Rapport frå tilsyn med helse- og omsorgstenester til barn i barne- og avlastingsbustader i Askøy kommune 2023

Statsforvaltaren gjennomførte tilsyn med Askøy kommune og besøkte i samband med dette Soltunet barne- og avlastningsbustad og Furulytunet bufellesskap frå 21.11.2023 til 23.11.2023. Vi undersøkte om kommunen sørgjer for at helse- og omsorgstenester til barn i barne- og avlastingsbustader vert utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tenester.

Tilsynet vart gjennomført som del av eit landsomfattande tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Statsforvaltaren har kome til at:

Kommunen sikrar ikkje at mål, tiltak og evaluering av tiltak for habilitering/opplæring vert tilstrekkeleg skildra og er tilgjengeleg i journal. Dette inneber ein for høg risiko for at mål, tiltak og evaluering ikkje vert gjennomført samordna og koordinert i samsvar med barnets behov.

Dette er brot på Helse- og omsorgstenestelova §§ 4-1 og 4-2, jamfør Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6-9

Vi sende utkast til rapport til Askøy kommune 05.02.2024, der vi bad om eventuelle kommentarar/ innvendingar til faktagrunnlaget. Kommunen sende svar i brev datert 07.02.2024. Kommunen informerer om at dei i hovudsak er einige i innhaldet i rapporten, men at dei har kommentarar til skildring av organisering. Kommentaren er tatt inn i kapittel 3 i rapporten.

Vi ber Askøy kommune om å:

Gjere greie for kva tiltak som er sett i verk for å rette lovbrotet, og for å redusere risiko for svikt når det gjeld å sikre at mål, tiltak og evaluering av tiltak er tilstrekkeleg skildra og tilgjengeleg i barnet sin journal. Vi ber og kommunen gjere greie for korleis de vil evaluere om tiltaka fører til endring i praksis.

1.     Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet skildrar vi hva som vart undersøkt i tilsynet.

Statsforvaltaren har undersøkt og vurdert om kommunen sikrar at barna i Soltunet barne- og avlastningsbustad og Furulytunet bufellesskap får habilitering/opplæring som samsvarer med deira behov. Tilsynet er del av eit landsomfattande tilsyn i 2022 og 2023. Tilsynet gjeld undersøking av om Soltunet barne- og avlastningsbustad og Furulytunet bufellesskap:

• Har tilstrekkeleg informasjon om situasjonen og behova til barna
• Nyttar informasjonen til å identifisere behov for habilitering/opplæring og til å utforme mål og tiltak for barna
• Gjennomfører tiltak for habilitering/opplæring
• Evaluerer og korrigerer mål og tiltak for habilitering/opplæring

Tilsynsprosessen er bygd på systemrevisjon som metode. Ein systemrevisjon har som formål å undersøke om gode og trygge tenester er resultatet av systematisk styring og leiing og kontinuerleg forbetringsarbeid. I dette tilsynet har undersøkinga vore tett knytt til faglege arbeidsprosessar for habilitering/opplæring. I undersøking av krav til styring og leiing er det derfor aktivitetar tett på dei faglege prosessane som har vore mest aktuelle.

Barna og foreldra sine meiningar om og erfaringar med opphald i Soltunet barne- og avlastningsbustad og Furulytunet bufellesskap, er viktig informasjon for å vurdere både kvaliteten på tenestene og kommunen sin praksis på om barna får dekka behovet for habilitering. Vi har difor snakka med eit utval foreldre i samband med dette tilsynet.

Tilsynet omfatta ikkje sakshandsaming av søknad, andre avlastningsformer, somatisk og psykisk helseoppfølging i avlastningsbustaden eller den fysiske utforminga. Kommunen si oppfølging av privat tenesteleverandør og bruk av tvang etter helse- og omsorgstenestelova kapittel 9 og pasient og brukarrettslova, var heller ikkje ein del av tilsynet.

2.     Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Statsforvalteren er gitt mynde til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenestelova § 12-3 og helsetilsynslova § 2.

Eit tilsyn er kontroll av om verksemda sin praksis er i samsvar med gjeldande reglar i lov- og forskrift. Vi gir derfor her ei oversikt over krava som vart lagt til grunn i tilsynet.

Kommunelova kapittel 30 setter den rettslege ramma for korleis statleg tilsyn med kommunane skal gjennomførast, med unntak av kommunelova § 30-4. Eit eventuelt pålegg om retting skjer med heimel i helsetilsynslova § 8, jf. hol. § 12-3. Statsforvaltaren har mynde til å føre tilsyn med private tenesteleverandørar, jf. helsetilsynslova § 4.

Kommunens ansvar for heildøgns helse- og omsorgstenester i barne- og avlastningsbustader Når eit barn har opphald i barne- og avlastningsbustad har kommunen innvilga avlastningsopphald eller fulltidsplass i slik institusjon til familiar med særleg tyngande omsorgsarbeid, jf. hol. § 3-6 og § 3-2 første ledd nr. 6 bokstav c. Barne- og avlastningsbustader vert rekna som omsorgsinstitusjon med heildøgns helse- og omsorgstenester, jf. forskrift om kommunal helse- og omsorgsinstitusjon § 1 første ledd bokstav a.

Habiliteringa/opplæringa skal være forsvarleg

Helse- og omsorgstenester etter helse- og omsorgstenestelova skal vere forsvarlege, jf. hol. § 4-1. Kravet til forsvarleg verksemd er ein rettsleg standard, som betyr at innhaldet vert bestemt av normer utanfor lova. I tolkinga av kva som er forsvarleg inngår mellom anna anerkjent fagkunnskap, faglitteratur, faglege retningsliner og allmenngyldige samfunnsetiske normer. I dette tilsynet bygger det faglege innhaldet på følgjande normerande publikasjonar frå Helsedirektoratet:

• «nasjonal veileder for oppfølging av personer med store og sammensatte behov»
• «nasjonal veileder om barn og unge med habiliteringsbehov»
• «nasjonal veileder for rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator»
• «nasjonal veileder for gode helse- og omsorgstjenester til personer med utviklingshemming»

Eit fellestrekk for dei faglege tilrådingane i desse rettleiarane er at det er god praksis å jobbe tverrfagleg, målretta og systematisk overfor personar med samansette behov.

Krav om individuelt tilpassa habilitering/opplæring

Individuelt tilpassa tenester bidreg til å oppnå forsvarlege tenester og til å oppfylle barnet og foreldra si rett til medverknad og informasjon etter pasient- og brukarrettslova (pbrl.) kapittel 3.

For habilitering/opplæring er brukarinvolvering, medverknad og informasjonsutveksling viktig gjennom heile prosessen. Det vil si at barnet/foreldra får informasjon og kan medverke når tenester skal planleggast, gjennomførast, evaluerast og korrigerast.

Tverrfagleg samarbeid og koordinering av tiltak

Tverrfagleg samarbeid skal understøtte forsvarlege tenester, og er regulert fleire stader i helse- og omsorgslovgivinga. Det følger av krav til forsvarlege tenester i hol. § 4-1 bokstav a at kommunen skal leggje til rette tenestene slik at den enkelte pasient eller brukar får eit heilskapleg og koordinert helse- og omsorgstenestetilbod. Kommunen har plikt til samarbeid og koordinering mellom andre etatar og tenestenivå, jf. hol § 3-4. Andre føresegn som skal understøtte koordinerte tenester av betydning for dette tilsynet, er hol. § 7-1 om individuell plan og §§ 7-2 og 7-2 a om koordinator og barnekoordinator.

Ei viktig grunngjeving for krav til samarbeid og koordinering er at det er fleire kjende risikofaktorar knytt til samarbeid og overgangar internt og eksternt. Det er særskilt omtalt at det i planlegging av tenester skal leggast vekt på å minimalisere risikofaktorar knytt til samhandling internt og eksternt, jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav e.

Krav til styringssystem som sikrar tenester i samsvar med krav fastsett i lov og forskrift

Kommunen har etter hol. § 3-1 tredje ledd plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere verksemda, slik at tenestenes omfang og innhald er i samsvar med krav i lov og forskrift. Denne plikta går også frem av helsetilsynslova § 5, som pålegg verksemder som yter helse- og omsorgstenester å opprette internkontrollsystem. Internkontrollsystemet vert omtalt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten som styringssystem. Omgrepet er i stor grad samanfallande med krava til internkontroll, men gjeld også krav til systematisk arbeid med kvalitetsforbetring og pasient- og brukartryggleik og oppfylling av pasientrettar.

Styringssystemet skal vere tilpassa verksemda si storleik, eigenart, aktivitetar og risikoforhold, og ha det omfang som er naudsynt. Det same gjeld dokumentasjon av styringspliktene jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 5. Vi legg til grunn at kompleksiteten i desse tenestene tilseier at dei fleste styringstiltaka må vere skriftlege. Innhaldet i kravet til styringssystemet er nærare skildra i forskrifta §§ 6 til og med 9. I dette tilsynet har vi særleg sett på følgjande styringskrav:

Krav til kompetanse

Ein viktig føresetnad for at habilitering/opplæring skal vere forsvarleg, er at tilsette har naudsynt kompetanse sett opp mot barna sine behov. Det følgjer av hol. § 4-1 at kommunen skal leggje til rette med tilstrekkeleg fagkompetanse i tenestene. Dette er nærare omtalt i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 6 bokstav f og 7 bokstav b. Der det er iverksett kompetansetiltak skal verksemda kontrollere at tiltaka har effekt og korrigere tiltaka om naudsynt, jf. § 8 bokstav c og § 9 bokstav b.

Krav til planar, dokumentasjon og informasjonsflyt for å sikre forsvarleg og omforent praksis

Barne- og avlastningsbustaden må ha ein plan for korleis barnet skal få dekka sine behov under opphalda. Ei slik plan skal inkludere barnet sine behov for mål og tiltak for habilitering/opplæring.

Ein slik plan for gjennomføring er omtalt i pasientjournalforskrifta § 6 første ledd bokstav d som ei behandlingsplan. I barne- og avlastningsbustader nyttast som oftast omgrepet tiltaksplan. Det er ingen formkrav til ei slik plan, men den skal vere ein del av pasientjournalen.

For å sikre individuell, forsvarleg og omforent praksis må det vere skildra korleis tiltak skal gjennomførast (rutinar og prosedyrar), jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 7 bokstav c. Rutinar og prosedyrar som skildrar gjennomføringa bør inngå i sjølve tiltaksplanen for at planen skal vere eit nyttig verktøy for tilsette. Informasjon om bruk av hjelpemiddel, der dette er naudsynt, må også vere skildra i tiltaksplanen.

For å sikre informasjonsflyt om endringar i barnet sine behov skal det vere utarbeidd rutinar om korleis informasjon skal innhentast og utvekslast. Rutinane må omfatte samarbeid med foreldre, dei ulike arenaene barna oppheld seg og relevante instansar. Det skal vidare vere rutinar som omhandlar korleis munnleg rapportering og dokumentasjon i barnet sin journal skal vere.

Journalføringa skal vere i tråd med hpl. § 40 og pasientjournalforskrifta §§ 5 til 8. Det er i hol. § 5-10 presisert at både kommunen og verksemda som har avtale med kommunen skal sørge for at journal- og informasjonssystema er forsvarlege.

3.     Framstilling av faktagrunnlaget

Her vert det gjort greie for korleis verksemdas aktuelle tenester fungerer, inkludert verksemdas tiltak for å sørgje for at krava til kvalitet og tryggleik for tenestemottakarane blir haldne.

Organisering og bemanning

Helse- og omsorgssjef styrer tenesta i linje til Fagsjef for tenester til personar med utviklingshemming, med faste møter kvar veke. Leiar for Soltunet avlastning og dagsenter, og leiar for Furulytunet bufellesskap, rapporterer til fagsjef i møte kvar veke. I desse møta er mellom anna barn sine behov tema.

Soltunet avlastning og Soltunet barnebustad har kvar sin avdelingsleiar og kvar sin fagleiar. Det faglege ansvaret er plassert til fagleiar, som rapporterer i regelmessige møter til avdelingsleiar. Avdelingsleiarar og fagleiarar rapporterer til leiar for Soltunet avlastning og dagsenter i fast møte kvar veke.

Også i Furulytunet er det faglege ansvaret plassert til fagleiar, som rapporterer regelmessig til leiar. Kommunen gir tenester til 21 barn i avlastning og barnebustad i Soltunet og Furulytunet.

Tilstrekkeleg informasjon om situasjonen og behova til barnet

Det går fram av kommunen sine rutinar at saksbehandlar i Forvaltningsenheten tek imot søknad om avlastning, gjer heimebesøk og fattar vedtak. Avdelingsleiar og fagleiar i Soltunet har regelmessige møter med forvaltninga, der ein gjennomgår søknader frå nye barn og evaluerer tenestebehovet til barn som er i avlastning eller barnebustad. Nye barn vert invitert til avlastinga saman med pårørande, for møte med avlastinga og fylle ut skjema for startsamtale. Barnet/pårørande si formidling inngår i informasjonsgrunnlaget til kommunen.

Alle barn har primærkontakt. Det er primærkontakt som har ansvar for og oppgåve med å hente inn og samle informasjon om barnet og delta i overordna møter om barnet, nokre gonger i samarbeid med fagleiar. Dette arbeidet består mellom anna i å delta i møter og hospitere i skule/barnehage.

Desse rutinane er kjend for tilsette. Tilvenninga til avlastningsopphald vert tilpassa individuelt i samarbeid med barnet og pårørande. Det går fram av intervju at pårørande er kopla tett på i heile denne prosessen, og at samarbeid med pårørande og andre involverte instansar er individuelt tilpassa og systematisert.

Informasjon nyttast til å identifisere behov og utforme mål og tiltak

Tilsette opplyser at kommunen ikkje har tiltaksplanar i journal for barna, noko som og vert stadfesta i samtale med pårørande og stikkprøver i elektronisk journal. Det er utarbeidd skriftlege rutinar og prosedyrar for korleis samhandling skal gjennomførast opp mot det enkelte barn. Desse står i

individuelle brukarpermar for barna. Barnet/pårørande og andre involverte instansar har medverka i korleis rutinar og prosedyrar skal gjennomførast, og tiltak heng saman med anbefalingar frå dei som er involvert. Fagleiar utformar prosedyrar i samarbeid med barnet sin primærkontakt.

Primærkontakt har oppgåva med å sørgje for å dokumentere prosedyrar og rutinar i barnet sin brukarperm, og sørgje for at den er oppdatert. Dei utarbeida prosedyrane går ikkje fram av barnet sin journal og er lagra i eit anna system i kommunen.

Stikkprøver i journal og brukarpermar viser at det for fleire barn er utarbeidd målsetting, og ikkje kva tiltak som skal gjennomførast for å nå målsettinga. For nokre barn er det utarbeidd tiltak utan at målsetting med det dei gjer går fram. Til dømes går det fram av journal at barn skal nytte kommunikasjonshjelpemiddel/støtte i kommunikasjon. Gjennomgang av brukarperm og journal viser at det ikkje er utarbeidd tiltak om hjelpemiddelet. Vidare går det fram av motteke dokumentasjon at barn til dømes treng rammer, struktur, føreseielege tenester og grensesetting, utan at det går fram av brukarpermar eller journal kva tiltak som er utarbeid om dette. Tilsette stadfester i intervju at det likevel vert arbeida systematisk og målretta med ovannemnde tiltak når barn får tenester i barne- og avlastningsbustad.

Det er bestemt at det skal opprettast tiltaksplanar i elektronisk journal for barna. Leiinga opplyser i intervju at kommunen jobbar målretta mot å etablere tiltaksplanar, og at det skal settast i verk opplæring til tilsette om dette.

Gjennomføring av tiltak

Det går fram av intervju at barna sine brukarpermar vert nytta i det daglege arbeidet. Tilsette har tilgang til permane og tid til å sette seg inn i kva som står der, og dei får opplæring og rettleiing om tiltak og barn dei gir tenester til. Det går fram av motteke dokumentasjon at kommunen utarbeidar prioritert opplæringsplan årleg, og at leiar utarbeidar handlingsplan for eigen avdeling. Leiar planlegg bemanning med utgangspunkt i barna sine behov og det vert sett inn vikar når det vert vurdert som nødvendig. Vi får opplyst at tenesteytarar vert tilsett i barne- og avlastningsbustad på bakgrunn av kompetanse, personlege eigenskapar og barna sine behov, og at det er fokus på individuell tilrettelegging for barna. Det er til dømes etablert faste grupper tenesteytarar rundt barn som har behov for det. Tilsette opplyser i intervju at dei får tilstrekkeleg opplæring om barn dei skal gje tenester, og at bakvakt eller leiarar er tilgjengeleg for rettleiing dersom det er naudsynt.

Det går fram av intervju at det vert gjennomført regelmessige møter i barne- og avlastnings- bustadene der informasjon om barna vert delt. Det går vidare fram at fysioterapeut deltek i møter om barn med behov for fysioterapi, og at fysioterapeuten viser tilsette kva som skal gjerast og svarar på spørsmål.

Tilsette dokumenterer tenesta utifrå utarbeidd mal som ligg i journalsystemet. Desse malane er ikkje utarbeidd med bakgrunn i barna sine tiltak for habilitering/opplæring og brukarpermar, og inneheld generelt andre punkt enn dei tiltaka som er skildra i brukarpermane. Dette gjeld til dømes barn som skal trene i ADL-ferdigheiter, eller nytte kommunikasjonshjelpemiddel og fysiske hjelpemiddel som skinner og stativ. Eit døme er barn som har definerte rutinar for bruk av teikn til tale. Tiltaket er skildra i barnet sin brukarperm, men gjennomføringa vert i liten grad dokumentert i barnet sin journal. Vi får opplyst at tiltaket systematisk og regelmessig vert gjennomført, men at tenesteytarane kan gløyme å dokumentere det i journal sidan det ikkje er oppgitt i mal.

Tilsette opplyser i intervju at tiltaka vert gjennomført i tråd med det som er bestemt og det som står i brukarperm. Tiltaka vert nokre gonger dokumentert andre stader enn i journal, som til dømes i

«KnowMe» eller i registreringsskjema i permar. Leiinga opplyser i intervju at dokumentasjon i journalsystemet ikkje gir godt nok grunnlag for å følgje med og ha tilstrekkeleg kontroll.

Evaluering og korrigering av mål og tiltak

Det går fram av tilsendt dokumentasjon og intervju at tenestestadene evaluerer og eventuelt korrigerer barna sine brukarpermar i regelmessige møter kvar 4. til 8. veke, eller oftare når det vert vurdert som naudsynt. Det er avklart kven som har denne oppgåva. Vidare går det fram at det som hovudregel vert gjennomført regelmessige samarbeid-/ansvarsgruppemøter, og at planlegging og gjennomføring av desse er plassert til miljøterapeut/primærkontakt. Vi får opplyst at barna sine prosedyrar og rutinar vert diskutert og evaluert også i desse overordna møta.

Det vert skrive referat frå møter om barna, og for nokre barn er evaluering av mål og tiltak dokumentert i referat. Referata vert oppbevart ulike stader som mellom anna i «sikker sone» i kommunen sitt datasystem eller i permar. Vi får opplyst at tilsette er usikre på kor dei kan finne referat frå møter om barna. Stikkprøver i journal viser at det som hovudregel ikkje går fram av journalen kor tid tiltak har vore evaluert eller resultat av evalueringa, og for fleire barn er ikkje møtereferat der evaluering er gjort en del av barnet sin journal.

Vi får opplyst at barna sine rutinar og prosedyrar nokre gonger også vert evaluert etter kvar gong dei har vore i avlastinga, og at denne evalueringa ofte vert gjennomført munnleg og ikkje dokumentert i barnet sin journal. Det går vidare fram at det nokre gonger kan ta litt tid før endringar og korrigeringar vert skiftleggjort i brukarpermane. Til dømes går det fram av møtereferat at tiltak retta mot personleg hygiene er korrigert, utan at tilsynet kan finne tiltaket ved gjennomgang av journal eller brukarperm. Vi får opplyst i intervju at tiltaket likevel er kjend for tilsette og vert gjennomført.

Medverknad

Kommunen har rutinar for kommunikasjon med pårørande og sikre medverknad. Det er primærkontakt i samarbeid med fagleiar som har denne oppgåva. Medverknad vert tilpassa individuelt utifrå barnet og pårørande sine behov og ønskjer. Det vert i hovudsak gjennomført regelmessige møter med pårørande og eventuelle andre involverte instansar, der barna sine rutinar og prosedyrar vert diskutert.

Vi gjennomførte samtale med pårørande til fem barn ved tilsynet, som generelt opplyser at dei får medverke om tilbodet til deira barn.

Leiinga si oppfølging

Kommunen har rutinar for rapportering til leiinga i faste møter. Det går fram av intervju at barna sitt avlastingstilbod og rutinar og prosedyrar rundt enkeltbarn vert diskutert i desse møta. Avdelingsleiar følger med på at rutinar og prosedyrar for barna vert følgt og at evaluering og korrigering vert gjennomført, i tett dialog med fagansvarleg/fagleiar/primærkontakt. Leiar eller fagleiar deltek i overordna møter om barna dersom det er behov for det.

Leiinga opplyser i intervju at dei er kjend med manglande dokumentasjon av barna sine rutinar og prosedyrar i barnet sin journal, og at informasjon om barna er dokumentert ulike stader i kommunen sine system. Leiinga opplyser at dokumentasjonen i journal ikkje er tilstrekkeleg til å gjennomføre naudsynt kontroll, og opplyser at kommunen er i gang med å samle all dokumentasjon som omhandlar barna i barnet sin journal. Kommunen har bestemt at det skal opprettast tiltaksplanar for barna.

Leiinga opplyser at avlastningstenesta skal omorganiserast for at tenesta skal verte betre individuelt tilrettelagd og mindre sårbar for barna, og at kommunen er i gang med dette arbeidet. Leiinga vil mellom anna sikre fleire faste tilsette i langvaktsturnus og fleire faste team av tilsette rundt enkeltbarn. Kommunen har gjennomført individuell kartlegging av hjelpebehovet til barna, og vil planlegge og legge til rette tenesta utifrå denne kartlegginga.

4.     Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovreglane i kapittel 2. Helselovgjevinga stiller krav til leiing og systematisk styring for å sikre forsvarlege tenester.

Naudsynte tiltak skal planleggast, setjast i verk, verte evaluert og korrigert ved behov. Barn som får tenester i barne- og avlastningsbustad skal ha forsvarlege tenester. Dette stiller krav til organisering, systematikk, oppfølging, samarbeid og samhandling om det enkelte barn. Leiinga må følgje opp at planlagde tiltak vert sett i verk og fungerer slik at barna får gode og trygge tenester.

Habilitering/opplæring til barn i barne- og avlastningsbustad er samarbeidsprosessar med mange involverte, der risikofaktorar i mange tilfelle vil vere informasjonsutveksling og samarbeid. Svikt på desse områda kan medføre at barn ikkje får tenester som dekker deira behov, noko som kan gi konsekvensar for barnet si helsesituasjon, utvikling og livskvalitet. Kommunen må i sin planlegging av tenesta legge særleg vekt på å redusere risikofaktorar knytt til samhandling, informasjonsflyt, kompetanse om barna, gjennomføring av tiltak og dokumentasjon, og samtidig sikre at tiltak vert evaluert og korrigert når det er naudsynt.

Tilstrekkeleg informasjon om situasjonen og behova til barnet

Det er vår vurdering at tenesta har tilstrekkeleg informasjon om barnet sin situasjon og behov. Det er avklart kven som har ansvar for og oppgåva med å innhente og samle informasjon om barna, og det er avklart kven som har ansvar for oversikt.

Identifisere og gjennomføre tiltak

Faglege tilrådingar er at det er god praksis å jobbe tverrfagleg, målretta og systematisk overfor personar med samansette behov. Individuell tiltaksplan er eit viktig verktøy for å oppnå dette. Tilsynet har avdekt at det for fleire barn ikkje alltid er dokumentert i barnet sine rutinar og prosedyrar korleis tiltak skal gjennomførast. Tiltaka vert likevel gjennomført då tenesta vert gitt av ei godt kjend gruppe av tenesteytarar. Dette gir etter vår vurdering ei personavhengig og sårbar praksis, då erfaring og kjennskap til barnet vert redusert dersom tilsette sluttar eller er fråverande.

Gjennomføring av tiltak for habilitering/opplæring er generelt mangelfullt dokumentert i barna sine journalar. Kommunen dokumenterer gjennomføring av tiltak etter utarbeida malar som ofte ikkje er i tråd med utarbeida mål og tiltak i barna sine brukarpermar og dei behov kommunen har identifisert. Dokumentasjonen gir difor ikkje alltid tilstrekkeleg informasjon om gjennomføringa, under dette om tiltaket er gjennomført i tråd med rutinar og prosedyrar eller om det har vore avvik eller spesielle hendingar som gjorde at tiltak ikkje vart gjennomført. Det er etter vår vurdering ikkje tilstrekkeleg avklart for tilsette kva som skal dokumenterast i journal kvar vakt, både når det gjeld gjennomførte tiltak for habilitering/opplæring og eventuelle avvik frå dette. Dokumentasjon om gjennomføring av rutinar og prosedyrar er særleg viktig for å ha naudsynt informasjon om oppfølginga av barnet, i tillegg til at den skal vere eit verktøy for leiinga si oppfølging og kontroll av om tiltaket har effekt. Når dokumentasjonen i barnet sin journal ikkje gir tilstrekkeleg informasjon om korleis rutinar og prosedyrar er gjennomført, aukar risikoen for at tenesta ikkje er i tråd med barna sine behov.

Sjølv om barna sine rutinar og prosedyrar vert regelmessig gjennomført er det vår vurdering at praksisen med manglande skildringar av korleis tiltak skal gjennomførast, og manglande dokumentasjon om gjennomføring, gir for stor risiko for at barna ikkje får systematisk og koordinert habilitering/opplæring og forsvarlege tenester.

Evaluere og korrigere mål og tiltak

Det er barnet sine behov som er styrande for kor tid rutinar og prosedyrar kommunen har vurdert som viktige for barnet skal evaluerast. Tilsynet har avdekka at barna sine rutinar og prosedyrar i hovudsak vert evaluert, både i ansvarsgruppemøter/samarbeidsmøte der involverte aktørar deltek, og meir avgrensa der tenestestadene gjennomgår og summerer opp sine observasjonar. For nokre av barna vert rutinar og prosedyrar evaluert nærast kontinuerleg, men evalueringsarbeidet manglar etter vår vurdering naudsynt dokumentasjon. Endringar vert ikkje alltid dokumentert innan rimeleg tid i barna sine brukarpermar, og det skriftlege resultatet av evaluering og eventuell korrigering av rutinar og prosedyrar er ikkje alltid tilgjengeleg for tilsette i barnet sin journal eller brukarperm.

Manglande dokumentasjon av evaluering og eventuelt korrigering kan resultere i at rutinar og prosedyrar som vert gjennomført ikkje er i tråd med barnet sine behov, eller at tiltaket verker mot si hensikt. Vi vurderer at denne praksisen ikkje er tilstrekkeleg til at leiinga kan kontrollere at tiltak vert evaluert og korrigert i tråd med barnet sine behov. Vi vurderer vidare at praksisen gir for stor risiko for at tenesta ikkje er i tråd med barnet sine behov og forsvarlege tenester.

5.     Statsforvaltarens konklusjon

Her presenter vi konklusjonen av undersøkinga vår, basert på vurderingane i kapittel 4.

Kommunen sikrar ikkje at mål, tiltak og evaluering av tiltak for habilitering/opplæring vert tilstrekkeleg skildra og er tilgjengeleg i journal. Dette inneber ein for høg risiko for at mål, tiltak og evaluering ikkje vert gjennomført samordna og koordinert i samsvar med barnets behov.

6.     Oppfølging av lovbrot

I dette kapittelet gjer vi greie for kva vi forventar at Askøy kommune skal gjere i arbeidet med å rette lovbrotet, slik at kommunen tek i vare krav til kvalitet og tryggleik for barn i barne- og avlastnings- bustad.

Vi ber Askøy kommune:

Gjere greie for kva tiltak som er sett i verk for å rette lovbrotet for å sikre at risiko reduserast når det gjeld utforming, evaluering og korrigering av tiltak for habilitering/opplæring for barn i barne- og avlastningsbustad. Vi ber og kommunen gjere greie for korleis de vil evaluere om tiltaka fører til endring i praksis.

Vi ber kommunen;

1. Gjennomgå barna sine brukarpermar for å sikre at dokumentasjonen er i tråd med barna sine behov, og gir informasjon om korleis tiltak for habilitering/opplæring skal gjennomførast. Vi ber leiinga melde tilbake om status i arbeidet med å opprette tiltaksplanar i elektronisk journal for barna.
2. Gjennomgå den daglege dokumentasjonen av barna sine tiltak for habilitering/opplæring for å sikre at tiltak vert dokumentert i tråd med gjennomføring og tiltaksplan, og at eventuelle avvik frå tiltaksplan er Vi ber om leiinga si vurdering av om tiltak vert dokumentert regelmessig, og om dokumentasjonen gir tilstrekkeleg informasjon om gjennomføringa.
3. Orientere om status i opplæring til tilsette om tiltaksplanar.
4. Gjennomgå eigne rutinar for å sikre at evaluering og eventuell korrigering av tiltak vert dokumentert i barnet sin Vi ber leiinga melde tilbake om endringar fortløpande vert dokumentert i barna sine tiltaksplanar.
5. Orientere om korleis leiinga følgjer med på at dei iverksette tiltaka fungerer over tid, og at praksisen er i tråd med lovverket.

Frist for første tilbakemelding er 22. mars 2024. I tilbakemeldinga ber vi om ei framdriftsplan for det vidare arbeidet, der det må gå fram kven som har ansvar for kva og dato for kva tid de meiner tiltaka og evalueringa skal gjennomførast.

På bakgrunn av svaret vil vi nærare konkretisere opplegget for vidare oppfølging frå vår side. Vi vil i oppfølginga av tilsynet invitere leiinga i kommunen til møte for å konkretisere våre forventningar og rettleie dersom det er ønskjeleg.

Tilsynet vert avslutta når kommunen kan dokumentere at praksis er endra og at dei iverksette endringane fungerer over tid.

Rapporten vert sendt Statens helsetilsyn for publisering på www.helsetilsynet.no.

Med helsing

Arne Erstad
ass. seksjonsleiar

Ørjan Moldestad
seniorrådgjevar

 

Alle tilsynsrapportar frå dette landsomfattande tilsynet

2022–2023 Barne- og avlastningsboliger habilitering/opplæring i samsvar med barnas behov

Søk etter tilsynsrapporter

Søk