Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med meldinger og tilbakemelding til melder ved Barneverntjenesten i Ballangen 2015

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• hvordan kommunen sikrer at meldinger til barnevernet blir forsvarlig vurdert og
• hvordan kommunen sikrer at plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt i ulike trinn av saksbehand lingen

Tilsynet avdekket to avvik:

Avvik 1:

Ballangen kommune sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at bekymringsmeldinger behandles fortløpende og at det dokumenteres en forsvarlig vurdering.

Avvik 2:

Ballangen kommune sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at det gis tilbakemelding til melder på de ulike trinn i saksbehandlingen.

Lise Tymi
revisjonsleder

Ingunn Aronsen Brenna
revisor

 

 

Marianne Frostad Nilsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Barneverntjenesten i Ballangen i perioden 02.06.15 - 17.02.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernvirksomheten, jf. lov om barneverntjenester § 2-3, fjerde ledd.

Det er Statens helsetilsyn som gir føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn, jf. lov om barneverntjenester § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt ieller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ballangen kommune har pr. 1. januar 2015 2581 innbyggere, hvorav 518 er barn under 18 år. Barneverntjenesten mottok i 2014 til sammen 27 bekymringsmeldinger.

Barneverntjenesten er organisatorisk plassert i rådmannens stab under assisterende rådmanns ledelse. Ved halvårsrapporteringen 30.06.15 oppga kommunen at det var 3,5 årsverk i barnevemtjenesten. Tjenesten har hatt redusert bemanning i perioder med vakanser og fravær. På tilsynstidspunktet var 2 av stillingene besatt. Tjenesten drives etter generalistmodellen og har egen fagleder. Ballangen kommune har gjennom den statlige satsingen på kommunalt barnevern 2011-2015 fått tildelt 1 stilling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Varsel om tilsyn ble utsendt 02.06.15. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.11.15.

Intervjuer ble gjennomfært med 3 personer. Oversikt over deltakere ved tilsynet er gitt i kapitlet Deltakere ved tilsynet. Sluttmøte ble avholdt 24.11.15.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder.

Fylkesmannen har undersøkt hvorvidt

• meldinger til barneverntjenesten håndteres og vurderes forsvarlig
• plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt på ulike trinn i saksbehandlingsprosessen

Barneverntjenesten er gitt et særlig ansvar for å sikre at barn som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg i rett tid. Bekymringsmeldinger som tjenesten mottar skal derfor gjennomgås fortløpende og senest innen en uke, og det skal vurderes om det er grunnlag for nærmere undersøkelse. Gjennomgangen skal dokumenteres, slik at det er etterprøvbart om meldingene håndteres forsvarlig og ikke henlegges på feil grunnlag.

Den som melder til barnevernet skal få tilbakemelding om at meldingen er mottatt. Dersom meldingen er gitt på bakgrunn av meldeplikten, skal melder også få opplysninger om det er iverksatt undersøkelse. Når undersøkelsen er gjennomført, skal det gis en ny tilbakemelding til offentlige meldere hvor det opplyses om utfall av undersøkelsen. Barneverntjenesten kan da også gi tilbakemelding om iverksatte tiltak, dersom dette er nødvendig for den videre oppfølgingen av barnet.

Kommunens ledelse skal tilrettelegge for at barneverntjenesten kan håndtere meldinger forsvarlig og gi tilbakemelding til melder i henhold til loven.

5. Funn

Det ble avdekket to avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Ballangen kommune sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at bekymringsmeldinger behandles fortløpende og at det dokumenteres en forsvarlig vurdering

Avviket bygger på følgende funn:

• Tjenesten har ikke rutiner og praksis for å registrere og gjennomgå innkomne meldinger fortløpende og senest innen en uke
• Ved fravær sikres det ikke at meldinger registreres
• Kommunen har ikke rutiner for å registrere når post mottas 7 av 29 meldinger er ikke gjennomgått innenfor frist
• I 16 av 29 meldinger fremkommer ikke dokumenterte vurderinger av innholdet i meldinger
• Det sjekkes ikke alltid om det tidligere er meldt bekymring for barnet
• Søknad i ikke aktiv sak håndteres ikke som melding
• Det er ikke en felles praksis som sikrer at henlagte meldinger oppbevares slik at opplysningene er tilgjengelige ved nye meldinger på samme barn

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Barnevernloven § 1-1

Formålet med denne loven er

• å sikre at barn og unge som lever underforhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid,
• å bidra til at barn og ungefår trygge oppvekstvilkår.

Barnevernloven § 1-4

• Tjenester og tiltak etter denne loven skal være forsvarlige.

Barnevernloven § 4-2 om meldinger til barneverntjenesten

• Barneverntjenesten skal snarest, og senest innen en uke, gjennomgå innkomne meldinger og vurdere om meldingen ska/følges opp med undersøkelser etter§ 4-3.

Forskrift om mulkt etter barnevernloven § 1

• For åføre kontroll med atfristene i § 6-9 overholdes, skal barneverntjenestenfor hver enkelt sak registrere datofor mottak av meldinger og datoer for videre oppfølging av saken på fristskjema utarbeidet av Barne- og familiedepartementet.

Avvik 2:

Ballangen kommune sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at det gis tilbakemelding til melder på de ulike trinn i saksbehandlingen

Avviket bygger på følgende funn:

• Kommunen sikrer ikke at det gis tilbakemelding til melder innen lovpålagte frister
• Det er ikke gitt tilbakemelding innen angitt frist om mottatt melding i 21 av 36 saker Det dokumenteres ikke at det gis tilbakemelding til private meldere
• Det er ikke gitt tilbakemelding til melder etter avsluttet undersøkelse i 13 av 14 saker
• Det er ikke praksis for å vurdere om det skal gis informasjon til melder om type tiltak i tilbakemelding etter undersøkelse

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

Barnevernloven § 6-7 a

Barneverntjenesten skal gi den som har sendt melding til barneverntjenesten, jf § 4-2, tilbakemelding. Tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at meldingen ble mottatt. Tilbakemelding kan unnlates i tilfeller der meldingen er åpenbart grunnløs, eller der andre særlige hensyn taler mot å gi tilbakemelding.

Tilbakemeldingen skal bekrefte at meldingen er mottatt. Dersom meldingen kommer fra melder som omfattes av§ 6-4 annet og tredje ledd, skal tilbakemeldingen også opplyse om hvorvidt det er åpnet undersøkelsessak etter § 4-3.

Dersom det er åpnet undersøkelsessak, skal barneverntjenesten gi melder som omfattes av § 6-4 annet og tredje ledd, ny tilbakemelding om at undersøkelsen er gjennomført. Den nye tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at undersøkelsen er gjennomført og skal inneholde opplysninger om hvorvidt saken er henlagt, eller om barneverntjenestenfølger opp saken videre.

Nar barneverntjenesten skal iverksette eller har iverksatt tiltak som det er nødvendig at melder som omfattes av § 6-4 annet og tredje ledd får kjennskap til av hensyn til sin videre oppfølging av barnet, kan barneverntjenesten gi melderen tilbakemelding om tiltakene.

Følgende funn knyttet til styring gjelder avvik 1 og 2:

• Det er ikke klart hvordan ansvar og myndighet er fordelt etter lov om barneverntjenester
• Det er ikke utpekt barnevernleder
• Det foreligger ikke stillingsbeskrivelser for de ulike funksjonene i barneverntjenesten Kommunen har ikke rutiner for å sikre at ansatte har kunnskap om oppdaterte lover og forskrifter
• Kommunen sørger ikke for å innhente og nyttiggjøre seg arbeidstakeres kunnskap og erfaring i forbedringsarbeid
• Kommunen har ikke oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav
• Det er ikke foretatt risikovurdering knyttet til mottak av meldinger ved redusert bemanning
• Kommunen sikrer ikke at arbeidet med meldinger kontrolleres slik at svikt oppdages og kan korrigeres

Dette er avvik fra følgende lovkrav:

Barnevernloven § 2- 1 andre og fjerde ledd, jf. Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 a-h

Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen uifører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Kommunen må kunne gjøre redefor hvordan den oppfyller kravet til internkontroll. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om internkontroll.

l hver kommune skal det være en administrasjon med en leder som har ansvar for oppgaver etter denne loven.

Kommentar:

Barnevernadministrasjonens leder er barneverntjenestens øverste myndighet i barnevernfaglige spørsmål. Dette innebærer blant annet at kommuneledelsen ikke kan instruere eller overprøve barnevernadministrasjonens leder i faglige spørsmål. I brev fra departementet til kommunene av 12. november 1992 framgår det at kommunestyret skal fatte vedtak om hvem som er leder for den kommunale bameverntjenesten. Myndigheten til å utpeke bamevernleder kan delegeres til rådmannen eller andre.

Loven gir ikke adgang til å delegere barnevernleders kompetanse til andre enn den som er utpekt som leder. Når vedkommende ikke er til stede, vil barnevernleders stedfortreder inneha samme kompetanse.

6. Regelverk

• Lov om barnevemtjenester av 17. juli 1992
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om bameverntjenester av 14. desember 2005
• Forskrift om fylkesmannens adgang til å ilegge kommunen mulkt ved oversittelse av fristene i barnevernloven § 6-9 av 1 .januar 1993

7. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal sørge for å ha et styringssystem med internkontroll som sikrer at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Gjennom tilsynet ble det avdekket svikt i kommunens styringssystem og oppfølgingen av barneverntjenesten. Kommunens ledelse har ikke et system for å skaffe seg oversikt over hvordan barneverntjenesten utfører sine oppgaver og kontrollere kvaliteten på tjenestene barnev ernet gir. Det rapporteres ikke systematisk fra tjenesten til overordnet ledelse. Status i arbeidet med meldinger etterspørres ikke systematisk av kommuneledelsen.

Dette fører til at det er vanskelig å oppdage svikt, og dermed også å korrigere praksis ved å iverksette tiltak for å forhindre at svikt oppstår.

Det er ikke klart hvordan ansvar og myndighet er fordelt etter lov om barneverntjenester, da det ikke er utpekt en barnevernleder og ikke utarbeidet stillingsbeskrivelser. Dette medfører blant annet at det er uklart hvem som skal ha ansvar for å sikre at ansatte har kunnskap om oppdaterte lover og forskrifter og hvem som har myndighet til å utarbeide og implementere rutiner som sikrer at arbeidet med meldinger gjøres forsvarlig.

Det har i lengre perioder vært vakanser og annet fravær i tjenesten. Kommunen har ikke foretatt en risikovurdering eller utarbeidet rutiner knyttet til mottak og gjennomgang av meldinger ved redusert bemanning og fravær i barneverntjenesten.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement for Ballangen kommune - vedtatt 18.12.2008
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Møteplan for Ballangen kommune 2. halvår 2015
• Beskrivelse av møtestruktur i barneverntjenesten
• Veileder for ansatte i Ballangen kommune, Bekymringssaker barn og unge
• Dokumentasjon knyttet til 37 meldinger mottatt av barneverntjenesten i 2014 og 1. halvår 2015

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket/ systemrevisjonen:

• Dokumentasjon knyttet til 5 gjennomgåtte meldinger mottatt høsten 2015

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 02.06.15 fra Fylkesmannen i Nordland til Ballangen kommune med varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumentasjon fra Ballangen i brev av 05.06.15
• Brev av 04.09.15 fra Fylkesmannen med program for tilsynet
• Diverse mail-korrespondanse med oversendelse av dokumentasjon og avklaringer 23.06.2015, 09.07.2015, 10.08.2015, 19.08.2015, 24.08.2015, 06.10.2015 og 10.11.2015.

9. Deltakere ved tilsynet

l tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lise Tymi - seniorrådgiver
Marianne Frostad Nilsen - rådgiver
Ingunn Aronsen Brenna - rådgiver

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk