Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder Vardø kommune 2015

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Vardø kommune styrer og leder barneverntjenestens arbeid slik at meldinger håndteres forsvarlig, og at tilbakemelding til melder gis i tråd med regelverket.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene:

Avvik 1:

Plikten til å gi tilbakemelding til melder er ikke ivaretatt på alle trinn i saksprosessen.

Merknad 1:

Barneverntjenesten har et forbedringspotensial med hensyn til å sørge for at vesentlige opplysninger i hver enkelt sak blir vurdert og dokumentert.

Dato:  9/7 - 2015

Geir Åge Bendiksen
revisjonsleder

Veronica Knutsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vardø kommune i perioden 17.02.2015 - 06.07. 2015 Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten i kommunene med hjemmel i lov om barneverntjenester § 2-3, fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Barneverntjenesten i Vardø kommune er organisert under familieavdelingen med egen leder av barneverntjenesten. I avdelingen inngår også helsestasjonen, ppt og psykiatritjenesten i kommunen. Avdelingen sorterer under enhet for helse og sosial, pleie og omsorg som ledes av en enhetsleder. Barnevernleder er direkte underlagt enhetsleder, som igjen er underlagt rådmannen.

Barneverntjenesten har en planlagt bemanning på to årsverk. Barnevernfaglig leder og en barnevernkonsulent. På tilsynstidspunktet var stillingen som barnevernfaglig leder ubesatt, og barnevernleders oppgaver var tillagt enhetsleder. I tillegg var en ekstra barnevernkonsulent midlertidig tilsatt og Barnevernkompetanse var leid inn for å bistå kommunen med enkeltsaker. Kommunen har i overkant av 2000 innbyggere og tjenesten har siden 2012 mottatt rundt 15 bekymringsmeldinger hvert halvår. Siste halvår 2014 og første kvartal 2015 har kommunen imidlertid kun mottatt henholdsvis 5 og 1 bekymringsmeldinger.

Med noen få unntak har alle meldinger de siste to år gått til undersøkelse. I kommunens egen rapportering fremkommer det at flere meldinger henlegges. Ved nærmere gjennomgang viste det seg imidlertid at flere av bekymringsmeldingene burde vært registrert som informasjon i pågående saker, og ikke som melding.

De fleste sakene tilsynet gjennomgikk viste seg å være saker med gjentatt bekymring, noen over lang tid. Det var med andre ord få nye bekymringsmeldinger de to siste årene.

Antall meldinger siste halvår 2014 og 1. kvartal 2015, registreringspraksis ift. meldinger i pågående saker samt bekymring knyttet til at barneverntjenesten har få nye saker/ mange saker med gjentatt bekymring, noen over tid, ble tatt opp på sluttmøtet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.02.2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.06.2015.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.06.2015.

Barnevernleder i Vadsø kommune, Sølvi Arvola, var innleid som fagrevisor på tilsynet.

4. Hva tilsynet omfattet

Å vokse opp under omsorgssvikt kan føre til alvorlige skader for det enkelte barn. Barneverntjenestens vurderinger og beslutninger i meldingsfasen kan være avgjørende for muligheten til en bedre omsorgssituasjon. Ved feilvurderinger risikeres at barn som utsettes for omsorgssvikt ikke får den hjelpen de trenger eller at hjelpen kommer for sent. For det enkelte barn kan dette føre til skjevutvikling både fysisk og psykisk.

Barneverntjenesten har et spesielt ansvar for at omsorgssvikt, atferds-, sosiale og emosjonelle problemer avdekkes så tidlig at varige problemer kan unngås. I tråd med dette skal barneverntjenesten behandle bekymringsmeldinger fortløpende, slik at ingen meldinger blir liggende ubehandlet. Barneverntjenestens gjennomgang av meldinger skal være forsvarlig håndtert og vurderinger skal gjøres i samsvar med vilkårene i loven, slik at meldinger ikke henlegges på feil grunnlag. I løpet av tidsfristen på en uke skal meldingen være gjennomgått, vurdert og konkludert med midlertidig vedtak i akuttsituasjon, videre undersøkelse eller henleggelse.

Mange som har meldt bekymring til barneverntjeneste har opplevd at de ikke har fått vite hvordan barneverntjenesten har fulgt opp. Det er blitt hevdet at det ikke nytter å melde bekymring fordi melder ikke har hørt noe fra barneverntjenesten etter at melding er sendt. En plikt til å gi tilbakemelding til melder ble derfor innført i barnevernloven i 2009.

Barneverntjenesten skal nå bekrefte at melding er mottatt, jf. § 6-7 a. Når meldingen kommer fra offentlig myndighet eller yrkesgrupper med profesjonsmessig taushetsplikt skal barneverntjenesten også gi informasjon om hvordan de følger saken videre, om det er åpnet undersøkelse eller om meldingen er henlagt. Formålet med bestemmelsen er å styrke samarbeidet mellom etater og stimulere til at alle som har bekymring for barns omsorgssituasjon melder fra om dette til den kommunale barneverntjeneste.

Fylkesmannen har undersøkt om Vardø kommune styrer og leder barneverntjenestens arbeid slik at meldinger håndteres forsvarlig, og at tilbakemelding til melder gis i tråd med regelverket.

5. Funn

Avvik 1:

Plikten til å gi tilbakemelding til melder er ikke ivaretatt på alle trinn i saksprosessen. Avvik fra: Barnevernloven § 6-7 a og § 2-1, 2 ledd.

Avviket bygger på følgende:

• Det er ikke gitt tilbakemelding til melder i tråd med regelverket og interne rutiner i alle saker. Dette gjelder om meldingen er mottatt, om meldingen blir undersøkt, resultatet etter endt undersøkelse og at tilbakemelding gis innen lovpålagte tidsfrister.

Merknad 1:

Barneverntjenesten har et forbedringspotensial med hensyn til å sørge for at vesentlige opplysninger i hver enkelt sak blir vurdert og dokumentert.

Merknaden er bygget på følgende:

• De barnevernfaglige vurderinger som gjøres i meldingsfasen blir i liten grad dokumentert.
• Det foreligger et skjema i Familia som er besluttet brukt for gjennomgang og konklusjon av meldinger. Skjemaet brukes kun unntaksvis til å nedtegne den gjennomgangen og vurderingen som er gjort muntlig i møter/kollegadrøfting.
• Det gjøres ikke alltid en gjennomgang og oppsummering av barnevernets tidligere kjennskap til barnet og barnets familie, og hva barneverntjenesten har gjort tidligere.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Meldinger drøftes muntlig, vurderes og besluttes fortløpende. Som oftest samme dag eller dagen etter. De meldinger som omfattes av merknaden var konkludert med videre undersøkelse. Se også kap. 2.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.november 1989.
• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. I 00
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14.desember 2005

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Årsmelding for Vardø kommune
• Referater fra interne møter i barneverntjenesten og ved familieavdelingen
• Barneverntjenestens rutineperm, herunder; virksomhetsbeskrivelse, årshjul, oversikt over interne møter, saksbehandling- og opplæringsrutiner, vedtatte rutiner, maler, sjekklister, beskrivelse av avviksbehandlingen med mer.
• Oversikt over meldinger -henlagte og undersøkte.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Innkomne bekymringsmeldinger siste to år

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Geir Åge Bendiksen, Veronica Knutsen og Sølvi Arvola.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet