Rapport etter tilsyn med Nav Kvams behandling av søknader om økonomisk stønad etter sosialtenestelova for personar med forsytaransvar for barn 2020

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Kvam herad 29.01.2020 til 30.01.2020. Vi undersøkte om kommunen sikrar at Nav Kvams vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar. Som ledd i førebuinga til tilsynet snakka vi med fem personar med forsytaransvar for barn, som har fått minst ein søknad om økonomisk stønad behandla av Nav Kvam.

Tilsynet vart gjennomført som del av årets planlagde tilsyn initiert av Fylkesmannen.

Fylkesmannens konklusjon:

• Kvam herad sikrar ikkje at vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar av søkjarens behov.

Dette er brot på:

Sosialtenestelova §§ 18 og 19, forsvarlegkravet i sosialtenestelova § 4, forvaltningslova § 17 om forvaltningsorganets utgreiings- og informasjonsplikt, og internkontrollforskrifta § 4 om innhaldet i internkontrollen.

Kommunens styring sikrar ikkje at det vert gjennomført forsvarleg kartlegging og utøvd forsvarleg skjøn i saker som gjeld økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn. Styringa sikrar ikkje at sakene er godt nok opplyste med tanke på søkjarens og barnas behov før det vert gjort vedtak, og styringa sikrar heller ikkje alle vedtak byggjer på konkrete individuelle vurderingar av behov ved utmåling av stønaden. Manglande dokumentasjon av søkjarens situasjon og behov på søknadstidspunktet, gjer at kommunens leiing ikkje kan vite sikkert om søkjarane har fått nødvendig hjelp av Nav.

Desse manglane ved kommunens styring kan føre til at søkjarar med forsytaransvar for barn ikkje får den økonomiske stønaden dei har rett til etter sosialtenestelova. Kommunens styring sikrar såleis ikkje at barn i familiar med låg inntekt får den hjelpa dei treng.

Vi ber om tilbakemelding om kommunens årsaksforklaring og plan for retting av lovbrotet innan 01.06.2020, sjå kapittel 6 om kva planen skal innehalde. Vi vil innan same frist ha tilbakemelding om leiinga si oppfølging og kontroll med om tiltaka verkar, vedlagt eit par anonymiserte vedtak som de har gjennomgått, sjå meir om dette i kapittel 6. Ta gjerne kontakt om de har spørsmål til dette, eller treng lenger frist. Vi vil på bakgrunn av denne tilbakemeldinga vurdere om det er behov for vidare oppfølging frå vår side.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet skildrar vi kva som vart undersøkt i tilsynet.

Temaet for tilsynet var om kommunen sikrar forsvarleg behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp til personar med forsytaransvar for barn. Fylkesmannen har undersøkt og vurdert om kommunen gjennom styring og leiing sikrar at alle vedtak byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar. Som ledd i førebuing til tilsynet snakka vi med to personar med forsytaransvar for barn, som har fått minst ein søknad om økonomisk stønad behandla av Nav Kvam.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt mynde til å føre tilsyn med sosiale tenester i Nav, etter sosialtenestelova § 9. Eit tilsyn er kontroll av om verksemda sin praksis er i samsvar med gjeldande reglar i lov- og forskrift. Vi gir derfor her ei oversikt over krava som vart lagt til grunn i tilsynet.

Tenesta økonomisk stønad er regulert i sosialtenestelova kapittel 4. Sosialtenestelova inneheld òg saksbehandlingsreglar, og fastset at saksbehandlingsreglane i forvaltningslova gjeld der ikkje anna er bestemt. Ved dette tilsynet er krava i forvaltningslova § 17 om opplysning av saka og § 25 om innhaldet i grunngjevinga for vedtaket sentrale. I menneskerettslova § 2 punkt 4 er det fastsett at FNs barnekonvensjon gjeld som norsk lov. Barnekonvensjonens artikkel 3 om barnets beste inngår dermed i det rettslege grunnlaget ved dette tilsynet.

Retten til stønad til livsopphald er slått fast i sosialtenestelova § 18. Nav skal yte forsvarleg livsopphald etter individuell behovsprøving. Dersom Nav tildeler stønad etter ein bestemt sats, må det gå fram at det er vurdert individuelt, for den konkrete saka, at stønaden vil sikre søkjaren og søkjarens barn forsvarleg livsopphald. I særlege tilfelle kan Nav gje stønad etter sosialtenestelova § 19 for å fange opp ulike behov som ikkje vert dekt gjennom stønad etter § 18.

Det er eit sentralt prinsipp at Nav ved behandling av søknader om økonomisk stønad må vurdere konkret og individuelt om det er grunnlag for stønad, og eventuelt kva sum. Kartlegging av behov og individuell vurdering dannar nødvendig grunnlag for avslag eller tildeling av stønad, og for utmåling av stønaden. Viss saka ikkje er godt nok opplyst, vil det vere stor risiko for at Navs vurdering av om vilkåra for å gje økonomisk stønad er oppfylt og eventuelt utmålinga av stønaden ikkje vert rett.

Det vil kunne variere noko etter søkjarens situasjon kva Nav skal ha med i kartlegginga. Nav skal alltid undersøkje om søkjaren har barn. Dersom søkjaren har barn, må Nav ved kartlegginga av søkjarens behov også kartleggje barnas behov og ta omsyn til barnas behov når dei vurderer om det er grunnlag for stønad. Nav må òg ta omsyn til barnas behov ved utmåling av stønaden. FNs barnekonvensjon artikkel 3 inneber at Nav ved behandling av søknader om stønad til livsopphald frå ein søkjar som har omsorg for barn, pliktar å vurdere omsynet til barnets beste. Ved behov skal Nav sikre barnet materiell hjelp og nødvendige støttetiltak, særleg med omsyn til mat, klede, fritidsaktivitetar og bustad.

Kommunen kan ha ordningar som kjem barn i låginntektsfamiliar til gode. Slike ordningar kan føre til at barnets behov vert heilt eller delvis dekte. Når Nav behandlar familiens sosialhjelpssøknad, må Nav klarleggje om barnet/barna i familien faktisk får dekt behova sine gjennom slike ordningar. Det må gå fram i Navs saksutgreiing korleis kvart enkelt barns behov er vurdert, og kva faktiske opplysningar som er lagt til grunn ved vurderinga.

Ved fastsetting av stønad, kan kommunen ta utgangspunkt i statleg rettleiande satsar eller lokale normer. Slike satsar og normer kan berre vere rettleiande. Det betyr at Nav uavhengig av satsar og normer må vurdere kvar søknad konkret og individuelt, og at Nav må fråvike den satsen eller norma som vert lagt til grunn som eit utgangspunkt for skjønet, dersom forholda i den familien saka gjeld tilseier det.

Kravet om forsvarleg teneste gjeld som eit overordna krav til tenesta, jf. sosialtenestelova § 4. Reglane i sosialtenestelova og forvaltningslova bidreg til å gje forsvarlegkravet innhald. Kvaliteten på tenestene må vere tilfredsstillande, og brukarane må få tenestene til rett tid og i tilstrekkeleg omfang.

Kommunen må gjennom organisering og styring av tenestene sikre at både tenester og tiltak er forsvarlege, jf. internkontrollplikta som er fastsett i sosialtenestelova § 5. Kravet om internkontroll er nærare regulert i forskrift (forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga).

Med internkontroll meiner vi systematiske tiltak som sikrar at kommunen etterlever gjeldande lov- og forskriftskrav for den aktuelle typen teneste, jf. internkontrollforskrifta § 3. Internkontrollen skal vere tilpassa verksemda, slik at kommunen til ei kvar tid sikrar nødvendig styring med tenestene.

Viktige element i kommunens internkontroll er kommunens organisasjon, ansvarsplassering og oppgåvefordeling, vurdering av kompetansebehov og tilrettelegging for at dei tilsette kan utføre oppgåvene sine, oversikt over område med risiko for svikt og bruk av erfaringar frå tilsette og brukarar i forbetringsarbeidet. Kommunen skal dokumentere internkontrollen i den grad det er nødvendig, jf. internkontrollforskrifta § 5.

Det følgjer av sosialtenestelova § 6 at kommunen skal sjå til at tilsette som yter tenester etter lova har tilstrekkeleg kompetanse til å utføre arbeidet på ein forsvarleg måte. Kommunen pliktar å gi dei tilsette nødvendig opplæring ved behov. Tilsette i Nav som jobbar med økonomisk stønad til barnefamiliar, må ha kunnskap om dei særlege utfordringane barn i slike familiar kan ha. Dei tilsette vil òg ha behov for kunnskap om andre instansar som det vil vere naturleg å samarbeide med ved økonomisk stønad eller anna hjelp til barnefamiliar.

3. Framstilling av faktagrunnlaget

Her vert det gjort greie for korleis verksemdas aktuelle tenester fungerer, inkludert verksemdas tiltak for å sørgje for at krava til kvalitet og tryggleik for tenestemottakarane blir etterlevde.

Kvam herad har om lag 8500 innbyggjarar. Kommunens administrasjon er organisert i seks einingar under rådmannen. Nav er i eininga helse og omsorg, under helse- og omsorgssjefen. Dei kommunale oppgåvene i Nav omfattar mellom anna økonomisk stønad etter sosialtenestelova. Ansvaret for dei kommunale oppgåvene knytt til økonomisk stønad etter sosialtenestelova, er delegerte frå kommunestyret gjennom helse- og omsorgssjefen og Nav-leiaren til fagleiar sosial. Nav-leiaren rapporterer til helse- og omsorgssjefen om dei kommunale oppgåvene i Nav. Nav-leiarens ansvar går elles fram av samarbeidsavtalen mellom Kvam herad og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland (no Vestland).

Nav-kontoret er inndelt i tre team; sosialtenesta, flyktningtenesta og statleg ansvarsområde.

Det er 14 tilsette i Nav-kontoret. Av desse er det seks tilsette som deltek i behandling av søknader om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn. Saksbehandlinga skjer i sosialtenesteteamet. Ein saksbehandlar skal førebu saka og skrive utkast til vedtak. Nesten alle saker vert tekne opp i fagmøte før det vert gjort vedtak. Det er til vanleg fagleiar sosial som godkjenner vedtaka. I hennar fråvær er det Nav-leiar som godkjenner vedtak.

Det er møte mellom helse- og omsorgssjefen og Nav-leiar kvar fjortande dag, møte mellom Nav-leiar og fagleiar kvar veke og fagmøte kvar veke.

Kontoret har gjort risikovurderingar knytt til saksbehandlinga, mellom anna knytt til om Nav-kontoret sikrar individuell vurdering av søknader om økonomisk stønad etter sosialtenestelova. Risikovurderinga skal følgjast opp med tiltak for å redusere risikoen for svikt. Dette er under arbeid. Nav-leiar skal rapportere til helse- og omsorgssjefen om dette innan 01.03.2020.

I utkastet til plan for risikoreduserande tiltak som vart lagt fram ved tilsynet, er det mellom anna lagt opp til at kontoret skal ha tiltak som skal sikre dokumentasjon av opplysningar som er innhenta i samband med behandling av søknaden, sikre at dei tilsette har tilstrekkeleg kunnskap til å gje søkjaren rettleiing, sikre aktiv kommunikasjon med søkjaren i saker der det manglar dokumentasjon, og sikre registrering i fagsystemet av kva dokumentasjon som er etterspurt.

Kartlegging ved søknad

Nav-kontoret har skriftlege rutinar for behandling av saker som gjeld økonomisk stønad mm. Det går fram av dei skriftlege rutinane at det er saksbehandlars ansvar å sjå til at saka er godt nok opplyst før vedtak. Det står i òg at det skal kartleggjast om barn i familien har spesielle behov, for å kunne gje foreldra sosialfagleg rettleiing og bidra til å hindre marginalisering og utstøyting. Vidare står det at ved utmåling av sosialhjelp, skal til dømes utgifter til barnehage/ SFO/ barnetilsyn takast med som utgift, og kontantstøtte, barnetrygd og stønad til barnetilsyn skal takast med som inntekt. Nav-kontoret har eit eige skjema som vert nytta til å sikre nødvendig dokumentasjon (dokumentasjonsliste).

Saksbehandlar snakkar nesten alltid med søkjaren mellom søknad og vedtak. Hovudansvaret for at kartlegginga er god nok, ligg til saksbehandlar, men fagleiaren kontrollerer det i kvar sak. Fagleiaren har også eigne kontrollrundar på det. Det hender saksbehandlarar får beskjed om å kartleggje meir. Det går fram av dei skriftlege rutinane at det skal gå fram i saka kva opplysningar vedtaket byggjer på.

Om livsopphaldet, er det i kommunens rutineskriv lista opp utgifter som inngår i kjerneområdet for livsopphaldsomgrepet. Dette er utgifter til mat og drikke, bustad og oppvarming, klede og sko, hushaldningsartiklar, hygieneartiklar mm, TV-lisens, avis, telefon, fritidsaktivitetar, fritidsutstyr til barn, og reiseutgifter i samband med daglege gjeremål.

Vi har ved intervju og mappegjennomgang fått vite at Nav Kvam ikkje alltid innhentar opplysningar om søkjarens behov for denne typen varer og tenester. Vi ser av vedtaka at det til vanleg vert lagt til grunn at søkjaren har tilsvarande livsopphaldsatsen til å dekkje slike utgifter. Vi har på den andre sida fått vite at Nav kan bruke heimebesøk og samtale med barna for å finne ut kva dei treng. Vi har òg sett døme på at det er gjeve ekstra for å dekkje særlege behov som det er vurdert at søkjaren eller søkjarens barn har. Vi har ved intervju fått vite at dei tilsette ved Nav Kvam er trygge på at barnas behov vil kome fram i samtale med søkjaren, sidan alle søkjarane er opptekne av at barna skal få det dei treng.

Dei vurderingane som vedtaket byggjer på

Det går fram av dei skriftlege rutinane at hjelp etter lova skal ytast ut frå ei konkret og individuell vurdering av kvar sak. Det står vidare at dette inneber at både kommunale og statlege stønadssatsar er av rettleiande karakter ved behandling av søknader etter lova.

Nav heradsstyre vedtok sosialhjelpssatsar for Kvam herad i 2003. Vedtaket gjeld framleis. Det er bestemt at stønadssatsane skal tilsvare statens rettleiande satsar, inkludert barnetillegg. Vidare at stønadssatsen for korttidshjelp skal vere 75% av statleg norm, og at stønadssatsen for krisehjelp/matpengar skal tilsvare 50% av statleg norm. Vi forstår det slik at det med «statleg norm» er meint statens rettleiande satsar. Vidare er det bestemt at det skal reknast stordriftsfordel for familiar med meir enn fire barn. Ved reduksjon for stordriftsfordel, skal livsopphaldet for barna reduserast med 20%. Det er bestemt lokal sats for td. kle og sko, ved, internett, briller, spedbarnsutstyr og utgifter knytt til fødsel, førarkort, høgtider, merkedagar og fritidsaktivitetar for barn.

Ved mappegjennomgangen såg vi at vedtaka om stønad til livsopphald byggjer på ei utrekning som viser om søkjaren har disponible inntekter etter frådrag for livsopphald etter statlege satsar og faktiske livsopphaldsutgifter som ikkje inngår i satsen, til dømes husleige, straum og barnehage/SFO. Utrekninga er avgjerande for om søkjaren vert vurdert å fylle kriteria for å få stønad. Der utrekninga viser at søkjarar har eit overskot, får søkjaren avslag.Der utrekninga viser at søkjaren ikkje har disponible inntekter til livsopphald, vert stønaden tilsvarande underdekninga, eventuelt med tillegg for ekstra stønad i samsvar med dei lokale satsane som er bestemt av heradsstyret. Vi har sett døme på vedtak der det er redusert for stordriftsfordel, utan at det konkret er vist til kva innsparingsmoglegheiter søkjaren har. Vi har ikkje sett døme på sosialfaglege vurderingar av søkjarens og barnas situasjon og behov, eller konkrete vurderingar av om satsane er nok til å dekkje søkjarens og barnas behov, verken i grunngjevinga for vedtak eller i underliggande dokument.

Krisehjelp (nødhjelp) vert ytt der søkjaren dokumenterer å vere heilt eller nesten heilt utan pengar til mat. Krisehjelp vert ytt etter bestemte satsar etter kor mange vaksne og barn det er i husstanden, og etter kor mange dagar krisehjelpa skal dekkje.

Leiinga si oppfølging og kontroll

Ved intervju har vi fått vite at fagleiaren er tett på saksbehandlinga, at fagmøtet vert nytta som ledd i kvalitetskontrollen ved kontoret, og at også Nav-leiaren kan delta i fagmøte. Fagleiaren kvalitetssikrar og godkjenner vedtak. Ved fagleiarens fråvær er det Nav-leiaren som godkjenner vedtak.

Kontoret har ikkje kontroll med at alle saker vert opplyste med tanke på søkjarens og barnas situasjon og behov. Kontoret har heller ikkje kontroll med at det i alle saker vert dokumentert i journalnotat og vedtak at søkjarens og barnas behov er vurdert.

Kontoret har gjort risikovurderingar knytt til saksbehandlinga, mellom anna knytt til om Nav-kontoret sikrar individuell vurdering av søknader om økonomisk stønad etter sosialtenestelova. Dette arbeidet var på tilsynstidspunktet starta, men det var ikkje kome så langt at kontoret hadde utarbeidd ein plan for risikoreduserande tiltak.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.

Fylkesmannen har ved dette tilsynet undersøkt om Kvam herad sikrar at Nav-kontoret ved behandling av søknader om økonomisk stønad, skaffar seg nødvendig informasjon om søkjarens livssituasjon og behov, og om saksutgreiinga sikrar at også barnas situasjon og behov vert opplyst og individuelt vurdert.

Hovudprinsippet for behandling av søknader om økonomisk stønad er at Nav skal gjere konkrete og individuelle vurderingar av hjelpebehov, stønadsbeløp og stønadsform. NAV-kontoret har både rett og plikt til å utøve skjøn i kvar enkelt sak. I alle vurderingar skal Nav leggje vekt på å fremje formålet med lova best mogleg. Nav skal så langt som mogleg gjere sine vurderingar i samarbeid med søkjaren.

Kravet om individuelle vurderingar gjeld for heile søknadsprosessen, frå identifisering av søknader, innhenting av nødvendige opplysningar og vurdering av kva som er forsvarleg saksbehandlingstid, til avgjerder om hjelpebehov, stønadsnivå, vilkår, stønadsform og utbetaling.

Utgangspunktet for den konkrete, individuelle vurderinga i kvar enkelt sak, er søkjarens behov på søknadstidspunktet. Ved tildeling av økonomisk stønad skal kommunen mellom anna ta omsyn til barnas behov for klede og utstyr til fritidsaktivitetar, skuleutstyr og trygge bustadforhold. Ved behandling av søknader om økonomisk stønad frå søkjarar som har forsytaransvar for barn, er det derfor viktig at kommunen utgreier familiens situasjon godt nok til at Nav kan gjere konkrete, individuelle vurderingar av kva som skal til for å sikre barna ein verdig barndom.

Vi har ikkje høyrt og ser ikkje dokumentert at Nav i alle saker som gjeld økonomisk sosialhjelp undersøkjer kva utgifter familien faktisk har eller om søkjaren eller barna har behov som ikkje vert dekt fordi familien er i ein vanskeleg økonomisk situasjon. Nav innhentar opplysningar om tal barn, barnetrygd, barnebidrag og utgifter til barnehage/SFO, men det går ikkje fram at Nav utover dette opplyser saka med tanke på barnas situasjon og behov, og tek stilling til kva kostnader som er nødvendige for å dekkje både søkjarens og barnas behov og sikre barna ein verdig barndom.

Nav Kvam har ikkje godtgjort at dei som ledd i si saksbehandling sikrar at søkjarens og barnas behov vert kartlagt med tanke på kva økonomisk stønad som er nødvendig for å sikre barna ein verdig barndom. Det verkar for oss som om Nav Kvam i staden for å kartleggje søkjarens behov, legg kommunens sosialhjelpsatsar til grunn som faktum for delar av søkjarens utgifter. Nav Kvam har ikkje dokumentasjon som viser at søkjarens behov er så godt opplyst at det er mogleg å vurdere søkjarens rett til økonomisk stønad på bakgrunn av opplysningane i saka. Det er derfor ikkje mogleg å kontrollere om søkjaren har fått nødvendig hjelp.

Vi har på bakgrunn av formuleringar i skriftlege rutinar og ROS-vurderingane og opplysningane vi fekk ved intervju, inntrykk at Nav-kontoret i stor grad legg ansvaret for opplysning av saka på søkjaren, og at Nav-kontoret legg stor vekt på at søkjaren må leggje fram dokumentasjon. Vi vil derfor understreke at det er Nav-kontorets ansvar å sikre at saka er godt nok opplyst, og at Nav-kontoret må vurdere konkret i kva grad det er nødvendig å innhente dokumentasjon frå søkjaren for å kunne leggje dei relevante saksopplysningane til grunn ved vedtaket. Vi viser her til rundskrivet R35-00 punkt 5.41.2.8, 5.43.1 og 5.43.2.3.

Nav Kvam bruker kommunens sosialhjelpsatsar utan å gjere nærare greie for konkrete, individuelle vurderingar av søkjarens behov i vedtaket eller andre stader. Dei statlege rettleiande satsane for livsopphald vert dermed brukte som norm, ikkje som utgangspunkt for Navs skjøn. Det same gjeld ved bruk av lokale satsar for krisehjelp. Ved å bruke satsar for økonomisk stønad slik Nav Kvam gjer, vert det i realiteten lagt til grunn at det ikkje er individuelle forskjellar i behov frå søkjar til søkjar, innanfor same gruppe av søkjarar.

Kvam herad vurderer sjølve at dei har relevant og tilstrekkeleg kompetanse på dette fagområdet, men kommunens styring sikrar ikkje at sakene er godt nok opplyste før det vert gjort vedtak. Styringa sikrar heller ikkje at vedtaka byggjer på konkrete, individuelle vurderingar, slik at det ikkje vert tilfeldig om søkjaren får dei tenestene han/ho har behov for og i nødvendig omfang.

Konsekvensen av at kommunen ikkje sikrar at Nav-kontoret innhentar tilstrekkeleg informasjon om, og gjer forsvarlege vurderingar av, behova til barn i familiar som søkjer om økonomisk stønad, er at det vert usikkert om barnas behov vert dekt. Kommunen sikrar dermed ikkje at barnas behov alltid vert dekt.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.

Fylkesmannens vurdering på bakgrunn av det som er opplyst ved tilsynet:

• Kvam herad sikrar ikkje at vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar av søkjarens behov.

Dette er brot på:

Sosialtenestelova §§ 18 og 19, forsvarlegkravet i sosialtenestelova § 4, forvaltningslova § 17 om forvaltningsorganets utgreiings- og informasjonsplikt, og internkontrollforskrifta § 4 om innhaldet i internkontrollen.

6. Oppfølging av påpeikt lovbrot

I dette kapittelet gjer vi greie for kva vi ventar at verksemda skal gjere i prosessen med å rette påpeikte lovbrot, slik at tenesta ivaretek krava til kvalitet og rettstryggleik for tenestemottakarane.

Fylkesmannen ber Kvam herad vurdere kva forhold som har ført til det påpeikte lovbrotet, og på bakgrunn av dette lage ein plan for retting.

Planen må innehalde opplysningar om kva tiltak kommunen vil setje i verk for å rette lovbrotet. For kvart tiltak må det vere fastsett ein frist for gjennomføring av tiltaket, og bestemt kven som har ansvaret for at tiltaket vert gjennomført. Tiltaka må sikre at alle tilsette som jobbar med tildeling av økonomisk stønad har fått nødvendig informasjon om gjeldande lovkrav og korleis dei skal gjennomføre sine oppgåver for å sikre at vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar av søkjarens behov. Kommunen må sikre at styrande dokument, skriftlege rutinar, sjekklister, malar osb., byggjer på rett lovforståing og bidreg til at praksis vert i samsvar med lovkrava. Kommunen må vurdere om dei tilsette har behov for opplæring, og eventuelt sikre at dei får det. Kommunen må også vurdere om det er behov for andre tiltak for å sikre at dei tilsette utfører oppgåvene sine i samsvar med gjeldande lovkrav.

Vi vil også ha tilbakemelding om leiinga si oppfølging og kontroll med om tiltaka verkar.
Kommunens kontroll med Navs saksbehandling må sikre at søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet i alle saker er godt nok opplyst til at Nav kan vurdere søkjarens behov for økonomisk stønad til livsopphald, jf. sosialtenestelova § 18, eller for å overvinne eller tilpasse seg ein vanskeleg situasjon, jf. sosialtenestelova § 19. Vidare må kontrollen sikre at vurderinga av søkjarens behov for økonomisk stønad reflekterer dei tilgjengelege opplysningane om søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet. Dersom det ved utmåling av stønad til livsopphald er brukt rettleiande satsar (statlege og/eller kommunale), må kontrollen sikre at Nav i den aktuelle saka har sjekka ut at det tildelte beløpet er nok til å dekkje søkjarens grunnleggande behov.

Som ledd i kommunens oppfølging ber vi dykk gå gjennom dei siste ti vedtaka som gjeld økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, og melde tilbake til Fylkesmannen på desse spørsmåla:

1. I kor mange av desse ti sakene meiner de at saka var godt nok opplyst på vedtakstidspunktet?
2. I dei sakene de meiner var godt nok opplyst på vedtakstidspunktet, korleis ser de dette?
3. Av dei sakene de vurderer som godt nok opplyste på vedtakstidspunktet, i kor mange av dei meiner de at vurderinga av søkjarens behov for økonomisk stønad reflekterer dei tilgjengelege opplysningane om søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet?
4. I dei sakene der de meiner at vurderinga av søkjarens behov for økonomisk stønad reflekterer dei tilgjengelege opplysningane om søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet, jf. spørsmål 3, korleis ser de dette?
5. I kor mange av dei sakene der de meiner at vurderinga av søkjarens behov for økonomisk stønad reflekterer dei tilgjengelege opplysningane om søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet, jf. spørsmål 4, har de vurdert kva som er til barnets beste og teke omsyn til det ved utmålinga?
6. I dei sakene der de ved utmålinga har vurdert kva som er til barnets beste og teke omsyn til det, jf. spørsmål 5, korleis ser de det?
7. I kor mange av dei ti sakene er det ved utmåling av stønad til livsopphald brukt rettleiande satsar (statlege og/eller kommunale)?
8. Av dei sakene der de ved utmåling av stønad til livsopphald har brukt rettleiande satsar eller normer, i kor mange av desse sakene har Nav vurdert konkret at søkjaren med det tildelte beløpet vil ha nok til å dekkje nødvendig livsopphald for seg og barna i vedtaksperioden?
9. I dei sakene der Nav har vurdert konkret at søkjaren med det tildelte beløpet vil ha nok til å dekkje nødvendig livsopphald for seg og barna i vedtaksperioden, korleis ser de dette?
10. På bakgrunn av det de har svara på spørsmåla over, korleis vurderer de resultatet av denne gjennomgangen, og korleis vil de følgje dette opp vidare? Det må gå fram om de har justert planen for retting etter denne gjennomgangen, og når de vil gjennomføre neste kontroll og evaluering.

Vi ber dykk anonymisere to av dei ti vedtaka og sende oss kopi av desse. Vi ønskjer opplyst korleis de har vurdert desse vedtaka ved gjennomgangen (spørsmåla 1, 2, 3, 4, 6 og 7).

Frist: 01.06.2020. Ta kontakt om de har spørsmål til dette eller treng meir tid.

Med helsing

Helga Arianson
fylkeslege

Turid Måseide
seniorrådgjevar

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi korleis tilsynet vart gjennomført, og kven som deltok.

Varsel om tilsynet vart sendt 18.12.2019.

Før tilsynsbesøket, hadde vi telefonsamtale med fem søkjarar om deira erfaring med Nav Kvams behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet vart gjennomført ved Nav Kvam, og innleia med eit kort informasjonsmøte 29.01.2020. Vi hadde oppsummerande møte med gjennomgang av funn 30.01.2020.

Ein del dokument vart tilsendt og gjennomgått på førehand, mens andre dokument vart overlevert og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgjande dokument vart gjennomgått og vurderte som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart
• Delegeringsreglement
• Samarbeidsavtale mellom Kvam herad og Nav fylke
• Oversikt over tilsette som jobbar med sosialtenester ved Nav Kvam
• Opplæringsplanar og vurdering av kompetansebehov
• Oversikt over tema i fagmøte sosial frå september 2018 fram til tilsynet
• Bok med notat frå fagmøtet
• ROS-vurderingar på sosialtenesteområdet
• Oversikt over avvik på tilsynsområdet
• Skriftlege rutinar for økonomisk stønad mm

Vi gjekk gjennom 20 vedtak med underliggande dokumentasjon, for 19 søkjarar. Desse var utvalde etter følgjande kriterium:

• Vi bad om å få tilsendt dei siste 20 vedtaka, med tilhøyrande søknader, frå personar med forsyteransvar for barn, men slik at dette omfatta minst fem avslag. Vi fekk til saman 20 vedtak for dei 19 søkjarane, av desse minst fem avslag.

I tabellen under gir vi eit oversyn over kven som vart intervjua, og kven som deltok på oppsummerande møte ved tilsynsbesøket:

Ikke publisert her

Desse deltok frå Fylkesmannen:

• seniorrådgjevar, Linda Kråkenes, Fylkesmannen i Vestland, revisor
• seniorrådgjevar, Elisabeth Lund-Iversen, Fylkesmannen i Vestland, revisor
• seniorrådgjevar, Turid Måseide, Fylkesmannen i Vestland, revisjonsleiar