Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder ved Barneverntjenesten i Steigen 2016

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• hvordan kommunen sikrer at meldinger til barnevernet blir forsvarlig vurdert og
• hvordan kommunen sikrer at plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt i ulike trinn av saksbehandlingen

Avvik 1:

Steigen kommune sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at det dokumenteres en barnevernfaglig vurdering ved gjennomgang av bekymringsmeldinger

Avvik 2:

Steigen kommune sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at det gis tilbakemelding til melder på de ulike trinn i saksbehandlingen

Dato: 5.9.16

Lise Tymi
revisjonsleder

Ingunn Aronsen Brenna
revisor

 

Inger Uleberg Sandnes
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Steigen i perioden 15.04.16 - 05.09.16. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernvirksomheten, jf. lov om barneverntjenester § 2-3, fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse pm:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Steigen kommune ligger i Nord-Salten. Kommunen har ca. 2 550 innbyggere, og av disse var 446 under 18 år pr. 01.01.2016.

Kommunesenteret ligger i Leinesfjord der også barneverntjenesten er lokalisert sammen med familiesenteret.

Barneverntjenesten er organisert under helse- og omsorgsleder. Tjenesten har fire stillinger inkludert barnevernleder. To av stillingene er finansiert gjennom statlige midler. På tilsynstidspunktet var alle stillingene besatte, men tjenesten hadde i 2015 perioder med vakanser.

Barnevernet i Steigen mottok 40 meldinger i 2015, 2 av disse ble henlagt etter gjennomgang. Kommunen har ikke rapportert om fristbrudd ved gjennomgang av meldinger i 2015.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

• Revisjonsvarsel ble sendt 15.04.16. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8 - dokumentunderlag.
• Åpningsmøte ble gjennomført 08.06.16.
• Intervjuer ble gjennomført med 6 personer.
• Sluttmøte ble gjennomført 09.06.16.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder.

Fylkesmannen har undersøkt hvorvidt

• meldinger til barneverntjenesten håndteres og vurderes forsvarlig
• plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt på ulike trinn i saksbehandlingsprosessen

Barneverntjenesten er gitt et særlig ansvar for å sikre at barn som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg i rett tid.

Bekymringsmeldinger som tjenesten mottar skal derfor gjennomgås fortløpende og senest innen en uke, og det skal vurderes om det er grunnlag for nærmere undersøkelse.

Gjennomgangen skal dokumenteres, slik at det er etterprøvbart om meldingene håndteres forsvarlig og ikke henlegges på feil grunnlag.

Den som melder til barnevernet skal få tilbakemelding om at meldingen er mottatt. Dersom meldingen er gitt på bakgrunn av meldeplikten, skal melder også få opplysninger om det er iverksatt undersøkelse. Når undersøkelsen er gjennomført, skal det gis en ny tilbakemelding til offentlige meldere hvor det opplyses om utfall av undersøkelsen. Barneverntjenesten kan da også gi tilbakemelding om iverksatte tiltak, dersom dette er nødvendig for den videre oppfølgingen av barnet.

Kommunen er ansvarlig for å ha en barneverntjeneste som kan håndtere meldinger forsvarlig og gi tilbakemelding til melder i henhold til loven.

5. Funn

Det ble avdekket to avvik under tilsynet.

Avvik 1:

Steigen kommune sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at det dokumenteres en barnevernfaglig vurdering ved gjennomgang av bekymringsmeldinger

Avviket bygger på følgende funn:

• I 13 av 30 gjennomgåtte saker dokumenteres ikke barnevernfaglige vurderinger
• Tjenesten er kjent med at det er mangler ved dokumentasjon av faglige vurderinger ved gjennomgang av meldinger. Det er ikke beskrevet tiltak som er satt i verk for å rette på dette
• Erfaringer fra ansatte brukes ikke systematisk i forbedringsarbeidet. Det fremgår av tilsendte styringsdokumenter og intervjuer en intensjon om å ha faste møter der kvalitetsforbedring i tjenesten er tema, men dette gjennomføres ikke

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 2-1. Kommunens oppgaver, jf. Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 a-h
• Barnevernloven § 1-4. Krav til forsvarlighet

Avvik 2:

 Steigen kommune sikrer ikke gjennom sin styringsaktivitet at det gis tilbakemelding til melder på de ulike trinn i saksbehandlingen

Avviket bygger på følgende funn:

• Det er ikke gitt tilbakemelding om mottatt melding i 13 av 24 aktuelle saker
• Det er ikke gitt tilbakemelding til melder etter avsluttet undersøkelse i 12 av 15 aktuelle saker
• Rutinebeskrivelse for håndtering av melding foreligger, men er ikke oppdatert i henhold til gjeldende lovverk
• Det er ikke kjent for alle at det skal gis tilbakemelding til melder også når det mottas melding i aktive saker
• Det finnes flere ulike maler for tilbakemelding til melder. Det er ingen omforent forståelse av hvilken mal som skal benyttes
• Tjenesten er kjent med at det forekommer svikt på området, men det er ikke klart hvordan kommunen vil sikre at lovkravet oppfylles

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 2-1. Kommunens oppgaver, jf. Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4 a-h
• Barnevernloven § 6-7 a. Tilbakemelding til melder 

Følgende funn knyttet til styring gjelder avvik 1 og 2:

I arbeidsinstruksen framgår det at leder for barneverntjenesten har ansvar for oppgaver etter barnevernloven, herunder å treffe vedtak, mens i kommunens delegasjonsreglement framgår det at sosialleder er leder for kommunens barnevernadministrasjon. Videre framgår det i delegasjonsreglementet at ved barnevernleders fravær utnevnes 1) sosialleder og 2) rådmann. Beskrivelsen av hvem som er barnevernadministrasjonens leder samsvarer ikke i disse to dokumentene. Det er heller ikke klart hvem som er utpekt som stedfortreder for barnevernleder.

Kommentar:

Barnevernadministrasjonens leder er barneverntjenestens øverste myndighet i barnevernfaglige spørsmål, jf. barnevernloven § 2-1. Dette innebærer blant annet at kommuneledelsen ikke kan instruere eller overprøve barnevernadministrasjonens leder i faglige spørsmål. I brev fra departementet til kommunene av 12. november 1992 framgår det at kommunestyret skal fatte vedtak om hvem som er leder for den kommunale barneverntjenesten. Myndigheten til å utpeke barnevernleder kan delegeres til rådmannen

eller andre. Loven gir ikke adgang til å delegere barnevernleders kompetanse til andre enn den som er utpekt som leder. Når vedkommende ikke er til stede, vil barnevernleders stedfortreder inneha samme kompetanse.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005
• Forskrift om fylkesmannens adgang til å ilegge kommunen mulkt ved oversittelse av fristene i barnevernloven § 6-9 av 1.januar 1993
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967

7. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal følge nøye med i de forhold barn lever under, og har ansvar for å finne tiltak som kan forebygge omsorgssvikt og atferdsproblemer. Barnevernet er etter loven tillagt oppgaven med å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og skal undersøke om det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak, jf. barnevernloven§ § 1-1 og 4-3.

Tjenester etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Barneverntjenesten skal gi nødvendig hjelp og omsorg til rett tid og med tilstrekkelig omfang, basert på hva som er barnets beste. For å sikre forsvarlige tjenester er det viktig at barneverntjenesten fortløpende nedfeller opplysninger og vurderinger som kan ha betydning for videre arbeid i saken, slik at øvrige ansatte kan gjøre seg kjent med hvilke faglige vurderinger som er gjort. Ved gjennomgang av bekymringsmeldinger gjøres en vurdering av innholdet i meldingen og eventuell tidligere kjennskap til familien. I denne kommunen er det i hovedsak barnevernleder som gjør dette og muntlig overleverer vurderingen til saksbehandler ved konklusjon om videre undersøkelse. Manglende dokumentasjon av denne vurderingen utgjør en risiko for at man undersøker noe annet enn det som ble vurdert som relevant ved gjennomgang av meldingen og at viktig informasjon om sakens forløp går tapt. Ledelsen plikter dessuten å skaffe seg kunnskap om hvordan tjenestene virker for å kunne drive forbedringsarbeid, jf. internkontrollforskriften § 4 g. For å kunne skaffe seg informasjon om hvordan tjenestene virker, eventuelt hvor det svikter, er det nødvendig at barnevernets arbeid er etterprøvbart.

De organer som utfører daglig, løpende arbeid etter barnevernloven utgjør kommunens barneverntjeneste, jf. barnevernloven § 2-1. I kommunens styringsdokumenter er det uklart hvem som har øverste myndighet i barnevernfaglige spørsmål. Under tilsynet framkom det imidlertid at det var klart for alle ansatte hvem som var barnevernleder og hadde denne myndigheten. Det var ikke utpekt stedfortreder ved barnevernleders fravær, noe som kan utgjøre en risiko for at verdifull tid går bort i å avklare dette ved eventuelle hastesaker når barnevernleder ikke er til stede.

Kommunens ledelse skal sørge for å ha et styringssystem med internkontroll som sikrer at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Styring og systematikk skal sikre at det ikke er tilfeldigheter og enkeltpersoner som ivaretar forsvarligheten. God dialog og informasjonsflyt mellom ledelse og øvrige ansatte er viktig for å nå dette målet. Under tilsynet framkom det at tjenesten var kjent med fare for svikt på områdene tilsynet omfattet. Det var imidlertid ikke klart hvilke tiltak kommunen ville iverksette for å korrigere praksis slik at lovkravene ble oppfylt.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Delegasjonsreglement for Steigen kommune vedtatt med endringer 28.08.2014
• Organisasjonskart for kommunen
• Intern møteplan for barneverntjenesten i Steigen
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Arbeidsinstruks for barnevernskonsulent og barnevernleder
• Handlingsplan for barneverntjenesten for perioden 11.03.04 - 31.12.14, inkludert plan for videre tiltak i forhold til utfordringer i perioden 16.10.14 -31.12.14
• Årshjul 2014
• Årsmelding for Steigen kommune 2015
• Rutinebeskrivelse meldinger
• Oversikt meldinger
• Oversikt postjournal
• Skjema for avviksrapporter og avviksbehandling
• Dokumentasjon knyttet til 30 meldinger mottatt og gjennomgått av barneverntjenesten i 2015 og til og med første kvartal 2016.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Nøkkeltallrapport av 07.06.16 fra fagprogrammet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 15.04.16 fra Fylkesmannen til Steigen kommune med varsel om tilsyn
• Epost fra Steigen kommune 22.04.16 om at varsel er mottatt
• Oversendelse av dokumentasjon fra Steigen kommune i brev av 13.05.16
• Diverse epostkorrespondanse med etterlysning av deler av dokumentasjonen 19.05.16 og 20.05.16
• Brev av 20.05.16 fra Fylkesmannen med program for tilsynet
• Oversendelse av dokumentasjon fra Steigen kommune mottatt 26.05.16

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: 
Lise Tymi - seniorrådgiver
Ingunn Aronsen Brenna - rådgiver
Inger Uleberg Sandnes - rådgiver

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk