalitet og kontinuitet i behandlingen. Også for tjenester som ikke er definert som helsehjelp må det dokumenteres for å sikre at tjenesteytingen blir forsvarlig og for at ledelsen kan følge med på, og evaluere, tjenestetilbudet. Hvert barn skal ha en samlet journal. En nærmere beskrivelse av kravene til den enkelte journal fremgår av pasientjournalforskriften §§ 4 til og med 8. Det er krav om at journalen skal være elektronisk, jf. pasientjournalforskriften § 12 første avsnitt. Det er også et krav om at institusjonen skal utpeke en person som skal ha det overordnede ansvaret for den enkelte journal, og herunder ta stilling til hvilke opplysninger som skal stå i journalen, jf. hpl. § 39 andre avsnitt.

Krav til styringssystem

Kommunen har etter hol. § 3-1 tredje ledd en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav i lov og forskrift. Denne plikten går også frem av helsetilsynsloven § 5, som pålegger enhver virksomhet som yter helse- og omsorgstjenester å opprette internkontrollsystem.

Styringssystemet skal være tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Det samme gjelder dokumentasjon av styringspliktene jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 5. Vi legger til grunn at kompleksiteten i disse tjenestene tilsier at de fleste styringstiltakene må være skriftlige. Innholdet i kravet til styringssystemet er nærmere beskrevet i forskriften §§ 6 til og med 9.

Prosedyrer/rutiner skal sikre at barna får tilfredsstilt grunnleggende behov. Dette innebærer blant annet å sikre at den enkelte får de tjenestene hen trenger til rett tid og at det blir gitt et helhetlig og samordnet tjenestetilbud som ivaretar kontinuiteten i tjenesten. Kommunen må gjennom systematisk styring sikre:

• en klar fordeling av ansvar
• at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse til å utføre oppgaver
• en oversikt over områder i virksomheten der det er risiko for svikt, behov for kvalitetsforbedring eller mangel på etterlevelse av lovkrav
• en håndtering av avvik og systematisk kvalitetsforbedring av tjenesten

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Kort om Sandefjord kommune og Teksleåsen avlastningsbolig

Sandefjord kommune har om lag 65 000 innbyggere. Teksleåsen er i dag organisert under Enhet avlastning som ligger under seksjon Oppvekst og helse, innenfor kommunalområde Kunnskap, barn og unge. Det er en overordnet enhetsleder for Enhet avlastning, og de underliggende avlastningstilbudene har hver sin avdelingsleder. Enhetsleder har overordnet budsjett, personal- og fagansvar og rapporterer til leder for seksjon Oppvekst og helse.

Teksleåsen yter tjenester etter hol § 3-1 og er en bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns omsorgstjenester, samt times- og døgnavlastning. Boligen har 9 sengeplasser i tillegg til blant annet allrom/stue, kjøkken, bad, lekerom, sanserom, medisinrom, skyllerom og kontor. Det er uteområder tilpasset tjenestemottakernes ulike behov.

Teksleåsen avlastningsbolig er organisert med en overordnet enhetsleder, en avdelingsleder og en fagkoordinator. Kommunen har stillingsbeskrivelser for avdelingsleder og fagkoordinator. I tillegg foreligger det funksjonsbeskrivelser for medisinansvarlig sykepleier og kontaktperson. Det er også beskrivelser av ansvar og oppgaver som tilligger rollen som ansvarsvakt samt en rutine for nattevakt.

Det er faste ansatte (kontaktperson) som har ansvar for oppfølgingen av hver enkelt tjenestemottaker. Oppgaver og ansvar rundt tjenestemottakeren er regulert i kontaktpersonens funksjonsbeskrivelser.

Planer og gjennomføring av tiltaksplaner under avlastningen

Tilsynslaget innhentet i forkant av tilsynet tretten komplette pasientjournaler fra Teksleåsen for perioden 1. april 2023 til 1. juli 2023. Vi leste åtte av pasientjournalene inngående. Vi mottok også vedtakene om tjenestene. I alle de åtte pasientjournalene vi gjennomgikk, var det utarbeidet fullstendige tiltaksplaner for alle barna.

Det foreligger en rutine for oppstart av nye barn/ungdommer og en rutine for kartlegging av nye beboere. Før ny beboer kommer til Teksleåsen, tilsendes beboerens foreldre/omsorgspersoner et informasjonsskriv til utfylling som blant annet gir opplysninger om beboerens helsetilstand, samhandling, kommunikasjon, rutiner, medisiner, hjelpemidler og ernæring i tillegg til informasjon om hvem beboeren er og hva beboeren liker å gjøre. Det gjennomføres også et møte med beboerens foreldre/omsorgspersoner. Videre foreligger det en detaljert mal for oppbygging av tiltaksplan samt en overordnet oversikt over tiltaksplanens hovedområder. Dette sikrer at alle beboernes tiltaksplaner utferdiges på lik måte og at de ansatte bruker tiltaksplanene så likt som mulig ved tilnærming til den enkelte beboer.

Teksleåsen har en rutine for foreldresamtaler og en rutine for gjennomføring av barnesamtale. Teksleåsen har også et eget informasjonsskriv til foresatte ved avlastningsboligen, hvor det i tillegg til praktisk informasjon og informasjon om foreldresamarbeid, blant annet informeres om behovet for løpende oppdatering om eventuelle endringer rundt barnet slik at avlastningsboligen kan sikre god oppfølging av den enkelte beboer.

Det er kontaktpersonen som har ansvar for å utarbeide tiltaksplaner. Ifølge stillings- og/eller funksjonsbeskrivelsene har kontaktpersonen ansvar for å strukturere og organisere det faglige arbeidet rundt tjenestemottakeren, herunder innhente informasjon om og utarbeide tiltak rundt det enkelte barn. Kontaktpersonen har videre ansvar for blant annet samarbeid med eksterne samarbeidspartnere og pårørende, i tillegg til deltakelse i ansvarsgruppemøter, samarbeidsmøter og lignende. Kontaktpersonen har også ansvar for å holde «mal for daglig rapportering» fortløpende oppdatert når det gjelder hvilke tiltak det er viktig at det rapporteres på for å kunne evaluere tiltakene godt nok.

Ifølge stillingsbeskrivelsen for fagkoordinator har vedkommende ansvar for opplæringsrutiner, aktivitet og tilbud til tjenestemottakerne samt et overordnet ansvar for blant annet tiltaksplaner, IPLOS og foreldresamtaler. Fagkoordinator har også ansvar for å kvalitetssikre at dokumentasjonskrav overholdes, følge med på at tiltak gjennomføres og at tiltakene er i samsvar med barnets behov for habilitering/opplæring. Fagkoordinator skal følge med på at det blir gjennomført evalueringer og eventuelle korrigeringer av tiltak, og vurdere sammen med kontaktperson hvordan tjenestemottakers behov kan dekkes på annen måte dersom evaluering av tiltak ikke viser forventet resultat. Fagkoordinator er også ansvarlig for veiledning av de ansatte, både fortløpende veiledning i miljøet samt veiledning av enkeltansatte ved behov. Videre har fagkoordinator, sammen med leder, ansvar for faglig utvikling av avdelingen, innhold i fagdager og kvalitetssikring av tjenestetilbudet.

Teksleåsen har en medisinansvarlig sykepleier. Ifølge funksjonsbeskrivelsene har medisinansvarlig sykepleier ansvar for oppfølging, kontroll og rapportering til avdelingsleder og tilsynsfarmasøyt.

Vedkommende har videre ansvar for oppfølging av medisinavvik og ansvar for gjennomføring av fast møte i medisingruppa (alle vernepleiere og sykepleiere) hver 12. uke. Medisinansvarlig sykepleier har også ansvar for kontroll, oppfølging og renhold av legemiddellager og medisinrom. Videre skal medisinansvarlig sykepleier bistå avdelingsleder ved behov for vurdering av ansattes egnethet til legemiddelhåndtering og har også delt ansvar med medisingruppa for at ansatte gjennomfører egnet kursing og praktisk opplæring i legemiddelhåndtering.

Det foreligger en funksjonsbeskrivelse for sykepleier/vernepleier hvor ansvar innenfor legemiddelhåndtering er beskrevet.

Det er faste personalmøter en gang per måned. Det gjennomføres i tillegg teams-møter etter innkalling og nattevaktsmøter. Dersom det oppstår behov for å drøfte en tjenestemottaker, så settes det av egen tid til dette. I tillegg til dette gjennomføres det blant annet ansvarsgruppemøter, samarbeidsmøter og foreldresamtaler. De mest erfarne ansatte fungerer som «mestringsmakkere» for andre ansatte slik at man på hver vakt har en erfaren ansatt man kan drøfte og evaluere med i løpet av en vakt.

I samtaler med de ansatte ble det beskrevet god samhandling med foreldre, skole/barnehage og andre eksterne samarbeidsparter. Ved gjennomgang av de tilsendte journalene finner vi dokumentasjon som understøtter dette.

I styringsdokumenter og gjennom samtaler med ansatte fremgikk det at foreldre og barn i meget stor grad får medvirke med informasjon og ved utformingen av tjenestene. Det foreligger rutine for å innhente informasjon fra foreldre og andre som kjenner til barnets behov. Den løpende informasjonsinnhentingen dokumenteres i journalsystemet.

Ifølge de ansatte har Teksleåsen avlastningsbolig god praksis for overlapp. Fra dagvakt til kveldsvakt opplyses det å være lite å overlappe da tjenestemottakerne som regel er i skole/barnehage på dagtid. Det gjennomføres overlapp fra kveldsvakt til nattevakt og fra nattevakt til dagvakt, men de ansatte er i tillegg er avhengige av å lese seg opp i Cosdoc. At dette gjennomføres som en fast praksis understøttes i samtaler med ansatte

Oppfølging av utfordrende adferd

De ansatte forteller at de har god kompetanse på utfordrende adferd. Ifølge de ansatte er det for tiden ingen tjenestemottakere på Teksleåsen med kraftig utagering. Det kommer imidlertid frem et ønske om økt kompetanse i personalgruppa når det kommer til håndtering av utageringer.

I Teksleåsens «opplæringsblekke» er det et eget punkt viet til etisk refleksjon samt til bruk av tvang og makt. I tillegg informerer ansatte om at dette også jevnlig diskuteres og reflekteres rundt, blant annet i relasjon til utfordrende adferd.

I samtale med ansatte og ledere var det lik forståelse av hvordan tjenesteutøver skulle håndtere eventuell krevende atferd og om hvordan slik atferd skulle registreres i Cosdoc. De ansatte hadde videre refleksjoner rundt temaet og fremsto som kjent med regelverket.

Journalføringen

Teksleåsen benytter pasientjournalsystemet Cosdoc. De åtte journalene vi gjennomgikk før tilsynet, var utskrift av elektronisk journal.

Teksleåsen har i sin «opplæringsblekke» et eget avsnitt som omhandler dokumentasjon. Der forklares hvilket journalsystem som brukes og hva som ligger i journalsystemet av dokumentasjon. Det gis en beskrivelse av hva som skal dokumenteres i Cosdoc og hvordan det skal dokumenteres. Det refereres også til lovverket og hvilke krav til dokumentasjon som stilles der.

I de innsendte journalene finner vi gode tiltaksplaner med overordnede mål, delmål og tilhørende tiltak. Tiltaksplanene er forankret i de helsefaglige utfordringene de ulike beboerne har.

Journalføringene svarer opp tiltakene og delmålene. Registreringene i den enkelte pasientjournal viser hva slags habilitering det enkelte barnet mottar. Ifølge de ansatte evalueres det fortløpende rundt den enkelte tjenestemottaker og tiltakene endres i henhold til de evalueringer som gjøres.

Tjenestemottakerne har kontaktbok eller KnowMe-dagbok som fungerer som en kommunikasjonsplattform mellom avlastningsboligen og hjem/skole/barnehage.

Utageringer registreres i journal, men noen av journalnotatene inneholder ikke tilfredsstillende beskrivelser av hva ansatte har gjort i situasjonen eller hvordan de ansatte har vurdert situasjonen i etterkant. Vi finner imidlertid at den samlede informasjonen om utageringer gir et tilstrekkelig evalueringsgrunnlag og at de ansatte bruker dette som ett av flere grunnlag for sine evalueringer.

Gjennom samtaler med ansatte og gjennomgang av journaler finner vi at det er et visst fokus på habilitering av tjenestemottakerne. Gjennom samtaler kommer det frem at alle ansatte har god kjennskap til alle tjenestemottakerne. De ansatte forteller om et felles ansvar for å sørge for dokumentasjon av de tjenester som gis, samt et felles ansvar for å ivareta tjenestemottakerne og gi god daglig omsorg. De fleste ansatte opplever at det er nok tid til å dokumentere arbeidet som gjøres i løpet av vakten.

De ansatte ved Teksleåsen jobber planmessig ut ifra konkrete mål og tiltak, det journalføres i henhold til tiltaksplan, og arbeidet evalueres. Både avdelingsleder, fagkoordinator og hovedkontakt sørger for jevnlig kontroll med journalføringen.

Virksomhetens styring og opplæring av ansatte

Når det gjelder opplæring av ansatte har Teksleåsen opplæringsrutiner for nyansatte med både praktiske oppgaver og faglig tilnærming som skal gjennomgås. I tillegg til rutinen har Teksleåsen en «opplæringsblekke» som blant annet beskriver rammene for tjenestemottakernes opphold, samt redegjør for forventningene som stilles de tjenester som skal ytes ved avlastningsboligen.

«Opplæringsblekka» inneholder videre generell informasjon om lovverket som regulerer tjenesten i tillegg til blant annet ansvarsfordeling i avdelingen, vaktordning, overlapp, møtevirksomhet, rutiner, kultur på arbeidsplassen og oversikt over alle systemer det er viktig at den ansatte kjenner til.

Det er også et eget avsnitt som omhandler rutiner rundt tjenestemottakerne, herunder beskrivelse av det praktiske rundt tiltaksplaner, sjekklister for tjenestemottakerne, lister med kontaktinformasjon, beredskapsplaner og familiesamarbeid.

I tillegg til gjennomgang av innholdet i opplæringsskjemaene og «opplæringsblekka», går nyansatte minst 3 opplæringsvakter på toppen av fast personale.

Teksleåsen sikrer gjennom sine styringsdokumenter at de oppgaver som skal utføres og tjenester som skal ytes er forklart for de ansatte som skal utføre dem. Videre gjennomføres det en overordnet kontroll av driften ved Teksleåsen gjennom faste møter nedfelt i rutiner og stillingsbeskrivelser.

Ansatte gir uttrykk for at de kjenner virksomhetens avvikssystem, og det foreligger en god praksis for å skrive avvik. Teksleåsen har oversendt kopi av alle avviksregistreringer i perioden 01.04.2023 til 01.07.2023, som understøtter informasjonen fra de ansatte.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Helse- og omsorgstjenesteloven og forskrifter stiller krav til ledelse, kvalitetsforbedring og systematisk styring. I tillegg til at virksomheten må sørge for å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere sine aktiviteter, må virksomheten følge med på om tjenestene er forsvarlige og i tråd med gjeldende lover.

Statsforvalteren vurderer at kommunen har på plass en tilfredsstillende styring og ledelse av avlastningsboligene. Oppfølgingen av tjenestene og journalføringen følger gjeldende krav i lov og forskrift.

Forsvarlige helse- og omsorgstjenester

Barn med medfødte eller ervervede funksjonsnedsettelser har rett på faglige gode tjenester for utvikling, mestring og læring. Det innebærer blant annet at kommunen må sikre at tjenestene som ytes er samordnet, tverrfaglige og planmessige. For å kunne gjennomføre og evaluere tjenestene kreves det individuelle tiltaksplaner med klare mål og der oppfølgingen beskrives daglig. Dersom det i journalen kun skrives at tiltaket er gjennomført, vil det verken være mulig å følge med på om tiltaket har effekt eller hvor det eventuelt svikter. For å kunne evaluere og justere tiltakene må den daglige registreringen beskrive om tiltak gjennomføres som planlagt og registrere hvorfor tiltakene eventuelt ikke gjennomføres etter plan.

Barn i avlastningsboliger har ulike behov og vurderingen av om lovkravene er oppfylt vil derfor ikke være lik for alle. Der hvor barnet kun har dagopphold med noen timer i måneden, vil det i mindre grad være behov for omfattende planer for opplæring og habilitering. For barna som tilbringer mange døgn hver måned i avlastningstiltaket, vil tiltakene som gjennomføres i boligen utgjøre en svært viktig del av barnets utvikling. Under tilsynet har vi derfor fokusert mest på gjennomføringen av avlastningen for de barna som har flest avlastningsdøgn.

Habilitering og opplæring:

Tilsynet viser at kommunen jobber planmessig med habilitering.

Det sørges for god og systematisk opplæring av de ansatte. Det er videre høy grad av faglighet i ansattgruppa ved Teksleåsen, og ansattgruppen fremstår som stabil og faglig harmonisert.

Det er vår vurdering at Teksleåsen sørger for en systematisk planlegging, evaluering og påfølgende korrigering av tiltak, og det sørges for at viktige habiliteringstiltak følges opp. Det er satt opp gode mål og delmål med tilhørende tiltak for alle tjenestemottakerne. Dokumentasjonen som gjøres i avlastningsboligen sikrer grunnlag for evaluering.

Teksleåsen har gode rutiner for kartlegging og innhenting av informasjon om den enkelte tjenestemottaker, tverrfaglig samarbeid med andre instanser, samarbeid med foreldre samt deltakelse i møtevirksomhet rundt den enkelte tjenestemottaker. Gjennom dette arbeidet sikrer Teksleåsen at de tjenester som ytes er tilpasset den enkelte tjenestemottakerens behov og at tjenestene er samordnet, tverrfaglige og planmessige.

Vi finner at Teksleåsen har en overordnet og systematisk kontroll av om de oppgaver som utføres og tjenester som ytes, er forsvarlige. Det er også etablert en overordnet systematisk rutine for dette.

Journalføring

Det er mange krav til journalens innhold, og det er krav om at hele journalen skal føres elektronisk. Kravene innebærer at det løpende skal beskrives en plan for behandling, oppfølging og evaluering. Journalføringen må vise en felles forståelse for hva som skal føres og hvorfor. Riktige legemidler må dokumenteres gitt til rett tid og i riktig dose.

For at ansatte skal følge kravene til journalføring, må virksomheten gi tilstrekkelig opplæring, legge til rette for at ansatte har tid til å journalføre og følge med på at det journalføres i henhold til krav i lov og forskrift.

De ansatte har fått god opplæring i hva som skal journalføres og hvordan det skal journalføres. Det foreligger gode rutiner og veiledning for hvilke krav som stilles til journalføringen og hvordan den skal utføres. Gjennom samtaler med de ansatte hører vi at det er en felles forståelse av hva som skal journalføres.

Utageringer registreres i journal, men noen journalnotater inneholder ikke tilfredsstillende beskrivelser av hva ansatte har gjort i situasjonen eller hvordan de ansatte har vurdert situasjonen i etterkant. Vi finner imidlertid at den samlede informasjonen om utageringer gir et tilstrekkelig evalueringsgrunnlag og at de ansatte bruker dette som ett av flere grunnlag for sine evalueringer. Journalføringen som gjøres ved Teksleåsen vurderes derfor helhetlig sett som tilfredsstillende.

Teksleåsen har tilfredsstillende journalføring når det gjelder legemiddelhåndtering.

Det tilrettelegges slik at de ansatte får tid nok til å journalføre. Noen journalnotater er noe knappe, men likevel innenfor hva tilsynet vurderer som forsvarlig og tilfredsstillende journalføring. Det sørges også for jevnlig, overordnet kontroll med journalføringen.

Virksomhetsansvaret

Virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester, skal organiseres slik at helsepersonellet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter. Den som har det overordnede ansvaret for virksomheten, skal sørge for at det etableres og gjennomføres en systematisk styring av virksomhetens aktiviteter.

Ved Teksleåsen finner vi et overordnet system som gir god oversikt over områder i virksomheten hvor det kan oppstå risiko for svikt eller mangel på etterlevelse av myndighetskrav og områder hvor det kan være behov for forbedring av kvaliteten på tjenesten og pasient- og brukersikkerheten.

Vi har i tilsynet funnet at virksomheten har god kontroll med at oppgaver planlegges og gjennomføres og med at tjenester som ytes er forsvarlige. Det er etablert en overordnet og systematisk rutine for evaluering og korrigering av de oppgaver som utføres og tjenester som ytes. Journalføringen er stort sett tilfredsstillende som igjen gir et godt evalueringsgrunnlag.

Virksomheten har sørget for god opplæring av ansatte både når det gjelder lovkravene til journalføring, samt når det gjelder fag, miljøarbeid, rutiner og tverrfaglig samarbeid.

Vi finner habiliteringsperspektiv i både det skriftlige og det praktiske arbeid som utføres ved Teksleåsen avlastningsbolig.

5. Statsforvalterens konklusjon

Sandefjord kommune sikrer at tjenestene til barn i avlastningsboliger er forsvarlige, i henhold til hol. §§ 3-1, 4-1 og 4-2 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6-9 og forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator § 5.

Sandefjord kommune har et system som sikrer forsvarlig journalføring i avlastningsboliger, i henhold til hol. § 5-10, hpl. §§ 16, 39 og 40, pasientjournalloven §§ 7 og 8, pasientjournalforskriften §§ 4 til 9 og 12 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6- 9.

Med hilsen

Sigmund Skei (e.f.)
Avdelingsdirektør

Linda Endrestad
fagsjef

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–2023 Barne- og avlastningsboliger habilitering/opplæring i samsvar med barnas behov

Søk etter tilsynsrapporter

Søk