Rapport fra tilsyn med barne- og avlastningsboliger i Skien kommune 2023

Statsforvalteren gjennomførte tilsyn med Skien kommune, Einaren barne- og avlastningsbolig, fra 09.05.23 til 12.05.23. Vi undersøkte om kommunen sørger for at avlastningen blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Konklusjon:

• Skien kommune sikrer at tjenestene til barn i avlastningsboliger er forsvarlige. Det er ingen mangler ved oppfølgingen og evalueringen av tjenestene.
• Skien kommune har et system som sikrer forsvarlig journalføring i avlastningsboliger.

1. Tilsynets tema og omfang

Statsforvalterne gjennomfører i 2022 og 2023 landsomfattende tilsyn med om barn i barne- og avlastningsbolig får habilitering og opplæring som samsvarer med deres behov. For å få svar på dette skal Statsforvalteren vurdere om barne- og avlastningsboligen:

• har tilstrekkelig informasjon om barnets situasjon og behov
• bruker informasjonen til å identifisere behov og til å utforme mål og tiltak for barnet
• gjennomfører tiltak for forsvarlige tjenester
• evaluerer og korrigerer mål og tiltak for tjenestene

Tilsynsprosessen bygger på systemrevisjon som metode. En systemrevisjon har som formål å undersøke om gode og trygge tjenester er resultatet av systematisk styring og ledelse og kontinuerlig forbedringsarbeid. I dette tilsynet er undersøkelsene tett knyttet til faglige arbeidsprosesser for habilitering og opplæring. I undersøkelse av krav til styring og ledelse er det derfor aktiviteter tett på de faglige prosessene, som er mest aktuelle.

Tilsynslaget innhentet i forkant av tilsynet virksomhetens styringsdokumenter, vedtak om tjenester og journaler for ni barn. Under det stedlige tilsynet ble det gjennomført 13 intervjuer, samt befaring i avlastningsboligen.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter hol. § 12-3 og helsetilsynsloven § 4. En systemrevisjon er kontroll av om virksomhetens praksis er i samsvar med gjeldende regler i lov- og forskrift. Vi gir her en oversikt over de lovkravene som er lagt til grunn for tilsynet.

Kommunens ansvar følger av:

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m. – kortform helsetilsynsloven
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester – kortform helse- og omsorgstjenesteloven (hol.)
• Lov om helsepersonell v. – kortform helsepersonelloven (hpl.)
• Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp – kortform pasientjournalloven
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

Kommunens ansvar for forsvarlige helse- og omsorgstjenester i barne- og avlastningsboliger

Kommunen skal sørge for nødvendige helse- og omsorgstjenester. Dette følger av hol. § 3-1. Når et barn har opphold i barne- og avlastningsbolig har kommunen innvilget avlastningsopphold eller fulltidsplass i slik institusjon til familier med særlig tyngende omsorgsarbeid, jf. hol. § 3-6 og § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav c. Barne- og avlastningsboliger regnes som omsorgsinstitusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 første ledd bokstav a.

Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter helse- og omsorgstjenesteloven skal være forsvarlige, jf. hol. § 4-1. Kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at:

• den enkelte pasient eller bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud
• den enkelte pasient eller bruker gis et verdig tjenestetilbud
• helse- og omsorgstjenesten og personell som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter og
• tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenesten

Forsvarlighetskravet er en rettslig standard, som betyr at innholdet bestemmes av normer utenfor loven. I tolkningen av hva som er forsvarlig inngår blant annet anerkjent fagkunnskap, faglitteratur, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. I dette tilsynet bygger det faglige innholdet på følgende veiledere fra Helsedirektoratet:

• nasjonal veileder for oppfølging av personer med store og sammensatte behov
• nasjonal veileder om barn og unge med habiliteringsbehov
• nasjonal veileder for rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator
• nasjonal veileder for gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming

Et fellestrekk for de faglige anbefalingene i veilederne er at god praksis er å jobbe tverrfaglig, målrettet og systematisk overfor personer med sammensatte behov. Kravet til samarbeid og samordning er også beskrevet i hol. § 3-4.

Alle barn med opphold i barne- og avlastningsbolig skal få forsvarlige tjenester. Hvor mye tid barnet er i boligen kan få betydning for vurderingen av hvilke tiltak som skal gjennomføres under oppholdene. Det kan også få betydning for hvor omfattende samarbeidet med andre instanser skal være. Hvorvidt omfanget av opphold i boligen får betydning i den konkrete forsvarlighetsvurderingen, henger sammen med tiltakets faglige karakter og barnets situasjon.

En viktig forutsetning for at habilitering og opplæring skal være forsvarlig, er at ansatte har nødvendig kompetanse sett opp mot barnas behov. Dette kravet er omtalt i både hol. § 4-1 og i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav f og 7 bokstav b. Der det er iverksatt kompetansetiltak skal virksomheten kontrollere at tiltakene har effekt og korrigere tiltakene om nødvendig, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b.

For habilitering og opplæring er brukerinvolvering, medvirkning og informasjonsutveksling viktig i hele prosessen. Det vil si at barnet og foreldrene får informasjon og kan medvirke både når tjenester skal planlegges, gjennomføres, evalueres og korrigeres, jf. pasient- og brukerrettighetsloven (pbrl.) kapittel 3.

Andre bestemmelser som skal understøtte koordinerte tjenester av betydning for dette tilsynet, er hol. § 7-1 om individuell plan og §§ 7-2 og 7-2 a om koordinator og barnekoordinator.

Forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator har blant annet som formål å sikre at barnas tjenester er samordnet, tverrfaglige og planmessige. Barne- og avlastningsboligen må ha en plan for hvordan barnet skal få dekket sine behov under oppholdene. En slik plan skal inkludere barnets behov for mål og tiltak for habilitering og opplæring. En plan for gjennomføringen omtales i pasientjournalforskriften § 6 første ledd bokstav d som en behandlingsplan. I barne- og avlastningsboliger benyttes som oftest begrepet tiltaksplan. Det er ingen formkrav til en slik plan, men den skal være en del av pasientjournalen.

For å sikre informasjonsflyt om endringer i barnets behov skal det være utarbeidet rutiner. Rutinene må omfatte hvordan samarbeidet mellom foreldrene og barne- og avlastningsboligen skal være for at boligen kan få rask tilgang til informasjon om endringer som for eksempel har skjedd mellom oppholdene.

Mange barn på avlastningstiltak trenger legemidler når de er på avlastning. Kommunen skal ha rutiner for legemiddelhåndteringen, og virksomhetsleder skal sørge for at legemiddelhåndteringen er forsvarlig og i henhold til gjeldende regler. Helsepersonell skal sørge for at riktig legemiddel gis til riktig pasient, i riktig dose og til riktig tid. Se forskrift om legemiddelhåndtering §§ 4 og 7.

Barn og ungdom i avlastningsboliger har også praktisk bistand til egenomsorg og opplæringstiltak og hjelp til sosial kontakt og aktiviteter. Mange barn har tilstedeværelse av ansatte hele tiden for å hindre at de skader seg, eller andre. Kommunen skal legge til rette for minst mulig bruk av tvang og makt i tjenesteytingen. Det er særskilte krav til forsvarlighet, bemanning, dokumentasjon, saksbehandling og vedtak, dersom det er behov for å bruke tvang og makt, jf. helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

Krav til journalføring

Kommunen skal sørge for at tjenestene som blir gitt, dokumenteres på forsvarlig måte, jf. hol. § 5-10. For helsehjelp er det krav om journalføring i helsepersonelloven §§ 39 og 40. Det innebærer at journalen må gi en oppdatert oversikt over hva som er gjort av observasjoner, vurderinger, avgjørelser og konkrete tiltak, slik at det enkelte helsepersonell gis et grunnlag for sine vurderinger og avgjørelser. Nødvendig og relevant informasjon må føres fortløpende, slik at journalen sikrer kvalitet og kontinuitet i behandlingen. Også for tjenester som ikke er definert som helsehjelp må det dokumenteres for å sikre at tjenesteytingen blir forsvarlig og for at ledelsen kan følge med på, og evaluere, tjenestetilbudet. Hvert barn skal ha en samlet journal. En nærmere beskrivelse av kravene til den enkelte journal fremgår av pasientjournalforskriften §§ 4 til og med 8. Det er krav om at journalen skal være elektronisk, jf. pasientjournalforskriften § 12 første avsnitt. Det er også et krav om at institusjonen skal utpeke en person som skal ha det overordnede ansvaret for den enkelte journal, og herunder ta stilling til hvilke opplysninger som skal stå i journalen, jf. hpl. § 39 andre avsnitt.

Krav til styringssystem

Kommunen har etter hol. § 3-1 tredje ledd en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav i lov og forskrift. Denne plikten går også frem av helsetilsynsloven § 5, som pålegger enhver virksomhet som yter helse- og omsorgstjenester å opprette internkontrollsystem.

Styringssystemet skal være tilpasset virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Det samme gjelder dokumentasjon av styringspliktene jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten i helse- og omsorgstjenesten § 5. Vi legger til grunn at kompleksiteten i disse tjenestene tilsier at de fleste styringstiltakene må være skriftlige. Innholdet i kravet til styringssystemet er nærmere beskrevet i forskriften §§ 6 til og med 9.

Prosedyrer/rutiner skal sikre at barna får tilfredsstilt grunnleggende behov. Dette innebærer blant annet å sikre at den enkelte får de tjenestene hen trenger til rett tid og at det blir gitt et helhetlig og samordnet tjenestetilbud som ivaretar kontinuiteten i tjenesten. Kommunen må gjennom systematisk styring sikre:

• en klar fordeling av ansvar
• at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse til å utføre oppgaver
• en oversikt over områder i virksomheten der det er risiko for svikt, behov for kvalitetsforbedring eller mangel på etterlevelse av lovkrav
• en håndtering av avvik og systematisk kvalitetsforbedring av tjenesten

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Kort om Skien kommune og Einaren barne- og avlastningsbolig

Skien kommune har ca. 56 000 innbyggere. Einaren er i dag organisert under kommunalområde Helse og Velferd, Tilrettelagte tjenester. Enhetsleder ved Einaren har delegert virksomhetsansvar og har dermed overordnet budsjett-, personal- og fagansvar. Enhetsleder rapporterer til fagsjef for Tilrettelagte tjenester.

Einaren yter tjenester etter hol § 3-1 og er en bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns omsorgstjenester, samt times- og døgnavlastning. Boligen består av to avdelinger, en rød avdeling for tjenestemottakere med somatiske utfordringer og en blå avdeling for tjenestemottakere med ulike adferdsutfordringer. Boligen har de siste årene blitt pusset opp og har moderne hjelpemidler, sanserom og aktivitetsrom. Boligen har 9 sengeplasser i tillegg til blant annet allrom/stuer, kjøkken, bad, vinterhage, medisinrom, skyllerom, kontor og møterom. Det er store uteområder tilpasset tjenestemottakernes ulike behov.

Einaren avlastningsbolig er organisert med én enhetsleder, to fagkoordinatorer, en teamansvarlig i tillegg til to ansatt-team på hver av boligens to avdelinger. Kommunen har stillingsbeskrivelser for enhetsleder, fagkoordinatorer, teamansvarlig, vernepleiere og fagarbeidere ved Einaren. Det foreligger også beskrivelser av ansvar og oppgaver som tilligger rollen som ansvarsvakt.

Boligen er videre organisert slik at det er et fast team av ansatte som har ansvar for oppfølgingen av hver enkelt tjenestemottaker, og oppgaver og ansvar rundt tjenestemottakeren er tydelig fordelt innad i teamet. Hvert team består av minst én vernepleier, i tillegg til blant annet helsefagarbeider, barnevernspedagog, hjelpepleier, barne- og ungdomsarbeider, miljøterapeut/-arbeider og assistent. Det er vernepleierne som har koordineringsansvar for teamet, med klar ansvarsfordeling dersom koordinator er fraværende. Dette sikrer kontinuitet i oppfølgingen av den enkelte beboer dersom det skulle oppstå sykdom eller andre uforutsette fravær i ansattgruppen.

I uttalelse fra Skien kommune av 22.06.2023 presiseres det at vernepleiernes koordineringsansvar for teamet, med klar ansvarsfordeling dersom koordinator er fraværende, er noe Einaren tilstreber, men at det også er fagarbeidere som har en aktiv rolle inn i dette arbeidet.

Planer og gjennomføring av tiltaksplaner under avlastningen

Tilsynslaget innhentet og leste i forkant av tilsynet ni komplette pasientjournaler fra Einaren for perioden 1. september 2022 til 1. februar 2023. Vi hadde også vedtakene om tjenestene. I alle de ni pasientjournalene vi innhentet, var det utarbeidet fullstendige tiltaksplaner for alle barna.

Det foreligger en overordnet rutine for ivaretakelse og kartlegging av nye beboere. Av denne rutinen fremgår det blant annet at teamet rundt den nye beboeren har som oppgave å lese gjennom tjenestemottakers vedtak før første møte med foreldre avtales. I dette møtet gis det en omvisning på avlastningsboligen, og foreldrene informerer om tjenestemottaker. I rutinen ligger det en liste over hvilken informasjon det er viktig at teamet sørger for å innhente fra foreldrene. Etter dette avtaler teamet besøk i avlastningsboligen med tjenestemottaker. Deretter kontaktes skole/barnehage, rulleringsplan sendes ut og besøk avtales. En i teamet besøker skole/barnehage og ser hvordan

personalet der jobber med tjenestemottakeren. Det spørres spesifikt om opplæring i kommunikasjonshjelpemidler, som så videreføres til avlastningsboligen. Det bes også om opplæring i andre relevante ting rundt tjenestemottaker. Tiltaksplan og resyme for tjenestemottaker skrives og brukerperm lages. Teamet sørger for at foreldre leverer ordinasjonskort og det skrives legemiddelkort i Cosdoc ut ifra dette. Deretter opprettes det fane for tjenestemottaker i medisinperm, og ordinasjonskort fra lege og Cosdoc legges inn i permen. Teamet sørger så for at alt ligger til rette for tjenestemottakers første opphold.

Einaren har også et eget informasjonsskriv til foresatte ved avlastningsboligen, hvor det i tillegg til praktisk informasjon, blant annet informeres om behovet for tilgang på informasjon før hvert opphold slik at avlastningsboligen kan sikre informasjonsflyten. Det gjennomføres også en bli-kjent fase når tjenestemottaker starter i avlastningsboligen første gang slik at foresatte og tjenestemottaker sikres brukermedvirkning. Av samtaler med ansatte fremgikk det at det gjennomføres en inntakssamtale med foresatte når tjenestemottakerne kommer på avlastning og at det skrives en innkomstrapport i Cosdoc. Ved gjennomgang av de tilsendte journalene finner vi innkomstrapporter som understøtter dette, i tillegg til løpende journalføringer som omhandler dialog med tjenestemottakernes foresatte.

Det er teamet rundt hver tjenestemottaker som i fellesskap utarbeider tiltaksplanene, og det er vernepleier i hvert enkelt team som har ansvar for å koordinere dette arbeidet.

Ifølge stillingsbeskrivelsene har vernepleierne blant annet ansvar for å observere, kartlegge og utarbeide tiltak. Vernepleierne har videre ansvar for legemiddelhåndtering, samarbeid med eksterne samarbeidspartnere og pårørende, i tillegg til koordinering og ledelse av ansvarsgruppemøter og samarbeidsmøter og lignende. Vernepleierne har også ansvar for å strukturere og organisere det faglige arbeidet rundt tjenestemottaker og i teamet som arbeider med tjenestemottaker, i tillegg til journalføring og annet skriftlig arbeid samt veiledning av personale. Også fagkoordinatorene har ansvar for veiledning av personal, i tillegg til å lede teammøter og delta og følge opp ansvarsgruppemøter der det er behov. Fagkoordinatorene er faglig ansvarlig for teamene som jobber rundt tjenestemottakerne og skal også koordinere fagsystemer i samarbeid med enhetsleder. Fagkoordinatorene følger også opp samarbeid og jevnlig dialog med pårørende. Ifølge stillingsbeskrivelsene skal fagarbeiderne arbeide med målrettet miljøarbeid og ha fokus på forebygging og lik praksis. Fagarbeiderne skal videre håndtere og bistå vernepleierne i situasjoner som kan være utfordrende, i tillegg til å yte helsehjelp og praktisk bistand. Fagarbeiderne har også ansvar for medisinhåndtering og utlevering av medisiner i tillegg til pårørendesamarbeid og journalføring.

I uttalelse fra Skien kommune av 22.06.2023 presiseres det at fagarbeiderne ikke har ansvar for istandgjøring av legemidler.

Det er faste, systematiske team-møter rundt hver tjenestemottaker hvor gjennomføringen av tiltakene diskuteres og evalueres. I følge Einarens årshjul gjennomføres det team-møter hvert kvartal. I samtaler med ansatte informeres det om at team-møter kan gjennomføres oftere ved behov. Det er også egne møter viet til tiltaksplaner. I tillegg gjennomføres det systematiske vernepleiermøter, nattevaktsmøter, personalmøter, fagarbeider-/assistent og studentmøter i tillegg til løpende veiledning, vergetrening og fagmøter. Det gjennomføres også systematiske foreldresamtaler.

I samtaler med de ansatte ble det beskrevet god samhandling med foreldre, skole/barnehage og andre eksterne samarbeidsparter. Ved gjennomgang av de tilsendte journalene finner vi dokumentasjon som understøtter dette.

I styringsdokumenter og gjennom samtaler fremgikk det at foreldre og barn i stor grad får medvirke med informasjon og ved utformingen av tjenestene. Den samme informasjonen ble gitt i samtaler med tjenestemottakeres foreldre. Det foreligger rutine for å innhente informasjon fra foreldre og andre som kjenner til barnets behov. Den løpende informasjonsinnhentingen dokumenteres i journalsystemet i tillegg til journalnotat etter innkomstsamtale.

Ifølge de ansatte har Einaren avlastningsbolig god praksis for overlapp. Fra dagvakt til kveldsvakt opplyses det å være lite å overlappe da tjenestemottakerne som regel er i skole/barnehage på dagtid, men ansvarsvakt på kveld mottar overlapp fra ansvarsvakt på dag. Det gjennomføres også overlapp fra nattevakt til dagvakt og overlapp fra kveldsvakt til nattevakt, men de ansatte er i tillegg avhengige av å lese seg opp i Cosdoc. Av Einarens veileder fremgår det at det forventes at alle ansatte leser seg opp på tjenestemottakernes journaler i Cosdoc når man kommer på vakt. At dette gjennomføres som en fast praksis understøttes i samtaler med ansatte

Oppfølging av utfordrende adferd

Flere av barna har tett oppfølging av tjenesteyter under hele oppholdet.

De fleste ansatte har vergetreningskurs, og en av fagkoordinatorene sørger for at de ansatte får jevnlig veiledning og trening i vergeteknikker. I følge årshjulet gjennomføres det vergetrening/veiledning til sammen seks ganger i løpet av året.

I Einarens veileder er det et eget delkapittel viet til temaet utfordrende adferd hvor dette tematiseres med definisjon, årsaksforklaringer, råd og veiledning til hvordan utfordrende adferd best kan forebygges, tilnærmes, håndteres og dokumenteres. I tillegg informerer ansatte om at dette tidvis er tema på møter og at de ansatte også jevnlig diskuterer og reflekterer rundt etiske dilemmaer, blant annet i relasjon til utfordrende adferd.

I samtale med ansatte og ledere var det lik forståelse av hvordan tjenesteutøver skulle håndtere eventuell krevende atferd og om hvordan slik atferd skulle registreres i Cosdoc. De ansatte hadde videre gode refleksjoner rundt temaet og fremsto som godt kjent med regelverket.

Journalføringen

Einaren benytter pasientjournalsystemet Cosdoc. De ni journalene vi fikk tilsendt før tilsynet, var utskrift av elektronisk journal.

Einaren har i sin opplærings-veileder et eget kapittel som omhandler dokumentering. Der forklares hva en tiltaksplan er, hvor den finnes og hva den skal inneholde. Veilederen beskriver videre hvilke krav som stilles til løpende rapportering i tjenestemottakernes journaler, samt viktigheten av at avlastningen tilbyr like tiltak som det tjenestemottakerne får på de andre arenaene de ferdes til daglig. Veilederen inneholder videre en oversikt over hva slags informasjon som skal dokumenteres hvor, eksempelvis avvik, skademeldinger, rapportering av utageringer, tvangsmeldinger med mer. Det er i veilederen også gitt konkrete eksempler på gode og dårlige rapporter.

I de innsendte journalene finner vi gode tiltaksplaner med overordnede mål, delmål og tilhørende tiltak. Tiltaksplanene er forankret i de helsefaglige utfordringene de ulike beboerne har.

Journalføringene svarer opp tiltakene og delmålene, og fungerer som evalueringsgrunnlag når teamet rundt tjenestemottaker har sine kvartalsvise team-møter hvor teamet blant annet evaluerer tiltakene rundt tjenestemottakerne. Ifølge de ansatte evalueres det også fortløpende rundt hver tjenestemottaker i tillegg til de evalueringer som gjennomføres i team-møter og ansvarsgruppemøter. Registreringene i den enkelte pasientjournal viser tydelig hva slags habilitering det enkelte barnet mottar.

Beboerne har kontaktbøker som fungerer som en kommunikasjonsplattform mellom avlastningsboligen og hjem eller skole/barnehage.

Utageringer registreres i journal, men noen av journalnotatene inneholder ikke tilfredsstillende beskrivelser av hva ansatte har gjort i situasjonen eller hvordan de ansatte har vurdert situasjonen i etterkant. Vi finner imidlertid at den samlede informasjonen om utageringer gir et tilstrekkelig evalueringsgrunnlag og at de ansatte bruker dette som ett av flere grunnlag for sine evalueringer.

Gjennom samtaler med ansatte og gjennomgang av journaler finner vi et stort fokus på habilitering av tjenestemottakerne. Gjennom samtaler kommer det frem at alle ansatte har god kjennskap til alle tjenestemottakerne, også de tjenestemottakerne som tilhører andre team. De ansatte forteller om et felles ansvar for å sørge for god dokumentasjon av de tjenester som gis, samt et felles ansvar for å ivareta tjenestemottakerne og gi god daglig omsorg. De ansatte opplever at det er nok tid til å dokumentere arbeidet som gjøres i løpet av vakten, og sørger i tillegg for å legge til rette for hverandres journalføring ved behov.

De ansatte ved Einaren jobber planmessig ut ifra konkrete mål og tiltak, det journalføres i henhold til tiltaksplan, og arbeidet evalueres systematisk. I tillegg til ansvarlig vernepleier på hvert team, sørger også fagkoordinatorene for jevnlig kontroll med journalføringen.

Virksomhetens styring og opplæring av ansatte

De ulike ansvarsområdene til tjenesteleder fremgår av oversikten over Einarens organisering. Av denne oversikten fremgår også oppgave- og ansvarsfordeling blant teamansvarlig, fagkoordinatorer, vernepleiere og fagarbeidere.

Når det gjelder opplæring av ansatte har Einaren et opplæringsskjema for fast ansatte med både praktiske oppgaver og faglig tilnærming som skal gjennomgås. I tillegg foreligger det et tilsvarende opplæringsskjema for tilkallingsvikarer/sommervikarer. I tillegg til skjemaene har Einaren en veileder som blant annet beskriver rammene for tjenestemottakernes opphold, samt redegjør for forventningene som stilles de tjenester som skal ytes ved avlastningsboligen. Veilederen inneholder videre et eget kapittel med fagstoff, blant annet med beskrivelser av diagnoser og miljøarbeid, i tillegg omhandler kapittel 3 rutinene på Einaren, herunder blant annet stillerapport, medisinhåndtering, ansvarsvakt, og kultur på arbeidsplassen. Det er også et eget kapittel med kontaktinformasjon til ledelsen, samt et kapittel 5 om dokumentering, herunder tiltaksplaner, daglig rapportering i CosDoc, TQM, døgnplaner, enkeltmelding kap. 9, scatterplotskjemaer, IPLOS, koordinator og IP og mail. I kapittel 6, beskrives tverrfaglig samarbeid og pårørende samarbeid. Av veilederen fremgår hva som menes med tverrfaglig samarbeid, hvilke aktuelle arenaer for samarbeid som foreligger, samt hva slags ansvar avlastningsboligen har når det kommer til det tverrfaglige samarbeidet. De samme beskrivelsene foreligger for samarbeid med pårørende.

I tillegg til gjennomgang innholdet i opplæringsskjemaene, går nyansatte 3 opplæringsvakter på toppen av fast personale.

Det sørges også for løpende opplæring/kompetanseheving av de ansatte gjennom løpende veiledninger. I tillegg får ansatte i de årlige medarbeidersamtalene uttrykke individuelle ønsker for kompetanseheving. Etter samtalene får fagkoordinator en oversikt over all ønsket fagutvikling, og det søkes deretter etter kurs som passer til de ønskene de ansatte måtte ha. Ansatte som får kurs, og dermed økt kompetanse, brukes i etterkant inn i teamene for å veilede de andre ansatte.

Einaren sikrer gjennom sine styringsdokumenter at de oppgaver som skal utføres og tjenester som skal ytes er definert og forklart for de ansatte som skal utføre dem. Videre gjennomføres det en overordnet systematisk kontroll og evaluering (og korrigering) av driften ved Einaren gjennom faste evalueringsmøter nedfelt i årshjul, rutiner og stillingsbeskrivelser.

Ansatte gir uttrykk for at de kjenner virksomhetens avvikssystem, og det foreligger en god praksis for å skrive avvik. Einaren har oversendt kopi av alle avviksregistreringer i perioden 01.11.2022 til 01.02.2023, som understøtter informasjonen fra de ansatte.

Statsforvalteren har også fått tilsendt risikovurderinger som Einaren har utført. Det er utarbeidet risikovurderinger på blant annet tjenestekvalitet, legemiddelhåndtering, koronasmitte, ivaretakelse av tjenestemottaker, seponering av medisiner, ny tjenestemottaker med ny helseproblematikk samt arbeidsprosess (utfordringer i morgensituasjoner).

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

Helse- og omsorgstjenesteloven og forskrifter stiller krav til ledelse, kvalitetsforbedring og systematisk styring. I tillegg til at virksomheten må sørge for å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere sine aktiviteter, må virksomheten følge med på om tjenestene er forsvarlige og i tråd med gjeldende lover.

Statsforvalteren vurderer at kommunen har på plass en tilfredsstillende styring og ledelse av avlastningsboligene. Oppfølgingen av tjenestene og journalføringen følger gjeldende krav i lov og forskrift.

Forsvarlige helse- og omsorgstjenester

Barn med medfødte eller ervervede funksjonsnedsettelser har rett på faglige gode tjenester for utvikling, mestring og læring. Det innebærer blant annet at kommunen må sikre at tjenestene som ytes er samordnet, tverrfaglige og planmessige. For å kunne gjennomføre og evaluere tjenestene kreves det individuelle tiltaksplaner med klare mål og der oppfølgingen beskrives daglig. Dersom det i journalen kun skrives at tiltaket er gjennomført, vil det verken være mulig å følge med på om tiltaket har effekt eller hvor det eventuelt svikter. For å kunne evaluere og justere tiltakene må den daglige registreringen beskrive om tiltak gjennomføres som planlagt og registrere hvorfor tiltakene eventuelt ikke gjennomføres etter plan.

Barn i avlastningsboliger har ulike behov og vurderingen av om lovkravene er oppfylt vil derfor ikke være lik for alle. Der hvor barnet kun har dagopphold med noen timer i måneden, vil det i mindre grad være behov for omfattende planer for opplæring og habilitering. For barna som tilbringer mange døgn hver måned i avlastningstiltaket, vil tiltakene som gjennomføres i boligen utgjøre en svært viktig del av barnets utvikling. Under tilsynet har vi derfor fokusert mest på gjennomføringen av avlastningen for de barna som har flest avlastningsdøgn.

Habilitering og opplæring:

Tilsynet viser at kommunen jobber planmessig med habilitering.

Det sørges for god og systematisk opplæring av de ansatte. Det er videre høy grad av faglighet i ansattgruppa ved Einaren, og ansattgruppen fremstår som stabil og faglig harmonisert.

Det er vår vurdering at Einaren sørger for en systematisk planlegging, evaluering og påfølgende korrigering av tiltak, og det sørges for at viktige habiliteringstiltak følges opp. Det er satt opp gode mål og delmål med tilhørende tiltak for alle tjenestemottakerne. Dokumentasjonen som gjøres i avlastningsboligen sikrer et godt evalueringsgrunnlag. Det er ingen mangler ved verken gjennomføringen, evalueringen og korrigeringen av planene.

Einaren har gode rutiner for kartlegging og innhenting av informasjon om den enkelte tjenestemottaker, tverrfaglig samarbeid med andre instanser, samarbeid med foreldre samt deltakelse i møtevirksomhet rundt den enkelte tjenestemottaker. Gjennom dette arbeidet sikrer Einaren at de tjenester som ytes er tilpasset den enkelte tjenestemottakerens behov og at tjenestene er samordnet, tverrfaglige og planmessige.

Vi finner at Einaren har en overordnet og systematisk kontroll av om de oppgaver som utføres og tjenester som ytes, er forsvarlige. Det er også etablert en overordnet systematisk rutine for evaluering (og korrigering) av dette.

Journalføring

Det er mange krav til journalens innhold, og det er krav om at hele journalen skal føres elektronisk. Kravene innebærer at det løpende skal beskrives en plan for behandling, oppfølging og evaluering. Journalføringen må vise en felles forståelse for hva som skal føres og hvorfor. Riktige legemidler må dokumenteres gitt til rett tid og i riktig dose.

For at ansatte skal følge kravene til journalføring, må virksomheten gi tilstrekkelig opplæring, legge til rette for at ansatte har tid til å journalføre og følge med på at det journalføres i henhold til krav i lov og forskrift.

De ansatte har fått god opplæring i hva som skal journalføres og hvordan det skal journalføres. Det foreligger gode rutiner og veiledning for hvilke krav som stilles til journalføringen og hvordan den skal utføres. Gjennom samtaler med de ansatte hører vi at det er en felles forståelse av hva som skal journalføres.

Utageringer registreres i journal, men noen journalnotater inneholder ikke tilfredsstillende beskrivelser av hva ansatte har gjort i situasjonen eller hvordan de ansatte har vurdert situasjonen i etterkant. Vi finner imidlertid at den samlede informasjonen om utageringer gir et tilstrekkelig evalueringsgrunnlag og at de ansatte bruker dette som ett av flere grunnlag for sine evalueringer. Journalføringen som gjøres ved Einaren vurderes derfor helhetlig sett som tilfredsstillende.

Einaren har også tilfredstillende journalføring når det gjelder legemiddelhåndtering.

Det tilrettelegges slik at de ansatte får tid nok til å journalføre. Noen journalnotater er noe knappe, men likevel godt innenfor hva tilsynet vurderer som forsvarlig og tilfredsstillende journalføring. Det sørges også for jevnlig, overordnet kontroll med journalføringen.

Virksomhetsansvaret

Virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester, skal organiseres slik at helsepersonellet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter. Den som har det overordnede ansvaret for virksomheten, skal sørge for at det etableres og gjennomføres en systematisk styring av virksomhetens aktiviteter.

Ved Einaren finner vi et overordnet system som gir god oversikt over områder i virksomheten hvor det kan oppstå risiko for svikt eller mangel på etterlevelse av myndighetskrav og områder hvor det kan være behov for forbedring av kvaliteten på tjenesten og pasient- og brukersikkerheten.

Vi har i tilsynet funnet at virksomheten har god kontroll med at oppgaver planlegges og gjennomføres og med at tjenester som ytes er forsvarlige. Det er etablert en overordnet og systematisk rutine for evaluering og korrigering av de oppgaver som utføres og tjenester som ytes. Journalføringen er tilfredsstillende som igjen gir et godt evalueringsgrunnlag.

Virksomheten har sørget for god opplæring av ansatte både når det gjelder lovkravene til journalføring, samt når det gjelder fag, miljøarbeid, rutiner og tverrfaglig samarbeid.

Vi finner et tydelig habiliteringsperspektiv i både det skriftlige og det praktiske arbeid som utføres ved Einaren avlastningsbolig.

5. Statsforvalterens konklusjon

Skien kommune sikrer at tjenestene til barn i avlastningsboliger er forsvarlige, i henhold til hol. §§ 3- 1, 4-1 og 4-2 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6-9 og forskrift om habilitering, rehabilitering og koordinator § 5.

Skien kommune har et system som sikrer forsvarlig journalføring i avlastningsboliger, i henhold til hol. § 5-10, hpl. §§ 16, 39 og 40, pasientjournalloven §§ 7 og 8, pasientjournalforskriften §§ 4 til 9 og 12 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 3 og 6-9.

Med hilsen

Bjørg Klemetsdal (e.f.)
fung. fylkeslege

Lill B. Waale Hellenes
seniorrådgiver/revisjonsleder

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2022–2023 Barne- og avlastningsboliger habilitering/opplæring i samsvar med barnas behov

Søk etter tilsynsrapporter

Søk