Rapport frå tilsyn med Sund kommune 2015

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse  og rus i Sund kommune 28. og 28. september 2015.

Vi undersøkte om Sund kommune ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at

• helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus oppfyller opplysningsplikt til barnevernet
• meldingar til barneverntenesta blir handtert forsvarleg
• barneverntenesta oppfyller plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

Vår vurdering av kommunen si styring (internkontroll) med tenestene går fram av kapittel 6. Ved tilsynet blei det avdekt tre avvik:

1. Sund kommune ved barneverntenesta gir ikkje alltid skriftleg tilbakemelding om motteken melding til privat og offentleg meldar. Sund kommune ved barneverntenesta gir sjeldan tilbakemelding til offentleg meldar etter gjennomført undersøking om saka er avslutta eller følgd opp med tiltak. Det blir ikkje vurdert om offentleg meldar også skal ha informasjon om kva tiltak som er sett i verk.
2. Dei barnevernfaglege vurderingane som ligg til grunn for avgjerd om å leggje bort eller følgje opp ei melding med undersøking, er ofte ikkje dokumentert i saka.
3. Leiinga si oppfølging av at helsepersonell i helse- og omsorgstenestene etterlever meldeplikt til barnevernet er mangelfull.

Frist for tilbakemelding om iverksetting av tiltak for å rette avvika er 10. desember 2015.

Anne Grete Robøle
Revisjonsleiar

Hilde Ordemann
Revisor

 

1. Innleiing

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med barnevern- og helse- og omsorgstenester etter lov om barneverntenester § 2-3 tredje ledd, jamfør § 2-3b og lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Sund kommune 28. og 29. september 2015. Tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med barneverntenester og den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (interkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Tilsynet omfatta å undersøkje

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Sund kommune har vel 6700 innbyggjarar. Tenestene er styrt i line frå rådmann til kommunalsjefar og tenesteleiarar. Barnevernleiar rapporterer til kommunalsjef for oppvekst. Helseleiar og leiar for psykiatritenesta rapporterer til kommunalsjef for helse og omsorg.

Samordningsteamet (SOT) er kommunens koordinerande eining for barn og unge, og har møte annakvar veke. Deltakarar er kommunepsykologane, PPT-leiar, PPT-psykolog, helseleiar, leiar for psykiatritenesta, leiar for tiltak for funksjonshemma og barnvernleiar.

SOT skal bidra til samordning av tenester til barn med langvarige og samansette behov, ta stilling til behov for koordinator og om barnet skal få individuell plan. Administrative og faglege leiarar er samde om at SOT ikkje fungerer som føresett, men har hittil ikkje kome fram til eigna løysning eller vurdert alternativ.

Kommunen har teke i bruk elektronisk modul for individuelle planar. Denne ordninga fungerer dårleg, spesielt fordi ikkje alle tenester og brukarar loggar seg inn og bruker planen aktivt. Koordinering av tenester føregår i hovudsak i møte i ansvarsgrupper. Samarbeidet om tilbod til det enkelte barnet/ungdommen varierer med kven som er med i ansvarsgruppene.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:
Melding om tilsyn blei sendt 13. juli 2015.
Opningsmøte blei halde 28. september 2015
Intervju: 15 personar blei intervjua.
Stikkprøver i 40 meldingar, sjå kapittel 8 for informasjon om kva som blei undersøkt.
Sluttmøte blei halde 29. september 2015.

Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk frå Sund kommune før tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at

• helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse og rus etterlever opplysningsplikta til barnevernet
• meldingar til barneverntenesta blir handtert forsvarleg
• barneverntenesta etterlever plikt til å gi tilbakemelding til meldar
• barnevern-, helsestasjons- og skulehelsetenesta og psykisk helse  og rus tilbyr og brukar individuell plan når barn og unge treng langvarige og koordinerte tenester

5. Funn

Avvik nr. 1: Sund kommune ved barneverntenesta gir ikkje alltid skriftleg tilbakemelding om motteken melding til privat og offentleg meldar ¹. Sund kommune ved barneverntenesta gir sjeldan tilbakemelding til offentleg meldar etter gjennomført undersøking om saka er avslutta eller følgd opp med tiltak. Det blir ikkje vurdert om offentleg meldar også skal ha informasjon om kva tiltak som er sett i verk.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 a, g og h, jf. lov om barneverntjenster §§ 2-1og 6-7a tredje og fjerde ledd.

Avviket byggjer på følgjande:

• Intern rutine om tilbakemelding til meldar ² er kjent, men ikkje alltid følgd.
  –  Ved stikkprøve i 40 meldingar til barnevernet i perioden 1.09.14.- 15.09.15 var det gitt tilbakemelding om motteken melding i 9 saker. Undersøking var avslutta i 15 av 32 saker. Det var ikkje gitt tilbakemelding til offentleg meldar eller personell med yrkesmessig teieplikt om saka blei følgd opp med tiltak eller om saka var lagt bort.
• Leiinga er kjent med at privat og offentleg meldar ikkje alltid får tilbakemelding slik dei skal ha, jamfør kommentar nedanfor, men har hittil ikkje sett i verk relevante korrigerande tiltak.

Kommentar:  Hovudregelen er at meldar skal få tilbakemelding innan tre veker om at melding er motteken. Offentleg meldar skal i tillegg få tilbakemelding om det er sett i verk undersøking.

Dersom det er opna undersøking skal barneverntenesta gi ny tilbakemelding til offentleg meldar om at undersøking er gjennomført. Den nye tilbakemeldinga skal sendast innan tre veker etter at undersøkinga er gjennomført og skal innehalde opplysningar om saka er lagt bort, eller om saka blir følgd vidare.

Når barneverntenesta skal setje i verk eller har sett i verk tiltak som er det er nødvendig at offentleg meldar får kjennskap til av omsyn til si vidare oppfølging, kan barneverntenesta gi meldar tilbakemelding om tiltaka.

Barneverntenesta skal også gi tilbakemelding i tilfelle meldinga blir definert som tilleggsopplysning i sak der undersøking er i gang eller der barnet allereie tek imot tiltak.

Avvik nr. 2: Dei barnevernfaglege vurderingane som ligg til grunn for avgjerd om å leggje bort eller følgje opp ei melding med undersøking, er ofte ikkje dokumentert i saka.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernstenester § 4 g og h, jf. lov om barnevernstjenester 1-4, 2-1, § 6-1.

Avviket byggjer på følgjande:

• Stikkprøver i 37 meldingar mottekne 1.09.14-15.09.15 viser at det ikkje alltid går fram kva vurderingar som ligg til grunn for å leggje bort eller følgje opp melding med undersøking.
  –  Vurdering var dokumentert i fem av 15 meldingar som var lagt bort og i tre av 22 meldingar som blei følgde opp med undersøking.
• Leiinga er kjent med at dei faglege vurderingane av meldingane ikkje alltid blir dokumentert i fagsystemet slik også fagprosedyren for vurdering av bekymringsmelding ³ tilseier.

Kommentar: Tenester etter barnevernlova skal vere forsvarlege. Det er ikkje eit krav i lov eller forskrift at barneverntenesta skal dokumentere i journal, men kravet til god forvaltningsskikk inneber at det skal vere mogleg å sjå i saksdokumenta kva faglege vurderingar som ligg til grunn for barnevernstenesta sine avgjerder.

Barnevernstenesta må skrive ned det som kan ha noko å seie for vidare utgreiing og eventuelle tiltak. Tenesta treng dokumentasjon for å sikre samanheng i arbeidet sitt, og dokumentasjonen gjer det lettare for partane å ivareta rettane sine i saka.

Når ei melding blir lagt bort, skal vurdering og avgjerd gå fram av saka, også fordi melding som tidlegare er lagt bort kan bli brukt i vurdering av seinare meldingar.

Avvik nr. 3: Leiinga si oppfølging av at helsepersonell i helse- og omsorgstenestene etterlever meldeplikt til barnevernet er mangelfull.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4 c, g og h, jf. helse- og omsorgstenestelova § 4-1 d, § 4-2 og helsepersonellova § 33.

Avviket byggjer på følgjande:

• Det er høg terskel for å melde til barneverntenesta og få meldingar frå helsepersonell
• Behov for opplæring er ikkje vurdert og det er ikkje organisert tilbod om systematisk opplæring om opplysningsplikt til barnevernet.
• Tilsette har ulik kjennskap til regelverk om teieplikt og meldeplikt til barneverntenesta. Det er ikkje ei avklart forståing internt i helsetenestene av kva som utløyser meldeplikt. Helsetenestene som dette tilsynet omfatta, og barneverntenesta har og ulike oppfatningar om kva som utløyser meldeplikt til barneverntenesta.
• Det går fram av årsmelding 2014 frå barneverntenesta at sitat: «meldingar kjem først når utfordringar og vanskar er etablert. Ved fleire høve er det tilfeldig at barneverntenesta blir kjent med barn i vanskelege omsorgssituasjonar.»
• Rutinar og praksis for melding til barneverntenesta har ikkje vore del av leiinga si oppfølging og evaluering.

6. Vurdering av styringssystemet

Kommunen og leiarar har ansvaret for rammer og organisatoriske løysingar som gjer det mogleg å oppfylle krav i barnevern- og helse- og omsorgslovgjevinga. Styring med tenestene føreset at leiarar følgjer med på eige verksemd og set i verk førebyggjande og korrigerande tiltak når dette er nødvendig.

Det er avdekt svikt i styring med tenestene som dette tilsynet omfatta, jf. omtale i kapittel 2 og 5. Terskelen for å melde til barneverntenesta er høg. Det tverrfaglege/-etatlege samarbeidet er sårbart på verksemd- og individnivå. Informasjon ved tilsynet tilseier at administrative og faglege leiarar er kjende med eksisterande problemstillingar utan at det hittil er funne fram til eigna løysningar. Det er ikkje usannsynleg at ulikt syn på kva situasjonar som utløyser meldeplikt og kva som er tenleg tilnærming i enkeltsaker innverkar på samarbeid og koordinering av tenester. Det kan også ha ført til at tiltak overfor enkelte barn/familiar blir sett inn seinare enn det elles kunne vore gjort. Manglande tilbakemeldingar frå barneverntenesta kan også ha innverka på helsetenestene si oppfølging av enkelte barn/familiar og samarbeidet med barneverntenesta generelt.

7. Regelverk

• Lov av 17. juli 1992 om barneverntjenester (barnevernlova)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 14. desember 2005 nr. 1584om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester
• Forskrift av 16. desember 2012 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• FNs konvensjon om barns rettigheter

8. Dokumentunderlag

Opplysningar mottekne frå Sund kommune i samband med førebuing av tilsynet

• Brev av 18. august 2015 frå Sund kommune
• Årsmelding 2014 frå barnevernstenesta
• Administrativ organisering i Sund kommue
• Organisasjonskart helsetenesta
• Tilsette i helseavdelinga
• Organisasjonskart og skildring i innhald i stilling Sund barnevernteneste
• Leiaravtale Sund kommune
• Organisasjonskart/arbeidsbeskriving Sund barnevernteneste
• Fagprosedyre 1: Mottak av bekymringsmelding
• Fagprosedyre 2: Vurdering av bekymringsmelding
• Fagprosedyre 3: Undersøkelse i barnevernsak
• Koordinerande eining – Sund kommune
• Skjema – melding om behov for koordinator og/eller individuell plan
• Skjema – melding om deltakelse i ansvarsgruppe
• Skjema – samtykkeerklæring til SOT/ eller rehab.team for vaksne
• Skjema – melding om tildeling av koordinatoransvar
• Skjema – melding om tildeling av koordinator
• Autorisasjonsskjema  for tilgang til ACOS IP
• Trykksak – informasjon om nettbasert individuell plan i Sund kommune
• Verksemdsplan 2015 for barneverntenesta
• Delegasjon av mynde til leiarar
• Organisasjonskart psykiatritenesta
• Tilsette i psykiatritenesta
• Fagprosedyre 11: Undersøkelse i saker med mistanke om at barn er utsett for vold og seksuelle overgrep
• Fagprosedyre 12: ved mistanke om seksuelle overgrep
• Oversikt meldingar til barneverntenesta 1. september 2014-15. september 2015

Informasjon om kor mange barn med tiltak/oppfølging frå barneverntenesta som har ansvarsgruppe

Per 1. juni 2015 var det 24 barn med tiltak/oppfølging frå barneverntenesta ansvarsgruppe.

Stikkprøver 28. og 29. september

Meldingar til barneverntenesta 1. september 2014 - 15. september 2015

I denne perioden fekk barneverntenesta 78 meldingar. Det var ingen meldingar frå helsestasjons- og skulehelsetenesta  eller frå psykisk helse og rus. Meldingane var gjennomgått innan ei veke. 23 meldingar var lagt bort.

40 meldingar til barneverntenesta  mottekne 1. september 2014 -15. september 2015

Vi såg etter om meldingane var vurderte innan tidsfristen på ei veke, om avgjerd og vurdering av meldinga var dokumentert, om det var gitt tilbakemelding til meldar om motteken melding og om det var gitt tilbakemelding til offentleg meldar innan fastsett frist etter at undersøking var avslutta.

• Meldingane var vurdert innan fristen på ei veke.
• Barnevernfagleg vurdering var dokumentert i fem av 15 meldingar som blei lagt bort
• Barnevernfagleg vurdering var dokumentert i tre av 22 meldingar som blei følgd opp med undersøking.
• I 9 av 40 saker var det gitt tilbakemelding til meldar om at melding var motteken.
• Undersøking var avslutta i 15 av 32 saker. Det var ikkje gitt tilbakemelding til offentleg meldar eller personell med yrkesmessig teieplikt om saka blei følgd opp med tiltak eller om saka var lagt bort.

Individuell plan

Fire saker der barnevernet er ei av tenestene som medverkar i gjennomføring av tiltak i barnets individuelle plan blei gjennomgått.  I desse sakene var det innkalla til og gjennomført møte i ansvarsgruppe til avtalte tider. Dei individuelle planane var ikkje tilgjengelege for verifikasjon.

Korrespondanse mellom Sund  kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 13. juli 2015 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Brev av 18. august 2015 med vedlegg frå Sund kommune
• E-brev 24. august 2015 med vedlegg frå Sund kommune
• E-brev 24. august 2015 med vedlegg frå Sund kommune
• E-brev 26. august 2015 med vedlegg frå Sund kommune
• E-brev 5. september med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland
• E-brev 17. september med vedlegg frå Sund kommune
• E-brev 8. og 21. september  med vedlegg frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå Fylkesmannen deltok:
Marianne Lunder Kjelby, seniorrådgjevar
Marianne Hammer, rådgjevar
Hilde Ordemann, seniorrådgjevar
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar

1 Offentleg meldar omfattar her også personar med yrkesmessig teieplikt, jf. lov om barneverntjenester § 6-7 a.

2 Sund kommune, barneverntenesta. Fagprosedyre 1. Mottak av bekymringsmelding

3 Sund kommune, barneverntenesta. Fagprosedyre 2. Vurdering av bekymringsmelding

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk