Rapport frå tilsyn med Lindås kommune 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus i Lindås kommune 12. og 13. mai 2015

Vi undersøkte om Lindås kommune ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at

• helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus oppfyller opplysningsplikt til barnevernet
• meldingar til barneverntenesta blir handtert forsvarleg
• barneverntenesta oppfyller plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

Vår vurdering av kommunen si styring (internkontroll) med tenestene går fram av kapittel 6. Ved tilsynet blei det avdekt eit avvik:

• Det er svikt i rutinane for tilbakemelding til offentleg meldar. Dette er ikkje avdekt ved gjennomgang av drift og internkontroll i barneverntenesta.

Frist for tilbakemelding om iverksetting av tiltak for å rette avviket er 15. august 2015.

Anne Grete Robøle
Revisjonsleiar

Vibeke Herskedal
Revisor

 

 

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med barnevern- og helse- og omsorgstenester etter lov om barneverntenester § 2-3 tredje ledd, jamfør § 2-3b og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Lindås kommune 12. og 13. mai 2015. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med barneverntenester og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (interkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Tilsynet omfatta å undersøkje

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Lindås kommune set i verk ny organisasjonsmodell frå 1. august 2015. Tenestene som dette tilsynet omfatta, er styrt i line frå rådmann til kommunalsjef og einingsleiarar. Det er regelmessige møte for informasjon og oppfølging av drift og tenester.

Kommunalsjef oppvekst er næraste overordna for einingsleiar barnevern.

Einingsleiar for barneverntenesta er næraste overordna for fagleiar for gruppe mottak og tiltak, fagleiar gruppe omsorg, fagleiar familieveiledningsgruppa og avdelingsleiar einslege mindreårige flyktningar. Fagleiar for mottak og hjelpetiltak vurderer og fordeler meldingar fortløpande.

Helsestasjon og jordmortenester høyrer og inn under kommunalsjef oppvekst. Styringslina frå kommunalsjef oppvekst går til einingsleiar helsetenester og vidare til avdelingsleiar for helsestasjon og jordmortenester. Ny avdelingsleiar for helsestasjon og jordmortenester byrja 1. april 2015.

Einingsleiar helsetenester er næraste overordna for avdelingsleiar psykisk helse og rus, og rapporterer her til kommunalsjef helse og omsorg. Bestillarkontoret som er organisert i stab hos kommunalsjef helse og omsorg, har funksjonen som koordinerande eining for habilitering og rehabilitering, gir opplæring om individuell plan og tek stilling til kven som skal få individuell plan. Helse og omsorg er i ferd med å leggje om til web-basert individuell plan.

Barneverntenesta har det ikkje.

Lindås kommune har hatt forskjellige tverretatlege/-faglege samarbeidsfora. Det er i hovudsak leiarar for tenester/einingar som har delteke. Kommunen har vore med i KS sitt effektiviseringsnettverk, betre samhandling for utsette barn og unge. Kartlegging i kommunen viste at ikkje alle barn som trong tverrfagleg samarbeid blei fanga opp. Gjennom prosjektet «Betre tverrfagleg innsats for utsette barn, unge og føresette / familiar i Lindås kommune» skal ny modell for samarbeid vere klar hausten 2015.

Terskelen for å melde til barnevernet i tenestene dette tilsynet omfatta, er framleis høg. Avdeling psykisk helse og rus har sett i verk konkrete tiltak/endra rutinar for å fange opp og kunne melde tidlegare til barnevernet når det er aktuelt.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 26. februar 2015.

Opningsmøte blei halde 12. mai 2015

Intervju: 18 personar blei intervjua.

Stikkprøver i 41 meldingar, sjå kapittel 8 for informasjon om kva som blei undersøkt.

Sluttmøte blei halde 13. mai 2015.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk frå Lindås kommune før tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at

•  helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus etterlever opplysningsplikta til barnevernet
• meldingar til barneverntenesta blir handtert forsvarleg
• barneverntenesta etterlever plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

5. Funn

Avvik 1:

• Det er svikt i rutinane for tilbakemelding til offentleg meldar. Dette er ikkje avdekt ved gjennomgang av drift og internkontroll i barneverntenesta.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 g og h, jf. lov om barneverntjenster § 6-7 a.

Avviket byggjer på følgjande:

• Barnevernet har som innarbeidd praksis å sende tilbakemelding med standardtekst til meldar før meldinga er vurdert.
• Det er opplyst i intervju at offentleg meldar ikkje alltid får tilbakemeldingar frå barnevernet om melding er motteken.
• Ved stikkprøve i meldingar barnevernet har motteke etter 1. januar 2015 gjekk det fram at
  - tilbakemelding til offentleg meldar om motteken melding gir ikkje alltid korrekt informasjon om korleis barneverntenesta følgjer saka vidare.
  - det var gitt tilbakemelding til meldar i 15 av 30 saker om at meldinga skulle følgjast opp med undersøking før meldinga var vurdert. I 5 av 6 saker der det blei bestemt å leggje bort meldinga, blei tidlegare feilinformasjon om å følgje opp meldinga med undersøking, ikkje retta opp med ny/koorigert tilbakemelding til meldar.
  - det varierer om og i kva grad vurderingar av meldingane er dokumentert.
  - i saker der fleire offentlege meldarar hadde sendt melding, var det også gitt tilbakemelding med same standardtekst til alle, men utan at dette var i samsvar med realitetane i saka. (Barnevernet gav tilbakemelding til meldar A om at meldinga blei følgd opp med undersøking og iverksette denne. Meldar B fekk ikkje opplyst at undersøking var igang, men tilbakemelding om at barnevernet ville følgje opp med undersøking.)
• I saker der offentleg meldarar sender felles melding (t.d. skule og helsestasjon), blir det ikkje gitt tilbakemelding til båe om at melding er motteken.
• Det er opplyst i intervju at barnevernet ikkje alltid sender tilbakemelding til offentleg meldar etter avslutta undersøking.
• I saker med der offentleg meldarar (t.d. skule og helsestasjon) sender felles melding, blir det ikkje gitt tilbakemelding til alle (båe) om konklusjon etter avslutta undersøking, eventuelt med informasjon om tiltak.
• Det blir ikkje alltid gitt tilbakemelding etter avslutta undersøking i saker der melding frå offentleg meldar blir oppfatta som tilleggsinformasjon. (Meldar A har fått tilbakemelding, men ikkje meldar B.)
• Ved gjennomgang av meldingar frå helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus var det ikke gitt tilbakemelding etter avslutta undersøking i 8 av 11 saker, sjå kapittel 8.
• Ved stikkprøve i meldingar mottekene etter 1. januar 2015 var undersøking avslutta i 6 saker. I 5 av dei var det ikkje gitt tilbakemelding til offentleg meldar. 2 av sakene som det ikkje var gitt tilbakemelding i, omfatta til saman 8 barn, sjå kapittel 8.
• Leiinga har tidlegare påpeika at barneverntenesta skal gi tilbakemelding slik som føresegn i barnevernlova sier.

Kommentar: Ved lovendring i 2009 kom føresegna om tilbakemelding til meldar i barnevernlova § 6- 7a. Hovudregelen er at meldar skal få tilbakemelding innan 3 veker om at melding er motteken.

 

Offentleg meldar skal i tillegg få tilbakemelding om det er sett i verk undersøking. Dersom det er opna undersøking skal barneverntenesta gi ny tilbakemelding til offentleg meldar om at undersøking er gjennomført. Den nye tilbakemeldinga skal sendast innan 3 veker etter at undersøkinga er gjennomført og skal innehalde opplysningar om saka er lagt bort, eller om saka blir følgd vidare. Når barneverntenesta skal setje i verk eller har sett i verk tiltak som er det er nødvendig at offentleg meldar får kjennskap til av omsyn til si vidare oppfølging, kan barneverntenesta gi meldar tilbakemelding om tiltaka.

Barneverntenesta skal også gi tilbakemelding i tilfelle meldinga blir definert som tilleggsopplysning i sak der undersøking er i gang eller der barnet allereie tek imot tiltak.

Det er ingen formkrav til melding til barnevernet. Meldingar kan kome skriftleg, i telefon eller møte, eller ved at meldar møter fram på kontoret. Ved munnleg melding må barneverntenesta sjølv nedteikne og registrere meldinga.

Kravet til god forvaltningsskikk inneber at det skal vere mogeleg å sjå i saksdokumenta kva faglege vurderingar som ligg til grunn for barnverntenesta sine avgjerder. Dette gjeld også vurderingane som ligg til grunn for avgjerd om å følgje opp eller leggje bort meldingar.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Kommunen og leiarar har ansvaret for rammer og organisatoriske løysingar som gjer det mogleg å oppfylle krav i barnevern- og helse- og omsorgslovgjevinga. Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiarar følgjer med på eige verksemd og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig.

Regelverk om rett til individuell plan, opplysningsplikt til barnevernet, barnevernet si plikt til å vurdere meldingar og gje tilbakemelding til meldar er kjent. Koordinering av tenester til barn som treng langvarige og koordinerte tenester blir i hovudsak gjort i ansvarsgrupper.

Høg terskel for å melde til barneverntenesta og manglar ved tilbakemeldingane frå barneverntenesta, er alvorleg. Det kan medføre at hjelp som barn / familien treng ikkje blir gitt eller at hjelpa kjem seint. Etterleving av opplysningsplikt til barnevernet og tilbakemelding til meldar er også viktig for tilliten og samarbeidet mellom tenestene.

Formålet med leiinga sin gjennomgang er mellom anna å avdekke om kjerneoppgåver blir ivaretekne og at rutinane for å utføre arbeidet er tenlege og blir følgde. Sjølv om leiinga gjennomgår drifta regelmessig, meiner vi det er grunn til å seie at oppfølging og kontroll med at dei som melder til barnevernet får rett tilbakemelding den tid dei skal ha det, ikkje har vore tilstrekkeleg, jamfør avviket som er påpeika.

7. Regelverk

• ·Lov av 17. juli 1992 om barneverntjenester (barnevernlova)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 14. desember 2005 nr. 1584om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenesten
• Forskrift av 16. desember 2012 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• FNs konvensjon om barns rettigheter

8. Dokumentunderlag

Opplysningar mottekne frå Lindås kommune i samband med førebuing av tilsynet

• Organsasjonskart for eining helsetenester
• Organisasjonskart nivå 2
• Ovreordna organisasjonskart Lindås kommune
• Oversikt over tilsette i helsestasjons- og skulehelsetenesta, psykisk helse og rus
• Oversikt over tilsette i barneverntenesta
• Oppgåve og ansvarsfordeling barneverntenesta
• Administrativt delegeringsreglement for Lindås kommune, vedteke 9. Januar 2015
• Handlingsrom – leiing av eining helsetenester
• Oppgåve og ansvarsfordeling barneverntenesta
• Mal – bekymringsmelding til barnevernet frå helsestasjons- og skulehelseteneste
• Mal – bekymringsmelding til barnevernet frå psykisk helse og rus
• Informasjon om samarbeidsrutinar mellom barnevern og andre kommunale tenester
• Individuell plan – handbok for koordinatorar
• Skriftleg prosedyre, helse, – barn som pårørande
• Barneverntenesta – utdrag kvalitetshandbok
• Skriftleg prosedyre, psykisk helse, – barn som pårørande
• Informasjon om individuell plan og ansvarsgrupper
• Prosjektmandat tverrfagleg samarbeid for utsette barn og unge
• Rutine for samhandling for barn og unge i Lindås kommune
• Samtykkeskjema avdeling psykisk helse og rus
• Samtykkeskjema helsestasjon og skulehelseteneste
• Mal – kartleggingssamtale med fokus på barn som pårørande av pasientar med psykiske vanskar og/eller rusmisbruk
• Tiltakskort kriseteam, første time og vidare oppfølging

Meldingar til barneverntenesta andre halvår 2014

I andre halvår 2014 mottok barneverntenesta 83 meldingar. Av dei blei 3 meldingar lagt bort og 1 sendt over til ein annan kommune. Meldingane var gjennomgått innan ei veke.

Meldingar til barneverntenesta 1. januar – 21. april 2015

Frå 1. januar - 21. april 2015 mottok barneverntenesta 66 meldingar. Av dei blei12 lagt bort. Meldingane var gjennomgått innan ei veke.

30 meldingar til barneverntenesta mottekne etter 1. januar 2015

Vi såg etter om meldingane var vurderte innan tidsfristen på ei veke, om avgjerd og vurdering av meldinga var dokumentert, om det var gitt tilbakemelding til meldar om motteken melding og om det var gitt tilbakemelding til offentleg meldar innan fastsett frist etter at undersøking var avslutta.

• Alle meldingane var vurdert innan fristen på ei veke.
• I saker der meldinga blei lagt bort, var vurderingar som låg til grunn for avgjerda dokumentert. Vurderingar av meldingar som blei følgd opp med undersøking var mindre eksplisitte.
• I 15 saker var det gitt tilbakemelding til meldar om at meldinga skulle følgjast opp med undersøking før meldinga var vurdert.
• I 5 av 6 saker der det blei bestemt ikkje å leggje bort meldinga, blei tidlegare feilinformasjon om å følgje opp meldinga med undersøking, ikkje retta opp med ny/koorigert tilbakemelding til meldar
• I nokre saker der barneverntenesta hadde fått meldingar frå fleire instansar, var det ikkje gitt tilbakemelding til alle om at meldinga var motteken.
• I 5 av seks 6 saker var det ikkje gitt tilbakemelding til offentleg meldar etter at undersøking var avslutta. 2 av sakene som det ikkje var gitt tilbakemelding i, omfatta til saman 8 barn.

Dei siste meldingane til barneverntenesta frå helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus

Vi såg etter om det var gitt tilbakemelding til meldar innan fristen etter at undersøking var avslutta.

• 5 saker frå psykisk helse og rus i tidsrommet juni 2013 - desember 2014
  Barneverntenesta hadde konkludert med undersøking i alle sakene. I 3 av dei 5 sakene var det ikkje gitt tilbakemelding etter at undersøking var avslutta.
• 6 saker frå helsestasjons- og skulehelsetenesta i tidsrommet mai 2013 - februar 2015 Barneverntenesta hadde konkludert med undersøking i alle sakene. I den eine saka var undersøking ikkje avslutta (utvida undersøking.) I dei andre 5 sakene var det ikkje gitt tilbakemelding etter at undersøking var avslutta.
• Informasjon om kor mange barn med tiltak/oppfølging frå barneverntenesta som har ansvarsgruppe
  Då tilsynet blei gjennomført hadde 22 barn med tiltak/oppfølging frå barneverntenesta ansvarsgruppe.
• Individuell plan
  4 individuelle planar der barnevernet er ei av tenestene som medverkar i gjennomføring av tiltak i planen blei gjennomgått.

Korrespondanse mellom Lindås kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 26. februar 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland

• E-brev 23. mars 2015 frå Lindås kommune

• E-brev 8. april 2015 Lindås kommune vedlagt oversikt over tilsette i barnevernet

• E-brev 10. april 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland, oversending av program for tilsynet

• E-brev 22. april frå Lindås kommune, oversikt over meldingar til barnevernet 1. januar -20. april 2015

• E-brev 23. april 2015 frå Lindås kommune, ønskje om endring av program

• E-brev 22. og 24. april frå Fylkesmannen i Hordaland, korrigering av program

• Brev med vedlegg frå Lindås kommune, kopi av meldingar til barnevernet frå helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse

• Kopi av fire individuelle planar der barnevernet er ei av tenestene som medverkar i gjennomføring av tiltak i planen.

• E-brev 8. mai 2015 frå Lindås kommune, informasjon om forfall

• E-brev 11. mai 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland, oversending av endeleg program

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:

• Randi Alme Flataker, seniorrådgjevar Marianne Hammer, rådgjevar
• Vibeke Herskedal, seniorrådgjevar Anne Grete Robøle, seksjonsleiar

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk