Rapport frå tilsyn med barnevernstenesta i Meland kommune 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 27. og 29. mai 2015 tilsyn med barnevernstenesta i Meland kommune.

Tilsynet omfatta kommunen sitt arbeid med meldingar og tilbakemelding til meldar. Formålet med tilsynet var å undersøkje om kommunen gjennom sin styring og leiing sikrar at meldingar vert forsvarleg handtert og at alle som meldar får tilbakemeldingar om barnevernstenesta sitt arbeid når dei etter regelverket har krav på det.

Det blei avdekt manglar i styring av tenestene og påpeikt to avvik:

Avvik 1:

Munnlege meldingar frå offentleg meldar vert ikkje alltid handsama som melding og det vert ikkje sendt tilbakemelding til meldar i alle tilfelle når lova krev det. Dette er ikkje avdekt av leiinga.

Avvik 2:

Meland kommune har ikkje sørgja for at tilsette ved barnevernstenesta har fått tilstrekkeleg opplæring om når dei har plikt til å gje tilbakemelding til den som melder.  

Dato: 22. juni 2015

Hilde Ordemann
revisjonsleiar

Marianne Hammer
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med barnevernstenesta i Meland kommune, 27. og 29. mai 2015. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med barnevernstenester og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland er gitt mynde til å føre tilsyn med den kommunale  barnevernstenesta, jf. bvl § 2-3, 4. ledd.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda

Meland kommune er organisert i to-nivåmodell med barnevernstenesta i linje frå rådmann. Barnevernsleiar har sju tilsette som med unntak av ein familierettleiar, jobbar etter ein generalistmodell. Det er barnevernsleiar som har ansvar for å konkludere om melding skal gå til undersøking eller ikkje.  Meland kommune er i sterk vekst, med eit innbyggartal på litt under 8000.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 16. mars 2015. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Opningsmøte blei halde 27. mai 2015. Under tilsynet blei sju personar intervjua.
Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 29. mai 2015.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet undersøkte om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at

• meldingar til barnevernstenesta blir handtert forsvarleg
• barnevernstenesta gir tilbakemelding til meldar

5. Funn

Avvik 1: Munnlege meldingar frå offentleg meldar vert ikkje alltid handsama som melding og det vert ikkje sendt tilbakemelding til meldarar i alle tilfelle når lova krev det. Dette er ikkje avdekt av leiinga.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstjenester § 4 g og h og lov om barnevernstjenester § 1-4 og § 6-7 a

• Munnlege meldingar frå offentleg meldar blir ikkje alltid dokumentert og handtert som ei melding. Meldar vert oppmoda om å sende bekymringa skriftleg, men den munnlege meldinga må uansett handterast som ei melding.  
• Det er ikkje innarbeidd praksis for å gje tilbakemelding til privat meldar om at meldinga er motteken.
• Både informasjon frå intervju og funn i stikkprøver i fagsystemet viser at i saker der det er fleire offentlege meldarar, blir det ikkje gitt tilbakemelding til alle som skal ha det.
• Ved tilsynet kom fram opplysningar som tilseier at det ikkje er ein felles praksis for å dokumentere vurderinga av mottekne meldingar. Det er ulik forståing av kva barnevernet skal dokumentere som si vurdering av mottekne meldingar i fagsystemet, og det vert gjort ulikt. Ved stikkprøver i fagsystemet fann vi i dei fleste sakene at dokumentasjonen var for dårleg.
• Det er opplyst i intervju at det oftast ikkje vert sendt tilbakemelding til meldar om igangsett undersøking og om resultat av undersøking. Det er ikkje avklart kven som har ansvaret for at meldar får den tilbakemeldinga dei har krav på om at undersøking er starta.
• Det  blir ikkje vurdert om det er nødvendig at meldar får opplysningar om kva tiltaket går ut på. Dette kan vere nødvendig for at meldar skal kunne utføre sine plikter overfor barnet.
• Ved gjennomgang av 24 meldingar frå offentlege meldarar i perioden 20. august – 31. desember 2014 var det i 18 av dei ikkje gitt tilbakemelding innan tre veker etter at meldinga var motteken. Det var ikkje i nokon av sakene gitt tilbakemelding om at saka var gått til undersøking og om resultatet av undersøkinga.
• Ved gjennomgang av 19 meldingar frå offentlege meldarar i perioden 1. januar – 1. mai 2015 var det i seks av dei ikkje gitt tilbakemelding til offentleg meldar innan tre veker etter at melding var motteken. Det var ikkje i nokon av sakene gitt tilbakemelding om at saka var gått til undersøking og om resultatet av undersøkinga.
• Den skriftlege rutinen om handtering av meldingar er ikkje oppdatert og inneheld vesentlege feil om tilbakemelding til meldar.
• Standardskriv som tenesta nyttar ved tilbakemelding til meldar inneheld ikkje opplysningar om saka er gått til undersøking eller om den er henlagt.
• Tilhøve som er omtalt over, er ikkje fanga opp av leiinga ved deira gjennomgang, som dei skal ha for å sjå til om praksis er i samsvar med krav i barnevernslova.

Kommentar:

Det er ingen formkrav til melding til barnevernet. Meldingar kan kome skriftleg, i telefon eller møte, eller ved at meldar møter fram på kontoret. Ved munnleg melding må barnevernstenesta sjølv formulere meldinga.

Ved lovendring i 2009 kom føresegna om tilbakemelding til meldar i barnevernslova § 6-7a.

Hovudregelen er at meldar skal få tilbakemelding om at melding er motteken. Offentleg meldar skal i tillegg få tilbakemelding om det er sett i verk undersøking og om tiltak er sett i verk. I tillegg skal barnevernstenesta vurdere om offentleg meldar skal ha tilbakemelding om kva tiltak går ut på når det er nødvendig for at meldar skal kunne utføre sine plikter overfor barnet. Barnevernstenesta skal også gi tilbakemelding i tilfelle meldinga blir definert som tilleggsopplysning i sak der undersøking er i gang eller der barnet allereie mottek tiltak.

Barnevernstenesta skal også gi tilbakemelding dersom meldinga blir definert som tilleggsopplysning i sak der undersøking er i gang eller der barnet allereie tek imot tiltak.

Kravet til god forvaltningsskikk inneber at det skal vere mogeleg å sjå i saksdokumenta kva faglege vurderingar som ligg til grunn for barnevernstenesta sine avgjerder. Dette gjeld også vurderingane som ligg til grunn for avgjerd om å følgje opp eller leggje bort meldingar.

Avvik 2: Meland kommune har ikkje sørgja for at tilsette ved barnevernstenesta har fått tilstrekkeleg opplæring om når dei har plikt til å gje tilbakemelding til den som meldar.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstjenester § 4 b og c og lov om barnevernstjenester § 1-4, § 2-1 siste ledd og § 6-7 a

• Tilsette kjenner ikkje til, og har ikkje fått tilstrekkeleg opplæring i, kva offentleg meldar har krav på å få opplysningar om. Dette gjeld både om at saka er gått til undersøking, om resultat av undersøkinga og om dei tiltak som er sett i verk. Kommunen har ikkje gitt tilbod om opplæring i desse pliktene.
• Leiinga har ikkje avdekka mangelfull kunnskap og opplæring.

Kommentar:

Leiinga har ansvar for at tilsette har nødvendige kunnskapar om endringar i regelverket. Dei tilsette må kjenne til korleis meldar skal få tilbakemelding, kva fristar som gjeld, kva krav som vert stilt til innhaldet i tilbakemeldingane og kven som har ansvar for å gi tilbakemelding.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styring med tenestene (internkontroll) føreset at leiarar følgjer med på eiga verksemd og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig. Kommunen og leiarar har ansvaret for å leggje til rette og ha organisatoriske løysingar som gjer det mogleg for dei tilsette å oppfylle krav i barnevernslovgjevinga.

Det er avdekt manglar ved styringssystemet innanfor det temaet tilsynet omfatta. Ansvarsforhold er ikkje klare og opplæringa har vore mangelfull. Leiinga sin gjennomgang og oppfølging av styringssystemet har ikkje avdekka behovet for opplæring og heller ikkje om rutinar for sentrale arbeidsoppgåver er korrekte, kjende og følgde.

7. Regelverk

• FNs konvensjon om barns rettar av 20. november 1989.
• Lov om barnevernstjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (barnevernsloven).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967.
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstjenester av 14. desember 2005 nr 1584.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart
• Oversikt over tilsette i barnevernstenesta
• Internkontroll for Meland barnevernsteneste
• Rutinehandbok for Meland barnevernsteneste
• Årsmelding for barnevernstenesta 2014
• Strategidokument for kommunalavdeling for helse- og sosiale tenester 2012-2013
• Stillingsomtale for barnevernsleiar
• Stillingsomtale for barnevernskonsulent
• Skriv om meldeplikt til barnevernstenesta
• Årshjul for barnevernstenesta
• Skriv om tverrfagleg konsultasjonsteam
• Retningsliner for arbeidet i basisteam i barnehage
• Skriv om fagdag 11. desember 2014
• Kompetanseutvikling - tiltaksplan 2013-2015
• Liste med oversikt over meldingar til barnevernstenesta 2014

Dokumentasjon som vart gjennomgått i samband med tilsynet:

• Liste med oversikt over meldingar til barnevernstenesta 2015
• Gjennomgang av saker i fagsystemet i barnevernstenesta

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

• E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen gir oversikt over deltakarane på opnings- og sluttmøte, og over intervjuar.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Marianne Hammer, Marianne Lunder Kjelby og Hilde Ordemann, tilsynsleiar

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet