Rapport frå tilsyn med Nav Bjørnafjordens behandling av søknader om økonomisk stønad etter sosialtenestelova, for personar med forsytaransvar for barn 2021

Statsforvaltaren gjennomførte tilsyn med Bjørnafjorden kommune 13.04.2021 til 14.04.2021. Vi undersøkte om kommunen sikrar at Nav Bjørnafjordens vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar. Som ledd i førebuinga til tilsynet, snakka vi med fire personar med forsytaransvar for barn, som har fått minst ein søknad om økonomisk stønad behandla av Nav Bjørnafjorden.

Tilsynet vart gjennomført som del av årets planlagde tilsyn inititert av Statsforvaltaren.

Vi konkluderte slik:

• Bjørnafjorden kommune sikrar ikkje at vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar av søkjarens behov.

Dette er brot på:

Sosialtenestelova §§ 18 og 19, forsvarlegkravet i sosialtenestelova § 4, forvaltningslova § 17 om forvaltningsorganets utgreiings- og informasjonsplikt, og sosialtenestelova § 5, jf. kommunelova
§ 25-1 om innhaldet i internkontrollen.

Kommunens styring sikrar ikkje at det vert gjennomført forsvarleg kartlegging og utøvd forsvarleg skjøn i saker som gjeld økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn. Styringa sikrar ikkje at sakene er godt nok opplyste med tanke på søkjarens og barnas behov før det vert gjort vedtak, og styringa sikrar heller ikkje at alle vedtak byggjer på konkrete individuelle vurderingar av søkjarens og barnas behov ved utmåling av stønaden. Manglande dokumentasjon av søkjarens og barnas situasjon og behov på søknadstidspunktet, gjer at kommunens leiing ikkje kan vite sikkert om søkjarane har fått nødvendig hjelp av Nav. Desse manglane ved kommunens styring kan føre til at søkjarar med forsytaransvar for barn ikkje får den økonomiske stønaden dei har rett til etter sosialtenestelova. Kommunens styring sikrar såleis ikkje at barn i familiar med låg inntekt får den hjelpa dei treng.

Vi ber om tilbakemelding om kommunens årsaksforklaring og plan for retting av lovbrotet innan 01.09.2021, sjå kapittel 6 om kva planen skal innehalde. Vi vil innan same frist ha tilbakemelding om leiinga si oppfølging og kontroll med om tiltaka verkar, vedlagt eit par anonymiserte vedtak som de har gjennomgått, sjå meir om dette i kapittel 6. Ta gjerne kontakt om de har spørsmål til dette, eller treng lenger frist. Vi vil på bakgrunn av denne tilbakemeldinga vurdere om det er behov for vidare oppfølging frå vår side.

Med hilsen

Sjur Lehmann
avdelingsdirektør og fylkeslege

Turid Måseide
seniorrådgjevar

 

Dokumentet er elektronisk godkjent

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet skildrar vi kva som vart undersøkt i tilsynet.

Temaet for tilsynet var om kommunen sikrar forsvarleg behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp til personar med forsytaransvar for barn. Vi har undersøkt og vurdert om kommunen gjennom styring og leiing sikrar at alle vedtak byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar. Som ledd i førebuing til tilsynet snakka vi med tre personar med forsytaransvar for barn, som har fått minst ein søknad om økonomisk stønad behandla av Nav Bjørnafjorden.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvaltaren fører tilsyn med sosiale tenester i Nav, med heimel i sosialtenestelova § 9. Tilsynet er ein kontroll av om verksemda sin praksis er i samsvar med gjeldande lovkrav. I dette kapittelet gjer vi kort greie for dei krava vi har lagt til grunn ved tilsynet.

Tenesta økonomisk stønad er regulert i sosialtenestelova kapittel 4. Saksbehandlingsreglane i forvaltningslova gjeld, med mindre det er fastsett særreglar i sosialtenestelova. Ved dette tilsynet er krava i forvaltningslova § 17 om opplysning av saka, og § 25 om innhaldet i grunngjevinga for vedtaket, sentrale. I menneskerettslova § 2 punkt 4 er det fastsett at FNs barnekonvensjon gjeld som norsk lov. Barnekonvensjonens artikkel 3 om barnets beste inngår dermed i det rettslege grunnlaget ved dette tilsynet.

Retten til stønad til livsopphald er slått fast i sosialtenestelova § 18. Nav skal yte forsvarleg stønad til livsopphald etter individuell behovsprøving. Dersom Nav tildeler stønad etter ein bestemt sats, må det gå fram at det er vurdert individuelt, for den konkrete saka, at stønaden vil sikre søkjaren og søkjarens barn forsvarleg livsopphald. I særlege tilfelle kan Nav gje stønad etter sosialtenestelova § 19 for å fange opp ulike behov som ikkje vert dekt gjennom stønad etter § 18.

Det er eit sentralt prinsipp at Nav ved behandling av søknader om økonomisk stønad må vurdere konkret og individuelt om det er grunnlag for stønad, og eventuelt kva sum. Kartlegging av behov og individuell vurdering dannar nødvendig grunnlag for avslag eller tildeling av stønad, og for utmåling av stønaden. Viss saka ikkje er godt nok opplyst, vil det vere stor risiko for at Navs vurdering av om vilkåra for å gje økonomisk stønad er oppfylt, og eventuelt utmålinga av stønaden, ikkje vert rett.

Det vil kunne variere noko etter søkjarens situasjon kva Nav skal ha med i kartlegginga. Dersom søkjaren har barn, må Nav ved kartlegginga av søkjarens behov også kartleggje barnas behov og ta omsyn til barnas behov når dei vurderer om det er grunnlag for stønad. Nav må òg ta omsyn til barnas behov ved utmåling av stønaden. FNs barnekonvensjon artikkel 3 inneber at Nav ved behandling av søknader om stønad til livsopphald frå ein søkjar som har omsorg for barn, pliktar å vurdere omsynet til barnets beste. Ved behov skal Nav sikre kvart enkelt barn materiell hjelp og nødvendige støttetiltak, særleg med omsyn til mat, klede, fritidsaktivitetar og bustad.

Kommunen kan ha ordningar som kjem barn i låginntektsfamiliar til gode. Slike ordningar kan føre til at barnets behov vert heilt eller delvis dekte. Når Nav behandlar familiens sosialhjelpssøknad, må Nav klarleggje om barnet/barna i familien faktisk får dekt behova sine gjennom slike ordningar. Det må gå fram i Navs saksutgreiing korleis kvart enkelt barns behov er vurdert, og kva faktiske opplysningar som er lagt til grunn ved vurderinga.

Ved fastsetting av stønad, kan kommunen ta utgangspunkt i statleg rettleiande satsar eller lokale normer. Slike satsar og normer kan berre vere rettleiande. Det betyr at Nav uavhengig av satsar og normer må vurdere kvar søknad konkret og individuelt, og at Nav må fråvike den satsen eller norma som vert lagt til grunn som eit utgangspunkt for skjønet, dersom forholda i den familien saka gjeld tilseier det.

Kravet om forsvarleg teneste gjeld som eit overordna krav til tenesta, jf. sosialtenestelova § 4. Reglane i sosialtenestelova og forvaltningslova bidreg til å gje forsvarlegkravet innhald. Kvaliteten på tenestene må vere tilfredsstillande, og brukarane må få tenestene til rett tid og i tilstrekkeleg omfang.

Kommunen må gjennom organisering og styring av tenestene sikre at både tenester og tiltak er forsvarlege, jf. internkontrollplikta som er fastsett i sosialtenestelova § 5. Kravet om internkontroll er nærare regulert i kommunelova § 25-1.

Med internkontroll meiner vi systematiske tiltak som sikrar at kommunen etterlever gjeldande lov- og forskriftskrav for den aktuelle typen teneste, jf. kommunelova § 25-1 første og andre ledd. Internkontrollen skal vere tilpassa verksemda, slik at kommunen til ei kvar tid sikrar nødvendig styring med tenestene, jf. kommunelova § 25-1 andre ledd.

Viktige element i internkontrollen er kommunens organisasjon, ansvarsplassering og oppgåvefordeling, tilrettelegging for at dei tilsette kan utføre oppgåvene sine, oversikt over område med risiko for svikt og oppfølging av avvik. Kommunen skal dokumentere internkontrollen i den grad det er nødvendig, jf. kommunelova § 25-1 tredje ledd bokstav d.

Det følgjer av sosialtenestelova § 6 at kommunen skal sjå til at tilsette som yter tenester etter lova har tilstrekkeleg kompetanse til å utføre arbeidet på ein forsvarleg måte. Kommunen pliktar å gi dei tilsette nødvendig opplæring ved behov. Tilsette i Nav som jobbar med økonomisk stønad til barnefamiliar, må ha kunnskap om dei særlege utfordringane barn i slike familiar kan ha. Dei tilsette vil òg ha behov for kunnskap om andre instansar som det vil vere naturleg å samarbeide med ved økonomisk stønad eller anna hjelp til barnefamiliar.

3. Framstilling av faktagrunnlaget

Her gjer vi greie for korleis tenestene fungerer, inkludert kva kommunen gjer for å sikre at krava til kvalitet og tryggleik for tenestemottakarane vert etterlevde.

Bjørnafjorden kommune er ny kommune frå 01.01.2020. Kommunen omfattar det som tidlegare var kommunane Os og Fusa, og har om lag 25 000 innbyggjarar. Kommunens administrasjon er organisert i tre einingar under kommunedirektøren. Nav er i eininga helse og velferd, under kommunalsjefen for helse og velferd. Dei kommunale oppgåvene i Nav omfattar mellom anna økonomisk stønad etter sosialtenestelova. Delegasjonsreglementet viser at ansvaret for dei kommunale oppgåvene knytt til økonomisk stønad etter sosialtenestelova, er delegerte frå kommunestyret til Nav-leiaren, gjennom kommunedirektøren og kommunalsjefen for helse og velferd. Nav-leiaren rapporterer til kommunalsjefen om dei kommunale oppgåvene i Nav.
Nav-leiarens ansvar går elles fram av partnarskapsavtalen mellom Bjørnafjorden kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Vestland. Kommunedirektøren kan opne for vidaredelegering utover det som er fastsett i delegeringsreglementet.

Nav-kontoret er inndelt i tre avdelingar. Søknader om økonomisk stønad vert behandla i avdelinga Avklaring, velferd og forvaltning, av forvaltningsteamet. Nav Bjørnafjorden har i perioden 01.01.2020 til 26.03.2021 gjort vedtak om økonomisk stønad til 115 personar med forsytaransvar for barn. Det er seks tilsette som deltek i behandling av søknader om økonomisk stønad.

Avdelingsleiaren har ansvaret for den daglege drifta i avdelinga, mellom anna saksbehandlinga. Ho har møte med Nav-leiaren ein gong per veke. Avdelinga Avklaring, velferd og forvaltning, har sidan 01.02.2021 også hatt ein fagleiar. Fagleiaren skal mellom anna leie forvaltningsteamet, ha ansvar for saksfordeling, fagleg rettleiing av saksbehandlarane og utviklingsarbeid knytt til dette fagområdet. Fagleiaren er også med i Nav-kontorets utvida leiargruppe. Fagleiaren er fast stedfortreder for avdelingsleiaren, og kan godkjenne alle typer vedtak om sosialstønad etter fullmakt. Andre saksbehandlarar kan ha delvis godkjenningsmynde, dersom dei har vore tilsette i meir enn seks månader og er vurdert å vere kvalifiserte. Dei kan til dømes godkjenne vedtak om krisehjelp eller vanleg livsopphald etter rettleiande satsar, men ikkje avslag. På tilsynstidspunktet var det tre saksbehandlarar som hadde slik avgrensa godkjenningsmynde.

Det er den saksbehandlaren som har saka, som skal utgreie saka og skrive utkast til vedtak. Det er vanleg at saksbehandlarane drøfter sakene med kvarandre, fagleiaren eller avdelingsleiaren før dei skriv innstilling til vedtak. Det er òg mogleg å drøfte enkeltsaker i fagmøte før det vert gjort vedtak. Forvaltningsteamet har fagmøte ein gong i veka. Det vert ikkje skrive referat frå desse møta.

Vedtak om krisehjelp eller vanleg livsopphald etter rettleiande satsar vert godkjent av den saksbehandlaren som har saka, medan avslag vert godkjent av fagleiaren eller ein av dei andre saksbehandlarane. Informasjon om kven som har godkjent vedtaket er tilgjengeleg i saksbehandlingssystemet Socio.

Informasjon om Statsforvaltarens vedtak i klagesaker, vert delt i forvaltningsteamet. Kommunens praksis vert òg avstemt med nabokommunanes praksis. Avdelingsleiaren har møte med Austevoll og Samnanger annan kvar månad, og Øygarden to gonger i året. Informasjon frå desse møta vert delt munnleg i avdelingsmøtet. Vi har sett døme på referat frå eit slikt møte med Austevoll og Samnanger 11.02.2021.

Kartlegging ved søknad

Nav-kontoret har ein del skriftlege rutinar for behandling av saker som gjeld økonomisk sosialhjelp.

Dei har til dømes ein skriftleg rutine for saksutgreiing, der det går fram at utgreiingsplikta i forvaltningslova § 17 inneber at Nav skal sjå til at saka er så godt opplyst som mogleg før det vert gjort vedtak, og at Nav har plikt til å innhente nødvendige opplysningar. Det går fram at det er kvar enkelt saksbehandlars ansvar at saka vert så godt opplyst som mogleg, før det vert gjort vedtak.

Når det kjem ein ny søknad inn, sjekkar saksbehandlaren at nødvendig dokumentasjon ligg ved. Dersom det manglar dokumentasjon, sender saksbehandlaren eit brev om kva dokumentasjon Nav må ha for å kunne behandle søknaden.  Kontoret har ei liste som viser kva som er nødvendig dokumentasjon. Vi har høyrt og sett døme på at det har vore dialog mellom Nav og søkjaren om manglande dokumentasjon.

Ved søknader frå nye søkjarar, skal saksbehandlaren kartleggje søkjarens situasjon. Ved søknad frå ein flyktning, skjer kartlegginga i samarbeid med flyktningtenesta. Som ledd i kartlegginga skal saksbehandlaren ha ein kartleggingssamtale med søkjaren. Kartleggingssamtalen kan skje i fysisk møte med søkjaren, eller på telefon. No under koronapandemien har det meste skjedd per telefon.

Kontoret har eit kartleggingsskjema til bruk ved førstegangssamtale. Kartleggingsskjemaet vert revidert av forvaltningsteamet ved behov. Eitt døme på dette, er spørsmålet om pc/nettbrett. Dette har kome inn nyleg, fordi Nav fanga opp at dette var meir aktuelt på grunn av koronapandemien.

I skjemaet slik det ser ut på tilsynstidspunktet, går det fram at Nav skal undersøkje om det er barn i familien, alderen på barnet/barna, om barnet bur saman med søkjaren, eller om søkjaren har samvær med barnet, om barnet er heime, i barnehage, skule, sfo, om barnet deltek i fritids-aktivitetar, korleis det vert betalt, om barna har utstyr til dette, om barnet har pc/nettbrett, og om barnet har helseutfordringar, eventuelt kva andre tenester som følgjer barnet opp med tanke på dette. Saksbehandlarane bruker dette kartleggingsskjemaet. Skjemaet vert fylt ut, skanna og lagt på saka. Ved gjennomgang av tilsendte klientsaker, har vi sett døme på utfylte kartleggingsskjema, med noko informasjon om søkjarens barn. Vi har òg sett døme på notat frå samtalar med søkjaren som inneheld meir detaljert informasjon om søkjarens situasjon.

Ved digital søknad, er det i søknadsskjemaet mellom anna spørsmål om barnas behov. Det varierer om søkjarane svarer ja eller nei på dette spørsmålet. Dersom søkjaren svarer ja, er det òg spørsmål om kva utgifter dette er. Dei brukarane vi snakka med i samband med tilsynet, hadde ikkje opplevd at Nav hadde stilt spørsmål om barna, utover det som står i det digitale søknadsskjemaet.

Dei vurderingane som vedtaket byggjer på

Det er saksbehandlaren som gjer dei vurderingane vedtaket byggjer på. Saksbehandlaren kan ta saka opp til drøfting i forvaltningsteamet eller drøfte med andre saksbehandlarar, fagleiaren eller avdelingsleiaren før han/ho gjer vedtak eller sender vedtaket til godkjenning.

Ved intervju har vi fått vite at Nav Bjørnafjorden ved utmåling av stønaden tek utgangspunkt i statlege rettleiande satsar.

Vi har fått forklart at fagsystemet Socio reknar ut stønadsnivå etter statleg rettleiande sats. Utrekninga i Socio viser om søkjaren har disponible inntekter etter frådrag for livsopphald etter statlege satsar og faktiske livsopphaldsutgifter som ikkje inngår i satsen, til dømes husleige og straum. Kommunestyret har bestemt at Nav ved fastsetting av stønadsbeløp, skal halde barnetrygda utanfor.  Det gjer Nav ved å ikkje ta barnetrygda med i utrekninga.

Nav-kontoret legg til grunn at den statlege rettleiande satsen er «rettleiande», men også at han gjev eit forsvarleg utgangspunkt for fastsetting av stønaden. Det vert på bakgrunn av kartlegging og opplysningar i saka vurdert om det er grunnlag for å gje meir stønad enn det utrekninga i Socio viser.

Der utrekninga viser at søkjaren ikkje har disponible inntekter til livsopphald, vert stønaden tilsvarande underdekninga, eventuelt med ekstra stønad til bestemte utgifter. Dersom det er vurdert aktuelt å gje ekstra til bestemte utgifter, vert det gjort som tilleggsvedtak. Vi har sett eit par døme på dette. Kontoret har skriftlege rutinar for ulike typer utgifter, til dømes stønad til barnehage/sfo, klede, konfirmasjon og ekstra stønad til jul, samvær og ferie.

Det går fram i skriftleg rutine at Nav kan dekkje utgifter til barnehage/sfo etter rekning, dersom søkjaren er i, eller på veg inn i arbeid/aktivitet. Vidare går det fram at grunngjeving for kvifor utgifter til barnehage/sfo vert godkjent, skal gå fram i vedtaket. Ved mappegjennomgangen har vi både sett døme på at utgifter til barnehage/sfo er tekne med i utrekninga, og at slike utgifter ikkje er tekne med, men det er ikkje forklart kvifor desse utgiftene er med eller ikkje.

Vi har fått vite at Nav kan dekkje ein fritidsaktivitet per barn. Mappegjennomgangen viser at Nav spør om barna er med på fritidsaktivitetar, men vi har ikkje sett døme på at kostnader knytt til fritidsaktivitetar er kartlagt nærare. Vi har sett døme på at Nav etter søknad har ytt stønad til fritidsaktivitet for barn. Der barna ikkje er med på organiserte aktivitetar, ser vi ikkje at Nav vurderer om søkjaren likevel kan ha utgifter knytt til barnas behov for fritid og sosialt samvær. 

Krisehjelp (nødhjelp) vert ytt der søkjaren dokumenterer å vere heilt, eller nesten heilt, utan pengar til mat. I kontorets oversikt over rettleiande satsar, går det fram at krisehjelp vert ytt etter bestemte dagsatsar for vaksne og barn. I dei krisehjelpsakene vi har sett, har Nav ytt stønad etter dagsatsane, utan å gjere nærare greie for skjønet.

Vi har i fleire vedtak sett formuleringa «I vurderinga av søknaden og i utmåling av sosialhjelpsbehovet er det teke omsyn til barn i husstanden. Det er i vurderinga lagt vekt på at disse blir sikra ei trygg oppvekst uavhengig av husstandens økonomi». Vi har òg sett formuleringa «Det er ikkje forhold i saka som gjer grunnlag for å avvike frå kommunal norm». Vi har ved mappegjennomgangen ikkje sett døme på sosialfaglege vurderingar av søkjarens og barnas situasjon og behov, eller konkrete vurderingar av om satsane er nok til å dekkje søkjarens og barnas behov, verken i grunngjevinga for vedtak eller i underliggande dokument.

Ved mappegjennomgangen har vi også sett døme på at Nav har teke utgangspunkt i statlege rettleiande satsar for livsopphald og redusert, utan å grunngje reduksjonen nærare. Dette gjeld til dømes eit vedtak der det er fleire barn i familien.

I den interne rutinen for delegasjon av vedtaksmynde, er vedtaksmynde kopla til bruk av rettleiande satsar. Ved intervju har vi fått vite at dei saksbehandlarane som godkjenner for andre, sjekkar at vedtaket er i samsvar med kontorets praksis.

Leiinga si oppfølging og kontroll
Ved intervju har vi fått vite at regelverk, retningslinjer og føringar kan vere tema i avdelingsmøtet og møte i forvaltningsteamet. I forvaltningsteamet kan dei òg drøfte klientsaker. Drøfting av saker i forkant, vert vurdert som viktig for kvaliteten på vedtaka.

Kontoret har ikkje kontroll med at alle saker vert godt nok opplyste med tanke på søkjarens og barnas situasjon og behov. Kontoret har heller ikkje kontroll med at det i alle saker vert dokumentert i journalnotat og/eller vedtak at søkjarens og barnas behov er vurdert, eller at dei vurderingane som er gjort, er dokumenterte.

Kontorets kontrollrutinar fangar ikkje opp at det i grunngjevinga for vedtak om økonomisk stønad manglar konkrete, individuelle vurderingar av søkjarens og barnas behov, basert på opplysningar om søkjaren og barnas situasjon på søknadstidspunktet.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2.

Statsforvaltaren har ved dette tilsynet undersøkt om Bjørnafjorden kommune sikrar at Nav-kontoret ved behandling av søknader om økonomisk stønad, skaffar seg nødvendig informasjon om søkjarens livssituasjon og behov, og om saksutgreiinga sikrar at også barnas situasjon og behov vert opplyst og individuelt vurdert.

Hovudprinsippet for behandling av søknader om økonomisk stønad er at Nav skal gjere konkrete og individuelle vurderingar av hjelpebehov, stønadsbeløp og stønadsform. Nav-kontoret har både rett og plikt til å utøve skjøn i kvar enkelt sak. I alle vurderingar skal Nav leggje vekt på å fremje formålet med lova best mogleg. Nav skal så langt som mogleg gjere sine vurderingar i samarbeid med søkjaren.

Kravet om individuelle vurderingar gjeld for heile søknadsprosessen, frå identifisering av søknader, innhenting av nødvendige opplysningar og vurdering av kva som er forsvarleg saksbehandlingstid, til avgjerder om hjelpebehov, stønadsnivå, vilkår, stønadsform og utbetaling.

Utgangspunktet for den konkrete, individuelle vurderinga i kvar enkelt sak, er søkjarens og søkjarens barns behov på søknadstidspunktet. Ved tildeling av økonomisk stønad skal kommunen mellom anna ta omsyn til barnas behov for klede og utstyr til fritidsaktivitetar, skuleutstyr og trygge bustadforhold. Ved behandling av søknader er det derfor viktig at kommunen utgreier familiens situasjon godt nok til at Nav kan gjere konkrete, individuelle vurderingar av kva som skal til for å sikre barna ein verdig barndom.

Vi har ikkje høyrt, og vi ser ikkje dokumentert, at Nav i alle saker undersøkjer kva utgifter familien faktisk har, eller om søkjaren eller barna har behov som ikkje vert dekt fordi familien er i ein vanskeleg økonomisk situasjon.

Kommunen har ikkje godtgjort at Nav Bjørnafjorden som ledd i saksbehandlinga sikrar at søkjarens og barnas behov vert kartlagt med tanke på kor mykje økonomisk stønad som er nødvendig for å sikre nødvendig livsopphald for søkjaren og søkjarens barn. Nav innhentar ein del opplysningar om barnas situasjon, men det går ikkje fram at Nav ved informasjonsinnhentinga sikrar seg at saka er godt nok opplyst med tanke på barnas situasjon og behov, eller at Nav på bakgrunn av dei tilgjengelege opplysningane, tek stilling til kva kostnader som er nødvendige for å dekkje både søkjarens og barnas behov, og sikre barna ein verdig barndom. Kommunens skriftlege rutinar for utgifter til barnehage/sfo, sikrar ikkje at det vert gjort individuelle vurderingar i tråd med rundskriv R35-00 punkt 4.18.2.48.

Det verkar for oss som om Nav Bjørnafjorden i staden for å kartleggje søkjarens behov, med tanke på kva kostnader som er nødvendige levekostnader, legg statlege rettleiande satsar til grunn som faktum for delar av søkjarens livsopphaldsutgifter. Nav Bjørnafjorden har ikkje dokumentasjon som viser at søkjarens behov er så godt opplyst at det er mogleg å vurdere søkjarens rett til økonomisk stønad på bakgrunn av opplysningane i saka. Det er derfor ikkje mogleg å kontrollere om søkjaren har fått nødvendig hjelp.

Nav Bjørnafjorden bruker statlege rettleiande satsar og eigne lokale satsar, utan å gjere nærare greie for konkrete, individuelle vurderingar av søkjarens behov i vedtaket eller andre stader. Det er dermed ikkje mogleg å føre kontroll med det skjønet som er utøvd.

Når manglande kartlegging og manglande individuelle vurderingar ikkje vert fanga opp av kontorets kvalitetskontroll, kan vedtak bli godkjende utan at det er vurdert om disponibel inntekt, eventuelt med stønaden frå Nav i tillegg, er nok til å dekkje søkjarens og barnas behov.

Kommunens styring sikrar ikkje at sakene er godt nok opplyste før det vert gjort vedtak. Styringa sikrar heller ikkje at vedtaka byggjer på konkrete, individuelle vurderingar, slik at det ikkje vert tilfeldig om søkjaren får dei tenestene han/ho har behov for og i nødvendig omfang.

Konsekvensen av at kommunen ikkje sikrar at Nav-kontoret innhentar tilstrekkeleg informasjon om, og gjer forsvarlege vurderingar av, behova til barn i familiar som søkjer om økonomisk stønad, er at det vert usikkert om barnas behov vert dekt. Kommunen sikrar dermed ikkje at barnas behov alltid vert dekt.

5. Statsforvaltarens konklusjon

Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.

Statsforvaltarens vurdering på bakgrunn av det som er opplyst ved tilsynet:

• Bjørnafjorden kommune sikrar ikkje at vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar av søkjarens behov.

Dette er brot på:

Sosialtenestelova §§ 18 og 19, forsvarlegkravet i sosialtenestelova § 4, forvaltningslova § 17 om forvaltningsorganets utgreiings- og informasjonsplikt, og sosialtenestelova § 5, jf. kommunelova
§ 25-1 om innhaldet i internkontrollen.

6. Oppfølging av påpeikte lovbrot

I dette kapittelet gjer vi greie for kva vi ventar at verksemda skal gjere i prosessen med å rette påpeikte lovbrot, slik at tenesta ivaretek krava til kvalitet og rettstryggleik for tenestemottakarane.

Vi ber Bjørnafjorden kommune vurdere kva forhold som har ført til det påpeikte lovbrotet, og på bakgrunn av dette lage ein plan for retting.

Planen må innehalde opplysningar om kva tiltak kommunen vil setje i verk for å rette lovbrotet. For kvart tiltak må det vere fastsett ein frist for gjennomføring av tiltaket, og bestemt kven som har ansvaret for at tiltaket vert gjennomført. Tiltaka må sikre at alle tilsette som jobbar med tildeling av økonomisk stønad har fått nødvendig informasjon om gjeldande lovkrav og korleis dei skal gjennomføre sine oppgåver for å sikre at vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, byggjer på forsvarlege kartleggingar og vurderingar av søkjarens behov.

Kommunen må sikre at styrande dokument, skriftlege rutinar, sjekklister, malar osb., byggjer på rett lovforståing og bidreg til at praksis vert i samsvar med lovkrava. Kommunen må vurdere om dei tilsette har behov for opplæring, og eventuelt sikre at dei får det. Kommunen må også vurdere om det er behov for andre tiltak for å sikre at dei tilsette utfører oppgåvene sine i samsvar med gjeldande lovkrav.

Vi vil også ha tilbakemelding om leiinga si oppfølging og kontroll med om tiltaka verkar. Kommunens kontroll med Navs saksbehandling må sikre at søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet i alle saker er godt nok opplyst til at Nav kan vurdere søkjarens behov for økonomisk stønad til livsopphald, jf. sosialtenestelova § 18, eller for å overvinne eller tilpasse seg ein vanskeleg situasjon, jf. sosialtenestelova § 19. Vidare må kontrollen sikre at vurderinga av søkjarens behov for økonomisk stønad reflekterer dei tilgjengelege opplysningane om søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet. Dersom det ved utmåling av stønad til livsopphald er brukt rettleiande satsar (statlege og/eller kommunale), må kontrollen sikre at Nav i den aktuelle saka har sjekka ut at det tildelte beløpet er nok til å dekkje søkjarens grunnleggande behov.

Som ledd i kommunens oppfølging ber vi dykk gå gjennom dei siste ti vedtaka som gjeld økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn, og melde tilbake til oss på desse spørsmåla:

1. I kor mange av desse ti sakene meiner de at saka var godt nok opplyst på vedtakstidspunktet?
2. I dei sakene de meiner var godt nok opplyst på vedtakstidspunktet, korleis ser de dette?
3. Av dei sakene de vurderer som godt nok opplyste på vedtakstidspunktet, i kor mange av dei meiner de at vurderinga av søkjarens behov for økonomisk stønad reflekterer dei tilgjengelege opplysningane om søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet?
4. I dei sakene der de meiner at vurderinga av søkjarens behov for økonomisk stønad reflekterer dei tilgjengelege opplysningane om søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet, jf. spørsmål 3, korleis ser de dette?
5. I kor mange av dei sakene der de meiner at vurderinga av søkjarens behov for økonomisk stønad reflekterer dei tilgjengelege opplysningane om søkjarens og søkjarens barns situasjon og behov på søknadstidspunktet, jf. spørsmål 4, har de vurdert kva som er til barnets beste og teke omsyn til det ved utmålinga?
6. I dei sakene der de ved utmålinga har vurdert kva som er til barnets beste og teke omsyn til det, jf. spørsmål 5, korleis ser de det?
7. I kor mange av dei ti sakene er det ved utmåling av stønad til livsopphald brukt rettleiande satsar (statlege og/eller kommunale)?
8. Av dei sakene der de ved utmåling av stønad til livsopphald har brukt rettleiande satsar eller normer, i kor mange av desse sakene har Nav vurdert konkret at søkjaren med det tildelte beløpet vil ha nok til å dekkje nødvendig livsopphald for seg og barna i vedtaksperioden?
9. I dei sakene der Nav har vurdert konkret at søkjaren med det tildelte beløpet vil ha nok til å dekkje nødvendig livsopphald for seg og barna i vedtaksperioden, korleis ser de dette?
10. På bakgrunn av det de har svara på spørsmåla over, korleis vurderer de resultatet av denne gjennomgangen, og korleis vil de følgje dette opp vidare? Det må gå fram om de har justert planen for retting etter denne gjennomgangen, og når de vil gjennomføre neste kontroll og evaluering.

Vi ber dykk anonymisere to av dei ti vedtaka og sende oss kopi av desse. Vi ønskjer opplyst korleis de har vurdert desse vedtaka ved gjennomgangen (spørsmåla 1, 2, 3, 4, 6 og 7).

Frist: 01.09.2021. Ta kontakt om de har spørsmål til dette eller treng meir tid.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi korleis tilsynet vart gjennomført, og kven som deltok.

Varsel om tilsynet vart sendt 23.02.2021.

Før tilsynet, hadde vi telefonsamtale med fire søkjarar om deira erfaring med Nav Bjørnafjordens behandling av søknader om økonomisk stønad.

Av omsyn til smittevern, vart tilsynet gjennomført ved dokumentasjonsinnhenting og med samtalar i digitale møte (på Teams). Vi innleia med eit kort informasjonsmøte 13.04.2021, og hadde oppsummerande møte med førebels konklusjon 14.04.2021.

Vi fekk ein del dokument tilsendt på førehand, og hadde gjennomgått desse før tilsynet. Andre dokument vart lagt fram for oss dei to tilsynsdagane. Følgjande dokument er lagt fram og lagt til grunn ved tilsynet:

• Organisasjonskart
• Delegeringsreglement
• Partnarskapsavtale mellom Bjørnafjorden kommune og Nav Vestland
• Opplæringsplan 2021 og intern handlingsplan der kompetansekartlegging og vurdering har vore tema
• Fordeling av arbeidsoppgåver ved Nav Bjørnafjorden
• Ansvar og mynde fagleiar
• Skriftlege rutinar for posthandtering
• Skriftlege rutinar for økonomisk stønad (diverse)
• Kartleggingsskjema til bruk ved førstegangssamtale
• Dokument som viser risikovurderingar eller evalueringar gjort innanfor tilsynsområde dei siste to åra
• Flytskjema for behandling av avvik, og informasjon om at det ikkje er registrert avvik som gjeld det som er temaet ved dette tilsynet
• Referat frå samarbeidsmøte 11.02.2021 om sosiale tenester i regionen
• Beredskapsplan, presentasjon koordinerande eining og ungdomsrådet
• Statusrapport frå arbeidsgruppa for barns levekår og barnefattigdom i Bjørnafjorden kommune
• Årsmelding 2020 for Nav Bjørnafjorden
• Årshjul for Nav Bjørnafjorden 2021
• Tal vedtak om økonomisk stønad til personar med forsytaransvar for barn i 2020 og fram til 26.03.2021

Vi gjekk gjennom 20 vedtak med underliggande dokumentasjon, for 20 søkjarar med forsyteransvar for barn. Vi bad om å få tilsendt dei siste 20 vedtaka, men slik at dette omfatta minst fem førstegangssøkjarar og minst fem avslag.

I tabellen under gir vi eit oversyn over kven som vart intervjua, og kven som deltok på oppsummerande møte ved tilsynsbesøket:

Ikkje publisert her

Desse deltok frå Statsforvaltaren:

• seniorrådgjevar, Elisabeth Lund-Iversen, revisor
• seniorrådgjevar, Linda Kråkenes, revisor
• seniorrådgjevar, Turid Måseide, revisjonsleiar
• rådgjevar Sunniva Skogen, observatør