Rapport fra tilsyn med Marker kommunes arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder 2015

Sammendrag

Statens helsetilsyn har som overordnet faglig ansvarlig for tilsyn med barnevernfeltet besluttet at det i 2015 skal gjennomføres landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester.

Fylkesmannen i Østfold gjennomførte i perioden 04.05.15 (varsel) - 01.12.15 (rapport) tilsyn med Marker kommunes:

• Arbeid med bekymringsmeldinger  til barneverntjenesten
• Tilbakemelding til melder ved mottak av bekymringsmeldinger og avslutning av undersøkelser

Tilsynet har vært en del av et samordnet tilsyn med Marker kommune der Barnehage- og utdanningsavdelingen  hos Fylkesmannen også har undersøkt  skolenes og barnehagenes oppfyllelse av opplysningsplikten. Det er utarbeidet egne rapporter fra den delen av tilsynet.

Det ble funnet ett avvik og gitt en merknad under tilsynet:

Avvik:

Marker kommune sikrer ikke at det gis tilbakemelding til melder etter mottak av bekymringsmeldinger eller etter at undersøkelser er avsluttet.

Merknad:

Marker kommune dokumenterer ikke i alle saker hvilke barnevernfaglige vurderinger som ligger til grunn når meldinger konkluderes.

Dato 01.12.2015

Atle Grønstøl
revisjonsleder

Maria Kjølberg Evensen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter gjennomført systemrevisjon ved Marker kommune i perioden 04.05.15 (varsel) - 01.12.15 (rapport). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet  i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Tilsynet ble gjennomført i samarbeid med Fylkesmannens Barnehage- og utdanningsavdelingen  som et samordnet tilsyn med Marker kommune. Temaet var skolenes og barnehagenes  opplysningsplikt til barnevernet, og barnevernets arbeid med mottatte meldinger samt tilbakemelding til melder. Det er utarbeidet egne rapporter for de ulike tilsynsområdene.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Det ble avdekket ett avvik under revisjonen. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten  - spesielle forhold

Marker kommune er en grensekommune i Indre Østfold med rundt 3600 innbyggere.. Kommunens  administrative ledelse består av rådmann og kommunalsjef. Barneverntjenesten  er organisert som en avdeling i virksomhet familie og helse, og ledes av barnevernleder.

Barnevernleder rapporterer til virksomhetsleder familie og helse. Barneverntjenesten har 6,1 stillingshjemler inkludert leder, og arbeidet er organisert etter "generalistmodellen", dvs at hver saksbehandler følger en sak fra mottak av meldinger, gjennomføring av undersøkelser og oppfølging av tiltak. Virksomhet familie og helse består for øvrig av psykisk helsevern, skolehelsetjenesten, miljørettet helsevern, legevakt og allmennlege tjenesten, helsestasjon og fysio- og ergoterapitjenesten.

Marker kommune og Rømskog kommune har inngått interkommunalt barnevernsamarbeid etter vertskommunemodellen i kommuneloven § 28 a flg. Dette innebærer at Marker kommune skal ivareta oppgavene på barnevernområdet for Rømskog kommune. Rømskog kommune er varslet om tilsynet og invitert til å delta på veiledningssamling og sluttmøte. Barneverntjenesten i Marker kommune mottok 25 bekymringsmeldinger 2. halvår 2014 og 26 bekymringsmeldinger 1. halvår 2015.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4. mai 2015. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Veiledningssamling for ansatte i administrasjon, skolene, barnehagene og barneverntjenesten ble gjennomført 17.juni 2015. Det ble gitt informasjon om tilsynet samt en gjennomgang av revisjonskriterier og krav til internkontroll.

Saksmapper ble gjennomgått 6. oktober 2015. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 7. oktober 2015

Intervjuer ble gjennomført 7. oktober 2015 5 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 21. oktober 2015

Foreløpig rapport ble utsendt  14.10.15

Tilsvar til foreløpig rapport ble mottatt  10.11.15

Endelig rapport ble utsendt 01.12.15

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at mottatte bekymringsmeldinger  får en forsvarlig behandling og blir fulgt opp i samsvar med gjeldende regler i lov om barneverntjenester  og forvaltningsloven, jf lov om barneverntjenester §§ 1-4, 4-2, 6-1 og § 6-7a Tilsynet omfattet følgende temaer:

• at meldinger til barneverntjenesten blir forsvarlig vurdert
• at plikten til å gi tilbakemelding til melder blir ivaretatt i saksbehandlingen

Forsvarlig vurdering av mottatte bekymringsmeldinger

At bekymringsmeldinger  behandles på en forsvarlig måte innebærer at bekymringsmeldinger skal gjennomgås og konkluderes snarest og senest innen en uke. Gjennomgangen av meldingen må foretas av personer med tilstrekkelig kompetanse til å vurdere alvorligheten i meldingen.

Barneverntjenesten skal vurdere om opplysningene i meldingen gir grunnlag for midlertidig vedtak i akuttsituasjon, ytterligere undersøkelse eller om saken skal henlegges uten videre oppfølging. Vurderingene som blir gjort skal begrunnes og dokumenteres i saken.

Tilbakemelding til melder etter mottatt bekymringsmelding

Barneverntjenesten skal gi tilbakemelding til alle som har meldt bekymring om at meldingen er mottatt. Tilbakemeldingen skal gis innen tre uker fra meldingen ble mottatt. Når bekymringsmeldingen kommer fra offentlig myndighet, skal barneverntjenesten også gi informasjon om hvordan saken følges opp videre, herunder om det er åpnet undersøkelsessak eller om meldingen er henlagt. Etter at undersøkelse er gjennomført, skal offentlig melder ha informasjon om det skal iverksettes tiltak eller om saken er henlagt. Dersom offentlig melder følger opp barnet i det daglige, skal barneverntjenesten vurdere om det er nødvendig at ytterligere informasjon om iverksatte tiltak skal gis til melder.

5. Funn

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik og gitt en merknad.

Avvik:

Marker kommune sikrer ikke at det gis tilbakemelding til melder etter mottak av bekymringsmeldinger eller etter at undersøkelser er avsluttet.

Avvik fra følgende  myndighetskrav:

• Barnevernloven § 6-7a om kommunens plikt til å gi tilbakemelding til melder ved mottak av bekymringsmeldinger og avslutning av undersøkelsessaker
• Barnevernloven § 1-4 om krav til forsvarlighet og forvaltningslovens ulovfestede forsvarlighetsprinsipp, herunder krav til dokumentasjon
• Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten § 4

Avviket  bygger på følgende  observasjoner:

Tjenesten er kjent med reglene om at melder skal ha tilbakemelding etter mottatt bekymringsmelding og avslutta undersøkelsessak. Likevel viser Gjennomgang av dokumentasjon, saksmapper og opplysninger fremkommet i intervjuer at: tjenesten gir ikke alltid tilbakemelding til melder innen fristen på tre uker etter mottak av  bekymringsmeldinger

• tjenesten gir ikke alltid tilbakemelding til melder etter at undersøkelse er avsluttet
• det vurderes ikke om offentlig melder skal få informasjon om hvilke tiltak som iverksettes etter avslutta undersøkelsessak
• det gis ikke tilbakemelding til melder der barneverntjenesten mottar bekymringsmelding i en pågående sak og opplysningene vurderes som "melding i aktiv sak"
• tjenesten har ikke utarbeidet fullstendige rutinebeskrivelser, prosedyrer eller sjekklister for arbeidet med tilbakemelding til melder
• Det er ikke utarbeidet og implementert et system for avviksmelding når uønskede hendelser, brudd på rutiner, lov og retningslinjer oppstår
• Det meldes ikke om avvik i situasjoner der melder ikke får tilbakemelding
• Leder for barneverntjenesten følger opp hver enkelt ansatt med gjennomgang av saksportefølje. Leder er kjent med at det ikke alltid sendes tilbakemelding til melder etter mottatte bekymringsmeldinger. Det er likevel ikke iverksatt tiltak for å sikre at alle som melder bekymring til barneverntjenesten får tilbakemelding :fra tjenesten.

Merknad:

Marker kommune dokumenterer ikke i alle saker hvilke barnevernfaglige vurderinger som ligger til grunn når meldinger konkluderes.

Observasjoner:

Det :fremkom under tilsynet at barnevernleder gjennomgår alle innkomne bekymringsmeldinger ved mottak. Meldingene tas opp i meldingsmøte som avholdes 1-2 ganger pr. uke. Innkomne meldinger blir her drøftet og konkludert. Konklusjon av meldingene skrives inn i et skjema i saksbehandlersystemet, men det går ikke tydelig frem hvilke vurderinger som er gjort og hvordan tjenesten vurderer alvorligheten i bekymringen. Det er heller ikke gitt anvisning på hvordan saken skal følges opp videre der det er konkludert med at undersøkelse skal iverksettes.

Tjenesten har ikke et fullelektronisk arkivsystem og dokumenterer også saksgang i papirbaserte saksmapper. Vurderingene som er nedskrevet i saksbehandlingssystemet  ifm meldingsvurdering skrives ikke ut og legges i saksmappene. Saksmappene fremstår derfor ikke helhetlig og komplette. Dette gjør at tjenestens begrunnelser og vurderinger i arbeidet med meldinger ikke blir tilstrekkelig synliggjort.

Tilsynet har for øvrig merket seg:

Tilsynet har vist at barneverntjenesten i Marker kommune har en lav henleggelsesprosent  av meldinger. Praksis i tjenesten er at bare meldinger som er åpenbart er grunnløse eller sjikanøse blir henlagt. At det er en lav terskel for å åpne undersøkelsessak kan redusere risikoen for at barn og unge ikke rar den hjelp og oppfølging de har krav på etter barnevernloven.

Leder for tjenesten har nylig iverksatt en praksis med oppfølging av hver enkelt saksbehandlers arbeid i enkeltsaker. Dette vil kunne gi barnevernleder god oversikt over kvaliteten i barnevernsarbeidet som utføres i tjenesten og samtidig avdekke svikt i tjenesten.

Marker kommune har oppnevnt en barnevernnemnd der politikere er representert. Nemnden møter kommunens øverste leder samt barnevernleder og virksomhetsleder  en gang pr. måned. Status og resultater på barnevernområdet blir her formidlet til politisk nivå. Dette fremstår som en god ordning for å sikre at både administrasjon og politisk nivå er kjent med utviklingstrekk og resultater på barnevernfeltet i kommunen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 2-1, 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for internkontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egenkontroll. Internkontrollsystemet  skal fungere som et ledelsesverktøy -et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring, slik at myndighetskrav på området etterleves. Internkontrollen skal bidra til å forebygge svikt og uheldige hendelser, og at kommunen lærer av feil slik at de ikke gjentas.

Kommunen har i januar 2011 utarbeidet rutiner for internkontroll. Internkontrollsystemet fremstår som ufullstendig og er ikke oppdatert. Det er ikke etablert en praksis for hvordan det meldes fra om avvik når brudd på rutiner og lovkrav oppdages. Manglende system for håndtering av avvik kan medføre økt risiko for at svikt ikke blir identifisert slik at forbedringstiltak kan iverksettes. Rutiner og sjekklister til bruk i arbeidet med meldinger, og da spesielt den delen som omhandler tilbakemelding til melder, er ikke fullstendige. Dette kan medføre en økt risiko for svikt i arbeidet med meldinger som barneverntjenesten mottar.

Det er ikke etablert en praksis for regelmessig og systematisk gjennomgang av driften der det vurderes behov for å revidere eller etablere nye rutiner.

Barnevernleder har imidlertid etablert en praksis for å følge med på at arbeidet planlegges og gjennomføres i henhold til de krav som fremgår av barnevernloven. Svikt i tjenesten som er nevnt i kapittel 5 er kjent for barnevernleder, men det er ikke iverksatt tilstrekkelige tiltak for å sikre at lovkrav på dette området overholdes.

Tilsynet viste at det til dels er manglende dokumentasjon i saksmappene. Dokumentasjon av de begrunnelser og vurderinger som er gjort i arbeidet med meldinger er vesentlig for å sikre at meldinger blir forsvarlig håndtert.

Oppsummering:

Tilsynets samlede vurdering er at kommunens internkontroll / styring av barneverntjenesten  bør bedres. Kommunen må ha et system som sikrer at det raskt iverksettes tiltak for å rette opp svikt når dette avdekkes. Videre bør det fremgå tydeligere av saksmappene hvilke vurderinger som er gjort når meldinger konkluderes. Bedre dokumentasjon i sakene på dette området vil også kunne bidra til en bedre planlegging og igangsetting av undersøkelsessaker.  Kommunen bør også vurdere hvorvidt rutinene for arbeidet med meldinger skal forbedres og tydeliggjøres. Herunder må det vurderes om det skal utarbeides sjekklister til hjelp i arbeidet.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon
• Forskrift om fosterhjem
• Forskrift om Internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Marker kommune
• Delegasjonsreglement
• Oppvekstplan barn og unge
• Handlingsplan mot vold i nære relasjoner
• Årsberetning 2014 for Marker kommune
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Stillingsbeskrivelser  for
  - Saksbehandlere i barneverntjenesten
  - Barnevernleder
• Rutiner for meldingsbehandling
• Notat om brukermedvirkning
• Rutiner for internkontroll for barneverntjenesten - 2011

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 28 saksmapper ble gjennomgått under tilsynsbesøket.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen før tilsynet:

• Varsel om tilsyn oversendt 04.05.15
• Program for veiledningssamling oversendt 29.05.15
• Anmodning om dokumentasjon oversendt 26.06.15
• Dokumentasjon fra kommunen mottatt 31.08.15 og 07.09.15
• Diverse korrespondanse pr. e-post og telefon
• Program for tilsynsbesøket sendt ut 22.09.15

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene  deltok:
Atle Grønstøl, revisjonsleder
Maria K. Evensen, revisor

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015–2016 Barnevern - Kommunens arbeid med meldinger

Søk